PROCEDURES DE CAISSE

LES CONSIGNES UX MANIPULATEURS

La gestion des espèces détenues par les Agences est selon
la structure de celles-ci, assurée par les manipulateurs ou
guichetiers polyvalents ou simultanément deux catégories
d’agents.
Chaque manipulateur est responsable de sa caisse. Il gère
personnellement la provision d’espèce ui lui a été remise.
L’approvisionnement de la caisse doit être réduit aux
besoins estimés de clientèle (retrait et payement à effectuer).
Une note de service doit définir les règles d’alimentation
de la caisse et les montants maxima ui peuvent y être
détenus.
I. DISPOSITIONS DE SECURITE
1. Dispositions Générales de Sécurité
a) Le manipulateur doit maintenir fermé son box à clé.
L’accès est strictement interdit à tout autre agent sauf
contrôle conduit par le service habilité et selon les
règles.
Avant de s’absenter pour uelue durée ue ce soit, fermer
la porte box et conserver sur soi la clé. Faire de même
pendant les périodes creuses.
b) Ne permettre en aucun cas à un tiers même s’il s’agit
d’un membre de la Direction ou d’un contrôleur
 administratif de rester seul dans le box et moins encore
aux espèces.
c) Conserver les espèces de sorte qu’il soit matériellement
impossible à une personne stationnant dans le hall à
proximité du guichet de s’approprier des billets en
profitant d’une circonstance favorable. Mettre ou
disposer les valeurs à perte de vue.
En fin de journée, le manipulateur range lui-même ses
espèces. Il conserve l’ensemble des clés dont il a la
charge et brouille la combinaison des compartiments du
coffre fort u’il est le seul à connaître.
d) Les transports des fonds à l’intérieur des locaux de
l’agence doivent s’effectuer dans la mesure du possible
en dehors des heures d’ouverture au public.
Exceptionnellement pendant les heures d’ouverture, les
fonds doivent être transportés dans des contenants
appropriés banalisés (serviettes, porte document…) et le
porteur doit être accompagné par son responsable
hiérarchique.
e) Les transports de fonds entre salle forte et les postes de
manipulation sont obligatoirement effectués dans les
caissettes métalliques ou appareils (vol stop) fermé à clé
en observant des mesures de sécurité.
f) En fin de journée, le transport de fonds doit être opéré
aussitôt après la fermeture des guichets et la
reconnaissance de l’encaisse, sans attendre l’heure de
fermeture du siège.
 g) Les différentes clés ne doivent pas être conservées
ensemble sur le même trousseau.
h) Les caisses sont équipées de coffre de sécurité à
ouverture retardée. Les manipulateurs doivent se
conformer scrupuleusement aux règles d’utilisation de
ces équipements.

2. Encaisse maximale
Pour des raisons de sécurité et en vue de minimiser les
risques, l’encaisse maximale est fixé :
 Dans les régions à
………………………………………………………………….de
francs CFA au niveau des caissettes au guichet et à
…………………………………………………………………….. de
francs CFA au niveau du coffre ; et
 Dans les préfectures
à………………………………………………………….de francs
CFA au niveau des caissettes au guichet et à deux
millions …………………………………………………………..
De francs CFA au niveau du coffre fort.

3. Gestion du coffre fort

Le coffre fort doit être géré par au moins deux
personnes ui détiennent chacune différentes clés pour son
ouverture.
II. DISPOSITION GENERLE A OBSSERVER
1) Le manipulateur doit s’apprêter et attendre les
clients 15m au moins avant le début des opérations
du guichet.
2) La communication téléphonique est interdite aux
manipulateurs aux heures de service. Les appareils
téléphoniques de type mobile aussi sont interdits
dans le box des manipulateurs.
3) Le manipulateur est tenu au respect et à la
courtoisie envers la clientèle ou membres. En cas
de difficultés, il doit éviter tout emportement et
diriger la clientèle vers son supérieur hiérarchique.
4) En aucun cas, le manipulateur ne doit laisser à la
disposition du membre une pièce comptable en
cours de traitement (bordereaux de versement, ou
de prélèvement, fiche compte dépôt,…) et ne doit
recevoir des mains du membre une pièce
comptable préalablement visée. Les pièces
comptables faisant mouvementer la caisse doivent
provenir de la comptabilité.
5) Ne jamais faire une opération de mouvement de
fonds avec un membre sans être en possession
d’une pièce de caisse régulière.
6) Un payement ne peut se faire ue dans les mains du
bénéficiaire ou de on mandataire ; mais il interdit
de payer les fonds des tiers dans les mains d’un
agent de l’Agence à moins qu’il ne soit mandaté par
le bénéficiaire lui-même.
 7) Ne jamais procéder à un échange de monnaie sans
être en possession d’une fiche de détail d’échange
de monnaie ou de versement dûment rempli.
8) Toutes opérations de versement ou de retrait ui
provoque l’édition d’une fiche d’accrochage ne doit
être annulée sans l’avis du responsable d’Agence
même s’il s’agit d’une de saisie.

III. REMPLACEMENT D’UN MANIPULATEUR EN CAS

D’ABSENCE
1 - Absence pour congé
A la veille du départ en congé d’un manipulateur, l’encaisse
de fin de journée est contradictoirement reconnue en détail
par l’agent chargé de le remplacer ou par le responsable
lorsqu’aucun remplaçant n’est encore désigné. Après l’arrêté
des opérations de caisse de la journée, le solde des espèces
en caisse doit correspondre à celui ui est indiqué dans le
journal de guichet informatique ou dans le journal de guichet
manuel.
2 - Absence n’excédant pas une journée
La veille, au soir du jour où le manipulateur doit s’absenter, il
est remis l’agent chargé d’assurant l’intérim s’il en est
désigné un, lorsque cela est possible, une provision dûment
connue destinée à faire face aux mouvements d’espèce s de
lendemain.
Le montant de cette provision fait l’objet d’une fiche
provisoire de prise en charge signée par le manipulateur
intérimaire.
3 – Absence sans motif du manipulateur ou absence
fortuite
Lorsque le manipulateur est absent à la reprise du travail, le
matin ou l’après-midi sans aucun motif apparent, utiliser les
doubles des clés et des combinaisons déposées sous plis
fermés dans le coffre fort du responsable de l’Agence, pour
reconnaître l’encaisse.
La reconnaissance de l’encaisse doit être effectuée
immédiatement par l’agent désigné pour assurer l’intérim, en
présence du responsable de l’agence et éventuellement avec
un contrôleur.
En cas d’anomalies, établir un procès verbal et aviser
immédiatement le responsable hiérarchique indiqué.
NB : les nouvelles dispositions en pratique dans les SFD qui
utilisent déjà le NRC des SFD, stipulent qu’en fin de journée le
solde de la caissette est reversé au coffre fort et une pièce
comptable de cette opération est établie, signée
conjointement par le contrôleur ou un responsable chargé de
reconnaitre les fonds qui rentrent au coffre et le
manipulateur et paraphée au journal du jour.
Le solde fin de journée du journal électronique si le SFD est
informatisé ou manuel si c’est le cas inverse, est nul.
 IV. Les versements d’espèces

1) Dispositions générales
Toute opération de versement d’espèces nécessite la
confection de deux documents à créer :
- La fiche de détail de monnaie qui porte le détail des
espèces à verser tant en billets et en pièces, remplie par
le client lui-même ;
- Le bordereau d’opération édité en (03) exemplaires dont
un est remis au client à titre de reçu ;
En cas d’incident temporaire du système informatique, le
bordereau d’opération est remplacé par un reçu manuel (à
concevoir)
a) Si le client n’est pas en mesure de remplir la fiche de
détail, le manipulateur remplit lui-même la fiche de
détail de monnaie en reconnaissant au fur à mesure
les espèces avec le client.
NB : Ne jamais insérer dans la caisse les espèces reçues d’un
client tant que l’intégrité du versement n’a pas été reconnue.
b) Ne pas détruire les reçus manuels annulés, apposer la
griffe ANNULE, signer sur chaque feuille et les faire
viser par le responsable.
c) Pour toute opération de versement, les coupures de
billets doit être contrôlées à la lampe de détection
des faux billets.
 d) Le montant de l’encaisse détenu par les
manipulateurs de surface doit être dans les limites
fixées par la Direction Générale. En cas de
dépassement, procéder immédiatement au passation
de fonds au Coffre principal (avis de passation de
fonds matérialisé par une pièce de virement interne
ou une pièce de versement à la caisse principale)
Le Responsable d’Agence doit surveiller le niveau d’encaisse
de chaque manipulateur et veiller au respect de ces
instructions :
 Conservation des espèces
Dès que l’encaisse est vérifiée et reconnue exacte, la déposer
au Coffre accompagné du vérificateur de caisse. Le
manipulateur range lui-même ses espèces. Il conserve
l’ensemble des clés dont il a la charge.
 Conservation momentanée des pièces de caisse
Pendant l’interruption (pause déjeuner) les pièces de caisse
et fiches comptables relatives aux opérations de la matinée
doivent être rangées avec les espèces.
En fin de journée, les pièces de caisse et fiches comptables
non comptabilisées (bons de caisse, opérations hors caisse…)
doivent être conservées avec les espèces.