L’EMBAUCHE DU SALARIE

I) LES FORMALITES D’EMBAUCHE ET DE DECLARATION

1) La déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

La DPAE doit être établie par l’employeur au plus tôt 8 jours avant l'embauche d'un salarié
dans l'entreprise. Au plus tard 1 jour ouvrable avant l'embauche du salarié. Dans tous les
cas, elle doit impérativement être faite avant que le salarié ne commence à travailler.
Elle peut être saisie sur internet, via Net-entreprises.fr, ou par saisie en ligne sur l’Urssaf, ou
par dépôt d’un fichier issu de votre logiciel, ou par courrier recommandé avec accusé de
réception auprès de votre Urssaf.
La DPAE est une mesure de simplification des obligations déclaratives de l'employeur. C'est
une procédure de déclaration systématique et nominative pour chaque salarié que vous avez
l'intention d'embaucher.
Elle rassemble 6 formalités liées à l'embauche :
o la déclaration d'une première embauche ;
o l’immatriculation d'un salarié ;
o l’affiliation au régime d'assurance chômage ;
o l’adhésion à un service de santé au travail ;
o la visite médicale obligatoire ;
o le préétablissement des déclaration sociales nominatives (DSN).

2) L’embauche d’un salarié mineur

a. A partir de 16 ans
La durée légale de 35 heures est applicable à tout salarié âgé de 16 ou de 17 ans.
L'employeur doit laisser au salarié soumis à l'obligation de suivre des cours professionnels
pendant la journée de travail le temps et la liberté nécessaires au respect de cette
obligation. Le temps consacré à la formation dans un établissement d'enseignement est
considéré comme un temps de travail effectif.
Aucun salarié âgé de 16 ou de 17 ans ne doit travailler plus de 4h30 de manière
ininterrompue. Par conséquent, lorsque le temps de travail quotidien est supérieur à 4h30,
le salarié doit bénéficier d'un temps de pause de 30 minutes consécutives minimum.

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L’embauche du salarié
La durée maximale quotidienne de travail est fixée à 8 heures.
Le salarié âgé de 16 ou de 17 ans peut, à titre exceptionnel, accomplir des heures
supplémentaires, dans la limite de 5 heures par semaine. L'accord de l'inspecteur du travail
et l'avis conforme du médecin du travail sont obligatoires.
Le repos quotidien d'un salarié âgé de 16 ou de 17 ans est fixé au minimum à 12 heures
consécutives.
Le salarié âgé de 16 ou de 17 ans bénéficie d'un repos hebdomadaire de 2 jours consécutifs
incluant dimanche.
Le salarié âgé de 16 ou de 17 ans ne peut pas être employé les jours fériés, sauf s'il travaille
dans l'un des secteurs suivants :
o hôtellerie et restauration ;
o traiteurs et organisateurs de réception ;
o cafés, tabacs et débits de boisson ;
o boulangerie, pâtisserie ;
o poissonnerie, boucherie et charcuterie ;
o fromagerie-crèmerie ;
o magasins de vente de fleurs naturelles, jardineries et graineteries ;
o établissements des autres secteurs assurant à titre principal la fabrication de produits
alimentaires destinés à la consommation immédiate ou dont l'activité exclusive est la
vente de denrées alimentaires au détail ;
o spectacles.

b. Avant 16 ans
La durée légale de 35 heures est applicable à tout salarié de moins de 16 ans.
Aucun salarié de moins de 16 ans ne doit travailler plus de 4h30 de manière ininterrompue.
Par conséquent, lorsque le temps de travail quotidien est supérieur à 4h30, le salarié doit
bénéficier d'un temps de pause de 30 minutes consécutives minimum.
La durée maximale quotidienne de travail est fixée à 8 heures.
Le salarié de moins de 16 ans ne peut pas accomplir d'heure supplémentaire.
Le repos quotidien d'un salarié de moins de 16 ans est fixé au minimum à 14 heures
consécutives.
Le salarié de moins de 16 ans bénéficie d'un repos hebdomadaire de 2 jours consécutifs
incluant dimanche.
Le salarié de moins de 16 ans ne peut pas être employé les jours fériés, sauf s'il travaille dans
l'un des secteurs suivants :

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L’embauche du salarié
 o hôtellerie et restauration ;
o traiteurs et organisateurs de réception ;
o cafés, tabacs et débits de boisson ;
o boulangerie, pâtisserie ;
o poissonnerie, boucherie et charcuterie ;
o fromagerie-crèmerie ;
o magasins de vente de fleurs naturelles, jardineries et graineteries ;
o établissements des autres secteurs assurant à titre principal la fabrication de produits
alimentaires destinés à la consommation immédiate ou dont l'activité exclusive est la
vente de denrées alimentaires au détail ;
o spectacles.

c. Travaux interdits et réglementés

Un jeune de 15 à 18 ans, employé ou en formation professionnelle, ne peut pas effectuer
des travaux l'exposant à des actes ou représentations à caractère pornographique ou
violent.
Un jeune de 15 à 18 ans, employé ou en formation professionnelle, ne peut pas effectuer
des travaux présentant un risque pour sa santé ou sa sécurité.
Toutefois, le jeune en formation professionnelle peut effectuer certains de ces travaux si son
employeur ou chef d'établissement fait une déclaration de dérogation auprès de
l'inspection du travail (agents chimiques, agents biologiques, vibrations mécaniques,
rayonnement, milieu hyperbare, température extrême, risque d’effondrement et
d’ensevelissement, milieu confiné, travaux en contact avec du verre ou du métal en fusion,
manutentions manuelles, risques électriques, utilisation de machines, travaux en hauteur,
contact avec des animaux, contact avec de l’alcool).
Un jeune de moins de 18 ans ne peut pas travailler le dimanche, sauf s'il est apprenti, ni les
jours chômés.
L'interdiction de travail le dimanche pour les jeunes travailleurs en apprentissage n'est pas
applicable dans les secteurs suivants : hôtellerie, restauration, traiteurs et organisateurs de
réception, cafés, tabacs et débits de boisson, boulangerie, pâtisserie, boucherie, charcuterie,
fromagerie-crèmerie, poissonnerie, magasin de vente de fleurs naturelles, jardineries et
graineteries.

3) L’embauche d’un salarié handicapé

Le recrutement d’un travailleur handicapé implique des obligations pour l’employeur mais
ouvre aussi droit à de nombreux avantages. L’employeur ne doit en aucun cas faire preuve
de discrimination vis-à-vis d’un candidat en situation de handicap.
Un employeur qui embauche un salarié handicapé doit s’adapter à son handicap :

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L’embauche du salarié
 o proposer des formations et/ou autoriser l’absence pour formation ;
o adapter le temps de travail si besoin ;
o réaliser des aménagements de postes.

Pour cela, l’employeur bénéficie d’avantages :

o s’il remplit ses conditions d’effectif, il ne paie pas la taxe à l’Agefiph ;
o il peut bénéficier d’aides auprès de l’Etat et de l’Agefiph (aide à l’embauche, aide à
l’intégration, aide à l’aménagement …) ;
o être accompagné par un référent ou la médecine du travail pour prévenir ou
remédier à des difficultés et aménager et adapter le poste de travail et/ou l’accès à
l’entreprise et aux parties communes.
Les organismes à contacter sont pôle emploi, cap emploi, Agefiph et la médecine du travail.
Ils accompagneront et aideront l’employeur dans toutes ses démarches.

4) L’embauche d’un salarié étranger non européen

Etranger résidant hors de France : procédure d’introduction

Un employeur ne peut pas recruter directement dans un autre pays. Il doit faire une
demande d'autorisation de travail, appelée procédure d'introduction.
Il doit suivre plusieurs étapes :
o dépôt de l'offre d'emploi auprès de Pôle emploi (ou autre organisme de placement),
accompagnée d'un dossier de demande d'introduction ;
o transmission du dossier à la Direccte du lieu du travail.

Le dossier de demande d'introduction doit contenir :

o l'engagement de paiement des taxes à l'Office français de l'immigration et de
l'intégration (OFII) ;
o le contrat de travail ;
o un imprimé sur les conditions de logement du futur salarié.

Dans le cas où la Direccte accepte la demande, elle transmet le dossier au poste consulaire
et à l'OFII qui assure le contrôle médical et l'acheminement du travailleur étranger vers la
France.
Le contrôle médical peut avoir lieu dans les 3 mois suivant l'arrivée en France ou après le
début de l'activité salariée (ou dans le pays d'origine quand l'OFII y est présent).
L'autorisation de travail peut être retirée si ce délai n'est pas respecté.
Si le visa est accordé, un visa de long séjour est délivré au travailleur étranger.

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L’embauche du salarié
Etranger déjà installé en France
L'employeur doit vérifier lors de l'embauche que le futur salarié est titulaire d'un titre de
séjour en cours de validité valant autorisation de travailler ou une autorisation de travail.
Pour cela, il doit, au moins 2 jours ouvrables avant la date d'effet de l'embauche, demander
à la préfecture du département du lieu d'embauche l'authentification du titre de séjour ou
de l'autorisation de travail du ressortissant étranger qu'il souhaite embaucher.
Cette demande peut être faite par courrier électronique et accompagnée d'une copie du
titre valant autorisation de travail.
À défaut de réponse dans les 2 jours ouvrables suivant réception de la demande, l'obligation
de l'employeur de s'assurer de l'existence de l'autorisation de travail est considérée comme
accomplie.
Une copie du titre valant autorisation de travail doit être annexée au registre unique du
personnel.
Après vérification du titre de séjour et de l'autorisation de travail, l'employeur peut procéder
alors aux formalités d'embauche habituelles.
Certains titres de séjour ouvrent automatiquement droit au travail. Les personnes qui en
sont titulaires n'ont donc pas besoin d'une autorisation expresse de travail.
Il s'agit des titres suivants :
o carte de séjour "compétences et talents" valable 3 ans ;
o carte de résident de 10 ans ou de résident de longue durée-UE (sauf si le salarié
arrive en France avec un permis de séjour délivré par un autre pays européen) ;
o carte de séjour temporaire "vie privée et familiale" valable 1 an ;
o visa de long séjour valant titre de séjour (VLS-TS) mentions étudiant, scientifique-
chercheur, conjoint de Français ou conjoint entré par regroupement familial, pendant
la durée de validité du visa, etc. ;
o autorisation provisoire de séjour (APS) : étudiants ayant fini leurs études.

Dans le cas où la personne concernée détient un titre de séjour n'autorisant pas le travail,
son futur employeur doit alors faire une demande d'autorisation de travail auprès de la
Direccte.
Si la personne vit en situation irrégulière en France, elle doit pour obtenir une carte de
séjour salarié ou travailleur temporaire déposer une demande d'admission exceptionnelle au
séjour.

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L’embauche du salarié
Une fois l'autorisation de travail obtenue, vous devrez vous rapprocher de l'OFII (Office
français de l'Immigration et de l'Intégration) pour la visite médicale d'embauche du salarié et
acquitter une taxe spécifique dans les 3 mois suivants le début du contrat.

Taxes dues par l’employeur

L'employeur qui recrute un travailleur étranger pour une durée de plus de 3 mois et de
moins de 12 mois doit payer une taxe l'Office français de l'immigration et de l'intégration
(OFII).
Le montant de cette taxe varie selon le salaire versé :
o 74 € pour un salaire inférieur ou égal au Smic ;
o 210 € pour un salaire supérieur au Smic et inférieur ou égal à une fois et demie le
Smic ;
o 300 € lorsque le salaire est supérieur à une fois et demie le Smic ;
o 72 € dans le cas où le recrutement est effectué dans le cadre d'un accord bilatéral
d'échanges de jeunes professionnels.
L'employeur doit payer la taxe dans les 3 mois suivants la délivrance :
o des documents exigés lors de la première entrée en France du travailleur ;
o de l'autorisation de travail de la 1re admission au séjour en qualité de salarié.

Pour les contrats de plus de 12 mois, l'employeur doit également verser à l'OFII une taxe de
55 % d'un mois de salaire brut dans la limite de 2,5 SMIC.

Sanctions
Est puni de 5 ans d'emprisonnement et d'une amende de 15 000 € appliquée autant de fois
qu'il y a d'étrangers concernés, le fait d'embaucher, de conserver à son service un étranger
sans titre l'autorisant à travailler en France. Ces peines sont portées à 10 ans
d'emprisonnement et 100 000 € d'amende lorsque l'infraction est commise en bande
organisée.

5) Les autres formalités obligatoires

a. Le registre unique du personnel

L'employeur doit tenir un registre du personnel par établissement dès l'embauche du 1er
salarié (ou dès l'arrivée d'un stagiaire). Il doit inscrire les informations suivantes dans l'ordre
chronologique des embauches :
o identification du salarié : nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité ;

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L’embauche du salarié
 o carrière : emplois, qualifications, date d'entrée et de sortie de l'entreprise ;
o type de contrat : contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, contrat
d'insertion professionnelle, contrat à durée déterminée, travail à temps partiel, mise
à disposition par un groupement d'employeurs, mise à disposition par une entreprise
de travail temporaire (intérim) par exemple ;
o pour les travailleurs étrangers : type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de
travail ;
o pour les stagiaires : nom et prénoms, dates de début et de fin du stage, nom et
prénoms du tuteur, lieu de présence du stagiaire, sont à indiquer dans une partie
spécifique (pour ne pas les confondre avec les salariés).
Ce registre peut être tenu sur support numérique.
Si une même personne est embauchée avec des contrats successifs (CDD d'usage ou extra
par exemple), il est nécessaire, pour chaque contrat ou vacation, d'indiquer, sur une
nouvelle ligne du registre, la date d'entrée et de sortie correspondantes.
L'absence de registre, le défaut de mise à jour ou l'oubli de mentions obligatoires peuvent
entraîner jusqu'à 750 € d'amende par salarié concerné.

Exemple de registre :

REGISTRE UNIQUE DU PERSONNEL

Nom de la société
Adresse de la société
CP Ville

Siret
Code NAF

Nom Né(e Nationalité Type de Date Date de Type de Emploi Qualification Spécificité
Prénom ) le doc. et d’entrée sortie contrat occupé (temps
du n°titre de partiel,
salarié travail intérim…)
pour les
salariés
étrangers
1
2
3

b. Déclaration de mouvement de main-d’œuvre (DMMO)

La déclaration des mouvements de main-d’œuvre est une déclaration mensuelle obligatoire
des mouvements de main-d’œuvre pour les établissements employant au moins 50 salariés.

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L’embauche du salarié
Depuis le 1er juin 2007, les établissements assujettis peuvent établir leur déclaration
mensuelle à partir du site de télédéclaration.

c. Les documents à fournir au salarié

Vous devez au moment de l’embauche communiquer au salarié les documents suivants :
o copie de la DPAE ;
o documents liés à la mutuelle et la prévoyance ;
o le contrat de travail (sous 48 heures) ;
o l’information sur la convention collective.

II) LA MEDECINE DU TRAVAIL

Le suivi de santé des salariés est obligatoire. L’employeur est tenu de prendre les rendez-
vous auprès du service de santé au travail, excepté pour les visites de préreprise et faite à la
demande du salarié.
Le temps nécessaire pour la visite médicale et les examens complémentaires ne peuvent
faire l’objet d’aucune retenue de salaire. S’ils sont faits hors temps de travail, le salarié sera
rémunéré en plus. C’est assimilé à du temps de travail effectif.
Le médecin du travail est tenu au secret médical comme tout médecin.
Le type de rendez-vous et de suivi sont différents d’un salarié à l’autre. Ils dépendent du
salarié (mineur, handicapé …) et du poste occupé (travailleur de nuit, expositions à certains
produits …).
Le salarié peut demander à tout moment au médecin du travail une visite médicale.

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L’embauche du salarié
Pour accident et maladie non professionnelles changement depuis le 1 er avril 2022 c’est
passer à 60 jours au lieu de 30 jours.

III) L’ACCUEIL DU NOUVEL EMBAUCHE

Avant le jour J : préparez l’arrivée de votre nouveau collaborateur

Lundi matin, 9 heures. Un nouvel employé arrive dans les bureaux… Prévenez l’équipe de
l’arrivée du futur collaborateur (son prénom et son poste) avant son 1er jour afin de
l’accueillir dans des bonnes conditions.

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L’embauche du salarié
Les jours précédents l’arrivée du nouvel employé, il est également nécessaire de :
o vérifier les conditions matérielles (bureau, matériel, outils) de façon à ce qu’il puisse
travailler dès son arrivée ;
o identifier la personne responsable de son accueil et de son accompagnement sur le
poste de travail ;
o évaluer le temps que vous et vos collaborateurs pouvez lui accorder pour l’aider à
découvrir son environnement de travail ;
o prévoir si nécessaire une formation.

Le jour J : accueillez personnellement le nouveau salarié

Souhaitez la bienvenue au nouveau membre de l’équipe et soulignez votre volonté de l’aider
à s’intégrer au mieux dans l’entreprise. Après être revenu sur les sujets administratifs
(contrat de travail, horaires), il s’agit d’un moment privilégié pour lui donner une vue
d’ensemble de l’entreprise.

Il est recommandé de :
o présenter le lieu de travail (bureaux, service, atelier, magasin) et chacun des
membres de l’équipe afin qu’il s’approprie son nouvel environnement ;
o présenter les habitudes de l’entreprise, qu’il s’agisse des habitudes de travail
(réunions hebdomadaires) ou des moments de convivialité entre collègues ;
o transmettre des documents d’information sur les produits et les activités de
l’entreprise.

Les premières semaines : accompagnez la prise de poste

Quelle que soit l’expérience du salarié, un nouvel emploi nécessite toujours une période
d’adaptation : l’employé découvre une nouvelle manière de travailler et des nouveaux outils
ou logiciels. Dès sa prise de fonction, rappelez au salarié ce que vous attendez de lui en vous
appuyant sur la fiche de poste. Ensuite, accompagnez-le en lui indiquant clairement les
tâches à réaliser les premières semaines. La clarté et la précision des demandes facilitent
l’intégration d’un employé avant qu’il ne prenne sa pleine autonomie.
D’autres modalités d’intégration peuvent être envisagées :
o le tutorat et le parrainage : le tuteur aide le nouveau salarié à acquérir la pratique
professionnelle indispensable à la bonne tenue de son poste. Il est volontaire,
suffisamment disponible, expérimenté et possède des qualités pédagogiques. Le
parrain, personne extérieure au service, va conseiller et orienter le nouveau salarié
tout au long de son intégration dans l’entreprise ;

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 o le passage de relais : en cas de remplacement sur un poste, mettez en place un
“doublon” avec l’ancien titulaire pour qu’il transmette au nouveau salarié les
consignes et informations nécessaires. Anticipez le passage de relais pour que le
salarié sur le départ soit encore disponible. Cette solution offre l’avantage d’une
transition en douceur, cependant elle présente le risque d’une transmission de
mauvaises pratiques ou habitudes ;
o le parcours de découverte : organiser un circuit sur plusieurs postes de travail, au
sein de différentes équipes, se justifie pour une activité complexe. Il donne une vision
globale de l’activité de l’entreprise et de son organisation et permet de mieux
appréhender les relations avec les autres et de préparer les coopérations futures.

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