MODULE 19

FICHE 3 : ORGANISER LES TOURNEES ET LA LOGISTIQUE

A. Organiser ses tournées

1. Qu'est-ce qu'une tournée commerciale ?

La tournée commerciale désigne toutes les visites chez les prospects et les clients sur une durée et
une zone géographique données. Essentielle pour les commerciaux, son organisation doit être
optimisée avec un plan de tournée commerciale pour trouver des opportunités et répondre aux
objectifs de vente.

2. Les bénéfices d'une planification pour une tournée commerciale

Les commerciaux itinérants rencontrent souvent les mêmes problématiques. Ils sont tout d'abord
confrontés à la différence entre la réalité et les informations sur leurs clients.

Les commerciaux rencontrent également des problèmes d'organisation et de gestion du temps :

trous dans leur agenda, imprévus ou outils trop rigides qui les empêchent d'exploiter totalement leur
journée de travail.

Le fait de construire un plan de tournée commerciale est un enjeu majeur pour faire face à ces
problématiques. En effet, le commercial sera plus efficace en optimisant sa tournée, notamment en
quadrillant son territoire de vente.

L'optimisation de la tournée commerciale participe ainsi largement à la rentabilité de l'entreprise.

En établissant un plan de tournée commerciale, la force de vente réduit son temps de transport et
optimise sa disponibilité pour sa mission principale : la vente. Sans compter la diminution de la
fatigue et du stress liés à la conduite, le rendant plus efficace au quotidien.

Pour l'entreprise, le plan de tournée commerciale induit également une baisse significative des frais
annexes de déplacement, d'hôtellerie et de restauration.

3. Comment organiser une tournée commerciale ?

 Cibler ses prospects et/ou ses clients

L'entreprise devra dans un premier temps se référer à son portefeuille de contacts clients/prospects
pour ensuite identifier ceux qui seront potentiellement les plus générateurs de chiffre d'affaires.

Une fois le tri effectué, il faudra cartographier les contacts les plus prometteurs.

Le nombre de ces visites dépendra du budget alloué aux tournées commerciales, prenant en compte
les frais de déplacement, les charges salariales en fonction de la durée moyenne d'une visite.

 Déterminer la fréquence des visites

Le service commercial doit également se pencher sur différents facteurs pour établir la fréquence des
visites à effectuer. Il convient alors de se poser plusieurs questions.

Est-ce que le client est de qualité ? Est-il prioritaire et le taux d'opportunité est-il élevé ?

S'agit-il de visite de courtoisie, de prise de contact, de vente ou de démonstration à l'occasion d'un

lancement de produit ?

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Les produits vendus sont-ils des biens de consommation courante ou des biens d'équipement ?

En fonction de chacun de ces critères, les visites seront plus ou moins espacées.

 Choisir un type de tournée commerciale adapté

Pour choisir le bon type de tournée commerciale, il faut établir le planning récapitulatif des visites à
réaliser sur une période donnée.

À partir de ce planning, le plan de tournée commerciale illustrera les itinéraires à suivre sur une
carte. Il existe 4 types de tournées commerciales : en marguerite, en trèfle, en escargot (ou spirale)
et en zigzag. Le manager commercial devra donc choisir le modèle qui sera le plus rentable pour
l'entreprise.

 Travailler avec les bons outils

Certains outils utilisant des technologies basées sur l'intelligence artificielle permettent l'organisation
d'une tournée commerciale efficace et adaptable aux imprévus. L'outil étudiera les sites à visiter et
en ressortira les itinéraires pour optimiser les déplacements.

Pour que le commercial de terrain puisse gagner du temps en situation de mobilité, il devra
également être équipé d'une application de gestion commerciale. Il pourra y trouver son planning et
les coordonnées de ses prospects et clients. Il y enregistrera également le suivi de ses visites, ses
notes, le contenu de ses échanges et les identifications de besoins dans leur fiches prospect.

Idéalement, ces outils de planification et de suivi seront intégrés au CRM de l'entreprise pour plus
d'efficacité et un gain de temps non négligeable en évitant la double saisie.

4. Les différents types de tournée commerciale

 La tournée en marguerite

Le commercial a déterminé une zone à couvrir qui comprend des prospects et/ou des clients.

La tournée en marguerite consiste à diviser cette zone en pétales. Le nombre de pétales dépendra
alors de la taille de la zone à couvrir.

Le cœur de la fleur représente le lieu de travail, bureau ou domicile, du commercial. Il doit

commencer sa tournée par le prospect ou le client le plus éloigné. La distance maximum étant
généralement fixée à 1h30, il doit ensuite revenir à son point de départ en fin de journée.

Chaque pétale représentant une journée de visite par mois, le nombre de pétales dépendra du
nombre de jours à prévoir au bureau.

Si un commercial a besoin de 4 jours pour traiter l'administratif et conserver du temps pour des
visites imprévues, il sera alors préconisé de diviser la marguerite en 16 pétales, c'est-à-dire en 16
secteurs. Le mois de prospection de terrain sera ainsi organisé avec 16 jours de tournée et 4 jours au
bureau.

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  La tournée en trèfle

Le principe de la tournée en trèfle est le même que pour la tournée en marguerite, cependant la
zone sera ici moins étendue. Elle sera donc divisée en 4 secteurs, correspondant aux 4 feuilles du
trèfle et à 4 jours de déplacement.

La clientèle doit être équitablement répartie par secteur, avec le même nombre de visites sur
chaque feuille. Sur une semaine de 5 jours ouvrés, il y a donc 4 jours de visites et une journée de
travail sédentaire réservée au suivi administratif et à la gestion des imprévus.

 La tournée en escargot ou en spirale

Un commercial utilise la tournée en escargot ou en spirale lorsqu'il doit gérer un secteur

géographique très étendu. Les modèles de la marguerite ou du trèfle seront alors inefficaces, les
tournées étant alors beaucoup plus longues. Le commercial se déplace alors en spirale, en partant de
son bureau ou de son domicile. Il s'arrête ensuite chez chaque prospect ou client pour finir par le
plus éloigné.

 La tournée en zigzag

La tournée en zigzag correspond à une zone de couverture étendue, où les prospects et/ou les clients
sont dispersés, avec un axe central qui la traverse. Le commercial part de son lieu de travail et doit
tout d'abord suivre l'axe central pour se rendre à la visite la plus éloignée. Il revient ensuite à son
point de départ en allant de part et d'autre de l'axe central voir ses prospects ou ses clients lors de
son trajet de retour.

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B. Organiser la logistique

Pour un commercial, la logistique représente l'ensemble des activités liées à la gestion et à

l'organisation des flux de marchandises, depuis leur production jusqu'à leur livraison finale aux
clients.

Elle joue un rôle essentiel dans la réussite d'une entreprise, car une logistique bien maîtrisée permet
d'optimiser la satisfaction des clients, de réduire les coûts et d'améliorer l'efficacité des opérations
commerciales.

1. Les aspects importants de la logistique pour un commercial :

 Gestion des stocks :

La logistique implique la gestion des niveaux de stocks pour s'assurer que les produits sont
disponibles en quantité suffisante pour répondre à la demande des clients. Un commercial doit
travailler en étroite collaboration avec les équipes logistiques pour s'assurer que les produits sont
disponibles au bon moment et au bon endroit.

 Transport et distribution :

La logistique comprend également la planification et l'organisation des moyens de transport pour

acheminer les marchandises vers les clients. Un commercial doit comprendre les contraintes
logistiques liées aux délais de livraison, aux coûts de transport et aux options de distribution pour
proposer des solutions adaptées aux clients.

 Suivi des commandes :

Un commercial doit être en mesure de suivre l'état des commandes de ses clients afin de pouvoir les
informer sur le statut de livraison et anticiper d'éventuels problèmes. La logistique fournit les outils
et les systèmes nécessaires pour suivre et tracer les commandes tout au long de la chaîne
d'approvisionnement.

 Service après-vente :

La logistique joue également un rôle important dans le service après-vente. Un commercial doit être
en mesure de gérer les retours de produits, les réclamations et les problèmes de livraison. Une
bonne coordination entre le service commercial et les équipes logistiques est essentielle pour
résoudre rapidement les problèmes et maintenir la satisfaction des clients.

2. Les étapes de l’organisation de la logistique

 Planification des déplacements :

Commencez par établir un calendrier des visites et des réunions prévues. Identifiez les clients ou
prospects que le commercial doit rencontrer, ainsi que les lieux et les dates correspondantes.

 Itinéraire optimal :

Une fois que vous avez les informations sur les visites prévues, optimisez l'itinéraire en regroupant
les rendez-vous géographiquement. Cela permettra de minimiser les temps de déplacement, de
choisir le type de tournée et d'optimiser le temps passé avec les clients.

 Choix et réservation des transports :

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En fonction de la distance entre les différents lieux de visite, vous devrez réserver les moyens de
transport appropriés. Cela peut inclure des vols, des trains, des voitures, des camions utilitaires...

Assurez-vous de prendre en compte les contraintes budgétaires et les préférences du commercial.

 Hébergement :

Si les déplacements nécessitent des nuitées, réservez les hébergements nécessaires, tels que des
hôtels ou des locations temporaires. Recherchez des options pratiques et confortables, tout en
respectant les politiques de l'entreprise en matière de dépenses.

 Gestion des documents :

Veillez à ce que le commercial dispose de tous les documents nécessaires pour ses visites, tels que
les contrats, les brochures, les présentations ou les échantillons de produits. Assurez-vous également
que les informations clients sont facilement accessibles et à jour.

 Gestion des dépenses :

Mettez en place un système pour que le commercial puisse gérer facilement ses dépenses lors de ses
déplacements. Cela peut inclure l'utilisation de cartes de crédit professionnelles, le remboursement
des frais de déplacement ou l'utilisation d'outils de suivi des dépenses.

 Support technique :

Assurez-vous que le commercial dispose d'un support technique adéquat en cas de problème lors de
ses déplacements. Fournissez-lui les coordonnées d'une personne de contact interne ou d'un service
d'assistance dédié.

 Suivi et évaluation :

Après chaque voyage, prenez le temps de discuter avec le commercial pour évaluer l'efficacité de la
logistique mise en place. Identifiez les éventuels problèmes rencontrés et recherchez des moyens
d'améliorer le processus pour les futurs déplacements.