Production

d’événements
VOY22713-010-H2020
Sébastien Ranger, CMP
Semaine 4
Retour sur la semaine
dernière
 Les plans de salle et les capacités
 Les différents montages possibles
 Les équipements audio-visuel
 Les banquets
 Les expositions
 Les activités
 La signalisation
 L’animation
Au programme aujourd’hui

 Les bons de commande banquet

 Les résumés d’événement

 Les communications

 Les différentes réunions

Les bons de commande
banquets
 La BIBLE de tout événement – outil
indispensable pour la tenue de l’événement
 Appelé B.E.O. pour « Banquet Event
Order »
 Document créé pour chacune des activités
d’un événement
 1 BEO par salle, par événement, par jour
d’événement
 Responsabilité du Gérant des congrès et
banquets
 Représente un document légal, tel un
contrat entre le client et le lieu d’événement
Les bons de commande
banquets (suite)
 Contient au moins :
 Numéro unique
 Entête invariable (nom, logo et
coordonnées du lieu d’événement, nom et
coordonnées du Gérant des congrès et
banquets, nom et coordonnées du client)
 Entête variable pour l’activité (date, heures,
lieu, type, montage, nombre de participants,
coût de location de la salle occupée)
 Bas de page avec signatures du Gérant des
congrès et banquets et du client + politiques
Les bons de commande
banquets (suite)
 Corps de document :
• Menu (sélection, prix, nombre de personnes) –
nourriture et breuvages
• Montage
• Audio-visuel
• Facturation
• Information additionnelle (déroulement, notes
importantes, allergies alimentaires, etc.)
 Les BEO sont parfois accompagnés de
plans de salle
Les bons de commande
banquets (suite)
 Qui reçoit les BEO?
 Maître d’hôtel banquets
 Cuisine
 Économat
 Directeur de la restauration
 Standard téléphonique
 Réception
 Finances
 Sécurité
 Compagnie d’audio-visuel maison
Le résumé d’événement

 La 2e BIBLE de tout événement

 Document créé pour préciser les
détails généraux d’un événement
 Responsabilité du Gérant des congrès
et banquets
 Représente un document légal, tel un
contrat entre le client et le lieu
d’événement
Le résumé d’événement
(suite)
 Contient au moins l’information sur :
 L’organisation qui tient l’événement – le
client (brève description de l’organisation et
de la raison de son séjour, coordonnées du
client, logo de l’organisation)
 Services d’accueil (arrivées, départs,
enregistrement, service du chasseur, du
valet et du voiturier, nombre de chambres
par nuit, tarifs par nuit, surclassements et/ou
suites, etc.)
 Entretien ménager (VIP, service de la
couverture, heures spécifiques de
nettoyage, etc.)
Le résumé d’événement
(suite)
 Réunion pré-congrès (le cas
échéant)
 Facturation (chambres à coucher,
chasseur, valet, voiturier, repas,
activités, factures externes à venir,
personne responsable du paiement)
 Activités (surtout si c’est sur le site et
organisé par l’hôtel)
 L’horaire de l’événement, en résumé
Le résumé d’événement
(suite)
 Qui reçoit le résumé d’événement?
 Tous les départements
« opérationnels » du lieu d’événement
Les communications

 Accès à des téléphones internes pour

le client
 Utilisation de walkie-talkie ou
technologie similaire entre membres
de l’équipe et, parfois, avec le client
 De plus en plus, les textos sont
utilisés entre les clients et le
personnel des lieux d’événements
Les réunions quotidiennes,
hebdomadaires et pré-congrès
 Chaque lieu d’événement tient des
réunions pour assurer le bon flot
d’information relatif aux groupes;
 Réunion quotidienne
 Réunion hebdomadaire
 Réunion unique
Réunion des opérations

 Est tenue normalement une fois par

semaine (hebdomadaire)
 Consiste en une revue générale des
groupes à venir (semaine en cours et
prochaine)
 Chaque Gérant des congrès et banquets
revoit ses propres groupes et en souligne
les détails importants
 Grosso modo, une révision des résumés
d’événement
Réunion des opérations
(suite)
 Elle rassemble :
 Les Gérants des congrès et des banquets
 Les Maîtres d’hôtel banquet
 Représentants de :
• services d’accueil
• entretien ménager
• réservations de chambres
• restauration
• cuisine
• finances
Réunion des BEO

 Est tenue à tous les jours (quotidienne)

 Consiste en une revue approfondie des
BEO des deux jours à venir
 Un personne attitrée anime la réunion et
revoit les BEO indépendamment de s’il en
est l’auteur ou non et ce, dans l’ordre
chronologique des événements (pas par
groupe)
 Le but est de déceler les changements de
dernière minutes
Réunion des BEO (suite)

 Elle rassemble :
 Les Gérants des congrès et des
banquets
 Les Maîtres d’hôtel banquet
 Les Chefs et Sous-chefs
 Les superviseurs de la restauration
Réunion pré-congrès

 Réunion protocolaire précédant le

début des activités d’un congrès ou
d’un événement à complexité
importante – souvent appellé « pre-
con meeting »
 Revue formelle de tous les détails
d’un événement, incluant les
Directeurs de tous les départements
du lieu d’événement ET le/les clients
Réunion pré-congrès (suite)

 Se passe dans une salle de réunion,

en style carré vide, avec pause-café
 Chaque personne présente a un
carton l’identifiant avec son nom et
son titre
Réunion pré-congrès (suite)

 Réunion se déroulant en deux

partie :
1. Tour de table en débutant par le/les
clients et ensuite, chaque
représentant des secteurs du lieu
d’événement parle de ses services
et des détails de l’événement qui lui
est relatif
Réunion pré-congrès (suite)

2. Seuls le Gérant des congrès et

banquets, le Maître d’hôtel des
banquets, le Chef banquet et le
fournisseur de services audio-
visuels restent avec le/les clients
pour revoir les BEO un à un.