CESSATION DE SERVICE

Cas général

GÉNÉRALITÉS
 La «cessation de service» requiert toute une série d’opérations administratives.
 Toutes les opérations énumérées plus loin sous la rubrique «Marche à suivre dans la généralité
des cas» doivent, sauf indication contraire, être effectuées quelle que soit la raison pour laquelle
le fonctionnaire quitte le service de l’Organisation :
o expiration de son engagement;
o démission;
o départ à la retraite;
o abandon de poste;
o décès;
o licenciement, dans les cas suivants :
 suppression de poste ou compression d’effectifs
 services ne donnant pas satisfaction
 licenciement pour raisons de santé
 licenciement dans l’intérêt de l’Organisation (y compris le licenciement amiable, aussi
appelé départ négocié)
o licenciement constituant une mesure disciplinaire, y compris le renvoi sans préavis.
 Selon les raisons de la cessation de service, des formalités autres que celles prévues pour la
généralité des cas peuvent être requises. Elles seront incluses ultérieurement dans une mise à
jour du Guide pratique.
 Il importe que le fonctionnaire responsable accomplisse les formalités dans les délais prescrits
afin de ne pas retarder le paiement des sommes dues à la cessation de service et, dans le cas
des fonctionnaires qui partent à la retraite, la liquidation de leur pension.
 La marche à suivre lors de la cessation de service d’un fonctionnaire affecté à un poste de
mission relevant de la Division de l’administration et de la logistique des missions du Département
des opérations de maintien de la paix peut s’écarter de celle indiquée ci-après, eu égard aux
exigences particulières de l’administration du personnel des missions.
 MARCHE À SUIVRE DANS LA GÉNÉRALITÉ DES CAS
Au Siège, le Chef du service administratif ou le fonctionnaire d’administration dont relève le
fonctionnaire est responsable d’un certain nombre d’opérations administratives, les autres
incombant au Bureau de la gestion des ressources humaines, comme indiqué plus loin.
Dans les lieux d’affectation hors Siège, toutes les opérations relèvent de la compétence du bureau
du personnel dont relève le fonctionnaire concerné.
Pour le personnel des missions et des missions spéciales, les opérations administratives
indiquées ci-après relèvent de la compétence de la Division de l’administration et de la logistique
des missions du Département des opérations de maintien de la paix et/ou du bureau local du
personnel.
Opérations devant être accomplies par le service administratif ou le fonctionnaire d’administration
compétent
Deux mois avant la date de la cessation de service si celle-ci est prévue, ou aussi en avance que
possible dans les autres cas (sauf évidemment en cas de décès) :
 Avertir le Bureau de la gestion des ressources humaines de ce que fonctionnaire est sur le point de
quitter le service de l’Organisation (par courrier électronique).
 Informer par écrit le fonctionnaire des prestations auxquelles il aura droit lors de sa cessation de service
et des formalités administratives qu’il doit accomplir.
 Système de notation (sauf si la cessation de service résulte d’une mesure disciplinaire) :
o Rappeler au fonctionnaire et à son supérieur hiérarchique qu’une formule de notation doit être établie
pour la période allant jusqu’à la date de la cessation de service;
o Si le fonctionnaire a des responsabilités hiérarchiques, lui rappeler (suffisamment à l’avance) qu’il devra
établir des rapports de notation pour tous les fonctionnaires relevant de son autorité, et que tout retard
entraînera le report du paiement des sommes qui lui sont dues à sa cessation de service et de la
liquidation de sa pension.
Pendant le mois qui précède la cessation de service, procéder aux opérations suivantes :
 Comptabilité des jours de présence
o confirmer la date de cessation de service et préciser quel sera le dernier jour de travail;
o mettre à jour le décompte des jours de présence et vérifier le crédit de jours de congé de l’intéressé;
o rappeler au fonctionnaire que pour faciliter les formalités liées à la cessation de service et à une
éventuelle passation de pouvoirs, il n’est pas censé prendre un congé annuel durant ses cinq derniers
jours de travail. Les chefs de service administratif peuvent autoriser des dérogations à cette règle.
 Paiement des jours de congé annuel accumulés
o calculer le nombre de jours de congé annuel que l’intéressé aura à son crédit à la date de son dernier
jour de travail; ces jours lui seront payés à concurrence des maxima indiqués ci-après :
 60 jours pour les fonctionnaires relevant des dispositions de la série 100 du Règlement du
personnel et pour ceux ayant accompli plus de deux ans de service en vertu d’engagements régis
par les dispositions de la série 200 [annulée];
 45 jours pour les fonctionnaires relevant de la série 200 [annulée] dont la période de service ne
dépasse pas deux ans;
 15 jours pour les fonctionnaires titulaires d’un engagement de durée limitée régi par les dispositions
de la série 300 du Règlement du personnel;
 18 jours pour les fonctionnaires titulaires d’un engagement temporaire
  60 jours pour tous les autres fonctionnaires relevant des dispositions du nouveau Règlement du
personnel

o ATTENTION :
 Lors de la cessation de service d’un fonctionnaire rengagé en vertu de la série 100 moins de 12
mois après la fin d’un engagement antérieur, le nombre de jours de congé qui lui ont alors été payés
vient en déduction du maximum normal de 60 jours (disposition 104.3, al. a) [actuellement 4.17]
du Règlement du personnel);
 Pour les fonctionnaires employés à temps partiel, les maxima fixés pour les jours de congé payables
à la cessation de service sont réduits dans la même proportion que leur temps de travail.
o inviter le fonctionnaire à vérifier, signer et retourner le décompte mis à jour de ses jours de présence et
jours de congé accumulés.
 Paiements en souffrance
o Déterminer si le fonctionnaire a droit à un reliquat d’indemnité journalière de subsistance (ordinaire ou
mission) et l’informer, si tel est le cas, qu’il doit en demander le paiement avant sa cessation de service;
o Appeler l’attention du fonctionnaire sur la disposition 103.15 [actuellement 3.16] ou 212.5 [annulée] du
Règlement du personnel concernant la rétroactivité des paiements.
 Sommes dues par le fonctionnaire
o Rappeler au fonctionnaire qu’il doit rembourser certaines dettes avant de quitter le service de
l’Organisation (par exemple rembourser des avances de traitement, payer les communications
téléphoniques qui lui ont été facturées, rembourser les sommes empruntées à la Credit Union ou au
Caisse de secours du personnel).
o Informer le fonctionnaire que toute somme dont il resterait redevable à la date de sa cessation de
service sera déduite du montant qui lui sera alors versé.
 Questionnaire de fin de service
o Conseiller le fonctionnaire sur la manière de remplir le questionnaire de fin de service;
o Lui expliquer qu’il est tenu de remplir le questionnaire pour qu’une formule de décharge administrative
puisse être établie.
 Visas
o Informer le fonctionnaire des obligations auxquelles un fonctionnaire est tenu lors de sa cessation de
service en vertu de la législation du pays hôte;
o Si le fonctionnaire est en poste New York, l’informer que son visa G-4 et ceux des membres de sa
famille qui sont à sa charge, ainsi que le visa G-5 de tout employé de maison, devront être annulés
selon les modalités indiquées dans l’instruction administrative ST/AI/2000/19 et la circulaire
ST/IC/2001/27.
 Assurance-maladie (ASHI) et assurance-vie (ASLI) hors service actif
o Informer le fonctionnaire des conditions auxquelles est soumis le bénéfice du régime d’assurance-
maladie (ASHI) et du régime d’assurance-vie (ASLI) offerts aux anciens fonctionnaires;
o Si le fonctionnaire est en poste à New York, l’inviter à se rendre à la Section des assurances et des
demandes d’indemnisation pour s’informer des conditions de souscription des polices d’assurances
ASHI et ASLI, ainsi que du montant des primes mensuelles.
 Entretien de fin de service (Formule P.18 relative aux visas G-4/G-5 et aux plans de départ)
o Veiller à ce que le fonctionnaire porte toutes les informations requises sur la Formule P.18 et la signe;
 o Demander au fonctionnaire l’adresse à laquelle doit lui être envoyé le courrier après sa cessation de
service.
 Caisse des pensions
Si le fonctionnaire est affilié à la Caisse des pensions : lui demander de remplir, signer, dater et
retourner la formule PENS .E.6 ou PENS .E.7 (instructions pour le versement des prestations).
 Restitution des articles et documents qui sont la propriété de l’ONU
o Rappeler au fonctionnaire de rendre les articles qui appartiennent à l’ONU (uniformes, armes,
ordinateurs, livres empruntés à la bibliothèque, etc.);
o Lui rappeler qu’il doit rendre sa carte d’identité ONU et son laissez-passer;
o Si le fonctionnaire part à la retraite, établir une demande de carte d’identité de retraité.
 Si le fonctionnaire a été recruté sur le plan international, vérifier s’il a droit aux prestations
suivantes :
o Paiement des frais de voyage jusqu’au lieu de rapatriement, pour lui-même et les membres de sa famille
qui sont à sa charge;
o Paiement des frais d’envoi d’effets personnels ou de déménagement et des frais d’excédent de
bagages;
o Assurance des effets personnel;
o Prime de rapatriement.
 Instructions de paiement
o Demander au fonctionnaire d’indiquer sur quel compte bancaire les versements qui lui sont dus à la
cessation de service doivent être déposés, si ce compte diffère de celui indiqué dans ses instructions
précédentes;
o Informer l’unité responsable de la paie des sommes à recouvrer auprès du fonctionnaire (avances de
traitement, factures de téléphone ou de fax, etc.);
o Transmettre les formules concernant le versement de la pension à la Caisse des pensions;
o Émettre une notification administrative de décharge et/ou une notification administrative de cessation de
service/licenciement;
o Si le fonctionnaire le demande, lui délivrer un certificat de travail (formule P.50).

Dans les bureaux où la version 4 (paie) du logiciel du SIG est utilisée :

 Émettre une notification administrative de décharge (facultatif). Cette opération :

1. Confère à l’intéressé la qualité d’ancien fonctionnaire;
2. Inclut le poste qu’il vient de libérer parmi les postes à pourvoir;
3. Accélère le paiement du dernier mois de traitement, qui peut être versé sans qu’il soit
besoin de vérifier dans le détail et de faire approuver toutes les formalités liées à la
cessation de service.

 Émettre une notification administrative de cessation de service/licenciement : cette opération,

outre qu’elle officialise la cessation de service, permet le paiement des éléments ci-après des
versements dus à la cessation de service :

1. Dernier mois de traitement (s’il n’y a pas eu de notification administrative de décharge);

2. Sommes dues au titre des heures supplémentaires, des congés compensatoires, du
 sursalaire de nuit et des jours de congé annuel accumulés.

Dans les bureaux où la version 4 du logiciel du SIG n’est pas encore utilisée :
 Émettre une formule P.35 (décharge)
 Veiller à ce que toutes les formules et documents, y compris les feuilles de présence signées par le
fonctionnaire, soient transmis au Bureau de la gestion des ressources humaines (au Siège) pour inclusion
dans le dossier administratif de l’intéressé.
 Si le fonctionnaire demande une avance sur les versements qui lui sont dus à sa cessation de service
(reliquat de traitement, paiement des jours de congé annuel accumulés, indemnité de licenciement, part de
la prime de rapatriement afférente à une période de service accomplie avant juillet 1979, moins les sommes
à recouvrer éventuellement auprès du fonctionnaire), avance qui ne peut excéder 80 % des sommes dues,
transmettre cette demande à la Section des états de paie.
 BUREAU DE LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
 Dès réception d’une notification de cessation de service émanant d’un service administratif ou d’un
fonctionnaire d’administration, demander au Groupe du droit administratif de vérifier que le fonctionnaire
concerné n’est pas partie à une affaire disciplinaire en cours (Siège uniquement).
 Situation de famille
o Revoir la situation de famille du fonctionnaire; au besoin, lui demander de fournir des pièces
justificatives (par exemple, état des revenus du conjoint à charge, certificat de scolarité des enfants à
charge âgés de 18 à 21 ans);
o Émettre une notification administrative s’il s’avère que la situation de famille du fonctionnaire a changé.
 Sommes dues au fonctionnaire au titre de l’indemnité pour frais d’études et de l’allocation-logement
o Vérifier les droits à prestation du fonctionnaire et lui rappeler qu’il doit réclamer les sommes qui lui sont
éventuellement dues avant sa cessation de service;
o Appeler l’attention du fonctionnaire sur la disposition 103.15 [actuellement 3.16] ou la disposition 212.5
[annulée] du Règlement du personnel relative à la rétroactivité des paiements.
 Prime de rapatriement
o Calculer le nombre de mois et d’années de service ouvrant droit à la prime de rapatriement (ne pas
compter les fractions de mois).
 Notification administrative de cessation de service
o Vérifier et approuver la notification administrative de cessation de service
o Transmettre la notification à la Section des états de paie aux fins du versement des sommes dues à la
cessation de service.
 Si le fonctionnaire en fait la demande, lui délivrer un certificat de travail indiquant la nature de ses fonctions
et le nombre d’années de service à son actif.

Des retenues peuvent être opérées sur les sommes versées à la cessation de service pour régler les
dettes que le fonctionnaire est juridiquement tenu d’honorer envers des tiers, notamment un
conjoint à charge dont il est divorcé ou séparé et ses enfants à charge, pour ce qui concerne le
paiement des frais de voyage jusqu’au lieu de rapatriement et le paiement de la prime de
rapatriement (voir «Retenues sur les sommes dues à la cessation de service».
Si un barème révisé des traitements est promulgué après la cessation de service du fonctionnaire
avec effet rétroactif à compter d’une date antérieure à celle de la cessation de fonctions, l’intéressé
peut bénéficier de l’augmentation de traitement à laquelle il aurait eu droit si le barème n’avait pas
été publié tardivement; il doit adresser une demande à cet effet au chef du service administratif, au
fonctionnaire d’administration ou au bureau local du personnel dont il relevait.