Guide ralis et mis disposition par le Comit Cration

du Conseil Suprieur de lOrdre des Experts Comptables

ORGANISATION ADMINISTRATIVE ET
COMPTABLE :
PROCEDURES A LUSAGE DU CREATEUR
DENTREPRISE

CSOEC / Comit de la Cration dEntreprise/mars 2007 1/20

 SOMMAIRE
I LES OBJECTIFS DUNE BONNE ORGANISATION ADMINISTRATIVE..................................3
II - RAPPEL DES PRINCIPES DE CONTROLE INTERNE................................................................3
2.1 Sparation des fonctions........................................................................................................3
2.2 Dfinition des fonctions........................................................................................................4
2.3 Enregistrement correct et sans dlai des oprations...............................................................4
2.4 Protections matrielles et juridiques......................................................................................5
III - PROCEDURES GENERALES.......................................................................................................5
3.1 Limportance du classement..................................................................................................5
3.2 Traitement du courrier..................................................................................................................6
3.2.1-Traitement du courrier reu..................................................................................................6
3.2.2-Traitement du courrier dpart...............................................................................................6
3.3 La trsorerie.........................................................................................................................7
3.3.1-Rgles de base......................................................................................................................7
3.3.2-Tenue de la caisse.................................................................................................................7
3.3.3-Protection des disponibilits.................................................................................................7
3.3.4-Emission de chques.............................................................................................................8
3.3.5-Suivi de la trsorerie et rapprochement bancaire..................................................................8
3.4 Les achats de marchandises et de frais gnraux..................................................................9
3.4.1-Commandes..........................................................................................................................9
3.4.2-Rception des marchandises.................................................................................................9
3.4.3-Rception des factures..........................................................................................................9
3.4.4-Comptabilisation.................................................................................................................10
3.4.5-Rglement...........................................................................................................................10
3.4.6-Traitement des retours de marchandises.............................................................................10
3.5 Les ventes, prestations de services et les clients..................................................................11
3.5.1-Commandes........................................................................................................................11
3.5.2-Livraisons...........................................................................................................................11
3.5.3-Facturation..........................................................................................................................11
3.5.4-Rglements et gestion des comptes clients.........................................................................12
3.5.5-Avoirs clients......................................................................................................................12
3.5.6-Comptabilisation.................................................................................................................13
3.6 Inventaire physique.............................................................................................................13
3.7 La gestion du personnel et des charges sociales..................................................................14
3.7.1-Rgles de base....................................................................................................................14
3.7.2-Embauche...........................................................................................................................14
3.7.3.-Etablissements des fiches de paie et charges sociales........................................................15
3.7.4 -Gestion des congs et absences..........................................................................................15
3.7.5-Sanctions disciplinaires......................................................................................................15
3.7.6-Gestion des maladies..........................................................................................................16
3.7.7-Registres obligatoires.........................................................................................................16
3.7.8-Affichages obligatoires.......................................................................................................16
3.7.9-Utilisation des vhicules.....................................................................................................16
3.8 La fiscalit...........................................................................................................................17
3.8.1. la TVA................................................................................................................................17
3.8.2 Exonrations.......................................................................................................................17
3.9 Le juridique.........................................................................................................................17
IV - COMPTABILIT INFORMATISE............................................................................................17
V - ARCHIVAGE.................................................................................................................................18
VI LES BONS CONSEILS DE LEXPERT COMPTABLE..............................................................19
VII - DELAIS DE CONSERVATION DES DOCUMENTS................................................................20

CSOEC / Comit de la Cration dEntreprise/mars 2007 2/20

Avant-propos

Ce recueil des procdures est destin aux crateurs (entreprises de moins de

vingt salaris) afin de les aider dans la mise en place de lorganisation de leur
entreprise. Il ne peut tre exhaustif et chaque entreprise est tenue dtablir son
propre manuel des procdures en fonction de son activit.

Il devra faire lobjet dune mise jour rgulire afin de tenir compte des
changements de lgislation et de lvolution de lentreprise.

La prsente version a t ralise en mars 2007 par le Comit de la Cration

dEntreprise du Conseil Suprieur de lOrdre des Experts-Comptables, prsid
par Franoise SAVS, et notamment par Valrie DELANGUE et Bertrand
ANGSTHELM, experts-comptables et membres du Comit.

I LES OBJECTIFS DUNE BONNE ORGANISATION

ADMINISTRATIVE

Il est important pour une entreprise de mettre en place une bonne organisation
administrative et comptable afin de :
- ne perdre aucun document
- gagner du temps
- sauvegarder le patrimoine de lentreprise
- suivre sereinement la gestion de son entreprise
- viter les rappels en matire fiscale et sociale

II - RAPPEL DES PRINCIPES DE CONTROLE INTERNE

2.1 Sparation des fonctions

La comptabilit a une dimension matrielle : elle rsulte de toute une srie

denregistrements qui reprsentent des oprations multiples.

La fiabilit dune comptabilit dpend du systme et des procdures de contrle

interne.

Les objectifs du contrle interne sont les suivants :

Prvenir les erreurs et les fraudes
Protger lintgrit des biens et des ressources de lentreprise

CSOEC / Comit de la Cration dEntreprise/mars 2007 3/20

 Grer rationnellement les biens de lentreprise
Assurer un enregistrement correct en comptabilit de toutes les oprations

La ralisation de ces objectifs se fera notamment par la sparation des tches.

Quatre fonctions peuvent tre distingues au sein dune entreprise :

Fonction de dcision

Fonction de conservation de patrimoine (personnes ayant leur charge la

conservation ou lentretien des immobilisations, des stocks, des liquidits)

Fonction se rapportant la comptabilit (enregistrement des flux qui

affectent les biens de lentreprise, des correctifs dinventaire, et
tablissement des tats financiers)

Fonction de contrle

La distinction de ces fonctions est fondamentale sur le plan du contrle interne

parce quune sparation des tches (impossibilit de cumuler deux de ces
fonctions) permet de raliser un auto-contrle efficace.

2.2 Dfinition des fonctions

Laffectation des tches chaque personne doit tre claire et prcise. Cette
dfinition comprend :
la description de la place quoccupe lintress dans lentreprise
ses attributions et responsabilits
lorigine des documents quon lui transmet
les documents crer et leur destination

La formalisation de ce descriptif est souvent dlicate obtenir dans une PME.

2.3 Enregistrement correct et sans dlai des oprations

La comptabilit doit tre jour en permanence.

CSOEC / Comit de la Cration dEntreprise/mars 2007 4/20

Les procdures utilises doivent garantir que la comptabilit rpond aux
critres :
dexhaustivit : toutes les oprations font lobjet dun enregistrement
comptable
de ralit : tout enregistrement est justifi par une opration
dexactitude : il ny a pas derreur dans la comptabilisation des montants
de bonne priode : chaque opration est enregistre dans la priode
laquelle elle se rattache.

2.4 Protections matrielles et juridiques

Les biens matriels et immatriels doivent tre protgs dune manire efficace
contre le vol, la destruction, les pertes, les intempries.

Les protections sont matrielles (magasin fermant clef, caisses enregistreuses,

machine affranchir, coffres, ) ou juridiques (assurances, clauses de non
concurrence, contrats, )

III - PROCEDURES GENERALES

3.1 Limportance du classement

Malgr un dveloppement de linformatisation, les documents papiers sont

encore nombreux et il est important de bien les classer afin de :
- gagner du temps
- suivre les chances
- anticiper les paiements
- amliorer les relations avec ses clients, ses fournisseurs, sa banque, son
expert comptable et ses autres partenaires

Le classement doit tre effectu par nature de document (courrier, banque,

achats, ventes, social, fiscal, juridique) et par ordre chronologique.

Nous prconisons lutilisation de classeurs deux trous afin dviter la perte de

documents et de bien sparer laide dintercalaires en fonction du volume de
chaque entreprise.

Chaque cycle est dtaill dans les paragraphes suivants

CSOEC / Comit de la Cration dEntreprise/mars 2007 5/20

3.2 Traitement du courrier

3.2.1-Traitement du courrier reu

Louverture des plis est assure par la secrtaire ou le dirigeant.

En ce qui concerne les factures et avoirs reus, un timbre Original est port
sur le premier exemplaire et un timbre double sur tous les autres. Les
factures devront tre reues (ou dfaut seront dupliques) en deux exemplaires.

La secrtaire classe le courrier par nature :

-rglements des clients
-commandes des clients
-demandes de prix, de documentation
-factures et relevs des fournisseurs
-offres de services
-relevs et documents manant des banques
-publicit
-autres

Elle le transmet sans tarder au dirigeant puis chaque destinataire.

3.2.2-Traitement du courrier dpart

Une photocopie de loriginal de chaque courrier sera classe dans le dossier du

tiers intress (client, fournisseur, salari, organismes, etc). Tous les
documents informatiques seront conservs et classs sur le mme ordinateur afin
dviter les recherches inutiles.

Le courrier est obligatoirement prsent la signature du dirigeant.

Le dossier de prsentation comprend :

-le ou les originaux signer et expdier
-les pices joindre
-les pices consulter qui doivent permettre au signataire de se mettre au
courant de laffaire.

Dans le cas exceptionnel o un courrier doit partir sans la signature du dirigeant

(absence ou voyage de celui-ci par exemple) la personne qui signe loriginal,
paraphera les doubles qui seront prsents sans tarder la signature du dirigeant
ds son retour, pour approbation.

CSOEC / Comit de la Cration dEntreprise/mars 2007 6/20

3.3 La trsorerie
3.3.1-Rgles de base

Aucune opration nest faite sans prsentation dune pice justificative de la

dpense, quel que soit le mode de rglement.

Tout rglement doit tre soumis lapprobation du chef dentreprise et lui seul
signe les chques, ordres de virement et acceptation deffets.

Les remises doivent tre faites chaque jour la banque avant lheure de caisse.
Une copie des bordereaux de remise de chques (dtaills par client dans le cas
de ventes avec factures) et despces sera conserve pour vrification avec les
bordereaux de banque

3.3.2-Tenue de la caisse

Le contrle de la caisse doit tre effectu journellement. Pour les commerces de

dtail, nous vous conseillons dutiliser un agenda sur lequel vous notez la recette
de la journe ou agrafez le ticket Z ou le journal de caisse de la caisse
enregistreuse. Toutes les dpenses en espces doivent galement tre notes
chaque jour.

Le solde de la caisse (fonds de caisse + recettes dpenses remises en banque)

est calcul tous les jours et rapproch des espces dtenues dans la caisse.

Cette procdure permet de suivre en permanence lvolution du solde de la

caisse et de rvler sans tarder un ventuel solde crditeur. Lexistence dun tel
solde constituerait une grave prsomption dirrgularit de la comptabilit.

Limprim de contrle doit tre sign, aprs vrification et validation, par un

responsable autoris. Les mouvements et le solde pourront tre enregistrs dans
un livre de caisse (livre papier ou fichier Excel).

3.3.3-Protection des disponibilits

Tout tablissement doit veiller ce que les formules de chques vierges soient
enfermes dans une armoire ou un coffre.

CSOEC / Comit de la Cration dEntreprise/mars 2007 7/20

De mme, les espces doivent tre ranges chaque jour de la mme manire. Il
est fortement dconseill de conserver des sommes importantes en caisse. En
particulier, le montant des espces dtenues ne doit jamais dpasser le montant
assur en cas de vol.

3.3.4-Emission de chques

Il arrive parfois que lmetteur dun chque, avec une lgret blmable, ne
mentionne pas le nom du bnficiaire.

Il faut proscrire ces pratiques et exiger linscription manuscrite de lordre par le

signataire du chque.

Si par hasard, un tel chque est reu (en gnral par correspondance), il doit
imprativement, ds louverture du courrier, tre complt par lapposition
immdiate dun tampon lordre de lentreprise, et/ou dune signature.

De mme, lendos doit tre inscrit au moyen dun tampon comportant le numro
du compte bancaire de ltablissement concern.

Quoique cette prcision apparaisse superflue, il est rappel quil est

formellement interdit de laisser quelque partie que ce soit dun chque en blanc,
ds lors quil est sign.

3.3.5-Suivi de la trsorerie et rapprochement bancaire

Il est fortement conseill de suivre sur un chancier le solde de la trsorerie afin

danticiper les paiements et damliorer les relations avec le banquier. Dautre
part, llaboration dun budget de trsorerie permettra davoir une vision sur
lavenir et calculer ainsi les besoins de financement.

Un recoupement, au minimum mensuel, entre le journal de banque et les relevs

bancaires, doit tre effectu soit manuellement soit laide du logiciel de
comptabilit.

CSOEC / Comit de la Cration dEntreprise/mars 2007 8/20

3.4 Les achats de marchandises et de frais gnraux

Le cycle achats/fournisseurs suit le cheminement suivant :

-commandes
-rception des commandes
-rception des factures
-comptabilisation
-rglement
-traitement des retours

3.4.1-Commandes

Toute commande de marchandises doit tre autorise par le dirigeant et fait

lobjet dun bon de commande valoris tabli en deux exemplaires dont un
exemplaire sera conserv pour contrle avec la facture.

3.4.2-Rception des marchandises

Les achats rceptionns sont contrls avec le bon de commande et le bon de

livraison du fournisseur. Les manquements ou dfauts sont immdiatement
signals.

3.4.3-Rception des factures

Dans un premier temps, les factures originales sont rapproches du bon de

commande et du bon de livraison : contrle des quantits factures et des prix.
Si les factures sont conformes, un visa est appos.

Les factures originales accompagnes des bons de commande et des bons de

livraison sont destines la comptabilit.

Les doubles des factures peuvent tre classes par chance dabord afin
dtablir un chancier puis par fournisseur, pour disposer dun dossier facile
consulter en cas dappel.

Un troisime exemplaire pourrait tre rang par chantier, dans les entreprises de
travaux publics et de btiment par exemple.

CSOEC / Comit de la Cration dEntreprise/mars 2007 9/20

Les factures de frais gnraux seront galement vrifies avant leur mise en
paiement. Ce contrle permet notamment de vrifier si lidentit du fournisseur,
son numro Siret et la TVA apparaissent correctement et si la charge est justifie.

3.4.4-Comptabilisation

Les factures doivent tre comptabilises dans un journal dachats ds leur

rception ou transmises tous les mois lExpert Comptable. Aprs
comptabilisation, loriginal de la facture reoit le timbre comptabilis et un
numro denregistrement.

Mme sil manque une pice, par exemple le bon de commande, la facture est
comptabilise, mais elle ne sera rgle quaprs rception du document
manquant.

3.4.5-Rglement

Le rglement de la facture, est effectu partir de lchancier et aprs

vrification du solde bancaire. La date du chque ou lchance de leffet et le
mode de paiement sont alors ports sur la facture.

3.4.6-Traitement des retours de marchandises

Un bon de retour prnumrot est tabli et un exemplaire est class dans un

dossier attente davoirs , annot des rfrences de la facture.
Les avoirs reus sont ensuite rapprochs des bons de retour et des factures qui
pourront ainsi tre mis en paiement.

CSOEC / Comit de la Cration dEntreprise/mars 2007 10/20

3.5 Les ventes, prestations de services et les clients

3.5.1-Commandes

Les commandes se font de prfrence par crit afin de conserver un justificatif

en cas de contestation. Elles peuvent tre saisies sur le logiciel de gestion
commercial.

Lexemplaire destin au client doit porter de faon claire et prcise les mentions
valant clause de rserve de proprit.

3.5.2-Livraisons

Chaque livraison donne lieu ltablissement dun bon de livraison dont un

exemplaire est conserv.

Avant chaque expdition, le bon de livraison est rapproch du contenu de lenvoi

ainsi que de laccus de rception de commande.

Les bons de livraison serviront ltablissement de la facturation.

3.5.3-Facturation

Les factures sont tablies par le service comptable partir de bons de livraisons
portant la mention A facturer ou de la liste informatique. Elles sont mises
en deux exemplaires au minimum.

Les factures doivent porter les mentions obligatoires suivantes :

1) identification de lentreprise :
nom ou raison sociale, adresse, numro individuel didentification la TVA,
si vous tes en socit, vous devez galement indiquer le numro
dimmatriculation au RCS (nSIRET) suivi de la ville o se trouve le greffe
o elle est immatricule, forme juridique, nonciation du capital social,
2) Nom et adresse du client et en cas dchange intracommunautaire, le
numro didentification la TVA de votre client
3) Mention facture
4) Date de la facture
5) Numro de la facture qui doit tre chronologique

CSOEC / Comit de la Cration dEntreprise/mars 2007 11/20

 6) Dnomination et quantit des produits et services
7) Prix et TVA applicables : prix unitaire et montant total HT, mention des
rabais remises ristournes accords, le taux de TVA, le montant de la TVA,
mention de loption exerce en matire de TVA (dbits), le prix TTC.
8) Date du rglement et pnalits de retard
9) Conditions descompte en cas de paiement anticip.

Nous vous conseillons dindiquer galement les clauses de rserve de proprit

sur tous les documents commerciaux et le cas chant les conditions gnrales
de vente au verso des bons de commande et des factures. Mais attention, leur
validit suppose quelles aient t lues par le client, il faudra donc prvoir une
signature en bas du document.

3.5.4-Rglements et gestion des comptes clients

La gestion des comptes clients doit tre suivie de manire trs rigoureuse. Ds
rception de lencaissement ou de lavis dencaissement par la banque, il en est
fait mention sur la facture ou saisi sur le logiciel de gestion commerciale. Par
simplification, les bordereaux de remises de chques pourront tre effectus sur
informatique permettant une mise jour rgulire des comptes clients.

Les rglements sont ensuite dposs en banque et comptabiliss.

Chaque compte client doit tre tudi et justifi chaque mois. Il est conseill de
les suivre trs rgulirement et deffectuer des relances afin de ne pas pnaliser
la trsorerie.

Il est important de suivre les clients douteux et de ne pas leur accorder den
cours trop important.

3.5.5-Avoirs clients

Des avoirs aux clients sont tablis chaque retour de marchandises partir des
bons de retour. Ils doivent tre au pralable valids par le dirigeant.

CSOEC / Comit de la Cration dEntreprise/mars 2007 12/20

 3.5.6-Comptabilisation

Les factures sont enregistres en comptabilit sans dlai partir du document

papier ou directement par cration dun fichier informatique si vous possdez un
logiciel de gestion commercial.

Aprs enregistrement, la facture reoit la mention comptabilise le puis est

classe dans le dossier factures de ventes (ordre chronologique).
Certaines entreprises peuvent avoir intrt conserver un exemplaire
supplmentaire des factures et les classer par dossier client.

3.6 Inventaire physique

Toute personne physique ou morale ayant la qualit de commerant doit

contrler au moins tous les douze mois lexistence et la valeur des lments
actifs et passifs du patrimoine

Il en rsulte quun inventaire doit tre effectu au moins tous les ans la date de
clture de lexercice.

Lorsquil existe un inventaire permanent, les fiches de stock doivent tre

ajustes et les carts expliqus.

Le comptage matriel des existants en stock est dune importance essentielle : le

stock a une incidence directe sur le rsultat, et reprsente gnralement une
grande partie des actifs.

Afin que le recensement soit effectu avec un maximum de fiabilit et

dexactitude, il convient que lentreprise prvoie les modalits de droulement
des oprations dinventaire au moyen dinstructions crites et rigoureuses qui
prciseront :
-le but de linventaire
-la date et les heures de comptage
-la prparation des lieux de stockage
-le personnel charg de linventaire
-larrt des mouvements pendant linventaire
-le dnombrement et la saisie de linventaire
-les procdures de sparation des exercices

Les stocks sont enregistrs leur cot dacquisition pour les biens acquis et
leur cot de production pour les biens produits.

CSOEC / Comit de la Cration dEntreprise/mars 2007 13/20

Si la valeur des stocks est infrieure la clture de lexercice leur cot, une
provision doit tre constitue.

Un inventaire physique des immobilisations doit tre ralis une fois par an afin
de contrler lexistence relle. Il sopre par pointage de la liste des
immobilisations dite par votre expert comptable.

3.7 La gestion du personnel et des charges sociales

3.7.1-Rgles de base

Il appartient chaque entreprise de possder la convention collective la

concernant, rgulirement mise jour.

Toute entreprise de plus de 20 salaris doit mettre en place un rglement

intrieur.

3.7.2-Embauche

Lentreprise devra effectuer la dclaration pralable lembauche avant

larrive du salari.

Il est conseill dtablir un contrat de travail crit, rendu obligatoire dans le cas
des contrats dure dtermine ou temps partiel. Celui-ci devra respecter le
droit du travail et la convention collective concerne.

Vous devez inscrire votre salari auprs de la mdecine du travail pour lui faire
passer une visite dembauche.

Il convient de sassurer que :

-les trangers possdent des cartes de sjour et de travail ou de rsidence, en
cours de validit
-les diplmes affrents au poste pourvoir sont fournis (pour la dtermination
du coefficient)
-les coordonnes bancaires sont justifies par un relev didentit bancaire ou
postal pour virement du salaire

CSOEC / Comit de la Cration dEntreprise/mars 2007 14/20

Au plus tard, avant la fin de la priode dessai, le nouveau salari devra fournir :
-une copie de sa carte didentit
-une copie de sa carte de scurit sociale

3.7.3.-Etablissements des fiches de paie et charges sociales

Une fiche de paie mensuelle doit tre tablie en respect avec la rglementation
en matire de droit du travail et du droit la scurit sociale (dure du travail,
mentions obligatoires, calcul des charges sociales etc...)

Les dclarations sociales doivent tre tablies selon la priodicit fixe

par chaque caisse et en fonction du nombre de salaris. Tout retard de paiement
entrane une majoration de 10 % et des intrts de retard.

3.7.4 -Gestion des congs et absences

Chaque salari a droit des congs pays qui sont en gnral de 5 semaines pour
12 mois travaills mais peuvent varier en fonction de la convention collective.

Cest lemployeur qui fixe la date des congs pays. 12 jours ouvrables doivent
tre obligatoirement pris du 1er juin au 31 octobre.

Un imprim est sign par lintress chaque fois que ce dernier prend des
congs.

3.7.5-Sanctions disciplinaires

Les sanctions disciplinaires sont prises en fonction de la gravit de la faute

commise.

Il existe tout dabord la possibilit de donner un avertissement ou blme, puis

une mise pied et enfin le licenciement.

Il convient dans tous les cas de respecter la procdure lgale et conventionnelle

et constituer un dossier avec des crits ds le premier problme avec un salari.

CSOEC / Comit de la Cration dEntreprise/mars 2007 15/20

 3.7.6-Gestion des maladies

Le salari doit prvenir par crit de tout arrt maladie.

Concernant la prise en charge par la socit, il convient de se rfrer la
convention collective et aux choix faits en sus par lentreprise en matire de
prvoyance.

3.7.7-Registres obligatoires

-Registre unique du personnel

-Registre de lInspecteur du travail, des mises en demeure et du CHSCT
-Registre de la mdecine du travail
-Registre des dlgus du personnel
-Registre du Comit dEtablissement (avec PV des runions du CE)
-Registre des repos hebdomadaires sils sont pris par roulement
-Registre de lvaluation des risques

3.7.8-Affichages obligatoires

-Convention collective (lieu dembauchage, lieu de travail)

-Rglement Intrieur (lieu dembauchage, lieu de travail)
-Horaire collectif et dure du travail (lieu de travail)
-Egalit professionnelle (lieu dembauchage, lieu de travail)
-Textes gnraux articles L123-1 L 123-7 (lieu dembauchage, lieu de travail)
-Coordonnes Inspection du Travail (local accessible au personnel)
-Coordonnes Mdecine du Travail (local accessible au personnel)
-Consigne en cas dincendie
-Secours

3.7.9-Utilisation des vhicules

En cas de dplacement professionnels des salaris, vous devez vrifier si le

salari possde bien son permis de conduire ainsi que lassurance couvrant les
trajets dans le cadre du travail. La photocopie de ces deux documents doit tre
tablie et insre dans le dossier de lintress.

CSOEC / Comit de la Cration dEntreprise/mars 2007 16/20

3.8 La fiscalit

Lentreprise doit tablir un chancier et respecter les dates dtablissement et de

rglement des dclarations fiscales.

Tout retard peut entraner le paiement de pnalits et dintrts de retard.

3.8.1. la TVA

Lentreprise devra justifier du montant de la TVA collecte et du taux appliqu

sur les ventes et prestations de services.

La TVA dductible doit figurer sur les factures dachats et de frais gnraux.
Certaines dpenses ne donnent pas droit rcupration de TVA.

3.8.2 Exonrations

Il existe plusieurs rgimes dexonration en matire de TVA, dImpt sur le

revenu, dimpt sur les socits ou de taxe professionnelle. Toutes sont
conditionnes au respect de certaines rgles quil faut examiner.
En cas de doute, le contribuable peut demander lavis de ladministration fiscale
au moyen du rescrit.

3.9 Le juridique

Concernant les socits, elles devront respecter un certain nombre dobligations

juridiques et notamment la tenue dune assemble gnrale ordinaire tous les ans
reporte sur un registre cot et paraph. Le dpt des comptes annuels au greffe
du tribunal de commerce est trs souvent obligatoire.

IV - COMPTABILIT INFORMATISE

Ladministration a publi une instruction consacre au contrle des

comptabilits informatises.

CSOEC / Comit de la Cration dEntreprise/mars 2007 17/20

Le primtre du contrle stend tous les systmes informatiques concourant
llaboration du rsultat. Les procdures de conservation et darchivage doivent
permettre lentreprise de prsenter ladministration, sa demande, tous
documents et donnes.

La rglementation relative aux comptabilits informatises concerne tous les

contribuables astreints tenir et prsenter des documents comptables, ds lors
que leur comptabilit est tenue en tout ou partie, au moyen de systmes
informatiss et galement lorsque ces systmes participent directement ou
indirectement la justification dune criture comptable.

Si le logiciel utilis ne garantit pas lirrversibilit et lintangibilit des critures

valides, la comptabilit informatise ne peut tre considre comme sincre,
rgulire et probante.

Une documentation dcrivant les procdures et lorganisation comptable doit

tre tablie en vue de permettre la comprhension et le contrle du systme de
traitement. Cette documentation est conserve aussi longtemps quest exige la
prsentation des documents comptables auxquels elle se rapporte.

La DGI demande explicitement larchivage de chaque version de traitement

durant le dlai de reprise (3 ans) des fins de tests ou danalyse.

Le risque la suite dun contrle de comptabilit informatise est le rejet de la

comptabilit (quand instructions non respectes), qui pourra faire lobjet dune
procdure contradictoire.

V - ARCHIVAGE

La conservation des pices justificatives comptables et des divers documents

administratifs et financiers de lentreprise est une absolue ncessit.

Larchivage doit tre organis de telle manire que la recherche et la

consultation des documents concerns soient possibles dans des conditions de
rapidit et defficacit normales.

En cas de besoin, les documents sensibles ou importants (en particulier :

dossiers des personnels, registres officiels obligatoires, contrats et actes) doivent
tre conservs sous clef ou au coffre.

Aucune destruction darchives ne peut tre effectue sans autorisation pralable

du dirigeant.

CSOEC / Comit de la Cration dEntreprise/mars 2007 18/20

Larchivage lectronique est autoris cependant les documents doivent tre
identifis, numrots et dats ds leur tablissement par des moyens offrant
toute garantie en matire de preuve. La signature lectronique est aujourdhui un
bon outil pour cet archivage.

VI LES BONS CONSEILS DE LEXPERT COMPTABLE

Lexpert-comptable est un professionnel spcialiste de lentreprise qui bnficie

de connaissances pluridisciplinaire. 90% des chefs dentreprises font appel aux
services dun expert-comptable quils considrent comme leur conseil principal
et privilgi.

Ds la phase de lancement de votre entreprise, vous aurez besoin dun

accompagnant personnalis pour vous guider dans la mise en place de la gestion,
ladministration et le suivi de tous vos projets.
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CSOEC / Comit de la Cration dEntreprise/mars 2007 19/20

 VII - DELAIS DE CONSERVATION DES DOCUMENTS

TEXTE
DOCUMENTS DUREE RAISONS DUREE IMPOSANT LA CONSEQUENCES
RECOMM OBLIGA DUREE LA EVENTUELLES DU
ANDEE TOIRE PLUS DEFAUT DE
LONGUE CONSERVATION
1-Documents et livres
comptables

-Documents dcrivant les Illimite Intrt 10 ans L 123-22 du Absence de preuve entre
procdures documentaire Code de commerants
-Livre dinventaire Illimite Commerce
-Livre journal & grand-
livre 10 ans Obligation 6 ans Livre des Sanction fiscale et
-Livre auxiliaires ou procdures notamment la taxation
facultatifs 10 ans fiscales doffice
-Registre des achats et des
recettes (Micro) 10 ans

2-Pices justificatives

-Correspondance
commerciale 10 ans Obligation 10 ans Code de Idem 1-
-Inventaires commerce
-Factures mises
-Factures fournisseurs
-Contrats commerciaux
-Documents bancaires
3-Documents divers

-Titres de proprit Illimite Intrt 30 ans Art.2262 et Absence de preuve

-Contrats de prts documentaire suivant du (code de Commerce)
-Emprunt Code civil
-Leasing
-Statuts
-Dclarations fiscales et 6 ans Preuve 3 ans Livre des Sanction fiscale
sociales procdures
-Registre des procs 6 ans fiscales
verbaux
4-Documents sociaux Code du
travail
- Fiches de paie Prescription
- Livre de paie pour paiement 5 ans Art L 143-5
- Registre des entres et 30 ans Art R 620-3 Sanction
sorties du personnel Calcul Art 143-14
- Reus pour solde de tout pensions
compte
- autres registres

CSOEC / Comit de la Cration dEntreprise/mars 2007 20/20