Matthieu Poylo Date : dcembre 2010 Directeur de mmoire : Denis Villanove
MEMOIRE Pour lobtention du diplme homologu niveau II Titre : Responsable de Gestion
SUJET : La gestion des risques fournisseurs au sein du service Achats dune PME.
Page 2/88 Sommaire Introduction ......................................................................................................... 5 1. Contexte et enjeux de la gestion des risques fournisseurs par les Achats en PME ................................................................................................................. 7
1.1. Le contexte macro-conomique .................................................................................... 7 1.1.1. Un monde conomique en pleine mutation ............................................................ 7 1.1.2. Des relations clients-fournisseurs fragilises ......................................................... 8
1.2. Le rle des Achats dans la gestion des risques ............................................................. 8 1.2.1. Lvolution du rle des Achats .............................................................................. 8 1.2.1.1. Lvolution du rle des Achats durant les 30 dernires annes .................................................................... 8 1.2.1.2. Les effets de la crise sur les responsabilits des services Achats .................................................................. 9 1.2.2. Le rle central des Achats dans la gestion des risques, et plus particulirement des risques fournisseurs ........................................................................................................... 10
1.3. Les PME face la gestion des risques ........................................................................ 11 1.3.1. Comment les PME grent-elles les risques ? ....................................................... 11 1.3.2. Les principaux risques rencontrs par les PME ................................................... 17 1.3.3. Conclusion : quelles solutions leur apporter ? ..................................................... 18
2. Apprhender les diffrents risques fournisseurs ..................................... 20
2.1. Risques macro-conomiques ...................................................................................... 20 2.1.1. Risques lis au march fournisseur ...................................................................... 20 2.1.2. Risques Pays ......................................................................................................... 21 2.1.2.1. Risques politiques ......................................................................................................................................... 21 2.1.2.2. Risques juridiques ........................................................................................................................................ 22 2.1.2.3. Risques conomiques .................................................................................................................................... 22 2.1.2.4. Risques lis aux infrastructures ................................................................................................................... 23
2.2. Risques financiers ....................................................................................................... 23 2.2.1. Les risques de dfaillance des fournisseurs et leurs consquences ...................... 24 2.2.2. Analyse financire des fournisseurs ..................................................................... 25 2.2.3. Indicateurs cls ..................................................................................................... 26 2.2.4. Le taux de dpendance des fournisseurs .............................................................. 28 2.2.5. Risques de trsorerie et encours fournisseurs ...................................................... 29
Page 3/88 2.5. Risques en terme dimage ........................................................................................... 37 2.5.1. Les risques en terme dimage et leurs consquences ........................................... 37 2.5.2. Risques lis au dveloppement durable ............................................................... 37 2.5.2.1. Dfinition du dveloppement durable .......................................................................................................... 38 2.5.2.2. Les risques lis au dveloppement durable .................................................................................................. 39 2.5.2.3. Un contrle effectif des fournisseurs trangers ........................................................................................... 39
3. Mise en place dune mthodologie de gestion des risques adapte aux PME .................................................................................................................... 43
3.1. Une dmarche intgre dans un processus de management des fournisseurs ............ 43 3.1.1. La relation acheteurs - fournisseurs en volution ................................................. 43 3.1.2. Construire le panel des fournisseurs ..................................................................... 44 3.1.3. Faire progresser les fournisseurs .......................................................................... 46 3.1.4. Faire participer les fournisseurs aux nouveaux dveloppements ......................... 47 3.1.5. Intgrer les fournisseurs notre quotidien ........................................................... 48
3.2. Les diffrentes tapes de la gestion des risques fournisseurs ..................................... 48 3.2.1. Le Marketing Achat : Dmarche vers llaboration dune stratgie .................... 48 3.2.1.1. Classification des achats et hirarchisation des familles ............................................................................ 49 3.2.1.2. Analyse des besoins ...................................................................................................................................... 52 3.2.1.3. Analyse du march ....................................................................................................................................... 54 3.2.1.4. Analyse interne : Visualisation du portefeuille achats ................................................................................. 57 3.2.1.5. Synthse : la matrice de dcision ................................................................................................................. 59 3.2.2. Cartographie des risques fournisseurs .................................................................. 61 3.2.2.1. Dtermination des fournisseurs stratgiques ............................................................................................... 62 3.2.2.2. Identification des risques fournisseurs ......................................................................................................... 65 3.2.2.3. Evaluation des risques fournisseurs ............................................................................................................. 66 3.2.2.4. Mise en place du reporting des risques fournisseurs ................................................................................... 70 3.2.3. Pilotage des risques fournisseurs .......................................................................... 72 3.2.3.1. Les stratgies de gestion dun risque ........................................................................................................... 72 3.2.3.2. Les diffrentes phases pour un pilotage russi en PME .............................................................................. 74 3.2.4. Limportance de la communication interne et externe ......................................... 77
Conclusion ......................................................................................................... 83 Bibliographie ..................................................................................................... 86 Annexes .............................................................................................................. 88 Grille des critres dvaluation des risques fournisseurs ...................................................... 88 Grille dvaluation et de gestion des risques fournisseurs ................................................... 88 Tableau de bord des risques fournisseurs pour chaque fournisseur stratgique ................... 88 Questionnaire et rsultats de lenqute sur la gestion des risques en PME .......................... 88 Page 4/88 Remerciements
Je tiens adresser mes remerciements personnels :
- A Monsieur Villanove, mon directeur de mmoire, qui ma accompagn tout au long de son criture et qui a su me prodiguer ses conseils aviss,
- A Monsieur Pourchet qui nous a guids durant ce cursus de Management des achats et qui nous a fait prendre conscience de toutes les facettes du mtier dacheteur et de la dimension stratgique quil pouvait avoir dans lentreprise aujourdhui,
- A toute lquipe denseignants de lESSEC qui ont su nous apporter leur exprience, leurs connaissances et leur passion pour leur mtier,
- A mes camarades de promotion, et spcialement Edwige Morandeau, Nicolas Lacot et Rufine Doudy, qui mont soutenu tout au long de lcriture de ce mmoire,
- A tous les auteurs que jai cits, qui mont permis de mieux comprendre et approfondir la problmatique de gestion des risques,
- Aux acheteurs et directeurs achats de PME qui ont bien voulu maider en mapportant leur exprience et leurs tmoignages,
- A Nathalie Koudrine, ma directrice Achats lorsque jtais encore chez Rsonances, qui ma appris les bases du mtier dacheteur et qui a toujours t derrire moi dans ce projet de formation lESSEC,
- Et enfin, Olivia Le Coq de Kerland, qui a toujours cru en moi et en mes capacits, qui ma pouss me surpasser, qui ma appris quune vie se construit sur des projets quil faut savoir concrtiser, et sans qui, cest certain, je nen serai pas l o jen suis aujourdhui
Page 5/88 Introduction
Que signifie exactement la notion de risque ? Le risque est la prise en compte d'une exposition un danger, un prjudice ou autre vnement dommageable, inhrent une situation ou une activit. Le risque est dfini par la probabilit de survenue de cet vnement et par l'ampleur de ses consquences (alas et enjeux). 1 . Une entreprise, quelque soit sa taille ou son activit, est expose de nombreux risques, de part son march, son environnement, ses relations commerciales (que ce soit avec des fournisseurs, des partenaires, des concurrents ou des clients), son secteur dactivit, ses finances, etc Lenjeu pour lentreprise est didentifier ces risques et dlaborer des stratgies adaptes. La gestion de ces risques consiste en un processus global au sein de lentreprise, qui permet de les identifier, de les analyser, et de mettre en place les actions afin de les matriser et mme de les anticiper.
Face cette problmatique de gestion des risques, il est alors intressant dapprofondir une catgorie bien prcise de risques : les risques fournisseurs, que nous pouvons dfinir comme les risques auxquels est soumise lentreprise de part ses relations ceux-ci. Dune part parce que les 2/3 de la valeur ajoute dune entreprise vient de ses fournisseurs. Dautre part, parce que certains phnomnes comme la mondialisation de lconomie, louverture des marchs, les volutions technologiques de plus en plus rapides et bien videmment les crises financires et conomiques que nous traversons, ont totalement modifi les relations quont les entreprises avec leurs fournisseurs. De nouveaux risques sont alors apparus et les entreprises prennent maintenant conscience de limportance de la gestion de ceux-ci afin de diminuer limpact (qui peut tre dramatique) que peut avoir, notamment, une dfaillance dun fournisseur sur lactivit de lentreprise.
Face ces vnements, nous assistons une vritable prise de conscience par les entreprises de limportance de la gestion des risques. Les grandes entreprises ont, depuis maintenant plusieurs annes, cr des structures ddies la gestion des risques et laudit interne. Ce phnomne a t notamment aid par lapplication du cadre de rfrence de lAutorit des
1 Dfinition de Wikipdia Page 6/88 Marchs Financiers (AMF), mme sil est presque uniquement ax sur les domaines comptable et financier. Toutefois, les PME 2 de plus petite taille (< 250 employs) sont encore peu proccupes par la gestion des risques. Selon une tude ralise fin 2009 par le cabinet Grant Thornton 3 , seulement 25% des PME (<250 employs) se sentent concernes par la gestion des risques, contre 69% des grandes entreprises (>50.000 employs).
Il est ds lors intressant de se focaliser plus prcisment sur les PME pour rpondre aux questions suivantes : - Existe-il des risques fournisseurs spcifiques aux PME ? Ou en tout cas, des tendances peuvent-elles tre mises en vidence ? - Quelles sont les problmatiques rencontres par les PME (de moins de 500 salaris) dans la gestion des risques fournisseurs ? - Comment adapter une politique de Risk Management ces entreprises ? - Comment communiquer sur cette dimension de gestion des risques, aussi bien en interne quavec les fournisseurs, et ceci dans de petites structures telles que les PME ?
Dans ce processus de gestion des risques, les achats ont pris une place de plus en plus importante. Leur rle est majeur dans la dtection des risques et leur gestion, dautant plus dans le cas des risques fournisseurs, car les Achats sont leurs principaux interlocuteurs. A tel point que, dans des entreprises qui nont pas les moyens davoir un service de risk management ddi, ce rle est souvent attribu lquipe Achats. En effet, les Achats, par leur position de plus en plus centrale et stratgique au sein de lentreprise, et par leur connaissance des marchs et des fournisseurs, ont une vue densemble qui leur permet dtre les mieux placs pour apprhender la gestion des risques.
Face tous ces lments, lobjectif est alors dtudier comment, en tant quacheteur dans une PME, il est possible de grer efficacement ces risques fournisseurs, et de proposer une mthodologie destine aux PME.
2 PME ou Petites et Moyennes Entreprises (PMI signifiant Petites et Moyennes Industries) 3 Etude Grant Thornton, Les pratiques des socits du SBF 120 en matire de gestion des risques, 2009 Page 7/88 1. Contexte et enjeux de la gestion des risques fournisseurs par les Achats en PME
1.1. Le contexte macro-conomique
1.1.1. Un monde conomique en pleine mutation
Le monde conomique est en pleine mutation depuis maintenant plusieurs annes :
- Les matires premires se font de plus en plus rares, ce qui entraine une hausse des prix et des cours de plus en plus volatiles : Lconomie nest rien dautre que lidentification et la gestion des rarets. Les rarets ont toujours exist mais, paradoxalement, la croissance et le dveloppement en crent de nouvelles. Lconomie doit discerner et hirarchiser les nouvelles formes de raret lies la croissance mondiale, et alerter le monde sur la nature et lurgence des mesures prendre. 4
- Un autre phnomne qui sest acclr est celui de la mondialisation. Du point de vue des Achats, lintrt majeur est dinternationaliser les achats pour rduire les cots, et la monte en puissance de pays tels que la Chine, lAfrique du Nord et les pays de lEst crent de nouvelles opportunits. Dautre part, ce phnomne de mondialisation change la donne des marchs pour les entreprises. Dans le cadre dun march mondialis, les entreprises sont confrontes de nouvelles difficults : position dominante des grands distributeurs mondiaux, intensit concurrentielle leve, pression sur les prix, offre trs tendue, etc Il faut que les entreprises sachent sadapter rapidement et tre ractives afin de ne pas tre fragilises par ces phnomnes.
- La croissance est en berne (sauf pour certains pays mergents tels que la Chine), et la crise financire et conomique de 2008 na fait quempirer la situation. Les entreprises doivent donc avancer et tenter de prosprer dans une situation conomique mondiale plus que fragile et dont lvolution dans les prochaines annes est difficilement prvisible.
4 Orsenna E. & Le Cercle des Economistes, Un monde de ressources rares, Librairie acadmique Perrin, 2007 Page 8/88 1.1.2. Des relations clients-fournisseurs fragilises
La crise a considrablement fragilis la relation entre clients et fournisseurs. En effet, elle a dtrior la sant financire de beaucoup dentreprises et chacune tente de limiter les risques, que ce soit vis--vis de ses clients ou de ses fournisseurs.
La situation actuelle tendue entre grands comptes et petits fournisseurs 5 reflte dailleurs assez bien ce phnomne. La politique drastique de rduction des cots des grands comptes et leur volont de diminuer rapidement les risques fournisseurs entranent une gestion brutale et radicale de ces fournisseurs en excluant quasi systmatiquement les PME de leurs panels. Ceci peut avoir des consquences dramatiques pour les PME et PMI franaises. Cette situation tendue a incit un certain nombre de directeurs Achats de grandes entreprises, de signer, en fvrier 2010, une charte des bonnes pratiques, qui a pour but de fixer 10 engagements pour favoriser la sous-traitance avec les fournisseurs de taille intermdiaire.
1.2. Le rle des Achats dans la gestion des risques
1.2.1. Lvolution du rle des Achats
1.2.1.1. Lvolution du rle des Achats durant les 30 dernires annes
Dans les annes 80, son rle tait principalement celui de gestionnaire dapprovisionnements (et de commandes). La fonction a volu ensuite, dans les annes 90-2000, vers un rle de gestionnaire de cots car les Directions Gnrales ont compris que les Achats pouvaient, par la mise en place dune politique de rduction des cots, augmenter significativement les rsultats de lentreprise. En effet, lorsquon tudie une structure de cots classique, pour doubler le profit, plusieurs solutions sont possibles : - augmenter le prix de vente de 5% - rduire les salaires de 25% - rduire les frais gnraux de 33% - doubler le chiffre daffaire
5 Cohen C., Grands comptes / PME : Je taime, moi non plus !, Dcision Achats, Mai 2010 Page 9/88 - rduire les cots dachat de 8% Le rle des Achats dans laugmentation du profit de lentreprise est donc primordial et la plupart des Directions Gnrales lont bien compris.
Puis, depuis quelques annes, la fonction Achats volue vers une place plus reconnue et plus stratgique au sein de lentreprise, en continuant se renforcer, en terme deffectifs et de budgets. Le primtre de ses responsabilits slargit vers la qualit, linnovation et la gestion des risques notamment.
1.2.1.2. Les effets de la crise sur les responsabilits des services Achats
Crise oblige, loptimisation des cots reste la priorit pour les Directions Gnrales et les directions Achats. Mais malgr cela, la crise nest finalement pas pour les Achats un retour en arrire vers une stratgie uniquement base sur le Cost killing . Au contraire, la crise a t finalement une opportunit en acclrant la transformation de la fonction Achats par une extension de son primtre dactions 6 :
La fonction Achats prend une place de plus en plus stratgique dans lentreprise car les Directions Gnrales ont vite compris que la prennit de lentreprise passait par une scurisation de la relation fournisseurs. Et les Achats sont les mieux placs pour prendre ces responsabilits.
6 5 e dition de lobservatoire des Achats, janvier 2010 Page 10/88 Nous observons galement que, par leffet de la crise toujours, la matrise des risques (9% des priorits) devient le 4 e objectif des fonctions Achats, mme si cet objectif reste encore bien en de de laugmentation des gains (34% des priorits). Les fonctions Achats ont, ce niveau, une vritable carte jouer. La gestion des risques est un objectif global et chaque service de lentreprise doit tre impliqu. Les Achats sont toutefois les mieux placs pour se positionner en temps que chef dorchestre et ainsi renforcer leur position stratgique dans lentreprise.
Nous observons donc une transformation de la fonction Achats qui passe dune position o elle devait constamment justifier ses rsultats et sa valeur ajoute, une position beaucoup plus stratgique, dans laquelle elle est force de proposition et apporteur de solutions au sein de lentreprise.
Cette crise a permis de raliser le potentiel de la fonction Achats au sein de lentreprise. Mais cette prise de conscience et la prise en main de ce rle stratgique ncessitent une maturit que beaucoup de services Achats nont pas encore, et plus particulirement dans les PME, comme nous le verrons plus tard.
1.2.2. Le rle central des Achats dans la gestion des risques, et plus particulirement des risques fournisseurs
Les Achats sont les contacts privilgis des fournisseurs. Ils sont linterface entre ces fournisseurs et les clients internes. Cela leur confre donc une position stratgique dans la gestion des risques fournisseurs : Ils sont les mieux placs pour piloter ces risques. De plus, au niveau interne, les Achats travaillent de plus en plus en amont, en mode projet avec les diffrents services de lentreprise (production, R&D, DG, financier, etc). Cela leur confre donc galement une position de plaque tournante. Et cela est dautant plus important dans la gestion des risques que les Achats auront besoin de communiquer avec lensemble des titulaires de risques 7 .
Dailleurs, comme cela a t abord prcdemment, le profil des acheteurs volue et la gestion des risques fait maintenant partie intgrante de leurs missions. Elle est mme
7 Le titulaire du risque est celui qui est en contact direct avec ce risque. Il sera donc le mieux plac pour lidentifier, lvaluer et proposer des solutions de pilotage de ce risque. Page 11/88 maintenant directement mentionne sur certains profils, limage du responsable achats en charge dune famille : Il identifie et mesure proactivement tous risques fournisseurs et met en place des plans pour scuriser la chane logistique, avec le support des quipes ddies cette activit.
Dans le chapitre 4 sera abord plus en dtail le rle des Achats dans la gestion des risques fournisseurs.
1.3. Les PME face la gestion des risques
Afin de bien comprendre les problmatiques et les enjeux de la gestion des risques fournisseurs au sein du service Achats dune PME, une enqute a t ralise auprs de 40 directeurs Achats. Le questionnaire ainsi que les rsultats dtaills de cette enqute se trouvent en annexe.
1.3.1. Comment les PME grent-elles les risques ?
Une gestion des risques encore peu traite Malgr la crise conomique et financire qui a fragilis la sant des entreprises et plus particulirement celle des PME, la gestion des risques reste encore peu traite : Seulement 38% des PME intgrent la gestion des risques dans leur stratgie et 70% considrent ne pas grer, ou de faon limite, ces risques :
Et lorsquon aborde les raisons de cette situation, plusieurs constats en ressortent : 38% 60% 3% La gestion des risques est-elle aborde explicitement dans la stratgie de l'entreprise ? Oui Non NSP 28% 15% 55% 3% La gestion des risques est-elle traite, d'une manire ou d'une autre, au sein de votre entreprise ? Oui Non Oui, mais de faon limite NSP Page 12/88
- La Direction Gnrale est pointe du doigt. En effet, les 2 principales raisons, reprsentant 47% des rponses, la concerne. Il est alors difficile, quand la Direction Gnrale ne se sent pas assez concerne par cette problmatique, de raliser une dmarche de gestion des risques efficace et dobtenir ladhsion des autres services de lentreprise. Il sera alors important pour les directions Achats dobtenir laval et le soutien de la Direction Gnrale pour tre efficaces. Pour cela, il faudra communiquer afin de faire comprendre la Direction les intrts dune bonne gestion des risques. - Le manque de moyens (humains et financiers) est galement (avec 25% des rponses) un frein la gestion des risques en PME. Cela peut sexpliquer en partie par une situation conomique difficile. Les entreprises ont rduits leurs effectifs et leurs investissements pour palier la perte de chiffre daffaire. Il sera donc important de proposer aux PME un process de gestion des risques ne ncessitant pas des investissements financiers et humains trop lourds (achat dun SRM par exemple). - Enfin, le manque de maturit ressort 13% comme un frein. Ce manque de maturit touche tous les services de faon gnrale et mme la direction gnrale. En effet, son manque dintrt pour cette dmarche de gestion des risques (comme nous lavons vu prcdemment) est bien un signe de manque de maturit.
Une gestion des risques htrogne au sein des PME La gestion des risques au sein des PME est trs htrogne. En effet, 78% des directeurs Achats interrogs considrent que tous les services nont pas la mme sensibilit face la 2% 6% 8% 8% 13% 17% 22% 25% Les acteurs de l'entreprise ne se sentent pas concerns Les risques sont minimes et ne ncessitent pas qu'on s'y attarde Manque de moyens financiers Les diffrents services ne sont pas conscients des risques potentiels Manque de maturit Manque de moyens humains La gestion des risques n'est pas considre comme prioritaire par la direction Pas de stratgie globale sur des risques Si "non" ou "oui, mais de faon limite", pour quelle(s) raison(s) selon vous ? Page 13/88 gestion des risques, les services financiers et Achats tant loin devant les services les plus concerns.
Les causes apportes par les directeurs Achats sont les suivantes :
Il en ressort que les services Achats et financier sont plus concerns par la gestion des risques car, selon les directeurs Achats questionns, ils sont tout simplement soumis plus de risques (51%). Mais est-ce vraiment parce quils sont soumis plus de risques quils se sentent plus concerns ou est-ce parce quils se sentent plus concerns que les risques auxquels ils sont soumis sont plus visibles ? Ces services sont-ils rellement soumis plus de risques que le service production (avec les risques lis la qualit par exemple), le service Supply Chain (avec les risques lis aux dlais de livraison) ou encore le service Recherche & Dveloppement ? 18% 78% 5% Pensez-vous que tous les services de l'entreprise ont la mme sensibilit face la gestion des risques ? Oui Non NSP 0% 1% 7% 9% 9% 10% 30% 33% Service Marketing Service R&D Service commercial Production Qualit Supply Chain & Approvisionnement Service Achats Service financier Si "non", quels sont les services les plus sensibles la gestion des risques ? 2% 2% 19% 26% 51% Autre Les effectifs de ces services sont plus importants et permettent de travailler sur la gestion des risques La gestion des risques est clairement dfinie comme un objectif stratgique pour ces services en particulier Ces services sont plus matures Ces services sont soumis plus de risques que les autres et sont donc plus sensibles leur gestion Selon vous, pourquoi ces services plus que les autres ? Page 14/88 En tout cas, nous verrons quune bonne gestion des risques passe par limplication de lensemble des services et quil est important de communiquer pour une prise de conscience commune.
La gestion des risques au sein des services Achats La gestion des risques est indubitablement une plus grande proccupation pour les Achats que pour les Directions Gnrales. En effet, pour 63% des directeurs Achats, la gestion des risques fait partie de la stratgie Achats (contre 38% dans la stratgie de lentreprise) :
Pourtant, mme si la gestion des risques fait partie de la stratgie Achats, ce nest paradoxalement pas un objectif prioritaire dvolu aux directions Achats : Pour 53% des PME, cela ne fait pas partie de la stratgie dentreprise. Et cela se voit dans le classement suivant, dans lequel la gestion des risques narrive quen 6 e position : Classement des objectifs dvolus aux directeurs Achats : 1. Minimiser les cots d'acquisition et contribuer l'amlioration des marges 2. Scuriser les approvisionnements 3. Minimiser les dlais de livraison 4. Amliorer la qualit livre 5. Satisfaire les clients internes 6. Identifier et rduite les risques lis aux Achats 7. Minimiser le cot du service Achats 8. Amliorer la flexibilit Achats Nous revenons alors sur le constat de dcalage entre la direction gnrale et la direction Achats : La direction gnrale reste focalise sur les mmes objectifs quil y a quelques annes, cest--dire loptimisation des cots et la scurisation des approvisionnements.
63% 30% 8% La gestion des risques fait-elle partie de votre stratgie Achats ? Oui Non NSP 0% 20% 27% 53% La gestion globale des risques est attribue un autre service Les risques auxquels vous tes soumis ne ncessitent pas une gestion de votre part NSP Cela ne fait pas parti de la stratgie d'entreprise Si "non", pourquoi ? Page 15/88 Mais nous observons une diffrence entre les objectifs des Achats et la ralit du terrain : Alors que 63% des directions Achats intgrent la gestion des risques dans la stratgie Achats, seulement 43% considrent grer correctement les risques :
A quoi est d ce dcalage ? Quels sont les freins rencontrs par les Achats ?
Nous pouvons regrouper les freins rencontrs en diffrentes catgories : - les freins techniques lis la dmarche mme de gestion des risques (analyse, valuation, plan daction, etc) reprsentent 25% - Ces freins techniques sont sans doute la consquence des freins lis la maturit des services Achats qui reprsente (en regroupant les rponses 1 et 3) 31% : Un service Achats non mature aura plus de difficults mettre en place un process efficace. - les freins lis limplication des services et la communication atteignent 21% 43% 55% 3% Pensez-vous grer correctement les risques ? Oui Non NSP 1% 1% 1% 5% 8% 11% 12% 12% 14% 17% 17% Les facteurs de risques sont bien identifis mais nous ne savons pas quelles actions mettre en place pour les piloter L'analyse des risques est faite, les actions mener sont dfinies mais il n'y a aucun suivi ensuite. Problmes de communication sur ce sujet avec les autres services internes Manque de moyens financiers Manque d'implication des autres services internes dans la gestion des risques Nous manquons d'informations (ex: chiffres lis la sant financire des fournisseurs) Manque de soutien de la part de la Direction Gnrale Difficults dans l'analyse et l'valuation des risques Les risques ne sont pas anticips et ne sont traits que lorsque le problme se prsente Manque de moyens humains Manque de maturit au sein du service Achats Si "non", quels sont les freins que vous rencontrez ? Page 16/88 - Enfin, les freins de terme de moyens : 22% considrent manquer de moyens humains et financiers pour mettre en place une gestion des risques efficaces.
Les tapes de la gestion des risques Lorsque nous demandons aux directeurs Achats de classer les diffrentes tapes de la gestion des risques, de la phase la mieux mise en place la phase la moins bien ralise, voici les rsultats : 1. Analyse des risques 2. Dtermination des scnarios de rduction possibles des risques 3. Dcision sur le scnario adquat 4. Mise en place des actions 5. Communication auprs des autres services 6. Suivi rgulier des actions Ainsi, plus on avance dans le processus et plus il est difficile pour les services Achats dtre efficaces. Ceci est en adquation avec les freins abords prcdemment, notamment les freins techniques et lis la communication. Et paradoxalement, quand on pousse les questions un peu plus loin et quon aborde la notion de cartographie des risques, nous obtenons les rsultats suivants :
53% nen font jamais. Et nous pouvons mme y rajouter les 20% qui ne se prononcent pas, car nous pouvons imaginer que sils faisaient une cartographie, ils rpondraient positivement. Cela signifie que lanalyse des risques, mme si il sagit de ltape la mieux ralise, reste encore peu approfondie, ce qui va dans le sens de services Achats encore peu matures.
20% 53% 0% 0% 3% 8% 18% NSP Jamais Tous les mois Tous les trimestres Tous les semestres 1 fois en dbut d'anne 1 fois lors de la mise en place de la stratgie Combien de fois par an ralisez-vous une cartographie des risques ? Page 17/88 1.3.2. Les principaux risques rencontrs par les PME
Lorsque lon demande aux directions Achats de classer les risques par ordre dexposition, voici les rsultats : Classement des risques par ordre dexposition pour lentreprise : 1. Risques industriels et qualit 2. Risques conomiques 3. Risques financiers 4. Risques juridiques 5. Risques mtier 6. Risques lis l'image Nous pouvons clairement interprter ce classement comme une traduction de la crise conomique. Les entreprises se sentent fbriles, voluent dans un contexte conomique instable et difficilement prvisible, ont des difficults financires et doivent grer les difficults que rencontrent galement les fournisseurs et les clients.
La question sur les risques spcifiques aux PME est intressante. Lobjectif tait de dterminer quels sont les risques lis au statut de PME, en dehors dautres considrations telles que le nombre demploys, le secteur dactivit, lemplacement gographique, etc
Selon les directeurs Achats interrogs, les risques fournisseurs arrivent en 1 re position. La relation entre lentreprise et ses fournisseurs est donc au centre des considrations dans la gestion des risques. Ceci est trs certainement amplifi par la crise qui a fragilis la sant de ces fournisseurs. 3% 3% 6% 7% 7% 13% 17% 19% 24% Risques pays Risques lis l'image Risques juridiques Risques qualit Risques industriels Risques financiers Risques mtiers dus des achats mal conduits Risques macro-conomiques Risques fournisseurs Quels sont les risques spcifiques au statut de PME ? Page 18/88 Dans le prochain chapitre, nous dtaillerons les risques fournisseurs et verront quils peuvent prendre de nombreuses formes.
1.3.3. Conclusion : quelles solutions leur apporter ?
Un constat est clair : Mme si la gestion des risques est mieux aborde au sein du service Achats, elle est encore peu traite de faon gnrale dans les PME.
Quelles sont les raisons ? - un manque de soutien et de considration de la Direction Gnrale - un manque de moyens humains et financiers - un manque de maturit, aussi bien dans les services Achats que de faon plus gnrale dans les PME, qui laisse apparatre des freins techniques dans la mise en place de la gestion des risques - un manque dimplication et de communication interne
Comment remdier cela ?
1/ Concernant le manque de moyens, la plupart des PME tant dans une situation de difficults conomiques, il me parat trs peu probable que ces moyens soient augments. Afin dtablir une mthodologie de gestion des risques adapte aux PME, il faut donc constamment garder lesprit que : - il faut se focaliser sur les risques stratgiques en mettant de ct les risques secondaires, - la dmarche doit tre accessible tous, sans besoin dinvestissement financier supplmentaire (SRM par exemple)
2/ Concernant le manque de maturit, cest ici un travail de fond qui est la charge de chaque directeur de service et qui sort du cadre de la gestion des risques. Au niveau du service Achats, la maturit passe par la mise en place de process prcis pour une plus grande efficacit du service et une monte en comptence des acheteurs.
Page 19/88 3/ Enfin, il faut absolument, pour que la gestion des risques soit efficace, que la Direction Gnrale prioritairement, puis lensemble des services adhrent au projet. Il sagit dune dmarche commune qui ne peut tre ralise que par le service Achats. En effet, mme si les Achats sont les principaux interlocuteurs des fournisseurs, tous les autres services sont titulaires de risques et doivent alors intervenir dans la gestion de ces risques. Et cette adhsion ne passera que par la communication, aussi bien interne avec la Direction Gnrale et les autres services, quexterne avec les fournisseurs. Cette communication, qui interviendra dans toutes les tapes de la gestion des risques fournisseurs, doit tre anticipe et prpare, pour assurer la russite du projet. Page 20/88 2. Apprhender les diffrents risques fournisseurs
En introduction, nous avons dfini les risques fournisseurs comme tant les risques auxquels est soumise lentreprise par les relations quelle entretient avec ses fournisseurs. Ces risques fournisseurs peuvent se classer en 6 catgories : - risques conomiques - risques juridiques - risques financiers - risques industriels et qualit - risques en terme dimage - risques humains Pour chacune de ces catgories, il est important de connatre les diffrents risques auxquels lentreprise peut tre soumise mais galement de savoir grce quels indicateurs ou signaux nous allons pouvoir les identifier et, dans un second temps, les valuer.
2.1. Risques macro-conomiques
2.1.1. Risques lis au march fournisseur
Nous rentrons ici dans une dmarche de Marketing Achats qui consiste tudier le march sur lequel est positionn le fournisseur. Les objectifs sont de caractriser le march, de dterminer ses limites et les stratgies possibles de ses diffrents acteurs, et enfin de dtecter les facteurs de risques gnrateurs de dsquilibre du march fournisseur.
Indicateurs cls : - typologie du march (march concurrentiel, monopole, oligopole, march visqueux) - caractristiques de loffre : concurrence, volution des prix, barrire lentre et la sortie du march, croissance - caractristiques de la demande : capacit de loffre globale, poids de lentreprise par rapport la demande globale, principaux concurrents lachat, prsence dun leader, type dachats effectus (standards ou forte valeur ajoute) - Est-ce un march en lancement, croissance, stagnation ou dclin ? - Est-ce un march cyclique ? - Est-ce un march dentente entra acteurs (entre fournisseurs) ? Page 21/88 Pour cela, nous utilisons les outils suivants : - Lanalyse stratgique des 5 forces de Porter, en considrant ici les clients comme lentreprise acheteuse. - La matrice des Marchs qui schmatise la complexit du march et permet davoir une vision du niveau de risques li au march du fournisseur. Ces outils seront exploits dans le chapitre 4 sur lanalyse des risques fournisseurs.
2.1.2. Risques Pays
Lmergence des LCC 8 a considrablement modifi les stratgies des entreprises depuis une vingtaine danne. Lexploitation de ces pays mergents fait maintenant partie de la stratgie dune grande partie des entreprises, afin de conserver leur comptitivit, grce principalement une main duvre beaucoup moins cher quen France ou en Europe. Mais cela a galement entrain lapparition de nouveaux risques auxquels les Achats doivent faire face, qui sont propres au pays du fournisseur. Ces risques Pays sont les suivants : - risques politiques - risques juridiques - risques conomiques - risques thiques - risques lis aux infrastructures Avant de travailler avec un fournisseur provenant de ces pays mergents, il est indispensable dtudier et danalyser ces risques. Ce nest parfois pas simple car les informations sur certains pays sont difficiles trouver et les fortes diffrences culturelles peuvent tre des barrires dans la recherche dinformations fiables.
2.1.2.1. Risques politiques
Indicateurs cls 9 : - stabilit du rgime en place et de la constitution - politique conomique et montaire : rglementation sur les investissements, contraintes sur les devises, niveau des taux dintrt, politique de quotas.
8 Low Cost Countries (ou pays mergents) 9 Bernard F. & Salviac E., Fonction Achats : Contrle interne et gestion des risques, Maxima, 2009 Page 22/88 Dans ces pays mergents qui ont vu une croissance importante en seulement quelques dcennies, il est capital dvaluer la stabilit du rgime politique en place et du pacte politique, afin dviter des risques de coup dtat par exemple. Dautre part, la politique conomique du pays concern, notamment en terme de devises et de taux dintrts, peut avoir un impact non ngligeable sur les conditions dachat.
2.1.2.2. Risques juridiques
Indicateurs cls : - lois applicables sur la proprit industrielle, sur la contrefaon et sur les contrats - efficacit et maturit du systme juridique - respect des rglementations environnementales type RoHS, DEEE, REACH,
Lorsque lon sort dun contexte juridique national ou communautaire (comme lEurope), la rsolution de litiges juridiques peut trs rapidement devenir complique, cher et avec des procdures longues. Il est donc primordial de bien tudier le systme juridique du pays concern, et notamment les recours en cas de litige, les lois contre la contrefaon (pour protger un brevet industriel par exemple), les lois pour lenvironnement ou encore les lois lies aux conditions de travail (voir la partie sur les risques thiques). De plus, dans le cadre de contrats avec des fournisseurs venant de ces pays, il faudra, dans la mesure du possible, faire en sorte que : - les conditions du contrat soient en adquation avec les lois du pays concern - les clauses du contrat soient suffisamment prcises et dtailles, afin que les choses soient claires pour le fournisseur. Cela limitera les risques dun litige futur.
2.1.2.3. Risques conomiques
Indicateurs cls : A ce niveau, les indicateurs sont plus facilement quantifiables : - croissance du PIB - niveau de vie (PIB/habitant) - taux de chmage - impts et taxes - stabilit des prix et inflation Page 23/88 Ces facteurs permettent davoir une vision du dveloppement du pays sur du plus long terme et dessayer de mettre en place une relation prenne avec les fournisseurs, mme loigns.
2.1.2.4. Risques lis aux infrastructures
La qualit des infrastructures du pays peut avoir un impact fort sur le systme logistique et donc sur les dlais de livraison. Il est donc important dtudier : - les rseaux de transports et leur fiabilit, - la scurit, - lnergie. Dautre part, il faut galement regarder de prs les procdures douanires qui peuvent prsenter des difficults (corruption, scurit notamment).
2.2. Risques financiers
Les Achats sont trs souvent la principale source de dpenses dans une entreprise. Ils portent donc un enjeu financier important et cela peut se concevoir en tudiant le Besoin en Fonds de Roulement dExploitation 10 . Ce BFRe est dtermin en faisant la diffrence entre les ressources dexploitation (encours fournisseurs) et les emplois dexploitation (encours clients et stocks). La fonction Achats a une action directe sur 2 lments : - lencours fournisseurs : La hausse de lencours fournisseurs entraine une baisse du BFRe. Toutefois, il faut veiller ce que cette baisse de lencours naugmente pas la fragilit du fournisseur et donc son risque de dfaillance. - le niveau de stock : Plus le stock immobilis sera faible, plus lemploi de liquidit sera faible et plus le BFRe sera bas. Toutefois, il faudra veiller ce que la baisse de ce niveau de stock nentrane pas des ruptures ou des augmentations des dlais de livraison des clients.
Notion dquilibre dans la gestion des risques : Ltude de ces risques dexploitation met dailleurs en vidence une notion importante dans la gestion des risques : la notion dquilibre. En effet, il faut tre trs vigilent sur le fait de ne
10 Le Besoin en Fonds de Roulement dExploitation (ou BFRe). Il dtermine les besoins en trsorerie de lentreprise provenant de lactivit courante de lentreprise (son exploitation). Page 24/88 pas seulement transfrer un risque mais bien le diminuer. Par exemple, il est inutile de vouloir trop diminuer le risque dexploitation en ngociant les encours dun fournisseur fortement la baisse si cela a pour consquence daugmenter paralllement le risque de dfaillance de ce fournisseur. Car finalement leffet global est nul ou mme ngatif. La gestion des risques ncessite donc une vision globale et il est primordial deffectuer un suivi rgulier des actions et des rsultats afin de pouvoir contenir ce genre de drives.
2.2.1. Les risques de dfaillance des fournisseurs et leurs consquences
Dans sa relation troite avec ses fournisseurs, le service Achats est en premire ligne pour analyser et piloter les risques financiers que peut avoir ses fournisseurs. Ces risques peuvent tre de simples difficults de trsorerie ou une perte de comptitivit due un arrt des investissements, pouvant aller jusqu la dfaillance du fournisseur (cessation de paiement).
Ce risque de dfaillance a t trs largement augment depuis deux ans, avec la crise financire et conomique : En France, les dfaillances dentreprise ont augment de 21% au premier trimestre 2009 par rapport la mme priode en 2008 11 . Et mme si ce troisime trimestre 2010 voit un recul du nombre de dfaillances par rapport 2009 (-7,4%) et laisse prsager une sortie de crise 12 , le nombre total de dfaillances est encore important depuis le dbut de lanne (presque 45.000). De nombreuses entreprises nont pas eu les reins assez solides et ont du cesser leur activit, mettant en pril bon nombre dentreprises qui nont pas su anticiper ce phnomne. Car il est certain que la dfaillance dun fournisseur stratgique peut avoir des consquences dramatiques dans le cycle dexploitation de lentreprise et avoir un effet boule de neige sur lensemble dune filire.
Cette crise conomique nous a malheureusement montr que lvaluation des risques fournisseurs ntait que trop peu approfondie et surtout trop peu anticipe, malgr les consquences dsastreuses que ces risques peuvent avoir, surtout en priode de crise. Car si lentreprise na pas anticip les difficults conomiques de ses fournisseurs, en trouvant avec eux des solutions et/ou en mettant en place des scnarios alternatifs, les consquences peuvent tre terribles : Dune petite rupture de stock, cela peut aller jusqu des arrts de production
11 Etude Altars, Dfaillances et sauvegardes dentreprises en France, 1 er trimestre 2009 12 Etude Altars, Dfaillances et sauvegardes dentreprises en France, 3 e trimestre 2010 Page 25/88 (pour les industries) avec tous ses effets secondaires : perte de chiffre daffaire, perte de clients, licenciements, problmes de trsorerie, etc Allant, dans les pires cas, la dfaillance de lentreprise elle-mme.
2.2.2. Analyse financire des fournisseurs
Il convient donc de mener une analyse approfondie de la sant financire de ses fournisseurs. Toutefois, il est clairement utopique de croire que les entreprises, et plus particulirement les PME, ont les moyens, humains, financiers ou le temps, pour faire une analyse de tous ses fournisseurs. Limportant est de se focaliser sur ses fournisseurs stratgiques, ceux qui, par dfinition, sont stratgiques pour la prennit de lentreprise. Nous verrons plus tard, comment dterminer ces fournisseurs stratgiques.
Dautre part, il est clair que faire une analyse financire demande des comptences qui sont rarement prsentes dans un service Achats. Il faut alors, - soit faire appel sa direction financire si elle est capable de prendre en charge ce genre dvaluations, - soit faire appel : ! des organismes dinformations financires (Kompass, Euridile, Diane, ), ! des organismes danalyse spcialiss dans la gestion des risques fournisseurs (Cap Gest, Coface, Altars) qui proposent des prestations de cotation des risques ! des tablissements de crdit (banques faisant du factoring) qui ont pour vocation principale la scurisation de leurs propres risques lorsquils rachtent des crances.
La solution de passer par un organisme extrieur, bien que plus onreuse, va avoir de gros avantages : - permettre aux services Achats et financier de se focaliser sur dautres tches lies leur cur de mtier - davoir des informations fiables et de qualit - daller au-del des informations financires pour obtenir galement des informations conomiques, comme la capacit dun fournisseur assumer ses engagements en terme de qualit, en encore sa ractivit en cas de difficult. Page 26/88 Toutefois, cette solution nest pas trs souvent utilise par les petites PME, qui mettent en avant un cot lev. Le cot de ce genre de prestations peut aller de quelques dizaines deuros pour des renseignements basiques plusieurs centaines deuros dans le cas denqutes approfondies.
Enfin, mme si lapport de ce genre de renseignements est indniable pour les entreprises, il est important de garder en tte deux notions : 1/ Pour que ces informations soient efficaces, il faut que ces informations soient traites et quelles aboutissent la mise en place dactions. Cela parat vident mais pas forcment appliqu dans toutes les entreprises. 2/ Malgr que ces agences apportent un regard extrieur bnfique, les acheteurs restent les principaux interlocuteurs des fournisseurs et donc en premire ligne pour savoir apprcier leur forme conomique et financire au quotidien. Ils sont les premiers pouvoir dtecter ce que lon appelle les signaux faibles , cest--dire les indices divulgus par le fournisseur malgr lui. Car noublions pas que la situation conomique et financire dun fournisseur peut changer trs rapidement, et dautant plus en priode de crise. Il est donc important de ne pas uniquement se focaliser sur les chiffres fournis par ces agences et qui peuvent, mme quelques mois plus tard, ne plus reflter la situation relle dun fournisseur. Nous reviendrons sur cette notion de signaux faibles dans le chapitre consacr lvaluation des risques fournisseurs.
2.2.3. Indicateurs cls
Lanalyse financire va principalement se baser sur 3 lments : Le bilan, le compte de rsultat et les cash flows 13 (sils sont disponibles). Les indicateurs cls sont : - Le rsultat dexploitation - La dpendance du fournisseur par rapport vous et ses premiers clients - Le BFR ou Besoin en Fond de Roulement 14 et son volution : Cela donnera une ide prcise des besoin en financement de lentreprise
13 Cash Flows ou Flux de trsorerie : Il sagit de la diffrence des encaissements et des dcaissements engendrs par lactivit du fournisseur. Ces flux permettent de construire directement les tableaux de trsorerie. 14 Voir chapitre prcdent sur les risques dexploitation Page 27/88 - La solvabilit court terme 15 du fournisseur : Elle peut tre dtermine par lExcdent Brut dExploitation 16 . Cet indicateur diminu du montant prvisible de lannuit demprunt payer par le fournisseur doit tre suprieure 0 et mme largement suprieur zro pour envisager une diminution du taux d'emprunt de l'tablissement de crdit. - La rentabilit des diffrentes activits de lentreprise - La trsorerie Lintrt de ces diffrents indicateurs est davoir une vision assez prcise de la sant financire du fournisseur un instant T et donc danticiper la raction de ce fournisseur face une baisse ou une hausse rapide dactivit.
Voici les lments chiffrs sur ces indicateurs 17 :
Excellent Acceptable Insuffisant Rsultat dexploitation > 5% sur les 3 dernires annes et pas de baisse >50% dune anne lautre > 1% sur les 3 dernires annes < 1% sur les 3 dernires annes Dpendance par rapport au 1 er client < 20% < 30% et somme des 3 premiers < 60% > 30% et somme des 3 premiers > 60% Dpendance par rapport votre entreprise 5% 10% 10% 20% > 20% Taux dendettement moyen et long terme / fonds propres < 30% < 45% > 45% Evolution du ratio BFR/CA sur les 3 dernires annes Diminution chaque anne Stagnation Augmentation
15 Solvabilit : Mesure de la capacit du fournisseur rembourser ses dettes. 16 LExcdent Brut dExploitation (ou EBE) est le bnfice brut d'exploitation d'une entreprise. C'est la ressource d'exploitation (aprs paiement des charges de personnel mais avant amortissement) dgage au cours d'une priode par l'activit principale de l'entreprise. 17 Lovino S., Management des fournisseurs, Cours ESSEC, 2009 Page 28/88 Actionnariat 1 er actionnaire < 33% 33% < 1 er actionnaire < 50% 1 er actionnaire > 50% (sauf entreprise familiale)
2.2.4. Le taux de dpendance des fournisseurs
Un des indicateurs cls tudier est la dpendance du fournisseur par rapport son 1 er client, dautant plus si cest vous ! En effet, cette dpendance peut avoir des consquences juridiques importantes, notamment dans le cas dune dfaillance du fournisseur ou de la volont de votre part de rompre le contrat.
Ceci sexplique par le principe dabus de dpendance comme lexplique Aurlien Condomines 18 : Une forte dpendance dun fournisseur lgard des commandes dun acheteur ou dun distributeur donn peut galement caractriser lexistence dun tat de dpendance conomique. Larticle L.420-2 du code du commerce sanctionne les entreprises qui abusent de leur position dominante dans une relation commerciale. Et la rupture brutale dun business (rgie par larticle L.442-6) peut constituer lun de ces abus, soit en labsence de tout pravis crit, soit en prsence dun pravis jug trop court.
Dans la pratique, les Achats tentent de ne jamais dpasser un taux de dpendance chez leur fournisseur de 25-30%. Mais ce taux de dpendance pose le problme de la survie des petits fournisseurs et sous-traitants qui, comme cela a t abord dans le chapitre 1, sont souvent exclus du panel des grands comptes.
Les sanctions prises, si preuve a t faite de dpendance, sont assez variables et toujours en fonction de lenvironnement conomique et de ltat de la relation entre le fournisseur et lentreprise. Ce taux de dpendance est donc un lment surveiller, mme si vous aurez pu comprendre quil nest pas si simple pour un fournisseur, dobtenir gain de cause dans le cas dune plainte pour abus de dpendance.
18 Condomines A., Nouveau droit franais de la concurrence, Jurismanager, 2009 Page 29/88 2.2.5. Risques de trsorerie et encours fournisseurs
La gestion de la trsorerie 19 de lentreprise consiste veiller maintenir une liquidit suffisante pour faire face aux chances, tout en optimisant la rentabilit des fonds. Le service Achats, interface entre lentreprise et les fournisseurs, doit pouvoir limiter les risques de trsorerie de lentreprise mais aussi des fournisseurs. En effet, comme cela a t abord prcdemment, une augmentation de lencours fournisseurs (et donc des dlais de paiement) permet de diminuer le BFR (et donc le besoin en financement de lentreprise) mais a pour consquence de fragiliser la trsorerie du fournisseur et donc sa sant financire. Lobjectif est donc de trouver un quilibre afin de prserver la relation commerciale entre lentreprise et le fournisseur.
Dailleurs, la Loi de Modernisation de lEconomie 20 a beaucoup uvr dans le sens de la protection de la sant financire des fournisseurs en limitant notamment les dlais de paiement 60 jours net ou 45 jours fin de mois (sauf dans certains secteurs dactivit). Cela a permis de limiter les abus de certaines entreprises, notamment dans la Grande Distribution, qui imposaient des dlais de 90 120 jours, au dtriment de la survie des fournisseurs. Comme le disent Frdric Bernard et Eric Salviac 21 , tirer les dlais de paiements auprs des fournisseurs apparat aujourdhui comme une pratique dun autre temps, et plutt signe dune gestion de l peu prs de la part des entreprises. Cela est bien-sr prjudiciable au fournisseur concern mais aussi ses propres fournisseurs, ce qui est de nature augmenter le risque de dfaillance dune filire. De plus, afin de faire en sorte que les conditions de paiement soient mieux respectes, la LME renforce les pnalits en cas de retard de paiement. Malheureusement, et notamment pour les PME, il est toujours difficile, dans le cadre du maintien des bonnes relations avec ses clients, de mettre en place systmatiquement ce genre de pnalits
2.3. Risques industriels et qualit
Les risques industriels et qualit sont lensemble des risques fournisseurs qui peuvent entrainer un dysfonctionnement de la production industrielle de lentreprise, que ce soit en
19 La trsorerie est constitue de largent disponible en caisse ou en banque. 20 Loi du 4 aot 2008 qui a pour objectifs dencourager les entrepreneurs tout au long de leur parcours, de relancer la concurrence, de renforcer lattractivit du territoire et damliorer le financement de lconomie. 21 Bernard F. & Salviac E., Fonction Achats : Contrle interne et gestion des risques, Maxima, 2009 Page 30/88 terme de quantit que de qualit. Les consquences peuvent tre dramatiques pour lentreprise et peuvent aller jusqu larrt total de la production. Nous pouvons distinguer 3 types de risques : les risques industriels, les risques qualit, les risques technologiques.
2.3.1. Risques industriels
Pour le service Achats, il sagit ce niveau de limiter les risques lis la capacit des fournisseurs fournir la marchandise ncessaire la production de lentreprise. Pour cela, il faut tudier les lments suivants : - la capacit de production du fournisseur - le processus de planification du fournisseur - la part de nos commandes sur la production globale du fournisseur - lempreinte industrielle du fournisseur - la prsence du fournisseur dans les LCC 22
- la scurit des travailleurs - lexistence de plans de prvention des risques
2.3.2. Risques lis la Supply Chain
Au-del de ces risques purement industriels lis la capacit des fournisseurs fournir lentreprise, dautres risques, lis la Supply Chain 23 , sont galement considrer par le service Achats, mme si, de plus en plus souvent, cest le service Supply Chain (quand il existe) qui est le titulaire de ces risques. Les risques sont nombreux mais le risque principal est celui de retard de livraison, qui peut entrainer un risque de rupture pouvant aller jusqu larrt de la production. Cest dailleurs lune des raisons pour laquelle les entreprises crent un stock tampon . Cela a un cot (immobilisation de la marchandise, frais de gestion, etc) mais les consquences financires dune rupture pourraient tre bien plus importantes. Et ce risque est dautant plus important lorsque le fournisseur est trs loign de lentreprise (LCC).
22 Low Costs Countries ou Pays bas cots 23 Le Sypply Chain Management (SCM) ou Gestion de la Chane logistique est lactivit qui consiste amliorer les flux physiques et dinformation au sein de lentreprise et avec son environnement. Le SCM vise la fois la rduction des cots et lamlioration de la qualit du service au client. Page 31/88 Les autres facteurs de risques fournisseurs lis la Supply Chain sont : - Risques naissants des arbitrages du fournisseur sur leur production (ex : privilgier les livraisons dun client au dtriment dun autre) - Risques lis au non-respect des dlais exigs - Risques lis aux dfaillances professionnelles des prestataires logistiques et de transport - Risques par rapport la performance logistique : Mettre les produits finis disposition des clients date (et heure) contractuelle.
2.3.3. Risques qualit
Dans le cadre du secteur industriel, la qualit dun produit ne doit pas tre considre comme une notion subjective mais plus comme la conformit du produit ou service achet aux souhaits de lacheteur, souhaits trs souvent formaliss par un cahier des charges. Dailleurs, dans le mme principe que Le premier risque contractuel est labsence de contrat , le premier risque qualit est une dfinition trop vague des caractristiques du produit ou service achet, qui se caractrise par labsence de cahier des charges ou par le fait quil soit incomplet et imprcis. Ceci peut entrainer dune part la livraison par le fournisseur de produits non conformes, mais surtout la difficult pour le service Achats de se retourner contre le fournisseur, faute dlments prcis.
Les autres facteurs de risques sont : - la mauvaise valuation en amont du fournisseur - le manque de politique qualit, dans lentreprise comme chez le fournisseur
Mme si, au premier abord, cette notion de qualit peut apparatre comme un lment abstrait et donc difficilement quantifiable, il nen est rien en vrit. En effet, la non-qualit peut facilement se mesurer grce aux rbus et aux retours effectus. Il faut ensuite que lentreprise puisse dterminer efficacement le niveau de non-conformit du produit, cest--dire si le dfaut de qualit du produit est mineur, majeur ou critique.
Dans tous les secteurs mais dans lIndustrie de faon beaucoup plus importante, la qualit est un lment primordial, soumis de forts risques, et qui ncessite donc une attention toute Page 32/88 particulire. Cette attention ne peut tre reprsente que par un contrle pouss et continu des produits et des processus permettant sa fabrication, et ceci tous les niveaux, cest--dire aussi bien en interne que chez les fournisseurs. Cest pour cette raison que la plupart des entreprises industrielles crent un service Qualit qui est charg du contrle et de lamlioration de la qualit afin de satisfaire les clients internes.
Dans ce cadre de contrle de qualit, il est important de vrifier en amont si le fournisseur est capable de fournir le niveau de qualit souhait. Pour cela, il est possible de mettre en place lAssurance Qualit Fournisseur (AQF), qui permet de diminuer les procdures de contrle en aval (contrle dentre, non-conformits, rclamations clients, etc). Toutefois, il sagit dune procdure assez lourde mettre en place. Il faut donc la mettre en place avec des fournisseurs partenaires dans le cadre dachats stratgiques.
2.3.4. Risques technologiques
Les risques technologiques peuvent saborder aussi bien au niveau de lentreprise que des fournisseurs. La question est de savoir quel stade de vie se trouve la technologie utilise, car chaque stade correspond des risques diffrents grer. On peut distinguer 4 phases : - introduction - expansion - saturation - dclin Au-del de la phase dans laquelle se situe la technologie, le risque premier est la dpendance que peut avoir lentreprise par rapport au fournisseur, sur une technologie quelle ne matrise pas. Dautant plus si le fournisseur est le seul propritaire de cette technologie (monopole). Frdric Bernard et Eric Salviac 24 abordent les facteurs de risques spcifiques chaque stade de la technologie : - introduction : niveau de risque lev (qualit non stabilise, cot de possession lev, peu de visibilit sur lavenir) mais avantage stratgique possible.
24 Bernard F. & Salviac E., Fonction Achats : Contrle interne et gestion des risques, Maxima, 2009 Page 33/88 - expansion : niveau de risque encore lev (prix encore lev, qualit en cours de stabilisation, encore peu de visibilit) - saturation : niveau de risque faible (baisse des prix, incertitude sur lavenir de la technologie leve) mais forte baisse de lavantage concurrentiel - dclin : niveau de risque lev (problmes de disponibilit, dsengagement des fournisseurs, cots de substitution levs) Finalement, avant mme de prendre la dcision stratgique (et donc le risque) dinvestir dans une nouvelle technologie sur laquelle, par dfinition, nous navons que trs peu de visibilit sur son avenir, il faut tre sr et certain que le produit que cette technologie permettra de fabriquer rpond rellement un besoin. Mais l, nous entrons plus dans une dmarche Marketing.
2.4. Risques juridiques et rglementaires
2.4.1. Risques contractuels
Toute relation commerciale entre un acheteur et un vendeur (fournisseur) se fait sur la base dun contrat. Plus ce contrat sera clair et prcis sur les diffrents lments constituant cette relation commerciale, moins les deux parties rencontreront de problmes en cas de litige.
Ces risques contractuels, surtout en PME, ne sont pas assez pris en compte. Selon une tude de TVT Innovation 25 , les raisons sont les suivantes : - Certains dirigeants les ignorent purement et simplement ou n'en apprcient pas correctement la porte ; - d'autres pensent que tout se ngocie, quel que soit le problme rencontr, indpendamment des contrats signs ; - d'autres encore pensent qu'une PME est par dfinition une entit trop faible et dmunie par rapport ses clients pour pouvoir se protger efficacement ; - enfin d'autres encore dans les milieux de haute technologie pensent essayer de se protger dans certains domaines seulement, souvent la proprit intellectuelle, sans penser aux autres risques contractuels souvent jugs mineurs. Et mme en ce qui concerne la proprit intellectuelle bien souvent les dirigeants de PME se dcouragent en estimant qu'au bout du
25 Toulon Var Technologies (TVT), Risques contractuels des PME, Juin 2009 Page 34/88 compte ce sont toujours leurs clients, les grandes entreprises, qui tirent profit des apports technologiques des PME.
Malheureusement, la plupart des PME ne se rendent pas compte des consquences, parfois dramatiques, que peut avoir un contrat mal rdig, allant, dans certains cas extrmes, jusqu la dfaillance de lentreprise. Et comme cela a t abord dans le chapitre sur les risques Pays, ces risques contractuels sont dautant plus grands lorsquil sagit de contrats internationaux car il nexiste pas de juridiction internationale (en raison de la souverainet des Etats) et il peut alors tre beaucoup plus difficile de faire valoir ses droits face un pays qui na pas les mmes lois. Les procdures peuvent alors tre longues et coteuses.
Il est vrai galement que les PME nont pas les moyens humains et financiers, soit davoir une structure juridique interne, soit de faire appel un spcialiste externe, ce qui ne facilite pas leur tche. Mais les enjeux sont trop importants pour ne pas traiter ces risques contractuels correctement. Certaines solutions peuvent tre proposes, comme la mutualisation dun service externalis, pour plusieurs PME, par exemple.
Si nous devions numrer les facteurs de risques dans ce domaine, le premier risque serait tout simplement labsence de contrat crit ! En effet, partir du moment o les 4 conditions suivantes sont respectes, un contrat peut tre form 26 : - consentement : Si loffre est ferme et prcise et si lacceptation est expresse, tacite et de circonstance, il y a consentement. - capacit : Chaque dcisionnaire doit tre majeur et habilite signer au nom de lentreprise - objet : Lobjet du contrat doit tre dtermin - cause : La cause doit tre suffisante lengagement Mais ces 4 conditions peuvent tre respectes, mme si la forme du contrat nest pas crite (contrat oral par exemple, ou tacite). Dans ce cas, il est alors trs difficile de se retourner contre le fournisseur si jamais un litige intervient.
Les autres facteurs de risques sont :
26 Mathieu BOURGEOIS, Introduction au droit des Affaires , Cours ESSEC, 2009 Page 35/88 - Offres commerciales / Devis : Attention, un devis sign (offre accepte) vaut contrat entre les parties - Notion de forfait : Le forfait global parat avantageux pour le client mais attention de bien formaliser ce qui est rellement compris dans ce forfait. - Dlais et pnalits : Le dlai dexcution est le plus souvent un lment majeur. - Garanties contractuelles et lgales : Attention surtout la garantie dcennale et des vices cachs - Dure / Rsiliation : Cest un des points qui peuvent avoir des prjudices importants, notamment dans le cas dune rsiliation unilatrale injustifie. - Responsabilits : Faire attention aux clauses contractuelles trop larges et essayer de limiter contractuellement sa responsabilit. - Sous-traitance - Proprit intellectuelle : Lune des deux parties peut vouloir s'approprier sur un contrat toute la proprit intellectuelle de l'entreprise, concernant une affaire donne (rsultats, mais aussi donnes antrieures, et droit gnral d'utilisation sans aucun droit rsiduel pour l'entreprise "cratrice"). - Conditions de paiement / Protection contre les impays : Certains lments peuvent diminuer ces risques (la lettre de crdit, la clause de rserve de proprit) - Garanties bancaires
Finalement, et contrairement aux ides reues, vous vous apercevrez que quasiment tous les articles dun contrat ont leur importance et peuvent avoir des consquences nfastes en cas de litige si elles ont t mal tablies.
2.4.2. Risques juridiques
Au-del des risques lis aux contrats entre les Achats et leurs fournisseurs, il existe dautres risques juridiques auxquels sont confronts les Achats : - risques lis la proprit intellectuelle ou aux brevets - risques rglementaires au niveau sanitaire et sur de nombreux produits de consommation (alimentation, cosmtiques, etc) - risques lies aux soldes et aux ventes perte (risques de fraude) - risques lis au droit de la concurrence Page 36/88 - etc Les pertes lies ces risques peuvent tre trs importantes.
Lvolution rapide des lois et des rglementations rend la tche difficile aux services Achats qui ont rarement les comptences juridiques pour traiter des dossiers complexes et le temps de faire une veille efficace. Cest pour cette raison que de plus en plus dentreprises ont un service juridique interne ou sous-traitent cette partie.
2.4.3. Risques de fraude
En droit franais, la fraude en matire civile ne se dmarque gure de la fraude pnale. Il s'agit d'un acte qui a t ralis en utilisant des moyens dloyaux destins obtenir un avantage matriel ou moral indu ou ralis avec l'intention d'chapper l'excution des Lois. Si lon rattache cela au monde de lentreprise, la fraude est un acte de mauvaise foi, en gnral pour un profit personnel, commis au dtriment de lentreprise. Trs souvent, ces risques sont des risques internes car ce sont les employs les mieux placs pour ce genre doprations et ces fraudes sont souvent le rsultat de frustrations, de rancur, de vengeance de leur part. Au niveau des relations entre le service Achats et les fournisseurs, les risques les plus rpandus sont : - ngocier des conditions personnelles (dessous de table, cadeaux, etc) avec le fournisseur dans le cadre de la ngociation dun contrat - passer de fausses commandes - tricher sur les prix dachat - favoriser un fournisseur dans le cadre de marchs publics ou dappels doffre - etc
Dautre part, il est clair que ces fraudes sont quasiment systmatiquement lies, et peut-tre mme causes, par un manque de contrle dans les organisations. Pourquoi peut-tre mme causes ? Parce que si les employs dune entreprise sont trop souvent laisss eux-mmes et pas assez suivis par leur hirarchie, ils sont beaucoup plus soumis la tentation de fraude car cela leur parait facile. Ces risques de fraude sont prsents tous les niveaux de lentreprise mais il est vrai quils sont gnralement plus important dans les services Achats et Commercial car ce sont les Page 37/88 services qui sont en relation avec les fournisseurs et les clients, dmultipliant ainsi les risques de fraude avec ces intervenants extrieurs. De plus en plus de services Achats mettent dailleurs en place une charte de dontologie. Cette charte permet de formaliser clairement les rgles de fonctionnement du service et chaque personne doit sy conformer. Cette charte impose des comportements et des processus de fonctionnement visant rduire les risques de fraude interne.
2.5. Risques en terme dimage
2.5.1. Les risques en terme dimage et leurs consquences
Limage de lentreprise est forcment lie limage de nos clients et de nos fournisseurs car ce sont des partenaires avec lesquels lentreprise a dcid de travailler. Concernant les risques fournisseurs, il est donc primordial de sassurer que le comportement de nos fournisseurs est en adquation avec les valeurs de lentreprise, notamment en terme de dveloppement durable, qui sera abord plus prcisment dans le chapitre suivant.
Les consquences des comportements de fournisseurs peuvent tre catastrophiques pour limage et donc pour les rsultats financiers de lentreprise. Un exemple flagrant est celui de Nike, dans les annes 90, dont les sous-traitants faisaient travailler des enfants. Cette rvlation dans les journaux puis dans le film de Mickael Moore, The Big One, en 1999, choquera lopinion et Nike mettra plusieurs annes redorer son image. Dans cette histoire, Nike avait sous-estim les risques sociaux lis au travail dans ces pays dAsie et avait donc nglig le contrle des conditions de travail sur place. Cette ngligence lui aura cot plusieurs milliards de dollars
2.5.2. Risques lis au dveloppement durable
Une prise de conscience mondiale et gnrale sur lavenir de la Terre et de ses habitants a fait apparatre le concept de dveloppement durable, il y a maintenant plus de 20 ans, qui a pour ambition de rpondre cette problmatique. Le dveloppement durable donne une part importante de responsabilits aux Etats et aux entreprises. Les entreprises ont galement vite compris que lopinion publique tait de plus en Page 38/88 plus sensible cette problmatique, ce qui les incite intgrer ce thme dans leur politique et dans leur communication. La forte exposition de ce sujet augmente les risques en terme dimage encourus par les entreprises et notamment vis--vis de leurs fournisseurs. Il est primordial que les fournisseurs, et encore plus les fournisseurs trangers, soient en accord avec la politique de dveloppement durable de lentreprise afin de conserver une image positive face aux consommateurs.
2.5.2.1. Dfinition du dveloppement durable
Le dveloppement durable (traduction de Sustainable Development) est une nouvelle conception de l'intrt public, applique la croissance conomique et reconsidre l'chelle mondiale afin de prendre en compte les aspects environnementaux gnraux d'une plante globalise. Le dveloppement durable est dfini comme un dveloppement qui rpond aux besoins des gnrations du prsent sans compromettre la capacit des gnrations futures rpondre aux leurs 27 . Tous les secteurs d'activit sont concerns par le dveloppement durable : l'agriculture, l'industrie, l'habitation, l'organisation familiale, mais aussi les services (finance, tourisme,...) qui, contrairement une opinion rpandue, ne sont pas qu'immatriels. Transpos au monde de lentreprise, le dveloppement durable peut se schmatiser par les trois piliers du dveloppement durable 28 :
27 Dfinition propose en 1987 par la Commission mondiale sur lenvironnement et le dveloppement dans le rapport Brundtland 28 Concept dvelopp par John Elkington, cofondateur de Sustainability, premier cabinet de conseil britannique en responsabilit sociale des entreprises. Page 39/88 - La performance conomique passe par la poursuite du dveloppement de lentreprise et des partenaires, la ralisation dconomies dchelle et loptimisation du cot total. - La performance sociale et socitale consiste sassurer que les conditions de travail ou encore les droits des salaris, aussi bien en interne que chez les fournisseurs, soient respects. - Enfin, la performance cologique (ou environnementale) se caractrise par la limitation des effets nfastes que peut avoir une entreprise sur son environnement, que ce soit son niveau qu celui de ses fournisseurs, mais aussi par une gestion conomique des ressources naturelles.
2.5.2.2. Les risques lis au dveloppement durable
Dun point de vue Achats, les risques lis au dveloppement durable peuvent tre lis au produit lui-mme (produits respectueux de lenvironnement et de lthique) ou au fournisseur fabriquant ce produit. Si lon reprend les 3 piliers du concept de dveloppement durable et quon applique cela aux fournisseurs (de rang 1 mais aussi 2 et mme 3), les risques valuer sur ce sujet sont : - risques dimpact sur lenvironnement : gestion des dchets, utilisation de produits recyclables, gestion de la consommation dnergie - risques sociaux : respect des droits de lhomme, non travail des enfants - risques financiers : changes quitables entre les fournisseurs et leur tissu local - risques socitaux : prservation de la sant publique, initiatives locales, prservation des sites naturels, participation des associations
2.5.2.3. Un contrle effectif des fournisseurs trangers
Les risques fournisseurs lis limage sont beaucoup plus levs lorsque les fournisseurs sont trangers. Et cela pour plusieurs raisons : - Les lois ne sont pas les mmes quen France - Les autorits peuvent tre laxistes et passer outre lapplication de certaines lois - La distance avec le pays concern rend plus difficile le contrle des conditions de travail de ces fournisseurs
Certains lments diminuent les risques : Page 40/88 - Beaucoup dentreprises ont cr une charte de dveloppement durable laquelle les fournisseurs doivent adhrer afin de dbuter une relation commerciale. Mais encore beaucoup de fournisseurs peu scrupuleux ne lappliquent pas. - De plus en plus de rglementations ou de normes aident les entreprises la mise en place dune dmarche de dveloppement durable, leur niveau mais aussi au niveau de leurs fournisseurs. Par exemple, les normes environnementales (ISO 14001, ISO 14021, ISO 14025 ), les normes sociales (SA 8000, OHAS 18001 ), les labels (NF, AB, FSC )
Toutefois, il est primordial, pour une entreprise qui choisit stratgiquement de travailler avec des fournisseurs trangers davoir de vritables moyens de contrle afin de sassurer que ces fournisseurs soient bien en conformit : - dune part avec les diffrentes clauses du contrat commercial - dautre part avec la politique de lentreprise en terme de dveloppement durable Pour cela, les entreprises passent de plus en plus par des bureaux de contrle locaux, qui peuvent faire partie de lentreprise ou sont indpendants.
2.6. Risques humains
Pour finir, je souhaiterais voquer des risques dont on ne parle pas assez mais qui peuvent avoir leurs consquences dans les relations entre un service Achats et ses fournisseurs : les risques humains. Les risques humains sont les risques lis la relation humaine entre le service Achats et son fournisseur. Ils sont dautant plus importants dans les PME qui, le plus souvent, entretiennent avec leurs fournisseurs (notamment les fournisseurs stratgiques) des relations humaines privilgies pouvant aller au-del de relations purement professionnelles. Ceci peut sexpliquer de plusieurs raisons : - La relation avec ce fournisseur dure depuis plusieurs annes et des relations amicales se sont instaures. - Les PME travaillent beaucoup (peut-tre davantage que des grandes entreprises) avec le tissu local, ce qui favorise les relations humaines.
Les risques de ce genre de situations sont les suivants : Page 41/88 - Lacheteur a tendance a slectionn ses fournisseurs et ses produits en fonction de ses affinits, plus quen fonction de critres purement professionnels tels que le prix, la qualit, le dlai de fabrication, la capacit de fabrication, etc Cela va donc contre lintrt de lentreprise. - Comme nous en avons parl lors des risques de fraude, il peut y avoir des dessous de table, des cadeaux, etc qui favorisent les commandes un fournisseur plutt qu un autre.
Mais le risque sur lequel il est important de se pencher est le risque homme-cl . Un homme-cl est une personne qui, par le poids quelle a pris dans lentreprise, est devenue difficilement remplaable. Au niveau de lentreprise et surtout des TPE/PME, il sagit bien souvent du chef dentreprise, mais parfois le responsable commercial ou le responsable des achats. Lorsque lhomme-cl fait soudain dfaut votre entreprise (arrt de travail, invalidit, dcs ou tout simplement dpart de lentreprise), cela peut avoir de lourdes consquences sur lactivit et mettre en pril son bon fonctionnement : dsorganisation, perte de comptences- cls, baisse du chiffre daffaires et des bnfices
On peut trs facilement transposer cela la relation qui existe entre acheteurs et fournisseurs. Trs souvent, la rpartition des responsabilits et des tches entre diffrents acheteurs dans un service Achats se fait en attribuant chacun une partie du portefeuille achats. La principale consquence est que, trs souvent, un fournisseur nest en relation quavec lacheteur qui soccupe du portefeuille achats le concernant. Lorsque cet acheteur ne fait plus partie de la socit, il peut y avoir rupture dans la relation avec le fournisseur et les consquences sont multiples : - perte de confiance du fournisseur vis--vis de lentreprise - mconnaissance des accords entre les deux parties - rupture dans la qualit des prestations du fournisseur (dlais de livraison, qualit produits, etc) - msententes dues un changement de fonctionnement entre le fournisseur et les achats - litiges entre le fournisseur et les achats sur certains points ngocis avec lacheteur sortant etc
Page 42/88 Cette exprience mest dailleurs arrive lorsque jai quitt ma dernire entreprise. Jy travaillais en tant quacheteur dans un service comprenant quatre personnes. Je moccupais dun certain nombre de familles de produits et donc des fournisseurs correspondant. Javais une certaine libert dans la gestion de mon portefeuille et jtais trs souvent le seul contact dans lentreprise pour ces fournisseurs. Je dtenais donc toute linformation. Lors de mon dpart, et malgr le fait davoir tent de faire une transition, il a t difficile au service Achats de reprendre les relations avec mes fournisseurs. Et ceci dautant plus que, je dois lavouer, nous navions vraiment pas la culture de lcrit.
Pour un employ, et particulirement en France, cest toujours valorisant de savoir que nous sommes les seuls avoir certaines informations. Il se sent plus fort et plus indispensable ! Deux lments sont primordiaux pour diminuer ce risque homme-cl : - Privilgier lcrit ! Sans tomber dans lexcs inverse de vouloir tout transposer par crit (mais la plupart des services Achats ont de la marge), il est important que les autres acheteurs puissent se rfrer, en cas de problme, certains lments importants de la relation avec ce fournisseur (contrat, conditions particulires, audits, etc) - Habituer les quipes Achats changer de portefeuille (et donc de fournisseurs). Mme si les transitions seront sans doute difficiles durant quelques mois, elles le seront toujours moins que si lacheteur prcdent nest plus dans la socit. Et cela favorisera la polyvalence de lquipe, diminuera les risques de fraude et dentente avec certains fournisseurs, augmentera la ractivit de lentreprise et limitera les risques le jour o lun des acheteurs partira.
Pour finir, cest dans ltude de ces risques humains, que nous comprenons limportance dun vrai management au sein dune quipe Achats. Trop souvent, les acheteurs sont laisss eux-mmes et ne doivent rendre des comptes que sur des donnes chiffres (budget, marge, rduction des cots, etc). La fonction Achats est trop souvent rduite des chiffres alors que la vrai valeur de la fonction, cest au contraire les relations quelle peut avoir avec les clients internes, avec les fournisseurs et plus largement avec toute la filire. Ce sont ces richesses que chaque acheteur doit partager avec les autres. Et ce nest que grce un management efficace de la direction des Achats que cela pourra se faire. Page 43/88 3. Mise en place dune mthodologie de gestion des risques adapte aux PME
Lobjectif est ici de proposer aux PME une mthodologie de gestion des risques qui puisse rpondre leurs besoins et leurs problmatiques.
3.1. Une dmarche intgre dans un processus de management des fournisseurs
Il est primordial que les services Achats en PME prennent conscience que cette dmarche de gestion des risques fournisseurs peut difficilement se raliser de faon isole et quelle ncessite dtre intgre une dmarche plus globale de management des fournisseurs.
3.1.1. La relation acheteurs - fournisseurs en volution
Dans lenqute ralise sur la gestion des risques en PME, il apparat que la rduction des cots reste lobjectif prioritaire pour la plupart des PME (42% le place en objectif n1). Malgr tout, les risques de dfaillances de certains fournisseurs stratgiques peuvent avoir des consquences importantes sur les rsultats de lentreprise : Rduire les cots sans pour autant mettre en danger les fournisseurs, un vrai dfi pour les services Achats !
Il est primordial pour les acheteurs dadopter avec les fournisseurs une dmarche plus collaborative, pour aller (du moins avec les fournisseurs stratgiques) vers de vritables partenariats. Ces partenariats auront pour effets chez lacheteur de : - mieux capter linnovation - augmenter les performances du fournisseur - diminuer les risques fournisseurs - travailler sur une diffrenciation stratgique
Selon Mr Jouan 29 , un panel fournisseur optimal se construit autour de 4 tapes :
29 Jouan C., Les enjeux de la fonction Achats, Cours ESSEC, 2009 Page 44/88
Toute la valeur ajoute dune direction Achats mature est l : Limplication des fournisseurs dans le management des risques permet de dfinir prcisment avec eux les actions correctives mettre en uvre pour viter une crise. 30
3.1.2. Construire le panel des fournisseurs
Pour avoir une base optimale, la stratgie est plutt de rduire le nombre de fournisseurs, pour mieux les intgrer mais galement pour augmenter les volumes avec ceux-ci et obtenir ainsi des conditions tarifaires plus intressantes. Mais cette stratgie est remise en cause en cette priode de crise. Tout du moins, elle a ses limites quil est important de ne pas franchir. En effet, les travers vers lesquels il vaut mieux viter daller sont les suivants : - En priode de crise, les fournisseurs sont plus fragiles. Il est intressant de diminuer le nombre de fournisseurs, mais en conservant toujours un fournisseur secondaire capable de prendre le relai en cas de dfaillance. Cela vitera une rupture de lapprovisionnement qui pourra avoir des consquences plus ou moins importantes.
30 Wajnsztok O., Identifier et anticiper les risques fournisseurs, Dcision-Achats.fr n128, 2009 Page 45/88 - Cette pratique, lorsquelle est exerce par les grands comptes, peut avoir des effets nfastes sur les petits fournisseurs ou sous-traitants qui sont en gnral exclus du panel, comme cela a t abord dans le chapitre 2.
Afin de savoir si un fournisseur mrite toujours dtre dans le panel, il convient de sattacher aux points suivants : - les performances de ce fournisseur (en terme de Qualit, Cots, Dlais, Innovation) - la place du fournisseur dans son march (Il sagit alors dune dmarche de Marketing Achats que nous aborderons plus tard) Si nous souhaitons aller plus loin dans les critres de slection dun fournisseur, nous pourrons galement tudier : - sa stratgie - ses finances - son innovation - son organisation ses comptences - son schma industriel - sa production (dans le cas du secteur industriel) - la qualit totale du fournisseur - son attitude commerciale - le management de ses propres fournisseurs
Il faut ensuite dterminer les critres dentre (processus dintgration) et de sortie (mise en probation) dun fournisseur, cest--dire les limites au-dessous et en-dessous desquelles un fournisseur peut faire partie du panel. Page 46/88
Dans ces critres interviendront les risques lis au fournisseur. En effet, lobjectif est de faire sortir du panel, si cela est possible, les fournisseurs trop risqus, afin de diminuer le risque global.
3.1.3. Faire progresser les fournisseurs
Toujours dans une optique de cration de valeur pour lentreprise et de diminution des risques, une seconde tape, aprs la slection du fournisseur, est de le faire progresser. Pour cela, il faut dj dterminer ses axes de progrs ! Et cela ne peut se faire que par une analyse des performances du fournisseur (thme aborde prcdemment).
Si lon reprend les 4 critres principaux de lanalyse de la performance fournisseur (Qualit, Cots, Dlais, Innovation), les axes de progression sont les suivants : - Qualit : ! Engager les fournisseurs dans une dmarche damlioration continue (PDCA 31 , AMDEC 32 , )
31 PDCA (Plan Do Check Act) est une mthode de gestion de la qualit, illustre par la roue de Deming. La roue de Deming est un moyen mnmotechnique permettant de reprer avec simplicit les tapes suivre pour amliorer la qualit dans une organisation. 32 L'AMDEC (ou Analyse des modes de dfaillance, de leurs effets et de leur criticit) est un outil de sret de fonctionnement (SdF) et de gestion de la qualit. Page 47/88 ! Mettre disposition de ses fournisseurs (dans le cas du secteur industriel) des outils de production industriels. - Cots : ! Evaluer les gisements de productivit chez les fournisseurs et les assister dans la mise en place des solutions retenues. ! Rduire les gaspillages et manipulations inutiles (5S 33 , SMED 34 ) - Dlais : ! Evaluer la Supply Chain avec le fournisseur pour tudier les points damlioration aussi bien en amont quen aval (cest--dire entre lui et nous). ! Evaluer les niveaux de stocks et les risques de ruptures. - Innovation : Sur ce point, il est plus difficile de faire progresser un fournisseur, sauf en laidant financirement investir davantage dans la Recherche & Dveloppement.
3.1.4. Faire participer les fournisseurs aux nouveaux dveloppements
Lobjectif est dintgrer les fournisseurs le plus en amont possible dans le dveloppement pour : - les faire participer latteinte du prix objectif - leur demander des solutions innovantes et valides pour atteindre les objectifs de lentreprise en terme de rduction de cot et donc de comptitivit. - sassurer que notre culture et nos objectifs soient bien compris et partags par les fournisseurs.
33 La mthode des 5S est une technique de management japonaise visant l'amlioration continue des tches effectues dans les entreprises. labore dans le cadre du systme de production de Toyota, elle tire son appellation de la premire lettre de chacune de cinq oprations constituant autant de mots d'ordre ou principes simples : Seiri (dbarrasser) - Seiton (ranger) - Seiso (nettoyer) - Seiketsu (ordonner) - Shitsuke (tre rigoureux). Cette dmarche a t traduite en franais par le mot ORDRE qui signifie : Ordonner (ou plus littralement ter l'inutile) Ranger Dpoussirer (Dcouvrir des anomalies) - Rendre vident - Etre rigoureux. 34 La mthode SMED (SMED est l'abrviation de l'anglais Single Minute Exchange of Die, littralement changement d'outil de presse en un nombre de minutes un seul chiffre , ou moins littralement changement rapide doutil ) a pour objectif de rduire le temps d'un changement de srie, et permettre ainsi de rduire la taille de lot minimale. Elle a t dveloppe par Shigeo Shingo pour le compte de l'entreprise Toyota. Si les temps de changement de srie deviennent nuls, on peut alors envisager une fabrication l'unit sans augmenter les cots. Page 48/88 3.1.5. Intgrer les fournisseurs notre quotidien
Dans cette dernire tape, les objectifs du fournisseur et de lentreprise convergent : - Qualit : 0 dfaut - Cots : Rduire en permanence le cot global dacquisition des produits - Dlais : Rduire les dlais et augmenter la flexibilit - Innovation : Faire en sorte que les fournisseurs nous aident anticiper les nouvelles technologies pour mieux se positionner sur les marchs.
3.2. Les diffrentes tapes de la gestion des risques fournisseurs
3.2.1. Le Marketing Achat : Dmarche vers llaboration dune stratgie
Quest-ce que le marketing Achats ? Le marketing achats est une dmarche de connaissance et danalyse du march fournisseur. Cest une recherche en vue de lacquisition de produits sur le march fournisseur, en fonction des besoins actuels et futurs, aux conditions optimales Page 49/88 de rentabilit pour lentreprise. 35 Cette dmarche rationnelle va retracer la logique de toutes les dcisions prises et permettre la mise en place dune vritable stratgie. Cette dmarche est dautant plus importante quelle est souvent dlaisse par les PME, par manque de maturit le plus souvent. En effet, selon lenqute ralise, seulement 56% des services Achats interrogs ont une stratgie Achats bien tablie et bien formalise.
Les diffrentes tapes que nous allons prendre en compte dans cette dmarche sont les suivantes : - Classification des achats - Analyse des besoins - Analyse du march - Visualisation du portefeuille achats
Lobjectif nest pas ici de dvelopper en profondeur la dmarche de marketing Achats mais de mettre en vidence les tapes utiles la gestion des risques et dapporter les outils afin de bien raliser cette dmarche.
3.2.1.1. Classification des achats et hirarchisation des familles
La classification des achats est la premire action dorganisation dun service Achats. Elle consiste segmenter les achats en classes dachats appeles familles dachats ou segments technologiques. Ces familles sont des ensembles homognes de produits, activits ou services reprsents par un march fournisseur spcifique. Cette classification est primordiale car elle va permettre de mettre en place une stratgie adapte aux marchs fournisseurs concerns.
Pour raliser cette classification, il ny a pas de mthode universelle. Mais nous pouvons reprendre la mthode de Roger Perrotin, qui est la plus utilise. Dans celle-ci, il y a 3 niveaux de classification : 1/ Le 1 er niveau est fonctionnel. Il est compos de 9 grands secteurs dactivit, qui correspondent des proccupations achats et des marchs fournisseurs diffrents : - matires premires
35 Perrotin R., Le marketing Achats, Editions dorganisation, 2007 Page 50/88 - composants de production - sous-traitance - frais gnraux, consommables - prestations de service, dentretien et de transports - ingnierie et travaux neufs - informatique - High-tech et systmes - Compensation, sous-licence et intra-groupe 2/ Le second niveau est technologique. Lobjectif est ici didentifier des lignes de produits qui correspondent aux mtiers de lentreprise. Ces familles constituent un ensemble de produits homognes en terme de nature technologique et dapplication. 3/ Le troisime niveau de classification est la classification par famille dachats. Ce nest qu ce niveau quil pourra y avoir une vritable homognit en terme denjeux et de stratgie. Chaque famille dachats doit alors reprsenter un seul et mme march.
Cette classification nest pas statique et peut voluer, notamment aprs une analyse des marchs correspondants. En effet, cette analyse mettra peut-tre en vidence que certaines familles dachats sont trop larges et quil faut donc les segmenter davantage, ou au contraire que dautres ncessiteraient un regroupement. Pour sassurer quune famille correspond bien un march fournisseur homogne, Roger Perrotin nous propose une check-list :
Page 51/88 Check-list Classification des achats OUI NON 1. Les principaux fournisseurs au niveau des diffrents produits de la famille sont-ils les mmes ? 2. La famille considre correspond-elle un segment de march homogne (existence dun syndicat professionnel, dune fdration, de statistiques officielles) ? 3. Le comportement des fournisseurs sur le march est-il identique (variation de prix partir de leffet dexprience, de cours internationaux, de la prsence dun leader) ? 4. Est-il possible de positionner financirement la famille dtermine par rapport : o Au march de loffre ? o Au march de la demande ?
5. Pour un groupe industriel, est-il possible de centraliser la puissance dachat de la famille dtermine (cumuler les chiffres daffaires achats des diffrents sites) ? 6. Le march de loffre de chacun des produits de la famille a-t-il les mmes caractristiques gographiques (provenance de pays ouverts tels que les pays de la CEE ; les pays tanches, cest--dire protgs par des barrires douanires ou politiques ; de pays permables, cest--dire prsentant une caractristique intermdiaire) ?
Hirarchisation des familles dachats : Diagramme de Parto 36 : Aprs avoir ralis cette classification, il faut tudier quelles sont les familles dachats stratgiques. En utilisant le diagramme de Parto, nous pouvons distinguer 3 classes de familles dachats : - La classe A qui reprsente 80% des dpenses achats. En gnral, cette classe nest constitue que de 20% du nombre de familles total. Cest la rgle des 20/80 : 20% des familles reprsentent 80% des dpenses. - La classe B qui reprsente les 15% de dpenses supplmentaires - La classe C reprsentant les 5% restants
36 Vilfrdo Parto (1848-1923) est un sociologue et conomiste italien. Il demeure clbre pour son observation des 20% de la population qui possdent 80% des richesses en Italie, gnralise plus tard (par Joseph Juran et d'autres) en distribution de Pareto. Cette observation a t tendue d'autres domaines sous le terme de loi de Pareto . Page 52/88
Ce diagramme de Parto appliqu aux familles dachats permet de hirarchiser les problmes et de se focaliser sur les familles stratgiques (cest--dire celles de la classe A). En effet, il est utopique de croire quil est possible de grer toutes les familles dachats. Stratgiquement, il vaut mieux bien travailler sur un nombre de familles plus petit que dessayer de traiter superficiellement toutes les familles. Et cest dautant plus vrai dans les PME qui, ne loublions pas, ont des moyens humains encore limits et ont besoin daller lessentiel. Toutefois, Serge Lovino 37 met en vidence les limites de cette classification : - Elle nest base que sur lengagement financier de lentreprise : Une famille forte dpense peut tre mise en avant alors quelle ne pose aucun problme. - Elle ne gre que des allocations de ressources. La consquence est quon attache de limportance une famille sans tenir compte des difficults internes ou externes. - Enfin, cette classification est statique (On constate des dpenses dj faites). Pour dterminer les familles stratgiques, il conviendra donc de ne pas uniquement se baser sur lenjeu financier, mais de tenir compte des contraintes du march, des risques encourus et de la stratgie de lentreprise.
3.2.1.2. Analyse des besoins
Dans loptique de llaboration dune stratgie achats efficace, il convient de connatre les besoins de lentreprise en terme dachats, en tudiant :
37 Lovino S., Management des fournisseurs, Cours ESSEC, 2009 Page 53/88 - les besoins fondamentaux de lentreprise - les besoins par famille dachats
Besoins fondamentaux : Les besoins fondamentaux sont les besoins qualitatifs de lentreprise, qui peuvent parfois sapparenter ses besoins stratgiques. Il est donc primordial, dune part de les connatre, et dautre part de les appliquer et de les valuer lors du sourcing de nouveaux fournisseurs ou lors dentre sur de nouveaux marchs. En effet, nous verrons, dans la phase de visualisation du portefeuille achats, quil est important dintgrer cette dimension dans lanalyse des contraintes internes. Ces besoins peuvent tre : acquisition davance technologique, rgles de confidentialit vis-- vis de la concurrence, assurer la prennit des sources dapprovisionnement pendant une dure de X annes, etc
Besoins par famille dachats : Lobjectif est ici de dterminer les besoins proprement dits, famille par famille, en valuant : - les quantits achetes (anne N + 3 dernires annes + prvisions sur les 3 prochaines annes) - le montant achet (anne N + prvisions sur les 3 prochaines annes) Ces informations sont complter par : - lenjeu financier de la famille (classification produits A, B ou C dans lanalyse de Parto 38 ) - lapprciation globale de la qualit par lvaluation des 2 ou 3 plus gros fournisseurs de la famille Dans le cadre de produits spcifiques, quipements et systmes, il convient de prendre en considration, en plus des informations prcdentes, la notion de fonctionnalit. Lanalyse se fait alors partir du cahier des charges fonctionnel. 39
De mme que pour ltape prcdente, Roger Perrotin nous propose une check-list de vrification :
38 Voir chapitre sur ltape Visualisation du portefeuille Achats 39 Pour plus dinformations, consulter le livre de Roger Perrotin, Le marketing achats, Editions dorganisation, 3 e dition, 2007 Page 54/88 Check-list Connaissance des besoins OUI NON 1. Existe-t-il un cahier des charges o fonctionnel ? o technique ? 2. Connaissons-nous la drive des cots et lvolution de nos chiffres daffaires sur les 3 dernires annes ? 3. Avons-nous des prvisions sur les 3 prochaines annes ? 4. Connaissons-nous la performance de nos 3 plus gros fournisseurs ? 5. Avons-nous un dcoupage technique des systmes de la famille ? 6. Quelles sont les autres applications de la technologie ? 7. Connaissons-nous la filire des produits ? 8. Connaissons-nous la situation des produits sur leur courbe de vie ? 9. Sommes-nous placs dans un march de contreparties ?
3.2.1.3. Analyse du march
Lobjectif est ici dvaluer, pour chaque famille dachats stratgique, le march dans lequel elle volue. Cette analyse consiste : - caractriser le march - dterminer ses limites - tablir les stratgies des diffrents acteurs du march - dterminer les diffrents freins lachat
Analyse de Porter : La structure dun march et la rentabilit des activits au sein de ce march dpendent de 5 forces : - La menace de nouveaux entrants ou les barrires lentre - Lintensit de la concurrence entre les entreprises du secteur (taux de croissance du march, nombre et stratgie des concurrents, ) - La menace de produits de substitution (produits ou technologies dautres secteurs remplissant les mmes fonctions) - Le pouvoir de ngociation des clients - Le pouvoir de ngociation des fournisseurs
Page 55/88 Ces 5 forces sont reprsentes dans le schma de Porter 40 :
Matrice des marchs : Afin de caractriser un march fournisseur, il convient de dterminer sa complexit en tudiant les contraintes imposes par le march. Ces contraintes sont indpendantes des contraintes internes de lentreprise (qui seront tudies lors de la visualisation du portefeuille achats) : Elles mesurent une complexit externe. Ces contraintes externes peuvent tre : - soit techniques - soit commerciales On considrera la complexit technique dun march fournisseur en fonction de la difficult pour lentreprise de considrer les offres comme substituables. Cette complexit technique peut se mesurer selon 4 variables : - le degr dhtrognit des offres - le degr de spcialisation des fournisseurs
40 Michael Porter, n en 1947, est un professeur de stratgie d'entreprise de l'universit de Harvard, professeur honoraire dans de nombreuses universits (dont l'Universit de Leipzig), galement spcialiste de l'conomie du dveloppement. L'un des principaux apports thoriques de Porter consiste en une modlisation de l'environnement concurrentiel de l'entreprise sous la forme de cinq facteurs, dits forces de Porter, qui influent sur le partage des profits au sein d'une industrie. Page 56/88 - la stabilit des technologies mises en uvre - la dure de vie des produits La notion de complexit commerciale est elle base sur lide quil est plus ou moins difficile de faire jouer la concurrence entre les fournisseurs. Ce problme peut rsulter de 2 phnomnes : - la structure concurrentielle du march - la stabilit concurrentielle Le schma de Porter illustre trs bien ces points.
La reprsentation de cette matrice est la suivante :
- Les marchs placides sont des marchs o les complexits techniques et commerciales sont faibles. Cest la position idale. - Les marchs commerciaux sont des marchs concurrentiels dans lequel il est difficile de se positionner. Il en est ainsi de tous les marchs oligopolistiques. Page 57/88 - Les marchs techniques sont des marchs o la complexit technique est claire mais o la concurrence joue nanmoins assez bien. - Enfin, les marchs turbulents combinent les 2 dimensions de complexit.
3.2.1.4. Analyse interne : Visualisation du portefeuille achats
Lobjectif est ici de visualiser le portefeuille global des achats et de ltudier afin didentifier et de hirarchiser les actions mettre en place.
Matrice des achats : La matrice des achats permet une bonne visualisation stratgique du portefeuille achats. Pour cela, nous allons prendre en compte et quantifier 2 dimensions : - lengagement financier de la famille concerne : Cette dimension est dtermine par la classification de PARETO ralise prcdemment et caractrise par lindice dengagement (Ie). - Les risques globaux encourus par la famille, caractriss par lindice de risque (Ir).
Il ne sagit pas encore ici des risques fournisseurs mais bien des risques dans leur globalit. En effet, lobjectif est de connatre le caractre stratgique dune famille dachats en fonction de son enjeu financier bien videmment, mais galement de son niveau de risques pour lentreprise. Ceci permet dintgrer dans le choix des familles stratgiques, dautres facteurs que le simple engagement financier mis en vidence par le diagramme de Parto.
Voici la reprsentation graphique de cette matrice :
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Dtermination et quantification des risques : Pour commencer, il est important de faire la distinction entre les notions de risque et de contrainte . En effet, nous avons, lors de ltude de la matrice des marchs, tudi les contraintes externes imposes par les marchs. Une contrainte peut entraner une gne parfois importante dans le travail de lacheteur sans pour autant prsenter un risque quelconque pour lentreprise (ex : absence de communication interne, lourdeur administrative, absence de normes, etc). Inversement, une contrainte faible peut avoir des risques importants pour lentreprise (ex : La contrainte cahier des charges draconien peut entrainer un risque de dfaillance du produit par rapport son utilisation prvue).
Les risques globaux peuvent tre rpartis en 6 grandes familles : - les risques conomiques - les risques financiers - les risques industriels et qualit - les risques juridiques Page 59/88 - les risques mtier - les risques lis limage Ce sont quasiment les mmes catgories que pour les risques fournisseurs, la seule diffrence que nous les valuons lchelle de lentreprise. La mthode didentification et de quantification des risques sera tudie dans la prochaine tape de la gestion des risques. Le processus sera exactement le mme.
3.2.1.5. Synthse : la matrice de dcision
Cette matrice de dcision reprend les lments tudis prcdemment afin davoir une vue stratgique de lactivit du service Achats et de son march. Elle reprend les caractristiques des achats (matrice des achats) et celles des marchs (matrice des marchs). Elle a donc 16 cases et se prsente ainsi :
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Cette matrice permet donc de visualiser une famille dachats en fonction de la complexit externe (celle des marchs) et de la complexit interne (celle de lentreprise).
Etude des positions : 1/ Les positions favorables (en vert) : Seule lintensit de lengagement financier peut gnrer une certaine complexit interne. Mais ce nest pas du ressort de lacheteur de modifier ces positions. 2/ Les positions acceptables (en orange) : - Achats lourds : On peut accepter de grer les achats lourds (Ie 41 lev Ir 42 faible) sur un march commercial, dans lequel la structure concurrentielle sera dfavorable. - Achats risqus : On peut accepter de grer les achats risqus (Ie faible Ir lev) sur des marchs ayant une complexit lie ces risques, ce qui sera le plus souvent le cas pour des marchs complexit technique. - Achats stratgiques : On peut considrer toutes les positions des achats stratgiques (Ie lev Ir lev) comme acceptables car limportance est telle pour lentreprise que la qualit de la relation avec les fournisseurs joue souvent un rle prpondrant par rapport aux caractristiques du march fournisseur concern. 3/ Les positions inacceptables : Par inacceptable, on considre les positions pour lesquelles il existe une trop grande disproportion entre lenjeu rel et le niveau de complexit grer. - Achats simples : Sont considrs comme inacceptables les achats simples (Ie faible Ir faible) dans un march ayant une complexit externe quelconque, quelle soit commerciale ou technique. En effet, il nest pas acceptable, pour des achats ayant un niveau dengagement faible et un niveau de risques faible, que lacheteur ait grer une complexit externe sur ces approvisionnements. - Achats lourds : Pour ces achats, les positions inacceptables correspondent aux marchs techniques et turbulents. En effet, sur ces positions, la complexit externe technique est leve et nest pas de mme nature que la complexit interne base sur lindice dengagement.
41 Ie : Indice dEngagement 42 Ir : Indice de Risques Page 61/88 - Achats risqus : Par le mme raisonnement, sont considrs comme inacceptables les achats risqus dans des marchs commerciaux et turbulents.
Etude des mouvements : Maintenant que les positions des familles dachats ont t dtermines, la stratgie consistera mettre en place des actions pour amliorer la position des familles en position inacceptable. Etant donn que lengagement financier ne dpend pas de lacheteur mais de la stratgie de lentreprise, la diminution de la complexit interne (dplacement vers la gauche sur la matrice) passera par la diminution des risques auxquels les familles dachats sont soumises. Nous entrons l dans la phase de pilotage des risques. De mme, pour amliorer sa position en se dplaant vers le bas, il convient de faire en sorte de diminuer la complexit externe du march, quelle soit technique ou commerciale. Et cela peut se faire par une segmentation du march en question pour dfinir des marchs de rfrence moins complexes que le march fournisseur dans son ensemble.
3.2.2. Cartographie des risques fournisseurs
La cartographie des risques est une dmarche ralise de faon itrative et qui peut se dcomposer en 4 tapes : - lidentification des fournisseurs stratgiques - lidentification des risques fournisseurs - lvaluation des risques fournisseurs - le reporting Cette dmarche de cartographie est primordiale pour une bonne gestion des risques fournisseurs. En effet, comment bien grer les risques sils sont mal identifis ou mal valus ? Malgr tout, cette dmarche est encore peu ralise en entreprise. Selon lenqute ralise dans le cadre de ce mmoire 43 , seulement 29% des PME ralisent une cartographie des risques au moins une fois par an :
43 Voir rsultats de lenqute en annexe. Page 62/88
3.2.2.1. Dtermination des fournisseurs stratgiques
Lorsque que lon demande aux directeurs Achats en PME les freins quils rencontrent pour une bonne gestion des risques 44 , la premire rponse est un manque de moyens humains (avec 17% des rponses). Il parat donc utopique (mme pour une grosse entreprise) danalyser lensemble des fournisseurs.
Il convient donc de se focaliser sur les fournisseurs stratgiques. Mais que mettre sous cette tiquette de fournisseur stratgique ? La premire considration sera celle de lengagement financier. Comme pour la classification des familles dachats, une analyse de Parto permettra de mettre en vidence les 20% de fournisseurs chez lesquels 80% du budget achats est dpens. Ces fournisseurs stratgiques reprsentent un engagement financier fort pour lentreprise :
44 Rsultats de lenqute en annexe 20% 53% 0% 0% 3% 8% 18% NSP Jamais Tous les mois Tous les trimestres Tous les semestres 1 fois en dbut d'anne 1 fois lors de la mise en place de la stratgie Combien de fois par an ralisez-vous une cartographie des risques ? Page 63/88
Ensuite, la dmarche de marketing Achats, pralable lanalyse et au pilotage des risques, a permis de mettre en vidence les familles stratgiques pour lentreprise (matrice des achats) :
Ces familles ont un enjeu important pour lentreprise (Ie lev) et reprsentent une part de risques importante (Ir lev). Les fournisseurs de ces familles ncessitent toute lattention des acheteurs.
Enfin, certains fournisseurs, mme sils nont pas (encore ?) t identifis par ces deux lments, peuvent tre stratgiques pour lentreprise aux vues dautres aspects, moins quantifiables, comme limage de lentreprise par exemple. Il peut galement sagir dun Page 64/88 nouveau fournisseur pour qui il nexiste pas encore assez dinformations mais qui est sur une niche stratgique.
Le panel de fournisseurs stratgiques est donc : - en constante volution au cours du temps - propre chaque entreprise
Les fournisseurs stratgiques identifis, il sera intressant de faire une analyse SWOT 45 de ces fournisseurs pour mieux les positionner sur leurs marchs respectifs. Conduire une analyse SWOT consiste effectuer deux diagnostics : - un diagnostic interne, qui identifie les forces et les faiblesses du fournisseur. Celles-ci peuvent tre dtermines l'aide d'une srie de modles d'analyse stratgique, tels que la chane de valeur, l'talonnage (benchmarking) ou l'analyse du tissu culturel. Il peut s'agir par exemple du portefeuille technologique, du niveau de notorit, de la prsence gographique, du rseau de partenaires, de la structure de gouvernement d'entreprise, etc. - un diagnostic externe, qui identifie les opportunits et les menaces prsentes dans l'environnement. Celles-ci peuvent tre dtermines l'aide d'une srie de modles d'analyse stratgique, tels que le modle Pestel, le modle de Porter ou encore une analyse de scnario. Il peut s'agir par exemple de l'irruption de nouveaux concurrents, de l'apparition d'une nouvelle technologie, de l'mergence d'une nouvelle rglementation, de l'ouverture de nouveaux marchs, etc.
45 Lanalyse SWOT, de l'anglais Strengths (forces), Weaknesses (faiblesses), Opportunities (opportunits), Threats (menaces), est un outil de stratgie d'entreprise permettant de dterminer les options stratgiques envisageables au niveau d'un domaine d'activit stratgique (DAS). Page 65/88
3.2.2.2. Identification des risques fournisseurs
Il sagit ici de lister lensemble des risques fournisseurs auxquels lentreprise est soumise, en les dcrivant de la faon la plus prcise possible : - classe de risques (macro-conomiques, industriels, juridiques, financiers, humains) - origine des causes (naturelles, humaines, techniques, conomiques,) - consquences induites - ressources affectes Plus la description des risques sera prcise, plus il sera simple de lvaluer ensuite.
Paralllement lidentification des risques, il convient dtudier les dispositifs de contrle interne dores et dj mis en place pour ces risques, afin de distinguer risques bruts et risques nets (voir Evaluation des risques fournisseurs).
Notion de titulaire du risque : Au cours des tapes didentification et dvaluation des risques fournisseurs, il convient de comprendre cette notion de titulaire du risque. En effet, il est impossible, mme pour un service Achats trs mature et en relation constante avec les autres services de lentreprise, de connatre lensemble des risques de celle-ci et de savoir les valuer correctement. Page 66/88 Il est vrai que ce sont les acheteurs qui sont le plus souvent les principaux interlocuteurs des fournisseurs. Toutefois, certains risques fournisseurs peuvent ntre connus que du service financier ou du service production, par exemple. Car ce sont eux qui sont en contact direct avec ce risque et qui le grent. On les considre comme les titulaires du risque. Pour revenir lidentification et lvaluation des risques, il conviendra donc de sappuyer sur des entretiens raliss avec ces titulaires des risques, au sein de chaque service. Ce nest quen partenariat avec eux que va pouvoir se faire de faon optimale la gestion des risques. Nous abordons l une notion importante qui sera dveloppe plus tard qui est la communication interne autour de cette problmatique de gestion des risques : Il faut que tous les services de lentreprise comprennent les enjeux de celle-ci et quils prennent part au processus global, de lanalyse la mise en place du plan daction.
Rsultats : Les risques fournisseurs auxquels sont soumises les entreprises varient en fonction du secteur dactivit ou de la taille de lentreprise. Toutefois, il existe un tronc commun que nous avons abord dans le chapitre 3, Apprhender les risques fournisseurs. Cette liste pourra tre une base partir de laquelle chaque entreprise pourra dmarrer lidentification de ses risques fournisseurs.
3.2.2.3. Evaluation des risques fournisseurs
Mthode dvaluation des risques : Maintenant que les risques fournisseurs ont t lists, il faut les valuer en se basant, quand cela est possible, sur des critres quantitatifs. Pour connatre ces indicateurs, reportez-vous au chapitre 3, Apprhender les risques fournisseurs. Dans cette dmarche dvaluation des risques, il convient, pour obtenir des rsultats optimums, de mettre en place un questionnaire destin au titulaire du risque et permettant : - de laider dans lvaluation des risques - de favoriser un rfrentiel commun (voir ci-dessous) Cette dmarche devra se faire sur 2 plans : - un plan gnral permettant davoir une vision globale des risques fournisseurs, - un plan particulier, dans lequel chaque fournisseur stratgique sera valu. Page 67/88 Comme nous pourrons le voir dans le chapitre sur la mise en place du plan daction, ces 2 dimensions, bien que forcment en relation troite, vont entrainer des actions diffrentes.
Notion de signaux faibles : Comme nous avions commenc en parler lors de ltude des risques fournisseurs, certains indicateurs (notamment financiers) ne sont pas toujours rcents et jour. Compte-tenu des conditions financires et conomiques du moment, la situation dune entreprise peut trs rapidement changer. Il est donc primordial de sattarder sur ce quon appelle les signaux faibles : Il sagit dun travail direct avec le fournisseur, notamment les fournisseurs stratgiques ou les nouveaux fournisseurs, pour reprer certains signes qui peuvent tre caractristiques dune situation difficile (grves du personnel, licenciements conomiques, production partiellement interrompue, etc). Par contre, il est clair que ces signaux faibles ne pourront tre perus que sur le terrain ! Et je ne peux mempcher de relever cela car il sagit dun point primordial dans le rle dacheteur : Si un acheteur veut se tenir au courant de la sant de ses fournisseurs, de lvolution dun march, de lapparition de nouvelles technologies, et tre force de proposition dans son entreprise, il doit absolument sortir de son bureau ! Et tre en contact direct avec les acteurs de ses marchs et de ses filires !
Importance dun rfrentiel commun : Nous avons parl prcdemment de limportance de la dtermination du titulaire du risque pour une identification et une valuation optimale des risques. La phase dvaluation est une phase dlicate car elle ncessite de dterminer prcisment un rfrentiel commun. En effet, compte-tenu du nombre de personnes intervenant dans cette phase, ce rfrentiel permettra dassurer la cohrence des rsultats obtenus. Le rfrentiel commun pourra prendre la forme, au niveau du questionnaire, de propositions prcises pour chaque notation (de 1 5 pour la probabilit et limpact) permettant au titulaire du risque de mieux se positionner.
Notion de risque brut et de risque net : Il est important, dans la gestion des risques, de faire la distinction entre un risque brut et un risque net. Le risque brut permet danalyser lexposition absolue de lentreprise au risque, en labsence de tout lment de contrle de ce risque. Page 68/88 Le risque net correspond lexposition actuelle de lentreprise ce risque, en prenant en compte les dispositifs de maitrise mis en place. En terme dvaluation, il est dailleurs plus simple pour les oprationnels dvaluer un risque net car il sagit finalement du risque tel quils le peroivent rellement. Toutefois, il est primordial dvaluer le risque brut afin de mettre en vidence lefficience du dispositif de matrise 46 de celui-ci.
Evaluation de la gravit du risque fournisseur : Lvaluation de la gravit du risque fournisseur va se raliser selon 2 critres : - la probabilit doccurrence du risque, cest--dire la probabilit que ce risque se ralise - le niveau dimpact potentiel, cest--dire limpact quaura ce risque sur lentreprise sil se ralise Ces 2 critres ont des chelles dvaluation allant de 1 5 suivant les critres de quantification prcis. Ces critres sont explicits plus en dtail en annexe.
Cot Total du Risque (CTR) / Cot de Matrise du Risque (CMR) : Pour dterminer limpact potentiel dun risque fournisseur sur lentreprise, le critre principal dvaluation reste limpact financier que pourrait avoir ce risque sur lentreprise. On parle galement de Cot Total du Risque. Il est important de chiffrer ce CTR afin de le comparer au
46 voir plus loin la notion defficience du dispositif de matrise Page 69/88 Cot de Matrise du Risque (CMR), le CMR tant le cot de la mise en place du dispositif de contrle. En effet, il est primordial stratgiquement de pouvoir comparer ces 2 indices car si le CMR est suprieur au CTR, il ny a aucun intrt financier traiter ce risque. Dans ce cas, - soit on transfre le risque ( une police dassurance par exemple) mais les cots peuvent tre galement levs - soit on accepte ce risque, sans mettre en place de dispositif de contrle.
Lefficience du dispositif de matrise : Lefficience dun dispositif de matrise dun risque est la rsultante de 2 variantes : - la pertinence, qui constitue laptitude dun dispositif rduire la gravit dun risque, par la diminution de la probabilit doccurrence ou de limpact potentiel. Lchelle dvaluation retenue peut tre : Appropri / Perfectible / Inadquat. - la performance, correspond la qualit de lapplication oprationnelle dun dispositif de matrise donn. Lchelle dvaluation peut tre : Appliqu / Partiellement appliqu / Non appliqu. Par exemple, un dispositif de contrle interne de risques peut tre efficace mais une mauvaise application peut en diminuer ses effets. Ainsi, lefficience du dispositif de matrise correspond la diffrence entre le risque brut et le risque net. Plus lcart est grand, plus le dispositif est pertinent et performant.
Notion de risque rsiduel : Certains assimilent le risque rsiduel au risque net, cest--dire le risque substituant aprs le traitement de ce risque. Nous utiliserons plutt ce terme de risque rsiduel pour la part incompressible du risque, part qui ne pourra jamais tre limine, quelque soient les actions mises en place.
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Lintrt de la dtermination de ce risque rsiduel est de savoir jusquo peut aller la matrise du risque et quel peut tre le rsultat optimum. Cette donne sera importante dans la prise de dcision stratgique : Si le risque rsiduel est trop important, mieux vaut se demander sil est judicieux de le prendre. Ou alors lentreprise peut, par exemple, souscrire une police dassurance afin de transfrer ce risque rsiduel vers la compagnie qui en assumera le cot.
3.2.2.4. Mise en place du reporting des risques fournisseurs
Lobjectif est maintenant de synthtiser les informations recueillies sous forme de tableaux de bords. Ces tableaux de bord vont permettre : - davoir une vision densemble de la situation - de mettre en avant les risques fournisseurs traiter - de suivre les rsultats sur une priode donne Repositionnons-nous dans le cadre dune PME : Il est primordial ici davoir des tableaux synthtiques ! Car, toujours pour une question de gestion du temps et des moyens humains, il est inutile de compliquer la lecture de ces tableaux par trop dinformations. Pour reprendre dadage, Trop dinformation tue linformation ! .
Page 71/88 Plan global de gestion des risques fournisseurs : Les 2 lments qui vont permettre de synthtiser lensemble des risques fournisseurs des familles stratgiques sont : 1. la grille dvaluation et de gestion des risques fournisseurs (en annexe) 2. la reprsentation de cette grille par la matrice des risques sur laquelle seront positionns les 10 risques les plus pertinents, en faisant la distinction entre risques bruts et nets (voir ci- dessous)
Attardons-nous quelques instants sur cette matrice des risques : Elle permet de visualiser les risques fournisseurs les plus importants au niveau des familles stratgiques. Elle reprend les lments vus lors de lvaluation : ! les risques bruts ! les risques nets (aprs la mise en place dun dispositif de contrle interne) ! lefficience du dispositif de contrle interne (reprsente par la flche noire). Page 72/88 ! Plus cette flche est grande et plus le contrle est efficient. Cela permet de voir quels sont les risques qui sont dj bien contrls et, au contraire, quels sont ceux pour lesquels il faudrait revoir le dispositif.
Tableau de bord fournisseur stratgique : Cette mthodologie doit permettre galement, au-del des risques fournisseurs globaux, de sattarder plus en dtail sur les risques chez chaque fournisseur stratgique, et dtablir un tableau de bord des risques pour chacun, un peu la manire des tableaux de bord que lon peut retrouver dans le management des fournisseurs. Ce tableau de bord permettra, pour chaque fournisseur stratgique, davoir une vue prcise et synthtique des risques encourus et des actions mises en place lors du pilotage des risques. Un exemple de tableau de bord de la gestion des risques dun fournisseur stratgique se trouve en annexe.
3.2.3. Pilotage des risques fournisseurs
Aprs avoir labor la cartographie des risques fournisseurs, il faut maintenant les piloter. Quest-ce que le terme pilotage des risques signifie exactement ? Le pilotage des risques consiste : - Elaborer le plan de rduction des risques - Mettre en place les actions - Suivre les actions et leurs rsultats
3.2.3.1. Les stratgies de gestion dun risque
Les 5 manires de grer un risque sont les suivantes : La prvention, lacceptation, lvitement, la rduction, le transfert. Evidemment, dans la pratique, les actions mises en place pour la gestion dun risque peuvent tre une combinaison de diffrentes mthodes.
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- La prvention : Lobjectif est de limiter lapparition de lvnement redout, ce qui revient diminuer la probabilit doccurrence du risque. Cette stratgie est, le plus souvent, applique en premier lieu.
- L'acceptation : Lacceptation consiste ne mettre en place aucun dispositif de contrle du risque et donc accepter de prendre ce risque tel quil est. Cette dcision est le plus souvent due un CMR (Cot de Matrise du Risque) > CTR (Cot Total du Risque) : Si limpact financier que pourra avoir ce risque est plus faible que le cot de matrise de celui-ci, lentreprise na aucun intrt agir. Il faudra alors se poser la question de savoir sil est vraiment indispensable pour lentreprise de prendre ce risque.
- Lvitement : Cette technique radicale consiste ne plus prendre ce risque en liminant sa cause. Elle est peu utilise mais elle peut tre ncessaire lorsque, par exemple, limpact financier du risque Page 74/88 long terme est largement suprieur au profit que lentreprise pourra retirer de laction son origine.
- La rduction : Veille, identification des risques par l'audit, analyse par la recherche des facteurs de risques et des vulnrabilits, matrise des risques par les mesures de prvention et de protection : C'est la dmarche classique de gestion des risques. Par la mise en place de dispositifs de matrise, la gravit des risques est rduite, soit par la rduction de la probabilit doccurrence, soit par la rduction de leur impact.
- Le transfert : Le transfert de risques a dj t abord prcdemment dans le cas des risques rsiduels. Lobjectif est ici de transfrer le risque une entit extrieure lentreprise afin quelle en prenne la charge. Dans le cas dun risque rsiduel, il sagit alors de ramener sa gravit 0 en le transfrant, gnralement chez un assureur. Ce transfert de risques peut galement seffectuer quand lentreprise sous-traite lactivit risque sous une forme ou une autre (sous-traitance directe, en cascade, externalisation). Attention toutefois que ce transfert naugmente sa gravit, si le sous-traitant est non qualifi ou ddaigneux du risque en question. De plus, attention ne pas tomber dans le travers de transfrer le risque en interne : Un transfert de risque nest videmment efficace que sil est transfrer lextrieur de lentreprise. Cest la notion dquilibre interne qui a dj t aborde prcdemment : Il ny a aucun intrt pour lentreprise diminuer un risque en en augmentant un autre !
3.2.3.2. Les diffrentes phases pour un pilotage russi en PME
Lors de lenqute ralise, il a t demand aux PME de classer les diffrentes tapes de la gestion des risques, de la phase la mieux mise en place la phase la moins bien mise en place :
Page 75/88 1. Analyse des risques 2. Dtermination des scnarios de rduction possibles des risques 3. Dcision sur le scnario adquat 4. Mise en place des actions 5. Communication auprs des autres services 6. Suivi rgulier des actions Et nous pouvons nous apercevoir que, plus nous avanons dans le processus, moins les tapes sont matrises et correctement mises en place. Pourtant, mme si la cartographie des risques est importante, elle ne sert rien si elle nest pas suivie de la mise en place dactions. Chacune des tapes du pilotage des risques est importante pour obtenir de vrais rsultats.
Plan de rduction des risques : La premire tape est de dterminer les actions qui vont tre mises en place, les personnes qui vont les mener et sous quel timing. En rsum, il faut rpondre aux questions : Comment ? Qui ? Quand ? Comment correspond la stratgie mise en place pour traiter le risque Qui correspond le plus souvent au titulaire du risque Quand correspond au timing de ralisation des actions
Page 76/88 Ces lments sont repris dans la grille dvaluation et de gestion des risques fournisseurs 47 . Il conviendra galement de raliser une fiche de route pour chaque intervenant afin que chacun connaisse les tches quil a accomplir et sous quel dlai. Cette phase, tout comme la phase prcdente de cartographie des risques doit se faire en partenariat avec les diffrents titulaires des risques et les futurs intervenants afin dtre sr dobtenir ladhsion de tout le monde au plan de rduction des risques.
Mise en place des actions : La seconde phase consiste mettre en place les actions qui auront t pralablement dtermines.
Suivi des actions et des rsultats : Cette phase est primordiale dans la gestion des risques et trop souvent mise de ct. - Suivi des actions : Sans suivi des actions, beaucoup dintervenants, sils nont pas adhr totalement au projet, ne prendront pas la peine de mettre en place rellement les actions. Il faut tre derrire les gens pour que cela avance ! Pour cela, il faut ds le dpart instaurer des runions rgulires. Ces runions peuvent tre uniquement destines la gestion des risques mais peuvent galement sintgrer dans des runions existantes de revue des fournisseurs, comits achats, etc Il faut galement penser mettre rgulirement les documentations existantes jour, que ce soient les fiches fournisseurs, la grille dvaluation et de gestion des risques, les plans de progrs, les reporting achats, etc - Il est galement important de suivre lvolution des rsultats tout au long du processus de gestion des risques pour valuer lefficacit des actions mises en place. Ce suivi rgulier des rsultats obtenus permettra ensuite de prendre les dcisions qui en dcoulent : - Soit les rsultats sont la hauteur de ce qui tait attendu et les actions peuvent continuer dans le mme sens - Soit les rsultats sont mauvais et il convient donc de revoir la situation et de rtudier le risque fournisseur concern, depuis lvaluation de ce risque jusqu la mise en place dun nouveau scnario de gestion de ce risque.
47 En annexe Page 77/88 3.2.4. Limportance de la communication interne et externe
La communication, aussi bien en interne quen externe, est un facteur primordial de russite tout au long du processus de gestion des risques : Lorsque la communication est absente ou de mauvaise qualit, il est impossible dlaborer une gestion des risques efficace. Cette communication est dautant plus importante que la gestion des risques fait appel de nombreux intervenants internes (dans les autres services) et externes (fournisseurs). Mme si ce sont les Achats qui pilotent, linformation vient en grande partie de ces intervenants et il faudra donc trouver le bon discours pour rallier ces intervenants au projet. Et lorsque nous regardons les rsultats de lenqute, nous pouvons nous apercevoir que la communication nest pas bien mise en place : Classement des tapes de la gestion des risques, de la phase la mieux mise en place la phase la moins bien ralise : 1. Analyse des risques 2. Dtermination des scnarios de rduction possibles des risques 3. Dcision sur le scnario adquat 4. Mise en place des actions 5. Communication auprs des autres services 6. Suivi rgulier des actions Ce qui explique en partie les checs que les PME peuvent avoir subis.
La communication sur les risques a pour finalits : ! linformation et lducation des diffrents intervenants internes et externes, grce une meilleure comprhension des problmes : Il faut que chacun comprenne lintrt, pour lentreprise (et pour le fournisseur), de cette dmarche de gestion des risques afin de se lapproprier. ! la prise en compte de la diversit des niveaux de comprhension et de la divergence vidente des intrts. Selon Frdric Bernard et Eric Salviac 48 , Pour communiquer efficacement sur les risques, il faut : ! dterminer le primtre concern ! recueillir des donnes fiables ! prsenter son analyse de la situation ! expliquer les raisons et les consquences de la situation ! faire des parties prenantes un alli.
48 Bernard F. & Salviac E., Fonction Achats : Contrle interne et gestion des risques, Maxima, 2009 Page 78/88
Quels sont les freins rencontrs par un service Achats en PME ?
- La gestion des risques est peu traite en PME Tout dabord, la gestion des risques est encore mal aborde dans les PME : En effet, selon ltude ralise dans le cadre de ce mmoire, seulement 28% des entreprises considrent traiter correctement la gestion des risques.
Cela signifie que la plupart des PME nont pas peru lintrt de cette dmarche. Il faudra donc que les Achats communiquent beaucoup sur ses intrts pour lentreprise et pour chacun de ses salaris.
- Manque de soutien de la direction gnrale en PME : Lorsque lon demande les raisons de ce manque de gestion des risques, les 2 principales raisons voques concernent la direction gnrale : 28% 15% 55% 3% La gestion des risques est-elle traite, d'une manire ou d'une autre, au sein de votre entreprise ? Oui Non Oui, mais de faon limite NSP Page 79/88
Cet lment est primordial. En effet, pour que le message passe correctement auprs de lensemble des services de lentreprise, la direction gnrale doit adhrer totalement au projet. Sans son soutien actif, ladhsion des salaris de lentreprise la gestion des risques ne sera que minime. Pourquoi satteler mettre quelque chose en place si mme la direction gnrale ny croit pas ou ny voit pas dintrt ? Pour cela, il faut, lorsque la direction gnrale manque de sensibilit sur ce sujet, trouver les arguments pour lui faire comprendre les intrts de cette dmarche. Ce qui nous amne un autre frein :
- Les intervenants nont pas tous la mme vision et les mmes intrts Tous les services nont pas le mme degr de comprhension et le mme regard sur la problmatique de gestion des risques. 2% 6% 8% 8% 13% 17% 22% 25% Les acteurs de l'entreprise ne se sentent pas concerns Les risques sont minimes et ne ncessitent pas qu'on s'y attarde Manque de moyens financiers Les diffrents services ne sont pas conscients des risques potentiels Manque de maturit Manque de moyens humains La gestion des risques n'est pas considre comme prioritaire par la direction Pas de stratgie globale sur des risques Si "non" ou "oui, mais de faon limite", pour quelle(s) raison(s) selon vous ? Page 80/88
Il parat vident que le discours ne sera pas le mme si lon parle au Directeur Gnral ou un responsable de production ! Il faut donc savoir adapter son discours en fonction de son interlocuteur, pour que chacun comprenne les intrts au niveau de lentreprise comme au niveau personnel.
- Le mode de fonctionnement est le plus souvent bas sur la raction que sur lanticipation Dans lenqute ralise, nous avons demand aux services Achats ce qui pouvait expliquer une mauvaise gestion des risques de leur part :
18% 78% 5% Pensez-vous que tous les services de l'entreprise ont la mme sensibilit face la gestion des risques ? Oui Non NSP 1% 1% 1% 5% 8% 11% 12% 12% 14% 17% 17% Les facteurs de risques sont bien identifis mais nous ne savons pas quelles actions mettre en place pour les piloter L'analyse des risques est faite, les actions mener sont dfinies mais il n'y a aucun suivi ensuite. Problmes de communication sur ce sujet avec les autres services internes Manque de moyens financiers Manque d'implication des autres services internes dans la gestion des risques Nous manquons d'informations (ex: chiffres lis la sant financire des fournisseurs) Manque de soutien de la part de la Direction Gnrale Difficults dans l'analyse et l'valuation des risques Les risques ne sont pas anticips et ne sont traits que lorsque le problme se prsente Manque de moyens humains Manque de maturit au sein du service Achats Si "non", quels sont les freins que vous rencontrez ? Page 81/88 Au-del des premires rponses qui sont importantes mais qui ne concerne pas la communication, la 3 e rponse est intressante : Pour 14% des PME, un des freins est que Les risques ne sont pas anticips et ne sont traits que lorsque le problme se prsente. . Ceci peut bien videmment sinterprter comme un manque de maturit du service Achats mais pas seulement. Cest surtout symptomatique dune raction humaine selon laquelle le problme nexiste pas tant quil nest pas effectivement arriv. En terme de communication, il va falloir faire passer les bons messages pour que lensemble des intervenants comprenne la dmarche et viter les ractions type : Pourquoi veulent-ils grer des risques alors que nous navons jamais rencontr de problmes !
- La rtention dinformation Comme cela a dj t abord dans les risques humains, beaucoup de personnes dans une entreprise pensent se donner de limportance en tant le seul titulaire de linformation. Cest un des flaux de la communication en gnral dans lentreprise. De plus, lanalyse des risques pourra sans doute mettre en vidence certains dysfonctionnements dans les processus, ce qui force les intervenants cacher certains lments. Dans lanalyse des risques, leur valuation ou la recherche de scnarii pour la diminution de ces risques, les intervenants ne vont pas donc pas ncessairement tre trs prolixes sur le sujet.
La communication sur les risques est primordiale si lon veut atteindre ses objectifs. Limportant est de bien mettre en place le cadre stratgique de la communication. Pour cela, il est ncessaire de dfinir : 1. lobjectif de la communication 2. les cibles 3. les types dapproches 4. les messages cls 5. les canaux et supports de communication Lobjectif de communication doit tre : - prcis (mesurable), - raliste (atteignable), - situ dans le temps et lespace. Page 82/88 Une fois les objectifs dfinis, il convient de dfinir des groupes cibles et de distinguer les groupes directement affects par le problme rsoudre, et les groupes ayant un rle jouer dans sa rsolution. Ensuite, il faut dterminer le type dapproche en fonction de chaque cible. Les mthodes sont varies : approche participative, information, ducation, formation, etc Puis, il sagit dlaborer les messages cls que lon veut faire passer. Dans ces messages, il faudra sattarder aussi bien sur le fond (contenu du message) que sur la manire dont on le fait passer (message rationnel, motionnel, positif, ngatif, etc). Enfin, il faut savoir comment communiquer ce message, cest--dire par quels canaux (politique, mdiatique, socio-culturel)
Dans certaines entreprises, cette dmarche de gestion des risques peut entraner des modifications assez fortes dans les habitudes de travail de certaines personnes. Nous entrons alors dans un processus de changement. Dans ce processus, il conviendra de prendre en compte 4 lments primordiaux de stabilit 49 : - un enjeu clair et prcis - une construction commune des rgles du jeu - la mise en place dun systme pour initier et rguler les actions - un tat desprit orient solution et non pas problme !
49 Management / Team Building, Cours ESSEC, 2009 Page 83/88 Conclusion
Les PME sont soumises de nombreux risques, particulirement les risques fournisseurs. Afin dassurer la prennit et la croissance de lentreprise, la gestion des risques doit faire partie de la stratgie Achats et tre intgre au travail quotidien des acheteurs.
Malgr tout, il existe encore une grosse diffrence, dans la gestion de ces risques entre les grands comptes et les PME. Et celle-ci repose finalement principalement sur une diffrence de maturit, aussi bien au niveau de la Direction Gnrale que des Achats : - La plupart des Directions Gnrales de PME ne sont pas assez sensibles la gestion des risques, ce qui cre des freins une bonne mise en place par les Achats (manque de soutien, manque de moyens, communication plus difficile, etc) - Quant aux directions Achats, leur manque de maturit les handicape dans le pilotage des risques fournisseurs, et plus particulirement dans la mise en place des processus, la gestion des priorits (en fonction des moyens allous) et la communication (interne et externe).
Toutefois, toutes les tudes rcentes montrent que la gestion des risques fournisseurs est une problmatique de plus en plus aborde par les PME et la crise aura eu lavantage dacclrer cette transformation. Cest une dimension qui deviendra, jen suis persuad, dans les prochaines annes, incontournable dans le rle des Achats dans lentreprise, quelle soit un grand groupe ou une PME. Et jespre que ce mmoire aura apport sa pierre ldifice en permettant dapporter aux PME la mthodologie et les outils ncessaires une bonne gestion des risques fournisseurs.
Je souhaiterais clturer ce mmoire sur une ouverture du dbat. Lors dun message post sur un Hub de Viado (pour obtenir des rponses au questionnaire), une personne a rpondu : Bonjour, lenqute sur les risques Achats dans les PME (mmoire ESSEC) minquite un peu car on reste toujours sur la partie ngative de la chose. Pour moi, on ne peut pas mettre tout dans des cases sinon plus personnes ne prendrait des risques pour dvelopper notre esprit de crativit sur le march hexagonal comme celui de linternational. Les Allemand moins frileux et moins scrupuleux arrivent sortir dignement de la crise et nous prennent des parts de march. Page 84/88 Arrtons de nous regarder le nombril et de vivre de nos acquis, bougeons, ragissons comme toutes choses il faut oser prendre des risques mesurs, pas la mode de nos banques qui spculent sur du vent.
Finalement, la question qui est souleve par ce commentaire est intressante : Une bonne gestion des risques est-elle synonyme de manque de prise de risques et dattentisme ? Et la question qui en dcoule : Si oui, est-ce une solution pour sortir gagnant de la crise ? . Selon moi, la dcision de prendre un risque ou pas est une dcision stratgique prise par la direction des Achats ou la Direction Gnrale. Evidemment, certains lments de mesure sont indispensable dans cette prise de dcision : Il me parat inconcevable de prendre un risque sans en avoir mesur dune part la gravit ( comparer avec le profit que peut apporter ce risque) et dautre part le cot de gestion du risque. Quel est lintrt de prendre un risque si nous savons ds le dpart quil cotera plus cher que ce quil va rapporter lentreprise ?! La gestion des risques doit tre au service de la stratgie et non pas linverse. Et ce nest pas parce quon contrle les risques quon en prend plus. Au contraire, cest selon moi, la meilleure faon de prendre les BONS risques.
Ce commentaire relve en revanche un point selon moi trs juste : Une entreprise nest comptitive que si elle sait prendre des risques. Des risques sur un nouveau march, sur une nouvelle technologie, etc Cest comme cela que les entreprises peuvent avoir un vritable avantage concurrentiel sur les autres. Et les Achats jouent galement un rle important dans ces dcisions. Ils vont pouvoir, par une bonne connaissance de leurs marchs, de leurs filires, et par la cration de partenariats avec ses fournisseurs stratgiques, dtecter ces opportunits de march avant les concurrents. Les Achats sont devenus une source indispensable dinformations et ils vont prendre une position de plus en plus stratgique, en tant force de proposition sur les futurs projets qui vont augmenter la comptitivit de lentreprise.
Selon une phrase de Monsieur Jouan 50 : Il y a 5 faons de regarder les vnements qui rgissent notre monde : - regarder ce qui se passe - demander ce qui se passe - contempler les vnements sans ragir
50 Jouan C., Les enjeux de la fonction Achats, Cours ESSEC, 2009 Page 85/88 - essayer de les comprendre - les provoquer pour que les choses changent Les Achats, grce leurs connaissances, doivent tre force de proposition afin de provoquer les vnements. Car ce nest quen provoquant soi-mme les vnements quon en ressortira gagnants ! Page 86/88 Bibliographie
Ouvrages sur la gestion des risques
IFACI, PriceWaterhouseCoopers & Landwell, Le management des risques de lentreprise, Ed. dorganisation, 2005 Barthelemy B., Gestion des risques : mthode doptimisation globale, Ed. dorganisation, 2004 Bouchet M-H, Intelligence conomique et gestion des risques, Ed. Pearson Education, 2007 Hassid O., La gestion des risques, Ed. Dunod, 2008 Prilhon P., La gestion des risques, Mthode MADS-MOZAR II, Ed. Dmos, 2007 Bernard F. & Salviac E., Fonction Achats : contrle interne et gestion des risques, Ed. Maxima, 2009 Leclerc X., Laudit du service Achats, Ed. Dunod, 1990 De Mareschal G., La cartographie des risques, Ed. Afnor, 2003 Bernard F., Gayraud R., Rousseau L., Le contrle interne : mthodologie et pilotage, Ed. Maxima, 2008 Bouyssou J., Thorie gnrale du risque, Ed. Economica, 1997 Louisot J-P, Gestion des risques, Ed. Afnor, 2005 Malleret T., Cleary S., Risques : perception, valuation, gestion, Ed. Maxima, 2006
Ouvrage sur les Achats
Perrotin R., Le marketing achats, Ed. dorganisation, 2007 Perrotin R. & Soulet de Brugire F., Le manuel des achats, Ed. dorganisation, 2008 Perrotin R. & Loubre J.M, Stratgies dachat, Ed. dorganisation, 2005 Bruel O., Management des Achats : Dcisions stratgiques, structurelles et oprationnelles, Ed. Economica, 2007 Garin H., La relation client-fournisseur, Ed. Afnor, 1993 Person H., Guide pratique de la fonction achats et approvisionnements en PME et PMI, Ed. Maxima, 4 e ed, 2008 Orsenna E. & le Cercle des Economistes, Un monde de ressources rares, librairie acadmique Perrin, 2007
Page 87/88 Ouvrages de Droit / Finances
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Ouvrage de mthodologie
Chevalier-Beaumel A., Russir la conduite dun entretien, Ed. Puits Fleuri, 2002 De Singly F., Lenqute et ses mthodes : le questionnaire, Armand Colin
Articles de presse
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Lettre des Achats Les risques prennent le pas sur les cots, Juin 2009 Repenser les relations clients-fournisseurs, Juin 2009 Comment viter les dfaillances fournisseurs, Fvrier 2010
Page 88/88 Etudes et enqutes extrieures
Etude Grant Thornton, Les pratiques des socits du SBF 120 en matire de gestion des risques, 2009 Etudes Altars, Dfaillances et sauvegardes dentreprises en France, 1 er trimestre 2009 & 3 e
trimestre 2010 Oxa Conseil, Configurer le contrle interne, Janvier 2010 Observatoire des achats, 4 e dition, Dcembre 2008 Observatoire des achats, 5 e dition, Janvier 2010 Toulon Var Technologies (TVT), Risques contractuels des PME, Juin 2009
Documents de cours
Villanove D., Management des Achats et de la qualit Pourchet P., Management stratgique des achats Lovino S., Management des fournisseurs Bourgeois M., Droit des affaires appliqu aux achats Jouan C., Les enjeux de la fonction Achats
Grille des critres dvaluation des risques fournisseurs Grille dvaluation et de gestion des risques fournisseurs Tableau de bord des risques fournisseurs pour chaque fournisseur stratgique Questionnaire et rsultats de lenqute sur la gestion des risques en PME