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internationale des institutions suprieures de contrle des finances publiques (INTOSAI). Pour plus de renseignements visitez le site www.issai.org
INT OSAI
Liste de contrle pour les examens par les pairs Annexe ISSAI 5600
La liste se base, en partie, sur les Lignes directrices sur la qualit des audits, rdiges par diverses ISC en coopration avec SIGMA (OCDE) et approuves par le VII me Congrs de lEUROSAI en 2008. Les Lignes directrices sont disponibles sur http://www.eurosai.org/docs/AQGuidelines.pdf.
Contents
Introduction 1 Cadre normatif 1.1 Indpendance lgale 1.2 Indpendance financire 1.3 Indpendance organisationnelle 1.4 Mandat de contrle 1.5 Fonctions et approche de contrle 1.6 Stratgie 1.7 Rglements intrieurs 1.8 Reddition des comptes 1.9 Recommandations lgales/administratives 2 Normes et rgles internes/contrle de qualit 2.1 Types de contrle 2.2 Normes de contrle 2.3 Contrle de qualit 2.4 Audit interne/externe 2.5 Relations avec dautres organismes publics 2.6 Secret professionnel 3 Aspects structurels 3.1 Rgles formelles 3.2 Domaines fonctionnels 4 Approche de contrle 4.1 Slection des sujets de contrle 4.2 Programmation 4.3 Conduite des contrles 4.4 Rapports de contrle 4.5 Suivi et traitement des rsultats 4 5 5 6 6 6 6 7 7 8 8 9 9 10 11 11 12 12 13 13 13 17 17 18 19 22 23
Introduction
Les pages suivantes prsentent un cadre de rfrence en vue dun nombre de points qui pourraient tre abords au cours dun examen par les pairs. Elles comprennent galement un catalogue de questions qui peuvent tre traites lors dun tel examen. Il ne sagit ni dune liste prescriptive ni dune liste exhaustive. Compte tenu de la diversit des mandats et attributions des ISC, toutes les questions ne sont pas forcment applicables toute ISC, cest--dire quil est possible quune institution souhaite que lexamen auquel elle se soumet se concentre sur un sujet spcifique. Un instrument/une base excellente pour dcider sur les limites et le sujet central de lexamen par les pairs est une autovaluation servant identifier les domaines susceptibles dtre optimiss. Lauto-valuation peut sappuyer galement sur la prsente liste de contrle. Lexamen par les pairs peut tre mis en uvre ds que les mesures ncessaires en rponse lauto-valuation ont t prises. La liste de contrle est surtout destine permettre une valuation approfondie des conditions gnrales qui dterminent le mandat de lISC examine, tout en sensibilisant les examinateurs aux enjeux dimportance particulire. De plus, elle sert relever dans quelle mesure la conduite des contrles est conforme aux normes prtablies. Par consquent, la liste se base sur les normes internationalement reconnues et comprend, entre autres, des lments des Lignes directrices sur la qualit des audits et des normes internationales des Institutions Suprieures de Contrle (ISSAI), notamment la Dclaration de Lima (ISSAI 1), la Dclaration de Mexico sur lindpendance (ISSAI 10), ISSAI 20 et 21 sur la transparence et la responsabilit et lISSAI 40 sur les contrles de la qualit. En plus, un ample consensus sest dgag lchelle internationale sur les trois lments du cadre lgal qui sont dimportance centrale pour la qualit du travail dune ISC : la garantie de lindpendance de lISC, de prfrence stipule dans la constitution nationale ; un mandat de contrle clairement dfini et stipul par la loi, y compris les comptences juridiques requises pour lexercer ainsi que lassurance que lISC effectue les contrles qui lui incombent en respectant les normes internationalement reconnues ou dautres normes professionnelles en vigueur.
1 Cadre normatif
La comptabilit publique est un lment central de la bonne gestion financire. A lchelle nationale, les ISC sont charges de contrler les recettes et les dpenses publiques et de formuler une opinion indpendante sur lutilisation des fonds par le pouvoir excutif. Ces objectifs fondamentaux rgissent le travail de toutes les ISC. Nanmoins, il existe de grandes diffrences en ce qui concerne la structure de la direction des institutions et leur organisation gnrale. Ces diffrences ont leur origine dans la Constitution de lEtat individuel, ses traditions, son histoire et dans un nombre dautres facteurs. Les principales catgories dISC distinguer sont : les offices des contrleurs gnraux ; les structures collgiales ; les cours des comptes avec ou sans fonction juridictionnelle.
Tandis que les dispositions lgislatives qui rgissent le contrle externe varient considrablement dun pays lautre, la communaut internationale de lvaluation a convenu de respecter les principes tablis par les Dclarations de Lima et de Mexico afin dexercer leurs fonctions de faon efficace et efficiente. Quand ils comparent lorganisation de linstitution examine avec les principes de base de ces dclarations, les valuateurs devraient prendre en compte que lexamen par les pairs na pas pour objectif dimposer une structure spcifique (correspondant celle de lISC examinatrice) mais de vrifier si les dispositions actuelles permettent lISC examine de dment remplir ses fonctions. Le paragraphe suivant contient des questions que peuvent poser les examinateurs quand ils recueillent des informations pertinentes. Ces questions peuvent galement servir prvenir lISC examine des sujets qui seront abords au cours de la mission. La liste peut mme fournir des critres de rfrence pour une auto-valuation de lISC qui se soumet lexamen.
Le principe de lindpendance ne doit pas seulement tre ancr dans la Constitution et les lois organiques, mais il doit galement tre appliqu dans le travail quotidien de contrle. LISC fournit-elle au Parlement des informations indpendantes, objectives et fiables qui permettent de dterminer lefficacit de la gestion publique? Comment le dirigeant de lISC est-il dsign ? Quelle est la dure de son mandat ?
Le mandat de contrle porte-t-il galement sur les organismes privs, par exemple si ceux-ci sont bnficiaires de fonds publics ? Les enqutes entreprises par lISC stendent-elles toute activit et opration comptable publique qui a des incidences financires ? Le mandat de contrle de lISC ainsi que ses obligations lgales dinformation figurent-ils dans la Constitution de lEtat ou dans les lois organiques ? Existe-t-il des normes qui dfinissent les relations avec les auditeurs internes et dautres institutions publiques ainsi quavec les experts-comptables privs conduisant des audits externes dans le secteur public ?
1.6 Stratgie
LISC sest-elle impos un standard de performance et cherche-t-elle de laccomplir ? Le personnel de lISC respecte-t-il ce standard et, selon les parties prenantes, lISC effectue-t-elle ses activits en conformit avec des normes professionnelles bien fondes ? LISC a-telle dfini, partir des standards quelle sest imposs, des orientations stratgiques qui dterminent latteinte de ses objectifs (comme, par exemple, sa fonction consultative, les enqutes en temps rel etc.), laccent quelle met sur des approches spcifiques de contrle (contrle de rgularit et de la gestion etc.) et lemploi rgulier et effectif des fonds publics ainsi que le dveloppement dune bonne gestion financire publique ? Le personnel peut-il participer la dfinition des objectifs stratgiques de lISC ? Est-ce que lISC dispose dune stratgie de contrle quelle suit activement et a-t-elle dfini des indicateurs de performance qui guident laccomplissement de ses tches et lui permettent de mesurer limpact de son travail sur les organismes soumis au contrle ainsi que les finances publiques en gnral ?
LISC exerce-t-elle une fonction juridique ? Quelles procdures applique-t-elle et quelles sanctions peut-elle imposer ?
Les domaines qui impliquent des risques financiers srieux sont-ils prioritairement pris en compte ?
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LISC a-t-elle tabli ses propres procdures de contrle de qualit relatives la programmation et conduite denqutes ainsi qu llaboration et diffusion des rapports ? Les enqutes peuvent-elles tre rvises fond par du personnel adquatement qualifi qui na pas t impliqu dans les activits et de telles rvisions sont-elles en fait effectues ? Est-il assur que toute enqute est conduite par un agent tandis quelle est autorise par un autre ? Existe-t-il un mcanisme permettant didentifier les enseignements tirs de ces contrles de la qualit et de les diffuser au sein de lISC ? LISC dispose-t-elle dun manuel dassurance qualit qui correspond aux normes internationales ? Le manuel dfinit-il les objectifs et exigences relatifs la qualit des contrles ? Dcrit-il les responsabilits, procdures et mthodologies ainsi que les instruments pour mesurer la qualit des contrles effectus par lISC ? Existe-t-il pour toute enqute prvue un programme dtaill qui prcise le droulement exact du contrle ? Lquipe charge du contrle rend-elle compte, intervalles rguliers, du progrs de lenqute, du respect des dispositions du programme et de la conformit au manuel dassurance qualit ?
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des rapports de contrles ? Une quipe dauditeurs charge de la garantie de la qualit a-t-elle t cre pour exercer ces fonctions ? LISC procde-t-elle, intervalles rguliers, des auto-valuations de ses mthodes de travail afin de lancer un processus damlioration continue ? Se soumet-elle priodiquement des valuations externes, par exemple des examens par les pairs, afin de poursuivre loptimisation de ses activits ?
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3 Aspects structurels
3.1 Rgles formelles 3.1.1 Structure organisationnelle et responsabilits
LISC possde-t-elle une structure organisationnelle qui lui permet daccomplir ses fonctions selon les critres dconomie, defficacit et defficience ? Les responsabilits sont-elles dfinies de faon prcise et transparente pour lensemble du personnel, en vitant les chevauchements ? Est-il assur, en mme temps, que toutes les tches incombant lISC sont excutes ? Existe-t-il un systme efficace dinformation et communication interne ? Existe-t-il un mcanisme pour assurer le contrle et lassurance de la qualit au sein de lISC entire ? Les dirigeants sengagent-ils promouvoir et assurer le contrle de la qualit ?
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lutilisation de lIntranet/Internet ?
Existe-t-il des units administratives au sein de lISC qui assistent les quipes dauditeurs en fournissant des services de secrtariat, de soutien informatique et de publication ?
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LISC recrute-t-elle des personnes ayant des connaissances spcialises, comme par exemple des ingnieurs, architectes ou experts informatiques ? LISC utilise-t-elle des mesures de recrutement appropries (par exemple, lapprciation par simulation. inspire directement de la mthode des assessment centers), et slectionne-t-elle le nouveau personnel en toute autonomie ?
LISC publique-t-elle un avis de concours pour remplir des postes vacants afin de rendre le processus de slection transparent et ouvert tous et dassurer lgalit des chances ? Lors de la slection de nouveau personnel, lISC accorde-t-elle une importance adquate la formation et lexprience professionnelles ?
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programmation stratgique, les budgets de temps et de fonds, lanalyse de rsultats, la communication, la prsentation et les comptences sociales ?
3.2.4.7 valuation
La performance du personnel est-elle value intervalles rguliers ? Les critres dvaluation sont-ils gnralement connus ? Lvaluation est-elle effectue de faon objective ? LISC a-t-elle dfini les objectifs et lutilisation prvue des rsultats de lvaluation ?
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4 Approche de contrle
Les approches de contrle peuvent varier selon les attributions de lISC. Pour cette raison, le suivant paragraphe traite, en premier lieu, les aspects qui concernent tous les modles dISC et tous les mandats, tandis que le deuxime paragraphe contient une liste de questions qui nest applicable que si le mandat de lISC prvoit ce type spcifique de contrle.
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LISC peut-elle appliquer des mthodes dchantillonnage en toute autonomie ? Peut-elle dcider de renoncer au contrle de certains comptes ?
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4.2.2 Convenance
Avant de mettre en uvre un contrle, lISC cherche-t-elle se familiariser avec lenvironnement, la comptabilit et les systmes-cls de gestion de lorganisme contrler ? Existe-t-il des procdures pour assurer la qualit des questions et des mthodes prvues pour le contrle ? Institue-t-elle un mcanisme de suivi afin de vrifier si lorganisme mis en cause a donn suite aux conclusions et recommandations formules ? Est-il assur que les contrles sont conduits conformment aux normes en vigueur ? LISC identifie-t-elle les lments-cls du systme de contrle interne ?
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les pices justificatives sont mises disposition sur papier lorsquil sagit dun contrle assist par ordinateur ; les pices justificatives sont suffisantes et appropries ; les modalits rgissant la collection de pices justificatives sont respectes ; laccs aux documents qui font partie des pices justificatives est limit en fonction du niveau de scurit ; si lapproche de contrle prvue savre inapproprie la lumire de linformation obtenue lors du contrle, les modifications ncessaires sont faites ; les systmes de contrle interne de lorganisme contrl sont correctement documents, valus et adquatement prouvs ; les systmes informatiss de contrle sont dment pris en compte ; le cas chant, des techniques appropries sont utilises pour lchantillonnage, les procdures analytiques, la collecte de donnes et lanalyse dinformations ; les documents de travail contiennent des pices justificatives pertinentes, fiables et suffisantes qui constituent la base de lensemble de rsultats, opinions, conclusions et recommandations ;
les auditeurs ont document les activits entreprises en sorte que des tiers seront en mesure de comprendre la nature, le calendrier et la porte de lenqute et de mener des activits de contrle linstar de ce modle ;
une liste de contrle a t labore afin dassurer la documentation approprie des activits.
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De telles modifications sont-elles revues et approuves par le responsable qui a approuv le programme initial ?
Les raisons et les consquences des carences dtectes au cours dun contrle sont-elles analyses par lauditeur comptent/lquipe de contrle ?
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Le cas chant, cette vrification est-elle combine avec dautres rvisions simultanes ou postrieures du projet de rapport, effectues par les suprieurs ou par dautres units oprationnelles de linstitution, surtout si le sujet du rapport est dlicat ou si les dossiers sont extraordinairement complexes ou techniques ? Il est recommandable quun service possdant des comptences horizontales effectue une telle rvision pour viter, particulirement lorsquil sagit de sujets lgales, que les diffrentes units de lISC affichent des points de vue divergents.
Existe-t-il des dispositions lgales concrtes et des lignes directrices internes stipulant qui est autoris approuver et mettre le rapport (lauditeur comptent, le collge, etc.) ?
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Si les recommandations ne sont pas du tout suivies deffet ou ne sont pas mises en uvre dans les dlais prvus, lISC assure-t-elle que cela est dment document et justifi par lorganisme contrl ?
4.5.4 Publication
Si lISC est habilite publier ses conclusions : ces publications sont-elles rdiges en vue dtre comprhensibles pour les destinataires et pour le grand public ? Sous quelle forme les rapports sont-ils communiqus ? LISC rend-elle disponibles ses publications sur Internet ? Quelle est sa relation avec les mdias ?
A-t-elle mis en place une procdure concrte pour valuer et grer ces risques institutionnels ? Tient-elle compte de la complexit dun contrle, des cots produits, des controverses lies aux sujets examiner et du degr de coopration ou rsistance auquel il faut sattendre de la part de lorganisme contrl ?
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