INTRODUCTION GÉNÉRALE

Dans le cadre de notre stage de fin de cycle en Techniques Comptables et Financières, nous
avons été accueillis du 22 février au 21 mai 2021 à OLAM GABON, plus précisément dans la
Société Gabon Spécial Economique Zone (GSEZ), dont la Direction Générale se situe dans la
vallée Sainte Marie. La GSEZ, est un organe d’aménagement et de la gestion de la ZES NKOK.
C’est un partenariat public-privé entre l’état Gabonais et la société singapourienne OLAM
International, elle est le résultat d’une vision partagée pour gérer avec efficacité la transition du
Gabon, vers l’industrialisation.
Au cours de ce stage passé au département de finance, nous avons pu nous intéresser à la gestion
des factures fournisseurs. Ce stage, est-il besoin de le souligner, avait pour objectif de
confronter les connaissances théoriques que nous avons acquises au cours de notre formation
universitaire aux réalités professionnelles. Il nous a également permis d’analyser et de
comprendre les exigences de la vie active, tout en nous donnant l’occasion de nous initier à
notre futur métier. En effet, ce stage a été un grand complément de notre formation, en ce sens
qu’il nous a apporté de nouvelles connaissances spécialisées et spécifiques sur la gestion d’un
paiement.
L’importance de GSEZ SA aujourd’hui au regard de son caractère vital n’est sans doute plus à
démontrer. Pour ce faire il doit faire l’objet d’une gestion adéquate et développer de meilleures
stratégies en vue d’attirer le plus de clientèle et d’investisseurs.
Pour mener à bien sa mission, GSEZ entretien des relations commerciales avec d’autres
partenaires commerciaux qui sont les fournisseurs.
Ces relations commerciales se traduisent d’une part à une remise de factures et d’autres part au
règlement de ces factures.
C’est dans le souci de comprendre le traitement et le règlement de ces factures que notre stage
s’est déroulé à GSEZ et plus précisément au département de finance.
Après avoir fait la présentation de GSEZ SA nous nous appesantirons sur le traitement des
factures fournisseurs et leur règlement.
Notre choix est porté sur ce thème dans le souci d’apporter des réponses à certaines questions
que nous nous sommes posées à savoir :
- Quel est le mode de traitement des factures fournisseurs à GSEZ ? ;
- Quel est le processus de règlement des factures fournisseurs ?

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Notre étude consiste à faire ressortir la manière dont les factures fournisseurs sont gérées depuis
la réception jusqu’à leur règlement. Elle nous permet de comprendre le processus de traitement
des factures dans l’entreprise.
Ainsi, L’élaboration de ce rapport a pour principale source les différents enseignements tirés de
la pratique journalière des tâches auxquelles nous étions affectées. Enfin, les nombreux
entretiens que nous avons pu avoir avec les employés des différents services de la société nous
ont permis de donner une cohérence à ce rapport.

En vue de rendre compte de manière fidèle et analytique des informations de ces trois mois
passés au sein de la société Gabon Spécial Economique zone (GSEZ), il apparaît logique de
présenter à titre préalable sa structure tout en déclinant son historique, son organisation et ses
activités. Enfin, il sera précisé les différentes activités et tâches que nous avons pu effectuer au
sein du service des Ressources Humaines, ainsi que les nombreux apports que nous avons tirés.
Dans un second temps, nous ferons l’étude du problème identifié.

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 PREMIERE PARTIE :

PRESENTATION GENERALE DE LA SOCIETE GSEZ

Nous avons subdivisé cette première partie en deux chapitres. Le premier, présente la structure
d’accueil. Le second, présente le service d’accueil, les tâches effectuées et les difficultés
rencontrées.

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CHAPITRE I : PRESENTATION GENERALE DE LA SOCIETE GSEZ

Dans ce chapitre, nous verrons dans un premier temps l’historique et les missions de la GSEZ
(section 1), ensuite l’organisation et le fonctionnement de GSEZ (section 2).

Section 1 : Historique et missions de GSEZ

1.1 Historique
GSEZ S.A. est un partenariat privé public entre l’Etat gabonais et la multinationale
Singapourienne Olam International Ltd. Le projet est né de la volonté des autorités
gabonaises d’amorcer la diversification de l’économie du pays qui reposait depuis
l’indépendance sur une économie uniquement extractive à faible valeur ajoutée. Pour
impulser l’industrialisation de cette filière, le gouvernement va opter pour une gestion
durable de ses ressources forestières en interdisant l’exploitation des grumes. S’en sui t une
mesure obligeant les exploitants forestiers à transformer au premier degré le bois surplace.

Démarré en octobre 2010, le projet a pour objectif le développement des infrastructures,

de la logistique et des services indispensables au développement des industries du secteur
bois afin d’obtenir une forte valeur ajoutée tout en protégeant l’environnement de façon
durable et en favorisant une croissance industrielle diversifiée.

La collaboration du gouvernement avec Olam International Singapore a conduit à la

création d’une Zone Economique Spéciale (ZES) multisectoriels à NKOK, à 27 km de la
capitale, Libreville. Une zone économique spéciale est un espace géographiquement
délimité au sein duquel les activités industrielles et/ou commerciales bénéficient
d’allègements particuliers en matière fiscale, réglementaire.

La zone spéciale économique de NKok est l’un des nombreux projets ayant permis aux
investisseurs internationaux d’apporter les technologies et les équipements permettant de
fabriquer des produits à valeur ajoutée au Gabon plutôt qu’à l’étranger. La construction
d’une seconde zone franche au nord de Port-Gentil reste à venir dans les prochaines années.

1.2 Missions
La société Gabon Spécial Economic Zone S.A (GSEZ) a pour mission de développer les
infrastructures afin d’améliorer la compétitivité industrielle du pays et de construire un
écosystème propice aux entreprises. S’inscrivant dans une stratégie d’industrialisation du
Gabon, la GSEZ veut :

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 - Attirer les industries spécialisées dans la transformation secondaire et tertiaire de
produits ;
- Implanter des industries capables de fabriquer des produits et de transformer les
ressources naturelles existantes ;
- Inciter les industries à alimenter le marché national afin de remplacer les produits
importés.

La société GSEZ a pour culture les valeurs et les comportements partagés. Au sein de cette
entreprise, les différentes valeurs à respecter sont entre autres :

• L’esprit d’équipe :

- Le développement et l’ambition ;
- L’engagement ;
- Le respect mutuel et le travail en équipe ;
- Le partenariat ;
- L’intégrité.

Section 2 : Organisation, fonctionnement et activités

2.1 Organisation
La société GSEZ emploie près de 1500 employés, qui sont repartis dans différents
départements, tous sous la direction du Président-Directeur Général, GAGAN GUPTA. La
GSEZ est organisée en six (06) fonctions de supports, à savoir :

- Le pôle finance ;
- Le pôle juridique ;
- Le pôle opération et maintenance ;
- Le pôle ressources humaines ;
- Le pôle environnement et social ;
- Le pôle Marketing ;
Vous trouverez en annexe n°1 l’organigramme de GSEZ.

2.2 Fonctionnement
Au sein de cette société, il est aisé de percevoir l’interaction constante entre les différents
services décrits plus haut. La GSEZ possède notamment :

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 - Une Direction Générale : elle est Placée sous l’autorité d’un Directeur Général, qui met
en œuvre toutes les politiques fixées par le Conseil d’Administration ;
- Une Direction Opération et Maintenance : elle est chargée de toutes les opérations
auprès des investisseurs, elle assure également la maintenance des installations au sein
de la zone ;
- Une Direction Marketing : elle s’occupe des relations avec les clients. Elle fait
également la promotion de la SEZ auprès des potentiels investisseurs ;
- Une Direction Business Développement : elle a pour objectif la recherche des clients à
l’extérieur de la zone et s’occupe de toutes les activités de la zone ;
- Une Direction des Ressources Humaines : qui est chargée de mettre en place la politique
de gestion du personnel et d’interagir au quotidien dans toutes les activités de
l’organisation. Elle est placée sous la tutelle de la Direction Général et comprend deux
(2) services :
• Service ressources humaines ;
• Service paie ;
• Chacun de ces deux pôles est dirigé par un chef.

Le service ressources humaines est composé d’une Direction des Ressources Humaines (DRH),
d’une Commission des Ressources Humaines (CRH), et d’un Gestionnaire des Ressources
Humaines (GRH). Le pôle paie quant à lui est composé de trois agents à savoir le responsable
de la paie, l’administrateur de paie, et le gestionnaire de paie. Tous les pôles participent à la
coordination des activités de la Direction sous la supervision du Directeur des Ressources
Humaines du Groupe Olam.

Le pôle R H : s’occupe de tout ce qui concerne les employés au sein même de l’entreprise. C’est
à dire qu’il traite du recrutement des employés et leur intégration au sein de l’entreprise. Il
s’occupe des différents documents tels que : l’immatriculation à la CNSS, l’embauche, la
cessation, l’accident de travail des employés, ce même pôle s’occupe de la gestion des carrières
des employés, de leurs différentes gratifications, de l’assurance des employés tels que la
CNAMGS, ASCOMA et l’assurance internationale.

Le pôle paie : il a pour but d’assurer le traitement des salaires, la distribution des bulletins c’est-
à-dire la création des nouveaux employés dans le système de paie, la mise à jour des variables
de paies : congés, quinzaine, avances. Les déclarations des cotisations sociales et des impôts
tels que ; les DTS, IRPP, CFP, DAS.

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2.3 Activités
L’activité principale de la GSEZ est la création et la gestion des infrastructures. Cependant,
GSEZ possède aussi en son sein plusieurs autres activités allant de la gestion de la logistique à
la confection des meubles de luxe.

Ainsi, au-delà de ses activités principales, la GSEZ compte plusieurs branches en charge
d’activités stratégiques :

• GSEZ Ports : cette branche est spécialisée dans la gestion des activités logistiques et
portuaires, et elle est basée dans la commune d’Owendo.
Elle a pour objectif la gestion des imports et exports (approvisionnements des sites de plantation
d’Olam) ainsi que le transport de fret par voie routière pour toutes livraisons au Gabon, par voie
fluviale avec un accès privilégié à la Zone Economique Spéciale de Nkok.

Cette nouvelle infrastructure portuaire permettra de diminuer les coûts logistiques en

augmentant la productivité et de rendre le pays encore plus attractif pour les industries
importatrices et exportatrices tel que les Investissements Directs Étrangers (IDE). Ce port de
commerce d’une capacité de 3 millions de tonnes/an devrait permettre d’étendre les capacités
portuaires, accélérer les trafics et augmenter la compétitivité du Gabon pour les activités
d’import-export avec l’apport de nouvelles techniques (moyens de manutention modernes) qui
permettront de gagner en efficacité.

En somme, GSEZ Port met à la disposition des entreprises, des infrastructures logistiques
portuaires ainsi qu’une logistique terrestre afin de faciliter le transport des marchandises au
niveau national et international.

• GSEZ Minéral Port : cette branche a pour objectif de répondre aux difficultés des
petits exploitants miniers en proposant des solutions logistiques à ces industriels afin d’exporter
leurs productions minières ou pour ceux souhaitant les exploiter. Ainsi, GSEZ Minéral Port met
à la disposition de ces exploitants des infrastructures logistiques modernes pour l’import-export
et des espaces d’entreposage (cuves, aires de stockage).
Le nouveau Port Minéralier de GSEZ est la solution logistique portuaire pour tous les industriels
souhaitant exporter leurs productions. Elle possède :

- Un terminal minéralier, composé d’un embranchement ferroviaire de 1,5 km de long,

un quai de 170 mètres linéaires, à une profondeur de 4 mètres, une zone de stockage

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 pour les minerais. Il comprend également des voies d’accès multimodales, un réseau
électriques dédié, un poste de transformation, un réseau de fibre optique ;
- Un terminal polyvalent qui est quant à lui utilisé par les clients pour le transit d’agrégats
tels que le gravier, le sable, l’implantation d’industriels de la filière bois pour le transit
de bois transformés ou par tout autre industrie spécialisée souhaitant profiter de la
localisation stratégique de la plateforme. Le port dispose aussi d’une zone industrielle
équipée d’infrastructures modernes ainsi que d’un terminal de pêche.

• GSEZ Infrastructures : Celle-ci est spécialisée dans la construction d’infrastructures

énergétiques et hydrauliques afin de garantir l’accès de tous à des services énergétiques fiables,
modernes et permettant de générer l’essor socio-économique. C’est une gamme de nouvelles
installations qui permet d’augmenter le taux d’accès à l’électricité et la capacité énergétique au
niveau national. Elle permet aussi, d’accroitre de manière durable le développement, la sécurité
et le confort dans les zones impactées.
Depuis 2010, le Gabon et Olam International ont conclu cinq (5) joint-ventures dans le domaine
agricole et la mise en place de Zones Economiques Spéciales dont les objectifs sont de :

- Créer des emplois dans les zones rurales ;

- Réorienter la population rurale vers l'agriculture ;
- Diversifier l'économie gabonaise ;
- Accélérer la transformation locale des ressources naturelles du Gabon ;
- Attirer les IDE et les investissements locaux.

En définitive, la GSEZ est une entité du groupe Olam Gabon qui encourage l’exploitation des
ressources naturelles tout en offrant des infrastructures de soutien permettant aux unités
auxiliaires de s’implanter au Gabon. Elle abrite plusieurs activités, allant de la gestion des
infrastructures, de la logistique à la fabrication de meubles en bois. Elle a pour objectif de
protéger l’environnement de façon durable et de favoriser une croissance industrielle
diversifiée. Après avoir présenté de façon générale la société GSEZ, nous passons au chapitre
suivant qui porteras sur notre implication personnelle pendant notre stage à GSEZ.

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CHAPITRE II : PRESENTATION DE LA DIRECTION D’ACCUEIL
Dans ce chapitre, il s’agira essentiellement de présenter La direction d’accueil (section 1), les
tâches effectuées et les difficultés rencontrées (section 2).

Section 1 : Organisation interne et missions du service d’accueil

1.1 Présentation du service comptabilité
À notre arrivée à la société GSEZ, nous avons été affectés au département Finance, au service
Trésorerie, précisément au service Comptabilité.

GABON SPECIAL ECONOMIQUE ZONE, comme toute entreprise tient sa comptabilité selon
les règles définies par l’OHADA. Ainsi les écritures sont enregistrées chaque jour dans les
différents journaux à l’aide d’un logiciel que toute l’entreprise utilise mais se voit donner des
droits d’accès selon le service et les tâches concernées « SAP », Cette comptabilité se fait
directement en Inde par un autre service appelé OGBS qui se charge de passer les écritures
comptables et nous renvoient les écritures par code qu’on imprime et attache avec les factures
concernées.
Le service Comptabilité de GSEZ SA comprend six (6) agents dont le Directeur Administratif
et Financier (DAF), le Chef Comptable, le responsable du service en charge des Impôts et Taxes,
deux assistantes comptables, une en charge des payements et une autre responsable en relations
bancaires et apurement à la banque et un assistant comptable en charge des Impôts et Taxes. A
cet effet, le DAF a pour rôle :
- La Gestion des différents comptes de la société ;
- Le suivi des Finances en temps réel ;
- Accéder aux historiques de paiement et contrôler les rations financières ;
- Elaborer et piloter la stratégie financière de l’entreprise ;
- La mise en place de tableau de bord ;
- Le développement et la gestion de la trésorerie ;
- La recherche de financement et de subvention.

Aussi, le DAF doit assurer la pérennité de l’entreprise. Il peut ainsi prendre part aux décisions
liées à sa croissance et à son développement comme :
- L’intégration d’un nouveau partenaire financier ;
- L’introduction en bourse de la société ;
- Le rachat d’actions ;
- Une éventuelle fusion.

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Le chef comptable a pour rôle de :
- Contrôler et valider les écritures de comptabilisation ;
- Analyse comptable des comptes de personnel ;
- Gestion des comptes débiteur / créditeur divers, charges à payer et produits
Comptabilisés d’avance ;
- Analyse des rapprochements bancaires de tous les comptes bancaires ;
- Analyse d’une partie des comptes de produits et de charges.

Le responsable de service et chargé des Impôts et Taxes, il a la charge de :

- Rédiger les procédures de gestion des comptes de Fiscalité & Parafiscalité ;
- Faire le calcul des impôts et taxes et préparer les pièces d'imputation comptable
nécessaires ;
- Calculer les délais de paiement fournisseurs ;
- Comptabilisation des immobilisations ;
- Procéder à la comptabilisation des impôts et taxes ;
- Préparer les échéanciers des impôts et taxes à payer, les faire valider et les transmettre
au service trésorerie pour paiement ;
- Superviser l’équipe ;
- Assurer les échanges avec les banques ;
- Procéder aux Analyses des comptes impôts et taxes et en faire les régularisations
nécessaires dans les comptes appropriés.

L’assistant comptable en charge des Impôts et Taxes, il a pour rôle d’assister le responsable
en charge des Impôts et Taxes de l’entreprise et de faire les DSF pour toutes les autres entités
de l’entreprise, chaque mois et trimestriellement.

L’assistante Comptable N°1, a pour rôle :

- De réceptionner les factures du service administratif et d’autre services, chaque mardi
et jeudi ;
- Comptabiliser des factures Fournisseurs avec OGBS ;
- Faire le suivi des validations des factures ;
- Comptabiliser des factures d’avances ;
- Comptabiliser des settlements (documents comptables pour justifier une avance prise
dans l’entreprise et pour le compte de l’entreprise) ;

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 - Enregistrer dans un journal appelé Tracker, toutes les factures ou documents justificatifs
pour la comptabilisation ;
- Faire signer les payements après la comptabilisation de OGBS, et la vérification du chef
comptable ;
- Envoyer les payements à la banque à temps ;
- Suivre des règlements fournisseurs avec OGBS et le chef comptable.

L’assistante comptable N°2, a pour rôle de

- Analyser des comptes Fournisseurs ;
- Régulariser des écritures dans les comptes Fournisseurs ;
- Apurer les payements effectués à la banque ;
- S’assurer que les opérations ont été débiter à la banque ;
- Analyser les Rapprochement Bancaires.

1.2 Missions et attributions du département de finance

Placé sous l’autorité de la Direction Administrative et Financière, ses principales attributions
sont :

- Définir et mettre en œuvre des procédures comptables et financières communes et

adaptées à l’entreprise, renforcer le contrôle interne en adaptant les procédures aux
contraintes de sécurité financières ;

- Veiller au respect des procédures au niveau central et régional ;

- Optimiser les transactions financières de l’entreprise (coût/délai/qualité) ;

- Optimiser la gestion de la trésorerie et des placements ;

- Assurer le financement et piloter les flux financiers ;

- Optimiser la position fiscale de l’entreprise ;

- Assurer un reporting fiable et régulier pour les besoins légaux et les besoins de gestion ;

- Gérer les relations avec les commissaires aux comptes et l’administration fiscale.

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Section 2 : Tâches effectuées et difficultés rencontrées
Notre stage professionnel de fin d’étude s’est déroulé au sein du département de la finance,
C’est une expérience qui nous a donné l’opportunité de découvrir le métier de comptable, sous
toutes ses formes et de comprendre de manière globale les difficultés que les comptables
pouvaient rencontrer dans l’exercice de leurs fonctions. Il a duré trois mois (3) au cours
desquels, différentes tâches nous ont été confiées.

2.1 Tâches effectuées

Tout au long de notre stage, plusieurs tâches nous ont été confiées parmi lesquelles :

• La vérification des factures : cette tâche consistait à vérifier si les

différentes factures contenaient les informations nécessaires au traitement d’une facture afin de
procéder au paiement. Il s’agit de :
- La date d’établissement de la facture ;

- Le numéro de facture ;

- Le nif ;

- Le numéro RCCM ;

- La référence bancaire du fournisseur ;

- L’adresse du fournisseur ;

• Accuser réception sur la facture : il est question ici après vérification des factures
d’imposer un cachet dateur en date du jour, cet exercice sert à faciliter premièrement la
saisie dans le logiciel mais également d’avoir la traçabilité sur toutes les factures qui
sont soumises au département de finance.

• Scanner les factures et les envoyer à OGBS : OGBS est une entité qui s’occupe de passer
toutes les entrées et de comptabiliser toutes les différentes transactions qui sont faites
dans l’entreprise. C’est cette même entité qui attribue un code d’imputation aux factures ;

• Saisir les factures dans le logiciel de l’entreprise : cette tâche qui consistait à procéder
après vérification a la saisie de la facture dans le logiciel qu’on appelle « TRACKER » ;

• Ranger les factures dans le classeur : cet exercice consistait à ranger toutes les factures
qui avaient déjà été payées par ordre (du plus petit au plus grand) tout en marquant sur
chaque classeur les numéros de factures qui y était exp : (10000100-10000900) ;

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 • Remplir de la fiche complémentaire : cette tâche consistait à établir une série de
document lorsqu’il s’agissait de faire un virement bancaire à un fournisseur étranger ;

• Etablir les virements bancaires : cette activité consistait à établir des virements pour des
fournisseurs étranger ou locaux ;

• Etablir les chèques : cette activité consistait à établir un chèque pour les fournisseurs
locaux ;

• Vérifier l’état des comptes fournisseurs dans le système : cette activité consistait à
vérifier dans le logiciel de l’entreprise pour les différents fournisseurs si toutes les
entrées ont été passées ou non, ou si le compte est débiteur ou créditeur ;

• Remise des chèques aux fournisseurs : cette tâche consistait à appeler chaque
fournisseur qui avait un chèque de disponible à venir récupérer son chèque. Ensuite,
durant cette étape il était question de procéder à la remise des chèques en photocopiant
ledit chèque avec la pièce d’identité du fournisseur et de veiller à ce que celui-ci porte
une signature, la date et son nom sur la photocopie afin d’avoir une trace qui stipule que
le paiement a bien été remis.

2.2 Difficultés rencontrées

Durant cette expérience professionnelle, les missions confiées n'ont pas toujours été
évidentes à effectuer. En effet, au début de notre stage nous avons été confrontés à quelques
difficultés telles que :
- Le caractère rapide dans la prescription des taches : pendant nos premiers jours
passés au sein de la société, nous avons eu beaucoup de mal à effectuer certaines
taches car ces dernières étaient formulées de façon rapide. Il nous a donc fallu
apprendre sur le tas afin de nous rendre efficient.

- Les difficultés liées à la langue ; la plupart de nos responsables étant d’origine

indienne, il nous a été difficile de communiquer avec eux car ayant un niveau moyen
en anglais. A cet effet, il est utile que GSEZ, propose des formations de remise a
niveau aux nouveaux salariés ayant des difficultés en anglais.

En somme, notre séjour dans la structure de GSEZ a été très instructif. Au cours de
ces trois (3) mois, nous avons pu malgré quelques difficultés, observées le
fonctionnement de cette entreprise. Au-delà, de l’activité de chaque service, nous
avons appris comment s’articulent les différents départements d’une telle entreprise.
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 Par ailleurs, les relations humaines entre les différents employés de la société,
indépendamment de l’activité exercée par chacun d’eux, nous ont appris sur le
comportement a avoir en toute circonstance.

• Définition du problème identifié

L’entreprise GSEZ a pour mission de produire des biens et services dont l'économie a besoin
et d’atteindre une performance lui permettant d’améliorer la compétitivité industrielle du pays,
de construire un écosystème propice aux entreprises et d’être reconnu non seulement sur le plan
local mais aussi sur le plan international. Pour atteindre son objectif, il lui faut une finance
jeune, dynamique et ayant les mêmes visées. Cependant quel que soit le degré d'intelligence,
d'aptitude, ou de dextérité de cette finance, sa compétence seule ne suffit pas à lui permettre
d'atteindre une forte productivité. Pour y parvenir, il faut que l’entreprise mette en place les
dispositifs qui les amèneront à aller au-delà des objectifs visés. C’est en ce sens que l’entreprise
procède à un traitement de règlement fournisseurs.

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 DEUXIEME PARTIE :

LA PROCÉDURE DE RÈGLEMENT FOURNISSEURS

AU SEIN DE GSEZ

La deuxième partie de notre rapport présente le traitement du thème. Elle est constituée
d’un premier chapitre portant sur l’analyse du sujet définissant le sujet de notre étude, puis d’un
second chapitre analysant les résultats du bilan du stage.

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CHAPITRE 1 : TRAITEMENT ET REGLEMENT FOURNISSEURS
DANS UNE ENTREPRISE
Pour mener à bien ses activités, GSEZ entretien des relations avec plusieurs partenaires
économiques dont les plus nombreux sont les fournisseurs. Selon la nationalité ou le type de
transaction. On distingue les fournisseurs locaux et les fournisseurs étrangers dont le type
d’opération est l’exploitation et l’investissement qui se résume par la remise de factures pour
règlement.

Nous allons d’abord pour l’étude de ce chapitre donner la terminologie de certains éléments
(factures, factures pros forma, avance etc.) ensuite nous évoquerons brièvement l’élaboration

Section 1 : Définitions des concepts et élaboration des contrats

Dans cette section, nous sommes emmenés à définir les concepts tel que : facture, facture pro
forma, facture de « DOIT », facture « d’avoir », facture d’avance, facture d’acompte.

1.1 Terminologie
• La facture :

C’est une pièce comptable établie par un fournisseur constatant les conditions auxquelles il a
vendu des marchandises, louer des objets ou assurer un certain service.

• La facture pro forma :

Elle est essentiellement informative et n’engage ni le fournisseur ni le client. Elle renseigne sur
le prix unitaire, la quantité disponible, la qualité et la nature du bien.

• La facture de « DOIT »

C’est une facture définitive elle est généralement relative à la pro forma et engage le fournisseur
et le client.

• La facture de « d’avoir » :

Elle constate la diminution de la dette du client à l’égard du fournisseur, elle est établie pour
marquer une régularisation de bien ou de services fournis ou non fournis.
Elle est prise en compte dans la comptabilité au moment des règlements.

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 • La facture d’avance :

Elle matérialise l’avance perçue par le fournisseur en vue du démarrage des travaux.

• La facture d’acompte :

Elle matérialise un règlement partiel lié à un certain niveau d’exécution des travaux. Toutes ces
factures sont délivrées par le fournisseur au client cela entraine par le fournisseur l’obligation
de livrer le bien et pour le client de payer le prix convenu à l’échéance.

1.2 Elaboration des bons de commandes et des contrats

Selon les procédures d’achats les factures doivent faire l’objet d’élaboration d’un bon de
commande ou d’un contrat. En effet le bon de commande ou le contrat permet aux parties
prenantes de prendre connaissance de leurs obligations réciproques pour ce qui concerne le
fournisseur l’exécution conforme de la commande ou la réalisation de la prestation suivant les
délais impartis et pour GSEZ SA le respect des délais de règlement. Ces bons de commandes
ou de contrats font parties des conditions de règlements donnant lieu à l’établissement de la
facture.

Section 2 : Traitements des factures fournisseurs

2.1 Circuit de traitement des factures

2.1.1 La réception des factures

Les factures sont reçues dans différents bureaux s’occupant de la gestion des factures
fournisseurs. La réception consiste à mener une série de vérification de certaines mentions
obligatoires que toute facture doit comporter tels que :

La vérification administrative qui consiste à vérifier les éléments suivants :

- Le nom de l’entreprise ;
- Adresse du fournisseur ;
- La date d’établissement de la facture ;
- Numéro de facture ;
- La période de la facture ;
- Les références du contrat ou du bon de commande ;

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La vérification arithmétique qui consiste à contrôler les calculs aboutissant aux montants qui
figurent sur la facture.
Après ces vérifications, l’agent émarge le cahier de transmission du fournisseur, porte son visa
sur une copie de la facture pour le fournisseur.

2.1.2 L’enregistrement des factures

Les informations relatives aux factures sont consignées dans un registre propre au suivi des
factures, ce sont :
- Le numéro d’ordre d’arrivée ;
- La date d’arrivée ;
- Le nom du fournisseur ;
- Le numéro et la date d’établissement de la facture ;
- L’objet de la facture ;
- Le montant net à payer ;
- Le montant des différentes taxes y afférentes ;
- Le service bénéficiaire de la prestation ou de la fourniture.
Ces renseignements sont saisis dans une base de données appelée « TRACKER » qui est une
application informatique mise au point par un agent de la maison.
Cette application permet de donner diverses situations telles que :
- L’état des factures saisies par période, par entité (GSEZ SA, GSEZ
INFRASTRUCTURES, OLAM GAB ETC.) ;
- L’état des factures à transmettre à la fiscalité ;
- L’état des factures incomplètes par nature de pièce manquante et par direction ou par
fournisseur ;
- Etc.
Les factures ainsi reçues sont transmises au service de la fiscalité pour établir des dispenses de
TVA, CSS.

2.1.3 La fiscalité
GABON SPECIAL ECONOMIC ZONE eu égard au volume de ses transactions commerciales
s’est dotée d’un service de fiscalité. Cette équipe a pour principale tâche de veiller à
l’application du code des impôts en vigueur au Gabon.
Ainsi tout document ayant un caractère imposable passe par ce service pour analyse et
traitement s’il y a lieu.
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C’est dans ce cadre que les factures fournisseurs passent d’abord dans ce service pour divers
vérifications et traitements.
La vérification porte surtout sur la présentation et les mentions obligatoires exigées sur une
facture commerciale par les Directions Générales des Impôts du Gabon :
- Le régime d’imposition ;
- Le numéro du registre de commerce ;
- La division fiscale ;
- La nature et l’objet de la vente ou du service ;
- Le prix hors taxe ;
- Le taux de TVA ou la mention exonéré ;
- Le montant de la taxe due ;
- Le montant TTC ;
- La date ;
- L’adresse du créancier et du client.

Le traitement quant à lui, concerne la détermination des taux des différents prélèvements et
retenues à opérer sur la facture au moment du règlement (TVA, CSS, TPS).
La taxe sur la valeur ajoutée (TVA) : c’est un impôt indirect ou de consommation supporté par
le consommateur final dont son montant est inclus dans le prix total. Le taux de TVA est de
18% son traitement est fonction de la nature du fournisseur. On a les cas ci-après :
- Cas des fournisseurs locaux : GSEZ SA retient 18% du montant de la TVA et les
reverses à l’Etat puisqu’il est régi par les textes. Les 82% sont reversées aux fournisseurs
à qui une attestation individuelle de retenue TVA est remise ;

- Quant aux fournisseurs étrangers pour prestation de service GSEZ SA procède à une
déclaration pour compte de la TVA à 100% et la compensation est déductible.

2.2 Comptabilisation des factures

La comptabilisation d’une facture fournisseurs nécessite au préalable certaines assurances de
l’exactitude des éléments qui la composent.
En effet, le suivi des pièces comptables selon une comptabilité propre à GSEZ SA. Le
traitement de ces pièces suit les dispositions prévues par le plan comptable OHADA selon les
étapes ci-après :
- Analyse de la facture : la facture est le document de base de l’enregistrement des
opérations d’achats qui fait l’objet d’une analyse avant d’être comptabilisée. Elle

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 consiste à la lecture de l’objet de la facture ou du devis pour prendre connaissance de la
nature de l’opération ;

- Imputation de la facture : elle consiste à la recherche des comptes à imputer. Pour se

faire l’on envoie toutes les informations concernant le payement à une entité qui se
charge premièrement d’attribuer un code, ce numéro permet de pouvoir attribuer un
code d’imputation pour la comptabilisation de facture similaire à celle du SYSTEME
OHADA ;

Le but du numéro ici est de faciliter l’enregistrement de la facture sur le logiciel comptable.
- L’enregistrement des factures dans le logiciel : l’enregistrement comptable est un
moyen qui permet à l’entreprise de conserver la mémoire des opérations financières qui
suivent la vie de l’entreprise, de connaitre à tout moment le niveau réel de l’activité de
la société ;

La saisie des écritures nécessite l’introduction des informations suivantes ci-après :

- Le numéro du compte fournisseur ;
- Le numéro de la pièce ;
- La date d’établissement de la facture ;
- Les comptes à débiter et à créditer.

Ecriture de constatation

Exemple de facture d’achat : la société Gabon Meca a adressé le 30 novembre 2021 la facture
FC 467789 de 2.794.099 FCFA relative à l’achat de fournitures de bureaux :

30/11/2021

625.041 Achats fournitures de bureaux 2.794.099

1.018.243 Fournisseur Gabon Meca 2.794.099

Fact FC467789
Source : Facture GABON MECA GSEZ 2021

20
 Banque

17/01/2022

1.018.243 Achats fournitures de bureaux 2.794.099

1.018.243 Fournisseur Gabon Meca 2.794.099

Fact FC467789

Source : Facture GABON MECA GSEZ 2021

21
CHAPITRE II : REGLEMENT DES FACTURES FOURNISSEURS

Dans ce chapitre, il s’agit de présenter la procédure de règlement des factures fournisseurs

(section 1) ensuite les remarques et suggestions (section 2).

Section 1 : Procédure de règlement des factures fournisseurs

1.1 La trésorerie
La trésorerie se traduit par des mouvements de fonds ou de flux financiers engendrés par les
différentes opérations commerciales. Les opérations commerciales donnent lieu à un règlement
chez le créancier, à un paiement chez le débiteur.
La trésorerie de GSEZ est constituée de l’ensemble des comptes de recettes et de dépenses. Les
comptes de recettes constituent l’ensemble des ventes réalisées (vente de meubles…).

Les comptes de dépenses sont utilisés uniquement pour le règlement des fournisseurs, du
personnel et de l’Etat (administration fiscale, CNSS etc.) et le remboursement des emprunts.
Ces comptes sont renfloués par les comptes recettes au moyen de nivellement. Le nivellement
c’est le transfert du débit du compte recette au crédit du compte dépense par ordre de GSEZ
SA.

Ce qui oblige le responsable de TRESORERIE à élaborer une situation de sa trésorerie avant

toute sortie de fonds.

1.1.1 La situation de la trésorerie

Elle traduit l’ensemble des fonds existants dans les différentes banques auxquelles GSEZ SA a
ouvert les comptes. Cette situation permet à la hiérarchie de GSEZ SA de prendre des décisions
pour les règlements lorsqu’elle est favorable. Par contre si elle est défavorable, les factures
échues feront l’objet de règlement en instance. Par ailleurs, avec le développement des
nouvelles technologies et communications GSEZ SA a la possibilité de connaitre au jour le jour
la situation de sa trésorerie par le site web bancaire.

1.1.2 Les différents types de règlements des factures fournisseurs

Il y’a deux types de règlement selon la nationalité et la résidence des fournisseurs.

22
 - Factures fournisseurs locaux : fournisseurs résidents au Gabon et les prestations ou les
fournitures sont effectuées au Gabon. Les modes de règlements de ces factures sont faits
par chèque ou par virement bancaire ;

- Les factures fournisseurs étrangers : fournisseurs qui résident à l’étranger et dont les
prestations ou les fournitures sont effectuées au Gabon. Le mode de règlement des
factures se fait par transfert.

1.1.3 Les conditions de règlement

Les règlements de factures sont conditionnés par les formalités suivantes :
- La certification de la facture par le responsable de l’entité qui bénéficiaire du service ou
par le responsable du service gestion des factures.

- L’autorisation de règlement : c’est l’accord de règlement matérialisé par la signature de

la hiérarchie notamment la signature du Directeur Administratif et Financier (DAF) et
celle du Directeur General (DG) ou en cas de d’absence de l’un ou de l’autre la signature
de leur intérimaire apposé sur le l’ordre de virement ou sur le chèque.

Il y’a bon de commande lorsque le montant est inférieur ou égal à cinq millions (5.000.000) de
francs CFA.
Il y a contrat lorsque le montant est supérieur à cinq millions (5.000.000) de francs CFA.

1.1.4 Le règlement des factures a l’échéance

1.1.4.1 La programmation des échéances

Elle est fonction de la date d’arrivée de la facture indiquée par le service gestion des factures.
Cette date court quatorze (14) jours conformément aux clauses du contrat. Il y’a des cas
exceptionnels de règlement à échéance cinq (5) jours ou le fournisseur a eu des négociations
favorables.

1.1.5 La saisie des factures

Les factures sont saisies à l’aide d’une application de trésorerie appelée « TRACKER ». Cette
saisie permet d’éditer un bordereau de règlement faisant ressortir le net à payer après déduction
des différentes retenues à la source à titre d’acompte telles que :
- La retenue de 18% TVA ;
- La retenue de 9.5% TPS ;
- Les retenues d’avances perçues.

23
1.2 Règlement par cheque
Le chèque est un écrit par lequel une personne, le tireur qui a des fonds déposés et disponibles
chez une autre personne donne à celle-ci le tiré l’ordre de payer une somme soit à elle-même
soit à un tiers le bénéficiaire.
Le règlement par chèque implique trois personnes :
- Le tireur : c’est la personne qui émet le chèque (acheteur) ;
- Le tiré : l’établissement bancaire du tireur ;
- Le bénéficiaire : la personne qui recevra le chèque (le fournisseur) ;
• Le chèque doit contenir un formulaire qui rassemble plusieurs éléments :
- Le mot cheque ;
- L’ordre de payer ;
- Le montant de la somme à payer ;
- Le nom du tiré ;
- Le lieu de paiement du chèque ;
- La date de création du chèque ;
- La signature du tireur, son nom et son numéro de compte ;
- Le nom du bénéficiaire ;
- Le numéro de cheque ;
Notons que le chèque peut être de plusieurs formes :
- Le chèque de retrait : le tireur est aussi bénéficiaire ;
- Le chèque a ordre : payable à l’ordre d’une personne bien déterminée, payé à l’ordre
de X ;
- Le chèque porteur : se transmet main à main, il est payé à son porteur, il présente un
risque en cas de perte ;
- Le chèque non endossable : ne peut pas être transmis par un endossement. L’avantage
de ce mode de règlement est qu’il n’engendre pas de frais bancaire mais comporte un
principal danger pour le vendeur qui est celui de l’émission d’un chèque sans provision.

Écriture comptable 2

Exemple : règlement de la facture 0055/CB/01 du 06/04/2022 d l’imprimerie ABC MALL d’un

montant de 43.000 FCFA

24
 2 090 290 ABC MALL 43 000

369 400 Banque 43 000

Source : Facture Imprimerie ABC MALL 2022

1.2.1 Règlement en espèce

Le règlement en espèce se fait par le biais d’une disposition de fonds plafonnés à dix millions
(10.000.000) de francs CFA alloués au responsable de la caisse de GSEZ SA pour gérer toutes
les dépenses n’excédant pas ce montant. Il s’agit entre autres des dépenses auprès des
fournisseurs occasionnels et les dépenses aux remboursements des frais médicaux ou frais de
déplacement.

Écriture comptable 3

Exemple : Règlement en espèce des factures, quittances et reçus dues 139 500 fcfa le
11/08/2010

11/08/2010

6 058 000 Achats de matériaux 139 500

57 111 Caisse 139 500

(règlement facture, quittances…)

Source : Facture BATIPLUS 2010

1.2.2 Règlement par virement bancaire ou par transfert

Le virement est une opération par laquelle GSEZ donne l’ordre à sa banque à l’aide d’un
document appelé Ordre de Virement (OV) indiquant le montant de la facture à payer et ces
références (l’identité bancaire) de virer ou de transférer cette somme au compte du fournisseur.

25
Le virement concerne les fournisseurs locaux et le transfert les fournisseurs étrangers.
Le virement s’effectue sans prélèvements de frais à la suite d’un accord de partenariat avec les
banques et par contre le transfert ne peut s’effectuer sans prélèvement de frais bancaires à la
charge de GSEZ compte tenu de la délocalisation du règlement extérieur.

Après le règlement la banque envoie l’avis de débit à GSEZ pour la mise à jour de sa
comptabilité.

1.2.3 Les avances et acomptes de règlement

Selon les clauses du contrat le fournisseur peut obtenir une avance de démarrage et un acompte
sur présentation d’une facture d’avance ou d’acompte.

Ce mode de règlement ne peut se réaliser sans une caution d’avance et d’acompte prévue dans
le contrat.

1.2.4 Traitement des factures après règlement

A l’issue de l’autorisation, les pièces de règlements vont subir un dépouillement de la manière
suivante :
- L’originale de la facture est jointe à une copie de l’ordre de virement plus le bordereau
de règlement pour ce qui concerne les règlements qui doivent être transmises à la
comptabilité pour la mise à jour ;

- L’originale de l’ordre de virement est remise à la banque.

Cette manière de procéder est aussi valable pour le règlement par transfert.
En ce qui concerne le dispatching du règlement par chèque, l’originale de la facture plus une
copie du chèque sont joints pour archivage.
Le chèque est remis au fournisseur avec notification du numéro de facture qui fait l’objet du
chèque à l’arrière de celui-ci.

Section 2 : Remarques et suggestions

Notre stage s’est effectué au sein du département de finance. Sans remettre en cause le
fonctionnement de la société GSEZ SA, nous avons décelé quelques remarques pour lesquelles
nous souhaitons apporter notre modeste contribution par des suggestions.

26
2.1 Remarques
- Absence de manuel de procédure officiel, publié : le problème d’absence de manuel de
procédure officiel peut causer une confusion de tâches, en plus de rendre difficile le
remplacement d’un agent, ou le renforcement des effectifs ;

- Mauvais archivage de certaines pièces comptables : les pièces justificatives doivent être
conservées pour des raisons de secours ultérieurs, et de contrôle. C’est également une
recommandation légale. Durant notre stage nous avons fréquemment eu recours aux
archives dans le cadre de l’assainissement des comptes internes.

Comme énoncé précédemment, les différentes dépenses engagées par la banque doivent être
passées en charge, le manque de régularité dans ce processus fait que les comptes internes
présentent des soldes importants qu’il convient de justifier. Pour ce faire, la recherche des
justificatifs est indispensable. Les documents sont rangés manuellement dans des classeurs,
malheureusement, cet exercice ne se révèle pas assez aisé. Les pièces peuvent être mal archivées
ou certaines peuvent manquées ou enlevées lors de la recherche. Ce qui rend difficile la
détection d’éventuelles fraudes. Le fait qu’il soit difficile de savoir à quel niveau de la chaine
d’archivage une pièce aurait pu être égarée, peut pousser un malfaiteur à faire disparaitre une
pièce justificative pour camoufler une fraude.

2.2 Suggestions
- Toutes les activités du cycle Achats/Fournisseurs doivent être effectuées sur la base de
procédures formalisées pour éviter le cumul des fonctions incompatibles. Celles-ci
doivent être à la portée de tout le monde pour leur servir de référentiel pour une
compréhension et une exécution uniforme de leurs activités. Ce manuel doit être mis à
jour régulièrement pour pouvoir maintenir l'entreprise dans une dynamique de progrès
nécessaire à sa survie et à son positionnement dans son secteur d'activité ;

- Il serait souhaitable de procéder en premier à un archivage numérique avant le physique.

Il doit y avoir un service archivage de GSEZ qui gérera le système d’archivage, étant
difficile pour une seule personne d’assumer toutes les responsabilités liées à l’archivage.
Il serait souhaitable que toutes les pièces archivées soient énumérées dans un mail, des
dossiers synchronisés ou mieux encore dans SAP et contrôlées par l’archiviste afin
d’avoir une traçabilité concrète.

27
 CONCLUSION GENERALE

Le règlement des factures fournisseurs constitue l’une des principales missions du services
trésorerie ou nous avions effectué la majeure partie de notre stage.
Nous pensons qu’à travers ce modeste document que nous avons élaboré au cours de notre
passage à GSEZ SA, il pourra améliorer le traitement des factures fournisseurs et leur
règlement.
Nous ne saurions mener à terme ce rapport, sans mentionner que ce stage de douze (12)
semaines à GSEZ SA nous a permis de faire un rapprochement entre l’enseignement
universitaire théorique et la réalité pratique du terrain.
A GSEZ, le traitement des factures s’effectue en plusieurs étapes. D’abord la réception des
factures qui est effectué par les différents services ensuite se fait la vérification de celles-ci
pendant laquelle ils doivent s’assurer de la conformité desdites factures. Après cette étape, les
factures sont transmises au départements la Finance qui elle se charge d’effectuer une seconde
vérification s’assurer ainsi que les factures aient eu les validations de paiements puis une fois
validé, la finance se charge d’allouer sur la facture le centre de couts afin de procéder à
l’enregistrement dans le logiciel. Une fois cela fait, le DAF, valide ensuite la facture est
renvoyée vers l’équipe comptable de l’inde (OGBS) pour l’imputation comptable. Ensuite se
fait la signature des règlements par chèques et des transferts, une fois signé les règlements par
chèque sont remis aux fournisseurs et les règlements par transferts sont envoyés à la banque et
directement débité dans le compte du fournisseur préalablement mentionnés dans l’ordre de
virement.
De plus nous avons pu assimiler le processus de liquidation des factures fournisseurs au
traitement des factures fournisseurs et leur règlement ; ce qui nous amené à témoigner l’ultime
importance du passage de l’étudiant en entreprise avant l’obtention de tout diplôme à Sup De
Com.
Nous avons bien été accueillie et intégrée au département de la finance ce qui a été très
enrichissant et bénéfique à l’élaboration de notre rapport. Cette première expérience en
entreprise nous a permis de cultiver un esprit critique, un esprit d’équipe et d’autres points qui
sont liés à la vie dans l’entreprise tels que la rigueur, la ponctualité et la disponibilité.
Certes, ce document comporte des erreurs ou des incohérences mais nous souhaitons que ces
parties fassent l’objet de perfectionnement par ceux qui nous succèderons dans le temps.

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