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RAPPORT REDIGE PAR FALMATA BAROUNGA MAHAMAT
THEME : les modes de communication en entreprise
DEDICACE
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THEME : les modes de communication en entreprise
REMERCIEMENT
Pour cette réussite, je tiens de tout cœur à remercier tous ceux qui qui m’ont aidé de
prêt ou de loin durant toute la durée de ma formation.
Je remercie mon Directeur Mr. WAKIL pour m’avoir accueillie et formée dans son
Institut de Formation Professionnelle ‟TIC Sans Frontière”. Je tiens vraiment à vous
remercier pour m’avoir accompagné dans ma formation et de m’avoir donné des
connaissances nécessaires et essentielles.
Je remercie énormément Mr. OBOUNOU CEDRIC Pour m’avoir formée dans tout ce
qui m’a été nécessaire pour devenir ce que je suis aujourd’hui : ‟Secrétaire de Direction”. Si
je peux dire cela avec fierté c’est grâce à lui. Merci une fois de plus monsieur.
Je remercie également mon tuteur de stage Mr. KAMBA DYA, pour m’avoir accueilli au
sein de son entreprise ETS ‟ EL PACINO INFORMATIQUE”, en me faisant confiance et
me permettant de pratiquer tout ce que j’ai appris dans mon centre de formation.
De même, je remercie beaucoup également Mr. ZALA FIDELE, Mr. MAHAMAT, Mr.
SOULEY et Mme Fadi qui m’ont beaucoup assistée dans mon parcours scolaire.
Aussi, je remercie également MAHAMAT OUMAR qui me soutient moralement et
financièrement dans mon parcours scolaire.
Je remercie Mr. NDOGMO et Mr. NTEP WILFRIED qui ont également été d’une aide
précieuse.
Je ne vais jamais cesser de vous remercier ; vous avez été des encadreurs et des grands-frères
durant toute la durée de ma formation.
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e) Les procès-verbaux.............................................................................................................20
2. La communication externe.....................................................................................................20
a) Publicité...............................................................................................................................20
b) Marketing............................................................................................................................21
c) Correspondance commerciale............................................................................................21
d) Correspondance administrative........................................................................................23
e) Accueil téléphonique...........................................................................................................25
III. LES OUTILS DE COMMUNICATION...............................................................................26
1. Les outils informatiques.........................................................................................................26
a) Les mails..............................................................................................................................26
b) Téléphone............................................................................................................................26
c) L’internet dans une entreprise..........................................................................................27
2. Les Outils publicitaires..........................................................................................................27
a. Panneau publicitaire...........................................................................................................27
b. Banderole publicité.............................................................................................................28
c. Le dépliant...........................................................................................................................28
d. Le catalogue........................................................................................................................29
QUATRIEME PARTIE : LE RECOMMANDATION ET CONCLUSION........................................................32
I. RECOMMADATIONS..........................................................................................................33
CONCLUSION GENERALE........................................................................................................34
REFERENCE BIBLIOGRAPHIQUES............................................................................................35
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Abstract
This theme first describes the use fulness of communication in the company. We were
interested in the communication that is conveyed within the company because a particular
interest was focused on the modes of communication in business. Communication actually
allows the functioning and development of a business. We can visualize this through the
different means of communication which are : internal communication as internal
communication we have the memo, the report, the press release, minutes and external
communication as external communication we have advertising, marketing, commercial
correspondence, administrative correspondance, telephone reception and through
communication tools such as the telephone, the advertising panel, the advertising banner.
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INTRODUCTION GENERALE
Être assistance demande un certain nombre des connaissances en informatique à
acquérir en vue de faciliter le travail. En effet, l’évolution vers le tout numérique oblige le
commun des mortels à se fixer aux nouvelles exigences en matière de maitrise des outils et
divers appareils électroniques. L’ordinateur est devenu incontournable, sinon presque
incontournable dans toutes les activités humaines et surtout dans les métiers de bureau. Outre
les compétences classiques reconnues aux assistances de direction dont l’essentiel se résume
au sein d’une entreprise. L’institut de formation professionnel dénommé « TIC SANS
FRONTIERE » m’a permis d’opter pour une formation en « Secrétaire de direction ».
L’assistance est par essence, cette personne qui s’occupe de l’organisation et du
fonctionnement d’une société, d’un organisme, d’un service administratif, d’une assemblée
pour ne citer que ceux-là. Elle doit être une bonne communicante. Au cœur de la
communication interne et externe de l’entreprise, le secrétaire de direction se doit d’avoir
accès aux informations en temps réel. C’est pourquoi on la considère comme l’un des anneaux
centraux dans la réussite de toutes les activités d’une entreprise. L’assistance fait aujourd’hui
sans cesse recours aux Technologies de l’Information et de la communication (TIC) et à ses
outils. Pour cela nous avons choisir comme thème les modes de communication en
entreprise. Le thème soulève le problème de l’apport de la communication dans le
fonctionnement et le développement de l’entreprise. Ainsi, la communication dans
l’entreprise ne se focalise pas seulement sur la Technologie mais sur autre moyens. Dès lors,
la communication apparait ainsi comme un atout majeur à l’entreprise et plus particulièrement
aux assistances de direction. Pour mener à bien notre analyse, nous allons tout d’abord
présenter mon lieu de stage, le déroulement, en suite parler du mode de communication en
entreprise qui est un atout pour l’assistance de direction, et enfin les recommandations et la
conclusion générale.
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L’axe allant
Marché central de
vers la douane La banque BICEC
Kousseris Figure 1: Schéma de localisation de ‟el Pacino informatique
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Figure 2:Organigramme
Organigramme d’el-Pacino
d’el-pacino informatique
informatique
DIRECTEUR
DR AJOINT
EMPLOYE EPI 2
EMPLOYE EPI 2
EMPLOYE EPI 1
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Dans l’établissement EL PACINO, à l’aide des matériels mis à notre disposition, j’ai
acquis de multiples connaissances parmi lesquelles :
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qu’on doit attribuer au format tout ceci se passe dans la propriété de l’imprimante.
Enfin lancer.
REMARQUE : la méthode d’impression des documents Excel est différée de celle des
documents Word.
Alors pour imprimer un document Excel, il faut :
Aller sur l’onglet « mise en page », puis ;
Sélectionner la partie dont on souhaitera imprimer ;
Aller dans l’info bull « automatique » pour mettre sur une même page ;
Puis aller dans « zone d’impression » et définir ;
Choisir le menu « imprimer » puis choisir l’imprimante ;
Aller dans propriété de l’imprimante pour vérifier l’orientation (paysage, portrait),
mise en page (1sur 1/1sur 2 etc.), le format de page (A4, A3) ;
Une fois fini avec.
Ainsi, le raccourci de la méthode d’impression des documents Excel est la suivante :
sélectionner la partie dont on souhaite imprimer, aller dans « fichier », faire le choix de
l’imprimante ; entrer dans ajuster toutes les colonnes en une seule page, Entrer dans propriété,
puis lancer.
c) Faire le scanne des documents
C’est rendre un document numérique (image, Song, texte). Nous pouvons numériser en
PDF colleur et PDF noir/blanc de toutes sortes de documents. Elle se fait comme suit : Faire
intégrer la clé USB, choisir numériser, puis prendre « périphérique mémoire » prendre «
format papier A4 » puis taper « fin » et en suit numériser (oui/non) dans le cas où il y a encore
d’autre documents à scanner c’est OUI ou NON dans le cas contraire.
d) Faire la plastification à chaud
C’est le fait de recouvrir une matière de plastique. Elle se fait comme suit :
commencer par couvrir le document à plastifier par le plastique destiné à la plastification ;
ensuite brancher la machine à plastification, attendre quelque minute quand elle va
commencer à chauffer en dégageant de l’odeur de quelque chose brulant qu’on intégrés alors
le document.
e) Faire la reliure des documents
C’est une action de relier, de regrouper les feuilles d’un livre. Elle se fait comme :
commencer par perforer le document, ensuite placer l’élément destinée à la reluire (plastique
papier Cancon, et spiral). Après l’installation, passer à l’application.
5. Les difficultés rencontrées au lieu de stage
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J’ai bien appris des choses dans mon lieu stage. Mais, j’ai rencontré aussi des difficultés
dans mon lieu de stage. Les difficultés que j’ai rencontrées sont les suivantes :
Le non maitrise de la photocopie de la CNI ;
Coupure de l’électricité ;
Le retard causé par l’absence des motos ;
L’absence causée par la maladie ;
Le non maitrise de l’impression.
6. Les apports
Les solutions apportées pour résoudre les difficultés rencontrées :
Pour la non maitrise de la photocopie de la CNI, je me suis rapprochée des
employés et j’ai demandé à l’aide ils m’ont aidé à bien faire la photocopie de la
CNI ;
A propos de la coupure de l’électricité, le Directeur nous a fournir le groupe
électrogène, dont à chaque coupure on démarre ;
Le retard causé par l’absence des motos, j’ai eu prendre un contrat avec un moto-
manne qui m’amené à l’heure ;
A propos de la maladie, j’ai pris des traitements ;
Le non maitrise de l’impression, je me suis rapproché du directeur adjoint pour lui
demander de m’aide et il m’aide. Maintenant je connais faire l’impression.
En somme, l’entreprise el Pacino informatique nous a permis d’acquérir des
connaissances durant notre déroulement de stage. Il ressort que le stage nous a permit de
travail et connaitre le milieu professionnel.
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b) Le communiqué
Le communiqué : c’est assurer un certain contrôle de l’information qui est diffusée
par l’entreprise et sur l’entreprise. C’est avis ou renseignement transmis officiellement au
public. Il doit porter sur une actualité fraiche. Plusieurs occasions dans la vie d’une
entreprise, qui sont autant de fait marquant, peuvent être pertinentes pour solliciter les
médias. Pour rédiger un communiqué il faut :
Identifier un sujet et un objectif ;
Trouver un angle qui va intéresser le public ;
Respecter la structure du communiqué ;
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COMMUNIQUE N°2
Il est porté à la connaissance de tous les personnels d’ETS AL-MOUSSAFA qu’une réunion
de travail avec le Directeur qui aura lieu le Dimanche du 30 Octobre 2022 à 10h00 à la salle de
réunion.
Aussi, et en vue de rétablir une nouvelle stratégie de vente pour les produits. Tout suggestion
est attendu
Votre présence est vivement souhaitée. Merci
c) Le Rapport
Le rapport est un exposé dans lequel ou relate ce qu’on a vu ou entendu ; il est aussi
un compte rendu, souvent de caractère officiel, d’une question, d’une mission. Il existe
plusieurs types de rapport qui sont : un rapport vocationnel, un rapport idéalisé, un rapport
scolaire, un instrumental, un rapport négatif. Pour écrire un rapport il faut :
Déterminer l’objectif du rapport ;
Identifier les destinataires et l’usage qu’ils feront du rapport ;
Mener les recherches et identifier les sources pertinentes ;
Préparer les grandes lignes du rapport ;
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3-Rôle des membres de Hélène propose la répartition suivante : Josée, Nadine, Ecric et
l’équipe -Josée, Nadine, Ecric et Karim s’occuperont de la Karim : réorganisation
réorganisation de l’information ; Karine : rédaction FAQ et
- Karine se joindra à Manon pour la rédaction des tri des questions
questions et réponses de la FAQ. Au préalable, Manon : rédaction FAQ
Karine rencontrera quelques membres du personnel
pour recenser leurs questions sur le site intranet.
4- Calendrier de travail Hélène propose un tableau d’étapes à plusieurs Hélène : tableau des
et étapes à venir volets, c’est – à- dire un tableau qui comprendrait tâches – 18 septembre
les tâches, les responsables et les dates.
La fin des travaux pour le site tests est fixée à
septembre 2023, et le lancement officiel du site
refondu devrait se faire en novembre 2023.
5- Proposition Manon se charge d’envoyer une note à tous les Manon : note 14
d’informer le personnel membres du personnel pour les aviser que le travail septembre
de l’entreprise en vue de la refonte du site intranet est commencé
et pour les informer de la composition des équipes
participe à ce projet ainsi que des responsabilités de
chaque membre.
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e) Les procès-verbaux
De manière générale, un procès-verbal communément appelé PV est un acte
juridique écrit qui retranscrit des constitutions, des déclarations ou une situation.il n’a
généralement valeur que de simple renseignement sauf lorsqu’il émane de certains agents
publics où il acquiert alors une valeur de preuve. De même il existe 04 types de procès-
verbaux qui sont :
Procès-verbal textuel ;
Procès-verbal des délibérations ;
Procès- verbal des résultats ou de décisions ;
Procès-verbal succinct.
Il y a les étapes d’un Procès-verbal :
Décider ; Déclarer ; Pris en compte ; Arrangé ; Croire ; Déclarer ; Identifier ;
Détailler.
Cependant, la communication interne est très utile pour le fonctionnement de
l’entreprise. De même l’entreprise doit être indispensable dans la communication externe.
2. La communication externe
La communication externe regroupe l’ensemble des actions mises en œuvre par une
organisation pour s’adresser à son public extérieur. Elle vise à donner une bonne visibilité
à l’entreprise auprès de ses cibles, tout en permettant de se construire une vraie identité et
se démarquer de la concurrence. Nous avons plusieurs types de communication externe
a) Publicité
La publicité est une forme de communication de masse, dont le but est de fixer
l’attention d’une audience cible afin de l’inciter à adopter un comportement souhaité. Elle
est aussi une activité ayant pour but de faire connaitre une marque, d’inciter le public à
acheter des produits, à utiliser des services. De plus, nous avons 03 types de publicité :
La publicité traditionnelle : avec télévision, avec radio… ;
La publicité physique : avec Streets marketing, différents médias écrits ;
La publicité internet : avec Facebook, avec Instagram, avec TIK Tok.
En somme, la publicité peut jouer sur trois stades de la communication permettant
d’influencer le comportement de consommateur ou l’achat :
Cognitif : pour faire connaitre l’entreprise, la marque ou le produit ;
Affectif : pour faire aimer le produit ou la marque ;
Couatif : pour faire agir/acheter la cible.
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b) Marketing
Le marketing est l’ensemble des moyens mis en œuvre par une entreprise pour
commercialiser ses produits et services en adéquation avec un marché vise. Son objectif est
donc dans un premier temps de mieux connaitre le marché sur lequel il compte vendre son
produit. L’entreprise est alors à la recherche de deux types d’informations ce qu’attendent
les consommateurs : quels sont leurs besoins ? qu’aiment-ils dans les produits ?
c) Correspondance commerciale
La correspondance commerciale est un échange épistolaire, qu’il soit d’ordre
professionnel ou personnel, présuppose l’existence d’un émetteur et d’un destinataire, et
implique aussi l’établissement d’une relation entre ces deux Co énonciateurs. La nature de
cette relation est fonction de l’objectif de la lettre.
De même, la rédaction d’une lettre commerciale doit être claire, explicite, concise et
facilement compréhensible, le lecteur doit comprendre l’objet de la lettre à la première
lecture. Il est donc simplement pour l’expéditeur d’utiliser des termes clairs, avec un ton
mesure et court. De plus, nous avons plusieurs types de correspondance commerciale :
Les lettres commerciales et administratives ;
Les lettres rituelles ;
Les lettres imitent ;
La correspondance électronique.
La correspondance commerciale est l’ensemble des lettres qui entrent et qui sortent de
l’entreprise. Le but pour échange des lettres est d’informer, expliquer ou de convaincre.
Un exemple une correspondance commercial
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STRUST-i ENTREPRSE
45, Av Hassane ll, 30000
Fès
Tél 0664012213/Fax 0535221245
KHAZZARI IMAD
45.Rue chihaja
22000Fes
66 40 15 689
Fès le 17 Mai 2017
Fayçal MESSAOUDI
Directeur commercial
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d) Correspondance administrative
Une correspondance administrative est une lettre qui émane de l’administration
publique. La lettre administrative se distingue de la lettre ordinaire par sa technique ; son
contenu et par son cadre d’expédition. Elle est une lettre qu’un individu envoie à un service
(ou à une administration) public ou privé. De même, la lettre constitue effectivement une
preuve réelle de la démarche engagée que l’on peut réaliser et apporter à toutes fins utiles.
Dans un premier temps, avant même la rédaction de celle-ci, il convient de déterminer
l’objet de la déclaration ou de la demande. De plus, pour rédiger une lettre administrative il
faut :
Ecrivez votre nom et votre adresse ;
Indiquez la date ;
Insérez le nom du destinataire ainsi que son adresse ;
Renseignez l’objet de la lettre ;
Ecrivez la formule de salutation appropriée ;
Rédiger le corps de la lettre ;
Signez votre lettre.
Exemple : la correspondance administrative
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Monsieur,
Je vous adresse cette lettre au sujet de mon choix de ma deuxième langue
étrangère. Je suis actuellement dans la classe 1C1 et j’ai choisi dans un premier temps
l’arabe. Mais après mure réflexion, je me suis rendu compte que je n’avais pas fait le bon
choix.
En effet, je suis de langue maternelle arabe, j’ai donc déjà vu et maitrise
parfaitement toute la théorie que le gymnase enseigne dans cette branche. Donc je n’ai
aucun intérêt à suivre la cour.
Deuxièmement, dire sur mon CV que je sais parler le français serait un vrai plus.
Mon futur employeur verra que je ne me suis pas contenté de ma langue maternelle et du
Anglais. Ce qui lui montrera une réelle volonté d’apprendre et me démarquera des autres
candidats.
C’est pour ces deux raisons, que je désire changer d’option et prendre le français à
la place de l’arabe.
Dans l’attente de votre réponse, je vous adresse, Monsieur, mes plus cordiales salutations
Signature
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e) Accueil téléphonique
L’accueil téléphonique est un service destiné à gérer les appels entrants, dont
l’objectif est de faciliter le traitement des appels afin d’améliorer la relation client. Pour
maintenir une communication de qualité avec les clients ou les prospects l’accueil
téléphonique dans une entreprise nécessite de respecter un certain nombre des règles :
Soigner sa présentation au téléphone ;
Opter pour un vocabulaire adéquat ;
Déterminer l’objet de l’appel téléphonique ;
Bien identifier son interlocuteur au téléphone ;
Répondre à la demande du client ou du prospect ;
Mettre un appel en attente ;
Remercier l’interlocuteur pour la mise en attente ;
Transférer un appel téléphonique ;
Être à l’écoute et faire preuve d’empathie.
f) Messagerie d’accueil
La messagerie d’accueil doit être concis, plus il est court, plus l’attente est acceptable
pour la personne qui appelle. Un message efficace confirme à l’appelant qu’il est un bon
endroit un ton de voix accueillant et chaleureux et un texte sérieux démontrent le
professionnalisme de l’entreprise ou l’enregistrer un message d’accueil il faut :
Ouvrez l’application Google Voice ;
En haut à gauche, appuyez sur Menu ;
Dans la section Message vocaux ;
Appuyez sur enregistrer ;
Enregistrez votre message d’accueil une fois l’enregistrement termine appuyez
sur arrêter.
Aussi, nous avons les différents types de répondeur
Les répondeurs pour les locaux ;
Les répondeurs pour le téléphone professionnel individuel ;
Les messages d’absence pour conges ;
Les messages d’absence pour salon ;
Les répondeurs exceptionnels.
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Les panneaux-réclame.
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b. Banderole publicité
Une banderole publicitaire est panneau d’affichage souple souvent utilise à
l’extérieur d’un bâtiment. Elle permet de faire de la publicité et informer les passants sur
les biens et services disponible à l’achat dans un établissement. Elle est aussi utilisée par
des nombreuses entreprises et des magazines pour annoncer un évènement spécial. Parmi
les évènements vises, nous retrouvons par exemple la période des soldes, une ouverture
encore un changement de propriétaire.
c. Le dépliant
Facilement reconnaissable à son aspect de feuille pliée, le dépliant est un support de
communication permettant de se faire connaître rapidement son contenu qui résume
l’essentiel de l’activité d’une entreprise ou d’une association doit être attrapent pour attirer
l’attention du lecteur. D’après cette définition du dépliant, ce support publicitaire qui
véhicule des messages, peut être utilise par des entreprises ou des associations qui désirent
élargir sa clientèle. Comment créer un dépliant en 08etapes :
Rédiger vos textes ;
Assembler vos éléments graphiques ;
Choisissez le format de votre dépliant ;
Choisissez les la police de caractère de votre dépliant ;
Choisissez les couleurs de votre dépliant ;
Sélectionnez un éventuel modelé personnalisable ;
Mettez votre dépliant en page.
Pour toutes les situations, le dépliant permet diffuser une information brève, concise et
ordonnée. Cette information permet à toute personne ou groupe intéresse d’avoir un
minimum d’information sur votre groupe ou projet y campus les informations permettant
de vous contacter.
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Figure 6:Dépliants
d. Le catalogue
Le catalogue est un document illustré ou non, qui présente ou recense un ensemble
d’articles ou de services qu’une entreprise propose à la vente. Le catalogue commercial,
souvent appelé catalogue produit est un support de communication dont l’objectif principal
est de mettre en exergue les produits ou service d’une entreprise afin d’inciter les clients et
futurs clients à conclure leur lecture par l’achat d’un ou plusieurs produits/offres. De
même, il se présente comme suite : le catalogue produit doit présenter les produits de
l’entreprise en y indiquant certaines informations. Attention toutefois à ne pas fournir trop
de renseignements techniques. Les données doivent être structurées de façon intelligente,
pour donner envie aux clients d’acheter les produits. De plus, nous avons trois (03) types
de catalogue :
Un catalogue local : décrit les documents d’une seule bibliothèque ;
Un catalogue commun :
Un catalogue collectif : est catalogue commun à plusieurs bibliothèques ;
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Figure 7:catalogues
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QUATRIEME PARTIE : LE
RECOMMANDATION ET CONCLUSION
L’utilisation de l’internet :
Https:// www.eyrolles.Com
Https:// www.appvizer.fr