document Quickbooks en francais

CHARTES DES COMPTES
La charte des comptes représente la colonne vertébrale d’un système comptable. Comme bon
nombre de logiciels comptables Quickbooks vous offre toute une série de chartes des comptes
conçus pour différentes entreprises. On peut les utiliser ou on peut créer sa propre charte de
comptes adoptée aux besoins spécifiques de la compagnie.
N. B : Quickbooks utilise en général la comptabilité d’exercice
Il y a deux principaux comptes de base dans quickbooks qui sont
1- Comptes du bilan appelé comptes de valeur (Actifs, passifs et capital)

2- Compte de l’état de résultats (Produits et charges)
Lorsque vous créez un compte d’actifs, de passif et des capitaux propres avec leurs soldes
sauf les comptes clients, fournisseurs, stocks, Quickbooks crée automatiquement un compte
pour vous qui s’appelle Openning balance
Lorsque vous créez un compte client Quickbooks crée automatiquement un compte pour vous
qui s’appelle Uncategorized income
Lorsque vous créez un compte fournisseur Quickbooks crée automatiquement un compte pour
vous qui s’appelle Uncategorized expense
Lorsque vous créez un compte d’organisme de perception Quickbooks crée automatiquement

un compte pour vous qui s’appelle sales tax payable
NATURE DES TYPES DE COMPTES
1- Comptes du bilan
Les comptes d’actifs
Pour le bilan quickbooks adopte le classement suivant :
Current assets (actifs à Court terme)
• Bank (compte de banque) : créer un compte bancaire pour chaque compte que votre
compagnie a dans une banque ou autre institution financière (Vous pouvez utiliser aussi
ce type pour la gestion du Petty Cash
• Accounts receivable (comptes à recevoir) : Les comptes a recevoir pour la plupart des
compagnies on seulement un comptes a recevoir. Ils représentent l’ensemble des
montants a recevoir des clients de la compagnie pour les ventes de marchandises et de
service a crédit
• Other current assets (autres actifs court terme) : Vraisemblablement ils seront
convertis en cash ou utilisés dans moins d’une année, tels que chèque retourné, avance
diverse, frais payés d’avance et autre
Fixed Assets (Actifs à long terme) : des immobilisations que votre compagnie possède, tels
que matériel ou mobilier. On les appelle immobilisation parce qu’elles ne peuvent être
convertis en cash rapidement
Liabilities (dettes)
Current Liabilities (dettes à court terme)
• Accounts payable (Compte à payer) : Ces transactions ont rapport avec les dettes
contractees envers les fournisseurs de la compagnie. Les comptes a payer regroupent
les achats a crédits, les services d’un fournisseur non encore acquittés
• Credit card (Carte de crédit) : Paiement effectues par carte de crédits
• Other current liabilities (autres passifs courants) : dettes courantes qui sont
programmés pour etre payer dans une courte période tels que taxe sur vente, impôt
salariaux, salaires différé et emprunt de court durée
Long term liabilities (Passifs à long terme) : emprunt ou hypothèques programmes pour être
payés sur des périodes plus longue qu’une année
Capitaux (Equity) : Quickbooks crée automatiquement les comptes Openning balance et

retained earning. Ces comptes regroupent les investissements initiaux et les profits cumules
par la dite entreprise. Dépendant du statut de l’entreprise, des écritures de régularisations
permettront de repartir le solde de ces comptes à l’avoir du propriétaire ou au compte
Les comptes de l’état des résultats : Les revenus et les dépenses d’opérations permettent de
savoir les sources de vos revenus et le but de chaque dépense. Quand vous enregistrez des
transactions dans un de vos comptes du bilan, vous assignez habituellement le montant de la
transaction a un ou plusieurs comptes de revenus ou dépenses opérationnelles. Par exemple, si
vous effectuez une dépense sur un compte banque, vous dites quel compte de banque a été
affecte et qu’elle a été l’allocation faite a cette dépense
• Income (revenus) : c’est la source principale d’argent qui entre dans votre compagnie.
Quickbooks n’affiche pas de balances pour les comptes de
revenus et de dépenses dans la charte des comptes.
• Other income (autres revenus): Toute autre opération en dehors des transactions
courantes, qui génère des fonds tel que revenu d’intérêt
• Expenses (Dépenses) : Ce sont les frais courants, encourus par l’entreprise pour son
fonctionnement
• Cost of good sold (Coût des marchandises vendues) : Les dépenses engagées pour la
vente d’un produit ou la réalisation d’un service
• Other expenses (autres dépenses) : Ce sont autres dépenses non régulières que
supporte l’entreprise tels que : impôt d’entreprise, perte de caisse etc
N.B : Quickbooks crée ces catégories de comptes automatiquement
• Account receivable (Comptes clients)

• Undeposited fund (caisse)
• Payroll liabilities (Dettes salariales)
• Sales tax payable (Retenus sur salariales)
• Openning balance equity
• Retained earnings (Benefice non reparti)
• Payroll Expenses (Dépenses salariales)
• Estimate (Proforma)
• Purchase order (Bon d’achat)
• Account payable (Comptes fournisseurs)
• Dépenses non catégorisée (uncategorized expenses)
• Revenu non catégorisé (uncategorized income)
N.B : Les comptes apparaissent par noms dans les rapports. Si vous voulez, vous pouvez avoir
vos rapports des comptes par descriptions. Ou trouver cette preference ?
• Cliquer sur Edit puis prreferences

• Cliquer sur reports et graphs puis company preferences
• Choisir la liste sur la gauche puis ok
TYPES DE COMPTES NOMS DES COMPTES

Composantes des comptes du Bilan ACTIF = ASSET
et des Comptes de l’état des résultats ACTIF A COURT TERME = CURRENT ASSET
Bank • Les comptes de banques
• Petites Caisse
Account recievable Les comptes clients

Actif court terme • Les comptes de Placements temporaires
• Les comptes payés d’avances
Other current asset • Les comptes à recevoir
• Les autres comptes d’actif à court terme
ACTIF A LONG TERME = LONG TERM ASSET

1. Compte d’actif à long terme
2. Placement long terme
Actif long terme Fixed asset • Immobilisation corporelle et incorporelle
• Amortissement cumulé
PASSIF
PASSIF A COURT TERME = CURRENT LIABILITIES
Account payable Les comptes fournisseurs
• Les comptes a payer
Passif court terme • Les comptes reçus d’avances
Other current liabilities • Les autres comptes de passifs a court
terme
PASSIF LONG TERME = LONG TERM LIABILITIES

Passif long terme Long term liabilities Les comptes de passif long terme
AVOIR = OWNERN’S EQUITY
Avoir Equity • Comptes de capital
• Compte de prélèvement
PRODUIT D’EXPLOITATIONS
• Les comptes de ventes
• Les comptes d’escompte sur vente
Produits d’exploitations Income • Les comptes de rendu et rabais sur vente
COUT DES MARCHANDISES VENDUES = COST OF GOOD SOLD

• Les comptes de CMV
• Les comptes d’escompte sur achat
Cout des marchandises vendues Cost of Good Sold • Les comptes de rendu et rabais sur achat
CHARGES D’EXPLOITATIONS
Charges d’exploitations Expenses Les comptes de dépenses
AUTRES PRODUIT D’EXPLOITATIONS
Autres Produits d’exploitations Other income Les autres comptes de ventes
AUTRES CHARGES D’EXPLOITATIONS
Autres Charges d’exploitations Other expenses Les autres comptes de dépenses
Client Uncategorized income Stocks Ineventory merchandises

Fournisseurs Uncategorized expense
Organisme de perception Sales tax payable
CRÉATION DE LA CHARTE DES COMPTES (2 ÉTAPES)
1. Création des Comptes du bilan (Actifs, passifs et capital)

2. Création des Comptes de l’état de résultats (Produits et charges)
3.
CRÉATION DES COMPTES DU BILAN (ACTIFS, PASSIFS ET CAPITAL) (2
étapes)
1. Création des comptes d’actifs, de passif et des capitaux propres avec leurs soldes sauf
les comptes clients, fournisseurs, stocks, on les crée sans soldes
2. Inscription des soldes des comptes clients, fournisseurs, stocks
CRÉATION DES COMPTES DE RÉSULTATS (2 étapes)

1. Création des Comptes de résultats sans soldes (Produits et de charges)
2. Inscription des soldes des comptes (Produits et de charges) à partir de make
journal général entries
CRÉATION DES COMPTES D’ACTIFS, DE PASSIF ET DES CAPITAUX PROPRES

AVEC LEURS SOLDES SAUF LES COMPTES CLIENTS, FOURNISSEURS,
STOCKS, ON LES CRÉE SANS SOLDES
1. Cliquer sur le menu lists

2. Choisir la commande chart of accounts
3. Du menu-bouton cliquer sur account
4. cliquer sur new
• Account types : Cliquer sur la flèche pour choisir le type de compte
• Account number : Numérotation des comptes
• Account Name : Nom des comptes
• Cliquer sur Subaccount : créer et / ou choisir le compte principale
✓ Si le compte principal n’existe pas on le crée en faisant Add new
✓ Si le compte principal existe on clique sur le compte principal concerné
• Currency : Choix de monnaie
• Decription : description du compte
• On clique sur Enter Opening balance
✓ On écrit la balance d’ouverture dans Statement Ending balance
✓ On écrit la d’enregistrement dans Statement Ending date
✓ On écrit le taux d’échange dans Statement exchange rate
✓ Cliquer sur ok
N. B : A ce stade Openning balance = Client + Stocks - fournisseur
N.B.- Le bouton Save and new vous permet de créer plusieurs comptes et de les en registrer
ensemble en cliquant à la fin sur Save and close pour valider.
Pour vérifier si la charte des comptes est en équilibre après la création des comptes d’actifs, de
passif et des capitaux propres avec leurs soldes sauf les comptes clients, fournisseurs, stocks,
on les crée sans soldes, il faut que le
Compte Opening balance equity = Client + stocks - fournisseurs
• Cliquer sur report puis sur Accountant and tax

• Cliquer sur Trial balance
DÉTRUIRE UN COMPTE
Restrictions des comptes pour effacer des comptes

Vous pouvez effacer seulement des comptes inutilisés mais vous ne pouvez pas effacer un
compte s’il :
• A des transactions qui lui ont été assignées

• Est utilisé dans des transactions, y compris des transactions mémorisées
• Est lie a des payroll item
• A un message en ligne associé avec lui
• A sous compte
N.B : Si le compte a un sous compte, déplacer le sous comptes a un autre compte principal ou
effacer le sous avant que vous effacez le compte principal
Pour détruire un compte
Si la fenêtre charte des comptes n’est pas encore ouverte

4. Sélectionner le compte à détruire
5. Cliquer sur delete
6. apporter les changements voulus
7. cliquer sur ok pour valider
ERREUR DANS LA CHARTE DES COMPTES
Type d’erreur dans la charte des comptes
• Erreur sur la forme

• Erreur de montant
• Erreur pour les comptes qui ont des liaisons
ERREUR SUR LA FORME
Les erreurs sur la forme contiennent :

• Cliquer sur Subaccount : créer et / ou choisir le compte principale
Pour modifier un compte

4. Sélectionner le compte à modifier
5. Cliquer sur edit
6. Apporter les changements voulus
7. Cliquer sur ok pour valider
ERREUR DE MONTANT ET DE DATE

4. Sélectionner le compte à modifier
5. Double clique sur le compte
6. Cliquer sur Edit transaction
7. On corrige le montant ou la date
8. Cliquer sur Save and new vous permet de modifier plusieurs comptes et de les en
registrer ensemble en cliquant à la fin sur Save and close pour valider.
ERREUR POUR LES COMPTES QUI ONT DES LIAISONS comptes principal
et comptes auxiliaires (2 étapes) :
1. Eliminer la liaison
2. Supprimer le compte auxiliaire
Pour éliminer la liaison

4. Sélectionner le compte auxiliaire
5. Cliquer sur edit
6. On clique sur Subaccount of pour désélectionner le compte principal
7. Cliquer sur Save and close pour valider
Pour Supprimer le compte auxiliaire

4. Sélectionner le compte auxiliaire à détruire
5. Cliquer sur delete
6. apporter les changements voulus
7. Cliquer sur Save and close pour valider
CREATION DES COMPTES D’AVOIR PROPRIATAIRE
Vous pouvez créer l’équité supplémentaire si vous ayez besoin d’eux. Vous pouvez utilisez
l’équité pour créer les comptes suivant
• L’avoir du propriétaire
• Capital actions
• Prélèvement
• Reserve capitale
Si vous possédez votre compagnie, nous recommandons que vous ajoutiez au moins un compte
de l’équité pour enregistrer votre investissement personnel et les avoirs du propriétaire
BALANCE DE VERIFICATION
Pour afficher la balance de vérification

1. cliquer sur report puis sur accountant and taxes
2. Cliquer sur trial balance
INSCRIPTION DES SOLDES DES COMPTES CLIENTS, FOURNISSEURS,
STOCKS
1- Inscription les soldes des comptes clients

2- Inscription les soldes des comptes fournisseurs
3- Fermeture des comptes uncategorized income et uncategorized expense
4- Inscription les soldes des comptes Stocks
N.B : L’Inscription des soldes des comptes clients, fournisseurs, stocks n’est autre que la
présentation des comptes clients, Fournisseurs, Stocks
INSCRIPTION DES SOLDES DES COMPTES CLIENTS
Les clients (customers)
Customer : job list contient les informations concernant vos clients, donateurs, membres, avec
les renseignements personnels comme nom, adresse, numéro de téléphone, limite de crédit
etc…
Quickbooks désigne comme client les personnes, les entreprises ou les groupes qui achètent
ou qui payent pour les services ou produits que votre entreprise fournisse ou vende
Lorsque vous créez un compte client Quickbooks crée automatiquement un compte pour vous
qui s’appelle Uncategorized income. Si votre entreprise désire avoir un rapport sur les types de
clients qui entretiennent des relations avec vous, Quickbooks vous permet de les classifier en
différentes catégories
N.B : Vous ne pouvez pas détruire un compte client si vous avez une transaction associé a ce
client. On peut le mettre à l’état inactif
Il existe deux types de comptes clients
1. Comptes clients gourdes

2. Comptes clients pour les devises étrangères
INSCRIPTION DES SOLDES DES COMPTES CLIENTS EN GOURDES
1) Présentation et profil Comptes clients gourdes sans soldes

2) Création d’une facture de vente pour pouvoir mettre les soldes des Comptes
clients auxiliaire approprié dans la charte des comptes
INSCRIPTION DES SOLDES DES COMPTES CLIENTS DE LA DEVISE

ÉTRANGÈRE
Pour créer un nouveau Comptes clients pour les devises étrangères (2 étapes)
1. Présentation et profil Comptes clients pour les devises étrangères sans soldes
2. Création d’une facture de vente pour pouvoir mettre les soldes des Comptes
clients pour les devises étrangères
INSCRIPTION DES SOLDES DES COMPTES CLIENTS EN GOURDES
1. Présentation et profil Comptes clients gourdes sans soldes

clients auxiliaire approprié dans la charte des comptes
Pour créer un nouveau Comptes clients gourdes (Présentation et profil client gourdes)
1. Cliquer sur le menu Customer puis sur Customer center

2. Cliquer sur new Customer et job puis sur new Customer center
3. Cliquer sur Ok
• Customer Name : Nom du client

• Currency : Monnaie de base
• Opening balance : Balance d’ouverture
• As of : Date d’enregistrement
• Cliquer dans le champ address info
✓ Company name : Nom du client
✓ Mr./Ms./… : Monsieur / Madame
✓ First name : Prénom du client à contacter
✓ Last name : Nom de famille du client à contacter
✓ Phone : Numero de telephone
✓ Bill to : adresser a
✓ Ship to : livrer a
• Cliquer dans le champ additionnal info
✓ Cliquer sur la fleche Type pour choisir le type de client
✓ Cliquer sur la fleche Terms pour choisir la condition de crédit
✓ Cliquer sur la fleche Price level pour choisir le niveau de prix du client
• Cliquer dans le champ payment info
✓ Account No. : Code du client
✓ Credit limit : Limite de crédit
✓ Cliquer sur next pour continuer ou Ok pour terminer
Création d’une facture de vente pour pouvoir mettre les soldes des Comptes clients
auxiliaire approprié dans la charte des comptes
Dans la barre de menu cliquer sur customer puis create invoice
1. Customer job : Choix du client gourdes

2. Account: Choix du compte client auxiliaire
3. Date : Date d’enregistrement
4. Invoice number : on efface le numéro de la facture
5. Clique gauche sur la flèche dans la colonne Item pour créer un stock fictif en faisant
Add New
o Type : Cliquer sur la flèche pour choisir inventory part
o Item name/number : Nom ou code l’article
o Cliquer sur Subitem of : créer et / ou choisir le stock principale
• Si le stock principal n’existe pas on le crée en faisant Add new
• Si le stock principal existe on clique sur le stock principal
concerné
o Description on purchase : description du stock acheté
o Description on sales : description du stock vendu
o Cost : Prix de revient
o COGS Account : Choix du compte du cout des marchandises vendues
o Sale price : Prix de vente
o Income Account : uncategorize income
o Asset account : choix du compte d’actif
o On hand : Quantite en main
o As of : date d’enregistrement
o Cliquer sur next pour continuer ou Ok pour terminer
6. Amount : On écrit le montant de la devise étrangère
7. Customer tax code : cliquer sur Non Taxables
8. Cliquer save and new pour continuer ou save and close pour terminer
INSCRIPTION DES SOLDES DES COMPTES CLIENTS DE LA DEVISE

ÉTRANGÈRE
Pour créer un nouveau Comptes clients pour les devises étrangères (2 étapes)
1. Présentation et profil Comptes clients pour les devises étrangères sans
soldes
Présentation et profil Comptes clients pour les devises étrangères sans soldes
1. Cliquer sur le menu Customer puis sur Customer center

2. Cliquer sur new Customer et job puis sur new Customer center
3. Cliquer sur Ok
• Customer Name : Nom du client

• Currency : Monnaie étrangère
✓ Company name : Nom du client
✓ First name : Prénom du client à contacter
✓ Last name : Nom de famille du client à contacter
✓ Cliquer sur la flèche Type pour choisir le type de client
✓ Cliquer sur la flèche Terms pour choisir la condition de crédit
✓ Cliquer sur la flèche Price level pour choisir le niveau de prix du client
• Cliquer dans le champ payment info
✓ Account No. : Code du client
✓ Credit limit : Limite de credit
Création d’une facture de vente pour pouvoir mettre les soldes des Comptes clients
pour les devises étrangères
Dans la barre de menu cliquer sur customer puis create invoice
1) Customer job : Choix du client de la devise étrangère

2) Account number : Choix du compte client de la devise étrangère
3) Date : Date d’enregistrement
4) Invoice number : on efface le numéro de la facture
5) Clique gauche sur la flèche dans la colonne Item pour créer un stock fictif en faisant
Add New
• Type : Cliquer sur la flèche pour choisir inventory part
• Item name/number : Nom ou code l’article
• Cliquer sur Subitem of : créer et / ou choisir le stock principale
➢ Si le stock principal n’existe pas on le crée en faisant Add new
➢ Si le stock principal existe on clique sur le stock principal concerné
• Description on purchase : description du stock acheté
• Description on sales : description du stock vendu
• Cost : Prix de revient
• COGS Account : Choix du compte du cout des marchandises vendues
• Sale price : Prix de vente
• Income Account : uncategorize income
• Asset account : choix du compte d’actif
• On hand : Quantite en main
• As of : date d’enregistrement
• Cliquer sur next pour continuer ou Ok pour terminer
6) Amount : On écrit le montant de la devise étrangère
7) Exchange rate : le taux de la devise
8) Customer tax code : cliquer sur Non Taxables
9) Cliquer save and new pour continuer ou save and close pour terminer
A partir du même bouton menu on peut :
détruire un client en cliquant sur delete

- modifier un client en cliquant sur edit
- rendre actif ou inactif un client selon les besoins en cliquant sur make active
ou make inactive
ERREUR DANS CLIENT
Type d’erreur dans client

• Erreur de montant et de date
• Erreur pour les comptes de client qui ont des liaisons
ERREUR SUR LA FORME
N.B : On ne peut pas modifier un compte a recevoir ou un compte à payer, on ne peut pas
changer ces comptes on efface le solde pour mettre le compte a zéro

✓ Sélectionner le client a supprimé puis cliquer sur Edit
✓ Cliquer Edit Customer : job
✓ Vous apportez la correction
✓ Cliquer sur ok pour terminer
ERRUR DE DATE ET DE MONTANT
✓ Sélectionner le client a corriger a droite puis double clique sur le client a corriger
✓ Apporter la correction au niveau de la date et du montant
✓ Cliquer sur Save and close
ERREUR POUR LES COMPTES QUI ONT DES LIAISONS client principal et
client auxiliaires (3 étapes) :
2. Annuler la transaction du client
3. Supprimer le client
1-) Pour éliminer la liaison
✓ Cliquer sur le menu lists

✓ Choisir la commande Customer and vendor profile list puis customer type list
✓ Du menu-bouton cliquer sur customer type
✓ Sélectionner le type de client auxiliaire
✓ Cliquer sur edit customer type
✓ On clique sur Subtype of pour désélectionner le client principal
✓ Cliquer sur ok pour valider
2-) Annuler la transaction du client : C’est de supprimer la facture

Si la fenêtre client n’est pas encore ouverte
✓ Sélectionner le client a supprimé a droite puis double clique sur le client a supprimé
✓ Cliquer sur Edit puis Delete invoice
✓ Cliquer sur Ok
3-) Supprimer le client
✓ Sélectionner le client a supprimé

✓ Cliquer sur Edit puis Delete customer : job
✓ Cliquer sur Ok
POUR SUPRIMER UN CLIENT (2 etapes)
1. Annuler la transaction du client

2. Supprimer le client
1-) Annuler la transaction du client : C’est de supprimer la facture
✓ Cliquer sur Edit puis Delete invoice
✓ Cliquer sur Ok
2-) Supprimer le client
✓ Sélectionner le client a supprimé

✓ Cliquer sur Edit puis Delete customer : job
✓ Cliquer sur Ok
INSCRIPTION DES SOLDES DES COMPTES FOURNISSEUR
Les Fournisseurs (Vendors)

Quickbooks utilise le terme fournisseurs pour designer les personnes, les entreprises, les
groupes chez qui vous achetez les services ou produits
Lorsque vous créez un compte fournisseur Quickbooks crée automatiquement un compte pour
vous qui s’appelle Uncategorized expense. Si votre entreprise désire avoir un rapport sur les
types de fournisseurs qui entretiennent des relations avec vous, Quickbooks vous permet de
les classifier en différentes catégories
N.B : Vous ne pouvez pas détruire un compte fournisseur si vous avez une transaction associé
à ce fournisseur. On peut le mettre à l’état inactif
Il existe trois types de comptes fournisseurs
1. Comptes fournisseur gourdes

2. Comptes fournisseur pour les devises étrangères
3. Compte des organismes de perceptions
INSCRIPTION DES SOLDES DES COMPTES FOURNISSEURS EN

GOURDES
Pour créer un nouveau Comptes fournisseurs en gourdes (2 étapes)

1) Présentation et profil Comptes fournisseurs en gourdes sans soldes
2) Création d’une facture d’achat pour pouvoir mettre les soldes des Comptes
fournisseurs en gourdes
INSCRIPTION DES SOLDES DES COMPTES FOURNISSEURS POUR LES

DEVISES ÉTRANGÈRES
Pour créer un nouveau Comptes fournisseurs pour les devises étrangères (2

étapes)
1. Présentation et profil Comptes fournisseurs pour les devises étrangères sans
soldes
2. Création d’une facture d’achat pour pouvoir mettre les soldes des Comptes
fournisseurs pour les devises étrangères
INSCRIPTION DES SOLDES DES COMPTES FOURNISSEURS EN GOURDES
Pour créer un nouveau Comptes fournisseurs en gourdes (2 étapes)

1) Présentation et profil Comptes fournisseurs en gourdes sans soldes
2) Création d’une facture d’achat pour pouvoir mettre les soldes des Comptes
fournisseurs en gourdes
Présentation et profil Comptes fournisseurs en gourdes sans soldes
1. Cliquer sur le menu Vendor puis sur Vendor center

2. Cliquer sur new Vendor puis sur new Vendor
3. Cliquer sur Ok
• Customer Name : Nom du fournisseur

• Opening balance : Balance d’ouverture
✓ Company name : Nom du fournisseur
✓ First name : Prenom du fournisseur à contacter
✓ Last name : Nom de famille du fournisseur à contacter
✓ Cliquer sur la fleche Type pour choisir le type de fournisseur
✓ Cliquer sur la fleche Terms pour choisir la condition de credit
Création d’une facture d’achat pour pouvoir mettre les soldes des Comptes fournisseurs
en gourdes
On clique sur vendor puis enter Bill
1. Cliquer sur Bill pour le crocher

2. A/P Account : Choix du compte fournisseur de la devise étrangère
3. Vendor : Choix du fournisseur de la devise étrangère
4. Date : date d’enregistrement
5. Adress : adresse du fournisseur
6. On clique sur expense
7. Clique gauche sur la flèche dans la colonne Account pour choisir uncategorized
expense
8. Amount : le montant en gourdes
9. Cliquer sur save and close
- Détruire un fournisseur en cliquant sur delete

- Modifier un fournisseur en cliquant sur edit
- Rendre actif ou inactif fournisseur selon les besoins en cliquant sur make
active ou make inactive
INSCRIPTION DES SOLDES DES COMPTES FOURNISSEURS POUR LES

DEVISES ÉTRANGÈRES
Pour créer un nouveau Comptes fournisseurs pour les devises étrangères (2

étapes)
1. Présentation et profil Comptes fournisseurs pour les devises étrangères sans
soldes
2. Création d’une facture d’achat pour pouvoir mettre les soldes des Comptes
Présentation et profil Comptes fournisseurs pour les devises étrangères sans soldes
1. Cliquer sur le menu Vendor center puis new Vendor

2. Choisir la commande new Vendor
• Customer Name : Nom du fournisseur

• Currency : Monnaie de la devise étrangère
✓ Company name : Nom du fournisseur
✓ First name : Prenom du fournisseur à contacter
✓ Last name : Nom de famille du fournisseur à contacter
✓ Cliquer sur la fleche Terms pour choisir la condition de credit
Création d’une facture d’achat pour pouvoir mettre les soldes des Comptes fournisseurs
pour les devises étrangères
1) Cliquer sur Bill pour le crocher

2) A/P Account : Choix du compte fournisseur de la devise étrangère
3) Vendor : Choix du fournisseur de la devise étrangère
4) Date : date d’enregistrement
5) Adress : adresse du fournisseur
6) On clique sur expense
7) Clique gauche sur la flèche dans la colonne Account pour choisir uncategorized
expense
8) Exchange rate : Taux de la devise étrangère
9) Amount : le montant de la devise étrangère
10) Cliquer sur save and close
- Détruire un fournisseur en cliquant sur delete

- Modifier un fournisseur en cliquant sur edit
- Rendre actif ou inactif fournisseur selon les besoins en cliquant sur make
active ou make inactive
ERREUR DANS FOURNISSEURS
Type d’erreur dans fournisseurs

• Erreur de montant et de date
• Erreur pour les comptes de fournisseurs qui ont des liaisons
ERREUR SUR LA FORME
N.B : On ne peut pas modifier un compte a recevoir ou un compte à payer, on ne peut pas
changer ces comptes on efface le solde pour mettre le compte a zéro
✓ Sélectionner le fournisseur a modifie puis cliquer sur Edit

✓ Cliquer Edit vendor
✓ Vous apportez la correction
✓ Cliquer sur ok pour terminer
ERRUR DE DATE ET DE MONTANT
✓ Sélectionner le client a corriger a droite puis double clique sur le client a corriger
✓ Apporter la correction au niveau de la date et du montant
✓ Cliquer sur Save and close
ERREUR POUR LES COMPTES QUI ONT DES LIAISONS fournisseur

principal et fournisseur auxiliaires (3 étapes) :
2. Annuler la transaction du fournisseur
3. Supprimer le fournisseur
1-) Pour éliminer la liaison
✓ Cliquer sur le menu lists

✓ Choisir la commande Customer and vendor profile list puis vendor type list
✓ Du menu-bouton cliquer sur vendor type
✓ Sélectionner le type de fournisseur auxiliaire
✓ Cliquer sur edit vendor type
✓ On clique sur Subtype of pour désélectionner le client principal
✓ Cliquer sur ok pour valider
2-) Annuler la transaction du fournisseur: C’est de supprimer la facture
Si la fenêtre fournisseur n’est pas encore ouverte
✓ Sélectionner le fournisseur a supprimé a droite puis double clique sur le fournisseur a

supprimé
✓ Cliquer sur Edit puis Delete bill
✓ Cliquer sur Ok
3-) Supprimer le fournisseur
✓ Sélectionner le fournisseur a supprimé

✓ Cliquer sur Edit puis Delete vendor
✓ Cliquer sur Ok
POUR SUPRIMER UN FOURNISSEUR (2 étapes)
1- Annuler la transaction du fournisseur

2- Supprimer le Fournisseur
1-) Annuler la transaction du fournisseur: C’est de supprimer la facture
Si la fenêtre client n’est pas encore ouverte
✓ Cliquer sur Edit puis Delete bill
✓ Cliquer sur Ok
2-) Supprimer le fournisseur
✓ Sélectionner le fournisseur a supprimé

✓ Cliquer sur Edit puis Delete vendor
✓ Cliquer sur Ok
CRÉATION DES ORGANISMES DE PERCEPTIONS (DEUX ÉTAPES)
• Création des organismes de perception sans solde

• Inscriptions des soldes des organismes de perception sauf TCA a payé
CRÉATION DES ORGANISMES DE PERCEPTION SANS SOLDE
Pour créer un nouvel organisme de perception
1. Cliquer sur le menu vendor puis sur vendor center

2. Cliquer sur new vendor puis sur new vendor
3. Cliquer sur Ok
• Customer Name : Nom de l’organisme de perception

• Opening balance : On n’inscrit pas le montant
✓ Company name : Nom de l’organisme de perception
✓ First name : Prenom de l’organisme de perception à contacter
✓ Last name : Nom de famille de l’organisme de perception à contacter
INSCRIPTIONS DES SOLDES DES ORGANISMES DE PERCEPTION
1) Cliquer sur Bill pour le crocher

2) A/P Account : Choix du compte organisme de perception
3) Vendor : Choix de l’organisme de perception
4) Date : date d’enregistrement
5) Adress : adresse organisme de perception
6) On clique sur expense
7) Clique gauche sur la flèche dans la colonne Account pour choisir uncategorized
expense
8) Amount : le montant de l’organisme de perception
9) Cliquer sur save and close
PAIEMENT DES ORGANISMES DE PERCEPTION
1. Cliquer sur vendor puis sur sales tax

2. Cliquer sur Pay sales tax due…
• Pay from account : choisir la banque ou vous voulez payer les taxes
• Check date : choisir la date de paiement
• Crochez le montant que vous voulez payer puis cliquer sur OK
CONFIGURATION DE LA TCA
1. Dans la barre de menu on clique sur Edit puis preferences

2. Cliquer sur Sales tax puis company Preferences
3. Cliquer sur Yes dans la question do you charge sales tax ?
4. Cliquer sur Add Sales tax item
• Dans le casier Type : Cliquer sur sales tax item
• Dans le casier sales tax name : Identification de la TCA
• Dans le casier Description : on écrit Taxe sur chiffre d’affaire
• Dans le casier Taxe rate : le taux
• Dans le casier Tax agency : on écrit la Compagnie de perception pour la TCA
• Cliquer sur ok puis sur Quick add
• Cliquer sur Ok (4 fois)
CREATION DE LA TCA
Deux genres de TCA
1. Un seul type de TCA

2. Plusieurs types de TCA
Création d’Un seul type de TCA
1. Cliquer list puis item list

2. Clique sur item puis new
• Type : Cliquer sur sales tax item
• sales tax name : Identification de la TCA
• Description : Taxe sur chiffre d’affaire
• Taxe rate : le taux
• Tax agency : Compagnie de perception pour la TCA
• Cliquer sur ok
Création de Plusieurs types de TCA
1. Code tax
2. Identification des taxes de vente
3. Regrouper des taxes
CRÉATION CODE TAX
1. Cliquer sur list puis sales tax code list

2. Cliquer sur sales tax code puis new
▪ Sales tax cod : TCA
▪ Description : Taxe sur chiffre d’affaire
▪ Cliquer sur taxable puis ok
IDENTIFICATION DES TAXES DE VENTE
1. Cliquer list puis item list

2. Clique sur item puis new
• Type : Cliquer sur sales tax item
• sales tax name : Identification de la TCA
• Description : Taxe sur chiffre d’affaire
• Taxe rate : le taux
• Tax agency : Compagnie de perception pour la TCA
• Cliquer sur ok
INSCRIPTION DES SOLDES DES COMPTES STOCKS
Les Item (Articles)
Les Items sont essentiellement les services ou produits que vous achetez, vendez, ou revendez
dans l’entreprise. Cependant le logiciel vous permet de créer des items pour les escomptes, les
réductions, de calculer un sous total ou de représenter une taxe sur vente.
Quickbooks fournit dix types différents d’articles pour vous aider à créer les factures des
ventes et les ordres d’achats rapidement. Ces types d’Item sont :
• Service : L’article service concerne les services fournis. Services que vous vendez ou
services que vous achetez exemple Honoraires, frais de service, heures de consultations
• Inventory part (Articles en stocks) : Marchandise ou articles que vous achetez, gardez
comme inventaire et revendez. Articles ou produits achetés que vous pouvez inventorier
ou revendre.
• Non-Inventory part : Articles achetés mais que vous ne pouvez revendre articles que
vous vendez mais non achetés; articles que vous achetez ou revendez, mais que vous
n’inventoriez pas.
• Other charge : Autres frais sur vente ou sur achat tel que transport ou frais de service.
Exemple : frais de livraison
• Subtotal : Calcul pour un sous total avant une réduction ou charge sur plusieurs
articles.
• Group : Entrée rapide d’un groupe d’items individuels figurant déjà sur la liste.
Exemple : un groupe de service et de produits consommables provenant d’un
restaurateur
• Discount (Rabais) : Calcul un montant à être soustrait d’un total ou sous total
• Payment : Versement que vous avez recu au moment de preparer une factureAvance
reçue sur une facture
• Sales tax item : Calcule une taxe simple sur chiffres d’affaires
• Sales tax group : Calcul de deux ou plusieurs taxes de ventes regroupées ensemble et
appliquer sur une même vente.
CRÉATION D’UN ARTICLE
Pour créer un Item

2. Choisir la commande item list
3. Du menu-bouton cliquer sur items
4. cliquer sur new
o Type : Cliquer sur la fleche pour choisir inventory part
o Subitem of : créer et / ou choisir le stock principale
concerné
o Income Account : compte de reveu
o On hand : Quantite en main
o As of : date d’enregistrement
o Cliquer sur next pour continuer ou Ok pour terminer
N.B.- le bouton NEXT vous permet de créer plusieurs comptes et de les en registrer ensemble
en cliquant à la fin sur OK pour valider.
Pour créer un service

4. cliquer sur new
o Type : Cliquer sur la fleche pour choisir Service
o Item name/number : Nom ou code du service
o Subitem of : créer et / ou choisir le service principale
• Si le service principal n’existe pas on le crée en faisant Add new
• Si le service principal existe on clique sur le service principal
concerné
o Description: description du service
o Rate : Cout du service
o Tax code : Taxable
o Account : numéro Compte de service rendu
CREATION RABAIS
Pour créer un rabais

4. cliquer sur new
o Type : Cliquer sur la fleche pour choisir Discount
o Subitem of : créer et / ou choisir le stock principale
concerné
o Description on purchase : description du stock
o Amount or % : % du rabais
o Taxe code : taxable
o Account : compte rabais sur vente
o Cliquer sur next pour continuer ou ok pour terminer
ERREUR SUR LA FORME

Pour modifier un Item
1- Cliquer sur le menu lists

2- Choisir la commande item list
3- Du menu-bouton cliquer sur items
4- cliquer sur Edit
o On clique sur Subitem of : créer et / ou choisir le stock principale
concerné
o Income Account : compte de reveu
ERREUR DE DATE ET DE MONTANT
1- Sélectionner l’article puis clique droite sur Quick report

2- Double clique sur l’article puis apporter la correction sur la date et le montant
3- Cliquer sur Save and close pour terminer
Le Compte Stock
Quicbooks utilise la moyenne mobile comme méthode d’in entaire elle est fortement
adaptée pour les entreprises qui achètent des items destinés à la revente.
Il arrive assez souvent que les montant aux ne correspondent pas avec celles relatées par le
dénombrement physique donc un ajustement de stock s’impose :
1. A partir du menu Lists cliquer sur item lists

2. A partir du menu bouton activities cliquer sur Adjust Quantity / Value on Hand
3. Débiter ou Créditer le compte de perte ou de gain concerne dans le champ
Adjustement Account puis dans les champs New Qty entrer l’inventaire physique
CRÉATION DES COMPTES DE RÉSULTATS
1- Création des Comptes de résultats sans soldes (Produits et de charges)
2- Inscription des soldes des comptes (Produits et de charges) à partir de make
journal général entries
Les comptes de résultats sont fermés après chaque exercice par une écriture et la résultante est
déversée dans le compte capital
Créer les comptes de résultats sans soldes (Produits et de charges)

4. cliquer sur new
• Subaccount : créer et / ou choisir le compte principale
Inscription des soldes des comptes (Produits et de charges) à partir de make journal
général entries
Cliquer sur Company puis sur make journal entry
Account : # comptes de revenu ou # comptes de dépenses ou # comptes openning balance

Debit : Montant des dépenses
Credit : Montant des revenus
Debit ou credit : Montant pour la différence entre le total des débits et le total des crédits dans
le compte Openning balance
JOURNAL GÉNÉRAL
Le journal général sert à comptabiliser toutes les opérations qui ne peuvent être
enregistrées dans les journaux auxiliaires, les écritures de régularisation, de correction et de
clôture.
Remarques : S’il s’agit d’une transaction qui affecte un compte a recevoir ou un compte a
payer, le nom du client ou du fournisseur est tres important
Pour enregistrer une écriture au journal :
1. A partir du menu Company, choisir Make Journal entry

2. Inscrire la date de la transaction et le numéro de la page du journal
3. Entrer le premier compte affecte avec le nom du client ou du fournisseur si besoin est
4. Enregistrer tous les details de la transaction jusqu'à ce que la balance soit zéro DT =
CT
5. cliquer sur next pour continuer ou Save and close pour enregistrer les transactions et
fermer la fenêtre
N.B :
• Pour ajouter une ligne dans le journal général

o Cliquer sur Edit puis insert line
• Pour ajouter une ligne dans le journal général
o Cliquer sur Edit puis Delete line
RAPPORT
RAPPORT
Quickbooks fournit les types de rapports suivants :

• Rapport financier
• Impôt et rapport comptable
• Budgétisation
• Revenu, ventes et clients
• Client et comptes à recevoir
• Vente
• Les articles que vous vendez
• Travaux de temps
• Dépenses, achats et vendeurs
• Vendeurs et comptes à payer
• Inventaire
• Livre de paie
• Employés et livre de paie
RAPPORT FINANCIER
✓ Profit et perte
✓ Profit et perte détail
✓ Profit et perte comparaison YTD
✓ Profit et perte comparaison par rapport à la prévision
✓ Profit et perte par job
✓ Profit et perte par classe
✓ Revenu sommaire par client
✓ Revenu détail par client
✓ Dépenses sommaires par vendeur
✓ Dépenses détaillées par vendeur
✓ Bilan détaillé
✓ Bilan sommaire
✓ Bilan comparé par rapport prévision annuelle
✓ Etat de l’évolution cash flow
ACCOUNT ET TAXES
✓ Balance de vérification
✓ Grand livre général
✓ Détail des transactions par compte
✓ Journal
✓ Audit
✓ Liste des transactions par date
✓ Liste des comptes
✓ Préparation de l’impôt sur le revenu
✓ Total impôt sur le revenu
✓ Détail impôt sur le revenu
Ces rapports montrent comment comparer les résultats d’une période par rapport au budget
✓ Profit et perte budget vue l’ensemble
✓ Profit et perte budget contre réel
✓ Profit et perte budget par job projection
✓ Profit et perte budget contre job réel
✓ Vue l’ensemble du budget du bilan
✓ Bilan budgétaire contre réel
PREPARATION DE RAPPORT
Les états financiers et les rapports comptables de gestion
1. cliquer sur Report, puis sur Company & Financial

2. Choisir Profit and loss Standard
3. Choisir la période désirée (From… To)
N.B.- On peut exporter l’état des résultats sur Excel, l’imprimer etc
RAPPORT DE L’ÉTAT DES RÉSULTATS
L’état des résultats (Profit and loss statement)
1. Cliquer sur reports puis sur company and financial

2. Cliquer sur Profit and loss standard puis sur modify report
3. Apres les modifications, il faut cliquer sur ok et cliquer sur memorize pour sauvegarder
puis sur ok
RAPPORT DU BILAN

2. Cliquer sur Balance sheet standard puis sur modify report
puis sur ok
RAPPORT DE L’ÉTAT DES FLUX DE TRESORERIES
Etat de l’évolution de la situation financière (Statement of cash flow)

2. Cliquer sur Statement of cash Flows puis sur modify report
puis sur ok
RAPPORT DE COMPARAISON BUDGÉTAIRE
1. Cliquer sur Reports puis sur Budget and forcasts

2. Cliquer sur Budget and actual puis on fait de l’exercice financier
3. Cliquer sur Next (deux fois) puis sur finish
BUDGET
CREATION D’UN BUDGET
1. Cliquer sur company puis sur Planning et budgeting

2. Cliquer sur Budget
• Choisir pour quelle année, on veut faire le budget
• Choisir pour quelle état, on veut faire le budget puis Next
• Cliquer sur No additionnal criteria pour un global puis Next
• Cliquer sur create budget from scratch pour le budget a la main puis Finish
CREATION DES UTILISATEURS DU SYSTEMES
CREATION D’UN SYSTÈME UTILISEE PAR L’ADMINISTRATEURS
1. Cliquer sur company puis sur Set up users and passwords

2. Cliquer sur Set up users puis edit user
3. Modifier l’administrateur du système puis sur next
• User name : Nom de l’administrateur
• Password : mot de passe de l’administrateur
• Confirm Password : réécrire le mot de passe de l’administrateur
• Challenge question : cliquer sur la flèche pour une question
• Challenge answer : répondre a la question posée
• Cliquer sur next pour continuer puis finish
CREATION D’AUTRES UTILISATEURS AYANT ACCÈS A TOUS LE SYSTÈME
1. Cliquer sur company puis sur Set up users and passwords

2. Cliquer sur Set up users puis Add user
• User name : Nom de l’autre utilisateur
• Password : mot de passe de l’autre utilisateur
• Confirm Password : réécrire le mot de passe de l’autre utilisateur
3. Cliquer sur next
• Si l’utilisateur a accès à tous le système on clique sur All areas of quickbooks
4. Cliquer sur next

5. Cliquer sur finish
CREATION D’AUTRES UTILISATEURS AYANT ACCÈS A UNE PARTIE DU
SYSTÈME
Cliquer sur company puis sur Set up users and passwords
Cliquer sur Set up users puis Add user
• User name : Nom de l’autre utilisateur

• Password : mot de passe de l’autre utilisateur
• Confirm Password : réécrire le mot de passe de l’autre utilisateur
Cliquer sur next
• Si l’utilisateur a accès à une partie du système on clique sur Select areas of

quickbooks
Cliquer sur next
• No acces : pas d’accès

• Full acces : tous accès
• Selective acces : partie qu’il a accès
• Cliquer sur next pour continuer ou finish pour terminer
TRANSFERT DE FONDS
Vous pouvez transférer des fonds entre la plupart des comptes du bilan dans votre charte des
comptes (exceptez entre A/P et A/R, par exemple vous pouvez avoir besoin de transférer des
fonds d’un compte épargne a un compte chèques pour couvrir votre livre de paie hebdomadaire
Quickbooks vous permet de procéder a des transfert d’un compte a un autre
Pour virer des fonds d’un compte à un autre
1. Cliquer sur le menu Banking puis Transfer Funds

• Date : date du transfert
• Transfert funds from : choisir le Compte de banque à déduire
• Transfert funds to : choisir le compte de banque a augmenté
• Transfert currency : choix du devide
• Transfert amount : Ecrit le montant en chiffre
2. Cliquer sur save and new pour continuer; ou save and close pour terminer
RÉCONCILIATION
CONCILIATION BANCAIRE
La Conciliation Bancaire
1. Cliquer sur le menu Banking puis sur reconcilie

• Account : Sélectionner le compte de banque à concilier
• Statement date : date fin de mois
• Ending balance : solde fin du relevé bancaire
• Enregistrer les intérêts créditeurs (interest Earned) et les frais bancaires
(service charges)
• Cliquer sur continue
• Comparer les balances de début de période du relevé bancaire avec vos
livres
• Analyser la balance finale du relevé bancaire
2. Cliquer sur reconcilie now si la différence est zero ou sur leave dans le cas
contraire
Pour trouver le solde du relevé bancaire
Soldes aux livres : XXX

+ Chèques en circulation XXX
+ Intérêt XXX
- dépôt en circulation (XXX)
- frais bancaire (XXX)
Soldes du relevé bancaire XXX

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CHARTES DES COMPTES

N. B : Quickbooks utilise en général la comptabilité d’exercice

Il y a deux principaux comptes de base dans quickbooks qui sont

1- Comptes du bilan appelé comptes de valeur (Actifs, passifs et capital)

Lorsque vous créez un compte d’organisme de perception Quickbooks crée automatiquement

NATURE DES TYPES DE COMPTES

Les comptes d’actifs

Pour le bilan quickbooks adopte le classement suivant :

Current assets (actifs à Court terme)

Current Liabilities (dettes à court terme)

Capitaux (Equity) : Quickbooks crée automatiquement les comptes Openning balance et

N.B : Quickbooks crée ces catégories de comptes automatiquement

• Account receivable (Comptes clients)

• Cliquer sur Edit puis prreferences

TYPES DE COMPTES NOMS DES COMPTES

Account recievable Les comptes clients

ACTIF A LONG TERME = LONG TERM ASSET

PASSIF LONG TERME = LONG TERM LIABILITIES

COUT DES MARCHANDISES VENDUES = COST OF GOOD SOLD

Client Uncategorized income Stocks Ineventory merchandises

CRÉATION DE LA CHARTE DES COMPTES (2 ÉTAPES)

1. Création des Comptes du bilan (Actifs, passifs et capital)

CRÉATION DES COMPTES DE RÉSULTATS (2 étapes)

CRÉATION DES COMPTES D’ACTIFS, DE PASSIF ET DES CAPITAUX PROPRES

1. Cliquer sur le menu lists

Compte Opening balance equity = Client + stocks - fournisseurs

• Cliquer sur report puis sur Accountant and tax

Restrictions des comptes pour effacer des comptes

• A des transactions qui lui ont été assignées

Pour détruire un compte

Si la fenêtre charte des comptes n’est pas encore ouverte

1. Cliquer sur le menu lists

ERREUR DANS LA CHARTE DES COMPTES

Type d’erreur dans la charte des comptes

• Erreur sur la forme

ERREUR SUR LA FORME

Les erreurs sur la forme contiennent :

• Account types : Cliquer sur la flèche pour choisir le type de compte

Pour modifier un compte

Si la fenêtre charte des comptes n’est pas encore ouverte

1. Cliquer sur le menu lists

Si la fenêtre charte des comptes n’est pas encore ouverte

1. Cliquer sur le menu lists

Pour éliminer la liaison

Si la fenêtre charte des comptes n’est pas encore ouverte

1. Cliquer sur le menu lists

Pour Supprimer le compte auxiliaire

Si la fenêtre charte des comptes n’est pas encore ouverte

1. Cliquer sur le menu lists

CREATION DES COMPTES D’AVOIR PROPRIATAIRE

Pour afficher la balance de vérification

1- Inscription les soldes des comptes clients

INSCRIPTION DES SOLDES DES COMPTES CLIENTS

Les clients (customers)

Il existe deux types de comptes clients

1. Comptes clients gourdes

INSCRIPTION DES SOLDES DES COMPTES CLIENTS EN GOURDES

1) Présentation et profil Comptes clients gourdes sans soldes

INSCRIPTION DES SOLDES DES COMPTES CLIENTS DE LA DEVISE

INSCRIPTION DES SOLDES DES COMPTES CLIENTS EN GOURDES

1. Présentation et profil Comptes clients gourdes sans soldes

1. Cliquer sur le menu Customer puis sur Customer center

• Customer Name : Nom du client

Dans la barre de menu cliquer sur customer puis create invoice