INTERNATIONAL FRIENDSHIP SERVICE

I.F.S

INTERNATIONAL FRIENDSHIP
SERVICE
Organisation Non Gouvernementale

GUIDE DES ELUS

DES GECRES

ABIDJAN- JANVIER 2004

INTERNATIONAL FRIENDSHIP SERVICE (I.F.S)

Organisation Non Gouvernementale
Adresse/address : 19 BP 1514 Abidjan 19 - Côte d’Ivoire TEL : +(225) 05 76 09 67 FAX : +(225) 20 21 59 74

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 COURRIEL / E-MAIL : ongifs@mailcity.com
Autorisation N° : 194/INT / ATP/AGP/5

I. INTRODUCTION

II. LES PRINCIPES COOPERATIFS

III. LES ORGANES DE GESTION

IV. ROLE ET RESPONSABILITES DES ORGANES

V. FONCTIONNEMENT D’UN GECRES

VI. LA TENUE D’UNE REUNION

VII.CONCLUSION

1
 I.INTRODUCTION
Le Groupe d’Epargne et de Crédit Solidaire accompagnée (GECRES)
est un intermédiaire privé et coopératif. L’adhésion y est libre et volontaire.
Elle appartient à ses membres, qui la gèrent démocratiquement. Elle
constitue ainsi le creuset de l’éducation économique et coopérative de ses
membres.

Elle vise à répondre aux besoins financiers de tous ses adhérents

hommes, femmes, jeunes, vieux, pauvres par l’incitation à l’épargne, par
des prêts aux membres ou tout autre modalité ,décidée par eux.

Afin d’être en mesure d’assurer la satisfaction la meilleure et la plus

durable à ses membres, la coopérative se préoccupe de sa stabilité
financière propre et pour se faire doit atteindre une gestion profitable sur
une base permanente (excédent des revenus sur les dépenses).

Elle a pour mission de rendre disponibles sur place, à l’ensemble

de la population qui voudra y adhérer, des services financiers aux
meilleures conditions, tout en permettant à la Caisse d’assurer ses frais
de fonctionnement, et tout en assurant l’éducation économique de ses
membres.

Pour assurer sa stabilité financière et pour garantir sa pérennité le

GECRES à travers son Assemblée Générale doit mettre en place une
équipe de gouvernance la plus efficace possible et connaissant bien leur
rôle et leur responsabilité. Il s’agit du Conseil d’Administration (CA), du
Comité de Crédit (CC) et du Conseil de Surveillance (CS).

LES PRINCIPES COOPERATIFS

2.1 Définition d’une coopérative

Une coopérative est une association de personnes volontaires

porteuses de besoins communs qui opte de créer et de gérer
démocratiquement une entreprise afin de satisfaire en commun leurs
besoins.

Les caisses villageoises d’épargne et de crédit autogérées

accompagnées sont coopérative d’épargne et de crédit. Donc d’après ma
définition d’une coopérative doivent être gérées démocratiquement
suivant les principes coopératifs ci-après :

Premier principe : Adhésion libre, volontaire et ouverte à tous :

2
 Les GECRES sont des organisations fondées sur le volontariat et
ouvertes à toutes les personnes aptes à utiliser leurs services et
déterminées à prendre leurs responsabilités et tant que membre et ce,
sans discrimination fondée sur le sexe, l’origine sociale, la race,
l’allégeance politique et la religion.

Deuxième principe : pouvoir démocratique exercé par les membres.

Les GECRES sont des organisations démocratiques dirigées par

leurs membres qui participent activement à l’établissement des politiques
et à la prise de décisions. Les hommes et les femmes élus comme
représentants des membres sont responsables devant eux. Dans les
coopératives de premier niveau, les membres ont des droits de vote
égaux en vertu de la règle « un membre, une voix ».

Troisième principe : Participation économique des membres

Les membres contribuent de manière équitable au capitale au

capital de leurs GECRES et en ont le contrôle.
Une partie au moins de ce capital est habituellement la propriété
commune de Le GECRES
Les membres bénéficient habituellement que d’une rémunération limitée du
capital souscrit comme condition d’adhésion.
Les membres affectent les excédents à tout ou partie des objectifs
suivants :
·0 Le développement de leur GECRES , éventuellement par la dotation
aux réserves dont une partie au moins n’est pas partageable ;
·1 Des ristournes aux membres en proportion de leurs transactions avec
la .
·2 Et le soutien d’autres activités approuvées par les membres.

Quatrième principe : Autonomie et indépendance

Les GECRES sont des organisations autonomes d’entraide, gérées
par leurs membres. La conclusion d’accord avec d’autres
organisations, y compris des gouvernements, ou la recherche de
fonds à partir de sources extérieures, doit se faire dans des conditions
qui préservent le pouvoir démocratique des membres et maintiennent
l’indépendance de leur GECRES.

Cinquième PRINCIPE : Education, formation et information

Les GECRES fournissent à leurs membres, leurs dirigeants élus, leurs
gestionnaires et leur employés l’éducation et la formation requises pour
pouvoir contribuer effectivement du développement de leurs GECRES. Elles
informent le grand public, en particulier les jeunes et les leaders d’opinion sur
la nature et les avantages du GECRES.

3
 Sixième principe : coopération entre les GECRE

Pour apporter un meilleur service à leurs membres et renforcer le

mouvement coopératifs, les GECRES oeuvrent ensemble au sein de
structures locales nationales, régionales internationales.

Septième principe : engagement envers la communauté

Les GECRES contribuent au développement durable de leur communauté

dans le cadre d’orientations approuvées par leurs membres.
D’après ces principes un GECRES est donc :

·3 Une entreprise financière contrôlée par une association de personne

·4 Une association composée de copropriétaires épargnants et
emprunteurs (propriétaires et usagers)
·5 Une entreprise financière aux objectifs différents d’une banque,
cherchant à maximiser l’avantage coopératif des membres par le
biais de leurs épargnes et/ou de leurs emprunts
·6 Une entreprise fonctionnant selon des règles particulières.

Ainsi Ie GECRES se distingue des autres formes d’organisations par :

·7 La propriété : le membre participe à la majorité du GECRES en souscrivant

au nombre de parts sociales défini dans les statuts et les règlements de la
coopérative.
·8 Le pouvoir : le mode de participation au pouvoir de décisions dans un
GECRES est calqué sur le mode de fonctionnement de la démocratie
parlementaire. Peu importe le nombre de parts sociales que détient
chacun des membres ou le volume d’affaires réalisé avec le GECRES, la
règle « une personne - un vote » doit être respectée.
·9 Le résultat : les excédents et tout autre avantage créés par le GECRES sont
répartis entre ses membres (usagers) en proportion de l’utilisation que
chacun a faite de ses services.

III.LES ORGANES DE GESTION DU GECRES

4
 L’Assemblée Générale AG

Le Conseil d’Administration CA

Le Comité de Crédit CC

Le Conseil de Surveillance CS

Le CA, le CC et les CS émanent de l’AG et s’y rapportent. Ces Organes

sont nécessaires et constituent l’organigramme de base d’un GECRES. Il y a
aussi le Comité technique composé d’un (e) gérant (e) et d’un (e) caissier (e) qui
est l’organe d’exécution du GECRES.

Assemblée Générale des membres

5
 Conseil Conseil de
Comité de Credit D’Administration Surveillance

Comité technique

Le CA une fois élu choisi les deux employés appelés comité technique (gérant et
caissier) qu’il soumet à l’appréciation de l’Assemblée Générale.

1. L’Assemblée Générale
L’Assemblée Générale est l’instance suprême du GECRES. Elle
constitue le lieu d’expression directe de la démocratie coopérative.

Composition :
·1 Elle est la réunion de tous les membres ou de leurs délégués
·2 Tous les membres ont un droit égal d’y participer et d’y intervenir.

Rôle :
L’Assemblée générale est souveraine dans la gouverne du GECRES. Tous les
autres comités sont responsables devant elle directement. Outre les fonctions
et les pouvoirs qui lui sont spécifiquement conférés par la loi, l’Assemblée a
pour rôle :
4. de créer les organes
5. d’élire les dirigeants
6. de s’assurer que les réalisations des orientations et des objectifs
financiers et sociaux économiques répondent aux besoins réels des
membres et du milieu.

Responsabilités
Les principales responsabilités de l’Assemblée Générale sont les
suivantes :
·1 adopter ou rejeter les rapports du CA et du CS
·2 adopter les règlements intérieurs et statuts
·3 modifier les règlements intérieurs
·4 prendre les décisions sur la répartition des excédents
·5 discuter de tout point inscrit à l’ordre du jour par le CA
·6 accepter de nouveaux membres ou exclure des anciens membres

6
 1. Le Conseil d’Administration
Composition :
Il est composé de cinq membres :
1- un (e) Président (e)
2- un (e) Vice-Président (e)
3- un Secrétaire
4- un responsable à l’information et à l’organisation
5- un conseiller

le nombre de membres est toujours impair.

Rôle :

Le Conseil d’Administration administre le GECRES dans une perspective

globale et dans l’intérêt de tous les membres.
-46 Orienter
-47 planifier
-48 administrer
-49 contrôler

Responsabilités

-50 Assurer l’exécution des décisions issues de l’Assemblée Générale

-51 Convoquer et présider les réunions et Assemblées Générales
-52 Représenter la structure à l’intérieur comme à l’extérieur
-53 Elaborer le projet du budget, plan d’action, les projets d’ordre du jour des
réunions et AG et les rapports d’activités
-54 Représenter le GECRES à la justice et dans les actes de la vie civile.
-55 Organiser des journées de sensibilisations et d’information des
populations dans les villages et même dans les hameaux.
-56 Etre l’ordonnateur du budget
-57 Veiller à la propreté du GECRES.
-58 Recruter et licencier le comité technique (gérant et caissier)

1. Le Comité de Crédit

Composition

Il est composé de cinq membres :

2. une Présidente
3. un secrétaire

7
 4. un rapporteur
5. membres

Rôle

Les principales fonctions du Comité de Crédit sont les suivantes :

-46 mettre en application la politique de crédit adopté par l’assemblée
générale
-47 étudier les demandes de crédit pour avis motivé
-48 assurer le recouvrement des prêts consentis
-49 évaluer les activités de crédit

Responsabilités

Les principales responsabilités du comité de crédit sont les

suivantes :
-50 formuler les recommandations sur les politiques de crédit
-51 définir les objectifs à atteindre en matière de crédit
-52 adopter des pratiques de crédit ( tout petit crédit aux femmes)
-53 contrôler les prêts consentis par la délégation
-54 recevoir et évaluer les demandes de crédit
-55 procéder à l’évaluation de la volonté et de la capacité de rembourser de
l’emprunteur
-56 approuver les demandes de crédit et fixer les termes et conditions qui s’y
rattachent
-57 effectuer le suivi des prêts et tout mettre en œuvre pour recouvrer les prêts
en retard
-58 déclarer au conseil de surveillance du GECRES les prêts consentis aux
membres des organes et leurs alliés
-59 tenir aussi comme gérant un cahier de suivi de crédit
-60 comparer les résultats aux objectifs définis
-61 proposer des solutions aux difficultés rencontrées

1. Conseil de surveillance
Il est habituellement composé de 3 personnes :
1- un Président
2- un Secrétaire
3- un Rapporteur

Rôle :

8
 Le conseil de surveillance est le représentant de l’assemblée générale. Il
veille à ce que les besoins des membres soient pleinement satisfaits. Il
possède un double mandat de vérification et de conseil auprès du
GECRES

A titre de vérification, il doit :

·1 Opérer des contrôles réguliers et doit vérifier si les opérations du GECRES
respectent la loi, les règlements et les règles de déontologie. Il a droit
de regard sur tous les documents du GECRES.
·2 Veiller à ce que le GECRES réalise sa double mission financière et socio-
économique et à ce qu’elle soit le plus près possible de ses membres et
de son milieu.

A titre de conseil, il doit :

Fournir des recommandations, des suggestions et des avis au Conseil
d’Administration et au Comité de Crédit ainsi qu’au gérant en vue
d’améliorer le service et la relation avec les membres.

Responsabilité du Conseil de Surveillance :

Les principales responsabilités du Conseil de Surveillance sont les

suivantes :
·3 Faire des observations et des recommandations sur le fonctionnement
général du GECRES (par exemple sur le budget, les dépenses, la
qualité des crédits accordés etc)
·4 Evaluer le niveau de satisfaction des membres
·5 Rédiger les rapports de suivi et de contrôle
·6 Vérifier les opérations du GECRES
·7 Contrôler les prêts consentis aux membres et alliés
·8 Traiter les plaintes des membres
·9 Contrôler les suivis des décisions prises par l’Assemblée Générale
·10 Assurer le contrôle et la régularisation des situations de conflits d’intérêt

1. Remarques

Nous avons vu dans la partie précédente le rôle spécifique des divers

organes du GECRES. Les dirigeants qui ont été élus par l’Assemblée
Générale pour siéger au Conseil d’Administration, au Comité de Crédit et au
Conseil de Surveillance doivent remplir les mandats qui sont confiés à ces
organes. Ils jouent un rôle de premier plan dans la vie du GECRES. Un
adage populaire veut "qu’un GECRES n’est jamais meilleure que ses

9
 dirigeants". Ces derniers se doivent d’être crédibles, impartiaux, honnêtes,
compétents et représentatifs de leur milieu, dépositaires de la confiance des
membres, les élus veille à se que des pratiques de saine gestion soient mise
en place.

2. Rôle et responsabilité des comités techniques (CT) :

Le comité technique composé de trois (3) personnes choisies par le CA

a pour rôle :
-46 d’assurer la tenue à jour de la comptabilité et des registres
obligatoires.
-47 d’assurer les opérations d’encaissement et de décaissement des
fonds.
-48 d’établir les états financiers (statistique, bilans et compte de résultat)
-49 de rendre compte au Conseil d’Administration et à l’Assemblée
Générale

Les qualités à rechercher pour un gérant et caissier :

-50 De bonnes connaissances techniques en comptabilité de base, en tenue
des registres et sur la préparation des états financiers
-51 Des attitudes appropriées (sens de l’écoute, respect, disponibilité et
motivation)
-52 Des aptitudes liées au contexte coopératif d’entreprise (capacité
d’information de diffusion)
-53 Des qualités morales personnelles dont l’intégrité est certes la plus
indispensable
-54 La confiance et le respect que lui témoigne la population.

Alors si tel est le rôle du gérant et caissier et la qualité rechercher,

comment les choisir ?

L’approche privilégié sans minimiser le rôle très important des dirigeants,

consiste de manière à ce que le gérant et le caissier soient les plus aptes et les
mieux sur les aspects de gestion des opérations de la GECRES. Ces personnes
doivent être intégrées, dévouées et appliquées. La dimension sociale de son
engagement doit être présente.

IV. LE FONCTIONNEMENT DU GECRES

Le fonctionnement du GECRES est autogéré.

1. L’adhésion
Pour être sociétaire ou membre, il faut :
1 Etre membre d’un GECRES

10
 2 Etre membre du GF ou y avoir un proche qui soit un membre exemplaire
au niveau des travaux et rencontres initiées par sa structure
3 Etre un bon épargnant
4 Avoir une bonne renommée en matière de crédit dans le village
5 Etre motivé à investir dans une activité génératrice de revenus
6 Avoir une expérience reconnue dans l’activité dans laquelle
l’investissement va se faire
7 Résider de manière régulière dans le village depuis plus de deux (2) ans
8 Etre originaire du village ou de la région
9 Ne pas être fonctionnaire ou salarié
10 Avoir de l’harmonie au sein de son foyer ou famille
11 Le montant du crédit à octroyer au membre ne doit pas dépasser trois (3)
fois son épargne à moins qu’il présente un avaliseur qui, lui, met son
épargne en nantissement.

Les opérations d’adhésion sont enregistrées dans le registre des

sociétaires et le registre des opérations, brouillard et dans le carnet de
versement.
1. Epargne au GECRES :

Tout Membre est tenu d’épargner au GECRES, à l’adhésion et à tout

moment. Le dépôt minimum est fixé à un minimum de 100 à 500F. il existe deux
sortes d’épargne au GECRES :
-46 Des dépôts à vue retirables à tout moment sans intérêts ;
-47 Des dépôts à terme retirables après 6 mois au moins avec un intérêts
de 6% l’an payable après la tenue de l’Assemblée Générale Ordinaire
de l’exercice concerné.
Les principales ressources du GECRES demeure les parts sociales et
l’épargne des membres qui sont utilisées pour octroyer des crédits aux
membres.

Les opérations d’épargne font l’objet d’enregistrement par le gérant dans

le carnet de versement, les fiches individuelles, les livrets d’épargne, le brouillard
et le registre des opérations.

De même que les retraits d’épargne concernant ces mêmes documents

sauf que le carnet de versement sera remplacé par le carnet de retrait.

1. Le Crédit :

Le sociétaire épargnant qui désire bénéficier d’un crédit adresse un

dossier de demande de crédit constitué d’un imprimé, au (à la) président(e) du
GECRES.

Ce dossier déposé auprès du gérant du GECRES est transmis à la

présente du CA qui l’envoi au Comité de Crédit pour étude et proposition. Le

11
rapport d’étude du comité de crédit consigné sur la fiche d’appréciation des
demandes de crédits est déposé au CA pour appréciation et autorisation à
donner au gérant en vue du crédit qui vient retirer son crédit chez le gérant et en
présence des élus.

Lors de l’étude du dossier de crédit pour avis motivé, les critères suivants
doivent être respectés :

-46 La garantie proposée doit être notifiée dans la demande

-47 Etre sociétaire et bon épargnant
-48 Avoir une bonne renommée en matière de crédit dans le village
-49 Avoir de l’harmonie au sein de son foyer
-50 Avoir prévu une activité dans laquelle vous avez de l’expérience
-51 Le montant de crédit ne doit pas dépasser deux fois l’épargne de
l’emprunteur à d’un et d’un avaliseur épargnant.

Le taux d’intérêt sur crédit est fixé à 30% l’an soit 25 F pour 1.000 F le
mois.

Le GECRES finance les activités génératrices de revenu, telles que :

1- La transformation des produits agricoles
2- Le petit élevage
3- Le petit commerce des femmes
4- La collecte, l’achat et la revente des produits agricoles
5- L’agriculture
6- Toutes autres activités économiques à court cycle
7- La pêche artisanale
Le GECRES ne fait pas de crédit pour les dépenses sociales telles le
mariage, le baptême, les cérémonies funèbres, etc…, compte tenu des risques
d’impayé que ces types de crédit présentent.

A chaque opération de crédit, un contrat de crédit est signé par

l’emprunteur et consigné par la présidente du CA, un membre du comité de
crédit, le gérant et la caissière.

La durée de crédit varie entre 1 et 12 mois, mais un portefeuille composé

d’une série de petits crédits à court terme est moins risqué qu’un portefeuille
plus concentré dans les mains de quelques gros emprunteurs.

Il est exigé que les gérants soient présents lors des études de dossiers
de crédit pour éviter un dérapage dans l’octroi de crédit.

En plus des critères cités si haut le comité de crédit doit savoir que la
qualité des prêts doit absolument primer sur la quantité. Cela veut dire qu’ils
doivent suivre les principes suivants lors de l’étude :

12
 -46 Il faut identifier chez l’emprunteur deux sources distinctes et
indépendantes de remboursement ;
-47 L’intérêt de l’emprunteur ne doit faire aucun doute ;
-48 Le type de financement doit être en relation avec le but du prêt ;
-49 Le suivi des prêts et la documentation sont aussi importants.

Il faut noter que le suivi de crédit est une fonction très importante du
comité de crédit et même des autres organes. Lorsqu’un prêt est en retard, la
CRECA doit prendre rapidement des mesures pour régulariser la situation.

1. La gestion quotidienne du GECRES

La gestion quotidienne du GECRES est confiée à un comité technique

composé d’un(e) gérant(e) et d’un(e) caissier(e).

Le gérant s’occupe de la transcription de toutes les activités de la caisse

dans les documents de gestion. A ce titre il ne doit pas manipuler l’argent.

La caissière par contre s’occupe des opérations financières à savoir

l’encaissement et le décaissement des fonds qu’elle enregistre dans les cahiers
de caisses et en fin de journée d’ouverture faire son billetage dans un cahier de
billetage.

V. ADMINISTRATION QUOTIDIENNE DU GECRES

L’Administration quotidienne sous-entend des approches de solutions

aux problèmes quotidiens du GECRES. Ceux-ci sont divers et variés. Nous
avons retenu de traiter ici certains nombre que nous jugeons importants.

1 Comment organiser et diriger une réunion y compris une

Assemblée Générale
Matériel :
Un cahier de réunion de 100 pages ou un registre de procès-verbal

La réunion, rappelons-le, correspond à une séance de travail des

membres de CA entre eux ou les membres de CC entre eux ou les membres de
CS entre eux ou une réunion concernant l’ensemble des organes qui se
retrouvent dans le but d’être informés, de délibérer et de prendre des décisions.
C’est donc un support de gestion. Une bonne réunion comporte trois phases :

-46 la préparation
-47 la tenue de la réunion

13
 -48 la mise en œuvre de ses recommandations.

1.1 Préparation de la réunion :

a) le contenu : les problèmes à discuter à la réunion devront être
clairement définis
b) les participants : les personnes à inviter à la réunion sont celles
concernées par son contenu et capables d’en discuter
c) le lieu, la date et l’heure : elles doivent être choisies de façon à
permettre au maximum de membres de prendre part à la
réunion.
d) La convocation : elle constitue la pièce maîtresse de la
préparation d’une réunion.

On pourrait choisir comme mode d’avis de réunion :

§ La bouche à oreille dans un cercle restreint (en général
les organes des GECRES utilisent ce mode).
§ Le crieur public pour tout le village
§ La lettre, le téléphone, la radio, etc pour les gens qui
savent lire ou ont des moyens d’exploiter ces
supports.
REMARQUE :
Quelque soit le mode, l’avis de réunion devra essentiellement
comporter :
§ Le projet de l’ordre du jour
§ La date, l’heure et le lieu de la réunion
§ L’information supplémentaire
§ La date de l’établissement de l’avis de réunion et l’identité de son
signataire.

Vérifier toujours avant la réunion si l’information a atteint tous les

concernés.

1.1 La tenue de la réunion :

·1 Dispositions

Le jour de la réunion ; très tôt les organisateurs doivent s’assurer que :

·2 les dispositions prévues sont mises en place : nettoyage des lieux,
mises en place des sièges, disposition du podium et même mise
en place d’un comité d’accueil (cas d’une AG).

Après la disposition, la réunion commence par :

·3 un contrôle de présence
·4 la présentation des participants
·5 la présentation du projet d’ordre du jour pour son amendement et
adoption

14
 ·6 le développement point par point de l’ordre du jour
·7 à chaque point il faut un débat et une synthèse des débats
·8 les prises des décisions et répartition des tâches
·9 un rapport ou un procès-verbal doit sanctionner la réunion fait dans le
cahier ou registre de délibération et signé par le président et les
autres organes.

REMARQUE :
Pour exploiter efficacement l’opportunité d’une réunion quelques règles
et principes devraient être observés :

·10 Eviter des débats trop long et inutiles qui finissent par ennuyer : les
sujets à débattre doivent être présentés de façon précise, concise
et claire afin de faciliter les débats ;
·11 Tout sujet entamé doit être traité entièrement et à fond, avec une
conclusion nette et claire, avant d’aborder un autre sujet ;
·12 Une participation active des personnes réunies devra être
sauvegardée ;
·13 A la fin de chaque débat, faire le point pour permettre à chaque
participant de retenir les conclusions tirées ;
·14 Une fois tous les points inscrits à l’ordre du jour épuisé, y compris les
« divers », le secrétaire de séance devra rappeler la date de la
prochaine réunion, s’il y a lieu.

1.1 Les décisions ou recommandations doivent être aussitôt

mises en application après la réunion. Les personnes chargées
de l’application des décisions et recommandations doivent être
désignées.

1. L’information au sein du GECRES

L’information est un précieux outil de gestion. A ce titre, elle est l’élément

clé dans les processus de décision, de planification et de contrôle de
l’activité et de la vie du GECRES.

C’est donc par le biais de l’information que les responsables du GECRES

arrivent à administrer et à gérer l’entreprise. C’est aussi grâce à elle que
les sociétaires ordinaires, le public en général suivent l’évolution, les
succès et les difficultés du GECRES.

VII. CONCLUSION

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 Ce guide est un manuel de travail des élus de réseau du Groupe
d’épargne et de crédit solidaire accompagné (GECRES). Il précise les
rôles spécifiques et les fonctions précises de chaque organe tout en
sachant qu’ils sont élus pour une période de trois (3) ans avec un
renouvellement au tiers (1/3) chaque année.

Ce premier essai n’est certes pas parfait. Les contributions des uns
et des autrGes sont vivement souhaités pour parfaire cette œuvre.

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