Fiche pratique

Réf. : 0455

Date de publication :
28 février 2017
Organiser les audits de
certification

Cette fiche est issue de G

: énie industriel | Métier : responsable qualité

par Olec KOVALEVSKY

Mots-clés Extrait du sommaire :

Audit | certification |
surveillance | évaluation |
certificat | organisme
certificateur
[…]
0409 Définir les étapes du projet de certification
0418 Mettre en œuvre la veille normative et réglementaire
0455 Organiser les audits de certification
0386 Comparer les différents référentiels QSE
1163 Maîtriser la planification du système de management de la qualité
[…]

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Organiser les audits

de certification
par Olec KOVALEVSKY
Consultant-formateur, gérant de la société AVANTAGE QUALITÉ depuis 1997
Conseil et formation en organisation, approche processus et qualité dans des entreprises des secteurs privé et public, spécialiste des
TPE – PME
Accompagnement à la certification ISO 9001, MASE, ISO 14001
Audit de systèmes qualité ISO 9001
Auditeur qualifié ICA / AFNOR

Un audit de certification réussi est un audit de certification bien préparé. La qualité de la préparation
contribue pour beaucoup à son « bon déroulement ». Une revue globale du système de management
permettra d’identifier des écarts potentiels ou avérés que l’on pourra maîtriser.
Votre entreprise s’est lancée depuis quelques mois dans une démarche qualité, et/ou environnementale
et/ou de santé et sécurité au travail ? Dans ce cadre, un système de management a été mis en œuvre.
L’étape de l’audit de certification approche désormais.
• Quels sont les éléments à préparer ?
• Quels sont les éléments à planifier avec l’organisme de certification ?
• Comment accompagner le personnel avant, pendant et après l’audit de certification ?

Ces éléments vont permettre aux organismes de définir

En pratique
C Étape 1
Choisir son organisme de certification
Il est préférable de contacter différents organismes de
certification (cf.  liste des organismes de certification
sur le site du COFRAC), choisis selon des critères de
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le nombre d’auditeurs (un, deux ou plus) et le nombre
de jours d’audit nécessaire.
Le devis devra comporter les coûts d’un cycle entier
de certification, c’est-à-dire trois ans respectivement
dédiés à l’audit de certification initiale (année  1),
l’audit de suivi n°  1 (année  2) et l’audit de suivi n°  2
(année 3).
La proposition peut intégrer, en option, la réalisation

sélection que vous définissez, dont voici des exemples.
• L’accréditation  : il est vivement conseillé de choisir
un organisme de certification accrédité.
• La stratégie de l’entreprise : identifiez les organismes
de certification les mieux reconnus sur vos marchés
et par vos clients.
• Le chargé de clientèle de l’organisme de certifica-
tion  : celui-ci vous accompagnera dans la prépara-
tion de vos audits et répondra à vos questions ; il est
donc essentiel que celui-ci ait de bonnes capacités
d’écoute et de suivi.
d’un pré-audit. Ce pré-audit n’est pas nécessaire
dès lors que vous avez mené des audits internes -
Réf.  Internet  : 0343 ou fait mener un premier audit
interne par un prestataire extérieur qualifié.
Remarque
Remarque
Généralement, les frais annexes tels que les frais
d’hébergement, de restauration et de transport des auditeurs
sont à votre charge, mais non précisés dans le devis.

Une fois votre choix fait, et pour confirmer votre

C Étape 2 accord, vous devrez renvoyer un exemplaire de la pro-
Demande et validation d’une offre position commerciale signé en indiquant les périodes
de certification auxquelles l’entreprise souhaite avoir l’audit initial.

Une fois deux ou trois organismes de certifications

sélectionnés, il convient de prendre contact avec ces
C Étape 3
Planifier l’audit de certification
organismes afin de leur demander un devis relatif à
votre projet de certification. Afin d’indiquer les meilleures périodes auxquelles l’en-
Il faudra alors leur fournir quelques éléments. Le plus treprise devra être auditée, il est primordial de prendre
souvent, ils vous soumettront un questionnaire permet- en compte les conditions auxquelles doit satisfaire
tant à l’organisme de certification : votre système de management de la qualité pour pré-
• d’identifier l’entreprise (nombre de sites, localisa- tendre à la certification.
tion, etc.) et donc le périmètre de certification ; Ces conditions sont :
• de connaître son activité et son organisation ; • une mise en œuvre du système de management
• de déterminer le domaine et périmètre de l’audit - dans le respect des exigences du ou des référen-
Réf. Internet : 0377 de certification ; tiels (cf.  ISO9001 - Réf.  Internet  : 0381, ISO14001 -
• de connaître le système de management mis en Réf.  Internet  : 0497, OHSAS18001 - Réf.  Internet  :
place. 1450) ;

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• u n fonctionnement opérationnel du système de
management depuis au moins quelques mois, afin
de pouvoir démontrer la mise en place effective de la
démarche de surveillance et d’amélioration ;
• la réalisation d’un audit interne de l’ensemble du
système (cet audit permettra entre autres d’identifier
les lacunes restantes et de définir un plan d’ac-
tion - Réf.  Internet  : 0369 adéquat avant l’audit de
certification) ;
• la conduite d’une première revue de direction -
Réf. Internet : 0456 conformément aux exigences des
normes ISO 9001 et/ou ISO 14001 et OHSAS 18001.
Si l’une ou l’autre de ces conditions n’est pas remplie,
vous devrez prendre en compte son délai de réalisation
dans la planification de l’audit de certification.
Par ailleurs, il est important de tenir compte aussi de
votre exercice comptable, une partie des indicateurs
du système de management de la qualité y étant sou-
vent liée. En conséquence, il est judicieux de position-
ner la revue de direction puis l’audit de certification à
la suite de la clôture comptable.
Une fois cet état des lieux réalisé et le plan d’action
défini, vous disposerez d’une meilleure visibilité de la
période pour laquelle vous serez prêt à être audité.
De manière générale, il est conseillé de contacter
l’organisme de certification quatre  à six  mois avant
la date souhaitée de l’audit de certification  ; en effet,
certaines périodes de l’année sont assez «  prisées  »
(juin et décembre tout particulièrement).
C Étape 4
Validation de l’équipe d’audit
et prise de contact
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À la signature du contrat, le chargé de clientèle de l’or-
ganisme de certification devra constituer une équipe
d’audit - Réf. Internet : 0594.
Pour cela, il vous proposera un ou plusieurs CV d’au-
diteurs, que vous devrez valider.
De manière générale, l’organisme vous proposera des
profils d’auditeur possédant de l’expérience dans votre
domaine d’activité, ce qui peut être un avantage ou un
inconvénient, selon les cas. Cela peut également ame-
ner d’importants frais de déplacement, hébergement et
de restauration si cet (ou ces) auditeur(s) réside(nt) loin
de votre entreprise.
Les critères selon lesquels vous allez sélectionner et
valider l’équipe d’audit dépendront de l’orientation que
vous souhaitez donner à l’audit de certification et des
frais que vous serez prêt à engager.
A noter
A noter
À ce stade, vous pouvez récuser tout ou partie de l’équipe
d’audit en motivant votre refus.
Vous pourrez ensuite prendre contact avec le respon-
sable d’audit afin de définir précisément les dates de
l’audit de certification ainsi que la date de la revue
documentaire.
Cette revue, appelée également « Audit étape 1 », doit
permettre à l’auditeur de s’assurer que le système de
management est conforme, mis en œuvre et entretenu
conformément aux dispositions attendues par la norme.
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Elle doit être réalisée préalablement à l’audit de certi-
fication. Elle peut être réalisée à distance ou en amont
des journées d’audit sur site.
Exemple : sur 1,5 jour d’audit, dont la première matinée
pour l’audit étape 1.
A noter
A noter
Vous pouvez décider de faire faire la revue documentaire
dans vos locaux, pour des raisons de confidentialité ou
compte tenu de la complexité de votre organisation.
Par la suite, afin de préparer au mieux cet audit, le res-
ponsable d’audit reprendra contact quelques semaines
avant la date prévue de l’audit pour vous demander un
certain nombre de documents tels que :
• le manuel de management ;
• le compte rendu de la dernière revue de direction ;
• les fiches de description des processus - Réf. Inter-
net : 0463 ;
• etc.
Profitez-en pour lui envoyer une présentation de l’en-
treprise afin qu’il puisse comprendre son organisation
avant l’audit, permettant ainsi de favoriser les ques-
tions pertinentes lors de l’audit.
C Étape 5
Validation du plan d’audit
Environ un mois avant la date prévue de l’audit de
certification, le responsable d’audit vous proposera
un plan d’audit détaillant la chronologie des journées
d’audit et les processus audités.
Il est important de bien étudier ce plan d’audit en
interne avant de le valider.
En effet, les auditeurs ont une vision externe et partielle
de vos activités. Vérifiez donc que tous vos processus
sont audités, et prévoyez des temps d’audits adéquats
à chaque processus. Parlez-en aux pilotes des proces-
sus audités pour vous assurer de leur disponibilité le
jour J et communiquez leur noms et fonctions au res-
ponsable d’audit, puis validez ensemble le plan d’audit.
C Étape 6
Préparer les audités
Dès que les dates d’audit ont été fixées avec le respon-
sable d’audit, vous pouvez les communiquer auprès de
l’ensemble des salariés.
Par ailleurs, en tant que responsable qualité, profitez
des réunions d’information ou des groupes de travail
pour parler de la certification ; vous rappellerez le rôle
de ces réunions dans le management de la qualité, de
l’environnement ou de la santé et sécurité au travail.
Un mois avant l’audit
Faites un point avec les audités sur les fondamentaux
de votre système de management afin d’assurer une
harmonisation des réponses pouvant être apportées
aux auditeurs de certification.
Une semaine avant l’audit
Réunissez l’ensemble des audités pour :
• leur distribuer le plan d’audit comprenant les
horaires, les salles et les personnes auditées ;
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• leur expliquer le déroulement d’un audit de
certification ;
• leur présenter des exemples de questions que peu-
vent poser les auditeurs.
Un support de préparation à l’audit de certifica-
tion - Réf.  Internet  : dtou4792 est disponible à titre
d’exemple.
Si un audit interne a été effectué avant l’audit de cer-
tification, précisez aux audités que chaque auditeur a
sa propre approche de l’audit. En conséquence, ils ne
doivent pas s’attendre à avoir exactement les mêmes
questions.
Rappelez également que l’audit évalue l’entreprise
dans sa globalité et non l’individu interrogé.
C Étape 7
Déroulement de l’audit
et décision de certification
Se déroule ensuite l’audit sur site qui a pour objet
d’évaluer la mise en œuvre et l’efficacité du système
de management.
En fin d’audit, l’auditeur présente ses conclusions d’au-
dit et ses recommandations concernant la certification.
Si des non-conformités sont détectées, l’entreprise
dispose d’un délai variable selon l’importance de la
non-conformité pour soumettre les corrections à l’au-
diteur. Celui-ci se prononce alors sur la recevabilité
des actions proposées et informe l’entreprise de la
nécessité de vérifier l’action proposée par un audit
complémentaire ou au cours du prochain audit de suivi.
Quelques jours après l’audit, un rapport d’audit finalisé
est soumis au comité de certification qui décide d’at-
tribuer ou non la certification à l’entreprise.
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Le certificat délivré est valable pendant trois  ans à
compter de la date de validité, c’est-à-dire la date à
laquelle le comité de certification a statué.
Notre conseil
Communiquez sur les enjeux de l’audit
de certification dès le début de vos démarches
Communiquez sur le système de management et
ceci tout au long de sa mise en œuvre, entre autres
concernant :
• la politique qualité - Réf.  Internet  : 0366, première
marque de l’engagement de la direction ;
• les objectifs et indicateurs mis en place.
Utilisez plutôt des supports globaux
Les communications purement « qualité » ne sont pas
les plus efficaces. Privilégiez des supports globaux,
tels que le journal interne, les réunions de manage-
ment, les réunions commerciales.
Rencontrez les audités pour les remercier
de leur contribution après l’audit
C’est un moment à ne pas négliger et nécessaire
pour l’implication des personnes dans le système de
management.
Choisissez bien la période de certification
La date retenue pour l’audit de certification initiale
est importante, car elle conditionne les dates des
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prochains audits de suivi à plus ou moins un mois
près. Il convient donc de bien choisir la période, à un
moment où l’ensemble des acteurs est disponible.
Beaucoup d’entreprises regrettent le choix de leur
période de certification. Or, sauf à mettre en suspens
le certificat, il n’est pas possible de décaler les dates
d’audits ultérieurs. Il est possible d’avancer cette date,
au prix cependant de coûts supplémentaires.
Évitez les erreurs
N’oubliez pas de préparer la logistique de l’audit
Cet oubli pourrait générer, le jour  J, une montée de
stress due à des défauts de préparation, tels que des
problèmes de réservation de salle ou de documents à
chercher.
Exemple  : s’il y a deux auditeurs, pensez à réserver
deux salles pour les entretiens réalisés séparément par
les auditeurs !
Ne préparez pas un discours que les audités
devront réciter par cœur à l’auditeur
L’échange avec l’auditeur doit rester naturel.
Foire aux questions
Quelles sont les démarches à effectuer en cas de
changements majeurs dans l’entreprise au cours
des trois ans d’un cycle de certification ?
Si vous décidez d’ajouter ou de supprimer un élément
dans le champ d’application de l’audit, informez le
chargé de clientèle de l’organisme de certification,
afin qu’il vous propose un nouveau libellé avant votre
prochain audit de suivi.
Si le changement concerne l’organisation et/ou les
activités de l’entreprise, informez-en le responsable
d’audit lors de la préparation du prochain audit de
suivi.
Comment organiser un audit quand l’entreprise a
plusieurs sites ?
Lors de l’audit de certification, le siège social de l’en-
treprise est obligatoirement audité. Les autres sites
peuvent être audités selon leur proximité et l’impor-
tance de l’activité à auditer.
L’ensemble des sites concernés par le périmètre de
certification est audité au cours du cycle de certifica-
tion de trois ans.
Pour aller + loin
Fiche initialement rédigée par Frédérique GAYRAUD et
publiée en octobre 2011
Les plus Internet
Saisissez la Référence Internet 0455 dans le moteur de
recherche du site www.techniques-ingenieur.fr pour accéder
aux mises à jour de cette fiche ainsi que la Réf. Internet des
rubriques suivantes :
E Outil téléchargeable
• dtou4792 – Préparation à l’audit de certification
ISO9001
0455
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• 0409 – Définir les étapes du projet de certification

E Fiches associées
• 0456 – Faire une revue de direction
• 0343 – Mener un audit interne
• 0463  – Rédiger les fiches de description des
• 0366 – Définir le contenu de la politique qualité processus
• 0369 – Comment définir un plan d’actions ? • 0497  – ISO 14001  : Système de management
• 0377  – Déterminer le domaine et le périmètre d’un environnemental
audit • 0594 – Constituer une équipe d’audit
• 0381 – ISO 9001 – Systèmes de management de la • 1450 – Mettre en place un système de management
qualité. Exigences de la santé et la sécurité au travail
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