III.

7- Le Livre de caisse de l’agent

Le traité de nomination de l’agent lui impose souvent la tenue d’une comptabilité minimale
sous la forme d’un livre de caisse.

Le livre de caisse de l’agence n’est pas une comptabilité au sens propre du terme, mais un
minimum indispensable de tenue de comptes, enregistrant les mouvements de trésorerie.

Ce livre, du type « Journal-Grand-Livre » est destiné à enregistrer chronologiquement les

opérations de l’agence en les ventilant analytiquement dans les comptes concernés et permet
ainsi de connaître, à tout moment, la situation de celle-ci.

1) Présentation du livre de caisse

Le livre de caisse de l’agence se présente sous la forme d’un tableau comportant plusieurs
colonnes doubles (débit, crédit), chacune d’elles étant affectée à un compte.

L’enregistrement des opérations de l’agence y sera fait au fur et à mesure, dans les colonnes
intéressées, selon la nature de l’opération.

Devront être enregistrés dans le livre de caisse : tout mouvement modifiant la trésorerie
(caisse, banque), tout mouvement faisant intervenir le compte courant avec la compagnie,
même en l’absence de mouvement de trésorerie. Il se présente comme suit :

Prélèvemts
Dates Libellé Caisse Banque Compagnie Commissions Frais
personnels
Débit Crédit Débit Crédit Débit Crédit Débit Crédit Débit Crédit Débit Crédit

2) Fonctionnement du livre de caisse

Pour des raisons de commodité, les comptes « Banque », « Caisse » et « Compte avec la
compagnie », qui sont le plus souvent usités, figurent à gauche dans la partie Grand livre.

Les frais de l’agence sont regroupés dans un compte unique ainsi que les commissions
acquises.
Enfin, le compte de l’agent indique les prélèvements et dépôts effectués par celui-ci dans la
comptabilité de l’agence.
En fin de période, un rapprochement devra nécessairement être effectué entre le compte
« Caisse » et l’avoir en caisse, le compte « Banque » avec le relevé de la banque et le compte
« Compagnie » avec le compte courant adressé par la compagnie.

Comment passer les écritures comptables dans le livre de caisse ?

En raison du principe fondamental de la partie double, toute opération enregistrée au débit

d’un ou de plusieurs comptes doit nécessairement être équilibrée par un enregistrement au
crédit d’un ou de plusieurs autres comptes, du montant global égal.

Exemples d’écritures :

- Encaissement d’une prime par caisse ou par banque :

Suivant que la prime est acquittée en espèces ou en chèque bancaire, c’est respectivement le
compte « Caisse » ou « Banque » qui est débité, la contrepartie de cette écriture venant au
crédit du compte « Compagnie ».

La commission correspondante sera portée au débit du compte « Compagnie » par le crédit du

compte « Commissions ».

- Règlement d’un sinistre :

Le compte « Compagnie » sera débité par le crédit du compte « Caisse » ou « Banque ».

Il arrive parfois qu’un sinistre soit réglé en compensation d’une prime due. Dans ce cas, le
compte de trésorerie sera crédité du montant du décaissement et le compte « Compagnie »
sera tour à tour crédité du montant de la prime puis débité du montant de la commission et du
montant du sinistre. Il y aura ainsi égalité entre les écritures du débit et celles du crédit.

- Prélèvements d’un agent

Il s’agit des prélèvements en trésorerie effectués par l’agent sur les commissions nettes de
frais généraux lui revenant.
Pour éviter ce qu’on appelle un « trou de caisse », il importe que la cadence des prélèvements
de l’agent soit en rapport avec ses revenus (Commissions – frais généraux = prélèvements
déjà effectués).

On débitera le compte « Prélèvements » par le crédit du compte de trésorerie qui supporte la

dépense : « Caisse » ou « Banque » ; tandis que les remboursements opérés par l’agent
donneront lieu à des imputations en sens inverse.