L’organisation comptable

Les services comptables reçoivent les documents de

base (factures, bulletins de paie, relevés bancaires, JOURNAL
déclarations d’impôts…) ; ils vont être enregistrés dans
(enregistrement chronologique)
l’ordre chronologique au JOURNAL.

Les inscriptions portées au journal sont reportées au

GRAND-LIVRE (ensemble des comptes classés par GRAND-LIVRE
nature : achats, ventes, immobilisations…). Pour chaque
compte : (ensemble des comptes)
- Enregistrement des débits et crédits ;
- Calcul du solde en fin de période
Les « Total débit » ou « Total crédit » et les soldes de chaque BALANCE
compte sont reportés dans la BALANCE. - Avant inventaire
À partir de la balance après inventaire, le comptable établit le - Après inventaire
Bilan et le compte de résultat.

1. Le journal

Le journal est un document comptable qui enregistre, de façon chronologique et continue, toutes les opérations
économiques effectuées par l’entreprise au cours d’une période souvent appelé exercice.

Quelle que soit l’opération enregistrée, il est obligatoire de préciser :

· La date de l’opération ;
· L’imputation de chaque compte au débit ou au crédit (c’est-à-dire le compte dans lequel la somme doit être
inscrite) ;
· Le montant de l’opération ;
· La référence de la pièce justificative (libellé), qui sert de base à l’enregistrement de l’opération (facture,
souche de chèque…).

Le journal, désigné par le Plan Comptable Général (PCG) sous la dénomination de livre-journal, doit être tenu sans
blanc ni altération, coté et paraphé afin de fournir rapidement un moyen de contrôle des écritures comptables. En
revanche, il n’existe pas de forme particulière à respecter : il peut être manuscrit ou numérique (par exemple, sous
la forme d’un fichier informatique ou d’un registre relié).

L’enregistrement au journal
Soit une vente de marchandises à crédit au client DUPONT le 12/05/N, facture n°2011. Montant HT : 5 000 € ;
TVA à 20 %.

Intitulé des Date de Sommes

N° des comptes l’opération Au débit
débités comptes 12/05/N Au
411.01 Client - DUPONT 6 000
707 Ventes de marchandises 5 000
44571 TVA collectée 1 000
(Facture n°2011)

N° des
Libellé
comptes crédités
Les opérations comptabilisées dans les journaux comptables doivent être équilibrées selon le principe de la partie
double : Crédit = Débit.

Donc pour l’ensemble des opérations d’une période inscrites au journal :

Total débit du journal = Total crédit du journal

X/X/N

X/X/N

X/X/N

X/X/N

TOTAL X X
JOURNAL

Le journal peut être déclinés en journaux auxiliaires qui regroupent les écritures comptables liées aux mouvements
d’un seul compte :
· Journal auxiliaire Banque · Journal auxiliaire Ventes
· Journal auxiliaire Caisse · Journal auxiliaire TVA
· Journal auxiliaire Achats · Journal auxiliaire de frais généraux, OD, etc.

En cas de contestations entre commerçants, le journal peut être un moyen de preuve pour le Tribunal de commerce.
En revanche, l’absence ou la tenue erronée d’un journal peut entraîner des sanctions pénales contre le commerçant
qui n’aura pas satisfait aux exigences du Code du Commerce.

Les inscriptions portées au journal doivent être reportées dans le GRAND-LIVRE

2. Le grand-livre

Le grand-livre est un document obligatoire qui reprend généralement l’ensemble des comptes tenus dans une
comptabilité. Il n’est soumis à aucun formalisme particulier : la cote et le paraphe ne sont pas exigés. Cependant,
dans un souci de simplification lors des recherches, le classement des comptes dans le grand-livre généralement
l’ordre du Plan Compte.

Le grand-livre doit recenser tous les comptes de la comptabilité de l'entreprise pour y présenter l'intégralité des
mouvements comptables, dans l'ordre chronologique où ils ont lieu. Il doit être rempli sans espace vide ni rature ni
altération d'aucune sorte.
Chaque opération est enregistrée comme débit ou comme crédit, avec le montant correspondant. La somme totale
au crédit doit être égale à la somme totale au débit. En fin de périodes, les soldes doivent être calculés pour chaque
compte.
 Si Total débit > Total crédit : SOLDE DÉBITEUR
 Si Total débit < Total crédit : SOLDE CRÉDITEUR

Il se présente, généralement, sous la forme de « compte en T ».

D 411.01 – Client C D 707 – Ventes de C D 44571 - TVA collectée C

DUPONT marchandises
2 300 (03/02) 4 400 (30/04) 4 000 (14/01) 82 000 (08/01) 800 (14/01) 16 400 (08/01)
12 700 (20/04) . . 5 000 (12/05) . 1 000 (12/05)
6 000 (12/05) . . . . .
. . . 48 500 (29/10) . 9 700 (29/10)
. . . . . .
SD : 37 000 . . . .
SC : 422 500 SC : 84 500

Le grand livre peut se diviser en :

· Un Grand livre général
· Un Grand livre auxiliaire : qui contient par exemple un compte individuel pour chaque client et chaque
fournisseur

Le grand livre fait partie des documents obligatoires et il faut le conserver pendant 10 ans après le dernier
enregistrement.

Les comptes sont ensuite reportés dans la BALANCE

3. La balance

La balance est un récapitulatif des comptes (grand-livre) qui existent dans une comptabilité à une date donnée.
Elle fait apparaître le solde de chaque compte, qui peut être débiteur ou créditeur.
Une balance générale doit contenir les éléments suivants : les numéros du compte, les intitulés des comptes, les
montants des débits, les montants des crédits, solde débiteur du compte ou solde créditeur du compte.

BALANCE DES COMPTES

Numér Totaux Soldes
Intitulés des comptes
o Débit Crédit Débiteur Créditeur
101 Capital

411 Clients 592 000 553 000 39 000

44571 TVA collectée 18 460 102 960 84 500

…
 707 Ventes de marchandises 92 300 514 800 422 500

TOTAUX : X X Y Y
La balance comptable n’est pas un document obligatoire dans le droit comptable. Toutefois, elle représente un
moyen de contrôle à disposition du commissaire aux comptes et de vérification périodique pour l’entreprise.

Les soldes affichés dans la balance générale vont permettre au comptable de dresser le bilan et le compte de résultat
de l’entreprise.

LA BALANCE AUXILIAIRE
La balance auxiliaire ne recense que les comptes clients (comptes auxiliaires rattachés au compte 411) ou les
comptes fournisseurs (comptes auxiliaires rattachés au compte 401).
Une balance auxiliaire doit présenter le numéro de compte du tiers, sa dénomination, son solde à l’ouverture de
l’exercice, le total des débits, le total des crédits et son solde à la clôture de l’exercice.

Comptes Solde à Total des Total des Solde à la

Clients
clients l’ouverture débits crédits fermeture

411.01 DUPONT 17 000 32 000 12 000 37 000

411.02 VANDENBROUK 0 30 000 28 000 2 000

411.03 FELLAH 3 000 92 000 95 000 0

… … … … …

TOTAUX : 25 000 567 000 553 000 39 000

Les sommes portées dans la colonnes « Total des crédits » sont celles réglées par les clients pendant la période.
Le montant affiché dans le total des soldes à la fermeture est le solde qui apparaît dans la balance générale et le
bilan.

LA BALANCE ÀGÉE
La balance âgée reprend les informations figurant dans la balance auxiliaire mais de manière plus étayée : elle
ventile les créances et les dettes en fonction de leur échéance de règlement et de leur caractère échu ou non échu.

Non Échues
Créances TOTAL
Clients échues
totales 0-30j 30-60j 60-120j +120j retard
- 30 jours

DUPONT 37 000 5 000 1 000 15 000 8 000 8 000 32 000

13,51 % 2,70 % 40,54 % 21,62 % 21,62 % 86,48 %

VANDENBRO 0 0 0 1 000 1 000 2 000

2 000
UK
0,00 % 0,00 % 0,00 % 50,00 % 50,00 % 100,00 %

FELLAH 0 0 0 0 0 0 0
0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 %

TOTAUX : 39 000 5 000 1 000 15 000 9 000 9 000 34 000

12,82 % 2,56 % 38,46 % 23,08 % 23,08 % 87,18 %

Les « créances non échues » font apparaître les créances encore existantes à la fin de la période mais dont le délai
de paiement accordé n’a pas été dépassé. S’il convient de les suivre attentivement, elles ne doivent faire l’objet
d’aucune procédure.
A contrario, les « créances échues » font apparaître les créances encore existantes à la fin de la période mais dont le
délai de paiement accordé a été dépassé. L’encours des créances échues est réparti dans plusieurs colonnes définies
pour éclaircir l’utilisateur sur la criticité de la situation. Il est habituel de mettre en place 4 colonnes qui
correspondent aux principales étapes du processus de recouvrement amiable puis contentieux (conciliation, relance
écrite, mise en demeure, procédure judiciaire).

 Le Client DUPONT affiche dans la balance auxiliaire un « Solde à la fermeture » de 37 000 €. Parmi
celles-ci :
- 5 000 € ne sont pas échus ;
- 32 000 € de la créance aurait dû être honorés.

La balance âgée permet ici de constater, notamment, que le Client DUPONT n’a pas honoré des créances échues de
plus de 4 mois (8 000 €). Couplées aux créances du Client VANDEBROUK, ce sont 9 000 € qui vont peut-être
faire devoir l’objet d’un provision pour perte. Le client FELLAH, lui, ne présente aucune anomalie.

La balance âgée permet aussi de mettre en évidence le

« Taux de retard de paiement » (ici, 87,18 % des
créances) et de le décliner par tranche de retard, ce
qui procure une analyse beaucoup plus fine.

En effet, un taux de retard élevé est un moindre mal

si les créances sont échues depuis peu. Par contre, si
le taux est correct mais correspond à des créances
anciennes, la situation est beaucoup plus sérieuse. Le
cas présent, il est beaucoup trop élevé ! Ce qui est en
parti dû à la situation du Client DUPONT dont la
créance totale (37 000 €) est quasiment entièrement
échue (86,48 %).

La balance âgée permet donc de faire un état des

lieux des créances clients de l’entreprise (et des
dettes fournisseurs), ; elle peut ainsi organiser et prioriser les actions de relance et de contrôler la performance afin
d’éviter les trop nombreux impayés.

Elle est utile également pour déterminer le montant de provisions pour créances douteuses qui sont pour une partie
fonction de l’ancienneté des créances.

4. Schéma comptable dans une organisation complexe

Dans une organisation complexe, le journal peut être détaillé en plusieurs journaux auxiliaires (journal des
achats, journal des ventes, journal des OD…) dans lesquels sont enregistrés chaque opération au jour le jour. Ces
journaux auxiliaires sont ensuite récapitulés dans le journal comptable de l’entreprise. Et l’organisation comptable
suit son cheminement classique.

Journal des Journal des Journal de Journal des

JOURNAL
achats ventes banque OD

... ... GRAND-

Grand-livre Grand-livre
auxialiire des auxiliaire des
achats ventes LIVRE
BALANCE
- Avant inventaire
- Après inventaire