PROCEDURE

PROCEDURE DE GESTION DES CHANGEMENTS APPLICATIFS SUR SAP

Procédure de gestion
des changements
applicatifs sur SAP

Historique des modifications :

Indice Nature de la modification Date

OR Création 18/02/2022

Etablie par Approuvée par Date d’application

BEAZCUA Nicolas MORESCO Laurent

Coordinateur pôle SAP DSI

Visa : Visa :
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PROCEDURE DE GESTION DES CHANGEMENTS APPLICATIFS SUR SAP

Table des matières

1) Objet du document........................................................................................................................3
2) Champ d’application.......................................................................................................................3
3) Règles de gestion............................................................................................................................3
4) Modalités pratiques – Description de la procédure.......................................................................4
a. Logigramme................................................................................................................................4
b. Détail et commentaires..........................................................................................................6
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PROCEDURE DE GESTION DES CHANGEMENTS APPLICATIFS SUR SAP

1) Objet du document
Cette procédure présente les concepts clés du processus de gestion des changements applicatifs sur
SAP.

Le but de la procédure de gestion des changements applicatifs sur SAP est de contrôler le cycle de vie
de tous les changements, d’entreprendre les changements bénéfiques pour DEFTA avec un minimum
de perturbations pour les utilisateurs.

En outre, la procédure de gestion des changements applicatifs sur SAP vise à supprimer le risque de
changement non autorisé ou avec impact mal maitrisé qui pourrait être mis en production et
entrainer une perte ou une altération des données, voir un dysfonctionnement ou une indisponibilité
de l’application.

Ce document s’adresse :

- Au responsable du Centre de Compétences SAP (après appelé CC SAP) qui sera en charge de
la validation des demandes
- Aux Key User qui seront en charge des demandes de changement et des tests de validation
- Au Centre de Compétences SAP qui sera en charge de traiter les demandes de changement
- A tous les utilisateurs SAP qui sont à l’origine des demandes de changement

2) Champ d’application
Cette procédure s’applique à toute demande de changement applicatif sur le système SAP, que ce
soit une demande de correction, d’évolution, un projet, une demande urgente...

3) Règles de gestion
L’objectif principal est de s’assurer que tous les changements soient enregistrés, évalués, autorisés,
priorisés, planifiés, testés, mis en œuvre, documentés et revus de manière contrôlée.

Pour que ce contrôle soit effectué de façon satisfaisante, le processus de gestion des changements
doit suivre les étapes suivantes :

 Demande : elle doit être claire, précise et chiffrée (gain estimé, impact, risque…). La
demande doit être enregistrée dans le système de ticketing pour être prise en compte. Elle
peut provenir de tout utilisateur SAP.
 Validation : Un filtrage est effectué de manière systématique de toutes les demandes
soumises en fonction de leur nature, leur priorité et leur degrés d’urgence. Certaines
demandes peuvent être illogiques, inapplicables, incomplètes, ou avoir déjà été soumises par
un autre utilisateur et seront alors rejetées ou renvoyées au demandeur pour les préciser.
 Analyse et évaluation : La demande est alors catégorisée et justifiée en terme de bénéfices
attendus, d’impacts, de coûts et de risques.
 Approbation : l’approbation de la demande de changement conduit au lancement de la
modification ou de l’évolution et le passage en mode projet. Pour les changements mineurs,
l’approbation est automatique suite à l’étape de validation. Pour les changements
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significatifs, l’approbation est donnée par le coordinateur du pôle SAP. Pour les changements
majeurs, un comité de validation du changement composé des différents services concernés
sera en charge de l’approbation.
 Coordonner la mise en œuvre : les étapes de la réalisation des changements approuvés sont
transmises au équipes techniques pour son application, puis aux testeurs pour préparer et
valider sa mise en œuvre. Les tests sont documentés.
 Revoir et clôturer : Avant sa mise en œuvre dans le système de production, les changements
sont revus sur l’environnement de développement afin de valider le bon fonctionnement,
vérifier l’absence de problème et confirmer l’atteinte des objectifs visés. En cas de
conformité, la demande est clôturée et l’initiateur sera notifié sur le résultat obtenu. En cas
de non-conformité, des corrections pourront être réalisées, ou une nouvelle demande de
changement pourra être enregistrée.

4) Modalités pratiques – Description de la procédure

a. Logigramme
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b. Détails et commentaires
Lorsqu’un utilisateur SAP détecte un problème ou une amélioration possible, il doit créer une
demande de changement au Centre de Compétences SAP.

Pour ce faire, il devra envoyer un email à helpdesk-SAP@deftagroup.com afin de créer un ticket dans
GLPI, en indiquant clairement:

- La nature du problème ou de l’amélioration

- Quelques exemples permettant de reproduire le problème et de le tester
- Une estimation des gains attendus
- L’impact de la demande (risque métiers liés, …)
- Le degré d’urgence de la demande

La demande devra aussi être adressée au responsable de l’utilisateur afin de « pré-valider » le travail
qui sera fourni.

A réception de la demande, le coordinateur du pôle SAP effectuera un filtrage afin de vérifier si la

demande est complète et réalisable. Dans le cas contraire, la demande sera soit renvoyée au
demandeur pour plus d’information, soit refusée.

Après validation, la demande sera analysée plus en détail en vue de la catégoriser et évaluer son
impact (bénéfices attendus, travail à fournir, risques liés, compétences requises, budget à allouer…).

Suite à cette analyse, une approbation de lancement devra être donnée en fonction de son impact :

- En cas d’impact mineur, la validation issue du filtrage sera suffisante.

- En cas d’impact significatif, une validation devra être donnée par le coordinateur du pole SAP
- En cas d’impact majeur, un comité de validation devra être formé avec les différentes parties
concernées par la demande de modification.

Lors de cette étape, la demande de changement sera planifiée et priorisée au niveau du backlog.

Après approbation, la réalisation du changement pour être effectuée par le CC SAP, ou notre
partenaire SAP dans l’environnement de développement. Lors de la création de l’OT (objet
permettant le transport des modification inter-système), il faudra respecter les règles de nommage
ci-dessous :

- Type de modification - C pour Customizing, W pour Workbench.

- Module SAP concerné
- Site demandeur
- Initiales de la personne en charge de la modification
- N° de ticket GLPI
- Description courte de la modification
- Exemple : C:MM:ESS:NBE:audit achat sup tranche num ext DA
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Des tests de validation seront alors effectués dans l’environnement développement afin de vérifier
que nous avons atteint le résultat escompté, et qu’il n’y a pas d’impact sur d’autres fonctionnalités
(tests de non-régression). Ces tests seront effectués par les personnes qui auront réalisé la
modification et seront documentés.

A validation de ces tests, la modification sera transportée sur le système Qualité afin de permettre au
Key user de réaliser de nouveaux tests, qui devront être documentés.

Si le Key user valide la modification, une nouvelle étape d’approbation, respectant les mêmes règles
que la précédente, devra être réalisée afin de valider le passage en production.

Le passage en production sera alors planifié afin de limiter les impacts (import en semaine, le
weekend ou durant une période de fermeture usine).

Après passage en production, le Centre de Compétences SAP ainsi que le Key user vérifierons si la
modification est bien appliquée et documenteront toutes les informations nécessaires dans le ticket
GLPI (test…).

Le cas échéant, le ticket sera clôturé.

En cas d’amélioration possible, une nouvelle demande de modification devra être générée.

Enfin, le demandeur recevra une notification de clôture de sa demande l’invitant à donner son avis et
à noter le travail qui a été réalisé.