C3.

3 - Réussir une cartographie

Nous avons précédemment évoqué les enjeux, les étapes, les bonnes pratiques d’un projet BPM. Nous souhaitons ici
nous concentrer sur l’activité de cartographie, c’est-à-dire de modélisation, en présentant une méthode et quelques
éléments clés pour la réussir.

1. LA METHODE
Il est possible d’envisager différentes méthodes pour démarrer un projet de cartographie. Nous vous préconisons dans
ce cours de commencer par une approche hiérarchique, de type top-down.
Avec l’expérience, vous pourrez ensuite envisager d’autres démarches ou l’adapter à votre contexte. On entend par
hiérarchique, le fait que les processus vont être modélisés selon un niveau de détail croissant. On commence par
décrire les processus de façon macroscopique ou processus parent. Puis, on détaille les activités assimilées à des sous-
processus, ces derniers pouvant également être parent d’autres sous-processus.

Cette méthode a plusieurs avantages : elle permet une modélisation progressive et donc plus maitrisée. De plus, on
obtient ainsi plusieurs niveaux de cartographie qui correspondent à des niveaux de préoccupations différents, mais qui
ont chacun leur importance. Des processus trop vite détaillés pourraient manquer de clarté et de précision et votre joli
poster A0 pourrait finir au placard ! Toute la difficulté réside dans le fait de trouver le bon niveau de détail. Trop
générale, la cartographie présente peu d'intérêt opérationnel ; trop détaillée, elle est inexploitable.

Introduction à la cartographie des processus métiers

Eric DISSON, Leslie HUIN & Guilaine TALENS
1
Peu importe le niveau, chaque processus doit être modélisé du début à la fin. Pour vous aider, posez-vous les questions
suivantes :
 Quel est l’objectif de mon processus ? En quoi contribue-t-il à la création de valeurs pour mon organisation ?
Pourquoi en faire une modélisation ? Ces questions ne permettent pas de modéliser directement, mais vous
aident à cerner les objectifs de la modélisation pour ce processus particulier, mettre tout le monde d’accord et
garder le cap.
 Qu’est-ce qui déclenche mon processus ? On parle ici du ou des évènements qui démarrent la séquence
d’activités.
 Quels sont les résultats attendus ? Quelles sont les différentes fins possibles ?
 Quelles sont les activités de mon processus ? Comment s’enchainent-t-elles quand tout se passe bien ?
Quelles sont les exceptions ? De quelles façons, chacune peut se terminer ? Comment contrôler leur bon
déroulement ? Lorsque l’on travaille sur le processus de haut niveau, on ne répondra pas encore à toutes ces
questions. On se concentre sur le processus standard, avec environ 8 à 10 activités maximum.
 Quels sont les acteurs qui réalisent ces activités ?
 Enfin, quelles sont les interactions de mon processus avec d’autres processus, internes ou externes ? Quels
sont les flux de messages.

Cette méthode de modélisation doit donc être appliquée à chaque niveau hiérarchique : d’abord pour les activités du
processus de haut niveau, puis sur le détail des sous-processus et des sous-processus suivants. Pour garantir la
cohérence entre les diagrammes, définissez un référentiel de nommage.
Mais comment trouver les réponses à ces questions ? Plusieurs pistes possibles : vous pouvez organiser des ateliers de
modélisation où opérationnels, pilotes et analystes se rencontrent pour une séance de cartographie. Vous pouvez
réaliser des entretiens individuels, observer les acteurs en situation, utiliser de la documentation existante sur les
procédures de l’organisation. Ici, il n’y a pas une possibilité, mais plutôt une combinaison de pratiques en fonction de
vos objectifs et de vos marges de manœuvre. Notez également que la démarche pourra être différente si vous
modélisez l’existant ou si vous modélisez une version cible optimisée de votre processus.

2. ELEMENTS CLES
Dans ce cours, nous avons choisi le langage BPMN pour la modélisation de nos processus. La réussite de la
cartographie est donc fortement liée à la maitrise du BPMN. Mais comment savoir si un diagramme BPMN est réussi?
Comme dans beaucoup de modélisation, on recherche principalement 4 qualités :
 Le diagramme doit bien entendu être conforme à la norme, mais aussi aux usages de cette norme. Il peut
d’ailleurs parfois y avoir quelques contradictions entre les deux car une norme vivante se nourrit des
pratiques. Mais pour garantir qu’un modèle puisse être correctement interprété sans ambiguïté par tous, il
faut que celui-ci respecte les règles du langage BPMN. Au fur et à mesure de la pratique, vous aller acquérir les
bons réflexes de modélisation qui respectent les règles et les usages BPMN. Notez aussi que l’utilisation d’un
logiciel en conformité avec BPMN vous aide à rester dans la norme.
 Le diagramme doit également être cohérent. Un même concept doit être modélisé de la même façon dans
deux diagrammes différents. Il doit refléter la logique du processus et non celle du modélisateur. Des analystes
différents doivent normalement proposer la même structure de diagramme. Cette cohérence facilite la
compréhension et le partage des modèles.

Introduction à la cartographie des processus métiers

Eric DISSON, Leslie HUIN & Guilaine TALENS
2
  La troisième qualité recherchée est la clarté des schémas : un diagramme BPMN est avant tout un acte de
communication. Il doit être le plus lisible possible. Attention au fond comme à la forme :
o Définissez des règles de nommage de vos processus et des éléments qui le constituent, pour garantir la
cohérence entre vos modèles,
o Facilitez le sens de lecture en conservant un cheminement du processus de gauche à droite ou de haut
en bas,
o Evitez les croisements de flux et de messages comme des flux de séquences qui surchargent les
diagrammes,
o Utilisez les sous-processus en mode réduit pour masquer des niveaux de détails qui ne seraient pas la
préoccupation de vos interlocuteurs.
Ce ne sont ici que quelques exemples de pratiques pour faciliter une bonne lisibilité dans vos modèles.
 Enfin, un diagramme BPMN doit avoir un bon niveau de complétude : il doit refléter la grande majorité des
séquences possibles, des chemins, pour arriver aux différentes fins d’un processus. Il n’est pas toujours
nécessaire de couvrir tous les cas possibles. Il faut toujours garder les objectifs de la modélisation en tête afin
de ne pas modéliser pour le principe de modéliser. S’il n’est pas facile de commencer une cartographie, il est
tout aussi difficile de savoir quand on doit s’arrêter !
C’est en effet un des paradoxes de la modélisation. Il faut proposer une certaine complétude mais en même
temps, il ne faut pas forcément tout modéliser ! Il est TRES difficile d’arriver à modéliser tous les chemins
possibles et c’est souvent coûteux. Par exemple, il faut accepter que certains chemins alternatifs très peu
utilisés ne soient pas modélisés.

Un dernier petit conseil, quand on débute : n’ayez pas peur de l’erreur. Mieux vaut se tromper au début, cela montre
que l’on avance. L’analyste expert est ensuite là, pour vous accompagner dans la bonne direction. Rappelez-vous :
BPMN est un langage et comme tout langage, pas besoin d’avoir un style littéraire pour se faire comprendre. Vos
premiers diagrammes auront un sens, même avec quelques erreurs de syntaxe. C’est par la pratique, que vous allez
acquérir la logique processus et proposer des modèles clairs, cohérents et 100% conforme à la norme.

Introduction à la cartographie des processus métiers

Eric DISSON, Leslie HUIN & Guilaine TALENS
3