GESTION DU MEDICAMENT

DIU de prise en charge

multidisciplinaire du VIH
Bujumbura le 10 11 2010

1
 Le cycle de gestion des
médicaments
Sélection

Utilisation Appui à la Acquisition

Gestion

Distribution
2
 Un circuit fonctionnel c’est:

• L’estimation des besoins

• ·        La planification des achats
• ·        Les achats
• ·        Les procédures de transit et de dédouanement
standardisées
• ·        Le stockage
• ·        La distribution
• ·        La dispensation
• ·        Le suivi et le monitoring
• ·        L’information sur la distribution / consommation

3
 Le cycle de distribution
Achat de médicaments Formalités portuaires

Rapports de consommation Réception et inspection

Dispensation aux malades Contrôle du stock

Livraison Stockage

Demande de réapprovisionnement
4
Systèmes de distribution dans les secteurs public et
Niveaux
privé
Secteur privé Secteur public

Agences
Fournisseurs
International internationaux
d'approvisionnement
internationales

Producteurs
locaux
Services publics
National d'approvisionnement

Grossistes

Régional Distributeurs Régions

District Districts
Pharmacies et
points de vente
Agents de santé
communautaires
Communauté

Utilisateurs

Légende Circuit dans le système d'entrpôt central

Circuit alternatif (planifié ou non-planifié)
Flux d'informations
5
 Le réseau de distribution (1)
Distribution
– Géographique, démographique ou politique

Conception du réseau
– Couverture
– Centralisé ou décentralisé
– Nombre de niveaux de stockage
– Système centrifuge ou centripète
6
 Le réseau de distribution (2)
Systèmes d’information

– Contrôle du stock et intervalles de

réapprovisionnement
– Documents et procédures
– Recueil de données de consommation
– Flux d’informations

7
Le réseau de distribution (3)

Pour accompagner ce réseau de

distribution et ce circuit d’information,
il faut aussi préserver un circuit
financier. Sans circuit financier
sécurisé, il n’y a pas de viabilité d’un
circuit de distribution.

8
 Analyse du délai
d’approvisionnement
Besoin d’un médicament dans une formation sanitaire
• Préparation de la commande
• Envoi de la commande au dépôt de district ou
au dépôt régional
• Enregistrement de la commande par le
gestionnaire du stock du dépôt
• Paiement du montant de la commande
• Regroupement des produits commandés
• Emballage des produits commandés
• Attente du transport
• Livraison par le dépôt
• Réception par l’acheteur
Médicament reçu dans la formation sanitaire
9
 Facteurs à prendre en compte
pour le réapprovisionnement
• Consommation moyenne mensuelle (consommation ajustée tenant
compte des ruptures de stock précédentes)
• Délai d’approvisionnement du fournisseur (délai de livraison
contractuel, moyen ou estimé)
• Intervalle de réapprovisionnement (court ou long)
• Stock de sécurité (minimum ou maximum)
• Stock disponible (consommation attendue, péremption et pertes)
• Stock déjà commandé (produits déjà commandés non reçu)
• Quantité de commande en attente (minimum ou maximum)

10
STOCK 18
 Gestion des stocks

Acquisition Distribution

Stockage
11
 Le contexte de la gestion de
stock

Demande : Dotation versus besoins ?

Logistique : Centripète versus centrifuge ?

12
Le problème des stocks: une
question d’équilibre

13
 Cinq questions de base

• A quoi sert le stock ?

• Quels produits faut-il stocker ?
• Quelle valeur de stock faut-il avoir ?
• Quand faut-il réapprovisionner le
stock ?
• Quelle quantité faut il commander ?
14
 Quelques notions

• Stock de roulement
• Stock de sécurité
• Délai de réapprovisionnement
• Stock maximum
• Point de commande
• Quantités à commander
15
 Modèle idéal de maîtrise des
S
stocks
Q+S
t
o
c Q
k Stock
I
d Moyen
Stock de
i Roulement
s
p
o Stock de
n S Sécurité
i Délai de Délai de
Stock de
réappro. réappro.
b Sécurité
l Commande Livraison Commande Livraison
e passée passée
Temps en mois 16
 CIRCUIT DE DISTRIBUTION
AO. International

CAMEBU

Hôpitaux

DS DS DS

CS CS CS
17
 CIRCUIT FINANCIER

Districts
PROGRAMMES
FOND MONDIAL C
ESTHER A
UNICEF M
E CS
FNUAP
UNITAID
B Hôpitaux
DFID
U
Banque mondiale….. Malade
ETAT Accès gratuit?
Accès payant?
18
 CIRCUIT D’INFORMATION

Le circuit d’information statistique doit remonter la

chaîne de distribution a la fois pour les commandes
prévisionnelles, les statistiques d’épidémiologie et la
pharmacovigilance.

19
Trois risques majeurs dans ce
cycle de gestion

20
 Au niveau de la planification et gestion de la commande

PLANIFICATION GESTION DE LA COMMANDE

Prévision Passation de Contrat, modalités

Estimation Préqualification marché : AO- de transfert et de Suivi de la
quantité à
quantité de Fournisseur et Adjonction - paiement de commande et
acheter et
chaque produit Site délai commande des délais
Budget

Système d’information et Gestion Logistique

SUIVI ET EVALUATION DE TOUTES LES ETAPES

URGENT ! URGENT !

Page 1

21
 Au niveau de la la gestion de la livraison et du contrôle de la Qualité
des produits
LIVRAISON RECEPTION- CQ ET QUARANTAINE

Reception,
Contrôle Qualité Livraison, suivi Prélèvement,
Certificat de vérification Levée
avant de délai et envoi labo, mise
libération de lot lots et en quarantaine Quarantaine
embarquement transit quantités

Système d’information et Gestion Logistique

SUIVI ET EVALUATION DE TOUTES LES ETAPES

URGENT ! URGENT !

Page 1

22
Capacité de stockage et gestion des stocks

STOCKAGE GESTION DES STOCKS

Disponibilité Respect des Informatisati Inventaires Contrôle, suivi

aires de Stockage normes de on, mise à journaliers et
de mouvement
jour périodiques
stockage stockage et péremption

Système d’information et Gestion Logistique

SUIVI ET EVALUATION DE TOUTES LES ETAPES

URGENT ! URGENT !

Page 1

23
La tenue des documents de gestion
 
Pour pouvoir soigner les patients, de manière efficace, il faut savoir quels
médicaments et produits de soins ou de laboratoire on a à sa disposition et en
quelle quantité.
Et il ne faut pas tomber « en panne » de certains produits, donc il faut savoir :
 quelle est la consommation habituelle de chaque produit dans le temps
 combien de temps il faut pour que les produits commandés arrivent.
autrement dit, il faut savoir :
        quand on doit commander,
        ce qu’il faut commander et
        quelle quantité il faut commander.
Or ces renseignements ne peuvent être connus qu’à partir d’un enregistrement
précis des entrées et sorties des médicaments et produits de soins.

24
 Fiche de stock
• Chaque élément de la chaîne de distribution
participe à une bonne gestion des stocks.
Cela permet à chaque niveau d’éviter les
ruptures de stock.
• La fiche de stock permet d’avoir des
informations pour soi, mais aussi sert à faire
remonter des données de consommation le
long de la chaîne de distribution
25
 FICHE DE STOCK

Nom en Dosage : ......................................................

générique : .................................................. ....

Présentation : ..................................................... Conditionnement : ......................................

..... .......

Unité de Stock de
sortie : ....................................................... sécurité : ............................................

Provenance Signature
Date ou Entrée Sortie Stock Péremption Observation et
Destination Nom

               

               

               

26
 La bonne tenu de la fiche de stock
permet aussi de visualiser par écrit la
consommation moyenne par produit.

• C’est ce chiffre qui vous permettra

d’évaluer vos quantités à commander.
• Seul le cumul de vos demandes permettra
ensuite au niveau central d’évaluer les
besoins nationaux.

27
 Estimation des besoins.

• L’économie joue un rôle clé dans les décisions liées à la

santé. Les restrictions budgétaires dans ce secteur
réduisent les ressources disponibles pour l’achat des
médicaments et rendent indispensable une quantification
aussi précise que possible des besoins. Il existe différentes
techniques pour estimer les quantités de médicaments
nécessaires et le montant des ressources correspondantes
pour les acheter.
• La méthode de la “consommation”
• La méthode de la “morbidité”
• La méthode de la “consommation ajustée”

28
• La méthode de la “Consommation” consiste à
recenser tous les médicaments à acheter puis, en
utilisant les données de la consommation passée, à
calculer les besoins de chaque médicament
(ajustements pour rupture de stock inclus). C’est
cette méthode qui convient le mieux aux achats
planifiés et périodiques. Il est facile de quantifier
isolément des éléments à des périodes différentes
si on possède des données fiables.
29
 Comparaison des méthodes de
quantification (1)
Méthode Consommation Morbidité Consommation Niveau de
ajustée service de
soins

Où Systèmes Nouveaux Comparaison par Détermination

l’appliquer d’approvisionne programmes zone du budget de
ment éprouvés géographique médicaments
Données Inventaires Fréquentation Extrapolation des Utilisation par
Besoins des données de niveaux de
courants formations consommation service et type
Coût unitaire sanitaires par connues appliquée de formation
Délai la population aux données sanitaire
d’approvisionne démographiques
ment Coût moyen
des produits
par visite
30
QUAN 5A
 Comparaison des méthodes de
quantification (2)
Méthode Consommation Morbidité Consommation Niveau de
ajustée service de soins

Limites Données de Données de Comparaison Variabilité de

& pré consommation fréquentation pertinente • l’utilisation des
requis fiables fiables • des formations formations
sanitaires sanitaires
Existence de • de la • de leur
protocoles morbidité fréquentation
thérapeutique • des pratiques • des protocoles
s des traitement thérapeutiques
• de l’efficacité
des systèmes
d’approvisionne
ment

31
QUAN 5B
 Onze points clés en quantification
(1)
1. Préparer un plan d’action
2. Choisir une méthode centralisée ou décentralisée
3. Utiliser une méthode de quantification manuelle ou
informatisée
4. Estimer le temps nécessaire pour quantifier
5. Elaborer la liste des médicaments
6. Approvisionner les réseaux de distribution

32
QUAN 6B
 Onze points critiques en
matière de quantification (2)
7. Prendre en compte les délais d’approvisionnement
8. Anticiper les ajustements liés aux pertes
(gaspillages, vols, etc.) et au développement des
programmes
9. Faire des vérifications croisées des estimations
de quantités
10. Estimer le coût total des achats
11. Ajuster les quantités finales
33
QUAN 6B
Le stockage des
médicaments

34
MAINTENIR VOTRE LOCAL DE
PHARMACIE PROPRE ET RANGE
FACILITE LA GESTION DES
PRODUITS

35
TOUJOURS CONNAÎTRE CE QUE
VOUS AVEZ DANS VOTRE STOCK

36
ORGANISER VOTRE LOCAL DE
PHARMACIE
FACILITE VOTRE TRAVAIL DE
GESTION!

37
• Rangez les médicaments et les produits
pharmaceutiques ayant une date de
péremption selon la méthode du
« premier périmé, premier sorti ».

38
 Check-list pour la conservation
des médicaments, suite
INTERIEUR OUI NON
Animaux Absence d’insectes
nuisibles Absence de rats
Absence de termites
Services Substances
inflammables
Les lumières
fonctionnent
Prises de courant
fonctionnent
Approvisionnement en
eau correct
Approvisionnement en
carburant correct
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ENTREPOT 8E
 Check-list pour la conservation des
médicaments

INTERIEUR OUI NON

Mouvements
faciles
Fenêtres Cadres en bon état
Vitres sans éclats
Vitres propres
Moustiquaires en bon état
Grilles de sécurité intactes

40
ENTREPOT 8A
 Check-list pour la conservation
des médicaments, suite
INTERIEUR OUI NON
Portes Cadre en bon état
Porte en bon état
Gonds en bon état
Serrure en bon
état
Bonne La distance du
circulation stock au mur est
de l’air de 0,5 à 1m
Ventilateurs Grilles de sécurité
en bonne état
Plafond En bon état 41
ENTREPOT 8B
 Check-list pour la conservation
des médicaments, suite
INTERIEUR OUI NON
Murs Propres
Peintures en bon
état
Sols Propres
Lisses et en bon
état
Etagères Intactes
Plates, sans
fléchissement
médian
Identification claire
42
ENTREPOT 8C
 Check-list pour la conservation
des médicaments, suite
INTERIEUR OUI NON
Placards En bon état

Verrouillés
Réfrigérateur Fonctionne, en bon état
Congélateur Fonctionne, en bon état
Chambre Fonctionne, en bon état
froide
Rangement Pour les stupéfiants
spécial

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ENTREPOT 8D
 Check-list pour la conservation
des médicaments, suite
EXTERIEUR OUI NON
Toiture En bon état
Murs En bon état
Voisinage Absence d’herbe
haute
Absence
d’ordures
Absence de
poussière
Source: D’après : How to Assess Health Services Logistics with Particular
Reference to Peripheral Health Facilities (Genève: OMS, 1985).

44
ENTREPOT 8F
 En conclusion

• La formation que vous aurez à mener a pour

objectif premier d’avoir une approche la
plus exacte possible des consommations du
pays.

45
Pour cela,
• Il vous faudra insister sur l’utilisation de la
liste des Médicaments essentiels.
• Faire comprendre la CMM
• Expliquer la chaîne de distribution et les
délais d’approvisionnement.
• Insister sur les normes de stockage des
médicaments.
46