ÉTUDE DE CAS FORMATOUT-AFRICA

Travail pratique 1-A

Rapport intermédiaire

IFT-1003 – Analyse et conception de systèmes d’information

Travail présenté à
M. Jean-François Couturier

Membres de l’équipe #6
Mylène Truchon (111 273 195)
adresse courriel: mylene.truchon.1@ulaval.ca

Christophe Lavoie (111 073 989)

adresse courriel: christophe.lavoie.2@ulaval.ca

Olivier St-Onge (111 265 372)

adresse courriel: olivier.st-onge.4@ulaval.ca

Dominik Trudel (111 274 468)

adresse courriel: dominik.trudel.1@ulaval.ca

Oanh Nguyen (111 221 872)

adresse courriel:  thi-ngoc-oanh.nguyen.1@ulaval.ca

Mathieu Comeau (111 269 609)

adresse courriel: mathieu.comeau.2@ulaval.ca
TABLE DES MATIÈRES

1 - INTRODUCTION................................................................................................................1
1.1 – Contexte....................................................................................................................1
1.2 – Attentes du client et objectifs du travail demandé.........................................................2
1.3 – Descriptions sommaires des différentes parties du rapport............................................2
2 - ÉTUDES PRÉLIMINAIRE.....................................................................................................3
2.1 – Introduction...............................................................................................................3
2.2 – Les processus d’affaires à l’étude.................................................................................3
2.3 – Modèles de premier niveau des processus d’affaires......................................................7
2.4 – Problèmes observés dans l’entreprise.........................................................................13
2.5 – Objectifs de M. Salomé..............................................................................................15
2.6 – Conclusion................................................................................................................15
3 - DIAGNOSTIC DE L’EXISTANT............................................................................................16
3.1 – Introduction.............................................................................................................16
3.2 – Modélisation détaillée des processus d’affaires existants..............................................16
3.3 – Identification des activités pouvant être automatisées.................................................27
3.4 – Conclusion................................................................................................................27
4 – CONCEPTION DES NOUVEAUX PROCESSUS D’AFFAIRES....................................................28
4.1 – Introduction.............................................................................................................28
4.2 – Principes directeurs...................................................................................................28
4.3 – Modélisation détaillée des nouveaux processus d’affaires.............................................28
4.4 – Conclusion................................................................................................................28
5 – CONCLUSION..................................................................................................................29
5.1 – Bilan du travail réalisé...............................................................................................29
5.2 – Recommandations pour la suite du travail..................................................................29
6 – COMPTE RENDU DE LA GESTION DE PROJET...................................................................30
6.1 – Composition de l’équipe et rôles des divers membres de l’équipe.................................30
6.2 – Compte rendu des principales activités réalisées.........................................................30
6. 3 – Problèmes rencontrés et évaluation globale...............................................................31
 1 - INTRODUCTION

1.1 – Contexte

Les institutions scolaires privées cherchent souvent à subvenir à un besoin immédiat de la

population en promulguant des formations directement liées au marché du travail. C’est d’ailleurs
la raison pour laquelle l’organisation FORMATOUT-AFRICA a été mise sur pied. En effet,
conscients de la rareté de l’offre de formations orientées sur la maîtrise des technologies de
l’information dans le continent africain, ses fondateurs, M. et Mme Salomé, s’affairent depuis
2008 à mettre sur pied des programmes qui répondent aux besoins des locaux en ce qui
concerne la formation en informatique et, par l’entremise de celle-ci, en comptabilité.

Fort de son expérience en informatique et en comptabilité, pour M. Salomé, et en comptabilité et

secrétariat, pour Mme Salomé, le couple a toutefois reçu l’aide d’amis et a engagé davantage
d’employés au cours des dernières années pour parvenir à combler la demande. En effet, depuis
sa création, l’entreprise a connu un succès fulgurant. Chaque année, de plus en plus de clients
s’y intéressent et reçoivent une formation offerte par les professionnels de FORMATOUT-AFRICA.
Bien que ce soit de bon augure, il faut toutefois noter que cela implique également son lot de
complications, notamment la surcharge de travail. Cette dernière est en outre exacerbée par les
méthodes de documentation lacunaires développées par Mme Salomé. En effet, celle-ci étant peu
habile en informatique, la gestion est principalement supportée par un système peu efficient de
fiches cardex, dont la manipulation est laborieuse, sans mentionner que l’information y est
souvent redondante. Notons qu’au fil du temps, pour parvenir à s’en sortir, le couple a
néanmoins engagé avec plus ou moins de succès quelques employés tels que Mme Atali, qui
soutient Mme Salomé en ce qui concerne le secrétariat, M. Loumé, qui prend en charge plusieurs
activités de gestion, et G. Troya, qui est notamment responsable du support informatique, en
plus des formateurs, qui appuient M. Salomé dans l’enseignement des cours. En outre,
l’entreprise avait engagé C. Jacques pour l’aider dans le processus d’informatisation, mais aucune
mesure réellement pertinente n’a été mise en place à la suite de cette collaboration. 

Dès lors, et malgré l’aide reçue, il demeure de nombreux défis à relever, les idées de grandeur de
M. Salomé ne s’arrêtant d’ailleurs pas là. En effet, ce dernier désire que sa formule pédagogique
soit bonifiée et s’étende en dehors des frontières de la ville de X-Africa, et ce, rapidement, afin
de garder la mainmise sur le marché de la formation en informatique en Afrique. Une tâche d’une

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telle envergure ne peut cependant être réalisée sans que les activités de gestion soient
améliorées, principalement par l’informatisation (menée à terme) de celles-ci.

1.2 – Attentes du client et objectifs du travail demandé

Nos clients, M. et Mme Salomé, désirent que le système de gestion soit automatisé, certes, mais
ils insistent également sur la facilité d’utilisation de ce système, qui devra dès lors pouvoir être
rapidement maîtrisé par les différents membres de l’entreprise, afin d’éviter qu’il ne nuise pas à la
bonne marche de FORMATOUT-AFRICA.
 
Pour mieux répondre à leurs besoins, notre équipe devrait fournir aux clients une étude
préliminaire et un diagnostic du modèle déjà existant ainsi qu’une proposition de nouveaux
modèles de processus d’affaires principalement basée sur la notion d’automatisation.

1.3 – Descriptions sommaires des différentes parties du rapport

La première section de ce rapport sera l’étude préliminaire, au cours de laquelle les processus
d’affaires, de même que les acteurs externes avec lesquels FORMATOUT-AFRICA interfère, seront
grossièrement présentés de manière à obtenir une vision globale de l’organisation. Pour ce faire,
la méthode qui prévaudra sera celle de l’utilisation d’un modèle systémique. Les problèmes
auxquels l’entreprise fait face et les objectifs de M. Salomé dans ce projet d’automatisation
seront aussi détaillés dans cette section.
 
La deuxième section se penchera sur l’étude de l’existant, c’est-à-dire qu’une modélisation plus
précise des processus d’affaires précédemment illustrés sera cette fois-ci réalisée, et ce grâce à
l’élaboration de diagrammes ANSI commentés. C’est ainsi à cette étape que l’automatisation des
activités sera évaluée.
 
La dernière section concernera enfin la conception de nouveaux processus d’affaires, notamment
grâce aux principes directeurs qui ont guidé la création de ces derniers et seront énumérés. Il
sera dès lors pertinent de présenter leur fonctionnement et, par le biais de diagrammes
commentés, de réaliser leur modélisation détaillée.
 
À la toute fin du rapport se trouvera aussi un compte-rendu de la gestion de projet, soit un
résumé de comment l’élaboration de ce rapport s’est déroulée.

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3
 2 - ÉTUDES PRÉLIMINAIRE

2.1 – Introduction

L’étude préliminaire est déterminante puisqu’il est possible d’en retirer des données qui servent à
voir si le projet est réalisable et rentable. De plus, on y fait ressortir clairement quelles sont les
attentes du client, de même que les problèmes actuellement présents au sein de l’organisation.
Afin d’y parvenir, il est crucial d’avoir une vision globale de l’entreprise, c’est-à-dire de ses
processus d’affaires, de ses systèmes d’information et de l’environnement avec lequel elle
interagit. Une fois ces étapes réalisées, il est dès lors bien plus aisé de déterminer si le projet
d’automatisation est, d’une part, nécessaire, c’est-à-dire de savoir si l’organisation en a
réellement besoin, et s’il est profitable, c’est-à-dire de voir si celle-ci en tirera profit. Notons qu’à
cette étape, il peut être pertinent de réorienter les priorités du client.

Bref, pour parvenir à faire un portrait juste de l’entreprise, il sera nécessaire de bien comprendre,
dans un premier temps, quels sont les principaux processus d’affaires qui entrent en jeu, de
même que les acteurs externes qui y participent. D’ailleurs, un diagramme d’analyse systémique
des processus d’affaires aidera à visualiser tout cela. Dans un second temps, les problèmes
observés au sein de l’entreprise seront notés, en plus des objectifs de M. Salomé.

2.2 – Les processus d’affaires à l’étude

Pour réaliser notre mandat avec la compagnie FORMATOUT-AFRICA, nous devons commencer
par une analyse des processus d’affaires, qui consiste en un résumé des activités à l’intérieur de
la compagnie. Afin d’y parvenir, nous avons identifié les acteurs externes qui interagissent avec
FORMATOUT-AFRICA:
 la clientèle;
 les entreprises spécialisées;
 les formateurs.
Dans les lignes suivantes se trouve de brèves descriptions de chacun de ces acteurs externes.
 

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 E1- Clientèle:
ensemble des clients étant potentiellement intéressés à suivre l’une des formations offertes par
FORMATOUT-AFRICA et des clients qui participent ou qui ont participé au programme de
formation de FORMATOUT-AFRICA.
 E2- Entreprises spécialisées :
ensemble des entreprises qui opèrent dans le domaine des médias, de la reprographie, de
l’informatique et de la comptabilité.
 
E3- Formateurs :
Ensemble du corps enseignant et enseignant potentiel de FORMATOUT-AFRICA 

Précisons par la suite que les processus d’affaires sont soutenus par des employés qui effectuent
des tâches précises. Nous parlons ici d’acteurs internes, dont voici la liste :
 le Responsable de la Formation et du Recrutement (RFR);
 les secrétaires;
 le dirigeant de l’entreprise;
 le Responsable des Inscriptions (RI);
 les formateurs.
Dans les lignes suivantes se trouvent de brèves descriptions de chacun de ces acteurs internes.
 
Le RFR, soit le Responsable de la Formation et du Recrutement:
poste pris en charge par Mr Loumé qui consiste, comme son nom l’indique, à prendre en charge
les programmes de formation et la gestion des recrutements.
 
Les secrétaires :
postes pris en charge par Mme Salomé et Mme Atali qui s’occupent des activités de secrétariat,
de comptabilité et de relation avec les clients.
 
Dirigeant d’entreprise :
poste pris en charge par M. Salomé qui consiste à superviser l’ensemble des opérations
opérationnelles et de marketing de FORMATOUT-AFRICA.
 
Le RI, Responsable des Inscriptions :

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 poste pris en charge par M. Loumé qui consiste, comme son nom l’indique, à s’occuper de la
gestion des locaux, des demandes d’inscriptions et du suivi des cours.
 
Les formateurs :
poste pris en charge par des professionnels en informatique et en comptabilité qui consiste à
enseigner les cours offerts par FORMATOUT-AFRICA.
 
Pour l’analyse du système de formation en informatique et comptabilité de l’entreprise
FORMATOUT-AFRICA, nous avons modélisé les tâches en quatre principaux processus d’affaires:
 P1 : Gestion du programme de formation annuel
 P2 : Gestion des formateurs
 P3 : Gestion des membres
 P4 : Gestion des cours 
 
Pour aider à la compréhension du fonctionnement de l’entreprise FORMATOUT-AFRICA, nous
avons créé un modèle d’analyse de système de premier niveau. Il modélise le processus d’affaires
permettant la gestion du Système de formation en informatique et comptabilité.

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Diagramme 1 – Analyse systémique du système de formation en informatique et comptabilité.

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Voici une description générale de chacun des quatre processus d’affaires énumérés
précédemment.

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P1: Gestion du programme de formation :
processus par lequel l’entreprise gère l’organisation de la structure des cours.

P2: Gestion des formateurs :

processus par lequel l’entreprise gère la disponibilité des formateurs et le recrutement de
nouveaux formateurs.

P3- Gestion des membres :

processus par lequel l’entreprise gère le recrutement de nouveaux membres et les inscriptions
des membres.

P4- Gestion des cours :

processus par lequel l’entreprise gère le bon déroulement des cours.

2.3 – Modèles de premier niveau des processus d’affaires

Processus 1 : Création du programme de formation

Sous la responsabilité du RFR et de la secrétaire.
Il s’agit du processus par lequel le responsable de la formation et du recrutement travaille à la
création du prochain programme de formation annuel. A cette étape, il analyse les résultats de
sondages et d’enquêtes qui ont été réalisés au cours de l’année et il crée les fichiers liés qui
seront utilisés plus tard, lors de l’affectation des formateurs et des locaux. 
La secrétaire met à jours le nom du formateur dans fiches Cours pour gérer les inscriptions audit
cours plus tard. Elle fait parvenir la liste d’inscription du cours aux formateurs, vérifie la quantité
de manuels, et accueille les participants. 

Diagramme 2 – Création du programme de formation

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Processus 2 : Gestion des formateurs
Sous la responsabilité du RFR
Il s’agit du processus par lequel l’entreprise gère la disponibilité des formateurs déjà engagés et
le recrutement de nouveaux formateurs. À cette étape, le Responsable de la Formation et du
Recrutement contactera les formateurs intéressés en leur proposant des plages horaires de cours
qu’ils pourraient donner. Selon leur réponse, la secrétaire mettra à jour la liste de disponibilités, à
laquelle le RFR se référera pour attribuer aux formateurs les cours mis à l’horaire lors du
processus de création de la formation. S’il n’arrive pas à combler tous les cours, le RFR cherchera
alors de nouveaux formateurs parmi des organismes et les suggestions de formateurs actuels. Si
ceux-ci se montrent intéressés, le RFR ainsi que le dirigeant d’entreprise passeront les candidats
en entrevues et ajouterons ceux retenus à la liste de formateurs intéressés, à la suite de quoi le
RFR tentera à nouveau d’attribuer à des formateurs les cours restant. 

Diagramme 3 – Gestion des formateurs

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Processus 3 : Gestion des membres

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Sous la responsabilité du RFR, de la secrétaire et du RI. 
Il s’agit du processus par lequel on s’assure non seulement de la complétion du processus
d’inscription des membres, mais aussi de la gestion de tout ce qui a trait aux connections avec
les clients. Ceci sera fait, entre autres, par le biais de publicités et de la brochure officielle du
programme de formation. Dans ce cas-ci, FORMATOUT-AFRICA, avec l’aide d’un éditeur externe,
met sur pied une brochure détaillée du programme offert. Cette brochure est par la suite
distribuée à une clientèle cible afin d’encourager les inscriptions. Des annonces dans certains
médias sont aussi faites. Les clients qui montrent un intérêt sont encouragés à appliquer pour le
programme de formation et FORMATOUT-AFRICA traite toutes les demandes. Finalement,
chaque membre reçoit une rétroaction officielle concernant sa demande d’inscription.  

Diagramme 4 -Gestion des membres

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Processus 4 : Gestion des cours

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Sous la responsabilité de la secrétaire.
Il s’agit du processus par lequel l’entreprise s’assure du bon déroulement des cours. Lors de ce
processus, la secrétaire va d’abord prendre connaissance du programme de formation annuel qui
a été choisi lors du processus d’affaires P1 (création du programme de formation). Elle va ensuite
s’occuper de la gestion des locaux en assignant un local à tous les cours de formation tout en
s’assurant de respecter les différents besoins en équipements que ces cours peuvent demander
et en remplissant le document de tableau d’occupation des locaux. Durant ce processus, la
secrétaire va également effectuer le suivi des cours pour établir des statistiques sur les cours et
sur les formateurs, qui seront ensuite renvoyé au P1. Finalement, la secrétaire va envoyer des
lettres d’attestation pour tous les cours de formation que les clients ont réussi.

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 Diagramme 5 - Gestion des cours

2.4 – Problèmes observés dans l’entreprise

Pour être en mesure d’identifier les problèmes dans la gestion de FORMATOUT-AFRICA, il faut
premièrement définir la ligne directrice de la compagnie. Cette étape est très importante, car si
nous avons une idée claire du but de la compagnie et de ses intentions envers ses clients, il sera
plus facile d’identifier, par la suite, toutes les actions posées par la compagnie qui dérogent de
cette ligne centrale. 

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 Le but premier de FORMATOUT-AFRICA est de donner des cours d’informatique et de
comptabilité aux clients. Pour ce faire, FORMATOUT-AFRICA se doit d’engager des formateurs
qualifiés, de louer ou d’acheter le matériel nécessaire, de fournir un bon service à la clientèle,
etc. Toutes les activités internes tournent autour du but ultime de la compagnie, qui est de la
rendre le plus rentable possible, et ce, en offrant le meilleur service aux clients. Nous pouvons
donc affirmer que les actions et décisions prises par la compagnie qui viennent à l’encontre de ce
but peuvent être considérées comme un problème potentiel. Sachant cela, il est maintenant
temps d’identifier les problèmes et d’ensuite expliquer pourquoi ils viennent à l’encontre du but
de FORMATOUT-AFRICA.

Le premier problème, et aussi le plus apparent, est le fait que la compagnie gère la grande
majorité des échanges à l’interne de façon “papier”. La gestion papier a bien évidemment ses
côtés avantageux. Par exemple, ne pas dépendre de l’informatique réduit énormément les
risques de cybers-attaques, de virus, de phishing et de crash informatique. Un autre exemple
d’avantage est le fait que certains dossiers sont plus attrayants en version papier (les chèques,
par exemple). Par contre, la gestion de banques d’information sous forme papier est très
complexe. Les employés doivent être très organisés et très attentifs lors du classement de
documents. Cette gestion peut donc devenir très rapidement très complexe. Pour une compagnie
grandissante comme FORMATOUT-AFRICA, il serait donc conseillé d’informatiser le plus grand
nombre de systèmes possibles. 

Le deuxième problème est le fait qu’il y a beaucoup trop d’échanges inutiles faits à l’interne.
Certains documents peuvent passer à travers deux ou même trois étapes différentes avant d’être
modifiés. Il serait possible que ces mêmes documents soient modifiés en une seule étape si la
compagnie était mieux organisée. Les étapes supplémentaires, qui sont au fond inutiles, volent
bien évidemment beaucoup de temps précieux à la compagnie. Le but de FORMATOUT-AFRICA
étant d’être plus rentable, il serait très avantageux d’optimiser leurs procédés pour pouvoir
sauver le plus de temps et donc le plus d’argent possible. 

Le troisième problème est le fait que le matériel physique disponible pour les clients de
FORMATOUT-AFRICA est mal entretenu. La raison principale qui justifie cette situation est que G.
Troya, affecté à l’entretien, est très rarement disponible pour la réparation. De plus, il n’y a
aucun horaire d’intervention de maintenance, ce qui est très grave. FORMATOUT-AFRICA ne peut
pas savoir quand les problèmes arriveront, ce qui fait en sorte que la compagnie subit les
problèmes plutôt que de les prévenir. Il est évident que ce manque d’organisation affecte l’image
de la compagnie, ce qui n’est pas bon pour les ventes en général.  

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Le quatrième problème est le fait que la compagnie ne numérote, n’annote ou n’ identifie pas
assez bien son environnement de travail. Bien évidemment, on ne dit pas à la compagnie
FORMATOUT-AFRICA de devenir 5S, ou bien ISO. Nous parlons plutôt du simple fait de
s’organiser pour que ce soit facile de se repérer. Par exemple, les ordinateurs dans les locaux
fournis par FORMATOUT-AFRICA ne sont pas identifiés. Cela a pour effet que s’il y a un bris
quelconque sur l’ordinateur et qu’un employé de FORMATOUT-AFRICA doit contacter G.Troya
pour faire part de la situation, il y aura fort probablement, un problème de clarté. L’employé
devra tenter d’expliquer au téléphone quel est l’ordinateur en question au lieu de simplement
parler, par exemple, de l’ordinateur #4. 

Le dernier problème n’est pas un problème très grave en soit, mais il est tout de même important
d’en parler. Les statistiques obtenues par FORMATOUT-AFRICA ne sont pas très poussées. Selon
nous, il ne vaut la peine de payer un employé pour faire des statistiques que si les statistiques
présentent une étude fiable et utile. Les statistiques de FORMATOUT-AFRICA semblent très
pauvres et vides de contenu, ce qui détruit en gros le but d’une statistique.

2.5 – Objectifs de M. Salomé

Le but ultime pour M. Salomé serait d’automatiser la gestion globale de FORMATOUT-AFRICA.

Pour ce projet d’automatisation, M. Salomé se retrouve confronté à quelques contraintes
techniques et physiques, car il tient à ce que ce projet suive les objectifs premiers de
FORMATOUT-AFRICA. M. Salomé souhaite, plus précisément, que tous les nouveaux systèmes
informatiques automatisés soient faciles à utiliser. La raison de cette demande est très simple: il
tient à ce que les employés ne vivent pas trop durement le changement. M. Salomé tentera
aussi, à l’aide de ce projet, de trouver des solutions à plusieurs problèmes d’envergure variée
présents dans la compagnie. Les problèmes sont d’ailleurs tous énumérés au point 2.6 qui se
trouve ci-dessus. 

2.6 – Conclusion

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 3 - DIAGNOSTIC DE L’EXISTANT

3.1 – Introduction

3.2 – Modélisation détaillée des processus d’affaires existants

Processus 1 : Gestion du programme de formation annuel

Sous-processus 1.1 : analyse de la demande de cours:
L’analyse de la demande de cours débute par le RFR qui analyse brièvement les résultats de
sondages et les statistiques des cours précédents afin de planifier le programme annuel. Pour ce
faire, il crée un fichier Excel appelé RÉSUMÉ PROGRAMME FORMATION ANNUEL DE FORMATOUT
(D2), où l’on retrouve, selon leur appréciation, les cours qu’il prévoit offrir au programme cette
année. Ensuite, il met à jours et ajoute une ligne à chaque cours selon le nombre de fois que
celui-ci sera donné dans l’année, ce qui découle directement de la disponibilité des formateurs.
Une fois la liste des cours du programme annuel complétée, le RFR prépare un document pour
chacun des cours : Fiche cours (D6) qu’il classe alors dans un cardex pour consultation ultérieure.

Diagramme 6 – Analyse ANSI du PA Analyse de la demande de cours

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Sous-processus 1.2 : préparation des cours
Le processus de préparation des cours commence avant le début des cours. Les secrétaires
consultent les documents fiche de cours (D6) et la liste d’inscriptions au cours (D13).
Une semaine avant le début des cours, elles font parvenir une copie de la liste d’inscriptions au
cours (D13) par courriel aux formateurs. Par la suite, elles s’assurent que la quantité de manuels
pour les cours soit suffisante. Si ce n’est pas le cas, elles envoient à RapidCopyAfrica, une
entreprise spécialisée en reprographie, une demande pour l’impression des manuels manquants.

Deux jours avant le début des cours, elles impriment les badges des clients, les rassemblent avec
les manuels pédagogiques et les fiches d’évaluations.

Le jour où débutent les cours, les secrétaires accueillent les clients et distribuent le matériel des
clients, c’est-à-dire les badges, le matériel pédagogique et les fiches d’évaluations. Ensuite, elles
enregistrent les présences sur une copie de la liste d’inscription qui est par la suite rangée dans
le Dossier du cours. Elles remettent une seconde copie aux formateurs et leur rappellent de faire
remplir à la fin des cours les fiches d’évaluations qu'ils doivent garder jusqu'à la fin de la session.
À la fin de la session, les formateurs remettent les fiches d’évaluations remplies aux secrétaires
qui les rangent ensuite dans le Dossier du cours.

Toutes les démarches concernant le processus d’affaire de la préparation des cours sont illustrées
dans le diagramme ANSI suivant.

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Diagramme 7 – Analyse ANSI du PA Préparation des cours

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Processus 2 : Gestion des formateurs
Sous-processus 2.1 : attribution des cours
Ce processus est mis en branle lorsque vient le temps de déterminer quel formateur enseignera
quel cours. Il débute alors que le RFR consulte la Liste des formateurs intéressés (D1) constituée
précédemment par la secrétaire. Il consulte la Fiche des formateurs (D4) et, si nécessaire, il
consulte aussi le dossier des formateurs, qui contient une panoplie de documents tels que le
curriculum vitae, des lettres de recommandation, une synthèse des évaluations réalisées
précédemment, etc.

Une fois que cela est fait, le RFR rédige un courriel afin d’entrer en contact avec les formateurs.
Il leur envoie la Fiche de disponibilité des formateurs (D3) et ceux désireux d’obtenir la charge de
cours le remplissent et le renvoient à la secrétaire. Cette dernière classe alors ces documents
dans un cardex des fiches de disponibilité.

Finalement, ce cardex sera alors consulté par le RFR, qui se servira de l’information recueillie
pour affecter les formateurs aux différents cours offerts cette session-ci. Le RFR doit alors
également s’assurer de mettre à jours les identifiants et les noms dans le document intitulé
Résumé du programme annuel de formation (D2).

Ce processus a été mis sous forme de diagramme ANSI, qui se trouve à la page suivante.

Diagramme 8 – Analyse ANSI du PA Préparation des cours

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 Cardex des
fiches de
disponibilité
Classement de la Fiche
de disponibilité des
formateurs (D3)

Fiche de disponibilité
des formateurs (D3)

Envoi d͛un courriel

Remplir la Fiche de
disponibilité des Oui intérêt Non Fin
formateurs (D3)

Fiches de disponibilité
des formateurs
(D3)

Début

Fiche de disponibilité des

formateurs (D3)

Vérification de la
Liste des formateurs intéressé (D1)
disponibilité des Fiche formateur (D4)
formateurs Envoi d͛un courriel

curriculum vitae
Dossier des lettres de recommandation
formateurs évaluations des cours

Mise à jour des noms et

Affectation des identifiants dans Résumé
Fin
formateurs du Programme Annuel de
Formation (D2)

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Sous-processus 2.2 :

Processus 3 :
Sous-processus 3.1 : création de la publicité
La finalisation du programme annuel de formation, sous la charge de Mr. Salomé, le Responsable
de la Formation et du Recrutement (RFR) Mr. Loumé et les secrétaires, débute lorsque
l’assignation des cours est terminée.

Le RFR commence par créer un document Microsoft Word qui sera utilisé tout au long de la
conception de la maquette du programme. Celle-ci, devant être sans défauts, est en constante
révision par le dirigeant de l’entreprise, Mr. Salomé. Lorsque la maquette est complétée, le RFR
crée un modèle de la fiche d’inscription D12 qui fera partie de la brochure finale remise aux
clients. Par la suite, le tout est envoyé à RAPID-COPY-AFRICA pour que ceux-ci entame le
laborieux processus de conception graphique et de mise en page de la brochure. Une épreuve de
la brochure est envoyée au RFR pour approbation avant la finalisation de celle-ci. Si le RFR
n’approuve pas, RAPID-COPY-AFRICA retouche la brochure.

Finalement, la version approuvée de la brochure est officiellement créée et livrée à FORMATOUT-

AFRICA. Ce laborieux processus est d’une durée d’un mois.

Un diagramme a été fait selon la notation ANSI pour organiser visuellement cette activité.

Diagramme 9 – Analyse ANSI du PA Création de la publicité

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Sous-processus 3.2 : Recrutement
Le processus de recrutement démarre lors de l’envoi de la programmation annuel de
FORMATOUT-AFRICA au retour des deux semaines de congé au mois d’août. À cette étape, le
RFR décidera si la situation financière permet la publication d’annonces dans divers médias, dans
le cas présent : journaux ou quotidiens.

S’il estime que la situation financière le permet, le RFR prendra contact avec les différents médias
qui lui offriront des espaces publicitaires payant. Ces publications se font habituellement à la fin
du mois d’août, de décembre et de mars. Cette voie est cependant dispendieuse et le RFR
tentera d’en minimiser l’usage.

En plus des publicités payantes ou s’il estime que la situation n’en permet pas l’usage, le RFR
demandera à la secrétaire de consulter les mailing-list de l’entreprise et d’envoyer par la poste les
brochures imprimées lors du processus précédent à la clientèle ciblée. 

Ce sous-processus est représenté à la page suivante par le biais d’un diagramme ANSI.

Diagramme 10 – Analyse ANSI du PA Recrutement

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Sous-processus 3.3 : demandes d’inscription

Le processus de demandes d’inscription démarre quand les clients prennent connaissance de la

publicité de FORMATOUT-AFRICA que ce soit par les brochures distribuées ou par les publicités
diffusées. Les clients qui veulent en savoir davantage communiquent généralement avec
FORMATOUT-AFRICA par téléphone. Le RI leur transmet alors les informations désirées et s’ils
n’ont pas reçu de brochure, il leur en envoie une par courrier. Les clients désirant participer au
programme de FORMATOUT-AFRICA doivent remplir la fiche d’inscription (D12) qui fait partie de
la brochure distribuée. Un chèque couvrant les coûts établis par FORMATOUT-AFRICA doit être
accompagné de la fiche d’inscription (D12) lors de la réception de la demande d’inscription d’un
client.

C’est au RI que revient la tâche de vérifier que la fiche d’inscription (D12) ne comporte pas
d’anomalie et que le chèque avec le bon montant soit présent lors de la réception des demandes
d’inscription. Si ce n’est pas le cas, il rédige une lettre de demande de correction dans laquelle il
précise que les anomalies doivent être corriger et de leur renvoyer le tout. Il envoie au client la
lettre de demande de correction avec la fiche d’inscription (D12) et le chèque.

Quand les informations et le chèque de la demande d’inscription sont approuvés, le RI transmet

les documents de la demande d’inscription des clients aux secrétaires.

Une fois la fiche d’inscription (D12) et le chèque remis aux secrétaires, elles commencent par
ouvrir un dossier pour le client. Par la suite, elles mettent à jour la liste des inscriptions au cours
(D13) qui est dans le dossier du cours. Ensuite, les secrétaires photocopient le chèque. Elles
placent la copie du chèque dans le dossier du participant et rangent l’original dans le dossier des
paiements des participants. Pour finir, les secrétaires écrivent une lettre de confirmation et
produisent un reçu de paiement (D14) qu’elles envoient aux clients qui vont participer à la
formation de FORMATOUT-AFRICA.

Pour supporter l’explication du processus d’affaire de la demande d’inscription, le diagramme

ANSI qui suit a été produit.

Diagramme 11- Analyse ANSI du PA Demande d’inscription

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3.3 – Identification des activités pouvant être automatisées

3.4 – Conclusion

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4 – CONCEPTION DES NOUVEAUX PROCESSUS D’AFFAIRES

4.1 – Introduction

4.2 – Principes directeurs

4.3 – Modélisation détaillée des nouveaux processus d’affaires

4.4 – Conclusion

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 5 – CONCLUSION

5.1 – Bilan du travail réalisé

5.2 – Recommandations pour la suite du travail

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 6 – COMPTE RENDU DE LA GESTION DE PROJET

6.1 – Composition de l’équipe et rôles des divers membres de l’équipe

6.2 – Compte rendu des principales activités réalisées

Les réunions d’équipe se sont généralement déroulées une fois par semaine via la plateforme de
clavardage Discord. Ce sont là des résumés de chacune d’entre elles.

Compte-rendu synthétique de la réunion du 11 septembre:

Au cours de cette rencontre, le moment des rencontres ultérieures a été fixé aux mercredis (à
19h15 via la plateforme Discord). En outre, Dominik a créé un calendrier sur Google Calendar.
Les membres de l’équipe se sont entendus sur le travail à réaliser pour cette première semaine:
tous doivent lire l’exemple du travail pratique téléversé sur le site de cours. Ce faisant, Dominik,
Mylène et Oanh porteront particulièrement attention aux informations pertinentes pour réaliser
l’étude préliminaire, tandis que Christophe, Olivier et Mathieu le feront pour celles concernant le
diagnostic de l’existant.

Compte-rendu synthétique de la réunion du 19 septembre:

Au cours de cette rencontre, nous avons nommé le responsable de l’équipe (Dominik) et avons
déterminé quelles seraient les normes de mise en page à respecter. 
Par rapport à la semaine passée, nous nous sommes réorientés. Nous ferons l’étude préliminaire
tous ensemble, puis nous ferons le diagnostic de l’existant. Pour cette semaine, tous doivent
avoir fait ressortir les processus d’affaires, les problèmes rencontrés par l’entreprise et qui sont
les acteurs internes et externes, de même que leur rôle pour comparaison ultérieure.

Compte-rendu synthétique de la réunion du 25 septembre:

Au cours de cette rencontre, des versions assez définitives des processus d’affaires et des
problèmes de l’entreprise ont été sélectionnées et corrigées. Le travail à compléter pour avancer
considérablement l’étude préliminaire a été réparti entre les membres de l’équipe.

Compte-rendu synthétique de la réunion du 4 octobre:

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Au cours de cette rencontre, nous avons d’abord parcouru et retouché le travail réalisé pour
l’étude préliminaire, notamment en faisant des changements dans les acteurs externes et en
changeant l’un sous-processus. La division de la tâche a ensuite été faite pour le diagnostic de
l’existant. Idéalement, le travail aura été réalisé d’ici dimanche, mais nous sommes conscients
qu’il s’agit d’un échéancier assez serré. Un sondage en ligne a aussi été réalisé pour voir s’il y a
des périodes où nous pourrions nous réunir afin de travail ensemble, dans un même lieu.
Finalement, nous avons établi un échéancier pour la somme du travail restant à accomplir afin
que la 9e semaine puisse être uniquement consacrée à la révision de toutes les sections.

6. 3 – Problèmes rencontrés et évaluation globale

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