1.

EVALUATION DES PRINCIPAUX CONTRÔLES INTERNES

4.1 Suivi des recommandations antérieures

Ref Commentaires
Rapport Domaines Recommandations (Recos) Responsable Observations de l’Audit
Recos du PE

A. Micro- Recommandation partiellement mise

évaluation fait en œuvre
par le Cabinet
Moore Stephens Le Responsable Finance pour le
LLP - Rapport compte BNGRC et l’Assistante du
de Mars 2015 Coordonnateur de Projet ont assistés
à une formation HACT à
SOLIMOTEL en 2017. Cependant,
Veiller à ce que le Partenaire d’Exécution
l’entité présente des faiblesses dans
prenne connaissance et à être en
l’application des directives
A.1.1 conformité avec les règles de gestion BNGRC
opérationnelles et outils de gestion
financière et les procédures de rapports
des fonds de l’UNICEF.
financiers standards des Nations Unies.
Il existe un guide opérationnel de
1. Politiques et
gestion des projets pour les
procédures de
partenaires contenant les procédures
comptabilité
financières du PE validé par le MFB.
Ce guide est utilisé comme base
technique pour la gestion comptable
et financière des bailleurs.

Recommandation non vérifiée

Afin de diminuer le décalage important
entre la réalisation des recensements et la
date de fin d’exercice, procéder à
A.1.2 l’inventaire physique des immobilisations
à la fin de l’année qui correspond
généralement à une période de faible
survenance de catastrophe.
Selon notre entrevue avec le
Responsable Logistique, un
BNGRC inventaire des immobilisations a été
effectué en 2016. Cependant, le
Procès-verbal d’inventaire ne nous a
pas été communiqué au cours de
notre intervention.

2. Vérification A.2 Dans le cadre de financement des BNGRC Recommandation non commencée
interne des comptes bailleurs de fonds, ajouter
 Ref
Rapport Domaines Recommandations (Recos)
Recos
impérativement, à la structure déjà en
place, un Service d’Audit Interne, placé
en staff du premier responsable de
BNGRC, afin que le Bureau puisse être
assuré de l'application effective des
procédures de gestion de fonds.
3. Systèmes
d’information
Adopter un système d’informations
permettant d’enregistrer convenablement
les opérations financières du Bureau, de
A.3.1
suivre la consommation de l’enveloppe
budgétaire par catégorie de décaissement
et par source de financement.
A.3.2 Mettre en place un système
d’informations et de gestion intégré dans
la gestion financière et définir un plan de
Commentaires
Responsable Observations de l’Audit
du PE
Aucun service d’audit interne n’a été
mis en place au sein du PE. En effet,
en tant qu’organisme public, la
décision de mise en place d’un poste
d’auditeur interne ne relève pas de la
décision du BNGRC. Cependant, la
vérification des pièces justificatives
est effectuée par le Coordonnateur de
projet et son Assistante. Les travaux
de vérification ne sont pas
systématiquement matérialisés. (Cf.
Constatation de contrôle interne
n°10)
Recommandation partiellement mise
en œuvre
La comptabilité du BNGRC est tenue
sur le logiciel Ciel Compta depuis
2016. Toutefois, la comptabilité
analytique n’est pas encore activée
afin de ventiler les dépenses par
source de financement et par code
d’activités.
BNGRC Par ailleurs, la gestion financière des
fonds reçus de l’UNICEF n’est pas
effectuée par le personnel du Service
Administratif et Financier du
BNGRC, mais soit par l’Assistante
du Coordonnateur, soit par le
Responsable Communication.
Aucune comptabilité n’est tenue pour
l’enregistrement des opérations
relatives aux fonds reçus de
l’UNICEF.
BNGRC Recommandation non commencée
 Ref Commentaires
Rapport Domaines Recommandations (Recos) Responsable Observations de l’Audit
Recos du PE

Le BNGRC ne dispose pas de

système d’information et de gestion
formation pour le personnel sur le intégré dans la gestion des fonds
nouveau système. reçus de l’UNICEF. Par ailleurs,
aucun plan de formation n’a été mis
en place au sein de la BNGRC.

B. Spot check Recommandation partiellement mise

par Ernst & en œuvre
Vérifier les mentions légales et
Young daté de
obligatoires sur chaque facture : nom du Nous avons relevé que les factures
novembre 2016 1. Absence de NIF et client, nom du fournisseur, date, objet, présentées pour la justification des
sur STAT du fournisseur NIF, STAT, signatures du client et du BNGRC achats de carburants effectuées sur
l’intervention du sur les pièces B.1 fournisseur, montant en Ariary. les fonds reçus de l’UNICEF ne
02 au 04 mars justificatives.
2016. comportent pas systématiquement de
Former le personnel qui reçoit les factures
numéro d’identification fiscale et de
à être vigilent sur ces mentions.
numéro statistiques. (Cf. Constatation
de contrôle interne n°8)

2. Problème de B.2 Améliorer le système de classement des
classement des pièces pièces justificatives en mettant un numéro
justificatives de référence alphanumérique pour chaque
dépense. La référence précisera ainsi
l’activité, la période, et la ligne
budgétaire concernée.
- Apposer systématiquement le nom du
bailleur sur chaque pièce justificative
pour éviter que certaines dépenses soient
facturées une seconde fois à un autre
bailleur et pour faciliter le suivi et
l'imputation des dépenses.
- Archiver les pièces justificatives dans
une armoire ou étagère protégée contre
l’humidité et l’usure
BNGRC Recommandation partiellement mise
en œuvre
Le nom du bailleur n’est pas
systématiquement apposé sur les
pièces justificatives. La mention
« Financement UNICEF » est visible
soit sur des états de paiements pré-
imprimés ou par l’utilisation d’un
cachet spécifique qui n’est pas de
manière systématique. Par ailleurs,
aucun système de référencement des
pièces justificatives n’a été adopté.
(Cf. Constatation de contrôle interne
n°11)
Les pièces justificatives sont classées
par activité dans des papiers
chemises. Aucune référence
permettant de lier les pièces
justificatives avec les lignes de
 Ref Commentaires
Rapport Domaines Recommandations (Recos) Responsable Observations de l’Audit
Recos du PE

dépenses présentées dans le rapport

financier n’est mise en place.

- Utiliser les "Directives Opérationnelles
3. Non sur HACT à l'usage des partenaires de
opérationnalisation UNICEF Madagascar" pour guider les
B.3 activités de l’entité avec l’UNICEF.
du manuel de
procédures
- Trouver d’autres alternatives pour faire
valider le manuel de procédures.
Recommandation commencée
Selon notre entrevue avec le
Coordonnateur de Projet, le BNGRC
utilise un guide opérationnel pour la
gestion des projets. Par ailleurs, il ne
dispose pas de manuel de procédures
spécifique pour la gestion des fonds
de l’UNICEF.
BNGRC Les Directives Opérationnelles sur
HACT ne sont pas systématiquement
respectées dans la gestion des fonds
de l’UNICEF, notamment :
- Les seuils et méthodes de
passation de marchés
applicables ;
- La tenue de la comptabilité ;
- La gestion de la trésorerie

- Mettre en place un système de

comptabilité analytique permettant de
distinguer les coûts entre chaque bailleur
4. Non maîtrise du Recommandation non commencée
de fonds. BNGRC
logiciel comptable B.4
Cf. Réponses dans A.3.1
- Former le personnel du service de
gestion financière à l'utilisation du
logiciel.

5. Cumul de B.5 Répartir les tâches entre les membres du
fonctions pour personnel du service de gestion financière
l’exécution des de façon à respecter le principe des 4
achats yeux et éviter le cumul de fonctions. Se
référer aux directives opérationnelles sur
HACT et procédures financières pour la
répartition des tâches incompatibles.
BNGRC Recommandation partiellement mise
en œuvre :
Les pièces justificatives sont
soumises à la vérification de
l'Assistante du Coordonnateur de
Projet et approuvé par ce dernier.
Cependant ces travaux de contrôle et
 Ref
Rapport Domaines Recommandations (Recos)
Recos
6. Inexistence de Recruter un auditeur interne pour détecter
service d’audit B.6 les mauvaises pratiques et les risques afin
interne d’y remédier.
- Etablir un procès-verbal immédiatement
après un inventaire physique des
immobilisations pour matérialiser les
constatations de l’inventaire.
- Tenir également un registre à jour des
immobilisations.
7. Insuffisance de
B.7
protection des actifs - Codifier les immobilisations pour
faciliter leur identification et pour la
protection des actifs.
- Bien préciser dans le registre des
immobilisations la provenance de chaque
immobilisation : bailleur ou Etat.
8. Absence de B.8 - Séparer les comptes bancaires pour la
rapprochement réception des fonds des différents
bancaire bailleurs afin de faciliter le suivi ou tenir
un suivi extra comptable des opérations
bancaires pour chaque bailleur de fonds.
- Etablir un état de rapprochement
bancaire mensuel et y préciser : le solde
théorique du journal de banque, le solde
réel dans le relevé bancaire, et tous les
éléments en suspens comme les chèques
en circulation, les agios non encore
comptabilisés, …
Commentaires
Responsable Observations de l’Audit
du PE
de vérification ne sont pas
systématiquement matérialisés sur les
pièces justificatives de dépenses (Cf.
Constatation de contrôle interne
n°10)
Recommandation non commencée
BNGRC
Cf. Réponses dans A.2
Recommandation partiellement mise
en œuvre
Selon les informations reçues, les
immobilisations sont codifiées, par
contre le procès-verbal d’inventaire
BNGRC
et le registre des immobilisations ne
nous ont pas été transmis au cours de
nos travaux. Toutefois, nous n’avons
pas obtenu de document sur la
gestion des immobilisations et stocks.
BNGRC Recommandation non commencée
Le BNGRC ne dispose pas d'un
compte bancaire spécifique dédié
uniquement pour le fonds de
l’UNICEF.
Les fonds transférés par UNICEF
sont réceptionnés dans le compte
bancaire de la BNGRC et sont
systématiquement reversés en
espèces aux responsables de la
réalisation des activités y afférentes.
Ainsi, les opérations relatives aux
fonds transférés par UNICEF
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Rapport Domaines Recommandations (Recos) Responsable Observations de l’Audit
Recos du PE

enregistrées dans les journaux

comptables de trésorerie se résument
uniquement à la réception des fonds
et la sortie en banque au cours de la
transmission des fonds aux
responsables habilités.

Recommandation non commencée

- Effectuer une comparaison de prix pour Aucune base de données des

9. Absence de les achats supérieurs à un certains fournisseurs n’a été mise en place au
consultation de prix montants. niveau du BNGRC. Par ailleurs, les
B.9 BNGRC méthodes de passation de marchés
pour la location de
véhicules - Tenir également une base de données applicables ne sont pas
des fournisseurs. systématiquement respectées. (Cf.
Constatation de contrôle interne
n°12)

- Sensibiliser le personnel incluant les

11. Absence du
carnet de bord et
manque B.11
d’information sur les
factures de carburant
chauffeurs du véhicule d’exiger la station-
service d’apposer sur la facture son
numéro d’identification fiscale (NIF) et
son numéro statistique (STAT) lors des
achats de carburants.
BNGRC
- Mettre en place un carnet de bord pour
chaque véhicule utilisé. Un modèle est
fourni à l’annexe PIIM4-4 des Directives
opérationnelles HACT et procédures
financières, version Mai 2015 de
l’UNICEF.
Recommandation non commencée
Nous avons relevé que les factures
présentées pour la justification des
achats de carburants effectuées sur
les fonds reçus de l’UNICEF ne
comportent pas systématiquement de
numéro d’identification fiscale et de
numéro statistiques. Par ailleurs,
aucun carnet de bord de véhicule n’a
été tenu. (Cf. Constatation de
contrôle interne n°8)

C. Spot check 1. Non C.1 Appuyer les documents et outils de BNGRC Recommandation partiellement mise
par 3A rapporté documentation des l’UNICEF par un guide de gestion de en œuvre
le 20 septembre procédures se fonds.
2017 sur rapportant à la Selon l’entretien avec le
l’intervention du gestion des fonds de Coordonnateur de Projet, un guide
24 et 26 mai 2017 l’UNICEF opérationnel pour la gestion de projet
communiquées à a été mis en place au sein du
l’équipe technique de
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Rapport Domaines Recommandations (Recos) Responsable Observations de l’Audit
Recos du PE

BNGRC.

mise en œuvre des Toutefois, nous avons notée

activités. Insuffisance de la matérialisation des
contrôles. (Cf. Constatation de
contrôle interne n°10)

Recommandation non commencée

2. Absence de plan
d'action formalisé Nous avons relevé que les
Editer et valider le plan d’action en recommandations émises au cours
pour la mise en
précisant le(s) responsable(s), la date des missions de vérification
œuvre des
prévue d’achèvement de la mise en œuvre antérieures n’ont pas été
recommandations des C.2 BNGRC
des recommandations afin de matérialiser systématiquement mises en œuvre.
dernières missions de
l’engagement pris pour la mise en œuvre Par ailleurs, aucun plan d’action
micro-évaluation,
des recommandations. formalisé pour le suivi de la mise en
d'audit et de spot
check. œuvre de ces recommandations n’a
été mis en place.

Recommandation non commencée

3. Détention au
Le PE n’a pas effectué la
niveau des
formalisation et la fixation d’un délai
responsables Définir un délai de justification des de justification des dépenses.
techniques des dépenses réalisées ;
reliquats des fonds De plus, les reliquats des fonds non
C.3 Reverser dans le compte bancaire du BNGRC
après la mise en utilisés ne sont pas systématiquement
œuvre des activités BNGRC les reliquats de fonds jusqu’à reversés dans le compte bancaire du
jusqu’à leur leur reversement à l’UNICEF. BNGRC, mais sont détenus par
reversement au l’Assistante du Coordonnateur de
niveau de l’UNICEF. Projet jusqu’à la validation du
rapport financier par UNICEF.

4. Pièces C.4 Apposer sur toutes les pièces BNGRC Recommandation partiellement mise
justificatives non justificatives des dépenses le cachet « en œuvre
estampillées Payé sur financement de l’UNICEF ».
systématiquement de Le cachet « Payé sur financement de
mention «Payé sur l’UNICEF » n’est pas
financement de systématiquement utilisé par le
l'UNICEF». BNGRC.
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Rapport Domaines Recommandations (Recos) Responsable Observations de l’Audit
Recos du PE

Par ailleurs, la source de financement

n’est pas systématiquement
renseignée sur les pièces
justificatives. (Cf. Constatation de
contrôle interne n°11)

Recommandation partiellement mise

5. Achats auprès de en œuvre
fournisseurs ne Effectuer les achats auprès de
disposant pas fournisseurs formellement constituées BNGRC Les achats ne sont pas
C.5
d’identifications lorsque ces derniers existent. systématiquement réalisés auprès des
fiscale et statistique. fournisseurs réguliers. (Cf. Réponse
B.11)

6. Non comparaison
systématique de trois
factures pro-formas
pour la sélection de Respecter les procédures de comparaison
fournisseurs pour les de trois factures pro-forma pour les Recommandation non commencée
achats d’un montant C.6 prestations et achats dont le montant BNGRC
supérieur à Ar 200 dépasse les seuils fixés dans les Cf. Réponse B.9
000 et prestations procédures HACT.
d’un montant
supérieur à 300 000
Ar

7. Non codification
des immobilisations
acquises par les Définir les codes des immobilisations
fonds de l’UNICEF Recommandation non commencée
C.7 Présenter les immobilisations de BNGRC
et non présentation Cf. Réponse A.1.2
des immobilisations l’UNICEF dans le registre du BNGRC
dans le registre du
BNGRC.

D. Spot check 1. Pièces D1 Le BNGRC devrait maintenir une BNGRC Recommandation non commencée
par Moore justificatives documentation adéquate permettant de
Stephens daté insuffisantes s’assurer que chaque dépense a trait au Au cours de la vérification des
d’avril 2018 sur Projet. Le PE doit faire en sorte que les dépenses relatives aux activités
l’intervention du pièces justificatives et documents « CASH TRANSFERT », nous avons
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Rapport Domaines Recommandations (Recos) Responsable Observations de l’Audit
Recos du PE

09 et 10 comptables sont tenus à la disposition de

novembre 2017. l’UNICEF, à des fins de contrôle et audit,
pour une période de cinq ans à compter
de la date de clôture de l’exercice au
cours duquel cet engagement a été
effectué ou le cas échéant, cinq ans à
compter de la clôture du Projet.
La documentation à conserver inclut :
relevé que les documents justificatifs
-  La liste des bénéficiaires arrêtée ne sont pas suffisants. (Cf.
par le BNGRC ; Constatation financière n°1 et 2)
-  Une note explicative et la
validation de l’UNICEF en cas de
changement de bénéficiaire ;
-  Les attestations du Chef
Fokontany sur les ménages
- remplaçants ; et
-  les états de paiement émargés par
les bénéficiaires.

Nous recommandons de renforcer les

formations dispensées à l’endroit du
personnel du Département Finances
principalement sur la gestion financière
des projets.
Nous recommandons également de
2. Formation définir avec l’appui de l'UNICEF un plan
insuffisante du D2 de formation concernant les différents
personnel outils utilisés et les procédures de remises
d’espèces et l’utilisation du formulaire
FACE (Formulaire d'autorisation de
financement et de confirmation des
dépenses) pour les rapports financiers des
Projets financés par les Agences de
Nations Unies.
Recommandation partiellement mise
en œuvre
Le Responsable Finance pour le
compte BNGRC et l’Assistante du
Coordonnateur de Projet ont assistés
à une formation HACT à
BNGRC
SOLIMOTEL en 2017.
Cependant, l’entité présente des
faiblesses dans l’application des
directives opérationnelles et outils de
gestion et aucun plan de formation
n’a été établie.

3. Faiblesses au D3 Afin de justifier la distribution de fonds BNGRC Recommandation non commencée

niveau du processus auprès des bénéficiaires finaux, nous
 Ref
Rapport Domaines Recommandations (Recos)
Recos
recommandons au BNGRC de maintenir
un état de paiement dûment établie en
renseignant le nom, le numéro de la Carte
d’Identité Nationale, le montant,
l’émargement ainsi que la date de
paiement. L’état de paiement doit être
arrêté sur place par le responsable habilité
afin d’éviter tout risque d’ajout de noms
supplémentaires et que la force probante
de paiement du des pièces justificatives de paiement
transfert monétaire gagnent en fiabilité.
Le BNGRC gagnerait également à
documenter tout changement de la liste
des bénéficiaires afin de justifier le
paiement.
D’une manière générale, nous
recommandons ainsi au partenaire
d'exécution du Projet d'assurer un
meilleur suivi des paiements.
4. Pièces de dépense D4 Pour une meilleure appréciation du
de mission déplacement effectif et aux fins des
comportant des dispositions de l’article 30 du Décret
faiblesses N°2008-668 du 21 juillet 2008 portant
régime de déplacement des fonctionnaires
et agents employés par l’Etat, les
collectivités et Organismes Publics, nous
recommandons au BNGRC la tenue des
Ordres de Mission dûment renseignés en
indiquant le nom, la matricule, le point
d’indice, la fonction du missionnaire, la
période et lieu de réalisation de la
mission, la date d'établissement, ainsi que
la date et les visas au départ, au passage
et au retour. Ces ordres de mission sont
joints aux états de paiements avec un
rapport de mission signés par le
Commentaires
Responsable Observations de l’Audit
du PE
Au cours de la vérification des
dépenses relatives aux activités
« CASH TRANSFERT », nous avons
relevé que les états de paiement ne
comportent pas systématiquement le
montant des fonds reçus par chaque
bénéficiaire et la date de distribution.
De plus, les états de paiements ne
sont pas systématiquement arrêtés en
montant et en nombre de bénéficiaire.
De plus, les changements dans la liste
initialement prévue ne sont pas
supportés par les pièces justificatives
adéquates. (Cf. Constatation
financière n°2)
BNGRC Recommandation partiellement mise
en œuvre
Nous avons relevé que les paiements
des indemnités de mission ne sont
pas systématiquement justifiés par
des ordres de mission dûment signés
et visés au passage. En effet, des
ordres de mission ont été présentés en
version copie et n’ont pas été visés au
passage (Cf. Constatation financière
n°4)
 Ref Commentaires
Rapport Domaines Recommandations (Recos) Responsable Observations de l’Audit
Recos du PE

responsable de mission.

Le Bureau National de Gestion des Recommandation non commencée

5. Manquement à
Risques et des Catastrophes (BNGRC)
mettre en œuvre-les Les recommandations issues des
doit s'assurer que toutes les
recommandations missions de vérifications antérieures
recommandations émises par les
issues de la micro D5 BNGRC ne sont pas systématiquement
évaluateurs ou vérificateurs sont suivies
évaluation et des implémentées. Par ailleurs, aucun
d'effet et que les changements appropriés
missions de plan de mise en œuvre des
concernant les systèmes et les contrôles
vérification recommandations n’a été instauré.
sont mis en œuvre s'il y a lieu.
 4.2 Evaluation des principales faiblesses du contrôle interne
Nous avons examiné la mise en œuvre des principaux contrôles internes applicables et relevé les principales faiblesses du contrôle interne:

Evaluation des
Domaine considéré Principale observation du contrôle interne Recommandation Réponse du PE
risques
Le BNGRC est un démembrement de l’Etat rattaché au Ministère
chargé de l’Intérieur placé sous la direction d’un Secrétaire Exécutif
assisté par un Adjoint. Le BNGRC opère directement dans les 22
régions de Madagascar pour les activités prévues dans le budget de
Partenaire l’Etat et les projets financés par l’UNICEF. Les régions et districts Modéré N/A
d'exécution bénéficient des activités et non dans la gestion des fonds qui sont
centralisés au niveau du BNGRC.
Le BNGRC gère des fonds de plusieurs bailleurs de fonds bilatéraux,
multilatéraux y compris l’UNICEF et PAM, et des ONG.
Application non systématique des procédures HACT
Nous avons également constaté que le BNGRC n'utilise pas Nous recommandons à l’entité de :
systématiquement les Directives Opérationnelles sur HACT pour la
- Formaliser le manuel de procédures et assurer que le
gestion des activités. Notons que le Comptable du BNGRC et
manuel est en harmonie les "Directives Opérationnelles
l’Assistante de coordination ont assisté à une formation HACT en
sur HACT à l'usage des partenaires de UNICEF
2016.
Madagascar" pour guider les activités de l’entité avec
Gestion du Le BNGRC ne dispose pas de système d’information et de gestion l'UNICEF.
Elevé
programme intégré dans la gestion des fonds reçus de l’UNICEF. Par ailleurs, - Organiser une formation sur les Directives
aucun plan de formation n’a été mis en place au sein de la BNGRC. Opérationnelles HACT incluant toutes les personnes
impliquées dans la gestion des fonds de l’UNICEF,
notamment des agents payeurs ;
- Renforcer le nombre de personnel sur terrain pour
assurer le suivi des activités et leurs avancements."

Insuffisance d’activités de suivi évaluation Elevé Nous recommandons à l’entité de demander un appui
financier pour les activités de suivi –évaluation des
Nous avons constaté que le BNGRC n’effectue pas une supervision
activités au niveau de chaque districts.
systématique des activités. En effet, le PE rencontre un manque de
personnel pour le suivi-évaluation mais le suivi des projets financés
 Evaluation des
Domaine considéré Principale observation du contrôle interne Recommandation Réponse du PE
risques
par l’UNICEF est réalisé au niveau de l’équipe de coordination.
Faiblesses dans le système d'enregistrement des dépenses. Nous recommandons à l’entité de tenir une comptabilité
pour gestion des fonds de l’UNICEF en :
BNGRC ne dispose pas de personne dédiée spécifiquement à la
comptabilisation et la gestion des fonds reçus de l’UNICEF. - Etablissant un journal de dépenses et de recettes, un
L’Assistante du Coordonnateur de Projet s’occupe de la gestion des journal de caisse et un journal de banque ;
fonds, cependant, aucune tenue de la comptabilité n’est effectuée, - Mettant un système de liaison entre le rapport
Structure
tant au niveau des mouvements de trésorerie qu’au niveau des pièces Elevé financier, les journaux et les pièces justificatives.
organisationnelle
justificatives des dépenses.
Les rapports financiers sont établis par l’Assistante du Coordonnateur
de Projet sur la base des pièces justificatives de dépenses remises par
les responsables techniques, puis vérifiés par le Coordonnateur de
Projet. Ces travaux ne sont pas systématiquement matérialisés.
Politiques et procédures comptables
Faiblesse dans le système de classement des pièces justificatives et
insuffisance d'armoire de classement des pièces justificatives Nous recommandons à l’entité de :

Les pièces justificatives sont classées par activité dans des papiers
chemises. Aucune référence permettant de lier les pièces
justificatives avec les lignes de dépenses présentées dans le rapport
financier n’est mise en place. En effet, aucun numéro de code ou
référence pour lier la pièce justificative au rapport financier n'est
Général
apposé sur le document (état de paiement, facture…). L'absence de
référencement rend également fastidieux la recherche des pièces qui
correspond à un rapport financier. De plus, les pièces justificatives ne
comportent pas la mention "Payé sur financement de l'UNICEF".
Notons également que plusieurs pièces justificatives n'ont pas été
retrouvées lors de notre intervention, des exemples sont fournis dans
la constatation financière n°1 ainsi que dans l'annexe du rapport.
Budgétisation Toutes les activités du BNGRC sont déjà budgétisées dans le PTA.
Paiements Utilisation excessive des espèces et non-sécurisation des fonds
- mettre un système de référencement adéquat pour les
pièces justificatives afin de lier les pièces justificatives
au journal et rapport financier,
- préciser le bailleur qui a financé l'activité sur les pièces
justificatives pour éviter que certaines dépenses soient
Elevé facturées une seconde fois à un autre bailleur et pour
faciliter le suivi et l'imputation des dépenses.
- apposer systématiquement sur les pièces justificatives
payées la mention «Payé sur financement de
l'UNICEF»,
- améliorer le système de classement de façon à
retrouver facilement les pièces justificatives.
Faible N/A
Elevé Nous recommandons à l’entité de :
 Evaluation des
Domaine considéré Principale observation du contrôle interne
risques
Le BNGRC ne dispose pas de plafond des dépenses payables par
caisse. En effet, les fonds reçus de l’UNICEF sont décaissés en
totalité dès leur réception au profit de l’Assistante du Coordonnateur
de Projet. Ainsi, le paiement des fournisseurs et prestataires est
réalisé en espèces directement ou en versement des espèces dans leur
compte bancaire respectif. Aucun journal de caisse n’est tenu par
l’Assistante du Coordonnateur de Projet pour le suivi des
mouvements de trésorerie.
Manque de suivi des sommes détenues en banque et en caisse
Le BNGRC ne dispose pas de compte bancaire spécifique pour la
réception et la gestion des fonds de l’UNICEF. Les fonds sont
transmis par UNICEF dans le compte bancaire principal du BNGRC
et décaissé systématiquement en espèces à l’Assistante du
Coordonnateur de Projet. Cette dernière remet les fonds aux
responsables techniques au fur et à mesure de la réalisation des
activités. Cependant, elle n’utilise pas de journal de caisse pour la
comptabilisation des opérations, et aucun arrêté de caisse périodique
Etat de la petite ou inopiné n’est réalisé. Les reliquats des fonds non utilisés ne sont
caisse et du compte pas systématiquement reversés dans le compte bancaire du BNGRC,
bancaire mais détenus par l’Assistante du Coordonnateur de Projet, et reversés
directement à l’UNICEF au cours de la validation des rapports
financiers y afférents. Par ailleurs, aucun coffre-fort n’est disponible
pour garder les fonds en espèces.
Absence de documentation pour les opérations bancaires
Lors de notre intervention, nous n’avons pas eu accès au aux
documents de la trésorerie comprenant les opérations bancaires sur
les fonds de l’UNICEF tels que le journal de banque, les états de
rapprochement bancaires et les relevés bancaires.
Autres bureaux et Les activités financées par l’UNICEF sont réalisées par des
structures responsables désignées au niveau interne. Les structures au niveau
régionales ne gèrent pas des fonds mais contribuent à la mise en
Recommandation Réponse du PE
- définir un seuil maximum des retraits en espèce des
sommes excessives lors des paiements des indemnités;
- Mettre à disposition des équipes un coffre-fort pour
assurer la sécurité des fonds en espèces et des
chéquiers.
- Eviter au maximum les paiements en espèces et
privilégier les paiements par voie bancaire ou mobile
banking."
Nous recommandons à l’entité de :
- Séparer les comptes bancaires pour la réception des
fonds des différents bailleurs afin de faciliter le suivi
ou tenir un suivi extra comptable des opérations
bancaires pour chaque bailleur de fonds.
- Utiliser un journal de caisse.
- Enregistrer les décaissements en tant qu’avance lors de
son octroi et faire une entrée des reliquats ou sortie des
remboursements des excédents lors de la remise des
avances. Ainsi, prévoir un formulaire pour l’octroi de
Elevé ces avances de fonds.
- Effectuer un arrêté de caisse périodique et des arrêtés
inopinés.
Nous recommandons à l’entité de présenter les
documents demandés concernant la gestion des
opérations bancaires incluant le journal de banque, les
états de rapprochement bancaires et les relevés bancaires
tels que mentionnés dans la liste des documents
préconisée pour le présent audit.
N/A N/A
 Evaluation des
Domaine considéré Principale observation du contrôle interne Recommandation Réponse du PE
risques
œuvre technique.
Absence de documentation relative à la gestion des actifs Nous recommandons à l’entité de :
Les registres ainsi que les PV d’inventaire des immobilisations ne - Présenter les documents demandés concernant la
sont pas disponibles pour vérification. Cette situation ne permet pas gestion des actifs y compris les registres et les PV
de s’assurer que les immobilisations acquises dans le cadre du d’inventaire des immobilisations tels que mentionnés
Immobilisations et
financement de l’UNICEF sont inscrites dans les registres des Elevé dans la liste des documents préconisée pour le présent
stocks
immobilisations et sont inventoriées périodiquement. audit ;
- Renforcer la protection des actifs par la souscription
Par ailleurs, selon les informations reçues du Responsable
d’assurances.
Logistique, les actifs du BNGRC ne sont pas souscrits à des
assurances multirisques.
Faiblesses dans le système de rapportage des dépenses. Nous recommandons à l’entité de tenir une comptabilité
pour gestion des fonds de l’UNICEF en :
Nous avons constaté qu’aucune tenue de la comptabilité n’est
Rapports financiers effectuée. En effet, le rapport financier est établi directement à partir - Etablissant un journal de dépenses et de recettes, un
Elevé
et suivi des pièces justificatives et sous tableur Excel. journal de caisse et un journal de banque ;
- Mettant un système de liaison entre le rapport
financier, les journaux et les pièces justificatives.
Passation de Lacune dans les procédures de passation de marchés Elevé Nous recommandons à l’entité de se référer à l’annexe
marchés PIIM3-1 dans les Directives Opérationnelles sur HACT
BNGRC ne dispose pas de personne spécifique pour la réalisation des
et procédures financières pour les procédures de
achats relatifs aux financements de l’UNICEF. En effet, la
passation de marchés à appliquer pour la gestion des
prospection et la contraction avec les fournisseurs et prestataires ainsi
fonds de l’UNICEF.
que la réalisation des achats sont effectués directement par le
responsable de la réalisation des activités ou par l’Assistante du
Coordonnateur de Projet. Ces personnes ne maîtrisent pas forcément
les méthodes applicables selon les directives opérationnelles sur
HACT. A cet effet, les seuils et méthodes de passation de marchés ne
sont pas systématiquement respectés. Par ailleurs, le BNGRC ne
dispose pas de base de données des fournisseurs et prestataires
performants.
Notons que nous n’avons aucune visibilité sur les procédures de
passation de marchés utilisées par le PE à part les procédures de
 Evaluation des
Domaine considéré Principale observation du contrôle interne Recommandation Réponse du PE
risques
l’Etat.
Nous avons relevé des exemples de faiblesses de contrôles internes
Autres faiblesses du
mentionnées ci-dessus dans les DCT que nous avons effectuées la N/A N/A
contrôle interne
revue. Les détails sont fournis en annexe de ce rapport.
 ANNEXE II : Principales questions de contrôle interne relatives à la Micro-évaluation HACT

Domaine considéré et questions importantes Oui Non N/A Remarques / commentaires

1. Partenaire d'exécution

1.1. Est-ce que le PE est légalement enregistré? Si Le BNGRC est l’organe de gestion, de coordination créé suivant le Décret n°2006-904 du 19
oui, est-il conforme à l'enregistrement? Veuillez décembre 2006. Ce décret a été validé en Conseil des Ministres et approuvé par le Premier
prendre note du statut juridique et de la date Ministre.
d'enregistrement de la structure. Suivant l’article 2 dudit décret, le BNGRC est l’organe de gestion, de coordination, de suivi et
 d’appui du Conseil National de Gestion des Risques et des Catastrophes (CNGRC) rattaché au
Ministère chargé de l’Intérieur. Il est placé sous la direction d’un Secrétaire Exécutif assisté par un
Adjoint.
Comme attribution, le BNGRC assure la prévention des sinistrés, l’organisation et la gestion des
secours d’urgence dans le cadre de la gestion des risques et des catastrophes.

1.2. Si le PE a bénéficié de ressources des Nations Le Bureau bénéficie de financement du PNUD, PAM et UNICEF. Les missions de vérifications
Unies dans le passé, est-ce que des manquements antérieures relatives aux financements reçus de l’UNICEF ont permis de relever des constatations
importants ont été signalés dans la gestion, y compris financières et des constatations de contrôle interne. Cependant, le présent audit correspond au
pour des activités d'assurance antérieures. premier audit relatif aux financements de l’UNICEF.

Le BNGRC a fait l’objet de plusieurs missions de contrôle :

- Micro-évaluation fait par le Cabinet Moore Stephens LLP - Rapport de Mars 2015 ;
 - Spot check par Ernst & Young daté de novembre 2016 sur l’intervention du 02 au 04 mars 2016
ayant mentionné une constatation financière de MGA 863 600,00 due à l’absence de NIF et
STAT du fournisseur sur les pièces justificatives. ;
- Spot check par 3A rapporté le 20 septembre 2017 sur l’intervention du 24 et 26 mai 2017 ayant
mentionné une constatation financière de MGA 10 740 000,00 due à des pièces justificatives
insuffisantes ; et
- Spot check par Moore Stephens daté d’avril 2018 sur l’intervention du 09 et 10 novembre 2017.

1.3. Est-ce que le PE dispose d'obligations légales en  Le responsable de Programme au niveau du Ministère établi un rapport trimestriel et annuel sur
matière de rapport? Si oui, sont-elles conformes à ces l’utilisation du budget.
exigences au cours des trois exercices précédents? Le BNGRC se conforme aux obligations en termes d’établissement des rapports.

En ce qui concerne les budgets avec l’UNICEF, le BNGRC est tenu à l’obligation contractuelle de
produire :
- Un rapport technique établi par le responsable de la mission ; et
 Domaine considéré et questions importantes
1.4. Si d'autres bureaux / structures externes
participent à la mise en œuvre, le PE dispose-t-il de
politiques et procédures pour assurer une surveillance
et un suivi appropriés de l'exécution?
1.5. Est-ce que le PE démontre une stabilité
financière de base dans le pays (ressources de base,
tendance de financement). Fournir le montant de
l'actif total, du passif total, des revenus et des
dépenses pour les trois exercices actuels et antérieurs.
2. Gestion du programme
2.1. Est-ce que les plans de travail précisent les
résultats attendus et les activités à mener pour
atteindre les résultats, avec un calendrier et un
budget pour les activités?
2.2. Est-ce que le PE effectue et documente des
activités régulières de suivi telles que les réunions
d'examen, les visites de sites pour les projets, etc. ?
3. Structure organisationnelle et dotation en personnel
3.1. Est-ce que les pratiques en matière de
recrutement, d'emploi et de personnel du PE sont
clairement définies et suivies, tout en adoptant des
principes de transparence et de concurrence?
Oui Non N/A Remarques / commentaires
- Un rapport financier établi par l’Assistante par l’Assistante du Coordonnateur de Projet
Ces rapports sont vérifiés par le Coordonnateur de Projet puis validés par le Secrétaire Exécutif du
BNGRC.
Le BNGRC est un service rattaché au Ministère de l’intérieur. Il ne dispose pas de bureau
autonome pour la réalisation des activités correspondant aux financements de l’UNICEF. En effet,

le BNGRC réalise directement les activités au niveau des régions et des districts mais ces derniers
collaborent dans la mise en œuvre des projets par des appuis techniques.
Comme tous les démembrements de l’Etat, le BNGRC bénéficie de ligne budgétaire pour les
activités et fonctionnement dont le montant disponible n’est pas suffisant pour couvrir toutes les
 activités programmées de l’année sans l’appui financier des bailleurs de fonds.
Le PTA du BNGRC détaille les activités, les objectifs, les résultats attendus et les calendriers de
réalisation de chaque ligne d’activité.
 Toutes les opérations réalisées sont budgétisées par type d’activités (par programme). Le PTA
intègre des informations détaillées sur les axes du programme, les résultats attendus, les activités à
mettre en œuvre, les indicateurs de résultats, le calendrier ainsi que le budget alloué.
Les activités réalisées sur les financements de l’UNICEF sont ponctuelles et le suivi de leur
réalisation est documenté dans le rapport technique remis à l’UNICEF. Toutefois, le BNGRC
 n’effectue pas une supervision systématique des activités. En effet, le PE rencontre un manque de
personnel pour le suivi-évaluation mais le suivi des projets financés par l’UNICEF est réalisé au
niveau de l’équipe de coordination.
Le BNGRC dispose de procédures écrites en termes de recrutement du personnel. Cependant,
aucun personnel spécifique n’a été recruté pour la gestion des fonds reçus de l’UNICEF.
 Le recrutement du personnel relève de la responsabilité de la DRH du ministère de tutelle. Toute
décision de nomination relève également de la responsabilité au niveau du Ministère de l’Intérieur
et du Secrétaire Exécutif.
 Domaine considéré et questions importantes
3.2. Est-ce que la structure organisationnelle des
services de gestion des finances et des programmes,
ainsi que la compétence du personnel sont-elles
appropriés à la complexité du PE et à l'ampleur des
activités? Identifier le personnel clé, y compris les
titres de poste, les responsabilités, les informations
sur la formation et l'expérience professionnelle.
3.3. Le poste en charge de la comptabilité / des
finances du PE est-il doté d'un personnel approprié
pour s'assurer que des contrôles suffisants sont en
place pour gérer les fonds de l'agence?
4. Politiques et procédures comptables
4.a. Général
4.1. Le PE dispose-t-il d'un système comptable qui
permet un enregistrement correct des transactions
financières auprès des organismes des Nations Unies,
y compris l'affectation des dépenses en fonction des
composantes, des catégories de décaissement et des
sources de financement respectifs?
4.2. Est-ce que le PE dispose d'une méthode
appropriée d'allocation des coûts qui garantit une
répartition précise des coûts entre les différentes
sources de financement conformément aux accords
établis?
Oui Non N/A Remarques / commentaires
L’équipe du Service Administratif et Financier du BNGRC est composé de 4 personnes :
- un chef comptable,
- un chef de Service Administratif et Financier,
- un dépositaire comptable et
- un magasinier.
 Par ailleurs, la gestion des fonds reçus de l’UNICEF est réalisée par l’Assistante du Coordonnateur
de Projet et du Responsable de Communication. La vérification et le suivi des activités incombe le
Coordonnateur de projet. La signature des documents tels que les requêtes de financement et les
rapports à présenter à l’UNICEF incombe le Secrétaire Exécutif du BNGRC.
Notons que les descriptions des postes de l’équipe du service finance et comptabilité ainsi que des
gestionnaires des fonds de l’UNICEF n’ont pas été reçues.
Cf. réponse 3.2.

Le système comptable mis en place au sein du Service Administratif et Financier est réalisé
uniquement pour les fonds relatifs au Budget de l’Etat. En effet, les fonds reçus de l’UNICEF sont
gérés par l’Assistante du Coordonnateur de Projet. Cette dernière n’effectue aucune
comptabilisation des dépenses ou suivi de la trésorerie sur un journal comptable. A la réception des

pièces justificatives des dépenses, elle établit directement le rapport financier en additionnant les
dépenses sur la ligne correspondante dans le rapport financier. Le BNGRC utilise le tableur Excel
pour l’établissement du rapport financier suivant le format standardisé préconisé par le bailleur soit
par rubrique budgétaire.
 Le financement de l’UNICEF ne prévoit pas de répartition des coûts entre plusieurs bailleurs car
les fonds des bailleurs sont gérés individuellement par projet.
Les charges fixes du BNGRC sont supportées en totalité par le budget de l’Etat. L’élaboration du
PTA en début d’activité tient déjà compte des diverses sources de financement (financements
externes) dont pourraient bénéficier le partenaire d’exécution. Le PTA soumis au ministère fait
 Domaine considéré et questions importantes
4.3. Tous les documents comptables et justificatifs
sont-ils conservés dans un système organisé qui
permet aux utilisateurs autorisés d'y accéder
facilement?
4.b. Répartition des tâches
4.4. Les responsabilités fonctionnelles suivantes sont-
elles exercées par différentes unités ou personnes: (a)
autorisation d'exécuter une opération; B)
enregistrement de la transaction; Et (c) sauvegarde
des actifs impliqués dans l'opération?
4.5. Est-ce que les fonctions de commande, de
réception, de comptabilisation et de paiement des
biens et services sont réparties de façon appropriée?
Oui Non N/A Remarques / commentaires
apparaître pour chaque activité la source de financement escomptée.
Le BNGRC ne dispose pas de méthode de classement prédéfinie pour les pièces justificatives des
dépenses financées par l’UNICEF. Les pièces justificatives sont classées par activités. Cependant,
aucune référence permettant de lier les dépenses avec les pièces justificatives correspondante n’est
mise en place. Par ailleurs, les pièces justificatives des dépenses ne sont pas systématiquement
disponibles.
 Lors de notre intervention, les pièces justificatives relatives au décaissement effectué avec les
fonds de l’UNICEF sont archivées au bureau de l’Assistante de coordination et du Responsable
Communication. Après la vérification des pièces justificatives venant des responsables de mission,
les pièces justificatives sont classées dans des chemises apposé le titre des activités et celles-ci sont
rangées par ordre chronologique des activités réalisées. Celles-ci sont ensuite conservées dans une
armoire fermée à clé de chaque responsable.
Concernant la gestion des fonds de l’UNICEF, ci-après les niveaux d’autorisation,
d’enregistrement et de conservation de l’actif:
Autorisation : L’autorisation et la validation de la requête de fonds à l’UNICEF incombent au
Secrétaire Exécutif du BNGRC. Une fois que la requête est validée par l’UNICEF et que le fond
est disponible, le Coordonnateur de projet notifie le Service Administratif et Financier de la
disponibilité des fonds et procède à l’exécution des activités. Les bénéficiaires accusent la
réception des fonds en signant sur l’état de paiement.

Enregistrement: L’Assistante de coordination ou le Responsable Communication, suivant le
projet réalisé, effectue un enregistrement des dépenses dans le rapport financier directement à
partir des pièces justificatives.
Conservation et sauvegarde des actifs : La sauvegarde des actifs est réalisée par le Responsable
Logistique. Il se charge de la conservation des matériels et des fournitures avant leur envoi auprès
des personnes concernées. Les espèces sont détenues par l’Assistant de coordination avant la
remise de fonds au missionnaire et avant le versement des reliquats auprès de la banque.
 Le BNGRC ne tient pas une comptabilité liée à ses transactions. Les fonctions de commande, de
réception et de paiement des biens et services sont cumulées au niveau du responsable de
réalisation des activités.
 Domaine considéré et questions importantes
4.6. Les rapprochements bancaires sont-ils préparés
par des personnes autres que celles qui effectuent ou
approuvent des paiements?
4c. Système de budgétisation
4.7. Les budgets sont-ils préparés pour toutes les
activités de façon suffisamment détaillée pour
constituer un outil utile pour le suivi des
performances ultérieures?
Oui Non N/A Remarques / commentaires
Concernant les opérations dans le cadre des financements UNICEF, les achats de fournitures ou de
services sont effectués directement par l’Assistante de coordination. Notons que la majorité des
dépenses effectuées par le projet concernent les achats de fournitures, les per diem, les frais de
transport, les hébergements et les locations de salle, etc.).
Les fonctions de commande, de réception, de comptabilisation et de paiement des biens et services
sont telles que décrites ci-dessous:
Commande : Les achats effectués par le BNGRC dans le cadre du financement de l’UNICEF sont
des achats directs sur la base d’une facture pro forma. En cas de besoin de bon de commande, le
comptable au niveau du Service Administratif et Financier en établit suivant la demande du
responsable du projet ou l’Assistante de coordination.
Réception : Comme il s’agit d’achats directs, la réception des biens se fait au moment de l’achat
par le Coordonnateur ou l’Assistante de coordination suivant les biens avec un technicien pour
vérification avec le bon de livraison.
Paiement : Le paiement des biens est également effectué au moment de l’achat par l’Assistante de
coordination ou par le Service Administratif et Financier du BNGRC en cas d’absence de
l’Assistante de coordination.
Les fonds reçus de l’UNICEF sont décaissés en totalité dès leur réception, puis gérés en espèces
par l’Assistante du Coordonnateur de Projet.
Le BNGRC ne dispose pas de compte bancaire spécifique pour la réception et la gestion des fonds
 de l’UNICEF. Les fonds sont transmis par UNICEF dans le compte bancaire principal du BNGRC
et décaissé systématiquement en espèces à l’Assistante du Coordonnateur de Projet. Par ailleurs,
un rapprochement bancaire mensuel pour le compte bancaire commun du BNGRC est effectué par
le chef comptable et validé par le Chef Service Administratif et Financier.
 Le budget relatif à chaque activité est envoyé à l’UNICEF au cours de l’établissement de la
requête.
Toutes les opérations réalisées sont budgétisées par type d’activités (par programme). Le PTA
intègre des informations détaillées sur les axes du programme, les résultats attendus, les activités à
mettre en œuvre, les indicateurs de résultats et le budget alloué.
 Domaine considéré et questions importantes
4.8. Les dépenses réelles sont-elles comparées au
budget avec une fréquence raisonnable? Des
 Le Coordonnateur de projet assure la Planification des activités par rapport au budget et effectue
explications sont-elles nécessaires pour des variations
importantes par rapport au budget?
4d. Paiements
4.9. Est-ce que les procédures de traitement des
factures prévoient :
- des copies des bons de commande et des rapports de
réception à obtenir directement auprès des services
qui les délivrent?
- des comparaisons des quantités, des prix et des
modalités de facturation avec celles indiquées sur le
bon de commande et avec les enregistrements des
biens / services effectivement reçus?
- une vérification sur l'exactitude des calculs?
4.10. Les paiements sont-ils autorisés à un niveau
approprié? Le PE dispose-t-il d'un tableau des seuils
d'approbation des paiements?
Oui Non N/A Remarques / commentaires
Dans le cadre des activités financées par l’UNICEF, une requête de financement est préparée par
l’Assistant DRR ou Responsable Communication suivant l’activité et vérifiée par le
Coordonnateur, puis envoyé vers pour validation l’UNICEF puis renvoyé pour signature du
Secrétaire Exécutif et envoyée pour validation finale auprès de l’UNICEF. La requête précise la
description de l’activité, définit les activités spécifiques liées à l’activité et les bénéficiaires, le lieu
de déroulement de l’activité, les principaux partenaires, et le budget détaillé par type de dépenses.
Les dépenses sont comparées au budget au cours de l’établissement du rapport financier. Toute
variation par rapport au budget est documentée par une note explicative jointe au rapport financier.
Suivant les explications reçues, par la limitation du budget, le PE prend en charge les dépenses et
dépassements par rapport au budget.
la répartition des missions et tâches par activité.
Concernant le suivi budgétaire après les activités, la vérification des pièces justificatives et le
rapportage des dépenses sont réalisées par l’Assistante de Coordination. En cas d’écart, une note
explicative doit être établie pour le Service Finance pour paiement des surplus.
Au niveau du BNGRC, les achats effectués avec les fonds de l’UNICEF sont des achats directs de
biens ou services tels que location de salle, pause-café ou achat de fourniture de bureau.
Le responsable du projet émet un bon de commande auprès du fournisseur. La vérification et la
comparaison entre la facture et les marchandises s’effectuent au moment de l’achat. Les achats
sont immédiatement livrés et la facture est la seule pièce justificative de l’achat.

Le Responsable technique réalise le paiement suivant le montant de la facture présentée par le
fournisseur. Les dépenses qui y sont inclues sont comparées au budget. Par ailleurs, une
vérification est effectuée au niveau de la Coordination des projets lors de l’arrivée des pièces
justificatives. Notons que cette vérification n’est pas matérialisée sur les factures.
 Lors de la réception des fonds venant de l’UNICEF, le Responsable du projet établit une demande
de déblocage de fonds avec l’ordre de virement des fonds auprès du Secrétaire Exécutif du
BNGRC. Les fonds sont ensuite encaissés par le Comptable dans le Service Administratif et
Financier et sont remis aux missionnaires. Notons que les fonds tirés sont relatifs au montant
 Domaine considéré et questions importantes
4.11. Toutes les factures sont-elles estampillées
«PAID», approuvées et marquées avec le code du
projet et le code du compte?
4.12. Est-ce que des vérifications ont été effectuées
pour la préparation et l'approbation des dépenses
relatives aux salaires? Les modifications liées aux
salaires sont-elles dûment autorisées?
4.13. Est-ce que des vérifications ont été effectuées
pour s'assurer que les coûts directs des salaires du
personnel reflètent le temps réel consacré par le
personnel sur un projet?
4.14. Est-ce que des vérifications ont été effectuées
pour étudier les catégories de dépenses qui ne
proviennent pas de paiements de factures, comme les
DSA (perdiems), les frais de déplacement et la
répartition des coûts internes?
4e. Etat de la petite caisse et du compte bancaire
4.15. Est-ce que le PE exige des doubles signatures /
autorisations pour les transactions bancaires? Les
nouveaux signataires sont-ils approuvés à un niveau
approprié et les mises à jour sont-elles effectuées en
Oui Non N/A Remarques / commentaires
nécessaire pour le projet à réaliser.
L’autorisation des dépenses incombe le Coordinateur de projet suivant le budget établi. Il n’existe
pas de seuil d’approbation des paiements vu que les fonds sont décaissés suivant les dépenses à
réaliser.
Les factures ne sont pas estampillées « PAYE ». Les factures ne comportent pas la mention «
SERVICE FAIT » ou « RECU CONFORME » mais elles présentent l’acquittement du fournisseur

ou prestataire. Par ailleurs, les factures ne sont pas approuvées et ne comportent aucun code du
projet relatif aux dépenses concernées.
Les dépenses réalisées pour le personnel du BNGRC sur les fonds de l’UNICEF sont en majorité
des indemnités et des frais de déplacement. Les dépenses y afférentes sont prévues au préalable

dans le budget.
Voir réponse 4.12

Toutes les dépenses sont prévues au préalable dans le budget qui a été conçu par les Responsables
Techniques et validé par le Secrétaire Exécutif du BNGRC.
Concernant les dépenses de missions, avant le départ, un ordre de mission et un ordre de route sont
validés soit par Secrétaire Exécutif ou par son Adjoint ou par un Directeur notifié. En fin de la
 mission, un rapport de mission doit être établi par le missionnaire à chaque fin de mission.
Notons que l’achat de carburant n’est pas inclus dans la ligne budgétaire de l’UNICEF. Par contre
pour des raisons pratiques, le personnel effectue des fois des déplacements en véhicule ou en moto
et alloue ainsi les dépenses en frais de transport les coûts du carburant mais tout en veillant à ce
que la ligne budgétaire ne soit pas excédentaire.
 Le BNGRC reçoit les fonds de l’UNICEF dans un compte commun. Par ailleurs, un sous compte
bancaire a été ouvert en 2017 au nom du BNGRC auprès de la BFV SG pour recevoir les fonds des
bailleurs mais n’est pas encore opérationnel suivant l’ordre du Secrétaire Exécutif.
 Domaine considéré et questions importantes
temps opportun après le départ des signataires?
4.16 Est-ce que le PE conserve un journal de caisse
approprié et à mis à jour, qui enregistre les reçus et
les paiements ?
4.17 Est-ce que les rapprochements des soldes
bancaires et des livres comptables sont effectués
mensuellement et correctement approuvés? Est-ce
que les éléments de réconciliation significatifs,
inhabituels et anciens ont été documentés?
4.18 Des dépenses importantes sont-elles payées en
espèces ? Si oui, le PE exerce-t-il des vérifications
suffisantes sur les paiements en espèces?
4f. Autres bureaux ou structures
4.19 Est-ce que le PE dispose d'un processus pour
s'assurer que les dépenses des bureaux annexes ou
des structures externes sont conformes au plan de
travail et / ou aux termes de l'accord?
Oui Non N/A Remarques / commentaires
Il n’existe qu’un seul signataire pour le compte bancaire du BNGRC suivant la loi 2004-020 et
Décret 2005-003 qui stipulent la nomination d’une seule personne en tant que signataire.
Actuellement, le Chef de Service Administratif et Financier est le signataire reconnu auprès de la
banque du BNGRC.
Le livre de caisse et de banque relatifs à la gestion propre du PE sont détenus par le Chef
Comptable quotés et paraphés par le Secrétaire Exécutif. Toutefois, il n’existe pas de journal de
caisse pour la gestion des fonds de l’UNICEF. Les fonds directement remis aux missionnaires
après leur décaissement auprès de la banque et les reliquats sont reversés dans le compte du
bailleur.
Cette dernière remet les fonds aux responsables techniques au fur et à mesure de la réalisation des

activités. Cependant, elle n’utilise pas de journal de caisse pour la comptabilisation des opérations,
et aucun arrêté de caisse périodique ou inopiné n’est réalisé. Les reliquats des fonds non utilisés ne
sont pas systématiquement reversés dans le compte bancaire du BNGRC, mais détenus par
l’Assistante du Coordonnateur de Projet, et reversés directement à l’UNICEF au cours de la
validation des rapports financiers y afférents. Par ailleurs, aucun coffre-fort n’est disponible pour
garder les fonds en espèces.
Un rapprochement bancaire mensuel pour le compte bancaire commun du BNGRC est effectué par
le chef comptable et validé par le Chef SAF.
 Notons que lors de notre intervention, nous n’avons pas eu accès au aux documents de la trésorerie
comprenant les opérations bancaires sur les fonds de l’UNICEF tels que le journal de banque, les
états de rapprochement bancaires et les relevés bancaires.
Toutes les dépenses réalisées par BNGRC sont payées en espèces. En outre, il n’existe pas de seuil
 qui exige une procédure de vérification des dépenses importantes.
Les informations auprès des bureaux annexes ne sont pas financières.
Par ailleurs, la vérification des pièces justificatives remises après les activités réalisées dans les

régions et districts est effectuée par l’Assistante de Coordination ou le Responsable
Communication.
 Domaine considéré et questions importantes
5. Immobilisations et stocks
5.1 Les entrepôts disposent-ils d'une sécurité
physique adéquate?
5.2 Le PE dispose-t-il d'un système de gestion des
stocks qui permet d'effectuer le suivi de la
distribution de l’offre ?
6. Rapports financiers et suivi
6.1 Est-ce que les états financiers globaux du PE sont
régulièrement vérifiés par un auditeur indépendant
conformément aux normes d'audit nationales ou
internationales appropriées? Si oui, veuillez préciser
les coordonnées de l'auditeur ?
6.2 Est-ce que des problèmes majeurs liés aux
dépenses non admissibles impliquant des fonds des
donateurs ont été mentionnés dans les rapports d'audit
du PE au cours des cinq dernières années?
Oui Non N/A Remarques / commentaires
Le BNGRC ne gère pas d’immobilisation et stock pour le compte de l’UNICEF.
Toutefois, le BNGRC a obtenu un drone venant de l’UNICEF qui est enregistré au niveau de la
logistique et gardé dans le magasin de stockage du BNGRC. Ce matériel ne peut être utilisé que
par des spécialistes au niveau PE et avec l'autorisation de l'UNICEF.

Un magasin de stockage est tenu par le responsable Logistique dans lequel les immobilisations et
stocks destinés au BNGRC sont entreposés.
La sécurisation des locaux est assurée par des gardiens de nuit et jour.
Le BNGRC ne gère pas d’immobilisation et stock pour le compte de l’UNICEF. Mais un livre
Matière est tenu par le Responsable logistique suivant le PCOP 2006 dans lequel sont incorporés
immobilisations et stocks du Ministère de l’Intérieur et de la Décentralisation. Les inventaires
physiques se font annuellement au mois de mars de l’année qui suit.

Par ailleurs, les registres ainsi que les PV d’inventaire des immobilisations ne sont pas disponibles
pour vérification. Cette situation ne permet pas de s’assurer que les immobilisations acquises dans
le cadre du financement de l’UNICEF sont inscrites dans les registres des immobilisations et sont
inventoriées périodiquement.
Pour la gestion des fonds de l’UNICEF, le BNGRC fournit un rapport financier après chaque
projet ou activité réalisé. Le BNGRC a fait l’objet de plusieurs missions de contrôle, notamment :
- Une Micro-évaluation fait par le Cabinet Moore Stephens LLP - Rapport de Mars 2015 ;
- Un Spot check par Ernst & Young daté de novembre 2016 sur l’intervention du 02 au 04
 mars 2016 ;
- Un Spot check par 3A rapporté le 20 septembre 2017 sur l’intervention du 24 et 26 mai
2017 ; et
- Un Spot check par Moore Stephens daté d’avril 2018 sur l’intervention du 09 et 10
novembre 2017.
 Des dépenses inéligibles ont été relevées dans les précédentes missions de contrôle :
- une constatation financière d’un montant total de MGA 863 600,00 ont été relevées lors de
la mission de spot check effectuée par le cabinet Ernst & Young datée de novembre 2016 sur
l’intervention du 02 au 04 mars 2016 ; et
- une constatation financière d’un montant total de MGA 10 740 000,00 ont été relevées lors
 Domaine considéré et questions importantes Oui Non N/A Remarques / commentaires
de la mission de spot check effectuée par le cabinet Moore Stephens daté d’avril 2018 sur
l’intervention du 09 et 10 novembre 2017.
6.3 Est-ce que le système de gestion financière est Le système de gestion financière est informatisé pour l’établissement du rapport financier (établi
informatisé ? sur tableur Excel).

Toutefois, il n’existe pas de système d’enregistrement des opérations au préalable du rapport pour
permettre de lier les pièces justificatives au rapport.

7. Passation de marché et attribution de contrats.

7.1 Est-ce que le PE exige des autorisations écrites ou N/A parce que le BNGRC n'effectue aucune passation de marchés sur les fonds de l’UNICEF.
à travers le système pour les achats ? Si oui, évaluer  Nous n’avons donc aucune visibilité sur les procédures de passation de marchés utilisées par le PE
si les seuils d'autorisation sont appropriés? à part les procédures de l’Etat.

7.2 Est-ce que le PE a obtenu suffisamment Cf. réponse 7.1


d'approbations avant de signer un contrat?

7.3 Est-ce que le PE suit un processus bien défini Cf. réponse 7.1
pour sélectionner les fournisseurs ? Est-ce que les
méthodes de passation de marchés officielles 
impliquent une large diffusion des possibilités
d'achats?

7.4 Est-ce que le PE suit une approche bien définie Cf. réponse 7.1
pour assurer un processus d'appel d'offres et

d'évaluation sécurisé et transparent ? Si oui, décrire le
processus.

7.5 Lorsqu'un appel d'offres formel est lancé, est-ce Cf. réponse 7.1
que le PE attribue le marché sur une base prédéfinie

dans le dossier d'appel d'offres en tenant compte de la
réactivité technique et du prix?