Le travail sur le terrain

LES TESTS EFFECTUER

Le test d’existence (fait par carryx)

Test de permanence ou application

test de permanence faible moyenne fort

Les sinistres sont enregistrés dès leur déclaration X
Le fichier Excel de gestion des sinistres est correctement renseigné X
Les dossiers sont ouverts sur MERCURE X
l'enregistrement dans le registre est correct X
Les délais d'instruction du sinistres sont respectés (offre d'indemnité, X
lettre de confirmation de responsabilité, accusé de réception)
Les dossiers sont correctement classés
Les recours sont faits après paiement de l'avance sur recours X
Le fichier des charges financières est régulièrement mise à jour pour X
chaque sinistre
l'évaluation des dossiers est faite X
le barème de règlement des sinistres autos est respecté X
les méthodes de calculs des provisions PSAP de chaque branche est X
respectées.

Test de conformité

point de contrôle oui non

Lettre de déclaration X  
Date de déclaration X  
Date de survenance X  
N° dossier X  
Couverture du sinistre X  
Devis de réception   X
Procès-verbal   X
Évaluation de dommages X  
Ouverture du logiciel MERCURE X  
Rapport d'expertise   X
Date de paiement de l'indemnité   X
Barème des sinistres autos   X
La grille d’analyse des tâches

Taches responsables
Section gestionnaire des chef de Directeur de service Service Aucun
ouverture sinistres service département comptabilité courrier
de dossier
Réception de la déclaration des sinistres X            
Enregistrement dans un registre de déclaration X            
des sinistres
Contrôle des séquences d'enregistrement des             X
déclarations de sinistres
Transmission de la déclaration à l'agent de la             X
branche concernée concerné
Ouverture du dossier sinistre   X          
vérification de l'existence de la garantie sinistre   X          
L'évaluation des dossiers sinistrés (évaluation     X        
automatique selon la nature de dossiers)
Évaluation première du dossier sinistre     X        
Contacter l'expert évaluateur agréé       X      
Réception et transmission du rapport de           X  
l'évaluateur
Traitement rapport évaluateur     X        
Modification de la première évaluation suite au       X      
rapport de l'expert
Etablissement des pièces de règlement   X          
ordonnancement de l'indemnité à payer   X          
Contrôle de la régularité de l'ordonnancement       X      
de l'indemnité
L'enregistrement et la relance des recours (PV de     X        
recours)
Comptabilisation des règlements des prestations         X    
Clôture du dossier des sinistres   X          
rapprochement entre les paiements enregistrés     X        
et les règlements enregistrés en comptabilité
La saisie des données d'évaluation   X          
la validation des données d'évaluation     X        
Enregistrement des ordonnancements   X          
validation des ordonnancements     X        
Accès aux données de garanties   X X X      
Les forces et les faiblesses relevées

Eléments Objectifs forces faiblesses

Réception de la S'assurer que tous les   Tous les sinistres ne
déclaration du sinistre sinistres sont déclarés à sont pas déclarés
leur survenance
Enregistrement des S'assurer d'une tenue   absence de registres
déclarations de sinistres régulière des de déclaration de
déclarations sinistres
Information du courtier Eviter qu'un dossier soit Les courtiers sont  
ouvert plusieurs fois informés de
l'ouverture de leurs
dossiers par courrier
Ouverture et traitement les dossiers ont un   Certains dossiers
des dossiers sinistres numéro sont incomplets
La saisie des données Pour s'assurer de la Elle est effectuée  
dans le logiciel traçabilité de l'opération
MERCURE
La validation des S'assurer que les   Le chef de service
enregistrements par le conditions sont remplies n'est pas informer
chef de service pour prendre en charge dans les délais
le sinistre
La mise à jour du fichier S'assurer que les   La majeure partie
des charges de sinistres charges de sinistres sont des charges de
effectivement sinistres ne sont pas
enregistrées reportés dans le
fichier
d'enregistrement
L'approbation du S'assurer de l'application Elle est effectuée  
Directeur avant des conclusions de
modification de la l'expert
première évaluation
Expertise du sinistre si Pour s'assurer des Existence des experts La base de données
nécessaire critères de choix des qui sont agréés par la des experts n'est pas
experts société formalisée
Le paiement des   S'assurer du règlement elle est effectuée
indemnités des indemnités
conformément au
rapport de l'expert
Les recours et les S'assurer de leur Les recours sont  
procès-verbaux des existence exercés et
recoures documentés
Le classement des S'assurer e la clôture des   Certains dossiers
dossiers sinistres dossiers réglés terminés ne sont pas
classés
Nos FAR

FAR N°1 Date  :

CONSTAT
Le registre de déclaration des sinistres n’est pas régulièrement tenu.

CAUSES :
Absence de spécification du responsable de la tenue du registre des déclarations
CONSEQUENCES :
Non exhaustivité des sinistres déclarés ; existence de déclaration de sinistre fictif.
RISQUES :
Risques de pertes financières dues au non tenu des registres de déclaration des sinistres.
Risques de déclaration des sinistres fictifs dû à une non tenue de registre des sinistres entrainant la
fraude
RECOMMANDATIONS
Désigner un responsable de la tenue du registre des sinistres déclarés.
Définir le rôle et la responsabilité du responsable chargé de la tenue du registre des sinistres.
Créer une base de données des sinistres à caractères frauduleux.

FAR N°2
CONSTAT
Les sinistres sont communiquer au gestionnaire 1 semaines après leur déclaration
CAUSES 
La procédure d’enregistrement est lourde

CONSEQUENCES 
Retard d’instruction du dossier
RISQUES : Risque de retard des traitement du à la lourdeur des procédures entrainant une perte
d’image
RECOMMANDATIONS
Mettre en place un système de communication en temps réel des déclarations de sinistre au
gestionnaire

FAR N°3
CONSTAT
Le fichier des charges financières est n’est pas régulièrement renseigné
CAUSES 
Le non-respect des procédures
CONSEQUENCES 
Provision technique très élevée
La comptabilité de l’entreprise est biaisée
RISQUES :
Risque de non fiabilité et d’irrégularité dans les états produits par la société.
RECOMMANDATIONS
La sensibilisation des agents par rapport au respect des procédures
S’assurer de la mise à jour du fichier au fur et à mesure de l’évolution du dossier

FAR N°4
CONSTAT
Les courriers de réceptions de déclaration ne sont pas faits et les offres d’indemnités sont très
souvent hors délais
CAUSES 
Retard lors du traitement des dossiers
CONSEQUENCES 
Retard d’instruction du dossier
Perte d’image
Des charges financières supplémentaires
RISQUES :
Risques d’image du au retard des traitements entrainant des pertes financières pour la société
RECOMMANDATIONS

FAR N°5
CONSTAT
Certains dossiers de sinistres sont incomplets.

CAUSES :
Absence de pièces justificatives
Absence de rigueur de l’agent chargé de constitué le dossier de sinistre
CONSEQUENCES :
Perte du droit à déduction des charges de sinistres
RISQUE :
Risque de perte de droit à déductions des charges de sinistres dû à l’absence de pièces justificatifs
entrainant des pertes financières pour la société.
RECOMMANDATIONS
Sensibilisation de l’agent par rapport à la constitution des dossiers de sinistres.
Mettre sur le parapheur de chaque dossier de sinistre les documents qu’il doit contenir.

FAR N°6
CONSTAT
Nous avons constaté qu’il y a des évaluations effectués par des experts évaluateurs qui ne figurent
pas dans la base de données.
CAUSES 
La base de données standard des experts évaluateurs agréés n’est pas mise à la disposition des
agents.
CONSEQUENCES :
Pertes financières pour la société
RISQUE :
Risque d’évaluation de sinistres par les experts non agréés entrainant une non-conformité par
rapport à la procédure de choix des experts évaluateurs.
RECOMMANDATIONS
Mettre à la disposition des agents la base de données des experts évaluateurs agréés.

FAR N°7
CONSTAT
La première évaluation du sinistre n’est pas correcte.
CAUSES 
Le chargé de la première évaluation ne dispose pas de compétence requis pour cette tâche
CONSEQUENCES 
Une surévaluation du sinistre ou sous-évaluation du sinistre.
RISQUES :
Risque de perte de la clientèle dû à une sous-évaluation du sinistre.
Risque de pertes financières dû à une surévaluation du sinistre.
RECOMMANDATIONS
Former l’agent responsable de la première évaluation du sinistre.

FAR N°8
CONSTAT
Malgré le règlement du sinistre, certains dossiers de sinistre ne sont pas clôturé.
CAUSES 

CONSEQUENCES 

RISQUES :
RECOMMANDATIONS

FAR N°9
CONSTAT
Le non prise en compte de certains facteurs spécifiques lié aux assurances automobiles (la vétusté,
l’actualisation ou la négligence imputée à la victime) dans la constitution du dossier.
CAUSES 
Non-respect de la procédure d’évaluation des sinistres.
CONSEQUENCES 
La sur évaluation du sinistre.
RISQUES 
Risques de surévaluation des sinistres dû à la non prise en compte des spécificité lié à chaque police
d’assurance.
RECOMMANDATIONS

FAR N°10
CONSTAT
Certains experts agréés par la société, ne disposent pas de Compétence et qualification pour
l’évaluation des sinistres
CAUSES 
Complaisance dans le choix des évaluateurs.
CONSEQUENCES 
Mauvaises évaluations des sinistres.
RISQUES 
Risque de mauvaise évaluation du sinistre dû à l’insuffisance des compétences et qualifications de
l’expert.
RECOMMANDATIONS
plafonnant le nombre de demandes d’indemnisation qu’ils peuvent gérer.

SYNTHESE DES RECOMMANDATION