Procédés d’écriture et écrits professionnels commerciaux

Procédés d’écriture et écrits professionnels

commerciaux
Le milieu professionnel exige que les documents relatifs à chaque secteur d’activité restituent
dans leur rédaction des situations concrètes et précises.
Quelle que soit sa responsabilité, chacun est amené à rédiger. Des règles d’écriture sont
élaborées et régissent la communication interne et externe de l’entreprise. Il convient de
connaître ces règles et de les appliquer pour s’assurer d’une bonne qualité de transmission
des informations.

I. Les courriers Tableau n°1 Schéma d’organisation des administrations

MINISTÈRE DE MINISTÈRE DE
ÉCHELON
L’INTÉRIEUR L’ÉDUCATION
Administration Administration
centrale : ministre centrale : ministre
National
et directions et directions
ministérielles ministérielles
Préfecture de
Rectorat : recteur
région : préfet de
Régional et divisions
région et mission
rectorales
régionale
Inspection
académique
Préfecture : préfet
: inspecteur
Départemental et directions
d’académie
préfectoriales
et services
administratifs
Inspection
Fig. 1  Lettre départementale
Sous-
de l’Éducation
Local et préfecture : sous-
nationale (IDEN)
Le contenu du message à transmettre doit être la arrondissement préfet, commune,
: établissement
première préoccupation du rédacteur. Il convient maire
et chef
donc de choisir soigneusement l’information. Cette d’établissement
dernière doit répondre à trois critères : exactitude,
utilité et actualité. La hiérarchie se compose :
–– du supérieur : il dispose, fait savoir, ordonne, note,
A. La lettre constate ;
–– du subordonné : il propose, interpelle, soumet,
1. Principes et hiérarchie du courrier signale.
administratif
C’est l’autorité responsable qui décide, même si ce
Toute la vie publique est organisée par des textes de n’est pas elle qui signe.
Droit. Cette hiérarchie a une double conséquence :
–– la loi ne peut pas contredire la Constitution et le 2. Les principaux types de courriers
décret ne peut aller que dans le sens de la Loi ;
–– les autorités administratives sont, les unes par La lettre est un document courant. Au sein d’une
rapport aux autres, dans la même situation entreprise ou d’une administration, elle est adressée
hiérarchique. à un destinataire précis :
–– pour présenter une demande ;
–– pour faire un compte rendu ;
–– pour donner une consigne.

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 Adressée à l’extérieur, elle met l’entreprise ou l’ad-
ministration en relation avec d’autres entreprises et
administrations ou avec des particuliers.
Quand elle est émise par une personne privée,
elle peut être adressée à une entreprise ou à une
administration.
Pour être utilement exploitable, une lettre établissant
des relations autres que des relations privées doit
présenter une unicité d’objet.
La lettre a un destinataire clairement désigné par son
nom, son titre ou sa fonction. Ce peut être un supé-
rieur, un égal ou un subordonné.
On distingue, dans le domaine des activités profes-
sionnelles, trois types de lettres :
–– la lettre administrative ;
–– la lettre d’affaires ;
–– la lettre personnelle.
Le terme fréquemment utilisé de lettre officielle est
équivoque : il peut s’appliquer à des documents
propres à chacune de ces catégories.
a. La lettre administrative
Fig. 2  Lettre
2
La lettre administrative est utilisée au sein d’une admi-
nistration pour une communication entre deux éche-
lons. Elle sert également à réaliser les contacts entre
deux administrations.
Elle comporte le timbre du service émetteur et la date
d’émission. Elle est caractérisée par son en-tête qui
définit de façon précise l’émetteur et le destinataire.
Le timbre
On entend par timbre, la marque d’une maison
de commerce, d’une administration imprimée sur un
document.
En marge, elle mentionne l’objet et éventuellement
la référence.
Elle ne comporte ni formule d’appel (apostrophe) ni
formule de prise de congé (courtoisie).
Généralement, on trouve la formule : « J’ai l’honneur
de… » en début de texte.
La lettre est signée. La signature n’est pas précédée de
la qualité du signataire, sauf en cas de délégation ou
par ordre, puisque cette qualité figure dans l’en-tête.
Si le signataire détient un titre ou un grade officiel
qui ne figure pas dans l’en-tête, il peut le faire figurer
avant la signature.
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Fig. 3  Exemple de courrier administratif
b. La lettre d’affaires
La lettre d’affaires s’échange, dans le secteur privé,
entre deux entreprises, ou entre une entreprise et un
particulier (ou inversement).
Sa forme est aussi utilisée dans certains cas pour les
relations entre un particulier et une administration
(dans les deux sens).
Elle comporte :
–– la date ;
–– le nom (ou la qualité) et l’adresse du destinataire ;
–– l’objet et la référence ;
–– l’apostrophe ou formule d’appel ;
–– le texte proprement dit, en évitant de commencer
par « je » ;
–– la signature qui peut être précédée de la qualité du
signataire.
c. La lettre personnelle
C’est une lettre très proche de la lettre privée. Elle
est adressée nommément au destinataire et non à la
fonction qu’il détient. L’émetteur agit à titre person-
nel et non en tant que détenteur d’une fonction,
même si c’est en raison de sa qualité qu’il écrit.
Elle a la même structure que la lettre d’affaires. On ne
mentionne pas obligatoirement l’objet et la référence.
Elle peut être manuscrite.
Les formules d’appel et de prise de congé seront plus
nuancées que dans une lettre d’affaires à caractère
officiel.
3
 3. Les formules d’appel et de prise de
congé
a. La formule d’appel (ou apostrophe)
La formule d’appel la plus courante est « Monsieur »,
« Madame », mots écrits en toutes lettres et suivis
d’une virgule.
Lorsque le destinataire a un titre officiel, il est correct
de le lui donner. Lorsqu’il détient plusieurs titres on
lui donne le plus élevé dans la hiérarchie.
Exemple : « Monsieur le Préfet, ».
L’apostrophe, dans une lettre personnelle, peut être
nuancée d’un élément d’affectivité.
b. La formule de prise de congé
En France, elle est traditionnellement assez longue et
permet de nuancer ce que l’on tient à dire au destina-
taire pour le saluer.
La formule est constituée :
–– d’un verbe (ou d’un groupe verbal) au mode impé-
ratif, nuancé d’une sollicitation ;
–– d’une interpellation qui est obligatoirement la
répétition de l’apostrophe ;
–– d’un groupe complément du verbe où l’on exprime
la substance de ce que l’on adresse au destina-
taire. Dans ce groupe de mots, il faut veiller au mot
« assurance » qui ne peut pas s’employer à l’égard
d’un supérieur et ne doit pas être associé au mot
« sentiments » (les sentiments ne s’assurent pas).

Exemple : « Cher Monsieur, », ou « Cher Durant, ». Le tableau ci-dessous donne quelques formules en
usage, dans l’ordre décroissant de l’expression de la
déférence :

Tableau n°2 

COMPLÉMENT
VERBE APOSTROPHE GROUPE (OBJET) (QUALIFICATION DE
L’OBJET)
L’expression de ma considération
Veuillez agréer, je vous prie de ma considération
l’assurance
Je vous prie de bien vouloir distinguée
agréer distinguées
(Identique à la formule
Je vous prie d’agréer mes salutations sincères
d’appel)
Veuillez agréer les meilleures
Agréez
Recevez cordiaux
mes sentiments amicaux
les meilleurs

Les lettres d’affaires ne tiennent pas compte de ces nuances puisqu’elles s’adressent à des fonctions et non à
des personnes.

4. Les documents transmissifs

Dans le monde des entreprises et dans le monde des administrations, il arrive fréquemment qu’un document
doive passer entre d’autres mains que celles de l’émetteur et celles du destinataire. Plusieurs procédés sont en
usage pour effectuer les transmissions.

On en distinguera trois :
–– l’avis de transmission ;
–– le bordereau simple ou la chemise bordereau ;
–– le bordereau descriptif.

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a. L’avis de transmission
C’est le système le plus simple. Il consiste à faire
mention du transfert sur le document lui-même, au
moyen d’une courte rédaction par laquelle le trans-
metteur exprime son avis.
L’avis de transmission est daté, enregistré, signé avec
mention de la qualité du signataire.
b. Le bordereau simple et la chemise bordereau
Le bordereau simple est utilisé pour acheminer un
document vers un destinataire unique. Il est consti-
tué d’une feuille dont il faut remplir les rubriques
suivantes :
–– numéro d’enregistrement ;
–– nature du document transmis ;
–– émetteur du document transmis ;
–– destinataire.
Un emplacement est généralement réservé à un court
avis. Le bordereau est signé par :
–– le responsable du service transmetteur, si un avis
de ce service a été formulé ;
–– un subordonné ayant reçu délégation dans les
autres cas.
La chemise bordereau porte les mêmes renseigne-
ments. Elle peut contenir plusieurs documents, en
principe relatifs à un même objet ; elle énumère ces
documents avec leurs numéros d’identification.
c. Le bordereau descriptif
C’est en général une chemise bordereau, mais elle
comporte en plus une grille qui permet de suivre la
circulation du bordereau ainsi que les documents
contenus.
Elle est utilisée pour des documents en un seul exem-
plaire à communiquer à divers services.
On peut concevoir beaucoup d’autres systèmes pour
assurer la circulation des documents, comme celui
des systèmes informatisés (e-mails en particulier).
B. L’e-mail
Fig. 4  E-mail
L’e-mail
Le courrier électronique ou e-mail est un docu-
ment informatique généré par un système de messa-
gerie qui permet de communiquer rapidement avec
d’autres utilisateurs par un système de boîte à lettres
électronique.
L’e-mail transmet une information par le biais d’un
texte simple ou d’un texte accompagné de pièces
jointes.
Le message est envoyé par un émetteur et est reçu par
un ou plusieurs destinataires. Le système de diffusion
est géré par des adresses uniques qui caractérisent
l’émetteur et les destinataires.
Dans le milieu professionnel, l’e-mail est devenu le
moyen privilégié de communication multidirection-
nel. Il est utilisé autant dans les relations hiérarchiques
ascendantes ou descendantes que dans les relations
clients/fournisseurs.
Pour rédiger un e-mail professionnel, il convient de
respecter les règles de bienséance des échanges écrits
entre les professionnels (correction de syntaxe, d’or-
thographe et de courtoisie).
Il faut garder à l’esprit que ce type de communica-
tion n’est pas un échange anodin d’ordre privé : il est
nécessaire d’oublier le langage SMS et de se concen-
trer sur le corps du message pour aller à l’essentiel.
1. Rédiger un e-mail
La rédaction d’un e-mail professionnel a pour objectif
de transmettre une information à un destinataire. Il
faut donc vérifier la pertinence :
–– du mode de communication écrit ;
–– du degré d’urgence et de priorité du message ;
–– du ou des destinataires et leur ordre de priorité ;
–– du type de réponse à attendre du message.
Si l’e-mail est effectivement le mode de communica-
tion le plus efficace pour transmettre l’information, on
peut donc rédiger le message.
Pour commencer, il faut définir les destinataires. Trois
catégories sont accessibles :
Fig. 5  A
5
 il s’agit du ou des destinataires principaux. Ils sont
directement concernés par le message envoyé. Le
message appelle de leur part une réponse ou une
réaction directe ;
Fig. 6  Cc
(copie carbone) : il s’agit du ou des destinataire(s) qui
ont un intérêt à être informé(s) par le message mais
sans être acteur(s) direct(s) de l’information. Ils sont
donc simplement avisés de l’information. En général,
il n’y a pas de réponse directe à attendre de leur part ;
Fig. 7  Cci
(copie carbone invisible) : il s’agit du ou des desti-
nataire(s) masqué(s) du message. Ils reçoivent le
message sans que les autres destinataires ne soient
informés de cette diffusion.
Si vous avez trop de destinataires à informer vous
n’êtes plus dans l’envoi de mail mais dans la diffu-
sion massive d’informations ou publipostage. Dans
ce cas, il est conseillé de créer des listes de diffusion.
a. L’objet
Une fois les destinataires définis, il faut les informer
rapidement du propos du message : c’est l’objet du
mail.
L’objet doit être clair et concis. Il est important d’al-
ler droit au but. Il vaut mieux un objet simple mais
explicite.
Exemple : « Compte rendu de réunion du… »
L’objet du message permet aussi de préciser l’impor-
tance de l’information. Il est possible d’indiquer l’at-
tente en retour « Pour avis », « Pour exécution », ou
les références d’un dossier.
b. Le corps de l’e-mail
Maintenant que les destinataires sont informés du
sujet qui les attend, il est temps de rédiger le corps
du message.
Avant toute chose, le mail est un écrit comme les
autres. Il respecte donc les règles élémentaires de poli-
tesse et de courtoisie. La première des choses est de
commencer par une formule d’introduction (« Cher
6
collègue », « Bonjour Monsieur » ou « Madame »),
voire de personnaliser avec le nom du correspondant
si le message est destiné à une personne en particulier.
L’e-mail n’est pas un roman, il faut donc s’appliquer
à rédiger un texte clair et précis qui expose simple-
ment les éléments abordés. Il est conseillé de respec-
ter la méthode dite QQOQCCP (Qui ? Quoi ? Où ?
Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ?) qui évite
des oublis tout en structurant l’information.
Dans le cas où l’on doit fournir une plus grande quan-
tité d’informations, il faut attacher un document au
message en pièce jointe.
c. La pièce jointe
Fig. 8  pièce jointe
La pièce jointe est le complément d’informations au
mail.
Elle peut être un document type traitement de texte,
un fichier tableur, une image ou tout autre fichier
informatique. Dans ce cas, la pièce jointe doit elle
aussi avoir un libellé explicite avec une extension non
équivoque.
Il est important d’avoir à l’esprit que le poids de la
pièce jointe est un critère important dans la diffusion
du message. Certaines messageries ne peuvent pas
diffuser ou recevoir des messages avec une pièce
jointe supérieure à 25 Mo.
d. La prise de congé
Comme dans tout échange épistolaire, le corps de
message doit se conclure par une formule de prise
de congé. (Vous « remerciez de l’attention portée »,
vous « restez à disposition » qui précède une formule
de politesse.)
Dans l’e-mail, l’emploi de « Cordialement » s’est
généralisé mais on peut en utiliser d’autres (« bien à
vous », « sincèrement », « avec mes remerciements »,
etc.)
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e. La signature
Le message est prêt à l’envoi, il faut donc le signer.
On peut opter pour une signature automatique qui
reprend les éléments de base de sa position dans l’en-
treprise comme :
–– société ;
–– prénom et nom ;
–– titre et fonction ;
–– adresse physique ;
–– numéro de téléphone.
2. La syntaxe
Un e-mail est un écrit. Il faut donc vérifier la gram-
maire et l’orthographe du texte par respect pour les
lecteurs. Une erreur de syntaxe, une faute d’ortho-
graphe ou simplement une ponctuation hasardeuse
pourrait prêter à confusion lors de la lecture et provo-
quer une forme d’incompréhension.
Enfin, il faut s’assurer que les destinataires sont bien
les bons. S’il y a plusieurs destinataires dans la boucle
de diffusion, il y aura peut-être des erreurs d’inter-
prétation, des omissions ou des informations jugées
confidentielles qui n’auraient pas dû être dévoilées.
3. La valeur juridique de l’e-mail
Depuis un arrêté du Conseil d’État de 2001, l’e-mail
est considéré comme preuve lors d’un litige si l’au-
teur du message est clairement identifiable (tout
comme pour n’importe quels autres écrits) et que le
destinataire est lui aussi clairement défini.
Aujourd’hui l’e-mail tend à prendre la même valeur
juridique que les courriers classiques envoyés en
« recommandé avec accusé de réception ». Il vaut
aujourd’hui jurisprudence.
Exemple : si un employeur envoie par e-mail une
proposition d’emploi, le salaire et la date d’entrée en
fonction du salarié, cet e-mail vaut donc promesse
d’embauche. En cas de rétractation sans motif légi-
time, l’employeur peut s’exposer à des poursuites.
Cette valeur juridique le rend très précieux dans les
entreprises.
La traçabilité des échanges et de l’information est
ainsi conservée. Une voie de certification repose sur
la validation de la signature électronique comme
moyen d’authentification de l’auteur. Cette procédure
doit être validée par un organisme certificateur.
Les organismes certificateurs sont eux-mêmes fixés
par arrêté ministériel. En attendant, l’e-mail n’est
valable que s’il contient :
–– le nom de l’expéditeur (adresse électronique et/ou
signature) ;
–– l’en-tête du message avec les informations infor-
matiques (date d’émission, information serveur,
système de diffusion, etc.) ;
–– les coordonnées de l’expéditeur (adresse électro-
nique), plateforme de communication, réseaux
sociaux de l’entreprise et autres fils de discussion.
L’e-mail est de plus en plus accompagné de plate-
formes d’échange collaboratives permettant de poster
des informations ouvertes à une liste de personnes
titulaires de droits d’accès. On parle alors de réseau
social d’entreprise.
Dans ce cas les messages sont postés dans un flux
de discussion ouvert où la confidentialité n’existe pas
entre les interlocuteurs ayants droit.
Ces droits sont distincts en fonction des profils définis
(lecture et/ou écriture). Ce mode de communication
permet de casser les conventions organisationnelles
classiques des entreprises. La communication des
informations devient transversale.
C. La note de synthèse
La note de synthèse concrétise (en un document rela-
tivement court, ordonné, dont la prise de connais-
sance est aisée) l’essentiel de ce qui est contenu dans
un dossier volumineux et dans lequel les idées sont
dispersées.
Le document est remis à celui qui a prescrit de l’éta-
blir et n’a pas en principe d’autre destinataire.
Il met en œuvre l’esprit d’analyse et l’esprit de
synthèse du rédacteur. Celui-ci doit en effet prendre
connaissance du dossier qui lui a été remis. Il doit
dans un premier temps analyser les diverses pièces
constitutives, puis opérer un rapprochement des
notions éparses et enfin regrouper l’ensemble de ces
notions en un ordre clair, logique, sous une expres-
sion concrète.
7
 La note de synthèse n’est pas une série de résumés
de textes. Si le dossier est constitué de cinq pièces
A, B, C, D, E, la note ne sera pas une série de cinq
paragraphes, a, b, c, d, e, résumant chacun une pièce
du dossier. Ou au contraire, on regroupera l’idée n° 1
que l’on trouve dans le document B et dans le docu-
ment D, puis l’idée n° 2 qui apparaît dans les docu-
ments A, B et E, etc.
Le travail sera, comme dans le cas des résumés de
textes demandés dans les concours des grandes
écoles d’ingénieurs, un travail parfaitement objectif
et fidèle. La personnalité du rédacteur s’efface, mais
non son style, devant les idées exprimées dans les
pièces du dossier.
II. Le compte rendu
Fig. 9  Compte rendu
Le compte rendu est un document professionnel
largement utilisé en communication interne. Il a trois
buts distincts :
–– de rappeler aux membres présents à une réunion
les sujets abordés ou les décisions prises ;
–– d’informer les personnes absentes ;
–– de garder une trace du contenu de la réunion ;
–– de contrôler une action à mener.
A. Les caractéristiques du compte
rendu
Le compte rendu
Le compte rendu est un exposé sommaire,
établi aussitôt après l’événement qu’il relate (réunion,
exécution d’une mission, d’une visite, débats d’une
commission, etc.) C’est un document par lequel on fait
part, aux personnes que cela concerne, d’une informa-
tion que l’on connaît.
8
Le compte rendu apporte une information rapide
visant à l’essentiel et justifiant souvent les décisions
prises par le rédacteur. Il précède souvent la rédaction
d’un rapport détaillé.
Il est souvent adressé par un subordonné à un supé-
rieur immédiat. L’auteur se contente d’exposer, il n’in-
terprète pas et ne fait pas de proposition d’action. Il
comporte :
–– une introduction : très brève, situant l’objet, la
date, le lieu ;
–– un développement : articulé sur un plan, soit chro-
nologique, soit par thèse ;
–– une conclusion : non obligatoire.
Le style doit être sobre, précis, souvent technique. Il
n’y a pas de formule de politesse.
Les erreurs dans le compte-rendu
Attention aux erreurs lors de la rédaction du
compte rendu :
–– l’interprétation tendancieuse des faits ;
–– l’information insuffisante ;
–– l’absence de lien logique entre les diverses parties.
Il appartiendra à l’autorité à qui on a transmis le
compte rendu de donner au document la suite qu’elle
juge utile.
Il peut toutefois arriver (dans certaines administra-
tions) que le compte rendu concernant des événe-
ments graves soit à adresser directement à une haute
autorité. Dans ce cas, un double du document doit
être adressé simultanément au supérieur hiérarchique
immédiat.
Exemple : incendie dans un établissement, compte
rendu à adresser directement au ministre.
Il convient de noter que le compte rendu peut être
spontané. L’auteur décidera alors d’avertir l’autorité.
Toutefois, la plupart du temps, le compte rendu est
provoqué par la hiérarchie :
–– soit de façon systématique : il est prescrit ;
–– soit pour un cas particulier : l’autorité ayant eu
vent d’une affaire sur laquelle elle ne possède
aucun renseignement précis demande un compte
rendu pour une meilleure information ;
–– soit comme suite à un ordre : « Vous me rendrez
compte des conditions d’exécution (date, fin des
travaux, difficultés rencontrées…) ».
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Le compte rendu est donc un document nécessaire,
car la hiérarchie ne peut diriger si elle ignore ce qui
se passe dans le secteur qu’elle doit animer.
Transportant une information d’un échelon à un
autre, le document fait apparaître clairement ces deux
éléments :
–– l’émetteur : sa qualité (fonction, grade, adresse) ;
–– le destinataire : sa qualité également.
Le compte rendu est daté. Mais deux dates appa-
raissent sur le document :
–– d’une part, la date du document lui-même, c’est-
à-dire celle de l’émission (celle du jour de la signa-
ture ou de l’expédition) ;
–– d’autre part, la date du fait dont il est question et
qui motive le compte rendu.
Normalement, la date du compte rendu est très proche
de celle des faits dont il porte mention, ou tout au
moins de la date à laquelle on en a eu connaissance.
Enfin, et c’est là l’essentiel, le compte rendu retrace
quelque chose : ce qui est son objet. La narration doit
répondre tout particulièrement aux caractéristiques
et qualités suivantes :
–– clarté : le destinataire, par hypothèse, ignore tout
de l’objet, de la matière de ce compte rendu qui
parfois peut le surprendre ;
–– objectivité : vérité, parfaite fidélité à la réalité qu’il
apporte. Le compte rendu retrace exactement ce
qui est, en des termes tels que le lecteur s’en fasse
une image en complète adéquation avec le réel ;
–– concision : dire les faits, bannir tout commentaire
inutile.
Conception, objectivité et nuance
Attention cependant : concision et objec-
tivité ne s’opposent pas à la notion de nuance. Il faut
bien prendre conscience que le compte rendu est le
premier document d’un dossier à constituer si l’affaire
doit avoir une suite, et notamment une suite conten-
tieuse. Chaque mot a sa valeur et peut peser ultérieu-
rement lorsqu’on recherche, par exemple, à établir des
responsabilités.
Enfin, il faut penser à indiquer la référence du compte
rendu (numéro d’enregistrement) pour prévoir l’ar-
chivage de ce document.
B. Les divers types de compte rendu
1. Le compte rendu d’un événement ou
d’un incident
Une présentation très simple est à utiliser si les habi-
tudes (coutumes ou directives) n’imposent pas une
forme plus solennelle :
–– tout en haut et centré se trouve le titre « Compte
rendu de… »
–– en haut à droite, le lieu et la date de rédaction du
courrier ;
–– en haut à gauche les coordonnées de l’émetteur ;
–– l’objet est indiqué à gauche sous les coordonnées,
ainsi que la référence si elle se justifie ;
–– sous cet objet se place le(s) destinataire(s) ;
–– sous le(s) destinataire(s) prend place le texte en
style narratif ;
–– vient ensuite la formule de politesse ;
–– puis la qualité et la signature de l’émetteur.
9
 Fig. 10  Compte rendu d’un incident
2. Le compte rendu de réunion
On établit un compte rendu pour matérialiser, dans
un document destiné à toutes les personnes concer-
nées, ce qui s’est dit et a été décidé au cours d’une
réunion à laquelle on a assisté.
Comme un compte rendu d’événement, il retrace des
faits qui ont la particularité d’être constitués par une
expression verbale. On devine la difficulté de rédac-
tion d’un tel travail, car :
10
–– la fidélité des faits est très difficile à relater. Il faut
être sûr d’avoir parfaitement compris la pensée des
divers orateurs ou interlocuteurs ;
–– le document n’est exploitable que s’il est présenté
avec une structure rationnelle, les diverses idées
mises en ordre, s’enchaînant selon les règles de la
logique.
Le travail du rédacteur consistera en diverses
opérations :
–– au cours de la réunion, noter ce qui se dit soit dans
les exposés, soit dans les discussions, et surtout ce
qui fait l’objet de décisions ;
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–– après la réunion, relire les notes prises, les mettre en ordre, bâtir un plan et rédiger.

Dans certains cas, il est possible de ne s’attacher qu’à une partie de la matière traitée au cours de la réunion :
celle qui intéresse le destinataire du compte rendu.

Fig. 11  Compte rendu d’une réunion

3. Le compte rendu systématique Ces documents sont attendus aux échelons supé-
rieurs qui les font souvent exploiter par les services
Il se présente sous forme de tableaux, sur imprimé informatiques.
formaté. Il peut porter différents noms : état, situation,
etc. L’absence d’un document, ou sur un document l’ou-
bli de renseignement relatif à une rubrique, peut
La rédaction d’un compte rendu systématique ne pose gêner l’exploitation de l’ensemble.
pas de difficultés particulières ; ce qui est demandé est
presque toujours à exprimer par des chiffres, parfois
par une simple mention « oui », « non ». Mais ces
imprimés sont à remplir :
–– avec soin : ne négliger aucune rubrique ;
–– avec exactitude ;
–– en temps opportun (ils sont généralement à établir
pour une date donnée).

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 C. La prise de notes
Fig. 12  Prise de notes
Pour rédiger un compte rendu de séance sans rien
oublier d’essentiel et sans erreur sur les éléments chif-
frés éventuellement communiqués, il est nécessaire
de prendre des notes au cours de la réunion.
Dès le début de la réunion, on note :
–– le lieu ;
–– l’heure ;
–– les présents (noms et qualités) ;
–– et le nom du président.
Oreille tendue et esprit éveillé sont nécessaires pour
ne rien laisser échapper. Il ne peut être question de
tout prendre. Mais il faut noter au vol les mots-clés,
les idées essentielles.
Si on se sert de feuilles volantes, il faut numéroter les
pages.
Exemple :
Dans la réunion qui aurait donné lieu au compte
rendu ci-après, on aurait noté successivement :
Présents :
Absents et excusés :
Marché 31 – Devis : 3 500 000 € dont gros œuvre :
2 000 000 €
Gros œuvre achevé 15 sept. Coût : 2 500 000 €
Grave risque de perte
Causes dépassement :
–– durée des travaux : prévue 5 mois, réelle 6 mois
–– majoration : ciment 2 %, sable 3 %
–– révision du prix : impossible
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Décision : proposer pour 5 octobre révision des
marchés avec sous-traitants deuxième tranche.
Les idées importantes étaient :
–– dépassement et causes
–– impossibilité de révision
–– proposition révision des marchés avec
sous-traitants
Les idées notées se présentent dans un ordre logique.
La réunion a été conduite de façon rationnelle. Mais
il n’en est pas toujours ainsi. Si les participants sont
nombreux, ou si l’ordre du jour est complexe, il est
possible que les échanges soient désordonnés : les
notes prises refléteront ce désordre.
Il conviendra, avant de rédiger le compte rendu, de
rétablir les idées dans un ordre logique en faisant un
plan.
L’utilisation d’un magnétophone
L’utilisation d’un magnétophone permet de
retrouver toutes les informations émises, mais n’est pas
permise partout. Par ailleurs, elle risque de restreindre
certains intervenants qui ne seraient pas entendus et
dont les propos ne seraient pas restitués.
III. Le rapport professionnel
Fig. 13  Le rapport professionnel
Il existe deux grands types de rapport :
–– le rapport pris au sens strict du terme : ensemble de
documents au travers desquels une autorité saisit
les instances supérieures en vue d’une décision à
prendre par ces instances ;
 Procédés d’écriture et écrits professionnels commerciaux
–– le rapport pris au sens large du terme où l’on peut
rencontrer : le rapport de mission, le rapport de
stage, le rapport d’expertise, le rapport d’étude,
etc.
Ici, on s’intéressera au rapport au sens strict : le rapport
professionnel.
A. Les fonctions du rapport
Ici, le rapport est généralement destiné à une autorité
hiérarchique.
Il doit l’informer sur un problème bien déterminé
dont on rappelle l’historique. Il contient des proposi-
tions faisant suite à un raisonnement.
Le style est généralement impersonnel : on évite le
« je » et le « vous ». Les personnalités de l’auteur et du
destinataire s’effacent devant les fonctions.
1. Le rapport expose
Il s’agit de réunir et d’exposer les informations néces-
saires qui peuvent être d’origines différentes :
–– son expérience ;
–– l’échange d’idées avec des personnes
compétentes ;
–– ses connaissances techniques ;
–– une documentation appropriée ;
–– etc.
Ces informations permettent de préciser une situa-
tion, d’en faire l’historique. C’est, en quelque sorte,
une photographie de ce qui existe au moment où on
se saisit de l’affaire qui motive le rapport.
2. Le rapport propose
Partant de la situation, on suggère des modifications,
des améliorations, dans un but signalé en tête de
l’exposé.
Il faut créer une liste exhaustive des solutions
possibles.
3. Le rapport justifie
Certaines solutions sont à écarter, d’autres à laisser
en suspens, d’autres à approfondir, d’autres à retenir ;
mais la décision incombe à l’autorité qui a demandé
le rapport et, pour faciliter ce choix, il faut justifier ses
affirmations.
Cette justification impose d’être précis.
B. La présentation du rapport
professionnel
Le document doit être propre, lisible.
L’objet du rapport doit figurer avant toute rédaction.
Les paragraphes peuvent être titrés et numérotés. Un
intervalle d’une ligne doit séparer les alinéas.
Le destinataire doit y reconnaître :
–– l’objet du rapport qu’il a sous les yeux ;
–– les points abordés ;
–– les propositions formulées.
Il faut donc, par une présentation simple, claire et
aérée, que le lecteur saisisse rapidement la structure
du document qu’il va étudier.
Une présentation claire implique un style léger où
l’on distingue facilement l’idée principale et les idées
secondaires.
Une décision sera suggérée, le demandeur ne devant
plus avoir de doute sur le bien-fondé de ce qu’il va
faire suite aux suggestions apportées.
Le rapport écarte tout sentiment personnel.
1. La structure
a. L’objet
C’est le titre et il est de rigueur. Il doit être précis et
concis. Il s’étend sur toute la longueur du texte et non
pas en haut et à gauche comme une lettre. Il doit atti-
rer l’attention du lecteur sans pour autant dévoiler la
conclusion.
b. L’introduction
Elle précise la méthode d’analyse et de recherche.
On l’appelle parfois exposé car elle place le lecteur
dans l’atmosphère du travail qui a été accompli.
L’introduction comporte éventuellement une partie
historique si celle-ci est brève. Si la nécessité impose
un plus long développement il est signalé dans l’in-
troduction et renvoyé en annexe.
13
 L’introduction doit être concise et caractériser le fait,
plutôt que le décrire entièrement.
c. Le développement
Il interprète les faits, les analyse et présente des
conclusions partielles. Il engage la valeur du rapport
sur le fond alors que l’introduction ne l’engage que
sur la forme.
Les propositions sont contenues dans ce développe-
ment et justifiées par un raisonnement appuyé sur des
faits.
Ces trois éléments (faits, raisonnement, proposi-
tions) sont indissociables d’un bon rapport.
L’analyse doit rester objective et exposer les avan-
tages et les inconvénients des solutions proposées.
Le passage d’une idée à l’autre doit se faire par une
transition :
–– liaisons externes (ou directes) : elles consistent à
relier les idées par des conjonctions ou des locu-
tions telles que : donc, car, alors, certes, quoi qu’il
en soit, etc. ;
–– liaisons internes (ou indirectes) : elles constituent
un procédé plus difficile car la transition se fait par
la seule logique des idées.
d. La conclusion
Elle récapitule les différentes propositions faites
au cours du développement, sans en ajouter de
nouvelles.
Elle dégage l’expression finale du rapport qui sera
l’aide à la décision du demandeur, c’est-à-dire une
ou plusieurs propositions d’action.
Dans les rapports, les textes peuvent être accompa-
gnés des éléments suivants :
–– les pièces jointes ;
–– les destinataires ;
–– la lettre d’accompagnement.
Les pièces jointes
Afin d’alléger le corps du rapport et sa lecture, il
convient de renvoyer, en annexe, des documents
auxquels on se réfère : des tableaux de calculs, des
graphiques, des organigrammes, des statistiques, etc.
14
Chaque pièce sera numérotée et on retrouvera cette
référence dans le rapport.
Les destinataires
Si un rapport est destiné à plusieurs personnes, il faut
que chacune sache qui l’a reçu. La liste de tous les
destinataires doit donc figurer en fin de document.
La lettre d’accompagnement
Elle permet de personnaliser l’envoi au destinataire
en précisant les limites du rapport, les difficultés
rencontrées, les suites qui pourraient en découler.
Elle atténue le côté impersonnel du rapport et
comporte la formule de politesse et la signature.
2. Le style
Aux qualités de style des divers documents profes-
sionnels, le rapport ajoute des exigences particulières.
La matière étant souvent abondante, il y a lieu de
travailler la concision pour éviter de produire un trop
long document.
Indépendamment de ces considérations générales,
il faut noter quelques caractéristiques particulières
du style du rapport. Elles sont au nombre de trois et
concernent :
–– le vocabulaire ;
–– l’impersonnalité dans la conjugaison des verbes ;
–– la tonalité.
a. Le vocabulaire
Rigoureusement précis, il accordera une large place
aux termes techniques.
Le rapport doit toutefois être compréhensible par un
non-technicien. Il y aura donc lieu quelquefois de
traduire en langage courant un terme trop technique,
surtout si la notion que recouvre ce terme est acces-
sible à tout un chacun.
b. La conjugaison des verbes
Il est d’usage dans le rapport d’adopter un style
impersonnel :
–– pas de 1re personne du singulier (je, moi, me…) ;
–– pas de 2e personne (tu, vous) ;
–– utilisation de la 3e personne pour parler de soi ;
Exemple : on ne dira donc pas : « Comme vous l’avez
prescrit » mais « Comme il a été prescrit ».
 Procédés d’écriture et écrits professionnels commerciaux
Exemple : « Le rapporteur s’est rendu sur les lieux… »
et jamais « Je me suis rendu sur les lieux ».
–– on admet quelquefois que le rédacteur se désigne
par la première personne du pluriel. On trouve
alors des formules mais cet usage est déconseillé. Il
facilite les négligences et fait glisser vers une forme
totalement personnelle.
Exemple : « Nous avons constaté… »
c. La tonalité
Par définition, le rapport est émis par une personne
en situation de subordination : un ton autoritaire est
ici inconcevable.
On peut conseiller :
–– de ne jamais employer le futur pour formuler
les propositions de décision. En effet, le futur a
souvent un sens impératif, il ne convient donc pas
pour soumettre une proposition ;
–– d’employer le conditionnel, notamment dans
la conclusion, pour formuler les propositions
auxquelles a conduit le raisonnement : fréquem-
ment on trouvera les formules « il conviendrait
de… », « il serait utile de… ».
IV. Le procès-verbal
Fig. 14  Le procès-verbal
Le procès-verbal est un acte écrit qui relate ce que
l’on a vu, entendu ou subi.
On ne peut y décrire que les faits qu’on a constatés
soi-même.
Il fait foi en justice et on ne peut pas le mettre en
doute, sauf par la procédure d’inscription en faux.
Son importance exige les qualités suivantes :
–– précision ;
–– objectivité ;
–– concision.
C’est une relation écrite utilisant parfois des formula-
tions conventionnelles telles que :
« Et nous étant transportés audit lieu et heure indi-
qués, nous y avons, en présence de M. X, rédigé le
présent procès-verbal, pour faire et valoir ce que de
droit. »
A. Les fonctions
Document administratif établi par un officier public
(commissaire, gendarme, etc.), c’est un document
authentique, ce qui veut dire que ce qu’il exprime
est réputé vrai.
On comprend la gravité de la rédaction d’un tel docu-
ment, et le Code pénal souligne cette gravité par l’ap-
plication des peines les plus sévères pour :
–– l’officier public qui rédigerait consciemment un
procès-verbal faussant la réalité ;
–– la personne qui s’élèverait à tort contre le contenu
d’un procès-verbal.
À la découverte du document, ici un juge, le lecteur
doit pouvoir se faire une représentation très fidèle de
la réalité décrite.
Le document est authentique, donc ce qu’il dit est
vrai. Cependant, n’est réputé vrai que ce qu’a vu et
entendu le rédacteur.
Si le procès-verbal rapporte un témoignage, ce qui est
vrai est la matérialité de ce témoignage. La véracité en
sera à contrôler ; ainsi, un même procès-verbal peut
rapporter deux témoignages contradictoires.
B. La présentation du procès-verbal
Le procès-verbal comporte :
–– un préambule : énoncé des circonstances de
temps, de lieu, de personne, d’action du fait relaté ;
–– un corps : exposé des faits et des témoignages ;
15
 –– une finale : nombre de copies de procès-verbal et
destination de chacune d’elles, ainsi que signa-
tures des différentes parties.
Aussi, la rédaction d’un procès-verbal authentique
est-elle soumise à une certaine solennité :
–– le rédacteur souligne son grade, sa qualité, son
nom (car sa responsabilité personnelle est enga-
gée) et il rappelle le mandat qui l’a qualifié pour
rapporter le procès-verbal ;
–– la rédaction se fait en style personnel, le rédac-
teur se désigne par le pluriel de majesté (nous) car,
effectivement, il agit revêtu d’un pouvoir conféré
par la puissance publique ;
–– la fin du document prend souvent une tournure
solennelle : « en foi de quoi, avons établi le présent
procès-verbal et signé. »
Le mot « foi » est très fort : il souligne la fidélité entre
ce qui a été constaté et la relation qui en est faite.
Dans ce type de document, c’est incontestablement
la fidélité au réel qui prend une place capitale. Il faut
que le rédacteur ait une idée rigoureusement exacte
de la réalité. Le texte rédigé doit être l’expression
exacte de ce que sait le rapporteur.
Pour faciliter la rédaction des procès-verbaux, les
officiers publics disposent souvent de formulaires
préparés et qui ne sont plus qu’à compléter par des
renseignements concrets (nom, lieu, heure, etc.)
Exemple : il existe des imprimés de procès-verbaux de
déclaration de vol de voiture.
On distingue différents types de procès-verbaux :
–– enquête ou déclaration (gendarme) ;
–– constat (huissier ou expert) ;
–– réunion de commission (administrateur, etc.).
C. Le procès-verbal de séance
Le procès-verbal de séance
Le procès-verbal de séance est le document
officiel qui sera gardé en archive de la commission ou
du comité dont il retrace une réunion, et il sera commu-
niqué (pour approbation éventuelle) aux différents
membres de l’assemblée.
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Le rédacteur de ce document est souvent appelé
rapporteur.
Il lui appartient de retracer la séance avec une parfaite
objectivité, en faisant abstraction de son jugement
personnel.
1. Le style
Ce procès-verbal est rédigé en style impersonnel,
narratif et au temps grammatical présent. Le conte-
nu des interventions des membres est exprimé soit
en style direct, si l’on rapporte mot à mot les propos
exacts de l’intervenant (cas du procès-verbal analy-
tique), soit en style indirect, de façon condensée.
Il est souvent difficile de rapporter fidèlement, objec-
tivement, des opinions que l’on ne partage pas.
Il faut ici se méfier de toute affectivité, au profit de
l’objectivité.
Il faut distinguer deux types de procès-verbaux de
séance : le procès-verbal analytique et le procès-ver-
bal synthétique.
a. Le procès-verbal analytique
Il retrace exactement ce qui s’est dit, en quelque sorte
mot à mot, dans l’ordre des interventions succes-
sives. Le type de ce genre de document est donné
par le « journal des débats » de nos assemblées
parlementaires.
Le procès-verbal analytique est parfois nécessaire
pour les débats d’importance capitale, comme c’est
le cas pour les travaux du pouvoir législatif. Mais il
aboutit à une rédaction très longue, difficilement
exploitable.
Aussi, dans le monde des affaires, on lui préfère géné-
ralement le procès-verbal synthétique.
b. Le procès-verbal synthétique
Il fait la synthèse de tout ce qui a été dit ou évoqué au
cours d’une séance et cela dans un ordre logique et
rationnel.
En effet, la séance a été préparée avec un ordre du
jour que l’on s’efforce de respecter.
La rédaction de ce document suit l’ordre du jour et
fait apparaître les diverses positions ou opinions des
différents membres de l’assemblée, pour aboutir aux
 Procédés d’écriture et écrits professionnels commerciaux
conclusions qui auront pu être dégagées, aux déci-
sions du président (si celui-ci est qualifié pour en
prendre) ou encore aux résultats des votes si l’assem-
blée a dû voter.
2. La structure
Ni le timbre, ni la date ne s’imposent, car l’en-tête du
document va définir l’organisme dont il s’agit et la
date de la réunion qui est la seule à figurer sur le docu-
ment, la rédaction étant supposée concomitante.
L’en-tête se compose de la mention :
–– de l’organisme qui siège ;
–– de la date de la séance que retrace le procès-verbal.
L’introduction descriptive de la séance se compose
comme suit :
–– elle énonce l’heure et le lieu de la réunion, le nom
et la qualité du président ;
–– elle donne la liste nominative des présents, des
absents excusés et des absents non excusés. Si les
membres présents appartiennent à des catégories
différentes, ils sont nommés groupés par catégorie ;
–– elle donne l’ordre du jour.
Le corps du procès-verbal est la narration des débats,
en prenant successivement dans leur ordre les divers
points de l’ordre du jour.
Enfin, le procès-verbal se termine par une phrase
simple : « La séance est levée à 18 h 30 » ou encore
« L’ordre du jour étant épuisé, le président lève la
séance à 18 h 30 ».
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 Fig. 15  Exemple de procès-verbal

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