Optimisation de la gestion des stocks

chez la charcuterie Iller

Remerciements

Je tiens à remercier dans un premier temps tous les professeurs et

intervenants professionnels pour avoir assuré la partie théorique de cette licence
professionnelle Logistique : Études et Projets d’Organisation.

Je remercie tout particulièrement Monsieur ILLIG pour l’aide et les conseils

concernant les missions évoquées dans ce rapport qu’il m’a apportés lors des
différents suivis.

Je témoigne toute ma reconnaissance à Monsieur ILLER, Directeur de la

société Iller, pour l’expérience enrichissante et pleine d’intérêts qu’il m’a permis de
vivre pendant ces douze semaines.

J’adresse mes plus vifs remerciements à Monsieur GILLMANN, responsable

logistique de la société Iller et mon tuteur, pour m’avoir intégrée rapidement au sein
de l’entreprise et m’avoir accordé toute sa confiance ; pour le temps qu’il m’a
consacré tout au long de cette période ; sans oublier sa participation au
cheminement de ce rapport.

A toutes les personnes qui m’ont guidée par leurs conseils et leurs
suggestions, j’exprime ma profonde gratitude.
Table des matières

REMERCIEMENTS.....................................................................................................2
INTRODUCTION.........................................................................................................4
1 L’ENTREPRISE...................................................................................................5
1.1 EN QUELQUES MOTS.................................................................................5
1.1.1 CARTE D’IDENTITÉ...............................................................................5
1.1.2 QUELQUES CHIFFRES CLÉS.............................................................10
1.2 LES PERSPECTIVES..................................................................................10
1.3 LA MISSION AU SEIN DE L’ENTREPRISE.................................................11
2 LE MODE DE FONCTIONNEMENT ACTUEL..................................................14
2.1 DESCRIPTION DE L’ORGANISATION LOGISTIQUE................................14
2.2 LES PROBLEMES RENCONTRÉS............................................................16
2.2.1 LA RUPTURE DE STOCKS..................................................................16
2.2.2 LE SURSTOCK.....................................................................................18
2.2.3 LA PERTE DE TEMPS..........................................................................20
3 PROPOSITIONS................................................................................................22
3.1 LE CALCUL DES BESOINS PAR JOUR.....................................................22
3.2 LE SUIVI QUANTITATIF..............................................................................24
3.3 LE RÉAPPROVISIONNEMENT..................................................................28
3.4 LA RÉORGANISATION DU TEMPS DE TRAVAIL DU GESTIONNAIRE. . .29
3.4.1 La fixation de plages horaires pour les fournisseurs............................29
3.4.2 Libérer du temps au gestionnaire.........................................................30
CONCLUSION..........................................................................................................32
SOURCES.................................................................................................................33
ANNEXES……………………………………………………………………………………
……………………………………..44
RÉSUMÉ...................................................................................................................53
MOTS-CLÉS.............................................................................................................53
Introduction

L’année d’étude en Licence Professionnelle Logistique : Études et Projets

d’Organisation se solde par un stage de 12 semaines, dont l’objectif est d’assurer
l’application des enseignements théoriques acquis au cours de l’année tout en
acquérant une expérience professionnelle.

Dans la société où j’ai effectué ce stage, la Charcuterie Iller, le thème du stage

s’est porté sur la gestion des stocks d’emballages (cartons, film, adhésifs, barquettes
et étiquettes), un projet logistique à optimiser. La notion de gestion des stocks traduit
la gestion de deux activités complémentaires, celle des mouvements des emballages
(entrées et sorties) et celle des réapprovisionnements. Autrement dit, il s'agit du suivi
des quantités d'emballages dans le magasin.

Il est nécessaire d’établir des procédures claires de gestion des stocks afin de
supprimer les erreurs causées par des règles de base floues et de préparer l'arrivée
de l'ERP au sein de la société, prévue le 1er janvier 2010.

Une première partie s'attachera donc à décrire la structure qui m'a accueillie,
sa production et mon activité au sein de la société Iller. Dans une deuxième partie,
nous analyserons l'organisation logistique actuellement présente dans la société Iller
et nous en étudierons ses failles. Enfin, la troisième partie sera axée sur des
propositions d'améliorations développées au cours du stage.
1 L’entreprise

1.1 En quelques mots

1.1.1 CARTE D’IDENTITÉ

Historique

1963 L’aventure Iller débute. André Iller, avec l’aide de son épouse, ouvre une
boucherie – charcuterie au cœur de Molsheim à 20 kilomètres de Strasbourg.

1975 André Iller décide d’élargir son activité en direction des professionnels en
créant un point de vente de demi-gros implanté en périphérie de Molsheim.

1982 A la recherche constante d’innovation, André Iller crée une société de

distribution à Molsheim au service de la restauration sous le nom de « ILLER
DISTRIBUTION ».

1991 André Iller franchit une nouvelle étape avec ses fils André et Dominique avec
la création de la société ILLER S.A. dont la vocation est la fabrication de
produits de boucherie-charcuterie. Il s'ensuit la construction d’une unité de
fabrication de 12 000 m² à Altorf (Bas-Rhin). Cette nouvelle unité se spécialise
complètement dans la grande distribution.

2006 La société Iller se dote d’un nouveau logo plus moderne et on assiste à un
relooking des packagings.

2008 Certification IFS (International Food Standard) en cours.

Avec un savoir-faire de plus de 40 ans, le chiffre d’affaires de la charcuterie Iller

s’élève à 38 000 000 €.

Gamme des produits Iller

La société Iller fabrique 90 produits qui génèrent 300 références et les

distribue vers trois familles de clients : les GMS (Grandes et Moyennes Surfaces),
les HD (Hard Discounters) et la catégorie Divers. Il s’agit dans ce dernier cas des
petits grossistes et de la vente de surgelés principalement.

Liste des clients

Groupe Leclerc
Groupe Carrefour
Groupe Cora
Groupe Système U
Groupe Intermarché
Groupe Auchan
Groupe Casino

Les ventes de produits sont aussi subdivisées en plusieurs catégories. On

retrouve le LS (Libre Service qui distingue la charcuterie sous la marque Iller et la
charcuterie sous une marque de distributeur), la coupe et la boucherie vendue sous
la marque Iller dans les GMS et sous une marque de distributeur dans les HD. La
charcuterie représente les produits tels que les assortiments de roulades tranchées,
les knacks, les saucisses fumées et la boucherie symbolise les paupiettes de porcs,
les cervelas et les cordons-bleus par exemple.
 L e s t r o i s p r o d
ventes réalisées en 2008. Il s’agit des palettes (19 %),
des choucroutes (17 %) et des cervelas (8 %). D’ailleurs,
la société Iller est actuellement leader en France sur la
Liste des clients quantité de fabrication des palettes et des cervelas.
Lidl
ED
Norma
19 % 17 % 8%

44 % des ventes réalisées en 2008

Structure du groupe Iller
 1.1.2 QUELQUES CHIFFRES CLÉS

12 000 m² La société Iller, spécialisée en charcuterie et viandes

280 élaborées, a la structure d'une unité de production de 12 000
personnes m² qui regroupe environ 280 personnes.

10 enseignes Pour les 10 enseignes de la société, 300 références sont

300 produites.
références
3 pays Grâce à une assise stable et sûre à l'exportation, Iller diffuse
sa production dans 3 pays qui sont la France, l’Allemagne et
la Belgique.

11 000 tonnes Au total, il s'agit d'une production de plus de 11 000 tonnes

par an.

Le statut de la charcuterie Iller est celui d’une Société Anonyme au capital de

1.762.067 €.

1.2 Les perspectives

La société Iller s'est lancée dans une restructuration de l'entreprise, il s'agit

d'un recentrage dans une base de données unique et commune, des compétences,
des métiers de l'entreprise et des flux physiques. C'est ce qui caractérise un ERP
(Enterprise Ressource Planning), traduit en français par Progiciel de Gestion
Intégrée ou PGI.

Iller S.A. souhaite acquérir un progiciel intégré complet qui sera paramétré en
plusieurs modules au siège de la société situé à Altorf. L'entreprise est étudiée sur la
base de six entités :
 comptabilité/finances
 vente/commercial
 planification/gestion de production/logistique
 achats
 gestion de la maintenance

Outre le fait de gagner de l'argent à long terme, les raisons du changement

sont d'abord d'ordre organisationnel. En effet, la Direction Générale souhaite
s’équiper d’un outil permettant de couvrir toutes les fonctions de l'entreprise au sein
d'un progiciel intégré.
Les objectifs du progiciel sont multiples. « L'entreprise souhaite que le produit retenu
permette de satisfaire plusieurs facteurs forts déterminants à savoir :
 toutes les tâches sont réalisées via le système d'informations (il n'y a plus de
tâches manuelles) ;
 tous les documents internes et externes sont réalisés à partir de l'outil
informatique (il n'y a plus de documents manuels) ;
 toutes les tâches sont réalisées en temps réel ;
 une gestion de stock en temps réel tant en entrée de marchandises qu'en sortie
et qu'en cours de production est réalisée ;
 possibilité de visualiser la quantité à commander + alerte par rapport au délai de
livraison ;
1
 calcul de besoin ».
Les produits actuels étant anciens et peu maintenus, il devenait important pour la
société Iller de procéder à des changements tout en réaménageant son organisation.

Le projet a débuté en novembre 2007. Depuis, l'équipe projet a réalisé toutes

les étapes avec succès. Le choix du prestataire a été basé sur une vision globale
alliant fonctionnalité et approche budgétaire. VIF, éditeur et intégrateur spécialisé
dans l'agroalimentaire a été retenu. Le paramétrage du logiciel devrait commencer
cet été pour une mise en marche au 1er janvier 2010. Cette date n'a pas été choisie
au hasard puisque l'exercice comptable de la société Iller correspond à l'année civile.

1.3 La mission au sein de l’entreprise

Durant mes douze semaines de stage effectuées à la charcuterie Iller, j'ai vécu
le quotidien du travail en entreprise, établissant au rythme des semaines les
nouvelles procédures de gestion des stocks. En effet, « l’optimisation de la gestion
des stocks » était le thème de mon stage mais j’ai dû me concentrer sur les produits
non carnés, c’est-à-dire les emballages. Il s’agit plus précisément des cartons, des
étiquettes, des barquettes, du film et des adhésifs. Les adhésifs qui sont matérialisés
par un code-barres et collés sur le film du produit sont exclusivement utilisés par
l’enseigne Lidl.

Ce stage fut autant un stage de terrain, de contact avec le personnel, qu'un

stage de bureau basé sur de la réflexion et l'utilisation de l'outil informatique.

Les douze semaines de stage se sont réparties selon une organisation bien précise :
 INTEGRATION : le premier jour fut consacré à la visite globale du site ainsi que
d’une présentation du personnel.
 RÉUNION D’ORGANISATION DU STAGE : lors du deuxième jour, une réunion
avec les différents acteurs principaux du stage a permis de préciser le
déroulement du stage et les différentes missions à accomplir.
 DÉCOUVERTE DES DIFFÉRENTS SERVICES : dans un premier temps, il
s’agissait de découvrir les différents services pour mieux comprendre
l’organisation logistique de la société Iller.
 ETUDES DES PROCEDURES ACTUELLES : puis, une quête d’informations
était nécessaire. Les différents acteurs de l'entreprise m'ont présenté leurs tâches
quotidiennes quant à la gestion des stocks, en essayant de les aborder d'un point
de vue critique. Cette phase m'a permis de relever les problèmes liés à la gestion
des stocks.
1
Cahier des charges de la société Iller
 CHOIX DES SOLUTIONS : ensuite, il a fallu réfléchir sur des solutions à mettre
en place pour pallier aux difficultés. Il restait à déterminer si les solutions trouvées
étaient applicables, si elles nécessitaient une adaptation, ou bien si elles étaient
impossibles à mettre en place. Mon responsable de stage est d'autant plus ouvert
aux propositions que l'on peut lui faire qu'il est impliqué dans la mise en place des
procédures. Ainsi, une fois les solutions déterminées, il a vérifié leur adéquation
avec les contraintes pratiques, soumis des changements et suggéré d’autres
propositions par rapport à son expérience.
 PRÉPARATION DES PROCEDURES : suite à ces entretiens a débuté la
première phase rédactionnelle. Les premières versions mises à jour, les
procédures ont à nouveau été présentées aux responsables concernés. Si des
améliorations devaient être apportées, les propositions étaient reprises et ce,
jusqu'à validation finale des procédures.
 POT DE DÉPART : le stage s’est clôturé par un pot où tous les collègues qui
m’ont aidée de près ou de loin dans le projet ont été conviés.
 MISE EN PLACE DES SOLUTIONS : les solutions seront mises en place après
mon départ par le responsable logistique après accord du Directeur.
Planning GANTT
2 Le mode de fonctionnement actuel

2.1 Description de l’organisation logistique

La société Iller possède un magasin au sein de son usine de 720 m² où sont

stockés les emballages. Ce magasin est géré par une seule personne toute l’année,
le gestionnaire de stocks, qui travaille de 6 h à 14 h du lundi au vendredi. Il effectue
le rôle de gestionnaire (gestion des stocks), de réceptionnaire (réception des
livraisons de toutes les matières sèches) et de cariste (rangement des palettes).

Le processus de gestion des emballages s’effectue en quatre étapes

principales :
1 : LANCEMENT DES APPROVISIONNEMENTS. Le gestionnaire de stock observe
tous les jours le stock des différents emballages et complète un fax de commande
pré-rempli (cf : annexe 1). Il y note les quantités à commander pour chaque
référence avant de la transmettre au responsable d'achats qui se charge de passer
la commande. Un premier constat étonnant puisque les quantités à commander sont
définies approximativement mais surtout à vue d'œil.
2 : RÉCEPTION – CONTRôLE QUALITÉ. Un nombre très différent de palettes
arrivent tous les jours sur le quai à des heures variables (entre 7 h et 18 h). La
remise de la marchandise sur le quai par le transporteur est effectuée contre
signature d'un bon de livraison par le gestionnaire. Ce dernier est donc chargé de la
vérification des documents de livraison pour s'assurer que ce qui est inscrit
correspond aux marchandises reçues. Sa signature sur le bon de livraison engage
sa responsabilité. Il vérifie aussi la conformité des livraisons en comparant avec le
bordereau de commande. D'une manière générale, ce contrôle des palettes est à la
fois qualitatif et quantitatif. On parle de contrôle quantitatif lorsque la vérification est
basée sur le décompte des quantités. Selon les situations, les articles sont comptés
un par un (bobines de films et rouleaux d'étiquettes) ou alors en masse (en cartons
ou en palettes). Le contrôle qualitatif, lui, porte sur la qualité de l'article reçu. Il
s'applique aussi bien sur l'emballage que sur le contenu de cet emballage.
En cas d'anomalie (avarie, produit manquant par rapport au bon de livraison, colis
endommagé), le gestionnaire signale toutes les erreurs au responsable d'achats pour
que le fournisseur rectifie.
Lorsque le gestionnaire n'est pas là (congés, maladie, livraison en dehors de ses
horaires), c'est le personnel issu de la réception des viandes ou de la production qui
se charge de réceptionner les palettes.
3 : ENTREPOSAGE. Les palettes sont ensuite acheminées au lieu d'entreposage à
l'aide de plusieurs engins de manutention : un transpalette électrique, un transpalette
manuel et un monte-charge. D’après le gestionnaire de stock, il faut compter en
moyenne vingt-cinq minutes pour ranger cinq palettes. Les stocks sont tenus dans
un local appelé magasin. Après le contrôle et la réception, les emballages sont
affectés à des emplacements variables en fonction des espaces disponibles dans le
magasin. Il subsiste cependant des zones de stockage prédéfinies.
Plan de stockage dans le magasin

Le choix des emplacements dans le magasin est fonction de la nature du

produit dans un premier temps. En effet, tous les cartons sont rangés d'un côté du
magasin avec les adhésifs, les étiquettes utilisent quatre rangées situées l'une à côté
de l'autre et les bobines de film sont regroupées de l'autre côté du magasin avec les
barquettes. Le taux de rotation des produits stockés joue aussi un rôle prépondérant
dans le choix des emplacements. En effet, les palettes de cartons étant les plus
utilisées, il paraissait logique de définir leur emplacement face à l'ascenseur. D'autre
part, le magasin est scindé en deux parties distinctes. Les cartons, dont les quantités
de stockage sont les plus nombreuses, ont été placés dans la partie la plus grande
afin de tous les regrouper au même endroit.
4 : PICKING. Tous les emballages sont utilisés au niveau du conditionnement. C'est
le personnel de cette activité qui vient chercher les palettes nécessaires. Il n'y a pas
de responsable pour cette tâche, c'est pourquoi toute personne est libre de se servir.
Il n'y a pas non plus de modalités à remplir tel qu'un fichier de sorties de stocks. Les
palettes sont alors transportées dans une chambre froide (le conditionnement) et
stockées jusqu'à utilisation.

Puis le cycle de processus

de gestion des emballages recommence.

La gestion des stocks implique également l'exécution d'un inventaire physique

des stocks. En effet, à des périodes bien planifiées (une fois par mois), et
obligatoirement à la clôture d'un exercice (le 31 décembre, l'année civile étant de
rigueur), le responsable des stocks dans la société Iller effectue un inventaire de ses
stocks d'emballages.

2.2 Les problèmes rencontrés

La gestion des stocks actuellement en place au sein de la société Iller

présente différentes faiblesses qui nuisent à son bon fonctionnement. Certaines sont
détectables au premier coup d’œil et d’autres m’ont été racontées par les membres
du personnel directement et indirectement impliqués dans cette activité. Cependant,
chacune d’elle peut être argumentée et chiffrée. Dans cette deuxième partie, nous
allons expliquer quelles sont les faiblesses du système actuel et leurs conséquences,
classées de manière hiérarchique en fonction des pertes financières engendrées
pour la société.

2.2.1 LA RUPTURE DE STOCK

Une quantité trop faible de stocks peut provoquer des risques de rupture de
stock, avec bien souvent des conséquences financières plus ou moins importantes,
une diminution des bénéfices réalisés lors des ventes mais aussi une perte de la
clientèle qui est déçue par la mauvaise qualité du service et des emballages dans
notre cas.

J’ai pu accéder aux documents relatifs aux ruptures de produits de la société

Iller. Il s’agit du détail de tous les produits non livrés chez le client. Cette situation
peut être causée par une rupture d’emballages, par une carence de matières
premières ou par une prévision insuffisante. Cependant, il est impossible de chiffrer
les pourcentages relatifs à chaque cause. Les retombées financières ne sont pas
négligeables puisqu’il s’agit d’une perte de chiffre d’affaires pour la société. Toutefois,
le vendredi 22 mai 2009, des ruptures concernant le produit « Cx15 cervelas 200g »
ont été constatées. Le responsable logistique m’a affirmé que ces ruptures étaient
causées exclusivement par une insuffisance d’emballages. Il était donc facile de
récupérer auprès du service commercial, le nombre de colis non livrés (104) et le
manque de chiffre d’affaires entraîné (789,36 €).
D’autres déclarations me permettent de souligner un autre phénomène causé par les
ruptures d’emballages. En effet, les colis sont livrés aux clients mais ne sont pas
conformes aux demandes. Il peut s’agir d’un étiquetage de stickers standards et non
marquetés comme ce qui a été prévu ou encore de l’incapacité à conditionner un
produit dans le carton initialement prévu à cet effet. Les deux derniers évènements
en date remontent à février 2009 et décembre 2008. La crédibilité de la société Iller
peut être remise en cause par les clients.

Trois phénomènes principaux sont responsables des ruptures d’emballages.

Tout d’abord, la société Iller ne procède à aucune gestion de sorties de stocks en ce
qui concerne les emballages. Il est certes possible de connaître toutes les entrées en
se référant aux bons de livraison présents dans un classeur, mais les sorties ne sont
référencées nulle part. L’absence de traces des sorties constitue un facteur non
compatible avec une bonne gestion des stocks car il est impossible de chiffrer le
stock en temps réel. Que ce soit sur les quantités ou bien sur la nature des
emballages stockés, beaucoup de données restent incertaines voire erronées. Cette
situation se symbolise bien souvent par un obstacle lors de la phase de
conditionnement, induisant des disponibilités insuffisantes d’emballages qui se
ressentent d’autant plus en période de demande massive. C’est ce que l’on appelle
plus couramment une rupture de stock.
Puis, la gestion de stock est généralement liée à la connaissance des besoins pour
chaque produit par rapport au calcul des prévisions et sur des périodes définies.
C’est ce qui permet d’obtenir le stock optimal, matérialisé par le calcul du stock
minimum, du stock de sécurité et du stock d’alerte.
« Stock minimum : c’est le niveau bas de stock qui, lorsqu’il est atteint, déclenche la
passation d’une commande. Estimé en fonction des besoins dans le temps, il couvre
la consommation durant le délai d’approvisionnement ; c’est-à-dire le temps qui
s’écoule entre la date d’émission de la commande et la date de livraison de l’article.
Stock de sécurité : c’est une quantité d’un article qui, en plus du stock minimum, est
gardé dans le magasin afin de pallier les ruptures de stock.
Stock d’alerte : c’est la somme du stock de sécurité et du stock minimum. Lorsqu’un
stock de sécurité est affecté à un article, c’est l’atteinte du stock d’alerte qui
déclenche le réapprovisionnement. »2

2
www.logistiqueconseil.org
Niveau de stocks

Or, la société Iller ne procède à aucun de ces calculs. Ne connaissant pas les
besoins en emballages, il n’est pas rare d’être en rupture de stock.
Enfin, la société Iller fait face à un phénomène récurant : les références des produits
se multiplient chaque année et l’entrepôt ne peut pas s’agrandir. Alors qu’il y a
quelques années, 10 000 pièces de chaque référence pouvaient être commandées
et stockées, aujourd’hui ce n’est plus le cas car la place devient limitée. Les causes
sont de deux natures : le nombre de références s’accroît (et va encore s’accentuer
en septembre avec l’apparition d’un nouveau produit) et les normes de sécurité
s’additionnent. En effet, en 2009 le magasin a été réagencé de manière à permettre
un accès tout autour du local. Autre norme, en 2008, des sprinklers ont été mis en
place, ce qui nécessite de laisser un mètre de hauteur entre les palettes et les
sprinklers (cf : annexe 2). Il n’y a pas de doute que ces normes contribuent à la
réduction de place dans le magasin.

2.2.2 LE SURSTOCK

Pour pallier à ce manque de place mais aussi aux absences de gestion de

stocks, la société Iller a une façon de travailler qui se traduit par une passation de
commande des emballages au jour le jour et à vue d’œil. Autrement dit, le
gestionnaire des stocks ne connaît pas les besoins en emballages à court, moyen et
même à long terme ; c'est pourquoi chaque jour il observe les stocks et commande
approximativement ce qui lui paraît nécessaire. On pourrait penser que ce système
de commandes offre la possibilité aux fournisseurs d’augmenter leurs tarifs étant
donné qu’ils livrent peu et souvent mais le responsable des achats a su négocier et
garder les mêmes tarifs facturés pour des livraisons en masse. Cependant, un
élément plus contrariant apparaît, c’est le surstock. Une étude sur quatorze jours
révèle que sur les quatre références les plus vendues, deux sont en surstock. En
effet, durant 14 jours, j’ai analysé le stock de ces références, leurs entrées mais
aussi leurs sorties. De cette étude il en ressort un constat de surstockage. Pour les
deux références, il y a en moyenne vingt palettes en stock par jour pour une
consommation de quatre palettes par jour.
Une quantité élevée de stock, qu’on appelle aussi surstockage, peut provoquer
des charges financières élevées. Il peut s’agir de charges fixes comme les bâtiments
ou de charges variables comme les pertes dues à la détérioration ou au
déréférencement des produits stockés.

Les coûts superflus de stockage sont aussi causés par un surstockage au niveau
du conditionnement. Les personnes qui cherchent des palettes d’emballages au
magasin stockent celles-ci dans le bâtiment réfrigéré utilisé pour le conditionnement
et le stockage des produits frais emballés. Ainsi, sur les 397 emplacements
disponibles pour ranger des palettes, 89 sont occupés par de l’emballage, ce qui
représente une perte de 22,42 % de la surface destinée aux produits finis. En effet, 4
500 étiquettes de « chou cuisiné » par exemple sont stockées au niveau du
conditionnement pour une utilisation de seulement 464 étiquettes en moyenne par
semaine (source : fichier Excel des ventes de l’année 2008 et 2009), ce qui signifie
que ce stock représente dix semaines de conditionnement (4500/464). Autre
exemple, les étiquettes « roulade jambon » sont au nombre de 6 000 au
conditionnement, soit un stock pour presque trois semaines. Les cartons sont aussi
touchés par ce surstockage. La référence « Assort Norma » utilise 4 emplacements
dispatchés dans toute la salle de stockage de produits finis et totalise 1 700 cartons
(l’équivalent de deux palettes) pour une moyenne d’utilisation de 229 cartons par
semaine (plus de sept semaines de conditionnement). 2 emplacements peuvent déjà
être libérés facilement. Il ne s’agit que d’exemples, cette situation s’étend aussi pour
les autres références et les autres emballages (le film et les barquettes).
Non seulement ce surstockage au niveau du stock produits finis entraîne des coûts
indirects importants puisque le bâtiment réfrigéré coûte plus cher que le magasin en
raison des moyens mis en œuvre pour refroidir la salle (119 € le m² contre 39 € au
magasin), mais il engendre aussi un surstockage total encore plus intense ; en effet,
le gestionnaire des stocks remarque une absence de produits dans le magasin et
commande les références manquantes, ne sachant pas que du stock largement
suffisant existe autre part (dans la salle de stockage des produits finis en
l’occurrence). En reprenant l’exemple des étiquettes « chou cuisiné », on se rend
compte qu’au total, la société détient non pas 4 500 mais 15 000 étiquettes (magasin
et salle de stockage des produits finis confondu) ce qui représente en fait un stock
pour plus de trente-deux semaines. Avec quatorze semaines de conditionnement.
Les cartons « Assort Norma », de 34 000 unités, le stock des étiquettes « roulade
jambon » symbolise près de, peuvent permettre de conditionner pour encore vingt
semaines si l’on garde la moyenne.
Par ailleurs, tous les emballages stockés dans la salle des produits finis ne sont pas
inventoriés. Il s’agit donc d’environ 89 palettes qui ne font pas parties de l’inventaire
mensuel ce qui entraîne des quantités erronées lors du comptage.
Mais d’autres charges variables s’ajoutent, il s’agit des pertes dues à la détérioration.
Le fait de stocker à long terme des produits tels que les étiquettes dans une salle à
3,2 °C crée des dommages. J’ai pu constater que les étiquettes deviennent moins
collantes et perdent en qualité. Un phénomène plus rare mais tout de même
contraignant lorsque cela arrive est le changement de recettes. En effet, si un
ingrédient change pour un produit, ce sont toutes les étiquettes en stock qui sont à
jeter, celles-ci n’étant plus conformes. Depuis le 1 er janvier 2009, ce sont 455 000
étiquettes qui ont été jetées, soit environ 11 057 €. Il en va de même pour les autres
emballages mais dont le suivi n’est pas encore réalisé ce qui ne me permet pas de
chiffrer les pertes.

Mais pourquoi tant de stockage ? En y regardant de plus près, on remarque que

sur une journée normale, ce sont cinq personnes différentes issues du
conditionnement qui cherchent des palettes d’emballages au magasin. Le lendemain
ce sont quatre autres personnes. Il n’y a pas de magasinier en charge de gérer le
stock au conditionnement, chacun peut aller se servir sans avoir à le renseigner sur
un quelconque document. Ce système n’est pas efficace car les quantités cherchées
sont rarement conformes aux besoins. De plus, j’ai pu observer que les personnes
qui récupèrent les palettes n’ont pas le réflexe de vérifier l’état des stocks avant
d’aller au magasin. C'est pourquoi le stock d’une référence s’accumule et devient du
surstock.

2.2.3 LA PERTE DE TEMPS

La perte de temps est un facteur humain important à prendre en compte puisque

même si à première vue il peut paraître innocent, en s’additionnant il peut atteindre
des conséquences financières élevées pour la société.

Dans la société Iller, plusieurs éléments participent à cette altération.

Nous avons dit précédemment que les personnes qui cherchent des palettes au
magasin pour les ramener au conditionnement ne sont pas toujours les mêmes et ne
connaissent donc pas toutes l’emplacement des palettes. C’est ce qui explique le
temps perdu à trouver une palette. De plus, ces personnes font parfois des
allers/retours inutiles au vu du stock déjà présent à la salle de stockage des produits
finis. Pour une moyenne de quatorze allers/retours par jour nécessitant chacun
environ cinq minutes, nous pouvons en conclure que ce temps peut être réduit et
exploité de manière plus productive.
Puis, il ne faut omettre aucun paramètre, comme la fréquence à laquelle tombe en
panne l’ascenseur permettant de transférer les palettes stockées au magasin
jusqu’à la salle de stockage des produits finis. Après avoir sondé le personnel
concerné par l’utilisation de l’ascenseur, il s’est révélé que celui-ci tombe en panne
en moyenne une fois toutes les trois semaines. Le service de la maintenance est sur
place pour le remettre en marche ; la régularisation dure au minimum 1h30. Les
emballages sont alors cherchés via l’escalier. Le vendredi 15 mai 2009, j’ai été
témoin d’une panne qui a duré de 13h30 à 15h30 soit 2 h. Les deux palettes
nécessaires ont été récupérées par une personne en 2 h contre dix minutes si
l’ascenseur avait fonctionné. Ici, la perte de temps est considérable.
Puis, un autre élément est facteur d’une perte de temps élevée. C’est le manque de
communication. Lorsque le gestionnaire des stocks est absent (congés, maladie,
livraison en dehors de ses horaires), c’est le personnel issu de la réception des
viandes ou de la production qui se charge de réceptionner les palettes d’emballage.
Deux possibilités voient le jour. Les palettes sont soit refusées soit réceptionnées.
Seules trois personnes dans la société (le gestionnaire des stocks, le responsable
des achats et le directeur de production) sont habilitées à accepter ou non la
marchandise. La communication des instructions est presque inexistante entre les
services, c’est pourquoi le temps de chercher les informations peut parfois être
important. D’autre part, il y a un manque de communication entre les transporteurs et
la société Iller. En effet, les horaires de réception affichés sur le quai ne coïncident
pas avec les horaires du réceptionnaire.
3 Propositions

Dans un processus d'amélioration de la gestion des stocks, il convient de

rechercher les raisons des difficultés rencontrées, et de suggérer des propositions
adaptées pour éviter un renouvellement de la situation. Les propositions qui suivent
sont classées de manière décroissante en fonction de leur coût théorique pour la
société Iller.

3.1 Le calcul des besoins par jour

Dans la partie précédente, nous avons pu observer que le magasin où sont

stockés les emballages devient trop étroit suite aux multiplications des références.
En septembre, de nouvelles références vont encore apparaître avec la création d’un
nouveau produit mais dont le nombre reste encore inconnu. C’est pourquoi il est
urgent de trouver des solutions concrètes et réalisables pour optimiser la place de
stockage tout en réduisant au maximum les coûts causés par les ruptures ou le
surstockage.

C’est la responsable planification qui détermine en J (après-midi) les quantités

à conditionner en J+1 selon les prévisions de ventes sur le programme journalier (cf :
annexe 3). Elle transmet le Programme Journalier (PJ) à l’équipe de conditionnement
du matin qui organise le déroulement du conditionnement.
Il serait judicieux que la responsable planification impose un ordre de passage. Elle
dispose d’un document qui calcule automatiquement la répartition des effectifs par
ligne de conditionnement. Il suffit alors de déterminer les priorités et de les spécifier
dans une nouvelle colonne sur le PJ. Cette planification est essentielle pour
optimiser la gestion des stocks. Nous allons rapidement comprendre pourquoi.
J’ai créé un fichier Excel « calcul besoins jour » (cf : annexe 4) où il faut préciser les
quantités à conditionner le matin et celles à conditionner l’après-midi. Un calcul de
besoins en emballages pour les deux périodes se fait automatiquement grâce à
l’intégration des nomenclatures des emballages du produit fini dans le fichier. La
nomenclature est une représentation des composants (on parle de références dans
la société Iller) d’un produit. Les douze semaines de stage étant trop courtes pour
modéliser toutes les références d’emballages, l’étude s’est portée sur un
échantillonnage : les cartons. Cependant, la place pour ajouter la nomenclature en
étiquettes, films, barquettes et adhésifs a été prévue. Le document nommé PJ
contient les données essentielles pour remplir le document « calcul besoins jour » ;
c'est pourquoi il doit être envoyé tous les après-midi par mail au gestionnaire de
stocks. Tous les acteurs de l’entreprise possèdent une adresse mail ce qui leur
permet d’envoyer des informations instantanément, sauf le gestionnaire de stocks.
La proposition énoncée sous-entend la création d’une adresse mail pour le
gestionnaire et l’installation d’un ordinateur relié à l’intranet et doté de Microsoft
Excel. A la réception du fichier, le gestionnaire de stocks n’a plus qu’à opérer un
copier/coller des colonnes « qtés à cdter M »3 et « qtés à cdter AM »4 pour connaître
exactement la nature et le nombre de cartons à apporter au conditionnement le

3
Quantités à conditionner le matin
4
Quantités à conditionner l’après-midi
lendemain pour le matin et pour l’après-midi. Ce fichier a une double action puisqu’il
permet aussi au gestionnaire de vérifier si les stocks sont suffisants et le cas
échéant, commander pour une livraison urgente. Selon les références, le fournisseur
de cartons Rossmann peut livrer en quelques heures.

Nous avons dit par ailleurs qu’il revient au gestionnaire de stocks de

réceptionner et stocker les palettes d’emballages, ce qui signifie qu’il connaît leurs
emplacements. C'est pourquoi le gestionnaire de stocks est la personne la plus à
même d’approvisionner le conditionnement en emballages tout au long de la journée
en fonction des besoins. En respectant les quantités calculées par le fichier Excel, le
nombre de palettes stockées dans la salle réfrigérée au niveau De la salle de
stockage des produits finis va sensiblement diminuer, laissant la place aux produits
déjà conditionnés nécessitant une basse température. D’autre part, le gestionnaire
des stocks aura une vision plus juste de l’ensemble des emballages présents dans
toute l’usine et le personnel du conditionnement qui s’occupait de chercher les
palettes d’emballages au magasin sera libéré de ce temps, temps exploité de façon
plus productive.

Les tâches du gestionnaire se multiplient. Or nous avons vu dans la deuxième

partie du rapport que les tâches dont il est le responsable sont déjà trop nombreuses
au vu du temps imparti. C’est ce qui explique la nécessité d’avoir recours à un
deuxième gestionnaire qui travaillerait l’après-midi. Non seulement les tâches à
réaliser seraient réparties sur toute la journée mais des réceptions de marchandises
pourraient aussi être effectuées l’après-midi, limitant les difficultés liées aux
transporteurs. En effet, les besoins du matin du conditionnement en emballages
seraient préparés et stockés au conditionnement la veille par le gestionnaire de
l’après-midi et les besoins de l’après-midi le seraient le matin. La mise en place d’un
nouveau gestionnaire exige une embauche à temps complet associée à une
formation.
Les congés sont obligatoires et certaines absences (maladie par exemple) sont des
évènements inévitables. Un gestionnaire ne pouvant travailler 16 h par jour, il
convient de former une troisième personne au rôle du gestionnaire. Cette personne
travaillerait au minimum dix semaines par an en tant que gestionnaire. Il convient
donc d’avoir recours à une personne interne. Le responsable de la réception des
viandes connaît déjà les éléments de base pour avoir déjà assisté le gestionnaire et
peut être facilement remplaçable par de l’intérim pour réceptionner les viandes. Il
reste cependant sur place si un problème survenait. Ce responsable est donc la
personne idéale pour remplacer les gestionnaires, à condition d’être formé lui aussi.
Pour gagner en temps et en argent, les deux nouveaux gestionnaires seront formés
en même temps en assistant le gestionnaire actuel. Il est indispensable de prévoir au
moins une semaine de formation.
Même si au départ, cela peut représenter la mise en œuvre de moyens financiers et
un temps d’adaptation, l’objectif est de promouvoir l’efficacité des nouvelles
procédures pour optimiser la gestion des stocks en évitant les ruptures, limiter la
perte de temps et gagner en place de stockage.
Le cahier des charges qui a été établi par la société Iller et par un prestataire de
service permet de définir globalement les besoins attendus de la part des éditeurs
d’ERP. Ce document stipule que « le progiciel doit être utilisable avec un outil de
requête standard du marché (EXCEL, BUSINESS, OBJECT…) ». Les fichiers Excel
de calcul des besoins pourront donc servir de base de données lors du passage à
l’ERP.

Moyens à mettre en œuvre :

 Installation d’un ordinateur au magasin équipé de Microsoft

Excel et de l’intranet ;
 Création d’une adresse mail pour les gestionnaires ;
 Une maîtrise de Microsoft Excel de la part des
gestionnaires ;
 La responsable planification impose une planification
journalière et envoie le programme journalier tous les jours
par mail ;
 Embauche d’un gestionnaire à temps complet et sa
formation ;
 Formation du responsable de la réception des viandes ;
 Recours éventuel à de l’intérim.

3.2 Le suivi quantitatif

Le magasin joue un rôle primordial, celui de point de gestion. C'est ici que l'on
va pointer les mouvements de stocks. Ainsi, le décompte des quantités disponibles
au sein du magasin est réalisé à chaque entrée mais aussi à chaque sortie d'une
palette, l'objectif étant de connaître le stock réel à tout moment.

Le document qui va permettre d'effectuer ce suivi de stocks se nomme la fiche

de stocks (cf : annexe 5) : elle répertorie la désignation de l'article et sa référence,
les opérations d'entrées et de sorties (renseignées en nombre de palettes pour les
cartons et les barquettes, en rouleaux pour les étiquettes et les adhésifs et en
bobines pour le film), ainsi que les soldes qui en découlent. Il est très important de
garder une cohérence dans les unités de conditionnement pour faciliter la gestion
des stocks et la passation de commande par la suite. Sur la fiche de stocks, on voit
aussi apparaître la date d’exécution de chaque opération et la provenance (c’est-à-
dire le fournisseur) de la référence.
Il s’agit de faire une fiche de stocks pour chacune des cinq familles d’articles
(cartons, barquettes, étiquettes, adhésifs et film). Celles-ci seront rangées dans un
classeur et séparées d’un intercalaire. Pour cette proposition aussi je n’ai utilisé
qu’un échantillonnage, le temps étant trop restreint, pour réaliser la fiche de stocks,
celui des cartons Les quarante-deux références de cartons sont classées par ordre
de référence et réparties sur trois feuilles.
Pour que le suivi des fiches de stock soit correct, il est nécessaire de prendre en
compte une formule de base bien connue :
SF = SI + E – S
SF : Stock Final (le stock final issu d’une opération se transforme en stock initial pour
l’opération suivante)
SI : Stock Initial
E : Entrées
S : Sorties
Autrement dit, le stock final doit être égal au stock initial, augmenté des entrées et
diminué des sorties.

Le classeur est à disposition dans le local destiné aux gestionnaires situé au

centre du magasin. Deux choix sont alors possibles. La situation reste la même
qu’actuellement et c’est le personnel du conditionnement qui cherche les palettes.
Dans ce cas, des moyens de communication devront être déployés pour faire
imposer la procédure rigoureuse que nécessitent les fiches de stocks et des
contrôles de la part du gestionnaire devront se faire régulièrement. Pour limiter les
erreurs et responsabiliser le personnel, il serait alors intéressant de désigner deux
personnes du conditionnement pour l’équipe du matin et deux pour l’équipe de
l’après-midi qui seront chargées de chercher les palettes au magasin et de remplir
les feuilles de stock. L’autre solution paraît plus adéquate puisqu’elle offre un gain de
temps et une meilleure gestion des stocks. Déjà évoquée dans la première
proposition, elle requiert l’embauche d’un gestionnaire travaillant l’après-midi. Il en
découle que les palettes seront transportées par les gestionnaires eux-mêmes. Ces
derniers doivent donc connaître les besoins en palettes du conditionnement ce qui
rend primordial l’application de la première proposition. D’autre part, les fiches de
stocks seront complétées exclusivement par les gestionnaires.
Dans tous les cas, les personnes qui remplissent les fiches de stock doivent prendre
en compte et respecter les règles de fonctionnement de la fiche de stocks (cf :
annexe 6).

La fiche de stocks peut être réalisée de manière manuscrite en attendant la

mise en place d'un ordinateur équipé de Microsoft Office Excel. Quand celui-ci sera
opérationnel, la fiche de stocks sera complétée directement dans un fichier Excel ce
qui permettra de calculer automatiquement le stock disponible en temps réel.
L’objectif est aussi en rapport avec l’arrivée de l’ERP prévue en janvier 2010. Le fait
de rendre compatible la solution avec l’outil informatique permettra de transférer plus
rapidement les données dans le progiciel ERP.
La tenue de stocks d’emballages est prévue dans l’ERP. Le cahier des charges relatif
à cet ERP explique « qu’il faut pouvoir tenir le stock informatiquement en temps
réel ». Les fiches de stocks serviront de données de transfert lors du paramétrage du
progiciel.
A terme, ce fichier de calcul des besoins pourra être réutilisé dans le cadre de la
mise en place de l’ERP. En effet, le calcul des besoins fait partie des fonctions de la
partie achat. D’après le cahier des charges, « le calcul des besoins est un
programme qui sur la base des stocks, des commandes clients, des commandes
fournisseur, de la planification de la production et des prévisions de vente, proposera
par article et par fournisseur des quantités à acheter. Le service achat suivra ou pas
les préconisations de cette proposition en la transformant ou pas en commande
achat ».

Pour limiter au maximum les erreurs et faire gagner du temps, une autre
possibilité s’offre à la société Iller. Il s’agit de s’orienter dans une phase plus
informatisée avec un système de scanner qui met à jour les stocks dans l’ordinateur.
Chaque article possède une référence mais aussi un code-barre qui traduit cette
référence. En mettant à disposition un document avec l’ensemble des références et
des codes-barres comme le fax de commande par exemple, il suffirait de scanner
ceux-ci lors de chaque réception et de chaque sortie et d’enregistrer la quantité
correspondante sur la machine (toujours dans la même logique d’unité de
conditionnement que cité précédemment, à savoir les cartons et les barquettes en
palettes, les étiquettes et les adhésifs en rouleaux, le film en bobines).

Moyens à mettre en œuvre :

 Adopter le réflexe de renseigner la fiche de stock ;

 Installation d’un ordinateur au magasin équipé de Microsoft
Excel et de l’intranet ;
 Une maîtrise de Microsoft Excel de la part des
gestionnaires ;
 Comme nous l’avons vu, et pour une gestion optimale, il
convient d’additionner les moyens à mettre en œuvre
énoncés dans la première proposition.

Le scanner étant relié à un logiciel de gestion sur l’ordinateur, les stocks

s’ajusteraient automatiquement, indiquant alors les quantités théoriques stockées.
Dans ce cas, l’investissement financier est plus lourd puisqu’il regroupe en plus
l’achat d’un logiciel de gestion et de son installation et de deux scanners au minimum
(en cas de perte, de panne ou de casse). Il s’agit certes d’un budget plus conséquent
que pour un suivi avec des documents manuscrits ou informatisés ; cependant,
l’ergonomie facilite et fiabilise la gestion. L’aspect matériel n’est pas le seul
paramètre à prendre en compte, la formation du personnel aux nouveaux outils ainsi
que la volonté à s’adapter concourent au succès du système.
 Actuellement, un inventaire physique mensuel est effectué sur tout le stock
présent dans le magasin. Afin de maximiser la fiabilité des fiches de stock et de
régulariser les quantités inscrites en cas de résultats non conformes, il serait
judicieux de continuer à faire un inventaire sur les mêmes périodicités mais réalisé
sur des échantillons de familles de produits, les cibles étant les références ayant subi
de forts taux de rotation.
Cependant, la préparation d'un inventaire doit être faite sur la base d'une procédure
écrite afin d'être communiquée et expliquée au responsable d’inventaire. J'ai créé
une procédure pour la société Iller (cf : annexe 7) en alliant l'existant et ce qui me
semblait le plus stratégique. Celle-ci présente entre autres le plan du site de
stockage avec les différentes zones et recense des éléments tels que le nombre de
personnes pour réaliser l'inventaire, le formulaire utilisé pour le relevé des
quantités...
Il est vrai que toutes les entreprises s'organisent différemment en fonction de la taille
mais aussi de la nature des stocks à inventorier. Toutefois certaines règles restent
communes comme par exemple l'arrêt des mouvements pendant l'inventaire ou
encore le choix d'une date ainsi que des horaires de commencement.
L'inventaire physique des stocks représente à la fois un besoin stratégique et une
obligation légale pour la société. L'objectif principal se traduit par le fait de s'assurer
que les stocks réels correspondent aux quantités calculées sur la fiche de stocks et
le cas échéant de régulariser la situation. De plus, outre cet inventaire mensuel, la
société Iller est assujettie à un inventaire annuel à la fin de l’exercice. L’année civile
étant de rigueur, l’inventaire a lieu le 31 décembre de chaque année en présence
d’un commissaire aux comptes.

3.3 Le réapprovisionnement

Les difficultés concernant la gestion des stocks sont majoritairement

influencées par les quantités d’approvisionnement. C’est pourquoi celles-ci doivent
impérativement être calculées de manières optimales. Le modèle
d’approvisionnement le plus stratégique consiste à mesurer les besoins de chaque
référence, basée sur des prévisions de consommations futures et de commander les
quantités nécessaires en fonction des résultats obtenus.

Actuellement, la méthode d’approvisionnement en matières premières

(viandes…) est liée à la production. Elle se base sur une méthode empirique
puisqu’elle part du principe que les productions en N sont identiques aux productions
en N-1 pour la même période. Les nomenclatures indiquent les références (tant en
matières premières qu’en emballages) nécessaires pour chaque produit. Il est alors
possible de mettre en parallèle les besoins en emballages avec la fabrication. Il s’agit
de faire un calcul de besoins pour chaque référence en fonction des historiques de
production en N-1. Les quantités à produire sont éditées chaque jeudi par la
responsable planification dans le programme journalier (document présenté dans la
première proposition). Les ordres de production sont définis en nombre de cartons et
incluent les promotions, sous-entendu des besoins supplémentaires ponctuels
déterminés par les commerciaux. Dans la société Iller le terme promotion ne signifie
pas forcément une réduction de prix, il s’agit d’une commande complémentaire
exceptionnelle demandée par les clients. Ces promotions peuvent être connues
quelques semaines à l’avance comme quelques jours mais la responsable
planification en tient compte dans son programme de fabrication puisque les
données lui sont fournies par le responsable commercial mais elle a le devoir
d’informer le gestionnaire de stocks par mail sur les différentes promotions en cours
et à venir. Ainsi, le gestionnaire pourra anticiper sur les commandes d’emballages.
Pour synthétiser et rendre concret ce système de calcul de besoins, j’ai créé un
fichier Excel « besoins semaine » (cf : annexe 8) retraçant l’ensemble des produits
conditionnés, classés selon leur référence et chacun relié à leur propre besoin en
cartons via le numéro de référence. Limitée par le temps, j’ai là aussi consacré le
fichier aux cartons, laissant tout de même de la place pour les autres emballages.
Une fois le programme journalier envoyé par mail de la responsable planification au
gestionnaire (ce qui traduit implicitement la mise en place d’un ordinateur équipé de
Microsoft Excel au niveau du magasin et la création d’une adresse mail pour le
gestionnaire), celui-ci opère un copier/coller de la colonne correspondante, à savoir
« Qtés à produire »5. Une deuxième feuille sur ce même fichier Excel déduit, grâce à
la mise en place de formules, la quantité en palettes et en cartons nécessaire
chaque semaine au conditionnement et pour toutes les références. Ainsi, en
remplissant rigoureusement ce fichier toutes les semaines, le gestionnaire peut
vérifier si le stock est suffisant et le cas échéant, anticiper en commandant les
quantités manquantes.
Pour une passation de commande plus précise, il convient de réaliser un calcul en
fonction des besoins mais il faut aussi prendre en compte le stock minimum à
posséder et le stock réel. Le stock minimum doit couvrir la demande normale durant
le délai normal d’approvisionnement. Pour le déterminer, j’ai pu accéder à la totalité
des ventes par semaine et par produit pour l’année 2008. Il faut toutefois prendre en
compte les saisonnalités. En effet les produits de boucherie et de charcuterie ne se
vendent pas de la même façon tout au long de l’année. On distingue trois grandes
périodes : la première qui s’étend de la semaine 1 à la semaine 13 (période A), la
deuxième de la semaine 14 à la semaine 36 (période B) et la troisième débute en
semaine 37 pour finir en semaine 52 (période C). J’ai alors créé un fichier Excel
« stock mini » (cf : annexe 9) qui m’a permis de calculer les stocks minimums à
détenir par semaine et par référence de cartons, éléments reportés sur le fichier
« besoins semaine ». Le stock réel se retrouve sur la fiche de stock dans la colonne
« Stock Final » si celle-ci est mise en place. A partir de toutes ces données, une
dernière colonne calcule les quantités à commander par semaine, le délai de
livraison du fournisseur s’élevant à une semaine maximum selon les références. En
5
Quantités à produire
 effet,
les

Moyens à mettre en œuvre :

 La responsable planification envoie le programme journalier

toutes les semaines par mail ;
 Création d’une adresse mail pour les gestionnaires ;
 Installation d’un ordinateur au magasin équipé de Microsoft
Excel et de l’intranet ;
 Une maîtrise de Microsoft Excel de la part des
gestionnaires ;
 Mise à jour du fichier « besoins semaine » tous les jeudis
par le gestionnaire qui l’envoie ensuite au responsable des
achats ;
 Celui-ci passe les commandes d’emballages les vendredis.

commandes en emballages réalisées jusque-là tous les jours peuvent alors être
regroupées en une commande par semaine. La mise à jour du fichier « besoins
semaine » sera accomplie les jeudis soit l’après-midi, soit après réception du
programme journalier et arrêt des entrées et sorties de stocks dans le magasin, le
stock final sur la fiche de stock devant être correct. Ce même fichier est alors
transmis par mail au responsable des achats qui s’occupera des commandes
d’emballage le vendredi. Il pourra revoir les contrats des fournisseurs en matière de
quantité minimale de commande et de réduction tarifaire.

3.4 La réorganisation du temps de travail du gestionnaire

3.4.1 La fixation de plages horaires pour les fournisseurs

Une seule personne dans la société est désignée comme réceptionnaire, c’est aussi
le gestionnaire des stocks. La société Iller dispose de quatre quais dont deux sont
occupés constamment à partir de 9 h par les transporteurs TFE et STG pour les
ramasses et un réservé aux réceptions d’emballages. Le réceptionnaire a donc à
disposition un voire deux quais. Pour limiter les temps d’attente des fournisseurs et
éviter les refus de marchandises, il est important d’établir des plages avec des
horaires bien précis concernant les livraisons. Les fournisseurs doivent arriver un par
un.
Chacun des quatorze fournisseurs d’emballages (cartons, étiquettes, film, adhésifs et
barquettes) doit avoir des plages horaires définies pour effectuer leur livraison et les
respecter. Ces plages horaires seront déterminées par le responsable des achats.
Pour limiter le refus des palettes ou un temps d’attente trop long, il prendra en
compte la présence du gestionnaire puisque c’est lui qui est chargé de réceptionner
les palettes et de les stocker. Le nombre de fournisseurs total étant important et leur
arrivée dépendant souvent de l’attente chez le client précédent et des problèmes sur
la route, nous pouvons émettre l’hypothèse que deux camions de fournisseur
peuvent éventuellement arriver en même temps alors qu’un seul quai est disponible.
Dans ce cas, le fournisseur n’aura d’autre choix que d’attendre.
A noter que si la mise en place du fichier « besoins semaine » est effective, nous
avons souligné qu’il était envisageable de regrouper les commandes. Le nombre de
déchargements sera ainsi réduit et les plages horaires seront plus faciles à fixer.
Dans le cas où l’application des plages horaires se révélerait complexe, la mise en
place de deux gestionnaires étend tout de même les plages horaires de réceptions à
toute la journée contre en matinée seulement à l’heure actuelle.

Le cahier des charges concernant l’ERP précise que « la saisie des réceptions
permet de mettre à jour le stock en temps réel » et « qu’il faut pouvoir indiquer une
date de réception et une limite horaire afin de faciliter le travail de la partie logistique,
si la limite horaire est dépassée pouvoir relancer ». En fixant des plages horaires
pour les livraisons et avec l’arrivée de l’ERP, il suffira d’enregistrer ces données dans
le progiciel qui se chargera d’informer le gestionnaire en cas de retard des
fournisseurs.

3.4.2 Libérer du temps au gestionnaire

En admettant que la société Iller prenne en compte les propositions

présentées, c’est le gestionnaire de stocks qui devra mettre à jour les fichiers Excel,
en assurer le suivi et fournir le conditionnement en emballages pour toute la journée,
en plus des tâches qu’il effectue actuellement. Nous avons vu que le gestionnaire a
déjà peu de temps pour réaliser toutes les tâches qui lui sont confiées. Même si
certaines tâches seront facilitées (les quantités d’emballages à commander par
exemple), les nouvelles procédures engageront du temps de la part du gestionnaire.
C’est pourquoi il devient indispensable de définir des priorités pour gagner en temps
et en efficacité. L’analyse du rôle du gestionnaire de stocks actuel démontre qu’il
s’occupe aussi de la réception des boyaux et des épices et de leur déplacement
jusqu’à un lieu de stockage différent de celui du magasin. Cette activité occupe une
partie de son temps de travail. Pourtant, il n’est responsable ni de leur gestion de
stocks ni de leurs commandes. Ce travail est réalisé par le personnel du cutter et du
poussoir. L’objectif étant d’avancer dans une logique d’optimisation des stocks, le
gestionnaire de stocks ne doit plus procéder à la réception des produits dont il ne
gère pas les stocks. C’est donc au personnel du cutter que ce travail va être confié.
Cette proposition libérera du temps au gestionnaire qui pourra se consacrer aux
tâches principales qui sont la gestion des stocks d’emballages.

D’autres propositions évoquées n’ont pas été adoptées. C’est le cas par
exemple de la condamnation du magasin par un système de clé ou de pass dont
seul le personnel habilité à opérer des entrées et des sorties d’emballages aurait la
possession. La proposition n’a pas abouti car le magasin joue le rôle de lieu de
passage pour certains services. De plus, bloquer le magasin reviendrait à rendre
inaccessible une sortie de secours. Une autre proposition consistait à recourir à une
entreprise de stockage externe ou de construire son propre entrepôt. Il s’agit de deux
solutions très onéreuses.
Il est raisonnable de commencer par optimiser la place au sein de la société Iller et
de mettre en œuvre une gestion de stocks efficace. Cependant, certaines références
de bobines de film sont tout de même déjà stockées en externe chez Feidt à
Molsheim. Si les ventes de produits continuent à s’accroître et les nouvelles
références à se multiplier, il n’y a pas de doute qu’à terme, la société Iller n’aura
d’autre choix que de recourir à une plate-forme logistique externe.

L’objectif d’optimisation des stocks nécessite une gestion rigoureuse puisqu’il

faut assurer la disponibilité des emballages pour répondre aux besoins des clients en
minimisant au maximum les coûts.
Pour que les propositions apportées fonctionnent de manière efficace, l’implication
de la direction de la société Iller est indispensable ; les différents responsables
doivent soutenir et promouvoir le projet et les acteurs principaux doivent s’impliquer
dans un esprit critique constructif.
Par ailleurs, les relations entre les différents services seront primordiales pour le
succès du processus. Lors de la mise en place de l’ERP prévue en janvier 2010,
toutes les activités de la société Iller seront connectées entre elles ce qui simplifiera
le transfert de données d’un fichier Excel à l’autre, aucune ressaisie ne devant être
faite.
Conclusion

La mise en place d’une équipe projet et l’informatisation sous l’ERP Vif pour le
1er janvier 2010 doivent permettre à l’entreprise de se restructurer. C’est dans ce
contexte de réorganisation que j’ai effectué mon stage. Les procédures de gestion de
stocks d’emballages n’étant pas définies, son fonctionnement repose sur des
habitudes acquises depuis des années.

Cette façon de travailler contribua à l’intérêt de ce stage même si elle rendit la

quête d’informations difficile à réaliser. D’un autre côté, il était aisé et même
préconisé de suggérer des propositions permettant d’optimiser la gestion des stocks.
Celles-ci entraînant des coûts financiers plus ou moins importants proposent une
meilleure organisation des flux physiques et des flux d’informations pour réduire les
coûts de stockage. La liberté d’action que l’on m’a confiée a favorisé l’esprit
d’initiative, ce qui m’a donné le sentiment de faire évoluer l’entreprise.

Les procédures émises s’inscrivent dans le futur paramétrage de l’ERP

puisque celui-ci requiert la reprise des données du système actuel. Les données qui
vont être utilisées par l’ERP doivent être correctes, cohérentes et complètes, sinon le
bon fonctionnement du système sera corrompu. C’est à long terme que le calcul du
retour sur investissement pourra se faire, lorsque la nouvelle organisation se sera
stabilisée. En effet, le personnel de la société Iller est amené à changer ses façons
de travailler pour que les procédures soient conformes aux processus prévus par
l’ERP.
Sources

Bibliographie 

 LASNIER Gilles. Gestion des approvisionnements et des stocks dans la chaîne

logistique. Hermès – Lavoisier, 2004.
 MOCELLIN Fabrice. Pratique de la gestion des stocks. Dunod, 2006.
 YANIV Gil. Combien Coûte le stock ? Logistiques Magazine, juin 2006, nº208,
p.58 à p.63.

Webographie 

 www.charcuterie-iller.com Charcuterie Iller

 www.e-marketing.fr E-Marketing
 www.guideinformatique.com Guide Informatique
 www.journaldunet.com Journal du Net
 www.logistiqueconseil.org Logistique Conseil
 www.lomag-man.org Logistique Magasinage Manutention

Autres sources 

 ILLER Charcuterie. Cahier des charges.

 GURGEY J-M. Cours de gestion de stocks, 2008-2009.
Annexes

Table des annexes

ANNEXE 1 : FAX DE COMMANDE DE CARTONS................................................35

ANNEXE 2 : RÈGLES DE STOCKAGE AVEC SPRINKLERS...............................36

ANNEXE 3 : FICHIER EXCEL « PROGRAMME JOURNALIER ».........................37

ANNEXE 4 : FICHIER EXCEL « BESOINS JOUR » 1ER ONGLET « PROD » 1/338
ANNEXE 4 : FICHIER EXCEL « BESOINS JOUR » 2E ONGLET « CARTONS » EN
VALEURS 2/3.......................................................................................................39
ANNEXE 4 : FICHIER EXCEL « BESOINS JOUR » 2E ONGLET « CARTONS » EN
FORMULES 3/3....................................................................................................40

ANNEXE 5 : FICHE DE STOCKS DES CARTONS 1/3.......................................41

ANNEXE 5 : FICHE DE STOCKS DES CARTONS 2/3.....................................413
ANNEXE 5 : FICHE DE STOCKS DES CARTONS 3/3.....................................414

ANNEXE 6 : RÈGLES DE FONCTIONNEMENT DE LA FICHE DE STOCK

44_TOC232589619

ANNEXE 7 : PROCÉDURE D’INVENTAIRE POUR LES EMBALLAGES 1/2. . .45

ANNEXE 7 : PROCÉDURE D’INVENTAIRE POUR LES EMBALLAGES 2/2. . .46

ANNEXE 8 : FICHIER EXCEL « BESOIN SEMAINE » 1ER ONGLET « PROD »

1/3 47
ANNEXE 8 : FICHIER EXCEL « BESOIN SEMAINE » 2E ONGLET « CARTONS »
EN VALEURS 2/3.................................................................................................48
ANNEXE 8 : FICHIER EXCEL « BESOIN SEMAINE » 2E ONGLET
« CARTONS » EN FORMULES 3/3......................................................................49

ANNEXE 9 : FICHIER EXCEL « STOCK MINI » 1ER ONGLET « PROD » 1/350
ANNEXE 9 : FICHIER EXCEL « STOCK MINI » 2E ONGLET « STOCK MINI » EN
VALEURS 2/3......................................................................................................51
Annexe 9 : fichier excel « stock mini » 2e onglet « stock mini » en formules 3/3. 52
Annexe 1 : Fax de commande de cartons
Annexe 2 : Règles de stockage avec sprinklers
Annexe 3 : fichier Excel « Programme Journalier »
Annexe 4 : fichier Excel « besoins jour » 1er onglet « prod » 1/3
Annexe 4 : fichier Excel « besoins jour » 2e onglet « cartons » en valeurs 2/3
Annexe 4 : fichier Excel « besoins jour » 2e onglet « cartons » en formules 3/3
ANNEXE 5 : Fiche de stocks des cartons 1/3
ANNEXE 5 : Fiche de stocks des cartons 2/3
ANNEXE 5 : Fiche de stocks des cartons 3/3
Annexe 6 : Règles de fonctionnement de la fiche de stock

REGLES DE FONCTIONNEMENT
DE LA FICHE DE STOCK

 Seul le personnel désigné est habilité à chercher du stock d’emballages et à

remplir la fiche de stocks

 La fiche de stocks doit être remplie à chaque opération d’entrée et de sortie

 Les fiches de stocks sont classées dans un classeur suivant les familles de
produits (cartons, étiquettes, films et barquettes) et séparées par un intercalaire

 Les fiches de stocks ne doivent pas être sorties des classeurs

 Les données chiffrées doivent être renseignées dans la ligne correspondant à la

référence de l’emballage

 La date exacte doit être précisée lors de chaque opération

 Les quantités sont écrites dans des unités de conditionnement précises :

- En palettes pour les cartons et les barquettes
- En rouleaux pour les étiquettes et les adhésifs
- En bobines pour le film

 Lorsque la ligne d’une référence est remplie, il convient d’utiliser une nouvelle
fiche de stocks vierge et d’y reporter le solde de TOUTES les références
Annexe 7 : Procédure d’inventaire pour les emballages 1/2

PROCÉDURE D'INVENTAIRE
POUR LES EMBALLAGES

- L’ESSENTIEL

- Choix d'une date et d'un horaire de début pour l'inventaire ;

- rangement du stock dans chaque zone (même emplacement pour un même
article) ;
- les emballages non conformes sont regroupés dans une même zone ;
- matérialiser les palettes au moyen d'une étiquette lisible et bien comprise (cf :
annexe) avec le numéro de référence, la désignation et l'unité de
conditionnement ;
- déstocker l’ensemble des emballages nécessaire pour la journée.

 LES ZONES DE STOCKAGE

Zones de stockage

 LE COMPTAGE

C’est le personnel responsable de la gestion des stocks qui se charge du comptage.

Annexe 7 : Procédure d’inventaire pour les emballages 2/2

Au moment de l'inventaire, pour s'assurer que le stock n'est compté qu'une seule
fois, il n'y aura aucune entrée ni sortie.

Feuille d’inventaire

 Avant tout comptage, il faut remplir le numéro de référence ;

 unités de comptage :
 cartons et barquettes : palettes
 étiquettes : rouleaux
 films : bobines
 adhésives : rouleaux
 une fois l’ensemble des quantités d’un même article compté, les fiches sont
signées par l’inventoriste.

 VALIDATION

Il faut comparer pour chaque référence les quantités comptées et les quantités
théoriques (cf : fiche de stocks). Pour les articles faisant ressortir des différences
significatives, il est nécessaire d'effectuer un nouveau comptage afin de s'assurer de
l'exactitude des quantités recensées. Le cas échéant, il convient de rechercher les
raisons des écarts constatés avant la validation des quantités comptées.

RESPECTEZ LES CONSIGNES

Annexe 8 : fichier Excel « besoin semaine » 1er onglet « prod » 1/3
Annexe 8 : fichier Excel « besoin semaine » 2e onglet « cartons » en valeurs 2/3
Annexe 8 : fichier Excel « besoin semaine » 2e onglet « cartons » en formules
3/3
Annexe 9 : fichier Excel « stock mini » 1er onglet « prod » 1/3
Annexe 9 : fichier Excel « stock mini » 2e onglet « stock mini » en valeurs 2/3

Annexe 9 : fichier Excel « stock mini » 2e onglet « stock mini » en formules 3/3
Résumé

Forted’un
d’unsite
sitede
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12 000m² m²situé
situéààAltorf,
Altorf,lala
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Illerfabrique
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