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PLAN DU COURS
INTRODUCTION
I- LES VARIABLES CARACTÉRISTIQUES DE L’ORGANISATION
1- Définition de l’organisation
2- Typologie des organisations
II- ENTREPRISE : ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT
1- Organisation et fonctionnement de l'entreprise : Les principales
fonctions de l’entreprise.
2- La notion de structure : définition et importance de structure
organisationnelle et de l’organigramme
3- Caractéristiques d’une structure
4- Typologie des structures organisationnelles
a) La structure fonctionnelle
b) La structure divisionnelle
c) Structure matricielle (multidivisionnelle)
d) Structure hiérarchico-fonctionnelle (staff and line)
5) Détermination de la structure d’une entreprise
6) Comparaison des différentes structures
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Enseignant : Mr SIMO MABOU Rosaire
LICENCE GRH
COURS DE STRUCTURE ORGANISATIONNELLE ET FONCTIONNEMENT DE L’ENTREPRISE
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INTRODUCTION
Les organisations sont partout, elles envahissent notre existence
quotidienne : nous naissons dans des organisations (hôpital ou maternité),
nous grandissons dans des organisations (crèche, école, collège, lycée,
Université), nous travaillons dans des organisations privées ou publiques
(entreprises, associations, administration), nous achetons des biens et des
services à des entreprises, nous utilisons les services des administrations. Ce
caractère prégnant des organisations dans notre existence justifie l’utilité et la
pertinence d’une étude sur la structure organisationnelle et le fonctionnement
des entreprises.
En effet, la structure organisationnelle renvoie au cadre hiérarchique et
définit le cadre du travail. Elle sert à structurer l’organisation en fixant des
objectifs cohérents, ciblés et clairs. Elle sert également à définir les fonctions
du personnel et les responsabilités qui y sont associées, les départements
nécessaires, la façon dont les relations sont structurées et les canaux de
collaboration et de communication. La structure organisationnelle est un gage
de bon fonctionnement et d’efficacité. Elle encadre et structure la direction et
les employés et trace les relations entre les différents paliers hiérarchiques,
les différents départements ainsi que les différentes fonctions présentes dans
l’organisation. Sans structure claire, confusion, tensions et inefficacité
opérationnelle s’installeront au sein de l’entreprise.
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Le mot organisation est utilisé dans d'autres domaines que celui de la gestion.
Ainsi pour Edgar Morin, « l’organisation est l'agencement de relations entre
composants ou individus qui produit une unité complexe ou système, dotée de
qualités inconnues au niveau des composants ou individus. L'organisation lie
de façon inter relationnelle des éléments ou événements ou individus divers
qui dès lors deviennent les composants d'un tout. Elle assure solidarité et
solidité relative à ces liaisons, donc assure au système, une certaine
possibilité de durée en dépit des perturbations aléatoires. L'organisation
donc : transforme, produit, maintient. »
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Les analystes des organisations ont été amenés à créer des typologies
permettant de regrouper les organisations en classes. Nous allons énumérer
ici Les typologies centrées sur les relations de l’organisation à son
environnement
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Les associations de bénéfice mutuel : les bénéficiaires principaux
sont les membres de l’organisation eux-mêmes ; cette catégorie
regroupe les organisations dont la propriété est bien spécifiée et qui
profitent à leurs membres ; c’est le cas des clubs, des associations de
bénévoles, des ordres religieux, des associations
Les entreprises commerciales : les bénéficiaires principaux sont leurs
propriétaires qui tirent avantage du profit réalisé. Il faut néanmoins, pour
que la pérennité de l’entreprise soit assurée, veiller à composer avec
d’autres participants : les salariés et les clients notamment.
Les organisations de service : les principaux bénéficiaires sont les «
clients » de l’organisation qui n’en sont ni propriétaires ni gestionnaires ;
ce sont ses organisations comme les hôpitaux, les écoles et les
prisons ; dans la mesure où les intérêts véritables des bénéficiaires
peuvent ne pas coïncider avec leurs désirs immédiats, ou que les
moyens requis pour les satisfaire peuvent s’avérer peu plaisants, les
relations entre les bénéficiaires et les gestionnaires de l’organisation
peuvent être conflictuelles.
Les organisations d’intérêt public : le principal bénéficiaire est le
public en général e les avantages sont extrinsèques ; il s’agit
d’organisation comme les services de lutte contre les incendies, l’armée,
la police ; le problème que pose ce type d’organisation réside dans
l’élaboration de mécanismes démocratiques permettant au public
d’exercer une forme de contrôle sur l’activité de l’organisation.
Les réserves que l’on peut formuler sur cette typologie sont les
suivantes. La désignation du bénéficiaire principal ne va pas de soi. Ceux
censés bénéficier de l’organisation ne sont pas automatiquement ceux qui
en bénéficient réellement.
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La bureaucratie mécaniste
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La bureaucratie professionnelle
La structure en divisions
L’adhocratie
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Souvent, les unités de gestion sont formées autour d’un projet et dissoutes
dès qu’il est réalisé. Dans cette forme très particulière, les services de support
jouent un rôle central. En effet, ce sont souvent les seuls services
véritablement stables de l’entreprise. Par exemple, lord de PROMOTE,
chaque année, l’organisation se gonfle pour réaliser l’événement annuel, puis
se réduit à sa plus simple expression une fois l’évènement terminé. De plus,
au cours de la réalisation même de l’événement, le centre opérationnel est
très éphémère, alors que ce sont les services de support, par exemple les
services de sécurité et de logistique, qui assurent une stabilité à l’événement.
Le centre opérationnel
Ce groupe comprend tous les employés qui produisent les biens et les
services de l'organisation. Ce sont les ouvriers dans les entreprises
industrielles, les vendeurs dans les entreprises de service, les professionnels
dans les entreprises de professionnels, les artistes dans les organisations
artistiques, etc.
Le sommet stratégique
Ce groupe comprend tous les cadres intermédiaires qui font le pont entre le
sommet stratégique et le centre opérationnel.
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La technostructure
Ce groupe comprend tous les analystes qui ont pour tâche de concevoir
des systèmes qui soient susceptibles d’améliorer la gestion de l’organisation
(par exemple, les comptables, les ingénieurs, les planificateurs à long terme).
La supervision directe
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est réussie. Exemple : dans entreprise, le travail des employés est décrit dans
des procédures détaillées qui doivent être suivies à la lettre. Les procédures
décrivent comment s’adresser aux clients…..
Avec ce mécanisme, la coordination repose sur le fait que les employés ont
des qualifications précises et standardisées ou une expérience de travail
commune ou similaire. Par exemple, dans une salle d’opération, chacun sait,
de par sa formation et son expérience, quoi faire et quoi attendre des autres
spécialistes de la santé et, du coup, la coordination de l’ensemble s’en trouve
facilitée. Dans une entreprise de construction, l’expérience des hommes de
métier fait en sorte qu’ils savent dans quel ordre le travail doit s’accomplir,
l’électricité avant la peinture par exemple, et ils savent exactement ce qu’ils
doivent faire pour que les travaux suivent leur cours normal.
L’ajustement mutuel
Par ce mécanisme, les gens s’entendent entre eux sur le travail à accomplir
ainsi que sur le moment et la façon de faire le travail. Prenons par exemple
un travail d’équipe sur un sujet libre dans un cours. Les étudiants discutent et
s’entendent entre eux pour composer leur équipe, choisir le sujet de leur
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travail, établir le calendrier des travaux et répartir le travail entre eux, par
exemple. Chacun doit alors s’ajuster aux idées, aux préférences et aux
contraintes des autres.
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sociales
Recherche & innovation gestion création de nouveaux
Développement de la concurrence produits s’adapter aux
adaptation au besoins offrir une image
marché de dynamisme
2- La notion de structure
Il faut alors définir les tâches qui doivent être accomplies dans l’entreprise et
concevoir une structure organisationnelle permettant la coordination de ces
tâches entre les différents membres. La formalisation de la structure
organisationnelle est souvent représentée par un organigramme
(présentation de la répartition des responsabilités et du pouvoir, de
l’organisation de la hiérarchie et de la distribution des tâches au sein d’une
structure).
Pour qu’une organisation puisse déterminer les liens d’autorité, les systèmes
de communication et la répartition des postes à l’intérieur d’une hiérarchie, il
est nécessaire qu’il se dote d’une configuration pour organiser le travail. C’est
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ce qu’on appelle la structure organisationnelle. L’organigramme correspond
à la définition visuelle de ce réseau de relations. La structure
organisationnelle choisie exerce donc une grande influence sur les aspects
relationnels et la répartition des responsabilités dans une organisation.
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Des liens de conseil : un élément de la structure peut contribuer au
bon fonctionnement d’un autre élément.
La structure hiérarchique
Principe :
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Avantages :
Dans cette structure les fonctions et les responsabilités sont définies
d’une façon très claire.
Elle préserve le principe de l’unicité de commandement.
D’un autre côté, elle présente l’avantage d’être simple à mettre en
place.
Inconvénients
Des difficultés de coordination entre les différents responsables.
Lorsque le nombre d’échelons hiérarchiques devient élevé, les
informations circulent lourdement et les décisions ne sont plus prises en
temps voulu.
La structure fonctionnelle
Principe :
La structure fonctionnelle se caractérise par la spécialisation de chaque
responsable selon son type de compétence selon les principes suivants :
Les décisions sont prises par des responsables qualifiés ;
Chaque tâche est menée par un ou plusieurs subordonnés ;
Il n’existe pas d’unité de commandement au niveau de la gestion et du
contrôle
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Avantages :
Mise en œuvre simple.
Répartition des rôles et fonction est claire.
Regroupement des compétences par fonction.
Communication ascendante et descendante facile.
Inconvénients :
Structure rigide : faible capacité d ’adaptation aux changements.
L’absence de la polyvalence.
La dilution de pouvoir.
Risque de conflits entre services fonctionnelles.
La structure hiérarchique-fonctionnelle
Principe :
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Une structure hiérarchique-fonctionnelle ou staff & line se décline sous une
forme mixte entre les structures fonctionnelles et les structures hiérarchiques
des entreprises, afin d’en optimiser le mode organisationnel et le
fonctionnement. Ce type de structure d’entreprise s’adapte parfaitement aux
entreprises de taille moyenne, spécialisée dans divers domaines d’activité.
Avantages
Le pouvoir décisionnel garde une certaine unité ou autonomie tout en
étant polyvalent.
La gestion de l’entreprise sur le long terme se fait par les directeurs
opérationnels, et celle des opérations sur le court terme se fait par
directeurs fonctionnels, avec une coordination continue.
Inconvénients
La structure staff & line présente le risque de confits entre les salariés et
leurs supérieures hiérarchique directs
Manque de prise d’initiative de la part des directeurs fonctionnels
La structure divisionnelle
Principe :
Cette structure repose sur le principe de la décentralisation du pouvoir et de la
décentralisation des décisions. Dans cette structure l’activité est découpée
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L’entreprise est ici organisée autour du bien ou service final qu’elle produit.
Chacune des divisions de la structure organisationnelle de l’entreprise peut à
son tour être structurée selon le modèle de la structure fonctionnelle
Ce type de structure repose sur quatre principes essentiels :
Focalisation de la structure sur le produit final : on regroupe sous une
autorité unique l’ensemble des activités relatives à une gamme de
produits homogènes ;
Dissocier la gestion des diverses lignes de produits entre différents
responsables ;
Déléguer le pouvoir de décision aux responsables de produits ;
Faire de ces lignes de produits des centres de profits autonomes.
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Avantages
Inconvénients
La structure matricielle
Dans certains cas, l’entreprise peut adopter une structure
organisationnelle qui combine à la fois une approche fonctionnelle et une
approche divisionnelle. Cette approche repose sur deux principes
essentiels :
Dissocier le coté opérationnel (l’activité proprement dite) des
fonctions de gestion courante ce qui permet de lancer de nouvelles
activités sans bouleverser la structure initiale.
Dualité de commandement : un membre de l’entreprise se trouve
de fait confronté à un double commandement exercé par un
responsable fonctionnel et par un responsable de produit.
La structure matricielle correspond donc à une division du travail à la fois
en termes de fonctions et en termes de branches. D’autre part, pour que
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cette structure soit efficience, il faut organiser le mieux possible le
système de coordination, de communication, ainsi que la décentralisation
des responsabilités.
Avantages
Bien adapté à une gestion par produit ou par marché.
Permet d ’organiser le travail.
La flexibilité du travail.
Inconvénients
Risque de conflits.
Coûts élevés.
Le mal partage des tâches peut entraîner des dysfonctionnements.
Conclusion :
Parlant des Typologie des structures organisationnelles, Il s’agit de formes
théoriques. Dans la réalité, on rencontre peu d’organisations pures. Les plus
souvent les organisations concrètes sont hybrides.
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4) Détermination de la structure d’une entreprise
L’entreprise va définir la structure qui lui est la mieux adaptée en se fondant
sur la prise en compte d’un certain nombre de critères :
La taille de l’entreprise : plus une entreprise augmente sa taille et plus
sa structure va devenir complexe. Les structures fonctionnelles par
exemple sont adaptées à des petites entreprises ou il n’y a qu’un seul
dirigeant capable de gérer l’ensemble de la structure.
La stratégie poursuivie : la stratégie de l’entreprise rentre en compte
dans la définition de la structure (exemple : structure par projet). Cette
complexification de la structure s’accompagne alors d’une certaine
bureaucratisation de l’entreprise ou le poids des services annexes à la
production augmente dans le total de l’entreprise.
L’âge de l’entreprise : une jeune entreprise aura une structure
relativement simple alors qu’une entreprise plus ancienne sera souvent
victime de l’effet de bureaucratisation qui se traduira par une
complexification de l’organigramme.
La technologie utilisée par l’entreprise : une production à l’unité se
traduira par une structure simple alors qu’une production de masse
entraînera souvent la mise en place d’une structure par produit.
Pour mettre en œuvre ces axes de développement, elle doit adopter une
stratégie et déterminer les moyens à mettre en œuvre pour atteindre les
objectifs fixés.
Ainsi donc, La stratégie déployée par une entreprise doit lui permettre de
chercher à se procurer des avantages concurrentiels. L’objectif consiste à se
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distinguer de ses concurrents, pour faire au moins aussi bien qu’eux, voire
mieux. Une entreprise a intérêt à préserver ses facteurs de réussite en les
rendant difficilement imitables.
Les principales stratégies d’entreprise sont les suivantes :
La stratégie de domination par les coûts,
La stratégie d’innovation et de technologie,
La stratégie de différenciation,
Les stratégies de coopération.
La stratégie de différenciation
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apportée par l’entreprise. C’est pour cette raison qu’il faut communiquer
massivement en ce sens.
Le management directif
Les caractéristiques du management directif
Orienté résultats et de style autoritaire, c’est un management descendant,
dans lequel le rapport à l’autorité et à la hiérarchie est très présent. Le
manager donne des instructions à ses collaborateurs afin que ceux-ci les
exécutent. Les équipes n’ont que très peu de marge de manœuvre et de
pouvoir de négociation ; elles appliquent stricto sensu les consignes du
manager.
Le manager (un peu control freak par certains aspects ) a un rôle distant avec
l’équipe et va privilégier une communication globale en réunion plutôt qu’une
communication individuelle en face à face. Il contrôle régulièrement les tâches
à effectuer, avec à la clé, des sanctions ou des récompenses.
Le management persuasif
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Les caractéristiques du management persuasif
Même si les avis des collaborateurs sont davantage pris en compte que dans
le management directif, le pouvoir de décision appartient au manager, qui sait
fixer le cadre de travail et fait part de ses convictions.
Les avantages et intérêts du management persuasif
C’est un type de management plus souple que le management directif et qui
génère moins de tensions. Le sentiment d’appartenance y est également plus
fort.
Les limites du management persuasif
C’est néanmoins un management assez fermé, qui prône peu la liberté et la
prise de risques, dans lequel la hiérarchie est assez forte.
Le management paternaliste
Les caractéristiques du management paternaliste
Le style de management paternaliste est une variante du management
persuasif. Les décisions sont prises par le manager, dont la bienveillance se
remarque plus particulièrement dans les conditions de travail.
Les avantages et intérêts du management paternaliste
Le management est attentif aux besoins et difficultés des collaborateurs
pendant leur temps de travail, mais également en dehors.
Les limites du management paternaliste
Une frontière vie personnelle – vie professionnelle mal définie peut être source
de stress pour les collaborateurs et les managers.
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Le management délégatif
Les caractéristiques du management délégatif
Il est également appelé « management consultatif« . Orienté résultats, c’est un
style de management dans lequel les collaborateurs sont régulièrement
consultés. Impliqués dans la vie de l’entreprise, la responsabilité des décisions
leur est en partie laissée. Les relations se font d’égal à égal et non sur un plan
hiérarchique.
Les avantages et intérêts du management délégatif
C’est un mode de management où la communication est très
présente. L’esprit d’équipe est favorisé, tout comme l’acquisition de
compétences, soutenue par la délégation. Les équipes sont motivées,
impliquées et responsabilisées.
Les limites du management délégatif
La pression sur les collaborateurs est forte car ils sont responsables de leurs
décisions. Cela peut amener du stress et conduire à la dégradation des
relations et des conditions de travail.
Le management participatif
Les caractéristiques du management participatif
Très à la mode, il accorde un large part aux relations humaines.
Particulièrement adapté aux équipes expérimentées, matures et autonomes,
les décisions sont prises de façon transverse.
Basé sur la confiance, la bienveillance, la responsabilisation et l’assertivité,
c’est un style de management qui favorise l’implication des collaborateurs et
qui les laisse libre dans la façon d’organiser leur travail. Le management
participatif fait la part belle à la pratique de l’intelligence collective, basée sur
le partage des informations et l’enrichissement mutuel.
Le manager est un « manager coach ». Tel un chef d’orchestre, il
accompagne ses collaborateurs et n’intervient que très peu dans leur travail.
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Le collectif prime sur l’individu et le système d’évaluation se fait sur le long
terme.
Les avantages et intérêts du management participatif
C’est un type de management qui valorise l’autonomie et la responsabilisation.
Les prises d’initiatives et de risques sont acceptées et encouragées. Basée
sur la reconnaissance, il promeut la culture du feedback, la créativité et
l’intelligence collective.
Les limites du management participatif
La forte implication des équipes conduit inexorablement à des prises de
décisions plus longues, avec l’apparition de zones de pouvoir et d’influence.
Les sources d’informations sont multiples et accroissent les potentielles
sources d’erreurs. Cela exige, à un moment donné, un niveau de vérifications
plus élevé (et donc une perte de temps).
Le système peut très vite être désorganisé si le manager n’est pas la hauteur.
Le management directif, le management persuasif, le management participatif
et le management délégatif sont les 4 types de management les plus
répandus. Le management paternaliste est quant à lui, une extension du
management persuasif. Gardons également en mémoire que le management
des équipes à distance fait évoluer ces typologies.
Il n’existe pas de bonne ou de mauvaise typologie de management. Chaque
méthode de management s’adapte à une situation donnée. Par exemple, un
management de style directif sera judicieux dans une situation de crise, car il
rassurera les salariés, et pourra être difficile à vivre dans un autre contexte.
« Quel que soit votre type de management, soyez vous-même ; restez
authentique, tout en songeant à progresser »
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