Cloture Audit

Fiche pratique
Réf. : 0380
Date de publication :
08 avril 2014
Clôturer l’audit sur site
Date de dernière validation :
28 novembre 2016
Cette fiche est issue de G

: énie industriel | Métier : responsable qualité
par Cécile MALATERRE
Mots-clés Extrait du sommaire :

audit | audit qualité | réunion de
clôture
[…]
0343 Mener un audit interne
0379 Animer la réunion d’ouverture de l’audit sur site
0380 Clôturer l’audit sur site
0364 Hiérarchiser les constats d’audits
0351 Rédiger un rapport d’audit simple et efficace
[…]
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Clôturer l’audit sur site
par Cécile MALATERRE

Consultante en Management de la qualité
Vous venez de terminer les entretiens de votre audit sur site, selon le plan d’audit. Vous allez clôturer
l’audit. La réunion de clôture marque la fin de l’audit. Elle contribue à donner envie aux audités d’aller
plus loin pour définir et mettre en œuvre des actions d’amélioration. En tant que responsable d’audit
c’est vous qui en avez la charge.
• Une réunion est-elle nécessaire et systématique ?
• Faut-il prévoir un temps de préparation ?
• Les non-conformités doivent-elles être présentées ?
Cette fiche vous explique les étapes à suivre pour réussir cette phase de l’audit.
de présence (cf. Liste de présence - Réf. Internet :

En pratique
dtou5466).
La réunion de clôture peut être moins formelle, ce
Parution : avril 2014 - Dernière validation : novembre 2016 - Ce document a ete delivre pour le compte de 7200092269 - cerist // 193.194.76.5
C Étape 1 qui ne vous empêche pas d’anticiper son organi-

sation : à qui reporter les conclusions principales,
Comment anticiper la réunion de clôture ?
à quel moment, sous quelle forme ? Par exemple,
La réunion de clôture est importante car elle termine vous pouvez organiser l’audit d’un processus de
l’audit sur site : elle est la dernière image qui va rester manière à terminer par le responsable du processus
de l’audit et elle contribue à la dynamique qui va suivre, et ainsi profiter de la fin de l’audit pour reporter sur
notamment à la mise en œuvre d’actions correctives et l’ensemble des constats relatifs au processus dont il
d’actions d’amélioration. est responsable.
La réunion de clôture se prépare en amont lors de la
planification de l’audit. Déterminez les modalités de
la réunion de la réunion de clôture et le formalisme
C Étape 2
Comment préparer la réunion de clôture
nécessaire. Le niveau de formalisme sera en ligne avec
celui que vous avez adopté pour la réunion d’ouver- pendant l’audit ?
ture (cf. Animer la réunion d’ouverture de l’audit - Réf.
Pour bien préparer la réunion de clôture, il est
Internet : 0379). La réunion de clôture apparaît dans
nécessaire de rappeler son objet : « présenter les
votre plan d’audit.
constatations et les conclusions d’audit » (ISO 19011:2011-
Dans le cas d’un audit sur plusieurs jours, vous Lignes directrices pour l’audit des systèmes de
pouvez être amené à réaliser des réunions de clô- management).
ture intermédiaire ; il semble opportun d’en faire si
En réunion de clôture, vous présentez une synthèse de
vous avez à changer de site (de manière à faire un
l’audit. Vous devez garder à l’esprit que cette synthèse
point sur les constats d’audit relatifs au site), si un
devra être en ligne avec le contenu du rapport d’audit.
(ou plusieurs) membre(s) de l’équipe d’audit a (ont)
Il est important que les messages principaux soient
terminé (de manière à ce que chaque membre de
l’équipe puisse présenter ses constats d’audit). Ces cohérents entre ce que vous dites lors de la clôture de
différentes réunions intermédiaires apparaissent dans l’audit et ce que vous écrirez dans le rapport d’audit.
le plan d’audit. Par ailleurs, il est important également que la réunion de
En fonction de la complexité de l’audit (équipe de clôture soit le reflet des différents constats qui ont été
plusieurs auditeurs, audit sur plusieurs jours) et du émis tout au long de l’audit : il ne doit pas y avoir de sur-
formalisme requis (nécessité de rédiger les conclusions prise en réunion de clôture, vous rapportez une synthèse.
d’audit pour les présenter), il vous sera nécessaire ou Pour arriver à faire une synthèse rapidement après le
non de prévoir un temps de préparation de la réunion dernier entretien, vous aurez pris des notes de manière
de clôture. Ce temps de préparation apparaîtra égale- efficace tout au long de l’audit. Vous aurez identifié au
ment dans le plan d’audit. fil de l’eau, avec un code couleur et/ou des marques
Dans le cas d’une réunion formelle, identifiez avec dans la marge les points forts, les points faibles
votre interlocuteur principal les personnes qui y (dont peut-être les non-conformités), les opportunités
participeront. Vous vous assurez de la disponibilité d’amélioration. Votre codification vous permet :
d’une salle en rapport avec le nombre de personnes • d’échanger sur vos constats d’audit avec vos inter-
prévues. Comme vous aurez probablement besoin de locuteurs au fur et à mesure de l’audit ;
reporter dans le rapport d’audit la liste des personnes • de faire rapidement la synthèse pour la réunion de
présentes, vous pourrez envisager d’utiliser une feuille clôture.
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0380
1
• Exemple de codification lors de la prise de notes

• Cet audit avait pour objectif d’évaluer l’efficacité du
Point fort  processus et d’identifier des axes d’amélioration.
Point faible  • J’ai pu relever un certain nombre de points forts : ….
• J’ai pu constater certains points faibles : …
Opportunité d’amélioration 
• Certaines thématiques sont sujettes à amélioration : …
• Le processus est en constante amélioration et vous permet
Dans le cas où vous avez prévu un temps de prépara-
d’atteindre régulièrement vos objectifs : …
tion, ce temps vous permet de rassembler et synthé-
tiser les constats.
Par exemple, vous menez un audit chez un de vos Dans le cas où vous employez des termes spécifiques
fournisseurs et vous êtes venus à deux auditeurs. Le comme « non-conformité majeure », « non-conformité
temps de préparation vous permet de parcourir vos mineure », « remarque », « points sensibles », etc., vous
notes respectives, d’échanger sur votre perception et devez prendre le temps de les expliciter de manière à
de vous mettre d’accord sur les conclusions d’audit. ce que vos interlocuteurs présents en réunion de clôture
Ces échanges vont vous permettre de parler d’une seule comprennent bien les distinctions entre chacun des
voix, de donner un message cohérent qui sera repris termes.
dans le rapport d’audit.
Au fur et à mesure que vous exposez vos constats,
Autre exemple, vous auditez un sous-traitant sur le pro- assurez-vous qu’ils sont bien compris et bien interpré-
cess de fabrication. Vous avez constaté qu’il n’applique tés : prenez le temps d’expliquer, d’illustrer avec des
pas correctement vos procédures et les enjeux qui en exemples que vous avez constatés ; restez très factuel
découlent sont importants. Vous profitez du temps de tout en évitant de refaire l’audit.
préparation de la réunion de clôture pour rédiger for-
mellement une non-conformité. Pour mettre vos interlocuteurs dans une posture
dynamique d’amélioration continue, donnez-leur envie
Dans le cas où vous n’avez pas prévu de temps de
d’aller plus loin. Veillez à ce qu’ils se projettent dans

préparation, utilisez directement vos notes pour faire les actions à mettre en place et dans les améliorations
la synthèse de l’audit : à apporter : Qu’en pensez-vous ? Qu’allez-vous faire ?
• vous décidez des observations que vous retenez : Qu’est-ce qui vous semble important ?
points forts, points faibles, opportunités d’amélio-
ration ; Pour terminer, précisez de manière factuelle les suites
à donner : comment vont être gérées les actions qui
• vous laissez tomber les observations qui paraissent
découlent de l’audit, les délais pour la rédaction du
anecdotiques au regard de l’ensemble des constats.
rapport et les modalités de diffusion.
Vous pouvez vous aider d’une check-list pour préparer
la réunion de clôture (cf. Aide à la préparation de la
réunion de clôture - Réf. Internet : dtou1851). Cette Notre conseil
check-list vous servira également pour dérouler la réu-
nion de clôture et garder trace des conclusions dites Adaptez les modalités de la réunion de clôture
de manière à les reprendre dans le rapport d’audit. Prenez en compte le type d’audit, le niveau de forma-
lisme requis (de même type que celui choisi pour la
réunion d’ouverture), de manière à définir les modalités
C Étape 3 de la réunion de clôture. L’important est d’inclure les
Comment mener la réunion de clôture ? responsables, capables d’engager des actions par la
suite.
Commencez la réunion de clôture en rapportant votre
appréciation sur les conditions dans lesquelles s’est Veillez à ce que le contenu de la réunion de clôture
déroulé l’audit : remerciez pour la disponibilité des reflète ce qui sera écrit dans le rapport d’audit
personnes, pour la qualité des échanges ; précisez Assurez-vous de passer en revue les points marquants
si vous avez pu dérouler le plan d’audit, aborder les et essentiels. Gardez trace de ce que vous dites de
différentes thématiques. manière à pouvoir le reprendre dans le rapport d’audit.
Rappelez les objectifs, le champ et les critères de l’audit, Déclenchez la dynamique d’amélioration continue
puis présentez les conclusions de l’audit portant sur : Engagez la réflexion des audités sur les actions à
• le niveau de conformité, les atouts et l’efficacité du mettre en place en réponse à vos conclusions d’audit.
système de management ; Vous donnerez ainsi envie d’aller plus loin.
• l’amélioration efficace du système de management.
Exemple Évitez les erreurs

Cas d’un audit interne : réunion de clôture avec le Ne refaites pas l’audit en réunion de clôture
responsable du processus La réunion de clôture doit être synthétique, insistez
• Nous arrivons au terme de l’audit interne. Je vous remercie sur l’essentiel. Évitez les discussions trop longues et
du temps passé que vous m’avez consacré. L’audit s’est recadrez par rapport à l’objectif de la réunion de clôture
très bien déroulé. L’ensemble des personnes que j’ai si nécessaire.
rencontré se sont montrées impliquées, ce qui a contribué Ne soyez pas répressif
à une grande richesse dans les échanges. L’audit est un outil d’amélioration continue. Le plus
• J’ai pu aborder l’ensemble des thématiques prévues dans important est de mettre les audités en dynamique
le plan d’audit. positive et de les faire se projeter sur les actions à
venir.
0380
2
Ne soyez pas directif dans les suites à donner Conclusions d’audit

Les personnes les mieux placées pour décider et Les conclusions d’un audit sont le résultat de l’audit
suivre les actions à mettre en place sont les personnes après avoir pris en considération les objectifs de l’audit
concernées par les activités auditées. et les constats d’audit. [Adaptée de ISO 19011:2011,
définition 3.5]
Foire aux questions Constats d’audit
La réunion de clôture est-elle systématique ? Les constats indiquent la conformité ou la non-confor-
mité. Ils sont le résultat de l’évaluation par rapport aux
La réunion de clôture est systématique, mais elle sera
critères d’audit. [Adaptée de ISO 19011:2011, définition
plus ou moins formelle. Son niveau de formalisme sera
3.4]
en ligne avec celui choisi pour la réunion d’ouverture
(cf. Animer la réunion d’ouverture de l’audit - Réf. Équipe d’audit
Internet : 0379) : d’une réunion dans une salle dédiée Un ou plusieurs auditeurs réalisant un audit, assis-
à une simple information aux personnes concernées. tés, si nécessaire, par des experts techniques [ISO
Faut-il rédiger les non-conformités pour la réunion 19011:2011, définition 3.9]
de clôture ?
Il n’est pas nécessaire de rédiger les non-conformités
pour la réunion de clôture. Il est en revanche important
Les plus Internet
de verbaliser les non-conformités ou tout autre point Saisissez la Référence Internet 0380 dans le moteur de
faible de manière à ce que les conclusions présen- recherche du site www.techniques-ingenieur.fr pour accéder
tées en réunion de clôture soient cohérentes avec le aux mises à jour de cette fiche ainsi que la Réf. Internet des
contenu du rapport d’audit. rubriques suivantes :
E Outils téléchargeables
Pour aller + loin
• dtou1851 – Modèle de présentation des conclusions

Normes de référence d’audit lors de la réunion de clôture
ISO 19011:2011 – Lignes directrices pour l’audit des • dtou5466 – Liste de personnes présentes en audit
systèmes de management
ISO 9000:2005 – Systèmes de management de la qua- E Fiches associées
lité - Principes essentiels et vocabulaires • 0351 – Rédiger un rapport d’audit interne simple et
Glossaire efficace
• 0364 – Synthèse de l’audit : hiérarchiser les constats
Audité
d’audits
Organisme qui est audité [ISO 9000:2005, définition 3.9.8] • 0379 – Animer la réunion d’ouverture de l’audit sur
Auditeur site
Personne qui réalise un audit [ISO 19011:2011, défi- • 0418 – Mettre en œuvre la veille normative et régle-
nition 3.1] mentaire
0380
3
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