ÉTUDE DE CAS FORMATOUT-AFRICA

Travail pratique 1-A

Rapport intermédiaire

IFT-1003 – Analyse et conception de systèmes d’information

Travail présenté à
M. Jean-François Couturier

Membres de l’équipe #6
Mylène Truchon (111 273 195)
adresse courriel: mylene.truchon.1@ulaval.ca

Christophe Lavoie (111 073 989)

adresse courriel: christophe.lavoie.2@ulaval.ca

Olivier St-Onge (111 265 372)

adresse courriel: olivier.st-onge.4@ulaval.ca

Dominik Trudel (111 274 468)

adresse courriel: dominik.trudel.1@ulaval.ca

Oanh Nguyen (111 221 872)

adresse courriel: thi-ngoc-oanh.nguyen.1@ulaval.ca

Mathieu Comeau (111 269 609)

adresse courriel: mathieu.comeau.2@ulaval.ca

Charles-Etienne Gagnon (111 134 041)

adresse courriel: charles-etienne.gagnon.1@ulaval.ca
TABLE DES MATIÈRES

1 - INTRODUCTION ...................................................................................................................... 1
1.1 – Contexte ......................................................................................................................... 1
1.2 – Attentes du client et objectifs du travail demandé .......................................................... 2
1.3 – Descriptions sommaires des différentes parties du rapport............................................. 3
2 - ÉTUDE PRÉLIMINAIRE ............................................................................................................. 4
2.1 – Introduction.................................................................................................................... 4
2.2 – Les processus d’affaires à l’étude .................................................................................... 5
2.3 – Modèles de premier niveau des processus d’affaires ...................................................... 8
2.4 – Problèmes observés dans l’entreprise ........................................................................... 15
2.5 – Objectifs de M. Salomé ................................................................................................. 17
2.6 – Conclusion .................................................................................................................... 17
3 - DIAGNOSTIC DE L’EXISTANT ................................................................................................. 18
3.1 – Introduction.................................................................................................................. 18
3.2 – Modélisation détaillée des processus d’affaires existants .............................................. 18
3.3 – Identification des activités pouvant être automatisées.................................................. 39
3.4 – Conclusion .................................................................................................................... 43
 1 - INTRODUCTION

1.1 – Contexte

Les institutions scolaires privées cherchent souvent à subvenir à un besoin immédiat de

la population en promulguant des formations directement liées au marché du travail. C’est
d’ailleurs la raison pour laquelle l’organisation FORMATOUT-AFRICA a été mise sur pied.
En effet, conscient de la rareté de l’offre de formations orientées sur la maîtrise des
technologies de l’information dans le continent africain, ses fondateurs, M. et Mme
Salomé, s’affairent depuis 2008 à mettre sur pied des programmes qui répondent aux
besoins des locaux en ce qui concerne la formation en informatique et, par l’entremise de
celle-ci, en comptabilité.

Fort de son expérience en informatique et en comptabilité, pour M. Salomé, et en

comptabilité et secrétariat, pour Mme Salomé, le couple a toutefois reçu l’aide d’amis et a
engagé davantage d’employés au cours des dernières années pour parvenir à combler la
demande. En effet, depuis sa création, l’entreprise a connu un succès fulgurant. Chaque
année, de plus en plus de clients s’y intéressent et reçoivent une formation offerte par les
professionnels de FORMATOUT-AFRICA. Bien que ce soit de bon augure, il faut toutefois
noter que cela implique également son lot de complications, notamment la surcharge de
travail. Cette dernière est en outre exacerbée par les méthodes de documentation
lacunaires développées par Mme Salomé. En effet, celle-ci étant peu habile en
informatique, la gestion est principalement supportée par un système peu efficient de
fiches cardex, dont la manipulation est laborieuse, sans mentionner que l’information y
est souvent redondante. Notons qu’au fil du temps, pour parvenir à s’en sortir, le couple
a néanmoins engagé avec plus ou moins de succès quelques employés tels que Mme
Atali, qui soutient Mme Salomé en ce qui concerne le secrétariat, M. Loumé, qui prend en
charge plusieurs activités de gestion, et G. Troya, qui est notamment responsable du
support informatique, en plus des formateurs, qui appuient M. Salomé dans
l’enseignement des cours. En outre, l’entreprise avait engagé C. Jacques pour l’aider dans
le processus d’informatisation, mais aucune mesure réellement pertinente n’a été mise en
place à la suite de cette collaboration.

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Dès lors, et malgré l’aide reçue, il demeure de nombreux défis à relever, les idées de
grandeur de M. Salomé ne s’arrêtant d’ailleurs pas là. En effet, ce dernier désire que sa
formule pédagogique soit bonifiée et s’étende en dehors des frontières de la ville de X-
Africa, et ce, rapidement, afin de garder la mainmise sur le marché de la formation en
informatique en Afrique. Une tâche d’une telle envergure ne peut cependant être réalisée
sans que les activités de gestion soient améliorées, principalement par l’informatisation
(menée à terme) de celles-ci.

1.2 – Attentes du client et objectifs du travail demandé

Nos clients, M. et Mme Salomé, désirent que le système de gestion soit automatisé,
certes, mais ils insistent également sur la facilité d’utilisation de ce système, qui devra dès
lors pouvoir être rapidement être maîtrisé par les différents membres de l’entreprise, afin
d’éviter qu’il ne nuise pas à la bonne marche de FORMATOUT-AFRICA.

Pour mieux répondre à leurs besoins, notre équipe devrait fournir aux clients une étude
préliminaire et un diagnostic du modèle déjà existant ainsi qu’une proposition de nouveaux
modèles de processus d’affaires principalement basée sur la notion d’automatisation.

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 1.3 – Descriptions sommaires des différentes parties du rapport

La première section de ce rapport sera l’étude préliminaire, au cours de laquelle les

processus d’affaires, de même que les acteurs externes avec lesquels FORMATOUT-
AFRICA interfère, seront grossièrement présentés de manière à obtenir une vision globale
de l’organisation. Pour ce faire, la méthode qui prévaudra sera celle de l’utilisation d’un
modèle systémique. Les problèmes auxquels l’entreprise fait face et les objectifs de M.
Salomé dans ce projet d’automatisation seront aussi détaillés dans cette section.

La deuxième section se penchera sur l’étude de l’existant, c’est-à-dire qu’une

modélisation plus précise des processus d’affaires précédemment illustrés sera cette fois-
ci réalisée, et ce grâce à l’élaboration de diagrammes ANSI commentés. C’est ainsi à
cette étape que l’automatisation des activités sera évaluée.

La dernière section concernera enfin la conception de nouveaux processus d’affaires,

notamment grâce aux principes directeurs qui ont guidé la création de ces derniers et
seront énumérés. Il sera dès lors pertinent de présenter leur fonctionnement et, par le
biais de diagrammes commentés, de réaliser leur modélisation détaillée.

À la toute fin du rapport se trouvera aussi un compte rendu de la gestion de projet, soit un
résumé de comment l’élaboration de ce rapport s’est déroulée.

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 2 - ÉTUDE PRÉLIMINAIRE

2.1 – Introduction

L’étude préliminaire est déterminante puisqu’il est possible d’en retirer des données qui
servent à voir si le projet est réalisable et rentable. De plus, on y fait ressortir clairement
qu’elles sont les attentes du client, de même que les problèmes actuellement présents au
sein de l’organisation. Afin d’y parvenir, il est crucial d’avoir une vision globale de
l’entreprise, c’est-à-dire de ses processus d’affaires, de ses systèmes d’information et de
l’environnement avec lequel elle interagit. Une fois ces étapes réalisées, il est dès lors
bien plus aisé de déterminer si le projet d’automatisation est, d’une part, nécessaire, c’est-
à-dire de savoir si l’organisation en a réellement besoin, et s’il est profitable, c’est-à-dire
de voir si celle-ci en tirera profit. Notons qu’à cette étape, il peut être pertinent de réorienter
les priorités du client.

Bref, pour parvenir à faire un portrait juste de l’entreprise, il sera nécessaire de bien
comprendre, dans un premier temps, quels sont les principaux processus d’affaires qui
entrent en jeu, de même que les acteurs externes qui y participent. D’ailleurs, un
diagramme d’analyse systémique des processus d’affaires aidera à visualiser tout cela.
Dans un second temps, les problèmes observés au sein de l’entreprise seront notés, en
plus des objectifs de M. Salomé.

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 2.2 – Les processus d’affaires à l’étude

Pour réaliser notre mandat avec la compagnie FORMATOUT-AFRICA, nous devons commencer par
une analyse des processus d’affaires, qui consiste en un résumé des activités à l’intérieur de la
compagnie. Afin d’y parvenir, nous avons identifié les acteurs externes qui interagissent avec
FORMATOUT-AFRICA:

• la clientèle;
• les entreprises spécialisées;
• les formateurs.

Dans les lignes suivantes se trouvent de brèves descriptions de chacun de ces acteurs externes.

E1- Clientèle:
ensemble des clients étant potentiellement intéressés à suivre l’une des formations offertes par
FORMATOUT-AFRICA et des clients qui participent ou qui ont participé au programme de formation
de FORMATOUT-AFRICA.

E2- Entreprises spécialisées :

ensemble des entreprises qui opèrent dans le domaine des médias, de la reprographie, de
l’informatique et de la comptabilité.

E3- Formateurs :
Ensemble du corps enseignant et enseignant potentiel de FORMATOUT-AFRICA

Précisons par la suite que les processus d’affaires sont soutenus par des employés qui effectuent
des tâches précises. Nous parlons ici d’acteurs internes, dont voici la liste :

• le Responsable de la Formation et du Recrutement (RFR);

• les secrétaires;
• le dirigeant de l’entreprise;
• le Responsable des Inscriptions (RI);
• les formateurs.

Dans les lignes suivantes se trouvent de brèves descriptions de chacun de ces acteurs internes.

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Le RFR, soit le Responsable de la Formation et du Recrutement:
poste pris en charge par Mr Loumé qui consiste, comme son nom l’indique, à prendre en charge
les programmes de formation et la gestion des recrutements.

Les secrétaires :
postes pris en charge par Mme Salomé et Mme Atali qui prennent s’occupent des activités de
secrétariat, de comptabilité et de relation avec les clients.

Dirigeant d’entreprise :
poste pris en charge par M. Salomé qui consiste à superviser l’ensemble des opérations
opérationnelles et de marketing de FORMATOUT-AFRICA.

Le RI, Responsable des Inscriptions :

poste pris en charge par M. Loumé qui consiste, comme son nom l’indique, à s’occuper de la gestion
des locaux, des demandes d’inscriptions et du suivi des cours.

Les formateurs :
poste pris en charge par des professionnels en informatique et en comptabilité qui consiste à
donner les cours offerts par FORMATOUT-AFRICA.

Pour l’analyse du système de formation en informatique et comptabilité de l’entreprise

FORMATOUT-AFRICA, nous avons modélisé les tâches en quatre principaux processus d’affaires:

• P1 : Gestion du programme de formation annuel

• P2 : Gestion des formateurs
• P3 : Gestion des membres
• P4 : Gestion des cours

Pour aider à la compréhension du fonctionnement de l’entreprise FORMATOUT-AFRICA, nous avons

créé un modèle d’analyse de système de premier niveau. Il modélise le processus d’affaires
permettant la gestion du Système de formation en informatique et comptabilité.

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Diagramme 1 – Analyse systémique du système de formation en informatique et comptabilité.

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Voici une description générale de chacun des quatre processus d’affaires énumérés précédemment.

P1: Gestion du programme de formation :

processus par lequel l’entreprise gère l’organisation de la structure des cours.

P2: Gestion des formateurs :

processus par lequel l’entreprise gère la disponibilité des formateurs et le recrutement de nouveaux
formateurs.

P3- Gestion des membres :

processus par lequel l’entreprise gère le recrutement de nouveaux membres et les inscriptions des
membres.

P4- Gestion des cours :

processus par lequel l’entreprise gère le bon déroulement des cours.

2.3 – Modèles de premier niveau des processus d’affaires

Processus 1 : Création du programme de formation

Acteurs internes: Sous la responsabilité du RFR et de la secrétaire

Il s’agit du processus par lequel le responsable de la formation et du recrutement travaille

à la création du prochain programme de formation annuel. À cette étape, il analyse les
résultats de sondages et d’enquêtes qui ont été réalisés au cours de l’année et il crée les
fichiers liés qui seront utilisés plus tard, lors de l’affectation des formateurs et des locaux.

La secrétaire met à jour le nom du formateur dans fiches Cours pour gérer les inscriptions
audit cours plus tard. Elle fait parvenir la liste d’inscription du cours aux formateurs, vérifie
la quantité de manuels, et accueille les participants.

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Diagramme 2 – Création du programme de formation

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Processus 2 : Gestion des formateurs

Acteurs internes: Sous la responsabilité du RFR

Il s’agit du processus par lequel l’entreprise gère la disponibilité des formateurs déjà
engagés et le recrutement de nouveaux formateurs. À cette étape, le Responsable de la
Formation et du Recrutement contactera les formateurs intéressés en leur proposant des
plages horaires de cours qu’ils pourraient donner. Selon leur réponse, la secrétaire mettra
à jour la liste de disponibilités, à laquelle le RFR se référera pour attribuer aux formateurs
les cours mis à l’horaire lors du processus de création de la formation. S’il n’arrive pas à
combler tous les cours, le RFR cherchera alors de nouveaux formateurs parmi des
organismes et les suggestions de formateurs actuels. Si ceux-ci se montrent intéressés,
le RFR ainsi que le dirigeant d’entreprise passeront les candidats en entrevues et
ajouteront ceux retenus à la liste de formateurs intéressés. Pour finir, le RFR tentera à
nouveau d’attribuer à des formateurs les cours restants.

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Diagramme 3 – Gestion des formateurs

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Processus 3 : Gestion des membres

Acteurs internes: Sous la responsabilité du RFR, de la secrétaire et du RI.

Il s’agit du processus par lequel on s’assure non seulement de la complétion du processus

d’inscription des membres, mais aussi de la gestion de tout ce qui a trait aux connexions
avec les clients. Ceci sera fait, entre autres, par le biais de publicités et de la brochure
officielle du programme de formation. Dans ce cas-ci, FORMATOUT-AFRICA, avec l’aide
d’un éditeur externe, met sur pied une brochure détaillée du programme offert. Cette
brochure est par la suite distribuée à une clientèle cible afin d’encourager les inscriptions.
Des annonces dans certains médias sont aussi faites. Les clients qui montrent un intérêt
sont encouragés à postuler pour le programme de formation et FORMATOUT-AFRICA
traite toutes les demandes. Finalement, chaque membre reçoit une rétroaction officielle
concernant sa demande d’inscription.

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Diagramme 4 -Gestion des membres

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Processus 4 : Gestion des cours
Acteurs internes: Sous la responsabilité de la secrétaire.
Il s’agit du processus par lequel l’entreprise s’assure du bon déroulement des cours. Lors
de ce processus, la secrétaire va d’abord prendre connaissance du programme de
formation annuel qui a été choisi lors du processus d’affaires P1 (création du programme
de formation). Elle va ensuite s’occuper de la gestion des locaux en assignant un local à
tous les cours de formation tout en s’assurant de respecter les différents besoins en
équipements que ces cours peuvent demander et en remplissant le document de tableau
d’occupation des locaux. Durant ce processus, la secrétaire va également effectuer le
suivi des cours pour établir des statistiques sur les cours et sur les formateurs, qui seront
ensuite renvoyés au P1. Finalement, la secrétaire va envoyer des lettres d’attestation pour
tous les cours de formation que les clients ont réussis.

Diagramme 5 - Gestion des cours

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 2.4 – Problèmes observés dans l’entreprise

Pour être en mesure d’identifier les problèmes dans la gestion de FORMATOUT-AFRICA,

il faut premièrement définir la ligne directrice de la compagnie. Cette étape est très
importante, car si nous avons une idée claire du but de la compagnie et de ses intentions
envers ses clients, il sera plus facile d’identifier, par la suite, toutes les actions posées par
la compagnie qui dérogent de cette ligne centrale.

Le but premier de FORMATOUT-AFRICA est de donner des cours d’informatique et de

comptabilité aux clients. Pour ce faire, FORMATOUT-AFRICA se doit d’engager des
formateurs qualifiés, de louer ou d’acheter le matériel nécessaire, de fournir un bon
service à la clientèle, etc. Toutes les activités internes tournent autour du but ultime de la
compagnie, qui est de la rendre le plus rentable possible, et ce, en offrant le meilleur
service aux clients. Nous pouvons donc affirmer que les actions et décisions prises par la
compagnie qui viennent à l’encontre de ce but peuvent être considérées comme un
problème potentiel. Sachant cela, il est maintenant temps d’identifier les problèmes et
d’ensuite expliquer pourquoi ils viennent à l’encontre du but de FORMATOUT-AFRICA.

Problème 1: La gestion papier complexe et prompte aux erreurs

Le premier problème, et aussi le plus apparent, est le fait que la compagnie gère la grande
majorité des échanges à l’interne de façon “papier”. La gestion papier a bien évidemment
ses côtés avantageux. Par exemple, ne pas dépendre de l’informatique réduit
énormément les risques de cyberattaques, de virus, de phishing et de crash informatique.
Un autre exemple d’avantage est le fait que certains dossiers sont plus attrayants en
version papier (les chèques, par exemple). Par contre, la gestion de banques
d’information sous forme papier est très complexe. Les employés doivent être très
organisés et très attentifs lors du classement de documents. Cette gestion peut donc
devenir très rapidement très complexe. Pour une compagnie grandissante comme
FORMATOUT-AFRICA, il serait donc conseillé d’informatiser le plus grand nombre de
systèmes possibles.

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Problème 2: Traitement des documents trop long
Le deuxième problème est qu’il y a beaucoup d’échanges à l’interne. Cela ralentit le
traitement des informations et augmente le temps consacré aux tâches reliées à ces
processus. Les documents qui participent à plusieurs processus sont échangés entre
acteurs internes plusieurs fois et certains d’entre eux doivent être approuvés avant la
version définitive. Il serait donc avantageux que les documents soient modifiés et
approuvés en une seule étape. L’objectif de FORMATOUT-AFRICA étant d’être plus
rentable, il serait profitable d’optimiser leurs processus pour pouvoir optimiser leur temps
et par conséquent minimiser le cout de traitement des documents.

Problème 3: Matériel mal entretenu et mal identifié

Le troisième problème est le fait que le matériel physique disponible pour les clients de
FORMATOUT-AFRICA est mal entretenu. La raison principale qui justifie cette situation
est que G. Troya, affecté à l’entretien, est très rarement disponible pour la réparation. De
plus, il n’y a aucun horaire d’intervention de maintenance, ce qui est très grave.
FORMATOUT-AFRICA ne peut pas savoir quand les problèmes arriveront, ce qui fait en
sorte que la compagnie subit les problèmes plutôt que de les prévenir. Il est évident que
ce manque d’organisation affecte l’image de la compagnie, ce qui n’est pas bon pour les
ventes en général.

Par ailleurs, il y a le fait que la compagnie ne numérote, n’annote ou n’identifie pas assez
bien son environnement de travail. Bien évidemment, on ne dit pas à la compagnie
FORMATOUT-AFRICA de devenir 5S, ou bien ISO. Nous parlons plutôt du simple fait de
s’organiser pour que ce soit facile de se repérer. Par exemple, les ordinateurs dans les
locaux fournis par FORMATOUT-AFRICA ne sont pas identifiés. Cela a pour effet que s’il
y a un bris quelconque sur l’ordinateur et qu’un employé de FORMATOUT-AFRICA doit
contacter G. Troya pour faire part de la situation, il y aura fort probablement, un problème
de clarté. L’employé devra tenter d’expliquer au téléphone quel est l’ordinateur en
question au lieu de simplement parler, par exemple, de l’ordinateur #4.

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Problème 4: Mauvaise qualité des statistiques
Le dernier problème n’est pas un problème très grave en soi, mais il est tout de même
important d’en parler. Les statistiques obtenues par FORMATOUT-AFRICA ne sont pas
très poussées. Selon nous, il ne vaut la peine de payer un employé pour faire des
statistiques que si les statistiques présentent une étude fiable et utile. Les statistiques de
FORMATOUT-AFRICA semblent très pauvres et vides de contenu, ce qui détruit en gros
le but d’une statistique.

2.5 – Objectifs de M. Salomé

Le but de M. Salomé serait d’automatiser la gestion globale de FORMATOUT-AFRICA.

Pour ce projet d’automatisation, M. Salomé se retrouve confronté à quelques contraintes
techniques et physiques. Il tient à ce que ce projet suive les objectifs premiers de
FORMATOUT-AFRICA. M. Salomé souhaite, plus précisément, que tous les nouveaux
systèmes informatiques automatisés soient faciles à utiliser. La raison de cette demande
est très simple: il tient à ce que les employés ne vivent pas trop durement le changement.
M. Salomé tentera aussi, à l’aide de ce projet, de trouver des solutions à plusieurs
problèmes d’envergure variée présents dans la compagnie, par exemple une gestion trop
axée sur le papier, ou bien le fait qu’il y ait trop d’échanges inutiles.

2.6 – Conclusion

Il convient normalement, une fois l’étude préliminaire réalisée, de prendre un temps d’arrêt
pour voir s’il serait convenable de continuer le travail entrepris ou s’il vaut mieux tout
cesser maintenant, avant d’avoir investi de trop importantes sommes d’argent dans un
projet voué à l’échec ou dont la rentabilité serait moindre. Compte tenu du désir de M.
Salomé de faire en sorte que l’entreprise FORMATOUT-AFRICA prenne de l’expansion
et étant donné les nombreux problèmes présents au sein de l’organisation, problème qui
freinent ladite expansion, d’ailleurs, il va de soi que d’automatiser ou d'informatiser
davantage les processus d’affaires serait bénéfique. Non seulement les employés eux-
mêmes bénéficieraient de ces changements, mais l’entreprise elle-même en ressortirait
grandie.

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 3 - DIAGNOSTIC DE L’EXISTANT

3.1 – Introduction

Le diagnostic de l’existant est essentiel pour se familiariser avec la structure d’une

organisation, car grâce à sa réalisation, il devient plus aisé de voir les méthodes de travail
ou le rôle des personnes au sein de celle-ci. De plus, c’est à cette étape que l’on comprend
mieux les problèmes et, dès lors, qu’on peut commencer à offrir des solutions. Bref, cette
étape est essentielle pour que le diagnostic soit justement posé.

Pour y parvenir, il faut d’abord recueillir l’information, par exemple par le biais d’entrevues,
de questionnaires ou en observant la documentation. Une fois cela fait, la prochaine étape
est de modéliser les processus d’affaires actuels, par le biais de diagrammes ANSI, et de
les analyser. Enfin, il devient plus simple d’offrir une stratégie d’automatisation pour
éliminer les problèmes.

3.2 – Modélisation détaillée des processus d’affaires existants

Processus 1 : Gestion du programme de formation annuel

Sous-processus 1.1 : analyse de la demande de cours

L’analyse de la demande de cours débute par le RFR qui analyse brièvement les résultats
de sondages et les statistiques des cours précédents afin de planifier le programme
annuel. Pour ce faire, il crée un fichier Excel appelé Résumé programme de formation
annuel de Formatout (D2), où l’on retrouve, selon leur appréciation, les cours qu’il est
prévu d’offrir au programme cette année. Ensuite, il met à jour le document D2 et ajoute
une ligne selon le nombre de fois que celui-ci sera donné dans l’année, ce qui dépend de
la disponibilité des formateurs. Une fois la liste des cours du programme annuel
complétée, le RFR crée un document descriptif pour chacun des cours, Fiche cours (D6),
qu’il classe alors dans un cardex pour consultation ultérieure, mettant ainsi fin au
processus.

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Diagramme 6 – Analyse ANSI du PA Analyse de la demande de cours

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Sous-processus 1.2 : préparation des cours
Le processus de préparation des cours commence avant le début des cours. Les secrétaires
consultent les documents fiche de cours (D6) et la liste d’inscriptions au cours (D13).
Une semaine avant le début des cours, elles font parvenir une copie de la liste d’inscriptions au
cours (D13) par courriel aux formateurs. Par la suite, elles s’assurent que la quantité de manuels
pour les cours soit suffisante. Si ce n’est pas le cas, elles envoient à RapidCopyAfrica, une entreprise
spécialisée, une demande pour l’impression des manuels manquants.

Deux jours avant le début des cours, elles impriment les badges des clients, les rassemblent avec
les manuels pédagogiques et les fiches d’évaluations.

Le jour où débutent les cours, les secrétaires accueillent les clients et distribuent le matériel des
clients, c’est-à-dire les badges, le matériel pédagogique et les fiches d’évaluations. Ensuite, elles
enregistrent les présences sur une copie de la liste d’inscription qui est par la suite rangée dans le
Dossier du cours. Elles remettent une seconde copie aux formateurs et leur rappellent de faire
remplir à la fin des cours les fiches d’évaluations qu'ils doivent garder jusqu'à la fin de la session.
À la fin de la session, les formateurs remettent les fiches d’évaluations remplies aux secrétaires qui
les rangent ensuite dans le Dossier du cours.

Toutes les démarches concernant le processus d’affaire de la préparation des cours sont illustrées
dans le diagramme ANSI suivant.

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Diagramme 7 – Analyse ANSI du PA Préparation des cours

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Sous-processus 1.3 : affectation des cours aux formateurs
Ce processus débute alors que la secrétaire remplit une nouvelle fiche Formateur (D4)
pour chaque formateur pour l’année à venir. L’ancienne fiche, désormais remplacée par
la nouvelle fiche, est alors classée dans le dossier Formateur de chacun d’entre eux,
tandis que la nouvelle fiche est placée dans le Cardex des formateurs de l’année à venir.

Par la suite, la secrétaire met à jour le nom du formateur qui s’est engagé à donner un
cours dans les Fiches Cours (D6). Elle remplit également une fiche de Besoins en locaux
(D8), qui servira ultérieurement.

Diagramme 8 – Analyse ANSI du PA Affectation des cours aux formateurs

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Processus 2 : Gestion des formateurs

Sous-processus 2.1 : vérification de la disponibilité des formateurs

Ce processus est mis en branle lorsque vient le temps de déterminer quel formateur enseignement
quel cours. Il débute alors que le RFR consulte la Liste des formateurs intéressés (D1) constituée
précédemment par la secrétaire. Il consulte aussi la Fiche des formateurs (D4) et, si nécessaire, il
consulte aussi le dossier des formateurs, qui contient une panoplie de documents tels que le
curriculum vitae, des lettres de recommandation, une synthèse des évaluations réalisées
précédemment, etc.

Une fois que cela est fait, le RFR rédige un courriel afin d’entrer en contact avec les formateurs. Il
leur envoie la Fiche de disponibilité des formateurs (D3) et ceux désireux d’obtenir la charge de
cours le remplissent et le renvoient à la secrétaire. Cette dernière classe alors ces documents dans
un cardex des fiches de disponibilité.

Finalement, ce cardex sera alors consulté par le RFR, qui se servira de l’information recueillie pour
affecter les formateurs aux différents cours offerts cette session-ci. Le RFR doit alors également
s’assurer de mettre à jour les identifiants et les noms dans le document intitulé Résumé du
programme annuel de formation (D2).

Ce processus a été mis sous forme de diagramme ANSI, qui se trouve à la page suivante.

23
Diagramme 9 – Analyse ANSI du PA Préparation des cours

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Sous-processus 2.2 : sélection des formateurs
Le processus de recrutement en besoins de formateurs est géré par le RFR, sous la
supervision de M. Salomé. Le processus débute au mois de mai, lorsque le RFR est mis
au courant qu’il y a un besoin en formateurs par le biais du document Fiche Besoin
Formateur (D7) et qu’aucun ancien formateur ne montre de l’intérêt à donner un cours qui
est au programme pour l’année suivante. Le RFR contacte alors des personnes qui lui ont
été recommandées par des formateurs fiables de l’entreprise. Si ces personnes
souhaitent devenir formateurs, ils envoient au RFR leur curriculum vitae ainsi qu’une lettre
d’accompagnement, où ils indiquent quelles sont leurs expériences de travail et leurs
préférences pour les cours qu’ils seraient souhaitent donner. Tous les curriculum vitæ et
les lettres reçues seront ensuite consignés dans un dossier Candidat-Formateur.

Le RFR va par la suite analyser la Fiche Besoin Formateur (D7) et les dossiers des
candidats pour faire ressortir les candidats intéressants qui pourraient potentiellement
donner un des cours pour lesquels FORMATOUT-AFRICA a besoin d’un formateur. Il va
par la suite discuter des candidats potentiels avec M. Salomé et éventuellement faire des
entrevues avec les candidats qu’ils auront préalablement sélectionnés ensemble. Une fois
les entrevues complétées, M. Salomé et le RFR vont choisir les candidats à qui ils feront
une offre de collaboration.

Lorsque les nouveaux formateurs ont été choisis, le RFR va envoyer une lettre à tous les
candidats qu’ils auront passés en entrevue pour leur dire que la compagnie ne pourra pas
retenir leurs services ou pour leur indiquer qu’ils font maintenant partie de l’équipe de
formateurs de FORMATOUT-AFRICA et qu’ils seront contactés sous peu pour donner
des cours.

La secrétaire va ensuite s’occuper de créer des Fiches Formateur (D4), où elle indique
les cours que les nouveaux formateurs sont susceptibles de donner, et va ensuite créer
un dossier Formateur pour chacun des nouveaux formateurs, où elle conservera leur
Fiche Formateur (D4). Pour finir, la secrétaire va également garder les dossiers des
candidats qui n’ont pas été choisis dans une filière intitulée Candidatures non retenues.
Ces dossiers sont classés par année, afin que le RFR puisse les consulter au cas où il
aurait besoin de recruter d’autres formateurs dans le futur.

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Diagramme 10 – Analyse ANSI du PA Sélection des formateurs

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Sous-processus 2.3 : recrutement des formateurs
Quand le programme de formation pour les cours réguliers a été fait, c’est-à-dire que les
cours et les formateurs qui les donnent sont confirmés, le RFR met à jour le document
Résumé Programme Formation Annuel de FORMATOUT (D2). Il remet ensuite ce
document à la secrétaire. Celle-ci envoie dès lors un courriel au formateur retenu pour lui
transmettre l’offre d’emploi.

Le formateur répond par courriel à la secrétaire pour accepter ou refuser l’offre et elle
place une copie de la réponse du formateur dans le dossier du formateur. Si celui-ci
l’accepte, le RFR met à jour le fiche Résumé Programme Formation Annuel (D2) et
demande à la secrétaire de préparer le contrat. Avant qu’il ne soit envoyé, il le vérifie. Le
contrat signé est par après renvoyé par le formateur pour que la secrétaire le classe dans
le dossier formateur approprié. Une copie de ce contrat est fournie au service de
comptabilité de FORMATOUT-AFRICA.

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Diagramme 11 – Analyse ANSI du PA Recrutement des formateurs

28
Sous-processus 2.4 : révision des besoins en formateurs
Dans le cas où un formateur se désiste pour des raisons personnelles, après avoir reçu
le courriel d’explication des causes de son désistement, le RFR remplit une fiche de
Demande Révision Besoin (D9) pour chacun des cours que devait donner le formateur en
indiquant la date de désistement du formateur.

Il met aussi à jour le Résumé du Programme de Formation Annuel (D2) en changeant la

colonne “offre” pour tous les cours et toutes les dates pour lesquelles le formateur s’est
désisté. Pour chaque Demande Révision Besoin (D9) concernant l’affectation d’un
formateur, le RFR reprend le processus de Vérification de la disponibilité des formateurs
décrit à la section 2.1.

Diagramme 12 – Analyse ANSI du PA Révision des besoins en formateurs

29
Processus 3 :

Sous-processus 3.1 : création de la publicité

La finalisation du programme annuel de formation, sous la charge de M. Salomé, le Responsable
de la Formation et du Recrutement (RFR) M. Loumé et les secrétaires, débute lorsque l’assignation
des cours est terminée.

Le RFR commence par créer un document Microsoft Word qui sera utilisé tout au long de la
conception de la maquette du programme. Celle-ci, devant être sans défauts, est en constante
révision par le dirigeant de l’entreprise, M. Salomé. Lorsque la maquette est complétée, le RFR crée
un modèle de la fiche d’inscription D12 qui fera partie de la brochure finale remise aux clients. Par
la suite, le tout est envoyé à RAPID-COPY-AFRICA pour que ceux-ci entament le laborieux
processus de conception graphique et de mise en page de la brochure. Une épreuve de la brochure
est envoyée au RFR pour approbation avant la finalisation de celle-ci. Si le RFR n’approuve pas,
RAPID-COPY-AFRICA retouche la brochure.

Finalement, la version approuvée de la brochure est officiellement créée et livrée à FORMATOUT-

AFRICA. Ce laborieux processus est d’une durée d’un mois.

Un diagramme a été fait selon la notation ANSI pour organiser visuellement cette activité.

30
Diagramme 13 – Analyse ANSI du PA Création de la publicité

31
Sous-processus 3.2 : Recrutement
Le processus de recrutement démarre lors de l’envoi de la programmation annuelle de
FORMATOUT-AFRICA au retour des deux semaines de congé au mois d’août. À cette étape, le RFR
décidera si la situation financière permet la publication d’annonces dans divers médias, dans le cas
présent : journaux ou quotidiens.

S’il estime que la situation financière le permet, le RFR prendra contact avec les différents médias
qui lui offriront des espaces publicitaires payants. Ces publications se font habituellement à la fin
du mois d’août, de décembre et de mars. Cette voie est cependant dispendieuse et le RFR tentera
d’en minimiser l’usage.

En plus des publicités payantes ou s’il estime que la situation n’en permet pas l’usage, le RFR
demandera à la secrétaire de consulter les mailing-list de l’entreprise et d’envoyer par la poste les
brochures imprimées lors du processus précédent à la clientèle ciblée.

Ce sous-processus est représenté à la page suivante par le biais d’un diagramme ANSI.

32
Diagramme 14 – Analyse ANSI du PA Recrutement

33
Sous-processus 3.3 : demandes d’inscription
Le processus de demandes d’inscription démarre quand les clients prennent connaissance de la
publicité de FORMATOUT-AFRICA que ce soit par les brochures distribuées ou par les publicités
diffusées. Les clients qui veulent en savoir davantage communiquent généralement avec
FORMATOUT-AFRICA par téléphone. Le RI leur transmet alors les informations désirées et s’ils
n’ont pas reçu de brochure, il leur en envoie une par courrier. Les clients désirant participer au
programme de FORMATOUT-AFRICA doivent remplir la fiche d’inscription (D12) qui fait partie de
la brochure distribuée. Un chèque couvrant les coûts établis par FORMATOUT-AFRICA doit être
accompagné de la fiche d’inscription (D12) lors de la réception de la demande d’inscription d’un
client.

C’est au RI que revient la tâche de vérifier que la fiche d’inscription (D12) ne comporte pas
d’anomalie et que le chèque avec le bon montant soit présent lors de la réception des demandes
d’inscription. Si ce n’est pas le cas, il rédige une lettre de demande de correction dans laquelle il
précise que les anomalies doivent être corriger et de leur renvoyer le tout. Il envoie au client la
lettre de demande de correction avec la fiche d’inscription (D12) et le chèque.

Quand les informations et le chèque de la demande d’inscription sont approuvés, le RI transmet

les documents de la demande d’inscription des clients aux secrétaires.

Une fois la fiche d’inscription (D12) et le chèque remis aux secrétaires, elles commencent par ouvrir
un dossier pour le client. Par la suite, elles mettent à jour la liste des inscriptions au cours (D13)
qui est dans le dossier du cours. Ensuite, les secrétaires photocopient le chèque. Elles placent la
copie du chèque dans le dossier du participant et rangent l’original dans le dossier des paiements
des participants. Pour finir, les secrétaires écrivent une lettre de confirmation et produisent un reçu
de paiement (D14) qu’elles envoient aux clients qui vont participer à la formation de FORMATOUT-
AFRICA.

Pour supporter l’explication du processus d’affaire de la demande d’inscription, le diagramme ANSI

qui suit a été produit.

34
Diagramme 15- Analyse ANSI du PA Demande d’inscription

35
Processus 4 :

Sous-processus 4.1 : gestion des locaux

Ce sont les secrétaires qui s’occupent de la gestion des salles de FORMATOUT-AFRICA.
Pour faire l’affectation des locaux, elles consultent les Fiches Besoin Locaux (D8), les
Fiches local (D5), qui contiennent les informations du local (capacité, équipement
disponible, logiciels disponibles, etc.), et le Tableau des occupations de locaux (D11).

Une fois l’affectation faite, elles mettent à jour le Tableau des occupations de locaux et
indiquent, sur la Fiche Besoin Locaux (D8), les locaux qui ont été affectés. Les Fiches
Cours (D6) sont aussi mises à jour avec l’indication des locaux correspondants.

Diagramme 16- Analyse ANSI du PA Gestion des locaux

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Sous-processus 4.2 : suivi des cours
Le processus de suivi des cours est présentement sous la responsabilité de la secrétaire,
mais sera celle du RI si la compagnie décide d’en engager un. C’est lors de ce processus
que l’entreprise obtient des statistiques sur les cours qui ont été donnés durant l’année
précédente.

La secrétaire fait tout d’abord une synthèse des évaluations des participants pour chaque
cours et garde ensuite cette synthèse dans le Dossier du cours. Elle envoie ensuite une
copie au formateur et garde également une copie dans le dossier du formateur. Une fois
cela fait, elle envoie des lettres d’attestation de suivi du cours à tous les participants, et
ce, pour tous les cours qu’ils ont suivis. Elle gardera également une copie de cette lettre
dans les dossiers des participants.

Par après, elle effectue sommairement des statistiques sur les cours. Étant donné que
cette tâche lui demande beaucoup de temps, elle ne peut le faire rigoureusement. Pour
terminer, elle va mettre le Dossier du cours dans une filière Cours réalisés après y avoir
inclus les dossiers des participants au cours.

37
Diagramme 17- Analyse ANSI du PA Suivi des cours

38
 3.3 – Identification des activités pouvant être automatisées

Après avoir identifier ultérieurement les processus d’affaires existants au sein de

FORMATOUT-AFRICA et d’avoir par la suite identifié les problèmes liés à ces processus,
il est le temps pour nous de commencer à trouver des solutions à ces problèmes.
L’automatisation des activités d’une compagnie est un incontournable si celle-ci veut
continuer de grandir. La solution la plus efficace serait donc d'automatiser certaines
actions au sein de l’organisation de FORMATOUT-AFRICA. Ce processus requiert
toutefois beaucoup de temps, d’argent et d’organisation. C’est pourquoi nous devons
d’abord identifier quels sont les actions et les processus qui peuvent théoriquement être
automatisés, pour par la suite établir une stratégie d’automatisation.

Identification des actions ou séries d’actions automatisables :

La manière la plus efficace d’identifier chacune des actions était d’isoler chaque point et
sous point du texte et de là, sortir les automatisations possibles (les points présentés sont
des solutions et non des problèmes)

2.1 Préparation de l'établissement du programme de formation :

• Envoi automatique des demandes de retour des formateurs (par courriel
automatique) à l’aide d’un simple programme.
• Gestion des documents de manière numérique (fichier numérique)

2.2 Choix des formateurs :

• Vérifier la disponibilité des formateurs en ligne. Programme proposé pour effectuer
cette étape: Doodle
• Assigner, par la suite, les formateurs aux cours selon leurs disponibilités.
• Avoir une seule plateforme sur laquelle on présente chaque cours et par qui ceux-
ci sont donnés. Le RFR pourra donc réutiliser cette plateforme au cas où certains
cours n’ont pas de formateurs assignés. Plateforme proposée pour cette étape:
Excel

2.3 Finalisation du programme annuel de formation :

• Créer la maquette sur une plateforme accessible à M. Salomé directement à partir
de son ordinateur pour éviter les déplacements physiques inutiles. Plateforme
proposée pour cette étape: Google Doc.
• Les contacts entre RapidCopyAfrica et le RFR devraient se faire plus fréquemment
(au lieu de vérifier la brochure juste à la fin, le faire quelquefois pendant) et ceux-
ci devraient se faire par Skype. Cela sauverait beaucoup de déplacement inutile
et de temps perdu.

2.4 Distribution des programmes de formation :

• Supprimer la publicité physique, même si elle peut être efficace, pour une question
budgétaire. Remplacer les courriers par des courriels.

2.5 Recrutement des formateurs :

• Utiliser le document Excel qui contient les formateurs et le cours qu’ils donnent
pour envoyer les offres d’emploi par courriel.

39
 • Créer le contrat des formateurs avec une plateforme accessible à tous pour éviter
les pertes de temps.
• Utiliser les signatures en ligne pour éviter les déplacements de documents inutiles

2.6 Création des fiches formateur et mise à jour des fiches de cours :
• Supprimer les 3 cardex physiques et les remplacer par du stockage numérique.

2.7 Révision des besoins en formateurs :

• Si le formateur se désiste, il devrait lui-même remplir un document numérique et
par la suite l’envoyer au RFR.
• Un programme devrait mettre à jour automatiquement le document D2
• Un programme devrait envoyer un courriel automatique à tous les formateurs
potentiels.

3 Sélection des formateurs :

• Éviter l’impression des CV et utiliser le stockage numérique à la place.
• Remplacement des lettres par des courriels automatique.

4: Gestion des locaux :

• Fiche des locaux numérique.
• Un programme devrait mettre à jour les fiches des locaux automatiquement.

5 Gestion des cours réguliers :

• Les demandes d’inscription pourraient se faire en ligne.
• Formulaire d’inscription pourrait aussi être en ligne.
• Péage en ligne obligatoire
• Lettre de confirmation en ligne.

6 Organisation des cours :

• Ajouter une étape de vérification et gestion du stock au fur et à mesure. Par
exemple, à chaque fois que le nombre de manuels X tombe sous une quantité
minimum, une commande de ce manuel est envoyée automatiquement au
fournisseur. Cela permet à FORMATOUT-AFRICA de ne jamais manquer de rien.
• Les évaluations devraient se faire sur une plateforme en ligne

7 Suivi des cours :

• On pourrait utiliser une plateforme qui cumule toutes les évaluations pour en faire
la synthèse de façon automatique. La plateforme proposée serait Excel.
• On pourrait utiliser une plateforme qui accueillerait toutes les informations
pertinentes pour bâtir une statistique. (le RI entrerait manuellement ces
informations) Cette plateforme devrait être capable de, par la suite, analyser, à
l’aide d’un programme, ces informations et finalement bâtir des graphiques
pertinents. Il serait très intéressant de pouvoir comparer les informations actuelles
avec ceux des années précédentes (avoir un graphique avec plusieurs courbes).
La plateforme proposée serait Excel.

40
Proposition d’une stratégie d’automatisation

Il est maintenant le temps de proposer une solution qui peut à la fois satisfaire les
exigences de M. Salomé et résoudre le plus de problèmes possible. Le système proposé
serait séparé en 3 parties:

• Un intranet FORMATOUT-AFRICA: Ce site web privé serait utilisé par les

employés de FORMATOUT-AFRICA pour faciliter la communication et éviter les
pertes de temps.

Voici quelques avantages d’opter pour un Intranet:

• Il y aurait une automatisation de tous les procédés de la compagnie qui

comporte des transferts d’information. L’intranet serait divisé de sorte que
toutes les actions à l'intérieur de la compagnie soient les plus efficaces
possible.

• Il y aurait une grande réduction de déplacements inutiles. Ayant tous accès

à l’information à partir de leur ordinateur, les employés n’auraient plus à
courir après les documents papier.

• Un site Web FORMATOUT-AFRICA: Ce site web serait accessible au public et il

serait utilisé principalement pour faciliter les communications entre les acteurs
internes et les acteurs externes de la compagnie. Il serait aussi utilisé pour faire
de la publicité (attirer les clients potentiels).

Voici quelques avantages d’opter pour un site Web

• Grâce au site web, il y aurait une grosse automatisation pour la partie

“Gestion des membres”. Ce site permettrait aux membres potentiels et aux
membres actuels de s’inscrire et de se désinscrire quand ils veulent. Il y
aurait aussi une section facturation, où tous les soldes à payer seraient
disponibles.

• Une base de donnée centralisée: Cette base de donnée serait une extension de
l’intranet et son utilité serait simplement de stocker toute l’information pertinente.

Voici quelques avantages d’opter pour une base de données centralisée :

• Il y aurait aussi une amélioration définitive au niveau des statistiques de la

compagnie, car l’accumulation de données utiles serait automatisée et
stockée dans une banque de données. Les employés auraient accès à
cette banque pour ensuite créer des fichiers Excel pertinents.

• Il y aurait une grosse accélération au niveau de la gestion des documents.

Ceux-ci seraient stockés de façon très claire dans des dossiers
informatiques disponible pour tous les employés. Il n’y aurait donc plus de
déplacement physique et de pertes de temps.

41
Voici un schéma du haut niveau présentant le système proposé ainsi que son
environnement:

Schéma 1- Schéma du haut niveau

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 3.4 – Conclusion

Au cours de l’analyse et de la modélisation des activités de FIRNATOUT-AFRICA, nous

avons relevé une quantité significative d’information concernant le fonctionnement de
l’entreprise. Nous avons notamment constaté l’inefficience flagrante de la majorité de ses
processus d’affaires qui se traduit par une perte de temps considérable à plusieurs
niveaux aussi bien pour les utilisateurs que pour les clients.

Pour cette raison, nous croyons pouvoir offrir une solution visant à automatiser plusieurs
processus, ce qui diminuerait considérablement les pertes de temps, les erreurs de
communications et faciliterait grandement l’accès aux différents documents pour les
employés. L’automatisation permettrait de diminuer les manipulations manuelles des
documents et fichiers, réduisant par le fait même la quantité de papiers en circulation et
permettant un traitement des informations comportant moins de risques. En offrant une
plateforme accessible par le biais d’un site web, FORMATOUT-AFRICA simplifierait
grandement sa gestion des membres ainsi que sa facturation en plus d’augmenter la
clientèle atteinte. De plus, par la mise en place d’un système de base de données
centralisée, l’entreprise sera en mesure d’améliorer l’accumulation de données visant à
perfectionner son programme de cours, en plus de grandement faciliter le travail de ses
employés qui auront un accès constant et direct aux différents fichiers nécessaires au
fonctionnement du processus d’affaire.

Enfin, nous sommes d’avis que ces modifications sont non seulement recommandées,
mais nécessaire pour la pérennité de FORMATOUT-AFRICA, qui a tout à gagner à se
moderniser et entrer dans l’ère de l’information.

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