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Procédure-Approvisionnement - Doc
Procédure-Approvisionnement - Doc
Objet :
Ce manuel a t labor pour fournir les instructions et explications ncessaires aux
structures de lentreprise charges des approvisionnements, de lexpression des
besoins jusqu la comptabilisation des oprations y affrentes.
Structures concernes :
Ce manuel sadresse essentiellement :
1. Au Directeur de ladministration et des finances ;
2. Au responsable des moyens gnraux charg de lachat des matires et fournitures
ainsi que le magasinier de la socit ;
3. Au comptable, charg du traitement financier, fiscal et comptable des achats et des
stocks.
4. A la structure daudit interne charge du suivi de lapplication de cette procdure.
Rvision :
Les changements oprer sur cette procdure ne peuvent tre effectus que sur
proposition du directeur de ladministration et des finances ou le charg de laudit et
aprs acceptation formelle par le Directeur Gnral de lentreprise.
Mise en vigueur :
Cette procdure est en vigueur au sein de la socit Ech-chaab partir du 01/05/2005.
CHAPITRE I
PRESENTATION GENERALE
CHAPITRE II
MODE OPERATOIRE ET SUPPORTS DOCUMENTAIRES
fournisseur.
b). Pour les oprations dont le montant se situe entre 50.000,00 DA et 500.000,00 DA,
le service acheteur est tenu :
- dengager des consultations en saisissant, par crit, les fournisseurs habituels tout en
largissant la consultation dventuels nouveaux fournisseurs. Sauf exception qui
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- une copie est garde son niveau pour justifier la sortie et mettre jour ses fiches
casiers immdiatement aprs ;
- une copie est remise au service demandeur pour tre classe dans ses archives ;
- une copie est remise au Gestionnaire de stocks pour la mise jour de ses fiches de
stocks ;
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- l'original est remis galement au Gestionnaire de stocks pour tre valoris et transmis
la comptabilit gnrale pour la constatation de la sortie et le suivi du respect de la
squence numrique. Il accompagne ltat mensuel des consommations.
Le Bon de sortie, pr numrot, doit contenir au moins les informations suivantes :
- le code du service demandeur ;
- le code et la dsignation des articles livrs ;
- la quantit demande et la quantit livre ;
- la valeur (attribue par le Gestionnaire de stocks) ;
- la date de sortie ;
- la signature du magasinier, du service utilisateur et du Gestionnaire de stocks.
Quantits demandes insuffisantes ou non disponibles
Dans le cas o les quantits demandes ne pourraient tre entirement satisfaites, le
magasinier livre les quantits disponibles en stocks, remplit le bon de sortie (comme
indiqu ci-dessus) et mentionne ses observations sur la demande dachat adresse au
Gestionnaire de stocks.
Ce dernier, son tour, met jour ses fiches de stocks et avise son suprieur
hirarchique pour le dclenchement d'une nouvelle commande qui pourrait revtir un
caractre urgent.
Dans le cas o l'article demand ne serait pas disponible, le magasinier renvoie
immdiatement la demande dachat au service acheteur pour dclencher lachat.
Valorisation des bons de sortie
La mthode de valorisation la plus approprie pour la socit XXXXX est le cot
unitaire moyen pondr (CUMP) calcul aprs chaque entre.
Concrtement, la mthode consiste additionner, chaque entre, la valeur des
stocks et la valeur des nouvelles acquisitions qu'il faudra diviser ensuite par le total
des quantits en stock et des quantits rceptionnes.
Le cot unitaire ainsi dtermin restera en vigueur pour la valorisation des sorties de
stock jusqu' la rception de nouvelles acquisitions.
2.4.5. Autres dispositions
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Responsabilit du magasinier
La responsabilit du magasinier est entirement engage sur les quantits qu'il a
reues et pour lesquelles les bons dentre ont t tablis et signs par ses soins.
Aucune livraison ne peut se faire sans la remise d'une demande dachat et
l'tablissement d'un bon de sortie en bonne et due forme.
L'entre au magasin est strictement interdite toute personne trangre, sauf en cas
d'inventaire.
Les cls du magasin sont conserves par le magasinier.
Les doubles de cls ne peuvent tre dtenus que par le DAF qui ne peut en user que
dans les cas suivants :
- absence prolonge du magasinier et besoin urgent ;
- l'ouverture du magasin doit se faire pendant les horaires de travail ;
- les livraisons doivent donner lieu l'tablissement de bons de sortie signs par ses
soins ;
- le Gestionnaire de stocks est tenu de mettre jour ses fiches de stocks ;
- le magasinier est tenu de mettre jour ses fiches casiers conformment aux bons de
sortie tablis en son absence et signaler toute anomalie ventuelle.
Spcimens de signatures
Les demandes dachat ne peuvent tre acceptes par le magasinier qu'aprs avoir t
signes par les responsables dment habilits.
Ces derniers doivent tre nommment dsigns par une dcision du Directeur
Gnral. Leurs fonctions ainsi que leurs spcimens de signatures (annexe 12) sont
communiques au magasinier qui doit s'assurer de leur validit avant toute livraison.
Contrles inopins
L'efficacit de la gestion des stocks dpend de l'application de la procdure, du respect
de ses dispositions et des contrles inopins.
Ces contrles, laisss la discrtion de la DAF et de laudit interne doivent tre
organiss de manire procder des inventaires physiques trs limits (en prsence
du magasinier) et s'assurer que :
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- les quantits disponibles en magasin correspondent celles portes sur les fiches
casiers mais aussi sur les fiches de stocks dtenues par le Gestionnaire de stocks ;
- les entres et sorties sont justifies par des bons dment tablis ;
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- les carts ventuels dcels et les mesures arrtes pour leur traitement ;
- toutes observations utiles ;
- la date de l'opration ;
- les noms, fonctions et signatures des contrleurs, du magasinier et du gestionnaire
de stocks.
Ce procs-verbal est tabli en quatre (4) exemplaires destins au magasinier, au
gestionnaire de stocks, au DAF et la Direction Gnrale.
Utilisation des stocks livrs
La consommation effective des pices de rechange juge de forte valeur et
susceptibles d'tre utilises l'extrieur, doit tre justifie par la remise des pices
usages (remplaces) au magasinier. Ce dernier doit ranger ces pices dans un
endroit isol en vue de leur destruction.
Pour ce faire, le responsable de la structure est tenu dtablir une note dans laquelle
est identifi le type des pices cibles et de la remettre au Directeur Gnral pour
approbation. Le double de cette note est remis au magasinier pour application.
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CHAPITRE III
LENREGISTREMENT COMPTABLE
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Dbit
: 38X
Achats (H.T.)
538
A la rception de la facture
Dbit
: 538
Crdit : 530
Dbit : 38X
Achats (H.T.)
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457X
Crdit : 530
Dbit : 38X
Achats (H.T.)
Au complment de la commande
Dbit : 38X
Achats (H.T.)
Dbit : 38X
Achats (H.T.)
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Fournisseur (TTC)
Dbit : 530
Fournisseur (H.T.)
Dbit
: 530
Crdit : 38X
547X
Fournisseur (TTC)
Achats (H.T.)
TVA
Dbit : 62X
457X
Dbit : 31X
Dbit : 61X
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ANNEXES
SUPPORTS DOCUMENTAIRES
30
31
ANNEXE 1
ECH-CHAAB
DEMANDE DACHAT
N..du
Rfrence
de larticle
Dsignation
Quantit
Quantit
demande
remise
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Demande tablie le
(Cachet, nom et signature)
Le responsable
de la structure
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ANNEXE 2
BON DE COMMANDE
Tlphone / Fax :
N ..
Registre de commerce :
Date .
Identifiant fiscal :
Article dimposition
Dsignation
Rf ou unit
Quantit
Prix unitaire
Prix total
34
Le DAF
Le Directeur
Gnral
35
ANNEXE 3
ECH-CHAAB
Fournisseurs
Conditions commerciales
Conditions financires
Fournisseur propos :
Motif :
Le DAF
Apprciations du DG
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ANNEXE 4
ECH-CHAAB
Date : .
Fournisseurs
Conditions commerciales
Conditions financires
Fournisseur propos : ..
Motif :
.
.
.
Visa du DAF
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Acheteur
Signatures
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ANNEXE 5
ECH-CHAAB
DEMANDE DE FONDS
N XXXXX
Structure mettrice :
A lattention du DAF
un
(*)
chque
ordre de virement
Montant en lettres : .
Motif du paiement : .
.
Demande dachat N :
Bon de commande N : .
Facture N : du , montant : DA
Facture Pro forma N : . du , montant : .. DA
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Demande tablie le :
Visa du responsable de la structure :
Demande reue le : .
Accus de rception du DAF :
Montant : . DA
Dcharge :
Chque enlev le :
Nom de lacheteur : ;
Signature :
40
ANNEXE 6
ECH-CHAAB
DAF
Date :..
Mandat N
ORDRE DE PAIEMENT
Bnficiaire
Libell
Imputation
Montant
Total
41
Rgl le
par chque N
Directeur Gnral
Chque remis le :
A:
42
ANNEXE 7
BON DE RECEPTION
N XXXXX
Date :
Magasin :
Rfrence
article
Dsignation de larticle
Quantit
Reue
Unit de
mesure
Cot
Total
Unitaire
Cot dachat
(DA)
(DA)
43
Contrle qualit
Le magasinier
Le gestionnaire de stock
Rserves :
44
ANNEXE 8
ECH-CHAAB
FICHE CASIER
Magasin : ...
DESIGNATION ARTICLE:
CODE ARTICLE :
Date
N du
bon
Affectation
Quantit
Quantit
Stock
entre
sortie
nouveau
45
46
ANNEXE 9
ECH-CHAAB
FICHE DE STOCK
Magasin : ...
DESIGNATION ARTICLE:
CODE ARTICLE :
Date
Quantit
Quantit
du bon
entre
sortie
Stock
Cot unitaire
Valeur DA
nouveau
47
48
ANNEXE 10
ECH-CHAAB
BON DE REINTEGRATION
N XXXXX
Date : ..
Code utilisateur : .
Code
article
Dsignation article
rintgr
Quantit
Unit de
Rintgre
mesure
Cot
Valeur
unitaire
49
Motif de rintgration :
Le magasinier
Le service utilisateur :
50
ANNEXE 11
BON DE SORTIE
N XXXXX
Date : ..
Code utilisateur : .
Code article
Dsignation
Quantit
demande
Emplacement
Quantit
Livre
Cot
Montant
unitaire
51
Le magasinier :
Le service utilisateur :
Observations
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ANNEXE 12
ECH-CHAAB
DEPOT DE SIGNATURE
autorise
Monsieur ..
En qualit de ...
Matricule N .
ECH-CHAAB, le .
(Cachet et signature)
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SPECIMEN DE SIGNATURE
54