Nom de l'élève Boduhandi Gayathri Dhanushika De Silva

Numéro d'étudiant 100148

Unité de compétence/ Code SITXINV003 Achat de biens
Formateur/Assesseur Rojita

Évaluation 1
(01) Projet
Vos tâches :
1. Choisissez un domaine d'activité en rapport avec votre fonction, qui peut
comprendre
 Opérations alimentaires
 Alimentation et boissons
 Entretien ménager
 Réception
 Point de vente touristique
 Services de voyage
 Gestion des événements

Fonctionnement/département : Organisation d'événements Rôle de

l'emploi : Responsable

2. Donner un bref aperçu de la zone opérationnelle, de la hiérarchie de

commandement et des procédures de base en place pour l'obtention de
nouvelles fournitures et de nouveaux fournisseurs. Si vous ne travaillez pas dans
l'industrie, expliquez comment cela s'applique à votre environnement de
formation/département.
Les opérations événementielles sont considérées comme le département qui contribue à
l'intégration et à la coordination de l'ensemble des opérations d'un événement et des sites
associés à l'événement (Getz & Page, 2016). Les responsables des opérations
événementielles sont aidés à organiser un événement après avoir planifié les exigences de
base de l'événement. Comprenant les exigences essentielles d'un événement, des
méthodologies flexibles et l'innovation sont adaptées pour fournir les meilleurs services
événementiels aux clients. En outre, le gestionnaire d'un événement a également respecté
les activités soumises à autorisation et les règles de sécurité en vigueur sur le lieu de
l'événement. L'objectif des opérations événementielles réussies est d'améliorer les aspects
opérationnels d'un événement sur le site de l'événement.
La hiérarchie de commandement dans le secteur de l'organisation d'événements peut être
résumée comme suit : - la hiérarchie de commandement dans le secteur de l'organisation
d'événements est la suivante
 Gestionnaire d'événements
  Chefs d'équipe de l'épreuve individuelle
 Coordinateur de la sécurité des événements
 Officiels de l'événement
 Services d'urgence
 Coordinateur de spectacle
 Services généraux
 Fournisseurs et entrepreneurs
 Gouvernement Régional
 Développeur ou coordinateur de compétences linguistiques
En ce qui concerne l'industrie de la gestion d'événements, les matériaux de base des
opérations événementielles, y compris la nourriture et les matériaux de décoration, sont
toujours collectés auprès des marchands d'aliments, des distributeurs et des grossistes sur
le marché. D'autre part, au moment de la gestion de l'événement, les autorisations du
gouvernement régional sont nécessaires à tous points de vue (Daviset al.2018). En ce qui
concerne les règles de sécurité d'urgence, une réponse spécialisée est nécessaire dans ce
secteur de l'organisation d'événements.

3. Identifiez et énumérez 6 types de biens différents, pertinents pour votre

domaine d'activité, qui doivent être achetés dans un avenir proche. Les produits
doivent être sélectionnés parmi les catégories suivantes :
Dans une entreprise de gestion d'événements, différents types de biens doivent être
achetés dans un avenir proche :
 Boissons alcoolisées et non alcoolisées
 Produits chimiques et agents de nettoyage
 Les produits alimentaires qui comprennent :
 Aliments surgelés
 Produits laitiers
 Fruits et légumes
 Produits à base de viande
 Fruits secs
 Installation de stockage
 Personnel d'entretien et installations
 Uniformes pour le personnel

4. Dressez la liste des besoins spécifiques qui nécessitent l'achat de ces biens, par
exemple une fonction à venir, une feuille de banquet, les exigences particulières
d'un client, un événement, un stock faible, des réservations ou, le cas échéant,
l'ordre d'urgence de la commande de ces fournitures. Précisez comment vous
avez identifié ces besoins, en tenant compte des stocks existants.
Question de réflexion critique : Comment identifier les besoins en stock d'un
restaurant ?
Pour développer la gestion d'un événement, lié à un banquet associé à une cérémonie de
mariage en Australie, différents biens pour un arrangement tels que des chaises, des tables,
des articles de restauration, des produits chimiques de nettoyage, des produits chimiques
de nettoyage organiques, des lumières seront nécessaires. En outre, les fleurs seront
nécessaires pour la décoration, la robe, ainsi que le service de voiture pour le marié. De
plus, l'arrangement sera nécessaire pour l'accueil musical de l'époux. Pour cet arrangement,
le musicien doit être engagé ainsi que l'équipement électrique. En outre, lors du déjeuner,
différents plats seront servis aux convives et c'est pour cette raison qu'il est nécessaire
d'organiser les matières premières dans ce cas. Les tapis de sol peuvent être considérés
comme une autre exigence de décoration qui sera nécessaire à cet égard (Gluckstern, 2018).

5. Contacter les chefs de service, les superviseurs ou les personnes compétentes

pour ces besoins en produits et clarifier les spécifications et les quantités
requises. Détaillez les personnes avec lesquelles vous avez communiqué et ce
qui a été déterminé.
Écrire un courriel demandant la spécification du stock
Afin de gérer les fonctions des événements de mariage en Australie, l'entreprise de gestion
d'événements doit déterminer le prix des exigences. A cet égard, environ 100 tables, 500
chaises, 1000 assiettes de nourriture, 5 sets de restauration, 1000 lumières, 35 voitures
louées, 2 musiciens et une salle louée. En se référant à ce matériel concis sur les
événements du mariage à venir, il devient possible de communiquer avec le superviseur
(Jones, 2017). Néanmoins, en fonction des matériaux requis, le prix des matériaux doit être
analysé de manière appropriée.

6. Quelles sont les méthodes de prévision qui permettent de calculer les quantités
nécessaires ? Comment le choix de la méthode de prévision est-il établi ?
Question de réflexion critique : Quelles sont les méthodes de prévision des
stocks pour un restaurant ?
Les techniques de prévision qualitative utilisent des données qualitatives pour établir des
prévisions. Le calcul de variables ou de quantités nécessite la collecte de données
qualitatives. Il existe trois types de techniques de prévision (Brindley & Oxborrow, 2014).
Le choix de la technique de prévision est déterminé par les étapes du cycle de vie d'un
produit à chaque étape. Pour une organisation de gestion d'événements, il s'agira de
l'événement et de la durée ou de la durée de vie de l'événement.
7. Identifiez le stock disponible, listez les quantités disponibles et indiquez si elles
doivent être prises en compte dans votre ordre d'achat.
Fiche de stock
Dans le cas d'une industrie de gestion d'événements, les matériaux liés à la restauration, à la
décoration et aux produits chimiques de nettoyage sont facilement disponibles. Ces
matériaux sont donc appelés "stock disponible". La liste des quantités disponibles (stock en
main) est reprise ci-dessous :
 Catégorie d'article Objet

Articles de Matériel de buffet

restauration

Produits chimiques de Produits chimiques de nettoyage biologiques

nettoyage

Décoration Articles liés à la décoration d'événements tels que lumière, podium

8. Déterminez les limites de prix pour 3 produits figurant sur votre liste d'achat en
utilisant les coûts de revient de votre entreprise. Comment cela affecte-t-il le prix
maximum que vous pouvez payer pour l'achat du produit ? Pourquoi ? Existe-t-il
des procédures à cet effet sur votre lieu de travail ou au sein de l'OTR ? De quoi
s'agit-il ?
Questions de réflexion critique : Déterminez le prix maximum d'un article en
stock après avoir calculé le prix du menu et le prix de vente.
Parmi les commandes, les boissons alcoolisées, l'uniforme du personnel et les plats
continentaux sont exclus du budget ordinaire. L'uniforme du personnel peut être fixe ou
non et il peut être fixé en fonction des besoins instantanés. Les boissons alcoolisées sont
exclues de la liste de gestion des événements en raison de la demande variable des clients.
Certains clients préfèrent les boissons non alcoolisées tandis que d'autres préfèrent les
boissons fortes. Par conséquent, sans commande préalable, ils ne peuvent être inscrits au
budget. Les clients ne commandent généralement pas de plats continentaux dans le monde
entier (Guizzardi & Stacchini, 2015). Par conséquent, ces commandes ne peuvent être
passées sans ordre préalable, sous peine d'entraîner une perte importante pour l'entreprise.
L'incertitude de la fluctuation des produits et la tarification dynamique affectent la capacité
de tarification maximale d'une organisation de gestion d'événements. On peut donc en
déduire que la limitation des prix a un impact négatif sur le prix maximum des produits
achetés, car leur performance est limitée par la limitation des prix.
Oui, le processus de prévision est utilisé pour éliminer la limitation des prix au niveau du
RTO. La méthode de prévision est souvent utilisée pour éliminer le processus de limitation
des prix au RTO (Adobor & McMullen, 2014). Les techniques qualitatives et les méthodes de
projection sont utilisées pour éliminer la limitation des prix.

9. Rédigez la liste des achats en fonction de vos besoins et du stock disponible.

Liste des achats
  Produits alimentaires (y compris les produits surgelés, la viande et la volaille)
 Boissons (thé, café, boissons alcoolisées et autres boissons non alcoolisées)
 Articles de restauration (y compris les buffets)
 Installation de stockage
 Articles de décoration
 La main-d'œuvre qualifiée et ses besoins

10. Dressez la liste des fournisseurs auprès desquels votre établissement

s'approvisionne en produits.
En ce qui concerne la nourriture et les boissons, le mobilier, le matériel de nettoyage et les
décorations essentielles, les sociétés d'organisation d'événements devront trouver des
fournisseurs dans ces domaines sur le marché australien. Dans l'environnement
concurrentiel de l'Australie, les différentes sociétés d'organisation d'événements doivent se
concentrer sur les points suivants

 Pour les besoins en mobilier, le groupe Areli a été choisi comme fabricant spécialisé
dans les prochaines cérémonies de mariage en Australie.
 En outre, pour les produits alimentaires et les boissons, Metro Beverage co, sont
leurs fournisseurs actuels dans la région australienne.
 En ce qui concerne les produits de nettoyage biologiques, Abco Product Pty Ltd est
présenté comme leur fournisseur de produits de nettoyage dans la région
australienne.
 Toutefois, pour ce qui est des principaux matériaux de décoration dans la région
australienne, les produits de construction décoratifs de HVG sont leurs fournisseurs
de matériaux de décoration dans la région australienne en question.

11. Identifiez les procédures d'achat organisationnelles qui constituent la base de

l'achat de biens et de la recherche de fournisseurs dans votre établissement et
donnez-en les détails.
Question de réflexion critique : Quelle est la procédure suivie par l'organisation
pour identifier les fournisseurs ?
Dans la région australienne, pour l'achat de biens et de matériels, il est nécessaire de
déterminer le budget principalement consacré à l'achat et de recevoir la demande d'achat
en fonction des événements à venir. En déterminant la demande des événements à venir
sur le marché australien, les matériaux doivent être achetés en conséquence. En outre, le
suivi du bon de commande global et la commande des événements à venir permettent
d'acheter des biens et des matériaux spécifiques auprès des fournisseurs (Adobor &
McMullen, 2014). Il s'agit principalement de vérifier les factures des produits requis en
termes de quantité, de prix et d'autres conditions liées à l'achat des produits. En établissant
une relation contractuelle entre la société d'organisation d'événements et les fournisseurs,
il devient essentiel d'acheter des produits en fonction de l'intérêt qu'ils suscitent.
 12. Recherchez 2 fournisseurs (autres que ceux que vous utilisez actuellement) dans
votre zone ou région et obtenez des informations sur les prix et les prestations
de service pour les 6 produits que vous avez identifiés pour l'achat dans la
Question 3 (les informations peuvent être saisies dans un tableau) - Vous devez
énumérer vos sources d'information.
3RT Holding Pty Ltd et Australian Beverage Corporation sont deux fournisseurs. Le premier
fournit des meubles tandis que le second fournit des boissons. Les meubles sont
évidemment classés parmi les articles de décoration (australianfurniture.org.au, 2019).
Australian Beverage Corporation fournit la machine à café (ausbeverage.com.au, 2018). En
outre, les marchés des alcools australiens seront responsables de la fourniture de boissons
fortes (almliquor.com.au, 2018).

13. À l'aide du tableau ci-dessous, indiquez les spécifications des produits et les prix
de votre fournisseur actuel et ceux de vos deux nouvelles sources
d'approvisionnement.

Prix Conditions, par exemple

délais de livraison
Disponibilité
Exigences du compte
Conditions de paiement

Article/ Qté En Qté Spécifications Exister. X Z Fournisse Fourniss Fournis

Produit stock d'achat ur eur X seur Z
Taille
existant
comparable/qu
antité/qualité

Mobilier 2000 250 Style chinois Arteil 3RT Artifex Disponibl 50$ par 58 $
Holding Pty e. meuble par
Ltd 30$/meu meuble
ble

Boissons, 75 et 125 225 Européen Metro Australian

machine Beverag Beverage
e Co. Corporatio
n
 14. Analysez et comparez les prix et les conditions et donnez un aperçu de vos
conclusions (étant donné que vous devrez prendre une décision sur la base de la
meilleure offre et des meilleures conditions d'approvisionnement).
Par exemple :
a) Quelles sont les différences de prix en fonction des quantités fournies par les
différents fournisseurs ?
b) Quelles sont les modalités de paiement et les conditions d'achat ? Par exemple,
l'argent liquide.
c) Quelle est la disponibilité des stocks ?
Les comparaisons de prix sont une exigence incontournable pour une société d'organisation
d'événements. Les conclusions du tableau ci-dessus montrent que la quantité d'articles de
décoration, à savoir le mobilier, est suffisante. Elle peut être justifiée par l'exigence de leur
nombre de meubles. Ils n'ont besoin que de 250 meubles seulement. Du point de vue des
boissons, le tableau montre que les équipements de fabrication de boissons fortes et de
boissons sont assez peu nombreux. Seulement 75 marques de boissons fortes et 125
distributeurs de café sont disponibles dans le stock de la société d'organisation
d'événements. Ils doivent acheter ou importer davantage de boissons classées dans la
catégorie des boissons dures. En outre, ils doivent acheter plus de distributeurs de café ou
de thé pour mieux utiliser leur temps.
L'optimisation des prix est donc nécessaire dans le processus commercial de l'entreprise de
gestion d'événements (Krumeichet al.2014). Certains produits sont listés au-delà de la limite
de prix, comme les plats continentaux et les uniformes du personnel en dehors de leur liste
d'équipement. Il en résulte une limitation des prix. Afin de limiter la limitation des prix, la
négociation des prix doit être envisagée.

a. La société d'organisation d'événements achète des meubles à Arteil et le coût

est de 30 $ par meuble. Les deux nouvelles entreprises d'ameublement
fournissent des meubles à 50 et 58 dollars par meuble. Les machines à
boissons et à café doivent dépenser respectivement 116 et 200 dollars.
Actuellement, 225 coûts unitaires ont été estimés.
b. 50 dollars par meuble et 58 dollars par meuble seront dépensés pour le
mobilier, tandis que 316 dollars seront dépensés pour les boissons.
c. Un compte d'entreprise doit être établi afin de payer les fournisseurs avec les
frais nécessaires. La vente au comptant est également recommandée
d. Le matériel de restauration, les produits chimiques et les articles de
décoration sont facilement disponibles dans leurs stocks. D'autres éléments
sont requis selon la demande du client.

15. Quelles méthodes utiliserez-vous pour garantir la qualité du stock ?

La qualité des produits est conforme aux normes industrielles et à leur prix. Une plus grande
qualité de produits est utilisée. Une meilleure qualité des produits assure leur succès. Une
stratégie de négociation des prix est également recommandée pour une meilleure
utilisation des matériaux. Les matières premières sont bien utilisées par la société
d'organisation d'événements pour mieux générer des bénéfices (Müller, 2015). La gestion
des événements à venir doit être soutenue par la société de gestion d'événements afin
d'améliorer l'acquisition de clients. L'objet apporté sera utilisé lors des prochains
événements.

16. Présentez vos conclusions à votre formateur ou à votre superviseur et discutez

des possibilités de négociation des prix. Qu'est-ce qui a été discuté et déterminé,
et comment cela s'inscrit-il dans les exigences établies à la question 11 ?
Question de réflexion critique : Comment négocier un meilleur prix avec un
fournisseur.
En partageant des informations avec des experts de l'industrie de l'événementiel, il devient
primordial de négocier le prix de l'ensemble de la gamme de produits. D'autre part, en
examinant les dépenses réduites des clients sur le marché australien, le prix du produit est
négocié en conséquence de manière anticipée (Musgrave & Henderson, 2015). D'après le
bon de commande fourni par l'organisation de l'événement, on peut noter que le niveau de
prix des chaises louées est très élevé et qu'une valeur attendue de ce prix est de 5500 AUD.
D'autre part, le tarif des articles de table et de restauration est également élevé et, dans ce
cas, le tarif attendu sera de 3500 Aud. En revanche, le prix des robes de mariée est fixé en
fonction du prix du marché et il n'est donc pas nécessaire de négocier le prix de ces articles.

17. Rédigez le(s) bon(s) de commande suite à l'analyse et à la discussion avec votre
formateur et précisez l'ordre de priorité en fonction des besoins identifiés à la
question 4.
Bon de commande
Nom de l'entreprise:
Date: 23/03/2019
Vendeur: Fournisseurs
Expédier à:

Demandeur Expédier par F.O.B Conditions

d'emploi d'expédition
Objet Description Qté Prix Total
unitaire (AUD)
(AUD)

Chaises Les chaises sont nécessaires 500 15 7500

pour asseoir les invités.

Tableaux Des tables sont nécessaires 100 60 6000

pour déposer les objets de
valeur

Articles de Différents couverts et autres 5 200 1000

restauration produits nécessaires à la
préparation des repas

Lumières Les lampes sont obligatoires 1000 45 45000

pour l'éclairage de
l'auditorium.

Produits de Les produits de nettoyage 5 25 125

nettoyage réduisent la saleté de la
pièce

Fleurs Les fleurs sont obligatoires 10 80 800

pour la décoration de la salle
de mariage et du marié.

Robe Une robe sera exigée pour le 4 750 3000

maquillage des mariés.

Voiture de La voiture sera utilisée pour 35 100 3500

location le transport de personnes

Musiciens Les musiciens créeront un 2 1000 2000

environnement ambiant
pour la réception.

Aliments et Des aliments et des boissons 1000 60 60000

boissons seront nécessaires pour la
réception.
Location de la Une salle de réception sera 1 250 250
salle nécessaire pour
l'organisation du
programme.

Total 129175

18. Rédigez des courriers électroniques pour chaque fournisseur que vous avez
choisi pour vos approvisionnements et informez chacun d'eux des exigences et
des spécifications que vous avez définies. Veillez à ce que les coordonnées de
votre organisation et du fournisseur figurent clairement dans le courriel, y
compris les coordonnées, la formule de salutation, les dates et les délais, etc.
Créez une feuille de commande et remplissez-la avec les articles que vous
souhaitez commander. Joindre le(s) bon(s) de commande correspondant(s) à
chaque fournisseur, le cas échéant.

À
supplier_firm@email.com

Chers fournisseurs,
Ce courrier a pour but de vous informer des produits que je souhaite vendre dans mon
entreprise. Vous devez fournir des produits de première qualité avec des gammes de produits
exclusives, afin de devenir notre fournisseur fiable. J'ai reçu une commande de l'un de mes
clients potentiels pour fournir des aliments et des boissons de bonne qualité lors de leur
cérémonie de mariage le 23/03/2019. Vous devez m'assurer que vous ne ferez aucun
compromis sur la qualité des produits et que les prix seront raisonnables. Le soutien que vous
m'apportez peut influencer ma réflexion sur l'évolution future de nos activités. J'ai joint un
bon de commande à cet e-mail, veuillez donc le déballer et m'envoyer les produits
nécessaires avec leurs spécifications.
Merci de votre attention.

De
ceo_company@email.com