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Notice Utilisation Outil Evaluation
Notice Utilisation Outil Evaluation
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Table des matières
Préambule ............................................................................................................................................... 3
Présentation de l’outil d’évaluation des fournisseurs ............................................................................ 5
➢ A quoi sert l’outil d’évaluation du fournisseur ? ......................................................................... 5
➢ Le type d’outil : ............................................................................................................................ 5
➢ Le public :..................................................................................................................................... 5
➢ A quel moment et faut-il évaluer systématiquement tous les fournisseurs ? .......................... 5
➢ L’évaluation ................................................................................................................................. 6
I/ La méthodologie .......................................................................................................................... 6
II/ Les résultats de l’évaluation ...................................................................................................... 7
Lexique .................................................................................................................................................. 10
Annexe 1 - Exemple de pondération : illustration............................................................................. 13
ANNEXE II - OUTIL D’EVALUATION DES FOURNISSEURS ....................................................................... 15
Onglet : Page de garde ...................................................................................................................... 16
Onglet : Classement .......................................................................................................................... 17
Onglet : Evaluation du fournisseur .................................................................................................... 18
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Notice d’utilisation de l’outil d’évaluation des fournisseurs
Préambule
Outre le recensement des marchés, l’Observatoire de l’achat des organismes de sécurité sociale a
notamment pour mission :
Le partage d’informations se concrétise par la mise à disposition de la veille achat et des fiches du
baromètre des achats.
Cet outil a pour ambition d’aider les organismes à évaluer les fournisseurs dans le cadre de l’exécution
de leurs marchés et a vocation à être utile à tous les organismes qu’ils soient locaux, régionaux ou
nationaux.
Cet outil a également pour vocation d’être utilisé par les membres du CTP Achats et l’Ucanss pour le
suivi de l’exécution des marchés inter régimes.
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Pour réaliser cet outil, le groupe de travail s’est appuyé sur l’outil d’évaluation des fournisseurs qui
avait été bâti par Nell Verdier, dans le cadre de sa formation « Responsable de service achat public ».
Certains éléments ont été modifiés mais c’est sur cette base que le groupe de travail met à disposition
l’outil qui vous est proposé.
Il a été conçu en collaboration avec les représentants achats des caisses nationales, la représentante
achats du Conseil départemental de la Seine Saint Denis et le secrétariat de l’Observatoire de l’achat.
- Mr Bastard de la Cnaf
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Présentation de l’outil d’évaluation des fournisseurs
➢ Le type d’outil :
Il est conçu afin de limiter au maximum la saisie manuelle des données et a pour objectif de mettre en
place si nécessaire un plan d’actions à l’issue des résultats.
➢ Le public :
L’outil proposé a pour objectif d’évaluer le fournisseur dans le cadre de l’exécution du marché.
Une évaluation systématique de tous les fournisseurs n’est pas forcément efficiente. En effet, il
convient de cibler ses fournisseurs au regard :
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Une évaluation annuelle pourra être demandée suite aux dysfonctionnements détectés pendant
l’exécution du marché.
Si le marché est d’une durée d’un an, l’évaluation sera effectuée à l’issue du marché. Si le marché est
d’une durée supérieure à un an, l’évaluation pourra intervenir en cours ou en fin de marché.
L’évaluation peut intervenir également en amont du lancement d’une nouvelle procédure. Ceci doit
être adapté en fonction des fournisseurs stratégiques et des enjeux économiques de l’organisme.
➢ L’évaluation
I/ La méthodologie
Afin de tendre vers une normalisation de la démarche dans l’institution, il est proposé la démarche
suivante permettant une évaluation équitable, mesurable et comparable des fournisseurs par
l’ensemble des organismes.
La pertinence de la mise en place d’une évaluation vise à améliorer la performance fournisseur dans
le cadre de l’exécution d’un marché. La relation gagnant/gagnant doit donc être engagée et basée
sur la communication auprès du fournisseur et du prescripteur.
A. La communication
Il convient :
Il convient :
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B. Les domaines évalués
Cinq domaines ont été recensés comme devant être évalués quel que soit le type de marché.
Il s’agit :
- De la qualité du produit ;
- Ou de la qualité des prestations ;
- Des relations avec le fournisseur ;
- De la gestion administrative ;
- Et de la responsabilité sociétale de l’organisation (RSO).
C. La pondération
Dans le cadre d’un marché local, la pondération est laissée à l’appréciation de l’organisme. En revanche
dans le cadre de l’évaluation d’un fournisseur inter branches, la pondération sera déterminée et figée
en amont pour garantir une meilleure cohérence d’ensemble.
Si un critère est non évalué ou non concerné, il est nécessaire de bien saisir dans la cellule N.E ou N.C.
Si le point manque, la saisie ne fonctionne pas.
A. La notation
Pour chaque domaine, plusieurs critères ont été recensés ; chacun faisant l’objet d’une évaluation.
L’évaluation de chacun des critères peut être : excellente, bonne, moyenne ou médiocre.
• Excellent de 16 à 20
• Bon de 11 à 15
• Moyen de 6 à 10
• Médiocre de 1 à 5
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La somme des notes attribuées pour chaque critère donne une note pondérée automatiquement ; ce
qui permet d’obtenir une note moyenne sur 20 pour chaque domaine.
A noter, selon le marché, un critère peut ne pas être évalué ou ne pas être concerné par la notation.
Il conviendra, dans ce cas, de neutraliser le critère en affectant une pondération de 0 au critère
neutralisé. La somme des critères restant doit toujours être égale à 100.
Les résultats de l’évaluation peuvent être satisfaisants, stables ou dégradés selon l’exemple donné ci-
dessous.
LEGENDE :
Niveau de satisfaction
Résultat compris entre 20 et 16 =
☺☺
Résultat compris entre 11 et 15 =
☺
Résultat compris entre 6 et 10 =
Résultat compris entre 1 et 5 =
Le plan d’actions vise à mettre en place des actions correctives afin de remédier à une exécution du
marché dégradée. Il sera mis en œuvre avec le fournisseur.
Chaque organisme définit son plan d’action en fonction du segment d’achat, des enjeux et de la
politique achat de l’organisme.
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2. Les modalités de mise en œuvre d’un plan de progrès
Dans le prolongement de l’évaluation fournisseur, les organismes peuvent mettre en œuvre un plan
de progrès.
Le plan de progrès pourra être prévu dans le dossier de consultation au niveau du CCTP ou être prévu
en tant que sous critère « Plan de progrès » au stade de l’analyse des offres. Il sera apprécié au regard
des modalités de mise en œuvre et de cohérence entre l’optimisation du cahier des charges et les
gains de productivité.
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Lexique
• Responsabilité sociétale des organisations (RSO)
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• Clause environnementale
Un marché public comporte une disposition environnementale si le marché comprend une clause
allant dans ce sens. Il peut s’agir des performances en matière de protection de l’environnement, des
performances en matière de développement des approvisionnements, du coût global d’utilisation ou
des coûts tout au long du cycle de vie.
• Clause sociale
Les conditions d'exécution d'un marché peuvent comporter des éléments à caractère social. La
définition des conditions d'exécution d'un marché dans les cahiers des charges peut viser à
promouvoir l'emploi de personnes rencontrant des difficultés particulières d'insertion, à lutter contre
le chômage.
Extrait du glossaire club développement durable des établissements publics et des entreprises
publiques
Qu’il s’agisse d’un bien, d’un service, voire d’un procédé, toutes les étapes du cycle de vie d’un produit
sont prises en compte pour l’inventaire des flux, du « berceau à la tombe » : extraction des matières
premières énergétiques et non énergétiques nécessaires à la fabrication du produit, distribution,
utilisation, collecte et élimination vers les filières de fin de vie ainsi que toutes les phases de transport.
Lien:
http://www.ademe.fr/expertises/consommer-autrement/passer-a-laction/dossier/lanalyse-cycle-
vie/quest-lacv
La date de début d’exécution du marché débute en principe à la date de notification du marché. Mais
elle peut également démarrer à compter de la notification d’un ordre de service.
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• Ergonomie
L’ergonomie est « l'étude scientifique de la relation entre l'homme et ses moyens, méthodes et milieux
de travail1 » et l'application de ces connaissances à la conception de systèmes « qui puissent être
utilisés avec le maximum de confort, de sécurité et d'efficacité par le plus grand nombre. »
• Fiabilité du produit
Selon la norme X05-501, la fiabilité est l'aptitude d'un dispositif à accomplir une fonction requise, dans
des conditions données d'utilisation et de maintenance, pendant une durée donnée. La fiabilité d'un
système, d'un équipement ou d'un produit caractérise son aptitude à fonctionner sans défaillance.
• Innovation
L'innovation est l'action d'innover, c'est-à-dire d'introduire quelque chose de nouveau en terme
d'usage...
Dans le cadre de l’exécution d’un marché d’assurance, ceci correspond par exemple aux documents
législatifs , réglementaires qui doivent être remis au pouvoir adjudicateur par l’assureur.
• Plan d’action
Le plan d’actions vise à mettre en place des actions correctives afin de remédier à une exécution du
marché dégradée. Il sera mis en œuvre avec le fournisseur
• Plan de progrès
Le plan de progrès vise à améliorer notamment la performance, la productivité, la qualité, les coûts…
de l’exécution du marché. Le plan de progrès est contractualisé entre l’acheteur et le fournisseur. Sa
mise en place s’inscrit dans une démarche partenariale entre l’acheteur et le fournisseur.
• Rapport d’intervention
Dans le cadre de l’exécution des marchés de maintenance d’ascenseurs à titre d’exemple, l’opérateur
économique devra remettre au pouvoir adjudicateur un rapport lors de chaque visite effectuée.
Type de procédure
Les procédures de passation peuvent être diverses : appel d’offres ouvert, appel d’offres restreint,
procédure négociée après publicité préalable et mise en concurrence, procédure négociée sans
publicité préalable et sans mise en concurrence, procédure adaptée…
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Annexe 1 - Exemple de pondération : illustration
La pondération appliquée à chacun des critères peut être identique ou elle peut être affinée en
attribuant un coefficient différent selon les critères et l’importance qui leur est accordée.
Pondération : 20 %
Critères retenus :
Note : 16
Note : 10
Note : 8
Total :16 + 10 + 8 = 34
Ou
Critères :
Note : 16
Note : 10
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Note pondérée : 1
Note : 8
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ANNEXE II - OUTIL D’EVALUATION DES FOURNISSEURS
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Onglet : Page de garde
16
Onglet : Classement
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Onglet : Evaluation du fournisseur
EVALUATION FOURNISSEUR
NOTATION
DOMAINES CRITERES Excellent Bon Moyen Médiocre Non acceptable Non évalué Non concerné NOTE PAR DOMAINE PONDERATION COMMENTAIRES
Disponibilité, réactivité
0
Innovation, amélioration
0
Plan de progrès
0
DOMAINES CRITERES Excellent Bon Moyen Médiocre Non acceptable Non évalué Non concerné NOTE PAR DOMAINE PONDERATION COMMENTAIRES
NOTATION
DOMAINES CRITERES Excellent Bon Moyen Médiocre Non acceptable Non évalué Non concerné NOTE PAR DOMAINE PONDERATION COMMENTAIRES
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