Formation BTS Hébergement

Cours : Gestion de la réservation et de l’hébergement

Chapitre 3 : Différents types de plannings de réservation
Pour pouvoir prendre correctement une réservation, le réceptionniste doit avoir
en sa possession plusieurs documents :
- les plannings
- la fiche de réservation.

1) Qu’est ce qu’un planning ?

Dans une entreprise, il est important de ne pas avancer à l’aveuglette et
de faire des prévisions pour anticiper les différentes actions à mener.
Pour une entreprise qui désire se développer, la construction du
planning est une étape très importante. En effet, il représente toutes les
actions à mettre en œuvre pour constituer un plan du type qui, quoi, où,
quand, comment, combien.  Ainsi l’entreprise pourra avoir toutes les
réponses à ses questions pour atteindre ses objectifs.
pour résumer
Le planning est un document qui permet de représenter les relations
entre les tâches à effectuer et les ressources disponibles au fil du temps.

LA DIMENSION TEMPS DANS LE PLANNING :

La dimension temps est très importante dans le planning réalisé. On

parle alors de planification. Elle décrit toutes les tâches que comprend le
planning de façon chronologique en suivant donc une évolution dans le
temps.
Ainsi, en prenant en compte cette dimension, on peut classer les tâches
en fonction de leur priorité et accorder de l’importance au poste «
ressources » qui peut, très bien, être limité.

LES AUTRES DIMENSIONS DU PLANNING

Comme nous l’avons vu, un planning se construit du type qui, quoi, où,
quand, comment, combien. Ainsi, nous comprenons qu’en plus de la
dimension temporelle, d’autres dimensions sont importantes. Il est donc
question aussi bien des objectifs du projet (Quoi), que des ressources
(Qui) et la manière d’atteindre les objectifs (Comment).
Les plannings dans l’hôtellerie :
Il est nécessaire de planifier les réservations afin de connaître à tout instant les
disponibilités pour les jours à venir. Le choix du planning dépend de la structure
de l’établissement. Il existe principalement deux types de planning :
 par numéro de chambre,
 par type de chambre.

2) Le planning par numéro de chambre  (mensuel) :

 Ce type de planning convient aux établissements de petite capacité (50

chambres) et dont le confort des chambres est assez diversifié.
Son utilisation est fastidieuse, voire impossible dans les établissements de
grande capacité.

X : 1 lit d’une personne

XX : 2 lits d’une personne
O : 1 lit de deux personnes
D : douche
B : bain

3) Le planning par type de chambre (mensuel) :

Ce type de planning convient aux établissements de grande capacité. Dans ce

cas, les chambres sont regroupées par type selon leur équipement.
La gestion de ce planning permet de connaître rapidement les disponibilités par
type de chambre.
L’attribution des numéros de chambre se fait, la plupart du temps, lors de
l’arrivée du client ou juste avant (le matin)

4) Le planning d’occupation journalière (journalier):

Il permet de connaître, pour une journée définie, les clients qui seront présents
dans l’hôtel (clients en recouche, clients attendus et clients arrivés).
La plupart du temps, les hôtels utilisent un code couleur :
-         clients en recouche : en rouge,
-         clients arrivés : en noir,
-         clients attendus : au crayon de bois

5) LA FICHE DE RESERVATION 
 Elle va permettre de :
 Recenser différents éléments concernant le client et son futur séjour à
l’hôtel,
 D’aider la réservation lors de la prise de réservation.
 
La fiche de réservation est utilisée pour prendre une réservation, la modifier ou
l’annuler.
Quel que soit la fiche de réservation (manuscrite ou informatique), on doit
toujours retrouver les zones de renseignements suivantes :
- les modalités de séjour,
- les coordonnées du client,
- les conditions de réservation, de facturation avec les coordonnées de
l’intermédiaire éventuel,
- les informations pour les services internes de l’hôtel.
 
Les rubriques sont disposées en tenant compte du déroulement logique de la
prise de réservation.
Exemple de fiche de réservation :