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Manuel Utilisateur Control de Gestion PDF
Manuel Utilisateur Control de Gestion PDF
1. Le menu principal
Une fois connecté, vous allez se retrouver avec votre menu principal :
C’est le menu qui vous a été donné en fonction des tâches que vous aurez à effectuer. Ce menu n’est pas
modifiable par vous-même et il vous permet d’accéder facilement aux signets, à la fonctionnalité de
recherche de personnalisation des pages, et au centre d’aide en ligne.
Avec la solution Sage X3, vous avez la possibilité d’ouvrir plusieurs onglets à la fois en cliquant sur l’icône
Ainsi, vous pouvez, par exemple ,saisir un budget et ouvrir un autre onglet pour la consultation.
- A partir de la loupe (en haut de la page) : vous cliquez sur cette icone et saisissez la fonction en
question
- Plan du site : vous permet désormais accéder à l’ensemble des fonctions depuis n’importe quel écran.
Cliquez sur « plan du site » en bas de la page et recherchez la fonction que vous souhaitez par le raccourci de
clavier « Ctrl+F».
Sur l’en-tête de votre menu, vous pouvez transférer une fonction vers la liste des favoris :
En vous positionnant sur la fonction en question, puis en sélectionnant l’icône de l’étoile en tête du
menu et en cliquant sur « ajouter aux signets », cette fonction sera ajoutée à la liste et devient
facilement accessible .
Cette fonction vous permettra de définir les caractéristiques d'un compte qui sera utilisé pour
enregistrer les écritures de la comptabilité analytique.
La liste gauche :
La sélection rapide
Avec des listes gauches, vous pouvez effectuer des sélections rapides, des picking, des possibilités de
filtrage.
Via clic sur le filtre :
➢ <= ou >= : il retourne tous les comptes qui contiennent cette partie du chiffre.
➢ Commence par : il retourne tous les comptes qui commencent par ce chiffre.
➢ = : Retourne le compte indiqué
Exemple :
Avant de créer le compte analytique, choisissez le plan comptable analytique (PCA) à travers le
bouton Plan dans la liste droite.
➢ Onglet « Généralités » :
▪ Intitulé court : Intitulé utilisé dans certains écrans ou états lorsqu'il n'y a pas assez de place pour
visualiser l'intitulé long
▪ Devise : Il s'agit de la devise de tenue de compte. Si la devise est spécifiée, les écritures seront
saisies uniquement dans cette devise. Si aucune devise n'est spécifiée, toute devise pourra être
acceptée en saisie d'écritures.
▪ Actif : Cette case permet de préciser si la fiche courante doit être active ou pas.
▪ Société/site/groupe : Si cette zone est renseignée, le compte sera accessible uniquement pour le
site, la société ou le groupe désigné.
▪ Période validité : Ces dates définissent la période pendant laquelle le compte peut être utilisé
pour la comptabilisation d'une écriture
▪ Classification : choisissez la classe du compte
▪ Compte par défaut : Il s'agit du compte par défaut qui sera suivi sur un autre plan. Si ce champ
n'est pas renseigné, le compte du plan 'destination' sera suivi mais sans association par défaut.
Lorsque le compte courant est suivi sur un autre plan, il est possible de lui associer un compte
par défaut sur le plan destination. Cette ligne permet de définir les règles de propagation du
compte courant vers un autre plan. Il reste facultatif e si vous ne souhaitez pas disposer d'une
valeur par défaut.
▪ Imputation obligatoire : L'imputation sur un compte est obligatoire lors de la création d’un
compte analytique ce qui signifie que le suivi sur le plan de compte indiqué ici sera obligatoire
en saisie des écritures comptables.
Afin de s'assurer de la cohérence des imputations, vous pouvez interdire la saisie des comptes
associés avec certaines sections, de comptes avec d'autres comptes ou de sections avec d'autres
sections.
Le principe est de définir des couples de 'codes d'interdiction' incompatibles lors de l'imputation.
Lorsqu'un compte et une section possèdent des codes incompatibles, ils ne peuvent être utilisés
ensembles pour l'imputation d'une même ligne d'écriture.
➢ Onglet « Analytique » :
▪ Suivi budgétaire : en cochant cette case, la saisie budgétaire est autorisée sur ce compte.
▪ Saisie unité d’œuvre : L'imputation en valeur, qu'elle soit analytique ou budgétaire, peut être
complétée par une imputation en quantité, sur la base de l'unité d'œuvre associée au compte
analytique. Si c’est le cas, cochez Saisie unité d’œuvre.
▪ Sections par défaut : Il est possible de préciser pour chaque axe une section par défaut qui sera
proposée lors de la saisie d'une écriture sur ce compte analytique.
Pour créer une section analytique, commencez par choisir l’axe en cliquant sur « Axe » au niveau de
la liste droite.
Pour une nouvelle création, vous avez le choix soit de commencer la création en cliquant sur le
bouton « Nouveau » ou de dupliquer une section créée. La création par duplication nécessite
uniquement de modifier le code de la section et l’intitulé.
▪ Actif : cette case permet de préciser si la fiche courante doit être active ou pas.
▪ Société/Site/Groupe : si cette zone est renseignée, le compte sera accessible uniquement pour le
site, la société ou le groupe désigné.
▪ Dates de validité : ces dates définissent la période pendant laquelle le compte peut être utilisé
pour la comptabilisation d'une écriture.
▪ Suivi budgétaire : en cochant cette case, vous pouvez construire un budget sur cette section.
▪ Autres axes : Il est possible d'initialiser la valeur d'un axe par rapport à un autre. En désignant
des axes et sections associées, la section courante peut être utilisée pour initialiser les axes en
question.
Une fois vous renseignez tous les champs, cliquez sur « créer » dans la liste droite. Puis, sur
- Pyramide : saisissez un code de la pyramide qui sera utilisé ultérieurement au niveau de toutes
les restitutions
Vous pouvez maintenant créer des groupes de sections en cliquant sur le bouton gauche de la souris
au niveau du sommet de la pyramide et ainsi affecter pour chaque groupe la ou les sections
souhaitées.
- Longueur sections : La valeur numérique saisie dans les différents champs disponibles permet
d'indiquer le nombre de caractères de chaque niveau de la pyramide.
Par exemple, si le nombre saisi est 4 pour le niveau 40, la longueur des groupes est de quatre
caractères. Si je garde uniquement deux niveaux : 10 et 20 et je mets successivement dans la
longueur 0 et 9 :
La répartition permet de ventiler un montant saisi en comptabilité générale sur plusieurs sections
analytiques.
- Coefficients/Section : saisissez les coefficients pour calculer le montant à affecter aux sections
définies ci-après. Il ne s’agit pas d’un pourcentage, le système calculant lui-même les poids
relatifs des différentes lignes par rapport au montant de l'écriture comptable.
Les schémas de répartition analytique permettent d'affecter, à posteriori, des charges ou des produits
dont les critères définitifs d'imputation ne sont pas connus au moment de la transaction.
- Intitulé.
- Type : le type de répartition conditionne la méthode de calcul du montant qui sera imputé sur la
ou les sections de destination. Dans votre cas, choisissez le type « saisie ».
- Section à répartir : choisissez la section à répartir, qui sera soldé après la répartition.
Vous pouvez utiliser "*" pour répartir toutes les sections de l’axe déjà saisi.
- Compte à répartir : choisissez le compte à répartir, qui sera soldé après la répartition
- Non report sections autres axes : Si cette case est flaguée, lors du traitement, seules les sections
de l'axe à répartir sont renseignées. Sinon, les sections des autres axes présents sont renseignées
sur les lignes d'écriture générées.
Ce traitement courant permet de lancer le calcul des répartitions analytiques en se basant sur les clés
de répartition à postériori paramétrés.
- Tous utilisateurs : cochez cette case si vous souhaitez que les données associées à tous les
utilisateurs soient concernées. Sinon, seul l'utilisateur dont le code est renseigné est concerné (à
défaut l'utilisateur courant).
- Période à répartir : choisissez les dates comptables à prendre en compte pour calculer les
montants à répartir.
- Période pour calcul : ce champ est utilisé seulement pour les schémas de répartition utilisant les
types de répartition « calculé Montant » ou « Calculé Quantité ».
▪ Réelle : une pièce réelle est une pièce qui est intégrée directement au niveau des
consultations et des éditions.
- Type de pièce : choisissez le type de pièce où sera comptabilisée la pièce comptable, ça doit être
obligatoirement analytique.
- Libelle écriture.
- Sélectionnez les deux axes sur lesquels vont porter les interdictions : une fois sélectionné, dans la
liste gauche de l’écran apparaissent les sections associés aux axes sélectionnés.
- Dans le tableau « interdiction » champs code, spécifiez les codes d'interdiction paramétrés dans
les tables diverses 321 et 322. Les deux colonnes de gauche correspondent à la première section,
les deux colonnes de droite correspondent à la deuxième section.
Après l'enregistrement, les codes interdiction seront reportés automatiquement dans les
zones « Code interdiction » des fiches des sections concernées.
- Par période : la saisie détaillée des budgets permet de saisir, consulter et modifier un budget, établi
pour un compte et une ou plusieurs sections sur une borne de dates. C'est l'approche la plus "fine" : le
budget est établi pour chaque période contenue dans un intervalle de dates.
- Par compte : la gestion des budgets par compte permet de saisir, visualiser et mettre à jour le budget
établi pour un compte pour les bornes de sections définies.
Le code de la transaction dépend du type de saisie (par période, par compte ou par section).
XI. Consultation
1. Balance analytique
- Colonnes : vous pouvez choisir les critères d’affichage par cette liste de choix :
- Niveaux de totalisation :
Une fois que les critères sont sélectionnés, cliquez sur OK.
Vous pouvez consulter les engagements et les pré-engagements en cliquant sur le bouton « actions »
2. Sections
▪ Société.
▪ Site.
▪ Dates .
Après, lancez votre recherche par le bouton « recherche » dans la liste droite de l’écran.
Les boutons Suite et Retour permettent de naviguer entre les différentes pages de données.
Le solde qui apparaît en en-tête est affiché en devise société. Le détail de ce solde par période peut
être consulté directement sur l'onglet "Solde".
Il est alors possible de se positionner avec le curseur sur une ligne, puis de déclencher selon les
cas le zoom correspondant, qui permet de descendre au détail des lignes d’écritures.