Fiche Contenu 4-1 : Approvisionnement et gestion des stocks Vue

densemble

Rle dans le La gestion de lapprovisionnement, la gestion

systme de des achats et des stocks est une composante
gestion de la critique et essentielle du systme de gestion de la
qualit qualit.

Lefficacit et la rentabilit des activits de

laboratoire ncessitent la disponibilit
ininterrompue des ractifs, des consommables et
des services. Lincapacit de raliser des tests,
mme pendant une brve priode, perturbe trs
fortement les activits de soin, de prvention et
les programmes de sant publique.
Bnfices Une gestion soigneuse des stocks aide viter le gaspillage qui peut survenir si les
ractifs et les consommables ne sont pas stocks proprement, ou si les ractifs
priment avant de pouvoir tre utiliss. Mettre en place un programme de gestion de
lapprovisionnement et des stocks assurera que :
Les consommables et les
ractifs sont disponibles
lorsquon en a besoin ;
Les ractifs de haute
qualit sont achets un
cot raisonnable ;
Les ractifs et les
consommables ne sont
pas abms cause dun
stockage inappropri ou
ne sont pas conservs et
utiliss au-del de la date
de premption.
Considrations Les mthodes dapprovisionnements en ractifs et consommables varient
considrablement entre les laboratoires. Certains laboratoires achtent directement,
mais dans de nombreux pays, un systme dapprovisionnement national est en place,
avec un entrept central (appel aussi centrale dachat ) qui assure la distribution
directement aux laboratoires. Dans ce cas, les donateurs jouent alors un rle majeur
dans lapprovisionnement en consommables et ractifs.

Le systme de gestion des ractifs et des consommables du laboratoire doit prendre en

compte ces situations.
Dfis Le dfi de la gestion des stocks est dquilibrer la disponibilit des consommables et
des ractifs en stock et leur date de premption. La dure de vie des ractifs peut

Approvisionnement et inventaire Module 4 Fiche Contenu 1

 varier de quelques semaines quelques annes. Il est important de contrler les dates
de premption pour tre certain que les ractifs dont on a besoin sont toujours
disponibles et ne sont pas prims. Toutefois, il est coteux et peu rentable de sur
stocker.
Lquipement et les consommables reus ou provenant de donations doivent rpondre aux
besoins des clients et des activits du laboratoire. Les responsables peuvent parfois refuser
une donation, mais ceci doit tre fait de manire diplomatique afin de ne pas
compromettre de futures offres.

Points Une gestion de

principaux lapprovisionnement et des
stocks russie ncessite
dtablir des lignes de
conduite et des procdures
adaptes, afin de grer les
approvisionnements et les
services critiques. Les
principaux points tudier
sont :
Les qualifications du vendeur et/ou du fabricant ;
Les conditions des contrats dapprovisionnement ;
La rception, le contrle, les tests, le stockage et la manipulation des marchandises ;
tous les articles achets devraient tre contrls et tests de faon approprie pour
sassurer que les spcifications sont respectes. Des lignes de conduites doivent tre
tablies propos du stockage et de la manipulation des marchandises ds leur
rception au laboratoire.
Le systme de gestion doit permettre de suivre les ractifs utiliss pour chaque
patient ; ceci implique que le laboratoire devrait tre capable didentifier les ractifs
utiliss pour les tests raliss un jour donn, ainsi, si un problme se prsente avec
le rsultat dun patient, le laboratoire sera en mesure de savoir quels ractifs ont pu
tre incrimins.
Lvaluation et la gestion de stock ;
Le contrle des dates de premption ;
Lexpdition des marchandises aux laboratoires satellites.

Approvisionnement et inventaire Module 4 Fiche Contenu 2

 Fiche Contenu 4-2 : Approvisionnement

Slection des Il est important de fixer ses conditions ainsi que de construire et de maintenir de
vendeurs bonnes relations avec les fournisseurs. Les laboratoires qui se fournissent directement
devraient examiner attentivement les qualifications des vendeurs et fabricants, en
sinformant sur des points tels que les spcifications techniques et les mthodes de
transport. Les laboratoires qui reoivent les ractifs et les consommables dun entrept
central gr par leur gouvernement devraient interagir avec celui-ci pour atteindre les
mmes objectifs.
Au pralable, le laboratoire devrait :
Dfinir des critres de slection pour les consommables ou ractifs acheter ;
Chercher le meilleur prix, en prenant en compte les qualifications et la crdibilit
du fournisseur ;
Considrer les avantages et les inconvnients dacheter des produits de marque
plutt que des gnriques, par exemple est-il plus avantageux dacheter des cnes
de pipette spcifiques dune pipette, ou est- ce aussi efficace dutiliser des cnes de
pipette gnriques qui cotent moins cher ?
Il peut tre utile de chercher des informations auprs dautres laboratoires concernant
la qualit, la fiabilit et le cot des marchandises.
Il est galement important dvaluer les vendeurs aprs lapprovisionnement et/ou
lachat. Etudiez les facteurs tels que : le vendeur a t-il dlivr les marchandises
demandes ? , ou la centrale dachat a-t-elle respect les spcifications ?.

Considrations Lors de la mise en place de

procdures dapprovisionnement, un
certain nombre de points sont
prendre en considration :
Comprendre les exigences du
gouvernement local ou national
devant tre incluses dans les
contrats ;
Ngocier le meilleur prix sans
compromettre la qualit ;
Revoir attentivement tous les contrats pour tre certain que les conditions du
laboratoire seront respectes ;
(Les contrats devraient clairement stipuler les modalits de paiement et les
dispositions prises pour assurer la disponibilit et la livraison des ractifs et des
consommables. Demander si des pnalits sont prvues en cas de rupture de
contrat.)
Dterminer comment se feront les paiements, et comment le vendeur assurera la
disponibilit et la livraison des ractifs.

Approvisionnement et inventaire Module 4 Fiche Contenu 3

 Fiche Contenu 4-3 : Mise en uvre dun programme de gestion de stock

Etapes de la De nombreux facteurs sont considrer

mise en oeuvre lors de la mise en uvre dun programme
de contrle de la gestion des stocks. Le
systme devrait tre conu afin que le
laboratoire puisse suivre tous les ractifs et
consommables, connatre les quantits
disponibles, et tre alert quand il est
ncessaire de relancer une commande.
Les tapes suivantes sont importantes
lors de la mise en oeuvre :
Attribuer les responsabilits sans cela rien ne pourra tre fait ;
Analyser les besoins du laboratoire ;
Etablir le stock minimum ncessaire pour une priode de temps approprie ;
Dvelopper les formulaires et registres ncessaires ;
Etablir un systme pour recevoir, inspecter et stocker les consommables ;
Entretenir un systme de gestion de stock dans tous les lieux de stockage et pour tous
les ractifs et consommables utiliss au laboratoire.
Analyse des Un laboratoire a besoin dun processus pour analyser ses besoins et pour dterminer
besoins combien de kits devraient tre disponibles pour un test particulier.
Le laboratoire devrait faire la liste de toutes les analyses quil ralise et identifier tous les
consommables et ractifs ncessaires pour chaque analyse.
Il est astucieux dutiliser toutes les informations disponibles afin daider estimer la
consommation de ractifs et consommables sur une priode de temps donn entre deux
commandes. Les informations ncessaires pour analyser les besoins sont :
Une description complte de chaque article utilis ;
Le nombre de colis ou le nombre dunits dans lesquelles les articles sont livrs, par
exemple un kit peut contenir 12 tests ou 100 tests, les cnes de pipette peuvent tre
conditionns par 100 ou 1000, et par bote ou sachet ;
La consommation mensuelle approximative (quantification), par exemple 6 botes
utilises par mois ;
Le niveau dimportance de larticle dans les activits du laboratoire larticle est il
utilis tous les jours ou seulement une fois par mois ?
Le temps requis pour recevoir la commande- un jour, une semaine, un mois ?
Lespace et les conditions de stockage une commande en grosse quantit prendra t-
elle trop de place ? Larticle doit- il tre stock dans un rfrigrateur ?

Approvisionnement et inventaire Module 4 Fiche Contenu 4

 Fiche Contenu 4-4 : Quantification

Quantification Comment un laboratoire peut il dterminer la quantit dun article commander ?

Pourquoi ? La quantification est une mthode importante qui peut aider calculer la quantit
requise dun article pour une priode donne, cette mthode constitue une partie
essentielle dun programme de gestion de stock russi.
Une quantification exacte :
assurera la disponibilit des fournitures quand il y en a besoin ;
vitera le sur stockage, et ainsi le gaspillage darticles chers.
La mthode de quantification fournit des informations qui permettront :
destimer le budget annuel ncessaire ;
De permettre une meilleure planification ;
De prendre des dcisions et contrler la performance du systme de gestion des
stocks.

Quantification La quantification est ralise lors des planifications annuelles, cette planification
Quand? prendra en compte la consommation usuelle des consommables et ractifs.
Certaines fois, il est important denvisager que de nouvelles demandes pourront
entraner de plus gros besoins en analyse. Ceci arrive souvent lorsque de nouveaux
programmes de sant sont mis en place, et/ou lors de la prparation des pidmies
identifies ou potentielles.
Quantification Les deux mthodes frquemment
Comment? utilises sont la quantification base
sur la consommation et la
quantification base sur la morbidit.
La quantification base sur la
consommation
Les laboratoires utilisent plus
frquemment la mthode base sur
leur consommation relle, provenant
de leur exprience avec le temps. Cette mthode, base sur la consommation relle,
contient diffrents facteurs considrer. Par exemple, pour dterminer lutilisation
relle, il est important darriver estimer la quantit qui a t gaspille et combien
de ractifs et de consommables arrivs expiration ou abms ont t jets.

Pour planifier, il est judicieux, de considrer si certains ractifs ou consommables

ont t en rupture de stock plus de 15 jours durant lanne. Cela peut indiquer que
les fournitures nont pas t commandes en quantit suffisante, ou que le
gaspillage, ou la premption des produits sont plus importants que prvu.

Approvisionnement et inventaire Module 4 Fiche Contenu 5

 Quantification base sur la
morbidit
Pour utiliser la mthode de
quantification base sur la
morbidit, le laboratoire doit
prendre en compte le nombre
rel dpisodes, de maladies et
de problmes de sant
exigeant des examens
biologiques. En dautres
termes, le laboratoire a besoin
destimer la frquence de la maladie en question- combien de cas par unit de
population (pour 1000, pour 10000, etc.). En considrant, alors combien de
personnes le laboratoire dessert, on peut estimer le nombre total de cas qui pourra
tre observ au sein de la communaut. En tenant compte des lignes de conduite
standardises pour le diagnostic et le traitement des maladies et en sachant si le
personnel de soin adhre ces lignes de conduite, le laboratoire pourra estimer le
nombre danalyses qui sera ralis.

La mthode de quantification base sur la morbidit, si bien excute, est plus

exacte que la mthode de quantification base sur la consommation relle mais elle
dpend de lexactitude des donnes.

Approvisionnement et inventaire Module 4 Fiche Contenu 6

 Fiche Contenu 4-5 : Formulaires et registres

Dvelopper Dvelopper un systme de traabilit est une tape importante de la gestion de stock. De
des outils de bons outils de gestion incluent :
gestion
Des formulaires standardiss ;
Un systme de carte ou de fiche de stock ;
Des registres.

Quelque soit le systme utilis, les informations suivantes doivent tre enregistres:

La date de rception des ractifs ou des consommables ;

Les numros de lot pour tous les consommables, ractifs et les kits ;
Les critres de refus ou dacceptation des produits ;
La date laquelle le lot ou les botes de consommables sont utiliss (sortis du stock),
ou si non utilisable, la date et la mthode dlimination.

Voir Annexe 4-A : Exemple de registre de gestion de stock, Annexe 4-B : Exemple de
demande de fournitures.

Registre Le registre ou le systme de carte ou de fiche de stock fourniront un moyen de garder

une trace de tous les consommables et ractifs qui sont disponibles un temps donn. En
plus des informations mentionnes ci-dessus, il est judicieux de noter :

Le nom et la signature de la personne en charge de la rception du matriel ;

La date de rception ;
La date de premption ;
La quantit reue ;
Le stock minimum qui doit tre disponible ;
La balance actuelle du stock.

Des informations supplmentaires peuvent tre ajoutes :

Le numro ou nom de ltagre ;
La destination, par exemple, au conglateur -20c, salle de prparation des milieux.

Il est judicieux de garder le registre dans le lieu de stockage.

Approvisionnement et inventaire Module 4 Fiche Contenu 7

 Fiche Contenu 4-6 : Rception et Stockage des consommables

Recevoir et Un systme devrait tre mis en place afin que le personnel sache ce qui doit tre
contrler les reu. Tous les consommables et les ractifs devraient tre contrls lors de la
consommables rception afin de sassurer quils sont en bon tat et que ce qui est reu correspond
ce qui a t command.

De plus la personne en charge de la rception devrait :

Signer aprs avoir vrifi la rception des marchandises ;
Inscrire la date de rception ;
Noter la date de premption ;
Ranger les nouveaux articles derrire ceux qui sont dj en stock ;
Crer ou mettre jour les registres.

Stockage Le stockage des ractifs et des consommables constitue une partie trs importante du
contrle des stocks. Les bonnes pratiques garder lesprit sont :
Tenir le lieu de stockage propre, rang et ferm clef, pour protger le stock ;
Sassurer que le lieu de stockage est bien ventil et protg de la lumire directe ;
Les conditions de stockage doivent respecter les instructions du fabricant, faire
particulirement attention aux conditions de temprature ou de scurit.
Utiliser des tagres assez solides pour supporter le poids des marchandises et
ranger les articles avec soin pour viter leurs dplacements ou leurs chutes; les
tagres doivent tre attaches fermement au mur pour viter de se renverser.
Les articles doivent tre facilement accessibles pour le personnel; des escabeaux
devraient tre disponibles pour atteindre les rayons les plus levs ; les articles les
plus lourds devraient tre stocks sur les rayons les plus bas; le personnel ne devrait
pas tre oblig de soulever darticles lourds.
Placer les nouveaux articles derrire ceux dj en place ; ranger les ractifs et les
consommables avec la date de premption la plus courte devant ceux qui ont une date
de premption plus longue afin que ceux avec la date de premption la plus courte
soient utiliss en premier.

Organisation Etiqueter les rayons est utile pour ordonner les articles et aidera systmatiser et
des organiser le lieu de stockage.
rayonnages
Donner un numro (ou un nom) aux diffrentes zones et tagres ;
Noter dans le registre quel rayonnage est utilis pour ranger quel ractif ou
consommable.

Approvisionnement et inventaire Module 4 Fiche Contenu 8

 Ce systme permet de ne pas perdre
un produit, et conomisera du temps au
personnel, qui aurait d chercher le
produit sur tous les rayons. Mme une
personne extrieure au laboratoire
pourra trouver un produit si ce systme
est mis en place. Il est galement utile
de faire de mme pour les chambres
froides, les rfrigrateurs et les
conglateurs.

Etiquetage des Etablir un systme dtiquetage

ractifs des ractifs sera dune grande
aide. Il est important dcrire la
date douverture sur les ractifs
et de sassurer que la date de
premption est clairement
visible.

Cette image montre une tiquette

portant une information
importante, sur laquelle a t ajoute la date laquelle le flacon a t ouvert pour la
premire fois.

Approvisionnement et inventaire Module 4 Fiche Contenu 9

 Fiche Contenu 4-7 : Contrle du stock

Contrle Des procdures devraient tre

continu du dveloppes et mises en place pour
stock contrler en permanence le stock.
Pour sassurer que ceci est fait
efficacement :

Assigner la responsabilit de
cette tche une ou des
personnes appropries ; une
personne doit en avoir la charge.
Sassurer que tous les ractifs et
les consommables du
laboratoire font partie du systme, mettre en place la gestion de stock dans tous les
lieux de stockage.
Compter les ractifs et les consommables toutes les semaines pour vrifier le
systme, et comme faisant partie du processus de contrle.
Sassurer que tous les registres sont jour et mis jour rgulirement.

Gestion de Dans de nombreux laboratoires, un simple systme informatique peut tre mis en place
stock pour grer le stock.
informatise
Il y a de nombreux avantages utiliser linformatique. Un ordinateur :
Avantages et
inconvnients Gardera la trace du nombre exact de consommables et ractifs disponibles, car il peut
tre mis jour quotidiennement.
Permettra une bonne gestion des dates de premption ; le systme peut mettre une
alerte quand des numros de lots sont proches de la date de premption, ainsi
lutilisation des ressources est optimise.
Gnrera des statistiques qui aideront prvoir et faire les commandes ;
Aidera grer le processus de distribution des ractifs aux laboratoires satellites;
Soulagera la charge de gestion de stock.
Les inconvnients de lutilisation dun systme informatique sont :
Un ordinateur sur site est ncessaire et peut tre cher acheter ;
Le personnel aura besoin dtre form.

Exemple LAnnexe 4-C fournit un exemple de rapport dinventaire informatis.

Le logiciel qui a tabli cet exemple de rapport dinventaire est gratuit et est disponible
sur le CD. Dautres logiciels sont disponibles.

Approvisionnement et inventaire Module 4 Fiche Contenu 10

 Fiche Contenu 4-8 : Rsum

Rsum Un laboratoire bien gr possdera un systme dapprovisionnement et de gestion de

stock. Le systme exige planification et contrle pour sassurer que les ractifs et
consommables sont disponibles en quantit approprie et pour viter le gaspillage.
Lors de la mise en place dun systme de gestion de stock, le laboratoire doit assigner
une personne la responsabilit du programme, analyser les besoins du laboratoire, et
dterminer le stock minimum ncessaire pour une priode donne. Des formulaires et
registres seront ncessaires ainsi quune procdure pour la rception, le contrle, et le
stockage des consommables.
Le laboratoire devra maintenir un systme de gestion de stock pour tous les ractifs et
consommables utiliss au laboratoire. Ce systme devra inclure tous les lieux dans
lesquels les consommables sont stocks.

Messages clefs Une bonne gestion de stock :

Augmentera lefficience et lefficacit du laboratoire, car le flot de matriel et ractifs
ncessaires ne sera pas interrompu ;
Assurera que les produits soient disponibles lorsquon en a besoin ;
Rpondra aux besoins des patients et du personnel de soin.

Approvisionnement et inventaire Module 4 Fiche Contenu 11