RME _ Direction Technique _ vers.

2 _ 06/2020

DIRECTION TECHNIQUE

SOCOTEC CONSTRUCTION SAS

RÉFÉRENTIEL DE MANAGEMENT D’ENTITÉ

Vers.0 _ 11/2018
Vers.1 _ 03/2019
Vers.2 _ 06/2020

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SOMMAIRE

VERSIONING ................................................................................................................................................................................................... 4
PREAMBULE .................................................................................................................................................................................................... 4
OBJET .............................................................................................................................................................................................................. 4
1. POLITIQUE GÉNÉRALE (M1.PA.P0.01)................................................................................................................................................ 5
2. LES ACTIVITÉS DE LA DT .................................................................................................................................................................... 6
3. ORGANISATION GENERALE ............................................................................................................................................................... 7
3.1 Organigramme : ................................................................................................................................................................................ 7
3.2 Affectation des disciplines et spécialités ............................................................................................................................................ 7
3.3 Suppléances ..................................................................................................................................................................................... 7
3.3.1 Congés............................................................................................................................................................................................. 7
3.3.2 Absences de durée indéterminée................................................................................................................................................... 7
3.4 Organisation administrative ............................................................................................................................................................... 7
3.4.1 Courrier arrivé ................................................................................................................................................................................. 7
3.4.2 Courrier départ ................................................................................................................................................................................ 7
3.4.3 Congés – ARTT ............................................................................................................................................................................... 7
3.4.4 Réunions de la DT ........................................................................................................................................................................... 7
3.4.5 Gestion courante............................................................................................................................................................................. 7
3.4.6 Moyens informatiques .................................................................................................................................................................... 8
4. ORGANISATION DE L’ACTIVITE .......................................................................................................................................................... 8
4.1 Actions fonctionnelles........................................................................................................................................................................ 8
4.1.1 Plan d’actions fonctionnelles ......................................................................................................................................................... 8
4.1.2 Appel de compétences externes à la DT ....................................................................................................................................... 8
4.1.3 Gestion des actions fonctionnelles ............................................................................................................................................... 9
4.2 Élaboration des méthodologies ......................................................................................................................................................... 9
4.2.1 Support de l'information à caractère technique ............................................................................................................................ 9
4.2.2 Support de l'information à caractère méthodologique ................................................................................................................. 9
4.2.3 Élaboration et maintenance des dossiers missions ..................................................................................................................... 9
4.2.4 Cas particuliers de diffusion .......................................................................................................................................................... 9
4.3 Appui technique et présence sur le terrain......................................................................................................................................... 9
4.3.1 Animation technique des STR ........................................................................................................................................................ 9
4.3.2 Soutien direct aux entités ............................................................................................................................................................. 10
4.3.3 Traitement d’une ASO ................................................................................................................................................................... 10
4.3.4 Reconnaissances externes .......................................................................................................................................................... 10
4.3.5 Assistance aux autres Directions fonctionnelles........................................................................................................................ 10
4.4 Gestion de la compétence technique............................................................................................................................................... 11
4.4.1 Participation au plan de formation ............................................................................................................................................... 11
4.4.2 Élaboration des modules de formation........................................................................................................................................ 11
4.4.3 Animation de stages ..................................................................................................................................................................... 11
4.5 Qualification des intervenants ......................................................................................................................................................... 11
4.5.1 Animation technique en agence ................................................................................................................................................... 12
4.5.2 Surveillance de la compétence technique ................................................................................................................................... 13
4.6 Activités Opérationnelles ................................................................................................................................................................. 13
4.6.1 Enquêtes techniques .................................................................................................................................................................... 13

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4.6.2 ATEx............................................................................................................................................................................................... 13
5. MAITRISE DE LA QUALITE ................................................................................................................................................................. 14
5.1 Compétence des intervenants ......................................................................................................................................................... 14
5.1.1 Recrutement .................................................................................................................................................................................. 14
5.1.2 Qualification du Directeur Technique .......................................................................................................................................... 14
5.1.3 Qualification des Experts ............................................................................................................................................................. 14
5.1.4 Maintien des qualifications du Directeur Technique et des Experts.......................................................................................... 15
5.2 Surveillance de l’activité .................................................................................................................................................................. 15
5.3 Diffusion de documents ................................................................................................................................................................... 16
5.4 Traitement des Réclamations et dysfonctionnements ...................................................................................................................... 16
5.5 Impartialité et indépendance ........................................................................................................................................................... 16
5.6 Confidentialité ................................................................................................................................................................................. 16
5.7 Archivage des documents et fichiers ............................................................................................................................................... 17
ANNEXE 1 – ORGANIGRAMMES .................................................................................................................................................................. 18
ANNEXE 2 - Organisation des Audits Techniques Internes ............................................................................................................................. 19
1. PLANIFICATION DES AUDITS ............................................................................................................................................................ 19
1.1 Échantillonnage ..................................................................................................................................................................................... 19
1.2 Planification ........................................................................................................................................................................................... 19
2. VISITE D’AUDIT .................................................................................................................................................................................. 20
2.1 La réunion d’ouverture ........................................................................................................................................................................... 20
2.2 Le recueil des informations .................................................................................................................................................................... 20
2.3 Préparation de la réunion de restitution.................................................................................................................................................. 20
3. RAPPORT D’AUDIT............................................................................................................................................................................. 20
4. SUIVI D’AUDIT .................................................................................................................................................................................... 20
5. EXPLOITATION DES RESULTATS D’AUDITS .................................................................................................................................... 21
6. QUALIFICATION DES EVALUATEURS............................................................................................................................................... 21
6.1 Qualification initiale des évaluateurs techniques .................................................................................................................................... 21
7. ENREGISTREMENTS ......................................................................................................................................................................... 21

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VERSIONING

 Vers.0 : initial, suite au changement de management

 Vers.1 : modifications concernant les modalités de qualification et surveillance du Directeur Technique (paragraphes
impactés : 5.1.2, 5.1.4 et 5.2)
 Vers.2 : modifications organigrammes annexe 1 ; remplacé Eric Trauchessec par William Bourreau ; remplacé Pascal
Loisel par Anthony Bazille ; suppression annexe 3 « ventilation des coûts »

PREAMBULE

Le présent Référentiel de Management d’Entité, dénommé dans la suite RME, s’applique à la Direction Technique, sauf précisions
explicitées dans la suite du présent document.

Pour positionner la Direction Technique dans l’organisation générale de SOCOTEC Construction SAS, se conférer aux
organigrammes de l’annexe 1.

Dans la suite du document, il faudra lire :

> DT = Direction Technique

> Intranet = Intranet / Espace Collaboratif Construction et Immobilier / Direction Technique
> STR = Spécialiste Technique Régional
> Niveau 3 = opérationnel disposant de compétences spécifiques dans un domaine technique donné (cf. Syriel, outil
SOCOTEC de gestion des qualifications)
> ASO = Affaires à Signaler Obligatoirement : affaires qui de par leur complexité nécessitent une vision de la DT, pour
traitement direct ou affectation à des collaborateurs spécifiques, localement – cf. 82.A3.04.05 et 00.03.08.01

OBJET

Cette procédure d’entité définit les dispositions mises en place au sein de la DT pour appliquer les procédures générales de
SOCOTEC Construction SAS, filiale de Holding SOCOTEC SAS, à partir du 01/06/2018.
Elle peut être complétée de notes internes visant :
> la mise en place de dispositions temporaires,
> la modification de dispositions existantes dans l’attente de la mise à jour de la procédure d’entité,
> la définition de précisions pour l’application de certaines dispositions prévues dans la procédure d’entité.
La présente procédure, et les notes internes en vigueur sont accessibles sur l’Intranet.

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1. POLITIQUE GÉNÉRALE (M1.PA.P0.01)

SOCOTEC Construction SAS réalise des missions au bénéfice de ses clients, et doit viser la satisfaction de leurs besoins,
exprimés dans le cadre des contrats confiés.
SOCOTEC Construction SAS occupe vis-à-vis de ses clients une position de Tiers de confiance.
Pour honorer cette position, SOCOTEC Construction SAS se doit de garantir son excellence technique, au sens large.
La Direction Technique de SOCOTEC Construction SAS couvre ainsi les problématiques relevant des missions L, P1, PS, Av,
LE et DEM : géotechnique, structures, clos / couvert, revêtements.

Elle n’intervient pas dans les autres domaines, qui pour SOCOTEC Construction sont pris en charge par la Direction du
Développement Contrôle Technique et Vérification (DDCVT – William Bourreau), ou par la BL A & P (Business Line Assistance
& Patrimoine – Anthony Bazille).

Elle est constituée d’Experts Techniques Nationaux, et peut faire appel, en cas de nécessité, à des Consultants extérieurs, dûment
qualifiés et suivis. Plus de Consultants extérieurs en 2020.

Ses objectifs peuvent être synthétisés par les 6 points suivants :

> Établir la doctrine technique de SOCOTEC Construction SAS dans tous les domaines du Référentiel de contrôle où
des interprétations ou des éclaircissements sont nécessaires, mettre en cohérence ces interprétations et
éclaircissements avec la Profession du contrôle technique (COPREC),

> Maintenir et faire progresser la compétence technique des entités opérationnelles de la filiale, via un système de
relais, qui doit être animé, et en interaction (remontées) avec la DT, et via des propositions de formations,

> Fournir services et assistance aux entités opérationnelles de la filiale, en recherchant l’équilibre entre la Doctrine
technique et les attentes des clients,

> Réaliser des missions opérationnelles, dans le même esprit d’équilibre,

> Mettre en œuvre la surveillance des compétences des collaborateurs (cf. M1.PG.PR.01 § 5.1 « actions de surveillance
de compétence »), et utiliser cette surveillance pour remonter les besoins de terrain en actions techniques et
formations,

> Prendre en charge les relations avec les organismes techniques extérieurs (COPREC, GS de la CCFAT, groupes
DTU AFNOR, organisations professionnelles), dans l’objectif d’affirmer, au sein de ces diverses instances, le rôle
éminent de SOCOTEC au sein de la Profession du contrôle technique.

Ces activités sont menées en collaboration étroite avec les autres Directions du Développement et sous le contrôle de la Direction
Opérationnelle. Elles visent :
> l’amélioration continue de la satisfaction des clients du Groupe SOCOTEC Construction SAS
> le développement de SOCOTEC Construction SAS dans le cadre de la stratégie établie par la Direction Opérationnelle.
Une collaboration étroite entre la DT et les autres directions de la Direction du Développement permet d’assurer une homogénéité
dans les services rendus aux entités opérationnelles.

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2. LES ACTIVITÉS DE LA DT

Les activités de la DT associées à cet axe ont pour objectif de favoriser la satisfaction des clients de SOCOTEC Construction
SAS, en assistant les entités opérationnelles, celles-ci devant répondre au plus près aux attentes de leurs clients. Ces activités
se déclinent comme suit.
Élaboration d’outils et de méthodes
> Participation à l’élaboration de nouveaux dossiers missions, du point de vue technique,
> Maintenance ou revue de dossiers missions, et/ou de recueils techniques,
> Définition et suivi des ASO.
Maintien et progrès de la compétence technique du réseau
> Constitution et animation du système de relais techniques (STR, niveaux 3), en régions,
> Animations techniques en régions,
> Stages qualifiants pour les STR et niveaux 3,
> Communication au réseau, via l’Intranet, de positions techniques et/ou d’interprétations (« doctrine technique »).
Appui technique et présence sur le terrain
> Animation du système de SVP technique (échanges avec les opérationnels, réponses à leurs questions sur des points
précis),
> Participation à des réunions opérationnelles,
> Traitement d’une ASO en direct lorsque celle-ci est suffisamment complexe,
> Reconnaissances externes (assistance aux audits, dossiers de demande …),
> Assistance aux autres directions fonctionnelles.
Activités opérationnelles propres
> Instructions d’Enquêtes sur les Procédés de construction et Produits Nouveaux (EPPN et EPPT), principalement pour
le compte d’industriels,
> Instructions d’Appréciations Techniques d’Expérimentation (ATEx) pour le compte du CSTB,
> Missions opérationnelles ponctuelles,
> Missions d’Experts techniques, d’avis techniques,
> Appui technique et méthodologique aux déploiements de contrats nationaux.
Gestion de la compétence technique de SOCOTEC Construction SAS
> Participation au plan de formation interne (stages qualifiants),
> Élaboration des modules de formation,
> Animation de stages,
> Actions locales de tutorat,
> Surveillance de la compétence technique (audits, évaluations, …).
Relations avec les Organismes extérieurs
> Participation aux activités de la COPREC,
> Représentation de SOCOTEC Construction SAS dans les groupes techniques officiels en charges de la revue des textes
techniques du Référentiel (BNTEC, CCFAT par exemple),
> Veille réglementaire et normative (cette veille permettant une anticipation sur les textes réglementaires et normatifs
devant être publiés afin de détecter les évolutions des missions existantes et les opportunités de nouvelles missions),
> Prise de parole, selon les règles internes de communication, dans la Presse spécialisée.

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3. ORGANISATION GENERALE

3.1 Organigramme :
L’organigramme est présenté en Annexe 1.

3.2 Affectation des disciplines et spécialités

L'affectation des disciplines techniques et les thèmes traités par chaque Expert technique est définie dans l’organigramme en
Annexe 1.

L’affectation des Experts missions aux « Dossiers Missions » est enregistrée dans la Base Mission.

L’affectation des Experts techniques aux « Qualifications Techniques » est enregistrée dans Syriel.

3.3 Suppléances

3.3.1 Congés
En cas d'absence d'un Expert d'une durée d'une semaine complète ou plus, la suppléance est automatiquement assurée par un
Expert de compétence équivalente. Le planning des congés est organisé en conséquence.

3.3.2 Absences de durée indéterminée

En cas d’absence de durée indéterminée d’un Expert (maladie, vacance de poste suite à démission ou mutation, etc.), le Directeur
Technique désigne un suppléant au cas par cas. Ce suppléant peut être interne à la DT ou externe.
En cas de suppléant externe à la DT, le Directeur Technique rédige et signe un contrat de mise à disposition pour la personne
désignée, précisant :
> La mission,
> La durée de la mission (échéance théorique),
> Les conditions d’intervention,
> Les conditions de rémunération.
Si nécessaire une note précisant le nom du suppléant est transmise aux Directeurs Opérationnels et aux STR du domaine
concerné.

3.4 Organisation administrative

3.4.1 Courrier arrivé

Le courrier « arrivée » est trié et transmis quotidiennement par le secrétariat d'entité aux Experts destinataires ou au Directeur.

3.4.2 Courrier départ

Tout courrier émanant de la DT est enregistré dans " chrono ".

3.4.3 Congés – ARTT

Chaque demande est saisie par chaque collaborateur de la DT dans ADP (logiciel RH) et est validée par l’assistante qui a
délégation, le Directeur Technique étant prévenu par Workflow.

3.4.4 Réunions de la DT
Toute réunion interne organisée par le Directeur Technique fait l'objet d'un compte rendu de réunion. La convocation se fait par
mail.
Les réunions de l'ensemble du personnel de la DT ont lieu au moins deux fois par an. Les CR sont diffusés par mail.

3.4.5 Gestion courante

Dans un souci d'optimisation, la plus grande partie des tâches d'intérêt général est centralisée sur les assistantes, sauf le cas
échéant certains abonnements et revues techniques gérés par le responsable de la veille technique et réglementaire (Bertrand
Rossi).

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Pour réaliser ces tâches les assistantes respectent les procédures générales grâce à l’utilisation des logiciels Atlas (ERP Gestion
Finance), ADP (Gestion personnel), WEBPORT (Règlements fournisseurs), SETICO (Commandes fournitures), EGENCIA
(Agence de voyages) etc.

Le suivi des EPI (essentiellement casques de chantier, chaussures ou bottes de sécurité) est réalisé par les assistantes.

3.4.6 Moyens informatiques

Tout Expert peut proposer au Directeur Technique l'achat d'un logiciel externe. Il demande à l'éditeur du logiciel un dossier de
validation. Ce dossier est ensuite transmis à la DSI qui informe la DT des conditions de mise en œuvre du logiciel dans le système
d’information de SOCOTEC Construction SAS.
Concernant la qualification technique des logiciels externes nouveaux, l’Expert procède à des contre-calculs, manuels ou par
l’intermédiaire d’autres logiciels, pour évaluer la convergence des résultats.
Dans le cas de logiciel très spécialisé, sans autre logiciel équivalent, cette qualification technique se fait par approximations
successives lors de l’utilisation opérationnelle dudit logiciel.

4. ORGANISATION DE L’ACTIVITE

4.1 Actions fonctionnelles

4.1.1 Plan d’actions fonctionnelles

En début d’année, un Plan d’Actions Fonctionnelles (PAF) est établi par le Directeur Technique, par thématique mission ou
technique, en concertation avec les Experts, suivant le modèle disponible sur l’Intranet.
Ce plan est établi en réponse aux objectifs de développement décidés par la Direction Opérationnelle qui comprend :
> L’animation technique du réseau,
> L’élaboration de nouvelles missions,
> Le maintien à jour des documents,
> La contribution à la formation,
> L’assistance aux Agences,
> Le maintien des qualifications,
> La réalisation des audits techniques.
Il est bien entendu que le PAF n'établit qu'une prévision et n'est en aucun cas figé. Certaines actions peuvent être abandonnées
en cours d'année et d'autres peuvent apparaître.

4.1.2 Appel de compétences externes à la DT

Le Plan d'Actions Fonctionnelles établi chaque année, peut prévoir des actions qui mobiliseront des compétences externes à la
DT ; le PAF précise les points suivants :
> Désignation d'un Expert, pilote au sein de la DT,
> Définition synthétique de l'action à mener,
> Prévision du nombre de personnes externes concernées, et du temps en jrs/pers.
Chaque contrat qui en découle précise :
> le "client" du contrat,
> le "fournisseur" (et en cas de pluralité de personnes, le pilote),
> le ou les objectifs,
> le ou les livrables,
> les moyens,
> les délais.
Les moyens sont chiffrés et intégrés au budget annuel de la DT.

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4.1.3 Gestion des actions fonctionnelles

La gestion est assurée au travers des dispositions suivantes :
> Le suivi des objectifs spécifiques des Experts est assuré par le Directeur Technique et fait l'objet, au minimum, d'un
recalage intermédiaire et d'un bilan de fin d'année,
> Les projets sous contrat sont gérés administrativement par les assistantes et font l'objet d'un tableau récapitulatif qui
affecte un numéro à chaque contrat et fait apparaître pour chaque projet le nom et l'entité d'appartenance des personnes
concernées, ainsi que le montant prévu et l'état des paiements internes (factures et/ou MIC).

4.2 Élaboration des méthodologies

La présente procédure définit les modalités applicables à l'élaboration et à la maintenance des documents à caractère technique
et méthodologique, relatifs aux disciplines couvertes par la DT.

4.2.1 Support de l'information à caractère technique

L'information technique prend place dans les recueils techniques et l’espace collaboratif Construction & Immobilier.
Les recueils techniques sont accessibles dans IGS dans la rubrique "Production, recueils techniques/missions".

4.2.2 Support de l'information à caractère méthodologique

L'information méthodologique prend place dans les recueils missions accessibles dans l’intranet Espace Construction &
Immobilier / accès IGS.
Les fascicules méthodologiques s’intègrent dans des dossiers missions. Les noms des responsables de ces dossiers sont
précisés dans la « base missions ».

4.2.3 Élaboration et maintenance des dossiers missions

Dès lors que l’intervention de la DT est requise pour les dossiers missions, l'élaboration et la maintenance des dossiers missions
sont réalisées conformément à la procédure générale M1.PF.PR.01.
Le responsable du dossier mission transmet au Directeur Technique les informations nécessaires à la mise à jour ou à la création
de qualification dans SYRIEL.

4.2.4 Cas particuliers de diffusion

Divers supports de communication peuvent être utilisés comme les «Lettres aux STR ». Les informations diffusées par ces voies
sont réputées non pérennes. Elles peuvent être disponibles sur l’Intranet dans l’espace collaboratif Construction & Immobilier. Si
nécessaire, elles sont intégrées dans les recueils pour assurer leur pérennité.
Ces informations avant intégration dans les recueils font l’objet d'une validation par le Directeur Technique.

4.3 Appui technique et présence sur le terrain

4.3.1 Animation technique des STR

Les dispositions générales adoptées pour l'animation technique des STR sont définies dans la procédure générale 82.00.40.16.

Cette animation est réalisée sous la responsabilité de l’Expert de la DT

Animer un réseau de STR consiste principalement à :

> Transmettre de l'information technique, méthodologique, réglementaire, normative, etc.
> Assister le STR dans sa mission de SVP niveau 2, par la mise à disposition d'outils tels que :
o documents de présentation,
o logiciels de calcul,
o itinéraires pédagogiques.
> Recueillir les retours d'expériences des STR.

À cet effet, les Experts utilisent la Lettre aux STR. Certains domaines techniques ne font pas l'objet de mise en place de STR.
Dans ce cas, l'animation technique se fait directement auprès des opérationnels. L'animation reprend les mêmes principes que
ceux définis au présent paragraphe.

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4.3.2 Soutien direct aux entités

Les questions posées par les entités du Groupe SOCOTEC Construction SAS conduisent la DT à intervenir selon le cas sous
l'une des formes suivantes :
> réponse à la question par téléphone, fax, courrier ou mail,
> visite d'un intervenant de l'entité à la DT,
> visite d'un Expert au sein d'une entité.

Les questions posées par écrit (fax, courrier ou mail) font l’objet d’une réponse par écrit. Chaque Expert consulté conserve alors
une trace (mail, chrono, …) des questions et réponses.
Lorsque les réponses aux questions posées par téléphone font l’objet d’un écrit, l’Expert consulté conserve alors une trace (mail,
chrono, …) des réponses formulées.

Lorsque cela paraît utile, un intervenant d'une entité peut venir consulter un Expert pour lui soumettre des problèmes soulevés à
l'occasion d'un dossier particulier.
Si l’Expert formule ses avis par écrit à l'issue de la réunion, l’Expert consulté conserve alors une trace (mail, chrono, …) des
réponses formulées.

Si cette solution semble la plus adaptée, un Expert peut, après accord du Directeur, se rendre dans une entité pour examiner les
problèmes particuliers posés sur un dossier ou les difficultés rencontrées chez un client.

4.3.3 Traitement d’une ASO

La Procédure Générale Qualité 82.A3.04.05 définit la procédure ASO et la fiche support de la déclaration.
Les ouvrages ou techniques concernés sont définis dans le fascicule 00.03.08.01.
Toute fiche de déclaration ASO est transmise à l’assistante en charge du suivi des ASO pour enregistrement et orientation vers
l’Expert concerné ou le service opérationnel concerné par la sous-traitance.
Après signature de la fiche de déclaration ASO portant la réponse de la DT, l’assistante assure sa diffusion et son archivage.

4.3.4 Reconnaissances externes

Les Experts sont responsables du suivi des reconnaissances externes nécessaires pour la réalisation des missions correspondant
aux dossiers missions dont ils ont la charge.

Lorsque cette reconnaissance est une accréditation du COFRAC, il communique à la Direction Qualité Sécurité les éléments
relatifs à cette reconnaissance.

Une demande ou le maintien d’une reconnaissance nécessite notamment :

> l’analyse et le suivi des textes définissant les modalités de demande et de renouvellement de la reconnaissance,
> l’élaboration du dossier de demande de la reconnaissance (dossier d’agrément, d’accréditation, …),
> la mise à jour des éléments du dossier mission en fonction des exigences propres à ces reconnaissances,
> l’assistance aux agences opérationnelles pour la préparation des audits externes,
> la participation aux audits externes afin d’assister les agences opérationnelles, de présenter les dispositions techniques
ou méthodes et de prendre connaissance des écarts et pistes de progrès relevés lors des audits,
> la réponse aux fiches d’écarts de dispositions techniques ou méthodes et le suivi du plan d’action associé,
> l’assistance des agences dans la réponse aux fiches d’écarts d’application de dispositions techniques ou méthodes.

Les Experts informent le Directeur en cas de risques de suspension ou de retrait de reconnaissance.

4.3.5 Assistance aux autres Directions fonctionnelles

Les Experts, en fonction de leurs compétences, assistent les autres Directions fonctionnelles et notamment :
> la Direction Qualité Sécurité notamment dans ses relations avec le COFRAC,
> la Direction Juridique notamment lors de l’élaboration des documents contractuels, ou lors de litiges,
> la Direction des Systèmes d’Information notamment pour la maintenance des outils rapports,
> la Direction Commerciale notamment pour répondre à des consultations ou des appels d’offre,
> la Direction des Ressources Humaines notamment lors du recrutement de nouveaux collaborateurs.

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4.4 Gestion de la compétence technique

4.4.1 Participation au plan de formation

Le plan de formation annuel est construit par la Direction Opérationnelle sur la base des qualifications des collaborateurs à
développer, pour améliorer les compétences du réseau et les élargir. Toute formation doit être qualifiante.
Les Experts peuvent faire des remontées au Directeur Technique en cours d’année en fonction des besoins détectés au travers
de l’exercice de leur fonction.

4.4.2 Élaboration des modules de formation

La création d’un nouveau stage fait donc toujours l’objet d’une validation par la Direction Opérationnelle.
Le Directeur Technique désigne parmi les Experts un responsable pour chaque stage qui lui est attribué par la Direction
Opérationnelle.
Le nom du responsable de stage est enregistré dans le catalogue de formation interne.

L’organisateur du stage :

> définit le sommaire détaillé et le maintien en fonction des évolutions du stage,

> propose, en collaboration avec SOCOTEC Formation SAS, des dates d’intervention,
> propose des animateurs (internes ou externes à la DT, voire extérieurs à SOCOTEC Construction SAS) pour traiter les
différents sujets,
> s'assure d'une bonne coordination des différents intervenants,
> réalise et maintient les modules de stage et s’il n’en est pas l’auteur, s'assure que le module de stage a été approuvé
par l’Expert concerné,
> assure la cohérence entre les différents stages dans un domaine, les stages devant s’inscrire dans le processus
d’acquisition et/ou de maintenance des compétences nécessaires à la qualification des opérationnels,
> exploite les avis de fin de stage pour apporter les améliorations nécessaires,
> propose à son Directeur toutes les évolutions qui lui paraissent justifiées.

Tous les modules de formation sont archivés par SOCOTEC Formation SAS.

4.4.3 Animation de stages

Les animateurs de stages sont proposés par le responsable du stage (s’il n’anime pas lui-même le stage) parmi les personnes
détentrices de la qualification pour des missions dans le domaine concerné.

L'intervention d'un animateur se fait en deux temps :

> la préparation : l'esprit de l'intervention, son contenu touchant la doctrine, les messages à faire passer impérativement
font l'objet d'une concertation avec le responsable de stage. L'animateur s'approprie le module de stage à travers les
documents contenus dans le module et plus particulièrement à travers l'itinéraire pédagogique inclus dans le dossier.
> l'intervention proprement dite : Si l’organisateur l’estime nécessaire, la première intervention est réalisée en co-animation
avec un animateur connaissant le stage.
La DT établit une facture à SOCOTEC Formation SAS sur la base de règle préétablie entre les deux filiales concernées.

4.5 Qualification des intervenants

Les Experts sont responsables de l’attribution des qualifications dans leurs domaines de compétence.
La désignation des responsables de qualification est enregistrée dans Syriel.

Le responsable de la qualification veille au maintien des informations caractérisant une qualification à savoir :
> Son titre,
> Son rattachement à une filière et sous-filière.

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Le titre des différents niveaux et spécialisations ;

> Les prérequis pour la validation de la qualification par le manager,
> Les prérequis pour la validation par la DT,
> La compétence (savoir et savoir-faire technique),
> Le ou les QCM permettant l’évaluation du savoir,
> Les modèles de fiche de tutorat permettant l’évaluation du savoir-faire technique,
> Le cursus de formation,
> Les missions réalisables.

Le responsable de la qualification traite régulièrement les demandes de qualifications (complétées dans certains cas de
spécialisations) réalisées par les managers.

L’évaluation du savoir peut être réalisée par l’une ou la combinaison des actions ci-dessous :
> Un QCM ou autre questionnaire d’évaluation des connaissances réalisé en fin de stage ou à distance,
> Un entretien avec le collaborateur (en présence du collaborateur ou par téléphone) ; dans ce cas un compte-rendu
d’entretien doit formaliser les thèmes abordés ainsi que le résultat de l’entretien,
> L’analyse de document de justification d’une formation ou d’une qualification incluant une évaluation de savoir (diplôme,
titre de qualification, certificat, …).

L’évaluation du savoir-faire peut être réalisée par l’une ou la combinaison des actions ci-dessous :
> Une évaluation sur site, notamment pendant les opérations de tutorat. Dans ce cas le tutorat et le résultat de l’évaluation
doivent être formalisés par l’enregistrement d’une fiche de tutorat,
> Une évaluation simulée dans des conditions représentatives d’une intervention sur site,
> Une évaluation au cours d’une formation,
> L’analyse de document de justification d’une formation ou d’une qualification incluant une évaluation de savoir (diplôme,
titre de qualification, certificat, …).

Les évaluations du savoir sont réalisées par les Experts de la DT.

Les évaluations du savoir-faire sont réalisées par les Experts de la DT ou par un collaborateur possédant la qualification EVA-
TEC niveau 3 et au minimum la qualification/spécialisation visée par la demande de qualification.

4.5.1 Animation technique en agence

L’animation technique, avec les stages, contribuent au maintien de la compétence des intervenants.

Les Experts définissent les actions d’animation technique nécessaires pour maintenir la compétence des opérationnels. Ils
identifient les besoins d’animation nécessaires en fonction notamment :

> des évolutions réglementaires ou normatives,

> des évolutions technologiques,
> des évolutions méthodologiques,
> des échanges quotidiens avec les opérationnels,
> des échanges avec les STR,
> de l’analyse des résultats des audits internes et externes,
> de l’analyse des actions de surveillance de compétence locales,
> de l’analyse des enquêtes de satisfaction des clients,
> de l’analyse des réclamations clients portés à la connaissance de la DT.

L’animation technique peut prendre diverses formes, selon les besoins, les enjeux, l’effectif concerné, les profils des
opérationnels. Elle prend la forme de l’une ou la combinaison des actions ci-dessous :

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> Animation d’une ou plusieurs réunions par l’Expert technique,

> Organisation de réunions animées par les STR (ou d’autres opérationnels définis par les Experts en régions),
> Envoi d’éléments autoporteurs (consignes, diaporamas, …) aux directeurs d’entité pour une animation par un
opérationnel lors d’une réunion d’entité,
> Envoi d’une note interne aux opérationnels,
> Entretiens.

Quelle que soit la forme de l’action retenue, l’Expert s’assure de l’enregistrement de l’action (compte-rendu de réunion ou
d’entretien, archivage des mails d’envoi de documents, …).

Lorsque l’animation n’est pas réalisée par l’Expert, il s’assure que celle-ci s’est correctement déroulée. Si nécessaire il relance
les personnes chargées de l’animation.

4.5.2 Surveillance de la compétence technique

L’organisation des audits internes est définie en annexe 2 du présent document.

Concernant les actions de surveillance réalisées par les agences opérationnelles, les Experts veillent à ce que la nature et la
périodicité des actions permettent d’assurer une surveillance adéquate de la compétence des intervenants, dans le respect des
exigences associées aux reconnaissances externes.

4.6 Activités Opérationnelles

4.6.1 Enquêtes techniques

4.6.1.1 Méthodologie des missions

Les méthodologies de ces missions sont précisées dans les contrats accessibles via IGS / Base mission / mission HAAI et HAAH.

4.6.1.2 Dispositions générales

Les propositions sont préparées, signées par les Experts concernés, présentées si nécessaire au Directeur Technique avant
envoi (revue d’offre).
Les conventions sont signées par le Directeur Technique ou par l’Expert auteur de l’offre (revue de contrat).

4.6.1.3 Suivi des enquêtes

Le suivi des enquêtes en cours de validation et leur date de validité sont assurés par chaque Expert concerné.
L’Expert décide si une relecture du rapport par un autre Expert de la DT est nécessaire. Dans ce cas, elle est enregistrée
par apposition de sa signature sur la copie du rapport et du document de référence qui sont conservés dans le dossier
administratif.

4.6.2 ATEx

4.6.2.1 Notice d’information

Une notice d’informations précisant les consignes pour la réalisation des ATEx (Appréciation Technique Expérimentale) est à la
disposition de chaque Expert réalisant ce type de mission (accessible sur le site du CSTB).

4.6.2.2 Réalisation de la mission

La réalisation d'une ATEx est assurée par l’Expert ayant été contacté pour cette Atex.
L’Expert examine le dossier, établit le rapport, le signe et rapporte devant le comité d'experts.
La facturation de la mission est effectuée par les assistantes sur demande de l’Expert.

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4.6.3 Prestations sous-traitées à la DT

La réalisation de prestations en sous-traitance des entités fait partie des actions attribuées à la Direction Technique.
Ces sous-traitances sont assurées dans des circonstances particulières de complexité technique laissées à l'appréciation des
Experts, dans le cadre des fiches d’ASO. Aussi, l'acceptation d'une sous-traitance est soumise à son accord préalable.
Un accord initial est conclu sur le contenu de la mission sous-traitée et sa rémunération, par établissement d'une demande d’achat
(DA). Cette DA peut être assortie d’une note interne ou d’un mail définissant les prestations prises en charge par la Direction
Technique.
Préalablement à son intervention, l’Expert chargé du dossier doit prendre connaissance :
> des documents définissant sa mission,
> des documents définissant les travaux,
> des diverses consignes éventuelles données par celui qui confie la sous-traitance,
> du Plan d'Intervention.

L’Expert conduit les prestations dans le respect des textes relevant du référentiel de la mission en s'appuyant sur les aides
techniques et méthodologiques applicables, lorsque ces documents existent. Dans le cas contraire, l’Expert conduit ses
vérifications en définissant une méthodologie fondée sur son jugement professionnel appliqué aux problèmes posés.
L’Expert conserve dans son dossier une trace écrite de toutes ses prestations.
La cohérence des actions et des résultats est vérifiée dans le cadre de l'autocontrôle assuré par tout intervenant.
Les avis, formulés dans le cadre des prestations, sont toujours transmis par écrit.
Les Experts de la DT sont qualifiés de fait pour réaliser des missions opérationnelles de par leur appartenance à cette Direction.
Les conditions de rémunération des services proposés par la DT se trouve en annexe 3 du présent document.

4.6.4 Cas des filiales compatibles

Les mêmes procédures s'appliquent, les DA étant remplacées par de la facturation intra-groupe.

5. MAITRISE DE LA QUALITE

5.1 Compétence des intervenants

5.1.1 Recrutement
Le DT propose à la Direction Opérationnelle les recrutements nécessaires au développement de son activité.

5.1.2 Qualification du Directeur Technique

Le Directeur de SOCOTEC Construction SAS qualifie le Directeur Technique en fonction des objectifs suivants :
> Adhérer et contribuer à la vision de développement de SOCOTEC Construction SAS,
> Mettre les compétences de la Direction Technique à disposition des agences du réseau,
> Développer et maîtriser la compétence technique du réseau,
> Représenter SOCOTEC Construction SAS au sein des Instances professionnelles,
> Mettre en avant la compétence technique de SOCOTEC Construction SAS,
> Respecter le budget de la Direction Technique,
> Maîtriser le système Qualité dépendant de la Direction Technique (surveillance des compétences techniques).

5.1.3 Qualification des Experts

Le Directeur Technique qualifie les Experts de sa direction (ou les Experts externes) en fonction des critères suivants :

Savoir-être
> Être autonome, réactif et disponible,
> Respecter ses engagements,
> Être curieux, avoir une ouverture d’esprit,
> Être méthodique et rigoureux,
> Être en confiance de soi.

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Savoir-faire
> Savoir écouter l’intervenant opérationnel et comprendre son problème,
> Savoir s’adapter à son interlocuteur ou à son auditoire,
> Savoir organiser ses interventions,
> Savoir argumenter et convaincre,
> Savoir communiquer,
> Savoir anticiper sur les besoins des opérationnels,
> Avoir le sens de la pédagogie,
> Savoir concevoir un module de formation,
> Savoir animer une formation,
> Avoir une bonne aisance relationnelle.

Savoir technique
> Expérience antérieure,
> Connaissance des référentiels, des règles de l’art, de la réglementation.

5.1.4 Maintien des qualifications du Directeur Technique et des Experts

Le maintien des qualifications du Directeur Technique s’opère à travers des actions telles que :
> Participation active au CODIR de SOCOTEC Construction SAS,
> Mise en application des décisions du CODIR impliquant la Direction Technique,
> Traçabilité des actions de représentations du Directeur Technique et des Experts,
> Indice de satisfaction du réseau (une enquête annuelle, en fin d’année),
> Suivi budgétaire.
Ces éléments sont examinés à chaque EAD annuel.

Le maintien des qualifications des Experts s’opère à travers des actions telles que :
> Participation à des stages internes ou externes,
> Participation à des colloques,
> Participation à des groupes de travail au sein de la profession.

Lors de l’EAD annuel, le Directeur Technique évalue le maintien de la compétence concernant le savoir technique, en analysant :

> La mise en œuvre des activités décrites au § 2,

> Les réclamations internes et externes éventuelles.

Lors de l’EAD annuel, le Directeur Technique évalue le niveau des compétences des savoir-être et des savoir-faire.

5.2 Surveillance de l’activité

La surveillance de l’activité du Directeur Technique est assurée par le contrôle hiérarchique, réalisé par le Directeur de SOCOTEC
Construction SAS. Cette surveillance se fait lors :
> Des divers CODIR,
> Des réunions (présentiel ou téléphone) entre le Directeur de SOCOTEC Construction SAS et le Directeur Technique,
> Des échanges avec les Directeurs de Pôles (patrons du réseau) lors des Comités Opérationnels (4 à 5 par an, en
présentiel).

La surveillance de l’activité de la DT s'appuie sur :

> L'autocontrôle : l’Expert s'assure lui-même de la cohérence de ses actions

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Le contrôle hiérarchique est assuré par le Directeur lors :

> de l’approbation et la validation de la diffusion des documents,
> de la validation des notes de frais,
> de la validation des congés,
> de la validation des commandes et factures,
> de la validation des ordres de mission,
> de la validation des courriers,
> du suivi d’avancement des projets du PAF,
> des entretiens annuels d’appréciation et de développement (EAD),
> les audits internes diligentés par la DQS (Direction de la Qualité et de la Sécurité),
> les audits externes.
Ces actions de surveillance ont pour objectif l'évaluation de l'application des dispositions relatives à la maîtrise de la qualité
consignées dans le présent recueil.

5.3 Diffusion de documents

Les règles ci-dessous doivent être respectées afin de limiter les risques d’utilisation détournée des documents émis par la DT :
> Si la modification du document par des tiers à la DT n’est pas nécessaire (cas le plus courant), celui-ci est diffusé au
format .pdf (compte-rendu de réunion, notes internes, spécifications techniques, cahier des charges, …),
> Si la modification du document par des tiers à la DT est nécessaire (cas des modèles), celui-ci est enregistré après
désactivation de l’outil de suivi des modifications et acceptation des modifications.

5.4 Traitement des Réclamations et dysfonctionnements

Toutes les réclamations ou dysfonctionnements adressées à la DT sont enregistrées dans un classeur tenu par les assistantes
de la Direction Technique.

5.5 Impartialité et indépendance

La DT est une direction de SOCOTEC Construction SAS France. Elle intervient essentiellement pour le compte de SOCOTEC
Construction SAS.
La DT n’a aucun lien avec une autre entité juridique que SOCOTEC Construction SAS.
La DT et son personnel ne réalisent aucune action de conception, fabrication, fourniture, installation, acquisition, utilisation ou
maintenance d’installation ou d’équipement pour lesquels SOCOTEC Construction SAS peut réaliser des prestations d’inspection.
Les collaborateurs de la DT réalisent leurs tâches avec impartialité.
En cas de pressions commerciales, financières ou de tout autre type pouvant compromettre leur impartialité, les collaborateurs
en réfèrent sans délais au Directeur.
Par ailleurs, les collaborateurs informent le Directeur de toutes activités extérieures à SOCOTEC Construction SAS pouvant
compromettre leur impartialité. Dans ce cas, le Directeur analyse les risques susceptibles de porter atteinte à l’impartialité du
collaborateur en tenant compte des tâches qui lui sont confiées.
Les activités risquant de générer une incompatibilité sont :
> Toutes fonctions au sein d’une entreprise potentiellement cliente de SOCOTEC Construction SAS,
> Des activités d’études relatives aux domaines concernés par la DT,
> Des activités de formation, d’inspection, de mesure ou d’analyse pour une entreprise potentiellement cliente de
SOCOTEC Construction SAS,
> Les Experts veillent, lors de l’établissement et la maintenance des éléments d’un dossier mission, à ce que la mission
ne comporte aucune activité de conception, production, fourniture, installation, acquisition, utilisation ou maintenance
des installations ou équipements objets de la mission. En cas de doute, ils consultent le Directeur.

5.6 Confidentialité
Les collaborateurs de la DT tiennent confidentielles toutes les informations qui leur sont transmises par :
> des clients, y compris les informations transmises par des agences opérationnelles en relation avec des clients,
> les instances externes (Coprec, Cofrac, Commissions de normalisation, …).
Quand la DT est tenue par la loi de diffuser des informations confidentielles ou lorsqu'elle y est autorisée par des engagements
contractuels, le client ou la personne concernée doivent être avisés des informations divulguées, sauf si la loi l'interdit.

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Les informations sur le client, obtenues auprès de sources autres que le client (par exemple plaignant, autorités de régulation),
doivent être traitées comme confidentielles.
Les Experts veillent, lors de l’établissement et la maintenance des éléments d’un dossier mission, et notamment les éléments
contractuels (modèles d’offre, documents juridiques, …) à ce que la mission ne comporte aucune action risquant de rendre
publique des informations. Si nécessaire, les dossiers missions doivent prévoir l’information du client, à l'avance, des informations
que SOCOTEC Construction SAS a l'intention de rendre publiques. À l'exception des informations que le client met à la disposition
du public, ou lorsqu'il en a été convenu entre SOCOTEC Construction SAS et le client (par exemple dans le but de répondre aux
réclamations), toutes autres informations doivent être tenues pour confidentielles.

5.7 Archivage des documents et fichiers

Le tableau ci-dessous donne les durées, lieu et modalités de conservation des documents produits par la DT.

Nature Durée Lieu de stockage

DOCUMENTS TECHNIQUES ET METHODES

Ordres du jour des réunions des STR 5 ans Intranet

Comptes rendus de réunion des STR 5 ans Intranet

Lettres aux STR 5 ans Intranet

Tous documents avec référence

5 ans Groupe (Y) / ANC
chrono DT

Mails de réponse SVP 1 an Messagerie du rédacteur

Documents relatifs aux Toute la durée de la reconnaissance /

reconnaissances externes renouvellement
Dernière version ou 5 ans après
Supports de stages internes SOCOTEC Formation SAS
dernière animation

Rapports d’audit technique interne 5 ans Intranet

Livrables et documents d’une mission

5 ans si archivage agence sinon 15 ans Dossier papier
opérationnelle classique

Supports de formation externe Dernière version : 5 ans SOCOTEC Formation SAS

Comptes rendus de réunion

5 ans Expert
interprofession (COPREC…)

DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

Ordres du jour et comptes rendus des

5 ans Intranet
réunions de la DT
Contrats de détachement ou sous-
5 ans Assistante
traitance

Tableau de suivi des EPI 5 ans Assistante

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ANNEXE 1 – ORGANIGRAMMES

SOCOTEC CONSTRUCTION SAS

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ANNEXE 2 - ORGANISATION DES AUDITS TECHNIQUES INTERNES

La présente annexe a pour objet la présentation des dispositions prises au sein de la DT pour appliquer la procédure 82.20.40.01
« Procédure de qualification technique et de surveillance de la compétence technique».

Cette note s’applique aux audits techniques internes de l’ensemble des domaines techniques dont la DT à la charge.

Elle est diffusée aux évaluateurs, Experts dans la plupart des cas, de la DT.

1. PLANIFICATION DES AUDITS

1.1 Échantillonnage

L’échantillonnage retenu de base est de 3 pôles visités par an et par domaine technique. L’Expert peut juger nécessaire de
renforcer cet échantillonnage en tenant compte :

> des exigences des reconnaissances externes en matière d’audit interne,

> du nombre de personnel qualifié,
> de l’activité (Chiffre d’affaire, …),
> de l´évolution du contexte règlementaire ou technique,
> du résultat des audits techniques internes précédents et des audits externes,
> des réclamations et des appels à la DT,
> des dysfonctionnements internes.

Sauf besoins spécifiques, cet échantillonnage ne tient pas compte du planning des audits qualité internes organisés par la DQS
(voir Procédure d’audit qualité interne M1.PB.PR.01).

1.2 Planification

La planification comporte :
> le choix d’une date d’audit,
> le contenu de la journée d’audit,
> les collaborateurs à solliciter,
> l’acceptation de l’agence auditée.

La planification est réalisée par le secrétariat de la DT ou par l’Expert du domaine. Le respect des étapes de la planification
indiquées ci-dessous est recommandé :

> Solliciter le Directeur de Pôle et éventuellement le Responsable d’Agence,

> Arrêter un jour d’audit en accord avec le Directeur de Pôle,
> Le Directeur de Pôle prévient les collaborateurs concernés,
> L’Expert confirme par mail au Directeur de Pôle et au Directeur Opérationnel.

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2. VISITE D’AUDIT

2.1 La réunion d’ouverture

Elle a pour but de rappeler les objectifs, le champ et le déroulement de l’audit, et en ajuster l’organisation si besoin.

2.2 Le recueil des informations

L’évaluateur recueille, selon un échantillonnage approprié, les informations et les évalue par rapport aux critères d’audit
(référentiel de compétence) afin de formuler les constats d’audit (conformité, écarts, opportunités d’amélioration).
Quand il existe pour le domaine, ils peuvent s’appuyer sur un questionnaire ou un guide d’entretien préétabli par les Experts de
la DT.
2.3 Préparation de la réunion de restitution

En fin d’audit, l’évaluateur technique établit une synthèse de son audit et prépare la réunion de restitution.
L’évaluateur technique présente la synthèse des constats effectués (au minimum les écarts majeurs), et recueille l’avis des
audités.
Il précise les suites données à la visite : établissement et envoi du rapport, proposition sur des actions curatives et/ou correctives.

3. RAPPORT D’AUDIT

Chaque évaluateur établit le rapport d’audit dans les 15 jours suivant l’audit et l’adresse aux audités (après relecture par l’Expert
de la DT concerné par le domaine technique le cas échéant).

Le responsable de l’agence auditée dispose de 15 jours pour y répondre, c’est à dire communiquer son plan d’actions suite aux
écarts relevés.

Le rapport comprend :

> Un rappel de l’entité auditée et du périmètre de l’audit,

> Le nom de l’évaluateur,
> La date et lieu d’audit,
> Une synthèse relative au niveau de conformité par rapport au référentiel de compétence et aux axes de surveillance.

Le modèle de rapport d’audit technique interne se trouve sur l’Intranet.

4. SUIVI D’AUDIT

À l’issue de la remise du rapport d’audit, les audités et leur responsable définissent les actions curatives, correctives,
d’amélioration locale de la compétence, les communiquent à l’Expert de la DT en charge du domaine et les intègrent au rapport.

Le suivi de ces actions locales est sous la responsabilité des audités ; le responsable hiérarchique N+1, dans le cadre d’un suivi
périodique et dans un délai raisonnable, solde les actions après en avoir évalué leur efficacité de mise en œuvre.

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5. EXPLOITATION DES RESULTATS D’AUDITS

Chaque Expert de la DT analyse, par domaine technique, l’ensemble des rapports d’audit. Il établit au minimum une fois par an
une synthèse destinée au Directeur Technique.

Il tient compte des résultats de cette analyse pour si nécessaire :

> faire évoluer l’échantillonnage d’audit,

> faire évoluer les « Axes de surveillance »,
> faire évoluer les autres actions de surveillance de la compétence,
> définir les actions d’animation technique en vue du maintien de la compétence des intervenants,
> identifier des besoins de formations nationales,
> proposer des formations au Directeur Technique.

Le Directeur Technique analyse les synthèses par domaine et propose des formations à la Direction Opérationnelle. Il suit
l’avancement et s’assure du respect du planning des audits ; il conserve les rapports et plannings d’audits pendant au moins 5
ans.

6. QUALIFICATION DES EVALUATEURS

6.1 Qualification initiale des évaluateurs techniques

La qualification EVA-TEC Évaluateur Technique de niveau 4 telle que prévue dans la procédure M1.PG.PR.01 « Procédure de
qualification technique et de surveillance de la compétence technique» est attribuée par le Directeur Technique après au
minimum :

> la participation au stage 1364 – Formation des auditeurs techniques (experts de moins de 5 ans),
> un audit technique en tutorat avec un auditeur technique qualifié EVA-TEC niv 4.

Une expérience d’audit Cofrac Inspection ou Laboratoire de moins de 2 ans permet de se substituer aux actions ci-dessus.

7. ENREGISTREMENTS

Les enregistrements relatifs au choix d’échantillonnage et à la planification sont réalisés dans un tableau Excel «Audits techniques
internes DT» situé sur l’Intranet.

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