Année académique 2021/2022

AD2 Jour

ORGANISATION ADMINISTRATIVE 2

Chapitre I : La détermination des coûts et des budgets administratifs

Chapitre II : La représentation de la circulation des documents : étude du SCOM

Chargé de cours : M. Ousmane OUEDRAOGO

Enseignant de techniques administratives et de Bureautique
Cel. : 70239974/78891920/76157996
 Unité : Titre du Cours : Code :
UE1 ORGANISATION ADMINISTRATIVE AD-L22-1204

Classe : L2 Matière : Volume Horaire : 20

Semestre 2 ORGANISATION ADMINISTRATIVE 2 CT : 10 TD : 10 TP :
OBJECTIF DU COURS :
Exécuter les tâches administratives avec efficacité
PRÉ-REQUIS : Niveau baccalauréat
CONTENU DU COURS :

Chapitre I : La détermination des coûts et des budgets administratifs

I. Les raisons du calcul des coûts administratifs
II. Les différents types de coûts :
a. Typologie des coûts : d’après les champs d’application, d’après le contenu,
d’après le moment de calcul
b. Typologie des charges : coût direct et coût indirect, coût fixe et coût variable
III. Le calcul des coûts
a. Coût d’achat
b. Coût de production et coût hors production
c. Coût de revient
IV. L’élaboration d’un budget administratif

Chapitre II : La représentation de la circulation des documents : étude du SCOM.

I. Étude des symboles
II. Représentation
III. Critique et proposition d’une nouvelle représentation

BIBLIOGRAPHIE :
- O. GIRAULT, H. DAVASSE, Gestion organisation (BTS Assistant de direction ; BTS
secrétaire assistant trilingue). Edition Foucher avril 2005. Collection Assistant.
- N. ALDOSA – M. Le BIHAN – M. MONIN Information – communication – organisation :
(BTS assistant de gestion de PME et de PMI). 1ère et 2ème année. Edition Bréal 2003
- Pierrette DRIVET, communication BTS Assistant de direction et BTS secrétaire trilingue
1ère et 2ème année. Edition Bréal octobre 2002.
- M. GOT – O. LHERITIER – I. ZILLI, Gérer et organiser (BTS Assistant) Tome 1. Edition
Casteilla Technique 1995. C
- O. BARBIER – C. BOURGEOIS – Michèle PELATAN – Y. THEDIE Information –
communication – organisation (Tome 1) BTS assistant de gestion de PME et de PMI. Edition
Nathan Technique 1995.collection Les Pochettes.

2
 CHAPITRE 1 : LA DÉTERMINATION DES COUTS ET DES BUDGETS
ADMINISTRATIFS

SECTION 1 : CALCUL DES COUTS ADMINISTRATIFS

I – DEFINITION

Le coût d’un bien ou d’un service est l’ensemble des dépenses engagées pour le produire ou
l’acquérir.

Le calcul des coûts administratifs permet de prévoir et de contrôler les dépenses, mais surtout
de parvenir à les réduire par différents moyens et d’améliorer ainsi la productivité du travail
administratif.

II – LES DIFFERENTS TYPES DE COUTS

Le coût d’un bien ou d’un service est déterminé en totalisant les charges qui s’y rapportent. Un
coût peut être caractérisé par son champ d’application, son contenu, le moment du calcul :

1) Typologie des coûts

a) d’après le champ d’application

- la production

- la distribution

- l’administration

b) d’après le contenu

- le coût complet : Le coût complet, ou coût total représente le total de tous les
postes de charges :

COUT COMPLET = COUT DIRECT + COUT INDIRECT

COUT TOTAL = COUT FIXE + COUT VARIABLE

- le coût partiel : Un coût partiel ne comprend que quelques rubriques de dépenses :

ex : coût direct

c) d’après le moment du calcul

- si les coûts sont calculés postérieurement aux faits qui les ont engendrés, on
obtient des coûts réels ou coûts constatés (ou coût historiques) ;
- s’ils sont calculés antérieurement aux faits, on obtient des coûts prévisionnels ou
coûts préétablis (ou coûts prévus).

2) Typologie des charges

3
 a) charges directes et charges indirectes

- les charges directes :

Un coût direct est un coût qui peut être affecté directement à une activité (ex : prix du papier
pour l’établissement d’une circulaire, coût de la main d’œuvre du personnel d’exécution
temporaire, amortissement et entretien du matériel).

- les charges indirectes :

Un coût est dit indirect quand il ne peut être affecté directement à une activité précise. Il s’agit
des charges qui n’entrent pas obligatoirement dans la réalisation d’une opération précise mais
qui constituent des dépenses du fait même de leur existence « loyer, éclairage, impôts et taxe,
frais de publicité, etc.).

Pour tenir compte des charges indirectes, on procède à une imputation, c’est-à-dire à une
répartition entre les diverses activités en fonction d’une clé de répartition (surface des sols,
nombre d’unités produites, temps mis, … par exemple).

b) charges fixes et charges variables

- les charges fixes :

Les coûts fixes désignent les charges qui ne varient pas avec le volume de l’activité. Tant que
le volume de l’activité ne dépasse pas un certain seuil, ces coûts restent constants ; au-delà de
ces seuils (employés surchargés, équipements surexploités, …), de nouveaux investissements
s’avèrent nécessaires (ex : acquisition d’une nouvelle machine de production, recrutement d’un
employé permanent, location d’un nouveau bâtiment, …).

Evolution du coût fixe de la fabrication des sacs en cuir en fonction de la

quantité produite

620000
600000
580000
560000
Coût

540000
520000
500000
480000
460000
440000
O unité 10 unités 20 unités 30 unités 40 unités 50 unités 60 unités

Nombre de sacs fabriqués

- les charges variables :

Les charges variables évoluent avec le volume de l’activité : 0 activité correspond à 0 dépense
(ex : les fournitures).

NB : les charges de personnels sont des coûts directs et variables lorsque le temps consacré à
l’activité peut être déterminé avec exactitude.

4
Lorsque l’on connaît le temps d’utilisation d’un matériel pour une activité donnée, on peut
affecter directement les charges relatives à l’activité. L’amortissement et l’entretien du
matériel devient en ce moment un coût direct.

Evolution du coût variable de la fabrication des sacs en cuir en fonction de

la quantité produite

100000

90000
80000

70000
60000
Coût

50000

40000
30000

20000
10000

0
O unité 10 unités 20 unités 30 unités 40 unités 50 unités 60 unités

Nombre de sacs

3) la répartition des charges indirectes

La répartition des charges indirectes s’effectue en deux temps, à l’aide de « clefs de

répartition » :

a) la répartition primaire

C’est une répartition par centre d’activité (administration, production, distribution…) selon
une clé en pourcentage préétablie.

b) la répartition secondaire

Une fois la répartition primaire effectuée, intervient la répartition secondaire : répartition des
charges de chaque centre d’activité entre les différentes tâches de ce service à l’aide d’une clé
de répartition établie selon l’unité d’œuvre choisie.

Par exemple, si l’unité d’œuvre est une lettre (coût d’une lettre circulaire commerciale), la
répartition se fait proportionnellement au nombre de lettres établies. D’autres unités peuvent
être choisies : les charges directes, le chiffre d’affaires, les heures passées à une activité.

III – LE CALCUL DES COUTS

Le calcul des coûts s’effectue par étape, de l’achat des matières premières (ou marchandises)
jusqu’à la distribution. La comptabilité analytique permet ainsi de dégager le coût à chaque stade
et de l’analyser. Les coûts sont calculés par période, généralement tous les mois.

1) le coût d’achat

Le coût d’achat est égal au total :

- du prix d’achat de la matière première, du produit, de la marchandise ;

- et des frais d’achat (charges directes ou indirectes).
5
 2) le coût de production

Alors que la comptabilité générale donne un résultat global, la comptabilité analytique fournit
un résultat pour chaque produit ou chaque service vendu ; c’est un atout pour la gestion de
l’entreprise, les résultats analytiques permettant d’étudier la rentabilité et de prendre des
décisions pour l’avenir.

Le coût de production comprend essentiellement :

- le prix des fournitures ou consommations (matières premières),

- le coût de la main d’œuvre directe,
- le coût d’amortissement et d’entretien du matériel de production.

Il est en général calculé pour une série ; il est intéressant de calculer le coût unitaire.

3) Le coût hors production

Il s’agit d’un ensemble de charges qui ne concernent pas la production et sont imputées
directement au coût de revient des produits vendus. Ce sont essentiellement :

- le coût de distribution,
- les charges d’administration.

4) Le coût de revient

On arrive ici au dernier stade, le stade final de la livraison à la clientèle. Le coût de revient
comprend :

- le coût de production des produits vendus ;

- et le coût hors production des produits vendus.

Il faut signaler que l’expression usuelle « prix de revient » est incorrecte. Alors qu’un coût est
une somme de charges, un prix correspond à une valeur déterminée par le jeu de l’offre et de
la demande sur le marché.

Le calcul du coût d’un produit peut se réaliser dans le tableau ci-après :

6
 ELÉMENTS DU COÛT COÛT FIXE COÛT
VARIABLE
1. Consommations (ou Fournitures)

-
-
-
Total 1
2. Main-d’œuvre

-
-
Total 2
3. Amortissement et entretien du matériel

- Amortissement
*
*

- Entretien
*
*
Total 3
COUT DIRECT = Total 1 + Total 2 + Total 3
4. Amortissement et entretien des locaux (ou
loyer)

- Amortissement
*
*

- Entretien
*
*

Total 4
5. Autres charges indirectes

Total 5
COUT INDIRECT = Total 4 + Total 5
COUT COMPLET = CD + CI
COUT MOYEN UNITAIRE = CC/Nombre d’unités

7
APPLICATIONS :

1) En vue de la tenue du conseil d’administration de votre société, une convocation a été

imprimée après fusion. Vous devez calculer le coût de confection de cette convocation :

- le rédacteur a mis 25 mn pour la rédaction et la signature des 75 copies ; salaire

horaire toutes charges comprises : 2 400 F ;
- l’opératrice a mis 25 mn pour la saisie, 5 mn pour les déplacements ; salaire
horaire toutes charges comprises : 1 250 F ;
- l’ordinateur est amorti à 120 F l’heure, l’imprimante à 4 F la copie ;
- la rame de 500 feuilles coûte 3 000 F et l’encre 1 250 pour 100 copies ;
- l’amortissement et l’entretien des locaux sont estimés à 900 F pour cette
opération ;
- les charges diverses (éclairage, eau, taxes, etc.) sont estimées à 15 % des charges
directes

Travail à faire : calculez le coût direct, le coût indirect et le coût complet de ce

publipostage ; en déduire le coût moyen unitaire.

2) Votre société compte se lancer dans le business international (importation et exportation de

la main - d’œuvre). Il envisage de faire un publipostage pour informer ses clients du lancement
de ce nouveau service. Il vous en charge de faire l’étude. La société compte 760 clients.

Les éléments à prendre en compte pour calculer le coût du publipostage sont les suivants :

- le papier utilisé coûte 4 000 F la rame de 500 feuilles ; on estime à 2 % le nombre de

feuilles gâchées (mauvaises impressions) (arrondir à l’unité supérieure) ;
- les enveloppes coûtent 5 750 F le cent ;
- les lettres sont timbrées au tarif normal (250 F) ;
- on estime que la rédaction de la lettre prendra 30 minutes, la saisie 20 minutes, la mise
sous enveloppe effectuée par l’assistante, 110 minutes.
- l’impression des lettres a duré 30 minutes. Le salaire horaire de l’assistante chargée de
ce travail est de 3 250 F.
- les frais de maintenance du micro-ordinateur et de l’imprimante représentent
annuellement 20 % du coût de ce matériel. Le micro est utilisé environ 500 heures
l’année.
- l’encre coûte 7 F par feuille imprimée ;
- les frais généraux à imputer à ce publipostage sont estimés à 15 % du coût direct ;
- le prix d’achat du micro-ordinateur est de 340 500 F amortissable en 5 ans :
- le prix d’achat de l’imprimante laser est de 321 000 F amortissable en 3 ans pour 150
heures d’utilisation l’année.

Travail à faire : calculer le coût du publipostage ; en déduire le coût fixe et variable, le

coût unitaire.

3) L’agence Infocom où vous travaillez souhaite éditer un document de 50 pages recto-verso

en 200 exemplaires à l’intention de ses clients. Pour la confection du document, vous disposez
de deux procédés :

- établir des stencils et utiliser le duplicateur pour la multiplication des exemplaires,

- établir l’original au micro-ordinateur et le copier par la suite.

8
Afin de calculer le coût comparatif de ces deux procédés, vous avez recueilli les informations
suivantes :

- la secrétaire doit mettre 25 minutes par page pour la saisie, la correction et l’impression
de l’original avec le micro-ordinateur. Si elle doit établir des clichés stencil, l’unité lui
demandera 30 mn. Le tirage de ces clichés demandera au reprographe 2 mn pour fixer
le cliché, puis 10 mn pour 400 pages ;
- un tube d’encre est nécessaire pour le tirage de l’ensemble des documents et coûte
25 000. Le même type de papier peut être utilisé aussi bien pour le tirage que pour le
copieur. Le coût de la rame de 500 feuilles est de 4 000 F ;
- le prix d’un stencil non utilisé est de 200 F.
- La photocopie des documents nécessite une cartouche d’encre dont le prix est de 45 000
F. Le reprographe met 1 mn pour 100 copies ;
- le copieur a été acheté à 1 062 000 FTTC et est utilisé 5 h par jour pendant 210 jours
dans l’année. Son taux d’amortissement annuel est de 20 % (amortissement linéaire).
- le duplicateur, amortissable en 8 ans, est utilisé 160 h par an. il a coûté 944 000 FTTC ;
- la machine à écrire, acheté à 354 000 FTTC, est utilisée 2 h par jour pendant 150 jours
l’année, et doit être amortie en 10 ans ;
- la secrétaire a un salaire hebdomadaire de 30 000 F, le reprographe un salaire
hebdomadaire de 15 000 F ;
- le micro-ordinateur a été acheté à 600 000 FHT. Il est amortissable en trois ans et est
utilisé 800 heures l’année ;
- les charges relatives aux locaux sont estimées à 7 000 F l’heure pour le bureau de la
secrétaire et 4 000 F l’heure pour celui du reprographe.

Travail à faire : présentez dans un tableau les différents éléments constitutifs du coût
complet dans chacun de ces deux procédés et déterminez le coût moyen unitaire

9
SECTION 2 : EVALUATION DE LA RENTABILITE D’UN INVESTISSEMENT

La rentabilité d’un investissement est sa capacité à produire des gains pour rembourser la
somme mobilisée pour l’acquérir.

Le délai de retour indique le temps nécessaire pour que les gains réalisés remboursent les
investissements de départ. La formule est la suivante :

Délai de retour = investissement / gain annuel

APPLICATION

Le service du personnel de la société Alpha emploie 2 personnes pour s’occuper de la gestion

des dossiers des agents.

Le chef de service, avec l’accord de la direction, a décidé de mettre ce fichier sur supports
magnétique. Pour cela, il a fait l’acquisition d’un micro-ordinateur à 850 000 F, amortissable en
5 ans.

Un des 2 employés sera formé pour s’occuper de ce travail, tandis que le second sera affecté
dans un autre service. La formation de l’agent sera assurée par un prestataire externe dont le
montant de la facture s’élève à 150 000 F.

Avec l’acquisition du micro, les 2 machines à dactylographier dont la valeur résiduelle s’élève
à 150 000 F, ainsi que les classeurs métalliques dont le prix actuel est de 50 000 F, pourront être
vendus. Leur entretien annuel coûtait respectivement 25 000 F et 7 500 F.
L’utilisation du micro-ordinateur nécessite l’acquisition d’une table au prix de 75 000 F,
amortissable en 10 ans. Le contrat d’entretien annuel du matériel informatique s’élève à 125 000
F.

Le salaire mensuel de l’employé formé passera de 96 000 F à 120 000 F ; le papier pour
l’imprimante ainsi que les autres consommables couteront annuellement 600 000 F, alors que
dans l’ancien procédé, l’ensemble des fournitures coûtaient 285 000 F. les autres
consommations, ainsi que les dépenses relatives aux locaux demeurent inchangées.

Travail à faire :

1. Calculez la valeur nette de l’investissement résultant de l’adoption de la nouvelle

méthode ;
2. Présentez dans un tableau les dépenses de fonctionnement annuelles selon les deux
procédés et déterminez le gain ou la perte enregistré ;
3. Calculez le délai de retour de l’investissement.

SECTION 3 : ETABLISSEMENT DU BEUDGET D’UNE ACTIVITE

La réalisation d’une activité quelconque (séminaire, campagne publicitaire, …) conduit à

engager des dépenses. Toute dépense a une influence sur la trésorerie de l’entreprise donc il
convient d’établir un budget prévisionnel pour chaque activité avant son exécution.

10
Il est assez exceptionnel qu’un budget soit intégralement respecté. De ce fait, il est nécessaire
qu’à chaque phase de l’exécution de l’activité, la comparaison prévision-réalisation puisse être
effectuée afin de modifier le montant de différentes rubriques.

APPLICATION :

La Fromagerie du Faso est une société spécialisée dans le conditionnement et la vente en gros
de produits laitiers (yaourts, lait, fromages, …). Elle est située au km 12, route de Bobo, 10 BP
552 Ouagadougou. Vous y êtes employée comme secrétaire du directeur commercial.

La société envisage de participer à la foire internationale bio-alimentaire qui se tiendra à

Gorom-Gorom, ville rurale située à quelques soixante kms au nord de Dori, du 21 au 24 mars
prochain. A ce sujet, la directrice commerciale, Madame Aline KINDA vous remet différents
documents (annexes 1, 2 et 3) ; de plus elle vous précise que :

- le stand avec structure (cloison, électricité …) est fourni sans décoration ; le coût
de cette dernière est estimé à 50 % du prix de location du stand ;
- l’inscription au catalogue des exposants revient à 15 400 F ;
- les frais divers (cartes d’invitation inclues) sont estimés à 25 % de l’inscription ;
- le voyage aller simple pour Gorom-Gorom est de 14 000 F par personne (arrivée
à 15 h le 20 mars) ;
- le forfait repas du soir s’élève à 2 700 F par personne ;
- l’acheminement du matériel (10 m3) coûte 26 500 F par m3.

Travail à faire :

1) établissez le présentez sous forme de tableau, le coût prévisionnel de participation

à la foire ;
2) représentez par un graphique la répartition du budget de façon à voir l’importance
relative de chaque élément (l’utilisation du tableur est autorisée).

11
ANNEXE 1 : calendrier
Mardi 21 mars De 8 h à 20 h Livraison des marchandises et installation des stands
Mercredi 22 mars De 9 h à 18 h Exposition
Jeudi 23 mars De 9 h à 18 h Exposition
Vendredi 24 mars De 9 h à 18 h Exposition
Samedi 25 mars De 8 h à 10 h Fin d’enlèvement du matériel d’exposition

ANNEXE 2 : demande d’emplacement pour un stand

DUPLICATA A
CONSERVER
Demande à retourner avant le 15 mars 2017 à : COFIA, 17 rue Fofo, Gorom-Gorom
Tél 00226 40 54 87 10 Fax 00226 40 54 87 11
. Nous désirons retenir un stand de 9 m2 avec structure sans structure pour la
foire
. Prix du stand TTC : 9 m2 avec structure : 210 000 F ; 9 m2 sans structure : 175 000 F

ANNEXE 3

- Formulaire n° 1
RESERVATION CHAMBRES D’HOTEL

(A retourner à COFIA, 17 rue Fofo, Gorom-Gorom, avant le 17 mars 2017)

Prix des chambres
- Chambre single : 52 500 F
- Chambre double : 83 000 F
Petit déjeuner, taxes et service compris

Nous vous prions de bien vouloir noter les réservations suivantes :

Nuits du :
Nom Double Single 20/21 21/22 22/23 23/24 24/25
Madame Aline KINDA X X X X X
M. Salam TOURE X X X X X X
Mademoiselle Alice SORE X X X X
M. Albert KONE X X X X

Remarques éventuelles :

- Formulaire n° 2
COMMANDE DE REPAS
3 tickets-repas (pour midi) par jour et par stand vous seront distribués gratuitement. Si vous
pensez que ce nombre est insuffisant, vous avez la possibilité de commander des repas aux
prix de 6 500 F
BON DE COMMANDE
(A retourner à COFIA, 17 rue Fofo, Gorom-Gorom avant le 17 mars 2016)
………1……… Repas pour le Mercredi
………1………. Repas pour le Jeudi
Nous désirons commander ………………. Repas pour le Vendredi
………………. TOTAL

12
 CHAPITRE 2: LA REPRESENTATION DE LA CIRCULATION DES
DOCUMENTS

GENERALITES

L’analyse des travaux administratifs est l’étude des opérations réalisées dans une entreprise.
Chaque ensemble constitue un processus, à partir de la saisie d’une information jusqu’à la fin
de son traitement en vue d’un objectif donné : activité de l’entreprise ou aide à la décision.

Un processus est donc un ensemble d’opérations ou tâches destinées à l’accomplissement d’un

objectif précis (ex : inscription d’un candidat à un examen, traitement d’une commande, calcul
des moyennes élèves, …)

Afin de faciliter l’étude d’un processus, les opérations qui le composent sont décrites dans
l’ordre chronologique normal d’exécution, sous forme littérale ou graphique.

Dans chaque cas, le processus donne lieu à la saisie, au traitement et à la diffusion

d’information ; depuis la saisie des informations de base jusqu’à la diffusion des résultats du
traitement, des informations circulent d’un poste de travail à l’autre. Toute étude d’organisation
nécessite la connaissance de ces flux d’information.

Exemples :
Saisie d’une information
Commande
Compte rendu d’accident chez
un expert en automobile
Traitement Objectif à réaliser
- Préparation des articles Livraison et
- Etablissement des documents : facturation
bon de livraison, facture, fiche de
stock
- Etude des circonstances Rédaction du
- Inspection du véhicule rapport d’expertise

I -POURQUOI ANALYSER UN PROCESSUS ?

Les objectifs de l’analyse peuvent être :

- descriptifs : il s’agit de mettre en évidence et expliquer un processus ;

- critiques : on fait apparaître les défauts éventuels du système actuel, en vue d’une
amélioration.

Pour répondre à ces objectifs, l’entreprise dispose de 4 outils d’analyse : le diagramme SCOM,
le schéma imagé, le schéma postes-documents et le TRT ;

II -METHODOLOGIE DE L’ANALYSE

1) Schéma général

Une analyse méticuleuse d’un processus doit permettre de donner réponse aux questions clés :
Quoi ? Qui ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? (QQOQCC) qui se traduisent ainsi :

13
 - Quoi ? De quoi s’agit-il ? Quel est le but recherché ? (résultat du travail, son utilité)
- Qui ? Qui exécute le travail ? (qualification de l’employé, indication du service
concerné)
- Où ? A quel endroit ? (implantation de la personne ou indication du service)
- Quand ? A quel moment du processus réalise-t-on cette opération ? (ordre des étapes du
travail)
- Comment ? De quelle façon le travail est-il fait ? (documents, équipements)
- Combien ? Combien de fois l’opération est-elle faite ? (chaque heure, par jour, …)

2) Recueil des informations

La recherche des éléments du processus étudié qui répondent à ces questions doit se faire « sur
le terrain » :

- soit par auto-analyse : l’employé décrit son propre travail ;

- soit par interview : une personne, l’interviewer, est chargée de l’étude. Des qualités de
tact et de psychologie sont indispensables pour que l’interviewer puisse mener à bien sa
tâche et obtenir dans le détail tous les renseignements désirés.

Dans les deux cas, des documents (questionnaires), préparés à l’avance, sont utilisés pour
noter toutes les réponses.

III -OUTILS DE REPRESENTATION

On peut obtenir une image de la circulation des documents dans l’entreprise en utilisant trois
outils :

- le diagramme SCOM,
- le schéma imagé,
- le schéma postes-documents.

1) Le diagramme SCOM

a- Caractéristiques

Le diagramme SCOM (Service Central d’Organisation et Méthodes), appelé schéma de

processus, permet de visualiser de façon synthétique un processus dans lequel il n’y a pas ou
peu d’informatique. Il met en valeur :

- les postes de travail,

- les opérations réalisées,
- les documents utilisés.

Il se présente schématiquement de la façon suivante :

Postes de travail Titre du processus Documents

Liste des opérations

14
 1.
2
3
4

Le diagramme est établi ligne par ligne. Son tracé doit être adapté en fonction du
nombre des postes de travail et des documents.

b- Etude des symboles (voir annexe 1)

c- Réalisation

Pour réaliser le diagramme SCOM, il faut mener d’abord un travail préparatoire qui va
consister à recenser :

- la liste précise et ordonnée des opérations,

- le nombre de postes de travail,
- les documents utilisés en notant bien le nombre d’exemplaires de chacun d’entre eux.

On peut ensuite établir le diagramme en procédant comme suit :

- remplir la partie « en-tête » : le titre, le nom des responsables des postes de travail, les
documents (autant de colonnes que de documents) ;
- remplir le « corps » du document ligne par ligne :

• au centre, numéroter et décrire l’opération ;

• à gauche, placer un point dans la colonne de l’exécutant (les points sont ensuite
reliés entre eux) ;
• à droite, dessiner le ou les symboles adaptés dans les colonnes des documents.

d- Examen d’un diagramme SCOM (voir Annexe 2)

2) le schéma imagé

Il représente sous une forme imagée, c’est-à-dire, avec des symboles figuratifs :

- les documents intervenant dans le processus,

- leur circulation dans les services,
- les opérations auxquelles ils donnent lieu.

Comment présenter un schéma imagé ? Les règles à respecter sont :

- quant au fond : rigueur et exactitude,

- quant à la forme : clarté et lisibilité.

Toute liberté est donc laissée à l’auteur pour le dessin et l’organisation du schéma.
Cependant, en général, les opérations concernant un même service sont regroupées
dans une zone horizontale ou verticale (voir annexe 3).

Avantage : il est facile à lire

Inconvénient : il ne facilite pas toujours l’analyse de processus

15
Utilisation : le schéma imagé est donc essentiellement utilisé pour l’information du personnel
ou de l’usager concerné.

3) le schéma postes-documents

C’est un schéma à double entrée, les deux entrées étant les postes et les documents (voir
annexe 4).

Dans un schéma postes-documents, les opérations effectuées :

- dans un même service figurent dans une zone horizontale ;

- sur un même document, dans une zone verticale.

Avantages : schéma clair, plus rigoureux.

Inconvénient : lecture un peu moins facile que celle d’un schéma imagé.
Utilisation : ce schéma se prête mieux à l’analyse du circuit.

IV -CRITIQUE DU PROCESSUS EXISTANT

Le diagramme est souvent établi dans un souci d’amélioration des méthodes

utilisées. La situation qu’il représente doit donc faire l’objet d’une critique
aboutissant à des interrogations :

- la méthode actuelle peut-elle être simplifiée ?

- l’exécutant est-il suffisamment compétent ou au contraire l’est-il trop ?
- l’ordre des tâches ne doit-il pas être modifié ?
- faut-il changer les équipements ? les documents ?

V -ELABORATION D’UNE NOUVELLE METHODE

A partir d’un diagramme modifié en fonction des critiques, une nouvelle méthode doit être
mise en place et testée :

- installation éventuelle d’équipements plus performants ;

- établissement de fiches de directives d’exécution afin d’informer les exécutants des
modifications de leurs travaux ;
- rédaction de documents présentant de nouveaux tracés adaptés au nouveau système
élaboré.

16
 APPLICATION

Vous êtes secrétaire au service ventes de la société FASOTEXT. Lorsque la

commande d’un client arrive, elle est reçue au service courrier qui l’enregistre
avant de la transférer au service des ventes.

Ce service, à la réception du document, l’enregistre à son tour dans un cahier

intitulé « Commandes » avant de la transmettre au service magasin qui prépare la
livraison, met à jour la fiche de stock, valide les lignes de commande et transmet
la commande avec les marchandises au service expéditions pour l’établissement
d’un bon de livraison en quatre exemplaires.

Les deux premiers exemplaires du bon de livraison sont envoyés au client

accompagnés des marchandises ; le dernier est classé en attente du retour du
deuxième exemplaire visé par le client. Le troisième exemplaire est envoyé au
service facturation qui établit la facture en trois exemplaires. Le premier est
envoyé au client, le deuxième à la comptabilité et le dernier est classé.

Dès le retour du deuxième exemplaire du bon de livraison, le bon de livraison n°

4 est déclassé, visé et transmis au service des ventes qui le classe dans un dossier
ouvert au nom du client.

Travail à faire : Représentez la circulation des documents sous forme d’un

diagramme SCOM.

17