C & Te2 Abf2 Fcge2 2019 2020

C & TE 2 ABF 2 / FCGE 2/IUT/UNB 2019-2020
COMMUNICATION ET TECHNIQUES
D’EXPRESSION 2 (C&TE 2)
Assurance Banque Finances 2 (ABF 2)
Finance Comptabilité Gestion des Entreprises 2 (FCGE2)
2019- 2020
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ENSEIGNANT : P. Dieudonné GUÉGUÉRÉ Contacts 79 26 03 00/ 74 21 68 38
ABF 2 VOLUME HORAIRE: 30 heures CT : 20 heures TD : 10 heures CLASSE : 2 A
OBJECTIFS :
maîtriser les moyens et les formes d’expression,

- maîtriser les techniques de rédaction des écrits fonctionnels.
CONTENU : Trois (3) chapitres
CHAPITRE I. Généralités sur la communication professionnelle
- Définition,
- Typologie,
- Conditions de réussite.
CHAPITRE II. Initiation à la rédaction d’écrits professionnels

- Caractéristiques communes,
- Les notes,
- Les comptes rendus,
- Les procès-verbaux,
- Les rapports,
- Le rapport de stage,
- Le curriculum vitae,
- La lettre de motivation,
- La lettre administrative.
CHAPITRE III. Les moyens oraux de la communication
- Les principes de l’exposé oral
- L’animation de réunion.
BIBLIOGRAPHIE :
- Anthony ROBBINS, Pouvoir illimité, Robert LAFFONT, Paris 1981.

- Dale CARNEGIE et Associés, Comment parler en public, HACHETTE, 1990.
- Dale CARNEGIE et Associés, Comment trouver le leader en vous, HACHETTE Livre :
Littérature Générale, Paris 1994.
- Dave ELLIS, Comment amener les autres à penser comme vous, les éditions
Quebecor, Outremont, 2001.
- Denis BARIL, Techniques de l’expression écrite et orale, éditions Dalloz, Paris, 2002.
- Genévrière BERCONVICI Secrétaires « Pro »-accueillir-gérer l’information-
communiquer, organisation
- Jean PICANO, Méthodologie du rapport de stage, édition marketing, Paris, 1990.
- Marie-Hélène WESTPHALEN, Florence Le BRAS, CV, mode d’emploi, Marabout
d’entreprise, Dunod, Paris 2001.
- Michel BEAVD, L’art de la thèse, la découverte, Paris 2003.
- Michelle FAYET, Savoir rédiger un compte rendu, éditions d’organisation, Paris,
1994, 2000.
2
- Miguel CHOZAS, Christine JULIEN, Philippe GABILLIET, Communication et

négociation, édition Foucher, Paris, 2001.
- Nathalie ALDOSA, Monique LEIBIHAN, Martine MONIN, Information-
Communication-Organisation- édition BOREAL, ROSNY 2003.
- Patrick de Sainte Lorette, La lettre de motivation, éditions d’organisation, Paris,
2003.
- Pierrette DRIVET, Communication, Méthode, techniques et pratiques de la
Communication professionnelle, éditions Bréal, mai 1998.
INTRODUCTION GÉNÉRALE
De manière générale la communication désigne l’action de transmettre une
information (dans le milieu de l’entreprise, on dira un « message »), à un ou
plusieurs individus. Pour qu’il y ait communication, il faut au moins un destinateur
et un destinataire, des informations à faire circuler et un système de signes pour
les véhiculer. Tout langage a pour objectif la communication.
Autrement dit, la communication est une action consistant, pour les hommes, à
échanger des messages, en face à face ou bien à distance, avec ou non le secours
d’un média, quelle que soit la forme ou la finalité de cet échange.
On peut entendre par techniques d’expression des procédés linguistiques

particuliers que l’on utilise pour mener à bonne fin la manifestation, l’émission des
sentiments, des idées ou des pensées humaines. Les techniques d’expression
constituent donc l’ensemble des moyens, des procédés mis en œuvre dans la
pratique de la langue française.
Un bon texte ne s’écrit jamais d’un seul jet, relisez sans cesse les lignes que vous
êtes en train de composer, raturez, modifiez, déplacez autant de fois que cela est
nécessaire. Tant que demeurent des zones d’ambiguïté ou d’incohérence, tant que
vous n’avez pas réussi à exprimer exactement ce que vous vouliez dire, tant que
vous n’êtes pas convaincu de la bonne transmissibilité de votre message, vous ne
devez pas livrer votre texte à ses destinataires.
Dans le langage oral, les choses sont beaucoup plus simples que dans le langage
écrit : vous êtes face à votre interlocuteur et vous percevez ses réactions en temps
réel. Vous pouvez par conséquent utiliser ce feed-back pour corriger votre
discours au fur et à mesure que vous le composez. Il vous est ainsi possible de
l’infléchir dans tel ou tel sens, de le raccourcir, de le compléter afin d’atteindre au
mieux votre objectif. A l’écrit, le message_ c'est-à-dire le contenu plus la relation_
est lancé une fois pour toutes ; désormais son émetteur n’a plus prise sur lui. Il
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vous faudra donc être extrêmement attentif à la relation induite, dès la fabrication
du message et, pour cela, anticiper sur les réactions, les comportements probables
du lecteur.
Le présent module va mettre l’accent sur la rédaction de documents de la vie

professionnelle d’une part, et les moyens oraux de la communication de l’autre.
CHAPITRE I. GÉNÉRALITÉS SUR LA COMMUNICATION

PROFESSIONNELLE
I. DÉFINITION
Dans le contexte qui nous intéresse, est appelée « entreprise » toute organisation
qui réunit une communauté d’individus travaillant ensemble à la réalisation d’un
objectif commun : produire des biens ou des services, marchands ou non
marchands. Il s’agit donc d’une conception large, qui inclut aussi bien les
entreprises, au sens économique du terme, que les associations, les organismes,
les administrations ou les collectivités publiques. Et toutes ces organisations
communiquent ce qui nous amène à parler de communication professionnelle.
Communiquer, pour une entreprise, consiste à mettre en œuvre des moyens et à
engager des actions pour entrer en relation avec son environnement ou avec sa
propre communauté.
Le but de cette communication serait soit de se faire connaître, soit de renforcer

son image, soit de diffuser des informations.
La communication de l’entreprise peut porter sur des objets divers : l’image de

l’entreprise, l’entreprise elle-même, ses activités de production et/ou de
commercialisation, ses produits. Elle peut aussi revêtir des formes diverses :
écrite, orale, visuelle, audiovisuelle… Enfin, de plus en plus, le réseau Internet
devient la vitrine de l’entreprise ; il constitue un moyen privilégié de communiquer
avec ses partenaires et d’élargir son audience.
II. TYPOLOGIE
La communication professionnelle peut être qualifiée de différentes façons, selon
que l’on considère la cible du message, les situations de communication, ou encore
le délai de transmission ou l’objectif du message.
A. La cible visée par le message

En fonction de la cible visée par le message, on distingue :
1. La communication externe
Elle met l’entreprise en relation avec son environnement et elle vise aussi bien à
informer qu’à diffuser et renforcer l’image de l’entreprise. C’est l’ensemble de la
communication mise en œuvre par une entreprise, à l’intention de ses différents
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publics à l’exclusion des salariés qui constituent les publics internes. Quant aux
publics externes, ils se décomposent en deux catégories : externes proches et
externes éloignés. La communication externe d’une entreprise rassemble la
communication publicitaire et la communication institutionnelle.
2. La communication interne
Elle s’adresse à la communauté d’individus que constitue l’entreprise : personnel
et associés. Elle vise à renforcer le sentiment d’appartenance au groupe
« entreprise », à faire adhérer aux valeurs et aux objectifs de l’entreprise, à créer
les conditions d’un bon climat social.
Comme son nom l’indique, c’est la communication destinée à l’ensemble des

salariés de l’entreprise. Elle peut être « descendante » ou «ascendante » ou
« interactive ». Elle doit tenir compte des différentes catégories de salariés en
fonction de leur statut ou de leur fonction. Le rattachement de la communication
interne se fait généralement soit à la direction des ressources humaines, soit à la
direction de la communication. Cette seconde solution semble préférable, à
condition que les deux directions entretiennent de bonnes et étroites relations et
parviennent à collaborer. Les deux principaux objectifs de la communication
interne sont : motiver et fédérer le personnel.
B. La situation de communication
En fonction des situations de communication, on distingue :
1. La communication interpersonnelle
Elle met en relation deux ou trois personnes. Elle est directe lorsque les personnes
sont face à face ; on parle d’ailleurs de communication de « face à face »
(entretiens par exemple) ; elle est médiatisée lorsque les personnes
communiquent à distance. Dans ce cas, elle fait appel à des outils de
télécommunication.
2. La communication de groupe
Elle met en relation plus de trois personnes. Elle est directe lorsque les
interlocuteurs sont présents dans un même lieu (réunion). Elle est médiatisée
lorsque les personnes sont éloignées les unes des autres. Deux types de moyens
peuvent être utilisés :
 la réunion-téléphone : l’organisateur de la réunion réserve auprès d’un

service de télécommunications un numéro d’appel, en précisant le jour,
l’heure, la durée et le nombre de participants prévus. Au moment
déterminé, les participants appellent ce numéro et peuvent entrer en
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communication ensemble. La réunion-téléphone peut concerner jusqu’à

vingt personnes.
 La téléconférence :
- l’audioconférence : elle peut mettre en communication jusqu’à quatre
groupes de personnes qui vont pouvoir se parler à distance, mais sans se
voir.
- la visioconférence permet aussi à des groupes de travailler ensemble, à
distance. Mais, par rapport à l’audioconférence, elle offre aux participants
l’avantage incontestable de se voir. Ici, comme dans le cas de
l’audioconférence, un simple terminal installé dans les entreprises
concernées suffit.
Audioconférences et visioconférences sont parfois regroupées sous l’appellation
générique de « téléconférence ». Dans les deux cas, les systèmes sont complétés
de télécopieurs qui permettent en outre l’échange immédiat de documents-papier.
C. Le délai de transmission du message

En fonction du délai de transmission du message, on distingue :
1. La communication immédiate
Elle se fait par téléphone, par télécopieur, par entretien ou par réunion.
2 .La communication différée
Elle se fait – en l’absence du destinataire ou en raison d’un décalage horaire – au

moyen du répondeur téléphonique ou de la messagerie électronique. Le courrier
postal traditionnel est une forme de communication différée.
D. L’objectif du message
En fonction de l’objectif du message, on distingue :
1. La communication administrative
Elle recouvre toutes les transmissions d’informations qui prennent la forme de
courriers ou qui utilisent des imprimés (internes ou externes).
2. La communication commerciale
Elle vise à faire connaître les produits. Il s’agit des actions de publicité, de
promotion de ventes, de publicité sur le lieu de vente. Son objectif principal est de
favoriser la promotion (la vente) des produits d’une entreprise et, par extension,
de la marque. Elle utilise essentiellement les médias, le marketing direct et la
promotion de vente.
3. La communication institutionnelle
Elle a pour objectif de faire connaître l’image et l’identité de l’entreprise pour
renforcer sa notoriété.
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III. CONDITIONS DE RÉUSSITE

L’écriture professionnelle est dominée par la phrase courte, reliée de manière
explicite par des mots de liaison. La phrase enchaînée de l’oral a tendance à
imprégner les écrits de ceux qui sont peu habitués à rédiger. Il s’agit donc pour
être très professionnel de s’imposer un autre rythme ; une idée par phrase, voire
une idée développée au cours de deux ou trois phrases lors des analyses.
Rien n’est en apparence recherché, les mots employés sont des mots courants,
mais très bien choisis, toujours très précis.
III.1.La phrase de langage professionnel présente plusieurs caractéristiques.

III.1.1. La régularité des constructions
Il est caractéristique de noter combien les phrases de langue professionnelle
possèdent des constructions similaires. Ces phrases sont, le plus souvent,
construites sur le modèle de la phrase française type, c’est-à-dire :
SUJET _ VERBE _ COMPLÉMENTS
Nous enverrons ce colis dans les prochains jours.
SUJET _ PRONOM _ VERBE _ COMPLÉMENTS
Nous vous transmettrons ces renseignements sous peu.
L’objectif est de transmettre un message le plus clairement possible ; il est

donc important de reprendre la structure de phrase la plus communément
employée dans la langue. Certaines constructions, par leur originalité de
structure, pourraient en effet dérouter le lecteur et nuire à la bonne
compréhension du message.
Une lettre qui serait bâtie seulement avec ces structures classiques
apparaîtrait, sans doute, un peu monotone, mais ne choquerait personne.
Messieurs,
Nous avons bien reçu votre lettre du 26 mars dernier par laquelle vous nous
signalez un retard dans l’expédition d’une partie des articles faisant l’objet de
votre commande n°65486.
Nous acceptons votre proposition et vous demandons de bien vouloir nous faire
parvenir le solde de la commande le 10 avril prochain.
Nous vous prions d’agréer, Messieurs, nos salutations distinguées.
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III.1.2.La phrase sans verbe n’existe pas

La langue commerciale respecte les constructions grammaticales régulières les
plus classiques. Elle ne prend aucune liberté de construction comme le fait le
langage littéraire ou journalistique : son souci n’est jamais d’ordre expressif ou
esthétique. Ainsi, la liberté d’expression que représente la phrase sans verbe
est prohibée dans le langage commercial.
III. 2.La phrase professionnelle est, généralement, une phrase courte

Cette phrase ne comporte pas de subordonnées. L’ensemble d’une lettre
présente presque toujours des phrases de longueur sensiblement égale (entre
une ligne et demie et deux lignes et demie dactylographiées).
L’objectif est de transmettre un message, de ne surtout pas choquer le lecteur ;

la forme ne doit pas le détourner du message. Exemple :
Nous venons de recevoir votre lettre qui nous annonce une expédition partielle,
à valoir sur les articles commandés le 5 janvier dernier.
Nous vous remercions d’avoir fait le nécessaire afin que nos fabrications ne
soient pas interrompues.
La phrase commerciale sera donc d’autant plus monotone qu’à des

constructions identiques ; elle mêlera des longueurs sensiblement régulières.
Evitez d’enchaîner plus d’une proposition subordonnée, coordonnée ou
juxtaposée. Pensez en vous relisant à couper votre texte lorsque vous ressentez
la lourdeur d’une phrase longue.
Créez des phrases ne dépassant pas deux lignes dactylographiées : au-delà

votre lecteur se fatigue. Mettez une seule idée par phrase : c’est une condition
essentielle de clarté.
EXERCICE : Coupez les phrases longues suivantes afin de les rendre

plus lisibles (essayez d’acquérir un « réflexe phrase courte »).
1) Nous avons le regret de vous informer que nous n’avons pas reçu votre règlement,
aussi afin d’effectuer des recherches en nos services, nous vous serions obligés de bien
vouloir nous retourner le document ci-joint, dûment rempli.
2) En effet, dans l’immédiat, nous devons attendre l’expertise de l’assureur et ne pouvons
rien entreprendre pour reconstituer, même partiellement, notre capacité de production
et de vente, il nous faut compter sur un délai de deux mois avant que ne soient
terminées les différentes procédures préparant le règlement du sinistre, règlement qui
permettra à notre trésorerie, provisoirement restreinte de faire face à toutes nos
obligations.
3) Il nous est parvenu, ces derniers temps, un nombre très important de commandes à
livrer dans des délais souvent très réduits, notre service « Expéditions » a donc été
contraint à un travail accru, encore accentué par les conséquences d’une grève qui
concerne plusieurs services de l’un de nos fournisseurs.
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4) Nous vous rappelons que les conditions particulières dont vous bénéficiez nous
amènent à faire apparaître sur nos factures une remise de 2 % et il est bien entendu
que cette même remise s’applique sur les avoirs que nous pouvons émettre.
5) Il est rappelé à tous les représentants de bien vouloir soumettre les dossiers de leurs
clients à notre service financier qui définira lui-même le mode de règlement des
factures, car aucune dérogation ne saurait être acceptée si cette démarche n’était pas
accomplie.
6) Or, la difficulté vient du fait que vous donnez vos ordres de déductions à vos services
comptables dès que vous constatez un litige (articles manquants, retours de
marchandises, etc.) avant même de recevoir nos notes de crédit et en omettant de
tenir compte de la remise, ce fait entraîne ensuite dans notre comptabilité une
multitude de différences de règlements, souvent minimes, et qui n’aboutissent à une
régularisation qu’après plusieurs interventions de nos services.
CHAPITRE II. INITIATION À LA RÉDACTION D’ÉCRITS DE

LA VIE PROFESSIONNELLE
I. LES CARACTÉRISTIQUES COMMUNES
I.1. La préparation
La rédaction des documents administratifs ou professionnels consiste à mettre
par écrit des informations selon un style propre à l’Administration et dans le
respect de certaines règles. D’une manière générale, l’art de bien rédiger
s’acquiert par la lecture et surtout par la pratique. La bonne rédaction passe
par l’aptitude à transcrire sa pensée, à développer ou à résumer fidèlement
celle des autres, à narrer un événement, à analyser une situation, à
transmettre un message, … dans le respect des règles grammaticales et
orthographiques. Pour rédiger il faut avoir au préalable des informations,
ensuite être apte à les traduire dans un ordre logique et cohérent. La
préparation et la rédaction d’un document requièrent trois opérations qui sont :
1° Bien connaître et comprendre le sujet de la rédaction. On ne peut

transcrire clairement que ce qu’on conçoit clairement comme l’a si bien dit
Boileau : Ce qui se conçoit bien, s’énonce clairement
Et les mots pour le dire arrivent aisément.
2° Procéder au besoin à une recension pertinente des éléments

d’information sur le sujet de la rédaction. La recension est une sélection,
une présentation critique et détaillée des informations. Cette opération peut
être fastidieuse si le sujet est nouveau ou inconnu du rédacteur car la lecture
même sélective des documents s’y rapportant-quand ils existent et lui sont
accessibles-peut demander un temps plus ou moins long.
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3° Etablir un plan qui comprenne nécessairement :
-une introduction brève, claire et précise comportant néanmoins certains

éléments indispensables en rédaction administrative (dates des correspondances
antérieures, objet de ces correspondances,…) ;
-un développement. C’est le corps du sujet, partie centrale du

document administratif, constituée de deux à quatre parties en respectant
le principe de l’équilibre entre les diverses parties et la loi de l’intérêt
croissant qui consiste à essayer de captiver l’attention du lecteur en
présentant les faits et arguments les moins importants pour terminer par
les plus importants ;
-une conclusion qui doit être brève et bien soignée tant dans son fond
que dans sa forme ; c’est le lieu indiqué pour tirer les conséquences de
ce qui a été développé dans le corps du sujet : travail à faire, instructions,
attentes,…
I.2.Le style et le caractère des documents professionnels

S’il est vrai que le langage administratif ou professionnel doit être compris de la
majorité des citoyens lettrés, il n’en demeure pas moins vrai que la rédaction
administrative ou professionnelle doit se faire dans la langue officielle du pays et
dans le respect de certaines règles. Cette rédaction doit se faire dans la recherche
constante de certaines qualités comme la dignité, le respect de la hiérarchie, le
sens des responsabilités, l’objectivité, la courtoisie, la prudence, la discrétion
professionnelle, la précision et l’exactitude, la clarté, la concision et l’efficacité,
l’homogénéité du style.
EXERCICE : dites en quoi consistent la dignité, le respect de la hiérarchie, le

sens des responsabilités, l’objectivité, la courtoisie, la prudence, la discrétion
professionnelle, la précision et l’exactitude, la clarté, la concision et l’efficacité,
l’homogénéité du style.
II. LES NOTES
La note fait partie des documents d’information.
A l’intérieur d’un service, d’une structure, on ne communique pas par lettre, mais
au moyen de la Note. C’est un écrit très court, sans forme fixe. Il circule beaucoup
dans l’entreprise, pour communiquer des renseignements ou des avis entre
services ou entre échelons de la hiérarchie.
Aujourd’hui, nombre de ces notes sont rédigées sur ordinateur et transmises par
Intranet.
N.B. Intranet : réseau interne de courrier électronique d’une entreprise ou d’une

administration.
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La demande d’un accusé de réception du message- proposé ou non par le logiciel

de communication- permet à l’expéditeur de s’assurer de la réception et de
l’enregistrement par le destinataire. Cette précaution est indispensable tant le flux
de la messagerie électronique s’accroît dans les services, afin d’éviter négligence
et contestation ultérieure.
La note remplace la lettre dans tous les cas où le destinataire et le signataire

appartiennent à la même structure de travail. La note est un document d’une à
deux pages qui peut être adressé à un subordonné. Elle peut aussi être échangée
entre deux personnes de même rang.
Lorsque par exemple un supérieur hiérarchique confie une tâche à l’un de ses
collaborateurs et qu’il veut lui donner par écrit des précisions, des éclaircissements
par rapport à la manière dont ce dernier doit exécuter cette tâche, ou lorsqu’il veut
lui donner une information, il lui adresse une note.
Lorsqu’un subordonné a étudié une situation, un dossier à soumettre à

l’appréciation de son supérieur, il le fait à travers une Note, quand il s’agit d’une
situation de moindre importance, ne nécessitant pas une grande analyse. Quand
il s’agit par contre d’un dossier très important, nécessitant une analyse
approfondie devant s’étendre sur plusieurs pages, il devra rédiger un Rapport.
Lorsque par ailleurs, un subordonné soumet un dossier à la signature de son

supérieur, il doit le lui introduire par une Note lui donnant tous les éléments qui lui
permettront d’apprécier le dossier en vue de savoir la conduite à tenir par rapport
à ce dossier.
On rédige donc une Note soit pour donner des informations, soit pour expliquer,
ou présenter une situation. La Note (dans certains cas, note de service par
exemple) tout comme le Rapport est un document d’analyse mais de volume
largement inférieur à celui du Rapport.
La note est donc très brève, ce qui la différencie du Compte Rendu hiérarchique et
du Rapport. La Note se différencie de la Lettre entre services en ce sens que la
Note est échangée entre les membres d’un même service alors que la lettre entre
services est échangée non pas entre les membres d’un même service, mais entre
deux services publics appartenant à un même pays.
La note sert beaucoup dans les relations entre services. Il faut souligner que la
notion de service est relative car il peut s’agir de service pris comme structure
d’une Direction, tout comme il peut s’agir d’une Direction dont les membres sont
considérés comme des personnes appartenant à une même entité. Ce terme
(service) peut même désigner un Ministère dont les membres sont considérés
comme des personnes appartenant à un même ensemble. On distingue
généralement :
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II.1. LA NOTE D’INFORMATION

La note d’information se définit comme la communication d’une information au
sein d’un service ou d’un établissement. Sa fonction est de transmettre une
information rapidement, qui n’est pas l’expression d’un ordre.
Elle renseigne le personnel au sujet de l’organisation de l’entreprise, des relations

de travail ou de nouveaux objectifs fixés par la direction. Elle circule dans le sens
descendant, autrement dit des supérieurs aux subordonnés mais également en
ligne transversale, c’est –à-dire entre personnes d’un même niveau hiérarchique.
La note d’information ne demande à son destinataire aucune action précise,

immédiate ou différée, mais se contente tout simplement de transmettre
l’information. Le texte du document ne doit prendre, ni la forme, ni le ton d’un
plaidoyer : on laisse les faits, les chiffres parler d’eux-mêmes.On peut classer dans
cette catégorie, les notices relatives au mode d’emploi d’un appareil, d’un produit
pharmaceutique. Exemple :
Établissement SKW
Emetteur : Service du personnel
Destinataires : Personnel Bobo Dioulasso, le 25 novembre 2007
des services administratifs
« pour information »
NOTE D’INFORMATION
Objet : Horaire de travail
Conformément aux souhaits exprimés par la majorité des employés au cours de l’enquête
du mois de septembre, l’horaire de travail du personnel des services administratifs, à
compter du 1er décembre, sera le suivant :
du lundi au jeudi inclus 9 h- 12 h 13 h 30 - 17 h 30
le vendredi 9 h- 12 h 13 h 30 - 16 h 30.
Merci de bien vouloir appliquer ce nouvel horaire.
Le Chef du Personnel
Damis CONGO
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II.1.2. STRUCTURE DE LA NOTE SELON SA NATURE

II.1. 2.1. STRUCTURE
On peut en imaginer cent et un types. La note est d’un usage commode parce
qu’elle n’exige pas de mise en forme épistolaire. Les formules d’appel et de
politesse qui alourdissent la correspondance, en sont exclues. Il n’existe
aucune norme de présentation mais on applique certains usages :
- en-tête de l’entreprise simplifié;

- origine : nom du rédacteur et du service émetteur ;
- destinataire : indication du ou des destinataire (s)avec éventuellement la
mention « pour action », « pour information » ;
- titre selon le cas ou la nature: note de service, note d’information ou note
d’instructions, suivi éventuellement d’un numéro d’ordre (un double est
classé par ordre chronologique) ;
- lieu et date d’émission ;
- objet : il doit immédiatement attirer l’attention ;
- texte ;
- fonction suivie du nom, prénom (s) du signataire.
Lorsque la note est adressée par un subordonné à un supérieur, on écrit :
Note
à l’attention de M….
Par contre, lorsque la Note est échangée entre deux personnes de même rang
ou qu’elle est adressée par un supérieur à un subordonné, on écrit :
Note
pour M…..
La Note comporte généralement une introduction, un corps et une

conclusion.
II.2. LA NOTE ORDINAIRE OU NOTE SUCCINCTE
Il s’agit d’un document de correspondance interne à l’occasion du traitement des

affaires courantes du service. C’est donc un document d’usage fréquent dont
l’objectif est, selon les cas et le niveau où se situe la communication :
- soit de transmettre des informations, de demander ou d’envoyer des

renseignements, des avis ou des instructions, des résultats de recherche, une
synthèse de dossier, etc.
- soit de garder une trace écrite d’un échange verbal antérieur, ainsi complété et
mis en forme, etc.
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La note s’emploie indifféremment entre collègues, de supérieur à subordonné et

de subordonné à supérieur, avec toutefois une petite nuance de forme :
 Le supérieur à son subordonné enverra une « Note à Monsieur… »OU

« à l’intention de Monsieur… »
 Le subordonné à son supérieur enverra de préférence une « Note à

l’attention de… »
Ces notes peuvent être nominatives : Note pour Monsieur KADIO ou

fonctionnelles : Note pour Monsieur le Directeur de… Note à l’attention de
Monsieur le Ministre de la fonction publique.
Les notes servent à échanger des questions et des réponses au sein d’un service.
Toutefois, entre collègues ou agents de même niveau hiérarchique, la note reste
très simple du point de vue de sa présentation ; si elle s’adresse à un supérieur,
les règles de présentation de la lettre administrative s’imposent.On y trouvera le
timbre du service, le lieu et la date, éventuellement un numéro d’enregistrement,
le titre « Note » (à l’attention de Monsieur le…) avec indication de l’objet, la
référence éventuelle, la signature avec l’attache et le nom du signataire, mais pas
de formule d’appel ni de courtoisie.
EXEMPLE 1 : La note d’un subordonné à un supérieur.

Le subordonné s’en sert pour expliquer ou analyser succinctement un dossier,
pour transmettre une information sur une question précise.
Ministère de l’Environnement et de l’Eau BURKINA FASO

*-*-*-* Unité – Progrès – Justice
Secrétariat Général
*-*-*-*
Direction Générale de la Foresterie Villageoise
*-*-*-*
Bobo-Dioulasso, le 19 janvier 2001
N°2001-016/MEE/SG/DGFV
NOTE
à l’attention de Monsieur le Secrétaire Général
OBJET : Subvention de la Coopération suisse pour la réhabilitation de la pépinière

villageoise de Saba
J’ai l’honneur de vous rendre compte que pour la réhabilitation de la pépinière villageoise
de Saba, une délégation de la coopération suisse a été reçue à mes services le 27 décembre
2000. La délégation s’est particulièrement réjouie de pouvoir apporter une subvention de
300 dollars US au groupement villageois, somme destinée à creuser un deuxième puits à
grand diamètre à l’intérieur de la pépinière et à acheter du matériel aratoire, des semences
et des pots.
Le Directeur Général,
K ou dbi C ON G O
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EXEMPLE 2 : La note d’un supérieur à un subordonné

Le supérieur s’en sert pour donner des instructions ou des ordres à un ou
plusieurs subordonnés.
Timbre Pays
Devise
Ouagadougou, le 20 janvier 2001
NOTE
à l’intention de Monsieur Ismaël SANOU
OBJET : Aide financière suisse
Vous voudrez bien préparer un projet de lettre à ma signature pour remercier la Coopération suisse
qui a bien voulu apporter une aide financière de 300 dollars US au groupement villageois de Saba.
Pour toute fin utile, vous trouverez ci-joint la note de Monsieur le Directeur général de la Foresterie
Villageoise relative à cet objet.
Le Secrétaire Général,
Macaire ZOUNDI
EXEMPLE 3 : La note d’un agent à un autre de même rang hiérarchique

Les égaux s’en servent à la place de la lettre pour demander ou communiquer
des informations sur une affaire courante.
Timbre Pays
Devise
Lieu et date
NOTE
à Monsieur le Chef de Service de la Planification

et du Suivi des Projets
OBJET : Liste des projets
J’ai l’honneur de vous communiquer comme suit la liste des projets pouvant connaître des financements de suivi
pour la période de janvier à mars 2008 :
Projets Localité Carburant prévu pour Observations

suivi
Construction de latrines Tamou 3 800 F Payable en liquidité
Broum 6 435 F Payable en liquidité
Réfection de classes Tonkara 3 800 F Payable en liquidité
Koperla 18 475 F Payable en liquidité
Malbabo 8 450 F Payable en liquidité
Payable en liquidité
Le Chef du Service des Ressources Matérielles,

financières et de l’Equipement,
Signature
André TRAORE
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N.B. Dans le cas d’une note requérant la présentation d’une lettre administrative,
l’objet peut être intégré au titre :
NOTE à l’attention de Monsieur le Secrétaire Général relative à la

subvention suisse pour la réhabilitation de la pépinière villageoise de Saba.
II.3. CONSEILS DE RÉDACTION :

Le style de la note doit être simple et clair, le ton impératif pour la note de service
mais jamais agressif, le vocabulaire simple et précis dans tous les cas. Les
informations ou les instructions circulant par l’intermédiaire de ce document
doivent être comprises par tous et ne présenter aucune ambiguïté. On adopte
parfois une forme impersonnelle (« Il m’est revenu que… », « Il m’a été donné
l’occasion de constater que… »), et on s’attache à la brièveté du message.
Il ne faut traiter qu’un seul sujet par note.
Les notes ne comportent ni appellation (ou formule d’appel), ni formule de

politesse. Toutefois, l’exception relevée parlant de la lettre entre services est
aussi valable pour la Note.
Si la qualité de l’expéditeur est déjà mentionnée sous le lieu et la date, elle ne sera
plus reprise dans la partie signature. Si par contre cela ne figure pas dans l’en-
tête, on devra le mentionner dans la signature.
II.4.RELATION NOTE DE RENSEIGNEMENTS – COMPTE RENDU – RAPPORT

Etant donné que le contenu de certaines notes est extrait d’autres documents, on
peut dire que la Note rend compte à son destinataire, du contenu de ces documents
consultés (cas de la Note de Synthèse). En cela, la Note se rapproche du Compte
Rendu. Dans la mesure où la Note de renseignements conduit parfois son rédacteur
à un travail d’analyse et de synthèse en vue de formuler un jugement personnel
et même de suggérer des solutions, elle se rapproche du Rapport.
Le terme Note est alors réservé à une rédaction relativement brève, n’offrant
pas le volume d’un rapport ou d’un Compte Rendu.
II.5. CAS SPÉCIFIQUE

Les dernières factures de téléphone de même que celles de l’électricité et d’eau
parvenues à la Direction de l’Administration du Ministère des Travaux Publics, au
titre du 1er trimestre de l’année 2016, sont d’un montant très élevé.
Alors, le Directeur de l’Administration, Monsieur Noufou BAMOGO, adresse un

document au Ministre des Travaux Publics, Monsieur Nobila CONGO, pour expliquer
cette hausse par une utilisation abusive du téléphone, de l’électricité et de l’eau,
par le personnel dudit Ministère.
16
A cet effet, il soumet à sa signature, un document réglementant l’utilisation du

téléphone, de l’électricité et de l’eau au sein du Ministère.
TRAVAIL À FAIRE
On vous demande de rédiger ce document n° 63/DA/MTP du 2 juin 2016, que le
Directeur de l’Administration a adressé à son Ministre.
MINISTÈRE DES TRAVAUX PUBLICS BURKINA FASO
DIRECTION DE L’ADMINISTRATION Unité- Progrès- Justice
N°_63/DA/MTP
Ouagadougou, le 02 juin 2016
LE DIRECTEUR DE L’ADMINISTRATION
NOTE
à l’Attention de Monsieur le Ministre
des Travaux Publics
OUAGADOUGOU
Objet : Utilisation abusive du téléphone,
de l’électricité et de l’eau.
Les factures de téléphone, d’électricité et d’eau qui nous ont été adressées, au
titre des consommations du 1er trimestre de l’année en cours, sont d’un montant très élevé.
Ce montant élevé des factures est la conséquence logique de l’utilisation abusive

de ces biens par le personnel de notre Ministère.
Une telle situation ne peut être tolérée surtout par ces temps où l’accent est de
plus en plus mis sur la nécessité de réduire le train de vie de l’État.
C’est pourquoi, je viens soumettre à votre signature, le projet de Note de Service

ci-joint, réglementant l’utilisation du téléphone, de l’électricité et de l’eau, au sein de notre
Ministère.
Tel est, Monsieur le Ministre, l’essentiel de la présente Note que je viens porter
à votre bienveillante attention.
Noufou BAMOGO
EXERCICE : Ecrire une note d’information au personnel sur un sujet de votre

choix.
17
II.6. LA NOTE DESTINÉE À FOURNIR DES ÉLÉMENTS EN VUE D’UNE

ACTION À ENTREPRENDRE OU D’UNE DÉCISION : LA NOTE DE SYNTHÈSE
Lorsque par exemple, on vous demande, à propos de l’un de vos anciens employés,
des renseignements sur la durée de son séjour dans votre entreprise, sur l’emploi
qu’il a occupé, sur les raisons de son départ, sur sa valeur professionnelle et son
comportement et qu’il vous est demandé de fournir des éléments de réponse au
moyen d’une Note, vous devrez consulter le dossier de l’intéressé.
A cet effet, vous devrez analyser chacune des pièces constituant ce dossier et
relever les renseignements demandés.
Vous devrez ensuite faire une synthèse de tous ces renseignements que vous
transmettrez par une Note, à celui qui a demandé ces renseignements. On donne
à cette Note, le nom de Note de synthèse. La note de synthèse se définit comme
le regroupement des informations essentielles concernant un même sujet.
Sa fonction est de présenter l’ensemble d’une question à partir de
plusieurs documents sources. C’est un document écrit interne à l’entreprise.
Le rédacteur de ce genre de note doit veiller à répondre, point par point,

exactement et complètement, au besoin d’information qui lui est exprimé.
Ces renseignements doivent être présentés selon une logique conforme à la

demande reçue ou à la nature et à la composition des données à communiquer.
De ce fait elle a pour objet de faire le point sur un sujet déterminé sous une forme
structurée qui en facilite la lecture.
II.6.1.Objet de la note de synthèse

La note de synthèse a pour but d’aider un cadre de l’entreprise à faire le point sur
un sujet précis, en lui évitant de rechercher et de consulter lui-même une masse
de documents.
Cette note est généralement rédigée par un collaborateur du cadre, adjoint ou

secrétaire, à la demande de ce dernier.
Après avoir consulté toute la documentation correspondant au sujet de la synthèse

demandée, il ne faut retenir que les seules informations qui se rapportent à la
demande. Il est possible de faire des renvois à des passages précis des documents
consultés et d’insérer dans le texte (ou fourniture en annexe) des tableaux,
graphiques et autres statistiques, utiles à la bonne compréhension du sujet.
L’objectif est de rester fidèle et neutre par rapport aux sources consultées, il
ne faut en aucun cas ajouter des interprétations ou commentaires personnels.
18
II.6.2.Présentation
La présentation doit être claire et structurée, des sous-titres peuvent introduire les
différentes parties du plan. La note commence par une page d’introduction
comportant :
- l’indication de l’émetteur et du destinataire

- le titre « Note de synthèse » et l’objet de l’étude
- la liste et les références des documents consultés (origine, date, titre,
auteur)
- la date de l’étude
- le texte lui-même est présenté de manière à laisser la possibilité au
destinataire de porter des annotations.
II.6.3. Conseils de rédaction

L’exposé de la note doit être précis et bref, constitué de phrases simples et courtes,
allant à l’essentiel. Le but est d’informer le lecteur le plus complètement possible,
et de manière qu’il passe un minimum de temps à la lecture.
La note de synthèse ne comprend pas d’introduction compliquée, elle va droit au

sujet.
II.6.4. Construction de la note de synthèse

La démarche à suivre est la suivante :
- réunion de la documentation se rapportant au sujet

- sélection des informations pertinentes
- regroupement de ces informations
- reformulation des informations après avoir établi un plan structuré.
II.7. LA NOTE DE SERVICE

II.7.1.Définitions et caractéristiques
La note de service relève des documents d’instruction et de règlementation
interne. C’est un document écrit qui transmet à l’intérieur d’un service, d’une
entreprise, d’une collectivité, des informations ayant un lien avec l’activité de cette
structure. C’est un moyen de communication interne par lequel la hiérarchie
supérieure s’adresse à ses subordonnés, un moyen par lequel une administration
s’adresse à ses administrés pour leur donner des informations ou pour leur donner
des instructions, des ordres ayant un caractère temporaire ou permanent. La note
de service est un document essentiellement interne.
La note de service peut être prise par :
19
- un chef de service s’adressant au personnel de son service

uniquement. Au sein d’une direction comprenant plusieurs services ; cette
note de service ne pouvant s’adresser au personnel d’un autre service, la
compétence du chef dont elle émane se limite à son seul service ;
- un directeur technique ou central s’adressant à l’ensemble du

personnel de sa Direction. Cette note de service peut s’adresser à tous
les services dépendant de cette Direction Technique ou Centrale. Par contre,
elle ne pourrait s’adresser au personnel d’une autre Direction Technique ou
Centrale de cette même entreprise, la compétence du directeur dont elle
émane se limitant essentiellement à sa direction ;
- un directeur général d’entreprise s’adressant à tout le personnel de

son entreprise. Cette note de service peut s’adresser à l’ensemble du
personnel de cette entreprise, la compétence du directeur général dont elle
émane s’étendant à toutes les directions de l’entreprise.
Pour être plus précis, la note de service est un document dont on se sert pour
organiser le fonctionnement d’un service, d’une direction, d’une structure en
général.
Lorsque par exemple dans une structure donnée, il est constaté que le personnel
utilise abusivement certains biens appartenant à la structure, son responsable
prend une note de service à l’attention de ce personnel, pour le rappeler à l’ordre.
Lorsqu’il y a un changement ou qu’on apporte une quelconque modification au

fonctionnement d’une structure donnée et qu’on veut en informer le personnel, on
le fait au moyen de la note de service.
De manière générale, étant donné que la note de service sert à organiser le

fonctionnement d’une structure donnée, elle ne peut être prise que par le
responsable de cette structure, c’est-à-dire celui qui a le pouvoir de
commandement dans cette structure. Le subordonné ne peut donc pas prendre
une note de service.
Par ailleurs, la note de service s’adresse à un groupe de personnes sans donner

les sources de l’information, d’où l’emploi du style impersonnel dont on se sert
pour des communications à caractère collectif.
II.7.2.Qualités de fond et de forme

La note de service est ainsi la brève communication d’un ordre au sein d’un
service ou d’un établissement. Ses fonctions sont de transmettre un ordre, une
décision, éventuellement rappeler des faits ou demander une information.
Comme la lettre, la note de service doit pouvoir exprimer avec exactitude ce que
veut son auteur pour que le destinataire, exactement informé, puisse réagir
20
conformément aux attentes de l’auteur de cette note, car il est difficile de répondre
utilement à quelqu’un qui n’a pas pu dire ce qu’il veut ; c’est pourquoi la note de
service doit être :
- d’une clarté et d’une netteté irréprochables : ne dire que ce qui peut être
compris et de la façon la plus accessible au destinataire, selon sa
culture et ses connaissances ; ne pas demander dans une même note
de service, plusieurs choses intéressant des catégories différentes
d’exécutants ;
- concise et précise : de longues explications rendent les idées obscures ; la

précision du texte est fonction du message : tantôt elle se limite à des
instructions, tantôt, elle s’étendra jusqu’aux détails des modalités
d’exécution ;
- ordonnée : la construction doit être facile car elle n’a ni cas à plaider, ni
cause à défendre, mais formule des décisions, donne des instructions.
Elle peut parfois faire connaître la cause de sa rédaction car un ordre
motivé est mieux accepté et son exécution est plus correcte ;
- respectueuse dans sa forme : comme dans le style administratif, la

politesse ne doit pas être à sens unique et il faut éviter des tournures
brutales, agressives et choquantes marquant une méconnaissance grave de
la part de son auteur, de l’aspect humain de l’exercice de commandement.
Généralement, pour s’adresser aux destinataires, au lieu d’employer « vous », on

emploie, dans la note de service, la forme impersonnelle qui est bien indiquée pour
des communications à caractère collectif. Ainsi, on dira par exemple :
« L’attention du personnel est appelée sur… »
« Il est porté à la connaissance de … »
Mais il peut arriver que la forme impersonnelle et la deuxième personne du pluriel

« vous » se côtoient dans le même texte. Exemple :
« De telles pratiques ne sauraient être tolérées…
Vous voudrez bien veiller au respect strict de la présente instruction.»
La note de service ne comporte pas de conclusion proprement dite ; tout au

plus et en fonction de son objet et des circonstances, elle peut attirer l’attention
des destinataires sur l’importance de la question traitée, des mesures prescrites,
exprimer l’espoir de voir observées les dispositions énoncées, faire appel à la
compréhension des intéressés, demander d’exécuter avec diligence la note de
service.
La note de service constitue un cas particulier de la note. En effet, la note de

service est une instruction donnée aux subordonnés par un supérieur hiérarchique
21
à l’intérieur d’un même service ou aussi exceptionnellement d’une même direction.

Quand elle s’adresse à plusieurs directions ou à plusieurs ministères, elle prend le
nom de circulaire.
II.7.3. Présentation de la note de service

Si les présentations sont variables selon les entreprises, l’en-tête d’une note doit
classiquement apporter les renseignements utiles à sa fonction à savoir :
- La dénomination du service émetteur (en général, en haut, à gauche).

- Le lieu et la date d’émission doivent être portés soit au-dessus de la
signature, après le texte, soit en haut et à droite du document comme on le
fait pour une lettre.
- La référence, le titre et la destination peuvent être présentés de deux
manières :
 Première possibilité :
 la référence est placée sous le timbre ;
 le titre NOTE DE SERVICE est parfois saisi en caractères
d’imprimerie ;
 l’objet est placé à la marge (à gauche).
 Deuxième possibilité :
 le titre NOTE DE SERVICE, saisi parfois en caractère
d’imprimerie, comporte la référence et l’objet ; ce qui revient
à dire que la référence n’est plus placée sous le timbre et que
l’objet n’est plus à la marge ;
 les destinataires peuvent être désignés sous le titre NOTE DE
SERVICE ; l’indication des destinataires peut être assortie de
l’intérêt de la note (information, attribution, transmission…).
- La mention « objet » peut être suivie du thème abordé. La désignation

« objet » pourra être supprimée et le contenu intégré à la mention
précédente sous la forme « Note concernant… » ou
« Note concernant les horaires de travail. » ou
« Note concernant la livraison des marchandises de… »
Exemple de présentation:
NOTE DE SERVICE
À l’attention du personnel enseignant
Il est possible d’identifier les destinataires à travers les premières lignes du texte.
Cette pratique est généralement en usage dans l’Administration.
22
Comme tout document administratif, la note de service doit être signée par
son auteur.
On peut faire ampliation de la note de service lorsque des personnes autres que
les destinataires doivent avoir connaissances de l’information.
N.B. Il est conseillé de ne pas faire figurer la qualité de l’expéditeur dans l’en-tête
du document mais dans la partie signature.
Ministère de la Santé BURKINA FASO

Unité - Progrès – Justice
Centre Hospitalier Régional de Gaoua
N°2001-002/MS/SG/CHRG
Gaoua, le 07 janvier 2001
NOTE DE SERVICE
Objet : Heures de service
Il a été constaté que de nombreux agents arrivent en retard ou quittent leur service sans motif. Une
telle pratique est de nature à compromettre dangereusement les fautifs et à ternir l’image des
services.
En rappel, les heures d’ouverture et de fermeture des services publics aux termes du décret n°75-
426/PRES/MFPT/DFP du 24 octobre 1975 modifiant les horaires de travail des administrations du
secteur public sont fixés du lundi au vendredi comme suit :
matin : de 07 heures à 12 heures 30 ; soir : de 15 heures à 17 heures 30.
Aussi, et pour éviter les situations désobligeantes, les retards ou sorties doivent être justifiées auprès
du Secrétaire général du CHR qui en apprécie.
L e Dir e ct eu r du C en t r e
h o spit ali e r r égi on al
R aaga K A L MO G O
Ampliation :
Diffusion générale
23
MINISTÈRE DES FINANCES BURKINA FASO
ET DE L’ÉCONOMIE Unité- Progrès-Justice
***************** Benkadi, le 12 avril 2017
CABINET DU MINISTRE
*****************
N°38/MFE/CM
NOTE DE SERVICE
A l’attention du Personnel
du Ministère
Objet : Utilisation de l’électricité et de l’eau.
Les services compétents de la société Benkadoise d’Électricité et de l’eau

(SBEE) viennent de réviser à la hausse, le prix de vente au consommateur de l’électricité
et de l’eau.
Face à cette situation, et pour rester conforme à la politique actuelle de notre

pays qui consiste à réduire le train de vie de l’État, il devient une nécessité de réduire la
consommation en électricité et en eau, au niveau de nos services publics.
C’est pourquoi, j’invite tout le personnel de notre Ministère à utiliser

rationnellement l’eau et l’électricité, en prenant soin de toujours fermer les robinets d’eau
aussitôt après usage et en veillant à éteindre les lampes et à arrêter les brasseurs d’air, à
la fin des heures de service.
Les Directeurs Centraux et Techniques ainsi que des Organismes Sous Tutelle
sont chargés de veiller à l’application correcte de la présente note de service.
Le Ministre des Finances
et de l’Économie
François BOROU
Ampliation
- Toutes Directions MFE……………….30

- Organismes Sous Tutelle…………….10
24
MINISTÈRE DE L’INDUSTRIE BURKINA FASO
ET DU COMMERCE Unité- Progrès- Justice
***************** Benkadi, le 18 avril 2017
CABINET DU MINISTRE
*****************
N°45/MIC/CM
NOTE DE SERVICE
A l’attention du Personnel
du Ministère
Objet : Utilisation du téléphone de service.
Il m’est revenu que le téléphone de service est souvent utilisé à des fins
personnelles, occasionnant d’énormes frais de téléphone.
Une telle situation est incompatible avec la politique actuelle de notre pays qui vise
à réduire le train de vie de l’État.
Pour y remédier, le téléphone ne sera désormais utilisé que pour des appels entrant
dans le cadre du service public.
En conséquence, toute personne qui désirerait communiquer par téléphone, à des fins
personnelles, ne pourra le faire qu’à partir des téléphones privés.
Il sera tenu au niveau de chaque structure, un cahier « appels téléphoniques » en

vue d’une gestion rationnelle du téléphone.
Le Directeur de l’Administration et les Responsables à divers niveaux sont chargés

de veiller à l’application effective de la présente mesure.
Le Ministre de l’Industrie
et du Commerce
Julien DAHOUROU
Ampliation
- Toutes Directions MIC……………….20 (pour attribution)

- Organismes Sous Tutelle…………..12 (pour attribution)
25
EXERCICE 1 :
Ministère de l’économie
Société XKZ Bobo - Dioulasso, le 24 février 2015
Direction du personnel
NOTE DE SERVICE n° 40
Objet: Interruption de service
Nous vous informons que le service de restauration de la société sera

interrompu du lundi 23 mars 2015 à 8 heures 30 au dimanche 29 mars 2015 à 20
heures.
En outre, des travaux devant avoir lieu au niveau du 3è étage, la climatisation

des bureaux sera interrompue à tous les niveaux du bloc 3 du mardi 24 mars 2015 au
samedi 28 mars 2015.
Durant cette période, les fenêtres pourront être ouvertes pour aération des locaux
(annexe 1) et nous vous demandons en conséquence de bien vouloir veiller à leur parfaite
fermeture.
Le Directeur du Personnel
Jean BAKO
Chevalier de l'ordre national
QUESTIONS :
1) A quoi sert ce document?
2) Comporte-t-il de titre de civilité et de formule de politesse?
3) Déterminez l’émetteur, le récepteur et le timbre qui y sont contenus.
4) Quel est le titre honorifique utilisé dans ce document?
EXERCICE 2: La note de service

Vous êtes Directeur (Directrice) Général (e) d’une importante société de la place. (Le nom de
cette société est à préciser). Ayant constaté que de nombreux agents jettent les sachets
plastiques, peaux de bananes, emballages divers, papiers utilisés hors des poubelles installées,
vous rédigez une note de service pour leur rappeler qu’une telle pratique salit constamment les
lieux, compromet dangereusement les fautifs et ternit l’image des services.
Vous tâcherez de leur indiquer l’emplacement des poubelles destinées au recueil des ordures et
objets usagés de la société dont vous assumez la direction et de leur signifier que dans le souci
d’éviter des situations désobligeantes, les agents sont priés de jeter les restants d’aliments,
sachets usagers, papiers inutiles… dans les récipients affectés à cet effet.
26
II.8. LA NOTE D’INSTRUCTIONS

La note d’instructions est rédigée dans un style beaucoup plus naturel et direct ;
le rédacteur donne des consignes, il ne craint donc pas de s’exprimer en son nom
personnel.
En ce qui concerne sa présentation, se reporter au I.1. STRUCTURE DE LA NOTE.
Établissement RRSS
Émetteur : service du personnel Benkadi,
Destinataires : Chefs des services administratifs le 4 juillet 2017
NOTE D’INSTRUCTIONS
Objet : Application des nouveaux horaires de travail
Par la note de service n°14 du 12 avril 2017, je vous ai fait part des nouveaux horaires de
travail à appliquer à partir du 1er juin.
J’attire votre attention sur le fait que ces horaires ne sont pas respectés par un grand
nombre d’employés des services administratifs.
En conséquence, je vous prie de bien vouloir faire respecter ces horaires par vos employés.
Je compte sur votre vigilance.
Le Chef du Personnel
Henri BADO
III. LES COMPTES RENDUS (CR)

Le compte rendu est la relation plus ou moins détaillée mais objective
d’événements, de faits précis, d’une situation, d’exécution d’une mission, du
déroulement d’une réunion ou d’activités. La relation se fait en toute impartialité ;
le rédacteur est tenu d’être neutre en ce sens qu’il décrit seulement ce qu’il a vu,
ce à quoi il a assisté avec précision et sans état d’âme. La fonction du compte
rendu est d’informer les personnes absentes ou extérieures. Il est donc classé
parmi les documents d’information.
Rédiger un compte rendu, c’est rapporter l’essentiel de ce que l’on a vu, constaté,
entendu.
27
Le compte rendu est généralement un document écrit adressé à un supérieur.

Mais il peut être aussi oral dans certains cas ; oral ou écrit, il doit être objectif,
l’auteur ne devant pas interpréter les informations qu’il donne ni avoir à prendre
position. Il est généralement rédigé au mode indicatif (présent, imparfait, passé
composé ...) ou au conditionnel présent.
III. 1. Comment rédiger un compte rendu ?

Pour rédiger un compte rendu, il suffit en général d’être capable :
- de faire attention à ce qui se dit et/ou à ce qui se passe ;

- de ne pas écrire sa propre pensée ou donner sa propre opinion ou encore de
faire des commentaires personnels sur ce qu’on raconte ; n’évoquer que ce
que l’on a vu, entendu ou fait ;
- de maîtriser le langage écrit ;
- d’écrire dans une langue simple, claire et précise.
III.2. Les différents types de comptes rendus (CR)

Il existe plusieurs catégories de comptes rendus à l’intérieur desquelles il est
possible d’établir une subdivision : le compte rendu hiérarchique, le compte rendu
de réunion, le compte rendu d’activité ou de mission, le compte rendu d’accident,
le compte rendu de gestion…
III.2.1.Le compte rendu (CR) de réunion ou d’assemblée

Il a pour but de donner des informations importantes sur les débats d’une réunion
d’association, de groupement, de service…, c’est-à-dire qu’il reprend ce que les
uns et les autres ont dit au cours de la séance. Cette relation doit être faite d’une
manière objective, avec clarté et précision. Le rédacteur du compte rendu ne doit
pas formuler un jugement personnel sur les faits qu’il relate ; il doit éviter de
prendre position ou d’intervenir sur les événements, les faits et la situation qui
font l’objet de son compte rendu ; il ne doit faire aucune proposition émanant
directement de lui et ne doit rien interpréter en vue d’une conclusion ; il ne propose
pas de solutions qui lui soient propres, et ne doit en aucun cas chercher à orienter
l’action du destinataire. En un mot, il s’agit seulement de décrire l’événement.
Ce compte rendu pourrait être assimilé à un enregistrement des débats de la

séance par un enregistreur. Tout comme l’enregistreur ne peut au cours de
l’enregistrement, rien ajouter, ni retrancher qui lui soit propre, le rédacteur ne
peut que relater ce qui a été dit au cours de la séance et rien d’autre.
28
III.2.1.1.La structure courante et pratique

Un compte rendu de réunion comprend :
1. Des éléments d’identification :
 le timbre : constitue les indications d’origine, d’adresse de la personne, du

service ou de l’association. Exemples :
En haut et à gauche de la page on inscrit :
Association de…
Région de …
Province de…
Département de…
 Le pays et la devise (en haut et à droite de la feuille, au –dessus du lieu

et de la date):
BURKINA FASO
Unité-Progrès –Justice
 Le lieu et la date (sous le pays et la devise):
BOBO –DIOULASSO, le …
2. Un titre (centré, porté sous le lieu et la date) qui fait ressortir le mot compte
rendu, la matière sur laquelle porte le compte rendu et éventuellement la date :
Compte rendu de la réunion du 10 juin relative à l’organisation de…
3. Un prologue ou introduction qui est une phrase qui rappelle la date, l’heure,
le lieu, l’objet ou la nature de la réunion, le nom et la qualité de la personne qui
la préside : le lundi 11 novembre 2017 à 11 heures s’est tenue une séance de
formation de l’Association…,( une réunion relative à…), sous la présidence de…
4. Une liste des participants
Il s’agit d’y mentionner le nom et la qualité de chacune des personnes qui ont pris
part à la réunion. La liste est dressée suivant l’ordre d’importance des personnes
ou l’ordre alphabétique en citant d’abord les présents, les absents excusés, les
absents non excusés. Lorsque cette liste est assez longue, on la met en annexe au
document.
29
Exemple :
Assistaient à la réunion : Monsieur Henri SANOU, Directeur régional, Madame

KONÉ Bibiane, Directrice des Affaires administratives, Monsieur OUÉDRAOGO
Norbert agent de bureau…
Absents excusés :…
Absents :…
5. L’ordre du jour de la réunion
Il est question de faire ressortir les différents points, questions, problèmes

débattus au cours de la séance. On peut considérer les points de l’ordre du jour
comme des sous-ensembles de l’objet de la réunion mentionné dans le
prologue. Les points de l’ordre du jour doivent être en relation avec l’objet de la
réunion. Si on veut, au cours de la séance, discuter de certains problèmes qui n’ont
aucun rapport avec l’objet de la rencontre, on va les regrouper dans un point
appelé DIVERS. L’ordre du jour doit être donné de façon courte et précise.
Exemple : L’ordre du jour comportait :
1. Vie de l’association
2. Programme d’activités
3. Divers.
6. Le corps (ou développement)
On commence généralement par la formule d’ouverture de la séance. Exemple :

Après les salutations d’usage le président de séance a ….
En prenant chaque point de l’ordre du jour, on relate tout ce qui a été dit sur le
point, en prenant soin de préciser le nom de l’intervenant. Mais si l’on veut rendre
compte de manière générale, très synthétique, on ne nommera pas les
intervenants mais on présentera les grandes idées qui se dégagent des
interventions et les conclusions auxquelles on a abouti. Exemples :
Sur le premier point de l’ordre du jour, le président de séance a demandé à….

Après l’exposé de M. OUATTARA, le Directeur de… a répondu en disant… Plusieurs
autres questions d’informations ont été posées et ont reçu des réponses. Abordant
le dernier point de l’ordre du jour, le Directeur a insisté sur… Dans les divers, les
participants ont été informés de…
7. La fin (ou conclusion)
La fin du compte rendu fait généralement mention de l’heure à laquelle la séance

a pris fin. C’est essentiellement les paroles prononcées pour lever la réunion après
l’examen de tous les points de l’ordre du jour. Elle est souvent libellée comme
suit : L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à……… heures.
30
8. La signature du compte rendu
Ce point concerne le nom, le(s) prénom(s), qualité ou titre de l’auteur du compte

rendu ainsi que son signe propre qu’on appelle la signature.
III.2.1.2.Différentes manières de rendre compte d’une réunion

Trois possibilités s’offrent au rédacteur du compte rendu de réunion :
1. Le compte rendu intégral ou in extenso encore appelé compte rendu

sténographique
Dans cette forme de compte rendu, on transcrit intégralement les paroles

échangées en précisant le nom et la qualité de chacune des personnes qui ont
participé aux débats.
Ce compte rendu peut être assimilé à un enregistrement des débats de séance par
une radio cassette.
2. Le compte rendu analytique ou résumé
Il ne s’agit plus de transcrire intégralement les paroles échangées, mais de faire

une synthèse. On ne mentionnera, avec indication du nom de l’intervenant, que
les interventions présentant un intérêt certain. Cependant, il y a des points qui ne
doivent pas être résumés mais être rapportés intégralement : c’est le cas des
décisions, résolutions et vœux formulés.
3. La forme intermédiaire ou mixte
Elle consiste à rapporter très brièvement, les discussions et résolutions prises au

cours de la séance. Généralement, cette forme ne fait ressortir que les conclusions
qui se dégagent de la séance.
III.2.1.3. Le style du compte rendu (CR) de réunion

Etant donné que l’on doit éviter de prendre parti au moment où on rend compte,
l’on doit tout mettre en œuvre pour éviter l’emploi de la 1ère personne du singulier
(je) et de la 1ère personne du pluriel (nous), lorsqu’il s’agit d’un compte rendu
analytique.
Les expressions qui permettent de rendre compte de la nature et du caractère

d’une intervention doivent être bien choisies ; ainsi, on pourrait s’inspirer des
tournures ci-dessous :
Monsieur DIARRA expose, aborde, montre, donne connaissance, fait connaître,

déclare, constate, précise, s’élève contre, exprime son désir de, propose, conclut,
présente, souligne, croit ;
31
Monsieur TRAORÉ pense que, est convaincu que (de), estime (que), donne
lecture à, s’étonne de, se plaint de, approuve, étudie, analyse, fait allusion à,
intervient, s’alarme, note, craint, redoute, critique, attaque, se déclare convaincu ;
Madame BONOU conteste, refuse de s’associer, fait remarquer, fait appel, affirme
que, exprime le souhait, s’oppose, reprend la parole…
Le Président de séance déclare ouverte la réunion, expose en quelques mots

l’objet de la rencontre, et donne la parole à…
Le Président de séance se déclare très satisfait des résultats de la rencontre et
adresse ses félicitations à tous ceux qui, d’une manière ou d’une autre, ont
contribué à sa réussite.
L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à… heures.
OU Plus rien ne restant à l’ordre du jour, la séance est levée à…. heures.
OU ENCORE Avant de lever la séance à…….. heures, le Président de séance a

précisé que la prochaine rencontre aura lieu le……. à …….. heures.
EXEMPLE :
MINISTÈRE BURKINA FASO

DE LA FONCTION PUBLIQUE Unité-Progrès-Justice
ÉCOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION
CENTRE DE FORMATION DES CADRES
COMPTE RENDU
de la réunion du 5 mars 2011
relative à la préparation d’un séminaire d’information sur le thème :
« promotion du monde rural »
Le lundi 5 mars 2011 à 15 heures s’est tenue dans les locaux du Centre de Formation des
Cadres(CFC) la deuxième réunion relative à la préparation d’un séminaire d’information sur
le thème ci-dessus mentionné, le titre exact de ce séminaire étant le suivant : « Quelques
aspects de la coordination dans la promotion du monde rural : habitat et urbanisme en milieu
rural, hydraulique villageoise ».
Assistaient à cette réunion :
MM. Daouda SANOU Conseiller technique au cabinet du ministre du Plan

Bernard NANA Directeur-Adjoint de l’ONEA
Henri GARA Chef des programmes FEER
Emile KOURA Chargé d’études à la SONABEL
Colas LILIOU Directeur de la formation au ministère de l’agriculture
René TRAORÉ Directeur du CFC, président de la séance.
Absents excusés :
Mme Lilas MONDO Chef de projets urbanisme

M. Pierre OUIDA Chargé de missions hydraulique villageoise.
32
Ordre du jour de la réunion :
1° Préciser par service le contenu et la durée des séances

2° Fixer la durée et le planning du séminaire
3° Préciser la date de la première session.
Avant d’aborder ces différents points, Monsieur René TRAORÉ directeur du CFC fait un rappel
de ce qui a été arrêté lors de la précédente réunion, à l’intention des nouveaux participants.
Il donne le résultat des contacts qu’il devait prendre : Henri GARA a bien voulu participer à
la présente réunion, ainsi que Bernard NANA, représentant le ministère de l’eau, pour traiter
des sociétés d’Etat.
Il est ensuite procédé à l’examen de l’ordre du jour :
1° Contenu et durée des séances nécessaires à chaque service.
René TRAORÉ prévoit une présentation générale du CFC puis chaque responsable ferait la
présentation des opérations particulières de son domaine. Il est convenu après discussion
que, s’il est utile de mentionner les opérations programmées, il est préférable d’insister
surtout sur celles qui ont déjà atteint un stade de la réalisation.
Colas LILIOU signale qu’Emile KOURA peut présenter à la fois son domaine d’action et celui
d’Henri GARA ce qui aurait l’avantage de souligner l’aspect « coordination » de leurs
activités.
2° Durée et planning du séminaire.
Trois jours sont jugés nécessaires, surtout si l’on prévoit la couverture de la session par les
différents ministères concernés : Fonction publique, Plan, Agriculture…
3° Date de la première session.

Compte tenu des différentes contraintes, il est préférable d’envisager de tenir cette session
dans le courant de la deuxième quinzaine de mai. Les jours à retenir dans la semaine seraient
les mercredi-jeudi-vendredi.
La prochaine réunion est fixée au jeudi 28 juin 2011 à 9 heures au CFC pour le point de la
préparation des exposés. Ces documents seront remis au directeur du CFC qui se chargera
de les réunir en un dossier qui, polycopié, pourra être distribué aux participants du séminaire.
L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 17 heures.
Ouagadougou, le 9 mars 2011
Le rédacteur
Signature
III.2.1.4. Les qualités d’expression : précision des verbes

En dehors des qualités stylistiques propres à tout écrit, le compte rendu de réunion
ou d’accident, par sa spécificité, impose de prêter une attention particulière à
certaines structures, notamment celles qui sont liées soit à la nécessaire
objectivité, soit à la valorisation de certains faits, soit à la présentation des
différentes opinions dans le cas d’une réunion.
 L’objectivité
Elle se manifeste par la proscription de la première personne du singulier je, ou de
son équivalent pluriel nous, au profit de la troisième personne, totalement
33
neutre. Celle-ci pourra être utilisée à une forme personnelle et ainsi impliquer
directement un acteur de l’événement sur le modèle :
Madame Unetelle a formulé les plus vives réserves à l’égard de ce projet.
ou
Monsieur Untel a alors enlevé le capot de protection, ce qui a provoqué l’accident.
Elle pourra également être employée à la forme impersonnelle, dont le sujet est
un il rigoureusement invariable, afin de présenter un fait en totale objectivité :
Il ressort des débats qu’une majorité de membres s’oppose à cette suggestion.
ou
Il est à remarquer que le voyant d’alarme ne s’est pas déclenché.
L’emploi de cette personne conférera au texte une apparence de rigueur et

soulignera l’absence d’implication de son rédacteur.
 La valorisation des faits essentiels

L’auteur s’attachera à souligner les faits dont il estime primordiale la prise en
compte par le destinataire. Dans le cas d’une réunion, il mettra particulièrement
l’accent sur les notions d’accord et de désaccord, de convergence et de divergence
entre les participants. Dans le cas d’un accident, il s’agira de valoriser tous les
éléments qui lui apparaissent comme essentiels à la compréhension des faits, soit
comme suffisamment atypiques pour exiger des questions ou une analyse plus
poussée. Les tournures utilisées dans ces situations seront fréquemment
impersonnelles :
Il apparaît clairement, il est à noter, force est de constater,
Il semble essentiel, il semble primordial, il semble crucial, de s’attacher à…
 Les temps verbaux

Le compte rendu présente les interventions des participants au présent, dit
présent de narration puisqu’il rapporte des propos passés au moment de la
rédaction. Il est cependant possible d’y trouver employée la quasi-totalité des
modes et des temps, en fonction des besoins :
- indicatif passé composé ou imparfait : évocation d’un constat ou d’une

explication
Le taux de réussite a baissé de 15 %.
L’alarme n’était pas activée au moment de l’accident.
- indicatif présent (de loin le plus répandu) : constat ou affirmation d’une

idée
L’ensemble du groupe affirme son hostilité à un tel projet.
34
- indicatif futur : présentation de décision

La photocopieuse n°2 sera désormais réservée au seul secrétariat.
- conditionnel présent : expression d’hypothèses, ou de suggestions non

encore adoptées par le groupe
Des incohérences seraient apparues dans le suivi des programmes.
L’accès à la salle informatique pourrait se faire grâce à une carte magnétique.
 Les problèmes grammaticaux du discours rapporté
Reproduire des paroles prononcées consiste à utiliser le discours direct (DD) ;

rapporter ces mêmes paroles, ce que demande le compte rendu, revient à utiliser
le discours indirect (DI), ce qui suppose de surmonter trois problèmes
stylistiques : la différence entre oral et écrit, la densité de la reformulation et
l’application de règles grammaticales strictes.
 La différence entre oral et écrit

Non seulement il n’est pas question de reproduire l’intégralité des termes
prononcés (sauf dans le cas d’un procès-verbal), mais les propos tenus doivent
parfois être corrigés dans leur forme, sans que ni leur contenu, ni le ton adopté
soient trahis :
Discours direct : Monsieur Untel : « Mais, bon sang, vous vous rendez pas
compte ! On peut pas accepter ça, le service va en crever ! »
Discours indirect : Monsieur Untel exprime sa plus vive opposition au projet, au

nom de la survie du service.
 La densité de la synthèse
Selon les habitudes de l’entreprise et l’intérêt présenté par telle ou telle idée, la
reformulation sera plus ou moins résumante ; il s’agit d’un choix de
communication. C’est ainsi que la révolte de Monsieur Untel évoquée ci-dessus
pourrait se réduire à :
Monsieur Untel s’oppose vivement au projet.
Dès lors plusieurs minutes de débat houleux et sans grand intérêt pour la solution
du problème traité ou l’intervention bavarde et peu dense d’un membre peuvent
se réduire, le cas échéant, à une demi-ligne.
 Les règles de transformation du discours direct au discours indirect
Transformer des paroles prononcées en paroles rapportées par l’intermédiaire d’un

verbe indiquant la tonalité de l’ensemble suppose que soient respectées des règles
de changement de pronoms personnels et d’adjectifs possessifs bien connues :
35
Discours direct : Monsieur Untel : « Je ne suis pas d’accord ; tous nos salaires
vont diminuer. »
Discours indirect : Monsieur Untel affirme qu’il n’est pas d’accord et craint que
les salaires de tous ne diminuent.
Le passage du style direct au style indirect entraîne des modifications

importantes du message initial. Par exemple :
a) Les pronoms personnels et les adjectifs possessifs.

Le changement dépendra de l’énonciateur et du récepteur.
Ex. : L’élève dit à sa voisine : « Je vais me servir de ton livre ; j’ai oublié le
mien ». L’élève dit à sa voisine qu’il va se servir de son livre, qu’il a oublié le
sien.
b) Les adverbes ou adjectifs de temps et de lieu (si le verbe introducteur

est au passé) ;
Discours direct Discours indirect
hier………………………………………………………………… la veille
avant-hier……………………………………………………… l’avant-veille
aujourd’hui………………………………………………………ce jour-là
maintenant, en ce moment…………………………… à ce moment-là, alors
demain……………………………………………………………. le lendemain
après-demain…………………………………………………. le surlendemain
lundi dernier………………………………………………….. le lundi précédent, le lundi d’avant
lundi prochain………………………………………………… le lundi suivant, le lundi d’après
ici…………………………………………………………………….. là
dans 3 jours……………………………………………………. 3 jours après, 3 jours plus tard
il y a 2 jours…………………………………………………….. 2 jours auparavant
EXERCICES D’APPLICATION :
1. Rapportez au style indirect les phrases suivantes en utilisant un de ces verbes introducteurs
(dire, demander, répondre, confirmer, ajouter) et en le mettant au passé.
1. Quelle heure est-il ? 2. Fermez la porte ! 3. Mais oui, je rapporterai les disques. 4. Voulez-
vous ouvrir la fenêtre ! 5. Qui est-ce qui peut répondre à cette question ?
36
2. Mettez au style indirect :
Jean –Pierre s’adresse à Véronique : « Mes parents me proposent d’aller trois jours à HHN
avec eux. Ils seraient très heureux que tu viennes avec nous. On prendrait leur voiture qui est
assez grande. Moi, ça me ferait très plaisir que tu nous accompagnes. »
- Jean- Pierre rapporte ses paroles à ses parents.

- Véronique rapporte les paroles de Jean-Pierre à sa mère.
- La mère de Véronique en parle à son mari.
3. Un père s’adresse à son fils : « Je dois te dire que ton attitude me surprend beaucoup. Tu
passes un concours dans trois semaines. Hier, tu es sorti avec des camarades ; la semaine
prochaine tu pars en Angleterre. Je sais bien que tu n’es plus un enfant, mais souviens-toi de
ce qui est arrivé à ton frère il y a deux ans et combien il avait regretté d’avoir perdu son temps.
Je t’en prie, ne gâche pas ton avenir ! »
Mettez ce texte au discours indirect en sachant que six mois après, le père rapporte ses paroles
à son collègue.
III.2.2. Le compte rendu (CR) d’activités

C’est le compte rendu que l’on fait au bureau de l’association, au président de
l’association ou à tout autre supérieur hiérarchique, sur le déroulement de
l’activité ou du travail dont on a été chargé.
Le compte rendu d’activités comporte en général les principales mentions

d’identification figurant sur les lettres administratives à savoir :
- le timbre
- le lieu et la date
- le titre compte rendu
- le texte du compte rendu
- la signature du rédacteur de l’écrit.
Le compte rendu est rédigé sur initiative propre du rédacteur qui désire garder une
trace de sa mission, ou sur ordre pour rendre compte à un supérieur hiérarchique
d’une activité.
Le compte rendu d’activités comprend : un exposé, un développement et une

finale.
37
a) L’exposé ( ou introduction)
Il y a deux possibilités de présentation de l’exposé :
 Première possibilité
Il est présenté comme l’entrée en matière de la rédaction. S’il y a lieu, il se réfère
au document, à la disposition statutaire… qui ont motivé la rédaction du compte
rendu.
Il peut être présenté comme suit :
Je viens vous présenter, (vous adresser, vous soumettre…) ; on peut dire

aussi : Je vous prie de trouver ci-joint (ci-après, ci-contre…).
Ensuite, on ajoute : le compte rendu annuel (mensuel, pour le mois de…)
On précise : demandé par votre note (votre…) ; on peut aussi dire : prévu par
l’article… du ou des statut(s) de…
Enfin, on mentionne son objet : relatif à…
 Deuxième possibilité
Dans ce cas, l’exposé se présente comme un simple titre.
Exemple :
SOCIÉTÉ NATIONALE D’ASSURANCES ET DE REASSURANCES
COMPTE RENDU
DES OPÉRATIONS D’ASSURANCE-VIE
EFFECTUÉES AU COURS DU MOIS DE JANVIER 2017
(V/note du……….. ou V/L du………)
N.B. : Cela se lit : Votre note du…. Ou Votre lettre du….
b) Le développement
Il ne s’agit pas de relater en détail, du premier au dernier jour, tous les faits,
événements ou actes qui ont marqué la période sur laquelle s’étend la gestion,
mais de décrire l’activité considérée, en résumant ses différents aspects et en
réservant à chacun d’eux, une place en rapport avec son importance réelle.
Au besoin, les données exposées pourraient être comparées à celles

correspondantes des périodes précédentes, aux prévisions faites, aux objectifs
fixés.
c) La finale (ou conclusion)

Elle peut se présenter sous forme d’une phrase de clôture de la rédaction.
38
Généralement, elle fait un résumé de chacun des points exposés dans la partie
développement ou tout simplement, elle apporte une appréciation d’ensemble qui
se dégage des faits rapportés.
EXERCICE 1: Rédigez le compte rendu d’une réunion dont vous avez été le (la) secrétaire
de séance ou tout simplement à laquelle vous avez assisté.
EXERCICE 2 : Rédigez le compte rendu d’une activité que vous avez menée ou tout
simplement à laquelle vous avez assisté.
III.2.3. Le compte rendu (CR) d’accident : place à l’objectivité

Responsables hiérarchiques, chefs d’entreprise, assureurs, etc., sont les
destinataires privilégiés du compte rendu d’accident. Il leur est utile pour en
déterminer les circonstances exactes et, ultérieurement apprécier les
responsabilités, le respect des règles, prendre des mesures préventives, ou encore
pour déterminer des taux de remboursements de frais ou de versements
d’indemnités. Dans l’immense majorité des cas, il est lu par quelqu’un qui n’était
pas présent au moment des faits. Simple récit chronologique des événements, il
doit comporter les renseignements suivants :
- l’identité des victimes (état civil, qualification professionnelle…) ainsi que

celle des témoins, de façon que le destinataire puisse, si besoin est,
approfondir l’enquête ;
- les circonstances exactes de l’accident : il ne s’agit pas seulement du

lieu, de la date et de l’heure précise, mais aussi de tout élément appartenant
au contexte et dont la mention peut avoir un rapport avec ce qui s’est
produit, par exemple l’état de la chaussée pour un accident automobile, les
machines en fonctionnement autour d’une victime en cas d’accident de
travail ;
- le déroulement chronologique des faits (des croquis, des

photographies… peuvent faciliter et préciser cette relation). Inutile de
rappeler que la plus grande précision est de mise, compte tenu des enjeux ;
- les conséquences de l’accident seront précisées ; elles peuvent être

divisées en deux catégories : conséquences humaines (blessures, chocs,
appel à un médecin, soins sur place ou transport en centre hospitalier) ou
matérielles (détérioration ou destruction de véhicule, de machine, d’objet
quelconque).
Il est impératif de rappeler l’exigence d’objectivité. Il n’entre pas dans le

domaine de compétence du rédacteur de présenter un jugement personnel, de
proposer une explication des faits ou de suggérer une solution susceptible
39
d’éviter le renouvellement d’un tel incident. Le compte rendu est totalement

objectif, s’en tient aux faits, rien qu’aux faits. Ses qualités majeures sont donc
la précision et la rigueur de données. En outre ce compte rendu doit être daté
et signé de son auteur.
EXEMPLE DE COMPTE RENDU D’ACCIDENT :

Ministère de l’Action Sociale et de la
Solidarité Nationale
BURKINA FASO
Unité – Progrès – Justice
Ecole Nationale de Service Social
N° 99-003/MASSN/SG/ENSS
Gaoua, le 13 janvier 1999
Le Directeur Général
Monsieur le Président du Conseil d’Administration de

l’Ecole Nationale de Service Social
-OUAGADOUGOU-
COMPTE RENDU de l’accident du 10 janvier 1999
J’ai l’honneur de vous rendre compte de ce qui suit :
Le 10 janvier 1999, je revenais à bord de la voiture de service de la réunion du Conseil

d’administration de l’Ecole tenue du 4 au 9 janvier à Ouagadougou. De type 4X4 et de marque
TOYOTA, le véhicule a été acquis en 1998 et immatriculé sous le numéro minéralogique 11 A 2034
BF. C’était le chauffeur Sondé DRABO qui conduisait.
Aux environs de 18 heures et à quelques cinquante mètres du PK 37 sur l’axe Pâ-Gaoua, un

troupeau de bœufs traverse la route de la droite vers la gauche. Malgré les klaxons du chauffeur, le
berger n’a pas réagi et un taureau s’est redressé contre le nez du véhicule. Le chauffeur tente de
l’éviter en freinant brusquement le véhicule qui perd sa trajectoire. Elle prend la brousse et
s’immobilise contre un rocher situé à environ dix mètres de la rive gauche de la route. Le choc est si
violent que la vitre des portières avant et les phares se brisent, seuls dégâts à déplorer.
Sorti indemne, je constate que le chauffeur s’est évanoui et saigne du front et du bras
gauche. Paniqué, le berger prend la clé des champs. Trois passants en provenance de Broum-Broum
accourent. A l’aide d’une pompe de vélo, ils parviennent à réanimer le chauffeur. L'un de ces
passants, du nom de Ollo SOME et ancien chauffeur du Projet de développement intégré du Sud-
Ouest, démarre la voiture et nous conduit à l’hôpital de Gaoua. Promptement, les agents de santé
s’occupent du blessé. Ils déclarent que la perte de connaissance est due à la douleur causée par de
nombreuses égratignures bénignes. Après le pansement des plaies du chauffeur, nous sommes
soumis à des examens radiologiques qui ne décèlent rien d’anormal.
Le lendemain 11 janvier 1999 et sur mes instructions, le garage Lafi Kèta est saisi par le
Directeur des affaires financières de l’école pour les réparations.
Raaga ZAKA
40
Ampliations Signature
Haut-Commissariat du Poni
SG/MASSN
EXERCICE : Rédigez le compte rendu d’un accident dont vous avez été victime
ou témoin.
III.2.4. Le compte rendu (CR) d’un événement

Il est d’un usage courant : témoignage écrit sur un accident, avis qu’un fournisseur
ne respecte pas une date de livraison, relation d’un différend avec un client,
description d’un incident de fonctionnement d’une machine-outil, etc.
L’ordre chronologique est plus spontané encore, plus courant. C’est celui de tout
récit historique évidemment. Un bon exemple est constitué par le compte rendu
d’un accident qui se doit d’être précis en ce qui concerne la suite des faits dans le
temps. En voici un spécimen amusant :
APRÈS LES EN-TÊTES NÉCESSAIRES :
Monsieur,
Je soussigné SANOU Sogo, maçon, chargé des réparations de la toiture du bâtiment à

BOBO 2010, j’ai l’honneur de vous informer de l’accident suivant :
Le 21 novembre, quand je suis arrivé au bâtiment j’ai découvert que l’ouragan avait fait
tomber du toit quelques briques. J’ai donc installé sur le toit du bâtiment une poutre et j’ai
hissé un couple de caisses de briques. Quand j’ai réparé le toit, il restait une quantité de
briques. J’ai hissé de nouveau la caisse et j’ai fixé la corde en bas et je suis descendu et
j’ai détaché la corde. Malheureusement la caisse était plus lourde que moi et avant que
j’aie su ce qui m’arrivait la caisse a commencé à descendre, me soulevant de terre d’un
seul coup.
J’ai décidé de m’agripper et à mi- montée j’ai rencontré la caisse qui descendait et j’ai
reçu un sérieux coup à l’épaule. Alors j’ai continué jusqu’en haut me cognant la tête contre
la poutre et m’écrasant les doigts dans la poulie. Quand la caisse a frappé le sol le fond a
lâché et toutes les briques se sont répandues. Alors j’étais plus lourd que la caisse et je
suis reparti vers le bas à toute vitesse. A mi-chemin j’ai rencontré à nouveau la caisse qui
montait et j’en ai reçu de nombreuses blessures au tibia. Alors j’ai heurté le sol, j’ai atterri
sur les briques dont les arêtes tranchantes m’ont infligé plusieurs coupures douloureuses.
A ce moment j’ai dû perdre ma présence d’esprit car j’ai lâché la corde. Alors la caisse est
redescendue me donnant un autre coup violent sur la tête.
Je demande respectueusement un congé de maladie.
Je vous prie de croire, Monsieur, à ma haute bienveillance.
Signature du rédacteur
41
N.B. Poulie : roue dont la circonférence est évidée pour recevoir une corde, une
chaîne, etc.
Le texte suit bien la chronologie des faits, mais le texte est rendu plus clair, plus net, du
fait que l’auteur parle un français moyen et:
a)détache, dès le premier paragraphe, la présentation, l’objet de l’écrit ;
b) évoque aux deuxième, troisième et quatrième paragraphes les faits caractéristiques de

l’accident ;
c) termine son texte (les 2 dernières phrases) par une requête et une formule de politesse.
EXERCICE : Rédigez le compte rendu d’un événement que vous avez vécu.
III.2.5. Le compte rendu (CR) de mission

Il a pour but de rendre compte d’une action accomplie par son auteur, seul ou en
groupe. Si la mission est de longue durée, des comptes rendus partiels
renseignent, à intervalles réguliers, sur le déroulement des opérations. Ce type de
compte rendu s’en tient aux faits marquants. C’est souvent le premier document
fourni, dès la fin de la mission ; il est suivi, s’il s’agit d’une affaire importante, d’un
rapport de synthèse qui reprendra l’ensemble des données déjà livrées dans le ou
les CR , mais qui en tirera les conséquences.
De tels CR sont demandés aux inspecteurs, représentants, délégations, etc. Ils

peuvent prendre la forme d’une lettre : phrase d’introduction+ le CR lui-même+
une formule de salutations.
Le plus souvent le CR est transmis quotidiennement par internet.
42
Exemple d’un CR d’inspection :

DIASSO Laurent Lieu et date………………..
Inspecteur des Messageries SS
à Monsieur le Directeur Commercial
de la Compagnie ZZZ
BOBO-DIOULASSO
Monsieur le Directeur,
A la suite de la réclamation que vous avez présentée aux Messageries SS le 9 courant, nous avons
effectué les constatations suivantes concernant la distribution de vos produits sur le marché national.
Aucun retard n’est imputable à nos services de transport. Mais les emballages cartonnés dans
lesquels vous livrez la marchandise ne semblent pas d’une résistance suffisante. Notre agent général
a dénombré 45 % de colis endommagés au cours des trois derniers acheminements.
Les vérifications entraînées par ces avaries, qui ralentissent la distribution, et la mise au rebut d’une
partie des envois expliquent les ruptures d’approvisionnement qui se sont produites en plusieurs
endroits.
Le conditionnement de vos marchandises est à étudier de nouveau. Nous vous soumettrons un

rapport complet à la fin du mois, mais nous tenions à vous informer aussitôt de ces faits.
Veuillez agréer, Monsieur le Directeur, l’expression de nos sentiments empressés.
Signature
N.B. Lorsque le compte rendu porte une formule d’appel, le rédacteur insère une formule
de politesse à la fin.
EXERCICE : Rédigez le compte rendu d’une mission que vous avez exécutée ou à
laquelle vous avez pris part.
III.2.6. Le compte rendu (CR) d’un entretien

Nous groupons dans cette catégorie les relevés qui rendent compte d’une
démarche, d’une audience, d’une conversation. Parfois ils constituent des CR
partiels pendant une mission, et ils entrent donc alors dans la catégorie précédente
(le CR de mission). Ils laissent une trace d’une intervention orale, ils font le point
d’une négociation en cours ; on en devine l’utilité.
A la suite d’une communication téléphonique, un tel CR servira de base à la lettre

de confirmation qu’on enverra à l’interlocuteur pour fixer par écrit les conclusions
de l’entretien. Une lettre pourra aussi rappeler les termes importants de tout autre
type de conversation.
43
Exemple de CR d’une audience :

Société CCC
Service Général
Bobo- Dioulasso, le 20 décembre 2013
Objet : construction prévue à Toussiana.
Monsieur OUATTARA, Attaché au Service Général, a été reçu ce jour, à notre demande,
par M. le Directeur régional de la Construction.
Il a exposé les modalités de construction des bâtiments qui seront implantés dans la zone
agricole de Toussiana. Il a remis le dossier d’études techniques, comprenant notamment
le plan de masse, le rapport de l’architecte, et les demandes d’autorisation relatives à la
voirie.
M. le Directeur Régional de la Construction estime à deux mois environ la durée de

l’instruction du dossier et, à premier examen, ne semble pas envisager de difficultés pour
l’obtention du permis.
Signature
Exemple de CR d’un entretien téléphonique :

Compagnie XXX Transports Bobo-Dioulasso, le 11 octobre 2014
La SITARAIL avertit ce jour par téléphone de l’entrée au dépôt de Bingo de cinq citernes
de… en provenance de la République de Côte d’Ivoire.
La SITARAIL demande de prendre toutes dispositions pour un déchargement rapide.
Signature
Notez que des CR comme ce dernier exemple sont immédiatement utilisés pour
informer et déclencher des ordres et des actions.
EXERCICE :Rédigez le compte rendu d’une audience ou d’un entretien

téléphonique que vous avez eu.
44
IV. LE PROCÈS-VERBAL (ou PV)

Le procès-verbal est la narration avec objectivité et impartialité de faits,
événements, paroles dites, constatations. Sa fonction est d’apporter une
information exacte, prouver ce qui a été vu, constaté, entendu.
C’est un document écrit qui consiste à raconter ce que l’on a fait, vu, ou entendu.
Les procès-verbaux les plus courants sont :
- le procès-verbal judiciaire
- le procès-verbal administratif
- le procès-verbal de réunion.
IV.1. Généralités
Le Procès-verbal est un document qui, à l’origine, était élaboré exclusivement

par les agents assermentés c’est-à-dire des personnes qui ont juré de toujours
dire la vérité dans l’exercice de leur fonction. Etant donné que ce document émane
de personnes assermentées, on considère que tout ce qui y est consigné ne peut
être que la vérité. C’est pourquoi on a foi en ce document qui a dès lors, une
certaine force juridique et qui, devant la Justice, constitue un acte authentique.
Ces personnes autrefois habilitées à élaborer les procès-verbaux, étaient les
Gendarmes, les Commissaires de police, Ingénieurs de voirie, des Eaux et Forêts,
dans le cadre du règlement, par l’Autorité Judiciaire, des conflits qui opposaient
entre elles, des personnes au sein d’une communauté donnée.
Ces Procès-verbaux ne font que présenter, sans aucun commentaire, sans aucune
appréciation personnelle, et de façon fidèle, le film des événements entre les
personnes en conflit. Sur la base du contenu de ce Procès –verbal, l’Autorité
Judiciaire procède à une analyse devant lui permettre de situer les responsabilités
de chacune de ces personnes en conflit. Ce procès- verbal est donc un document
essentiel ; si son contenu ne reflète pas ce qui s’est passé réellement, le jugement
que rendra le juge ne sera pas juste et dans ce cas, on n’aura plus affaire à une
justice, mais à une « injustice », tout simplement parce que le contenu du
document qui a servi à rendre ce jugement n’est que du faux.
Plus tard, au niveau de l’Administration publique, on a estimé que lorsqu’il y

a des événements très importants, que l’on veut consigner par écrit dans un
document en vue d’éviter des contestations ultérieures des parties concernées, au
lieu de rédiger un compte rendu ordinaire qui n’a aucune valeur sur le plan
juridique, on va rédiger un procès- verbal. Ici, les rédacteurs du procès-verbal ne
seront plus des agents assermentés mais des personnes désignées et investies
d’une mission spéciale, par l’Autorité Administrative.
45
C’est le cas des membres des jurys de délibération des examens et concours qui
sont désignés spécialement par l’Autorité Administrative, pour délibérer ces
examens et concours.
C’est aussi le cas des membres des commissions de dépouillement des résultats
des élections présidentielles, législatives, communales et autres.
Les travaux de ces différentes commissions seront consignés dans un procès-

verbal et non dans un compte rendu car il s’agit là d’événements très importants,
qui méritent une attention particulière.
D’une manière générale, quand il s’agit des travaux d’une Commission, d’un
Comité, le procès-verbal est signé du Président de la Commission, du Secrétaire
ou Rapporteur et des autres membres de la Commission.
Lorsqu’il s’agit d’une passation de service, le procès-verbal doit être signé par
les deux agents Sortant et Entrant sous la supervision de leur supérieur
hiérarchique.
En ce qui concerne les procès-verbaux judiciaires, ils doivent recueillir la

signature de leur rédacteur, celles des personnes mises en cause et celles des
témoins cités.
S’agissant des procès-verbaux élaborés dans le cadre d’un contentieux

entre un employé et son employeur, ils doivent être signés, non seulement par
l’inspecteur de travail qui a rédigé ce procès-verbal mais aussi par les parties en
conflit et au besoin, par les témoins cités, au cas où il y en aurait.
Ces diverses signatures apposées sur le procès-verbal visent à rendre ce document

le plus crédible possible, le plus authentique possible.
IV.2. Le procès-verbal proprement dit ou procès- verbal judiciaire
Le procès-verbal judiciaire est le seul qui corresponde à la définition

précédente de la relation par une autorité, spécialement habilitée à cet effet, de
ce qu’elle a fait, vu ou entendu dans l’exercice de ses fonctions. Autrement dit,
c’est un document par lequel un agent (gendarme, policier…) à qui on a
donné une autorisation, raconte des faits qu’il a lui-même constatés ou
qu’on lui a directement rapportés. En tant qu’acte authentique destiné à
servir de preuve, ce procès-verbal est établi par un agent commissionné par les
autorités judiciaires, à la demande de ces autorités ou des autorités
administratives en l’occurrence les magistrats instructeurs, les commissaires de
police et officiers de police judiciaire en général, les gendarmes, les ingénieurs de
voirie, les agents des Eaux et Forêts ou des Douanes.
L’agent verbalisateur ne peut relater que les faits qu’il a lui-même constatés ou
qui lui ont été directement rapportés et, dans ce dernier cas, l’origine de
46
l’information doit être précisée. En effet, c’est la déclaration faite qui est constatée
dans le procès-verbal et non les faits eux-mêmes.
 En ce qui concerne sa présentation, le procès- verbal doit intégrer toutes

les mentions d’identification utiles et le titre PROCÈS- VERBAL, en
majuscules suivi de sa qualification ou de son objet (PROCÈS-VERBAL
d’audition des parties...). Il peut être schématisé comme suit :
- le timbre ;
- le titre ;
- le prologue qui comporte la date en toutes lettres suivie de l’heure, le nom
et le (s) prénom (s) et la qualité de l’agent verbalisateur, la nature et
l’origine du pouvoir en vertu duquel on agit, le lieu où s’accomplit cette
mission.
 Sa rédaction commence par l’indication de la date en toutes lettres suivie
de l’heure : « L’an deux mille quinze et le dix-huit mars à quinze heures
trente,…. ».
Cette présentation de la date est suivie du texte du procès-verbal, rédigé à la

première personne du pluriel (pluriel de modestie et non de majesté, indiquant
que l’agent efface sa personnalité derrière sa fonction). L’agent verbalisateur
énoncera d’abord ses nom et qualité, puis la nature, l’origine et l’étendue du
pouvoir en vertu duquel il agit ainsi que le cadre de son intervention. S’il agit en
vertu d’une commission particulière, il indiquera donc de quelle autorité il la tient ;
il précisera ensuite le lieu où il a accompli sa mission.
Le dix-huit mars deux mille quinze, nous, Nonga ZABRE, gendarme de la brigade
de ville, agissant en vertu d’une réquisition de Monsieur le Préfet de Boudnoma,
nous sommes rendus au village de Zakin, pour y entendre monsieur Bi YOGO,
cultivateur domicilié dans ledit village, lequel nous a déclaré ce qui suit….
Suit donc la relation (la narration ou le récit) des propos entendus, des
constatations faites, des opérations accomplies avec mention de l’identité et de
l’adresse des personnes mises en cause ou entendues et des témoins cités. La
relation (la narration ou le récit) sera précise, claire, complète et objective, sans
aucune interprétation personnelle.
La formule suivante revêt un formalisme particulier, par exemple : En foi de

quoi nous avons établi le présent procès-verbal et signé avec les témoins, après
en avoir donné lecture à ceux-ci.
Cette formule est parfois schématisée en : Lecture faite, persiste et signe.
L’agent verbalisateur signera et fera signer la ou les personnes en cause ou les

témoins. Chaque signature sera précédée de la mention de la qualité en vertu de
laquelle le signataire intervient au procès-verbal (l’agent verbalisateur, les
témoins, etc.).
Par ailleurs, les procès-verbaux ne doivent pas comporter de surcharge.

47
Si le déclarant ou le témoin ne sait pas signer, ou refuse de le faire, cette mention

sera portée ainsi qu’il suit :
Lecture faite, persiste et déclare ne pas savoir signer, ou
Lecture faite, persiste et refuse de signer.
IV.3. Les procès-verbaux administratifs

Les procès-verbaux administratifs sont ceux que dresse un agent de
l’administration à l’occasion de certains événements ou de circonstances
particulières en relation avec l’exercice de ses fonctions ou en rapport
avec le service. Ce sera notamment le cas lorsqu’il y a lieu de rendre compte de
l’exécution d’une mission mettant en cause des particuliers et accomplie selon
certaines règles précises ; lorsqu’il s’agit d’établir (contradictoirement) un partage
de responsabilités, de constater des droits ou des infractions à des règles
administratives, etc.
Les principaux services émetteurs de procès-verbaux administratifs sont les

services des finances, de l’inspection du travail, du contrôle des prix, des
domaines, etc. Ces agents sont généralement dûment commissionnés à l’effet
d’établir des procès-verbaux tels les procès-verbaux de passation de marché,
procès-verbaux de vente, d’inspection,…
D’autres procès-verbaux ne concernent que la vie interne des services et sont le

compte rendu plus solennel d’opérations passées entre deux agents. Leur
caractère contradictoire délimite les responsabilités de chacun et vise à éviter les
contestations ultérieures : procès-verbal de passation de service, procès-verbal de
mutation de comptables…
Le procès-verbal de passation de service devrait être établi systématiquement

(et exigé par les autorités responsables) chaque fois qu’il y a changement de
titulaire sur un poste, entre l’agent qui transmet le service et son successeur, quel
que soit le niveau du poste considéré et pas seulement pour les hauts
responsables.
Ce procès-verbal, simple compte rendu, mais dressé et signé par ces deux agents
sous le contreseing ou la supervision de leur supérieur hiérarchique, constate que
le service et les documents s’y rapportant (dont on fait l’inventaire) ont été remis
et expliqués au nouveau titulaire ainsi que les affaires en cours.
Cette procédure assure la continuité du service en évitant au nouveau responsable

les erreurs administratives les plus lourdes par méconnaissance de la situation
ainsi que de trop grands tâtonnements en début de fonction. Elle décharge du
même coup l’agent sortant de ses responsabilités en fixant la date où celles-ci
prennent fin, et permet d’engager la responsabilité de l’entrant.
48
Le procès-verbal administratif n’est pas soumis à la même rigidité que le procès-

verbal judiciaire. On y évitera donc le pluriel même de modestie. Si l’agent qui
établit le procès-verbal agit seul, il écrira à la première personne du singulier : (Je
soussigné…). Si le procès-verbal est contradictoire entre deux agents, le style sera
impersonnel.
Les procès-verbaux administratifs correspondant à des missions bien définies sont

généralement établis sur formulaires imprimés, qui permettent d’éviter les oublis
de mentions indispensables. Mais les procès-verbaux ordinaires sont le plus
souvent établis sur papier libre et dans ce cas on reprendra toutes les mentions
d’identification utiles :
- le timbre du service- la mention de l’État et sa devise ;

- le titre « PROCÈS-VERBAL » (en majuscule de préférence) auquel on
incorporera l’objet : PROCÈS-VERBAL DE VENTE ; PROCÈS- VERBAL DE
RÉCEPTION….
- la date, le lieu (et l’heure de l’événement) en introduction du texte, la
date étant présentée sous la forme solennelle (« l’an deux mille quinze… »)
en toutes lettres avec, si c’est utile, indication du jour et de l’heure, soit
sous la forme courante (« le jeudi 21 mars 2015 à 15 heures s’est tenue
dans la salle de conférence dudit service une réunion… ») pour un procès-
verbal administratif qui n’est pas destiné à être opposé à un tiers extérieur
à l’administration ;
- le corps (ou le développement) du procès-verbal (ou relation ou narration
de l’événement) ;
- la (ou les) signature(s) sera (seront) portée(s) à la suite de la date
présentée comme pour le procès-verbal authentique (Fait à….le….) ;
- la formule à la fin du procès-verbal (En foi de quoi le présent procès-verbal
est établi (ou a été établi) pour servir et valoir ce que de droit), ou simplifiée
et portée à la suite de la date (Fait à…le…pour servir et valoir ce que de
droit) formule préférable pour ce genre de procès-verbal ; on peut même
s’en dispenser pour le procès-verbal strictement administratif qui n’a
juridiquement que la valeur d’un compte rendu ;
- les signatures seront précédées de la qualité des signataires : leur qualité
en tant qu’intervenant au procès-verbal et leur fonction en tant qu’agent de
l’administration. Ces signatures seront placées en bas de la feuille et portées
d’une part à gauche, la signature du secrétaire de séance et d’autre part à
droite celle du président de séance suivies des nom et prénom(s) des
intéressés.
49
Ministère de l’action sociale et BURKINA FASO
de la solidarité nationale Unité – Progrès – Justice
Direction Régionale du Sud-Ouest
Direction Provinciale du Poni
N° 99-063/MASSN/SG/DRSO/DPP
PROCÈS-VERBAL de passation de service
L’an mil neuf cent quatre-vingt-dix-neuf et le vingt-cinq janvier, de huit heures à douze
heures, il a été procédé, conformément aux textes en vigueur, à une passation de service entre
Monsieur Paul SODRÉ, Directeur provincial de …………………………………………………. sortant, et Monsieur
André PORGO, Directeur provincial de………………………………………………. entrant.
La passation de service portait sur les éléments suivants :
1) Documents du service :
- Archives du service dont le principe de classement a été expliqué au Directeur
entrant ;
- Recueil des instructions permanentes ;
- Recueil des protocoles d’accord entre la direction et les partenaires ;
- Dossiers des personnels ;
- etc.
2) Affaires en cours :
- Mise à jour du fichier de documentation bibliographique ;
- Plan de réinsertion sociale des expulsés de Tabou ;
- Contentieux ;
- etc.
Fait à …………….., le 25 janvier 1999 pour servir et valoir ce que de droit.
Pour la remise, Pour la reprise,
Le Directeur sortant, Le Directeur entrant
Signature Signature
Paul SODRE André PORGO
A titre d’observateur,
la Directrice régionale de …………….
Signature
50
IV.4. Le procès-verbal de réunion

C’est la relation officielle d’une réunion. On dresse un procès-verbal de réunion
lorsque des décisions importantes sont prises au cours de celle-ci, afin de leur
donner une forme définitive. Dans ce cas, on veut mettre les faits à l’abri des
contestations ultérieures des parties concernées. C’est principalement le cas
des réunions que tiennent les assemblées et les commissions institutionnalisées,
sur le plan national, régional ou local. Pour ces réunions, qui ont un caractère
statutaire, on dresse toujours un procès-verbal et non un simple compte-rendu.
Etant la relation officielle de la réunion, la version qu’il en donne doit être

approuvée par tous les participants. Cette approbation doit être donnée au début
de la séance suivante et mentionnée dans le nouveau procès-verbal. Dans ce cas,
le procès-verbal est dit adopté. Il ne peut alors plus être contesté par les
participants. Ce procès-verbal est un document qui engage tout le monde.
Pour la présentation, la forme générale du procès-verbal de réunion est celle du

compte rendu de réunion. Généralement, on précise les débats de séance puis les
décisions prises. Comme le compte rendu de réunion, il peut être intégral ou
analytique. Il comportera donc les mentions suivantes avec quelques variantes :
- le timbre de la collectivité ou du service ;

- le titre : PROCÈS-VERBAL en majuscules, suivi de la désignation de l’objet :
PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION DE LA COMMISSION D’OUVERTURE DES
PLIS DE… ;
- la date, le lieu et l’heure de la réunion présentée de la façon la plus
solennelle propre aux procès-verbaux (l’an deux mil quinze et le vendredi
vingt mai à 10 heures, s’est tenue dans la salle de conférence dudit
ministère l’assemblée générale de…) et celle de la convocation des
membres ;
- l’identité et la qualité du président, celle des personnalités éventuelles
présentes.
- l’identité du secrétaire de séance ;
- la liste des participants (Exemple : Étaient présents :…), présents et
absents, avec toutes les précisions utiles sur la nature de leur participation
(voix délibérative ou consultative) ;
- l’ordre du jour détaillé ;
- la mention du caractère public ou à huis-clos (motivé de la séance) ;
- les mentions sur le nombre de personnes nécessaires pour le
déroulement de la réunion qu’on appelle quorum (Exemple : Le quorum
étant atteint, le président déclare la séance ouverte.) On peut rencontrer la
mention du quorum requis (qui n’est généralement plus exigé s’il s’agit de
la reprise d’une séance remise une première fois faute d’avoir atteint le
quorum) ;
51
- la mention de la lecture et de l’approbation du procès-verbal de la

séance précédente, avec indication des rectifications éventuelles à y
apporter ;
- la mention de l’ouverture, de la suspension et de la clôture de la
séance avec l’indication de l’heure ;
- lorsque des décisions sont prises, il sera fait mention des votes avec la
répartition des voix pour et contre et des abstentions ; mention
également du caractère secret ou non du scrutin ;
- la mention de toutes les interventions (ou de tous les débats) et de
tous les incidents de séance. Exemple : Après l’intervention de Monsieur
DIARA, Secrétaire Général de la commission, une discussion s’est engagée
au sein de l’assemblée. C’est alors que Monsieur OUÉDRAOGO est intervenu
pour proposer…)
- l’insertion de la formule finale : L’ordre du jour étant épuisé, la séance
a pris fin à 16 heures 30 minutes.
- les signatures en bas de la feuille. Il sera porté à gauche la signature du
secrétaire de séance et à droite celle du président de séance suivies des
noms et prénoms des intéressés.
A la différence du compte rendu, qui n’est signé que de son rédacteur, le procès-
verbal doit obligatoirement être signé également par le président de
séance et son rédacteur. La signature du président est plus importante que
celle du secrétaire, qui n’est pas indispensable bien qu’utile. Parfois même est
requise la signature de tous les participants, de tous les membres de l’assemblée
ou de la commission, ou tout au moins de ceux d’entre eux qui sont chargés de
fonctions particulières (vice-président, rapporteur, trésorier, etc.). La signature
ainsi pondérée renforce le caractère officiel et l’autorité du procès-verbal.
EXEMPLE DE PROCÈS- VERBAL DE RÉUNION

Association des Parents d’Élèves
(APE) de l’Ecole Centre ‘’A’’
Province du Houet
PROCÈS-VERBAL
de la réunion du 26 février 1999
L’an mil neuf cent quatre-vingt-dix-neuf et le vingt-six février s’est tenue de neuf
heures à treize heures une réunion du bureau de l’Association des Parents d’Elèves de l’Ecole Bobo
Centre ‘’A’’. La rencontre a eu pour cadre la salle de classe du CM2 dudit établissement. Sous la
présidence du Secrétaire général du bureau, Monsieur Sondé COULIBALY, la réunion a eu pour ordre
du jour les points suivants :
1) Bilan sur les cotisations annuelles :
2) Contribution financière de l’APE à l’organisation des examens et concours scolaires ;
52
3) Divers.
Etaient présents :
- Monsieur Roago POROGO, Trésorier général ;

- Monsieur Pousga OUEDA, Responsable à l’information ;
- Madame Fatima DAO, chargée des relations extérieures ;
- Monsieur Missom KAMBOU, Trésorier général adjoint
- MADAME Rokia SONDO, Secrétaire générale adjointe
Etaient absents excusés :
- Le président du bureau ;
- Le responsable aux affaires socio-économiques et culturelles.
On notait également la présence de Monsieur Firmin DAO, Directeur de l’école, qui y assistait à
titre observatoire et consultatif.
Après les salutations d’usage, le président de séance constate que le quorum était atteint et déclare
la séance ouverte.
Le trésorier général aborde le premier point de l’ordre du jour. Il en ressort que, après
liquidation des dépenses et des recettes, la caisse dégage un solde positif de sept cent trente-cinq
mille francs (735 000 F). Quant aux arriérés de paiement, ils sont chiffrés à deux cent mille francs
(200 000 F). De nombreuses propositions de recouvrement sont faites.
C’est au cours de ces débats que le Directeur de l’école intervient pour attirer l’attention des
participants de l’illégalité de la mesure d’exclusion des élèves dont les parents ne se seraient pas
acquittés de leur cotisation. Par consensus, la sensibilisation sur l’importance et la nécessité des
cotisations est retenue comme méthode d’approche en la matière.
Cette sensibilisation pourrait se mener de façon systématique ou occasionnelle. Les

assemblées générales et autres rencontres de parents d’élèves peuvent tenir lieu de cadres et
d’instances de sensibilisation. Une lecture expliquée et commentée du règlement intérieur des
Associations des Parents d’Elèves du Burkina Faso, particulièrement en ces dispositions relatives à
l’adhésion et aux obligations des membres, s’avère nécessaire lors des rencontres.
Au titre du deuxième point de l’ordre du jour, Madame Rokia SONDO rappelle le calendrier
des examens et concours scolaires avant de soumettre la question du taux de contribution à la
réflexion des membres du bureau. Quelques discussions aboutissent au vote de la somme de cent
soixante-quinze mille francs (175 000F) pour la circonstance. Mandat est donné séance tenante au
trésorier d’en procéder au décaissement dès le lundi 1er mars 1999.
En divers, la Responsable chargée des relations extérieures porte à la connaissance de

l’assemblée les recommandations et résolutions prises par le Bureau provincial des APE du HOUET
lors de sa réunion du 12 février 1999 tenue à Bobo. La recommandation porte sur la subvention des
APE par la province ; la résolution est relative à la création d’une émission radiophonique intitulée
‘’la Tribune des Parents d’Elèves ‘’ dont l’étude de faisabilité est confiée à une commission ad hoc.
53
Le deuxième intervenant en divers est le Secrétaire général. Celui-ci informe le participant

du mariage d’un maître de l’école qui aura lieu le samedi 07 mars 1999 à la Mairie de Do. Au nom
de tous les parents d’élèves, le bureau entend marquer son soutien aux futurs mariés en décidant
de leur offrir comme cadeaux un foyer amélioré et un arc avec carquois.
L’ordre du jour est épuisé sur cette note heureuse et le Président déclare la séance close.
Fait à Bobo, le 29 février 1999.
Le Secrétaire de séance Le Président de séance,
Le Responsable à l’information Le Secrétaire Général
Pousga OUEDA Tambi SANFO
Le Trésorier Général La Secrétaire Générale Adjointe
Raogo POROGO Mme Rokia SONDO
La Responsable chargée Le Trésorier Général Adjoint
des relations extérieures
Fatima DAO Missom KAMBOU
EXERCICE : Répondez par vrai ou par faux aux propositions sur le procès-verbal :
-Le secrétaire de l’assemblée est responsable de la prise de notes et de la rédaction finale du

procès-verbal.
-Le procès-verbal a pour but d’informer avec exactitude et objectivité.
-Le rédacteur ne doit ni exprimer son opinion ni porter de jugement.
-Le procès-verbal est toujours rédigé au présent du conditionnel.
-Il est signé par le secrétaire de séance et non par le président de séance.
54
V.LES DOCUMENTS D’ANALYSE : LES RAPPORTS

Compte rendu et rapport sont parfois confondus dans le langage courant ;
cependant, si des points communs de fond et de forme sont indéniables, ils se
différencient fondamentalement par leur objectif, et par conséquent, par leur
structure.
Le rapport est un document écrit, un document d’analyse, un document

d’information ascendante traitant d’une question importante (mission,
activité…) qu’on adresse la plupart du temps à un supérieur hiérarchique soit à
titre de compte rendu, soit en vue de provoquer des instructions ou des réactions.
Il se définit comme l’analyse d’une situation, suivie d’une argumentation
qui débouche sur des propositions de solutions adaptées au problème
posé. Sa fonction est de faciliter la prise de décision par la proposition de
solutions concrètes, convaincantes.
V.1. Un objectif principal et un rôle annexe non négligeable

A l’instar du compte rendu, le rapport va décrire un contexte ou une série
d’événements, mais il y adjoindra une analyse réfléchie d’une situation
non satisfaisante afin de proposer des solutions aux problèmes
rencontrés. Son rédacteur devra s’impliquer directement car il lui sera demandé
non seulement de décrire un état de choses (travail objectif), mais également
de l’analyser et de proposer des mesures concrètes (réflexion subjective
motivée). En d’autres termes, la différence du rapport avec le compte rendu tient
au fait qu’il ne se contente pas de raconter les faits et les événements comme ils
se sont passés ; dans le rapport, on peut commenter les faits, les critiquer, faire
des propositions à même de solutionner la situation ou le problème relaté.
Les besoins du destinataire peuvent être variés :
- mise en place de mesures préventives : à la suite d’un accident ou d’un

incident, l’entreprise cherchera à en comprendre les causes afin d’éviter leur
récurrence ; l’auteur sera donc amené à proposer des dispositions concrètes
répondant à cet objectif (par exemple rapport consécutif à un accident de
véhicule).
- bilan d’une situation, du fonctionnement d’une machine, d’un service ou
d’un organisme, d’une politique menée depuis un certain temps. Dans ce
cas, c’est en général une insatisfaction plus ou moins diffuse qui suscite le
besoin d’une analyse approfondie qui débouchera sur des propositions de
réformes (par exemple la chute des ventes d’un produit).
- préparation à une décision : si un responsable sait qu’une réforme doit être
engagée, que des priorités doivent être définies, il cherchera à s’appuyer
sur une étude réfléchie de la situation et diverses suggestions de solution
avant de prendre sa décision (par exemple : restrictions budgétaires
55
envisagées imposant des choix de développement de services ou

renouvellement d’un parc machines).
- analyse d’une crise ou d’un conflit interne à l’entreprise : la recherche d’une
issue acceptable à une situation bloquée suppose l’étude du contexte, des
éléments déclencheurs et des intérêts respectifs des parties en présence
afin de pouvoir proposer des mesures positives (par exemple : conflit social
au sein d’une entreprise en crise).
Si le fait d’apporter une ou plusieurs solutions constitue bien le rôle principal du

rapport, il existe une fonction annexe qui doit être d’autant moins négligée qu’elle
met en cause la carrière de son auteur et qu’elle est instaurée officiellement dans
certaines entreprises : la valorisation auprès de sa hiérarchie.
V.2. Comment rédiger un rapport ?

Le rédacteur doit renseigner le lecteur sur le sujet qu’il va traiter, définir les tâches
qui lui ont été confiées, rappeler les faits qui ont motivé la rédaction du rapport.
Un rapport doit être :
- bref : il faut éviter les détails inutiles ;

- précis : le rédacteur doit indiquer clairement ce qu’on lui demande de faire ;
- complet : le rédacteur doit dire tout ce qu’on lui demande de faire.
Dans la rédaction du rapport, on pourra adopter l’ordre suivant :
- les faits : le rédacteur évoque, (énonce, précise) ce qu’il a fait, vu,

entendu, découvert ou observé. Ces faits ou ces informations doivent être
vérifiées avec soin ;
- les conséquences et analyse: après avoir raconté les faits, le rapporteur
doit trouver les conséquences possibles : positives ou négatives; il les
analyse ;
- les solutions : après avoir compris le problème posé, le rédacteur doit
apporter des propositions, suggérer des solutions.
V.3. Une présentation professionnelle

Du point de vue formel, le rapport présente une longueur très variable : d’une à
trois pages pour un rapport d’entreprise portant sur un point technique précis
(fonctionnement d’une machine) à plusieurs centaines pour ce qui est des
documents politiques demandés à une commission (par exemple sur l’illettrisme,
la famille ou la violence dans les quartiers difficiles) en passant par quelques
dizaines de pages (s’il s’agit d’analyser le fonctionnement d’un service par
exemple).
Il comprendra classiquement une introduction, proportionnelle à sa longueur

totale (entre 5 et 10 %), un développement et une conclusion.
56
 L’introduction
Orientée vers l’efficacité, conçue comme une réponse aux besoins du destinataire,
elle est chargée de présenter clairement et brièvement les données du problème
et son contexte, qu’il soit historique, géographique, économique ou technique. Il
est crucial que le lecteur intègre vite l’ensemble des informations dont il aura
besoin pour mesurer l’ampleur des difficultés ; courte, précise et complète, elle
doit exclure tout délayage.
 Le développement
Soulignons trois caractéristiques formelles, dont la première est obligatoire et les

deux autres, optionnelles.
- Le problème (où chaque sous- problème en cas de situation complexe) sera

traité en distinguant soigneusement trois étapes (la situation, son analyse,
les solutions), chacune étant étudiée dans des paragraphes ou des chapitres
différents, dont nous résumons les principaux rôles et critères d’efficacité
dans le tableau ci-dessous :
La situation (Faits) L’analyse (Conséquences) Les solutions

Les faits observés, donc : Les commentaires, donc : La finalité du rapport, donc :
-souci d’objectivité et de -partie plus subjective, -variété des solutions, dont
précision ; preuve de la finesse d’esprit l’ordre et l’organisation de
du rédacteur, dont elle présentation demandent
-pertinence dans le choix des engage la responsabilité ; attention ;
faits, seuls étant retenus -nécessité de toujours -élimination motivée des
ceux qui sont indispensables justifier toute affirmation. solutions insatisfaisantes,
à la démonstration valorisation de la solution
ultérieure. proposée.
- Si la situation est complexe, cette répartition en trois moments se fera non

sur la totalité des événements, mais sur chaque thème abordé : les causes
directes, les destructions matérielles, le problème de la fumée, la qualité de
l’intervention des secours…). Dans un souci de cohérence et de clarté, le
rapport sera donc divisé en sous-parties, elles-mêmes étudiées en trois
étapes successives.
- Dans ce cas notamment, le rapport comportera des titres et,

éventuellement, des sous-titres, qui permettront de rendre la lecture plus
aérée et plus aisée. Ce mode de rédaction présentant de nombreux
avantages, il pourra être adopté même dans le cas de rapports relativement
simples et brefs.
57
 La conclusion
Tournée vers l’application pratique, la conclusion devra apporter le maximum

d’aide au lecteur qui, en effet, s’appuiera souvent sur elle pour faire des choix. Elle
devra donc être :
- mémorisable : elle résumera et valorisera la ou les solutions proposées, en

rappelant ses (leurs) justifications et points forts ;
- concrète : orientée vers la réalité, elle avancera des propositions précises,
soulignera les premières mesures éventuelles à prendre et les conditions de
réussite ;
- positive : elle facilitera la tâche du responsable en prenant en compte sa
situation et ses contraintes, et lui fournira la matière première de ses
décisions.
Toute la démonstration ayant été faite dans le développement, la conclusion doit

être la solution logique qui peut se dégager de ce raisonnement mené dans cette
partie du développement.
C’est au niveau de la conclusion qu’il faut donner la réponse au problème posé

dans l’exposé.
Une formule finale peut être utilisée : « Si ces propositions recueillent votre
agrément, je vous serais reconnaissant de bien vouloir me renvoyer le
présent rapport revêtu de votre approbation ».
En outre en fonction du type de rapport, et si le rédacteur veut insister sur

l’urgence d’une décision à prendre, il pourrait par exemple conclure comme suit :
« La situation qui vous est posée ne saurait se prolonger sans constituer

un grave danger pour… , sans être source de difficultés pour… »
« Nous appelons votre attention sur l’urgence qu’il y aurait à… »
« Dès à présent, dès maintenant, sans délai…, il faudrait… »
V.5. LES VARIANTES DE RAPPORTS

Il existe des variantes entre les rapports en fonction de leur objet, ce qui
nous conduit à les classer en différents types : le rapport d'étude, le rapport
disciplinaire, le rapport de mission, le rapport d’activités (périodique), le rapport
simple, etc.
Le rapport simple :
Il peut se faire lorsque le subordonné a représenté son service à une
réunion, à un séminaire, à une activité quelconque.
58
Le rapport est aussi établi à la suite d’un événement particulier (catastrophe,

accident ou tout autre incident) ou à chaque fois qu’un problème important se
présente à un État ou à un service.
Le rapport d’étude
C’est un rapport qui présente les résultats d’un travail de recherche ou de réflexion
sur les questions plus diverses : démographie, opération de lutte contre la
sécheresse, campagne de reboisement, stage, etc.
Le rapport d’activités
Il s’agit dans ce type de rapport, de rendre compte de l’exécution ou du

déroulement d’une activité avec toutes les appréciations et propositions possibles
à celui qui a confié l’activité. Il doit être bref, précis et complet. On veillera à
décrire le déroulement de l’activité, les éléments qui peuvent aider ou empêcher
la réalisation de l’activité. Les propositions sont importantes dans ce rapport.
Pour ce qui concerne sa présentation, outre le timbre, le lieu, la date, le pays et

la devise, il faut y intégrer :
- le titre : il doit mentionner le mot « Rapport »

- l’objet : préciser l’objet de l’activité
- le destinataire : mentionner la qualité de celui à qui on adresse le rapport.
Exemples : À l’attention de Monsieur le … OU
À Monsieur le Secrétaire général de…
- l’introduction : introduire le rapport par les formules suivantes :
J’ai l’honneur de soumettre à votre attention le rapport relatif à …
Comme suite à votre recommandation du… je soumets à votre
appréciation le rapport sur….
J’ai l’honneur de vous présenter le rapport relatif à…
- le développement : il faut y préciser le type d’activité accompli, l’objectif

de cette activité, les éléments négatifs et les éléments positifs dans la
réalisation de l’activité
- la conclusion : y mentionner les différentes propositions de solutions

- la signature : en bas et à droite de la feuille - nom, prénom (s) et paraphe
précédée ou suivie de la qualité du rapporteur.
59
Le rapport de mission
Une mission peut être sanctionnée aussi bien par un compte rendu que par un
rapport selon les cas. Le rapport est rédigé à la demande d'un supérieur qui attend
des propositions, un avis ou des conclusions justifiées, sur un problème, un
dysfonctionnement. Le rapport de mission est celui que l’on fait après une mission
effectuée à la demande d’un supérieur. Dans ce rapport les faits doivent être
clairement décrits et signaler :
- les avantages de la mission ;

- les difficultés ou les facilités rencontrées au cours de la mission.
Le rapport de mission est un document complet. Les faits, les conséquences et
les propositions de solutions y sont relatés. Il comporte plusieurs parties. En plus
du timbre, le lieu et la date, le pays et la devise, il faudra ajouter :
- le titre : il doit mentionner le mot Rapport, le lieu et la date. Exemple :

Rapport de mission effectuée le 11 novembre 2017 à Dédougou ;
- l’introduction : elle reprend la date, le lieu, l’’heure, la nature de la
mission. Exemple : Sur ordre de Monsieur le ministre, j’ai effectué le 11
novembre 2017 une mission à Dédougou ;
- l’objet de la mission : dire pour quel but la mission a été effectuée.
- le corps du rapport : parler du déroulement de la mission de façon brève,
précise, complète. Décrire ce que l’on a découvert, observé. Tirer les
conséquences possibles.
- conclusion : résumer les propositions présentées. Si nécessaire, demander
ce qu’il y a lieu de faire. La conclusion exposera éventuellement des
propositions de décision. Elle ne doit pas apporter d’informations nouvelles.
- la signature : le rapport est daté et signé par son rédacteur. La signature
doit être présentée en bas et à droite de la feuille : - nom, prénom(s) et
paraphe -, précédée ou suivie de la qualité du rapporteur.
N.B. Les présentations des rapports varient d’un pays à l’autre. Dans les
exemples ci-dessous le pays et la devise sont placés en haut et à gauche pour
certains pays alors qu’au Burkina Faso ces mentions figurent en haut et à
droite.
60
RÉPUBLIQUE DE GUINÉE
Travail – Justice – Solidarité Conakry, le 10 juin 1995
MINISTERE DES P. &. T.
Direction Générale des Télécommunications A l’attention de Monsieur

S/Direction du Réseau urbain le Directeur Général des
N°436/MPT/DGT/SDRU Télécommunications
RAPPORT D’INSPECTION du central téléphonique de Labé
Comme suite à votre demande en date du … j’ai procédé le 7 juin 1995 à l’inspection du
central téléphonique de Labé.
Ayant constaté des traces d’humidité sur l’enregistreur, j’ai d’abord procédé à la vérification
de la toiture du bâtiment qui m’a permis de déceler une gouttière, première cause possible
de mauvais fonctionnement du matériel.
Compte tenu des réclamations d’abonnés dont vous m’aviez fait part, j’ai ensuite procédé
à des essais de tonalité : les délais d’attente variaient entre 30 secondes et une (01)
minute, montrant ainsi une saturation du central.
J’ai ensuite procédé à des essais d’appel, qui m’ont amené à constater, d’une part que les
appels n’aboutissaient pas 4 fois sur 10, et d’autre part que la plupart des communications
obtenues sont marquées par des effets de diaphonie les rendant parfois totalement
incompréhensibles.
J’ai par ailleurs constaté que certains bobinages étaient oxydés par la pluie s’infiltrant par
la gouttière située juste au-dessus de l’enregistreur.
Il conviendrait dans un premier temps de réparer cette gouttière, ce qui ne présente

aucune difficulté technique et peut être fait rapidement.
Quant aux délais d’attente de tonalité, il n’y a pas d’autre solution que d’envisager
l’extension du central, à moins de refuser tout nouveau branchement.
En tout état de cause, lorsqu’il sera procédé à l’extension du central, il conviendrait à mon
avis de procéder au remplacement de ….. par…. qui correspondrait beaucoup mieux que
ce matériel ancien à l’évolution prévisible du trafic et assurerait une fiabilité à plus long
terme de l’ensemble de l’installation.
Bakary KONATE
Inspecteur des Télécommunications
61
Le rapport disciplinaire
C’est le rapport que le supérieur adresse à une autorité hiérarchique plus élevée
pour signaler le mauvais comportement d’un de ses agents et demander une
sanction. Il exposera clairement et chronologiquement les faits reprochés et
suggérera la sanction. Il sera rédigé sobrement et sans excès dans l’expression.
Les faits qui justifient la demande de sanction doivent être présentés
objectivement.
N.B. : Ce rapport possède son contraire ; il est en effet également possible

d’envoyer à l’autorité supérieure un rapport pour signaler le caractère exemplaire
de l’activité de l’un de ses subordonnés et le proposer pour une promotion ou une
distinction.
REPUBLIQUE DU ZAÏRE
REGION DU KASAÏ OCCIDENTAL
Service des Affaires
Administratives Générales Kananga, le 15 novembre 1995
N°00659/KO/SAAG RAPPORT
à Monsieur le Gouverneur
Objet : Demande de sanction à l’encontre de M. Tinda Pemako,
Agent de bureau Matricule 096603 S
J’ai l’honneur de porter à votre connaissance que M. Tinda Pemako, agent de bureau en
fonction dans mon service depuis le 1 er octobre 1990, s’est rendu récemment coupable de
plusieurs fautes graves et manifeste un comportement général incompatible avec celui que
doit avoir un agent de l’Etat.
Pour ne relater que ses derniers manquements, je relèverai notamment l’incident qu’il a
provoqué le 11 novembre dernier : ce jour-là, il est arrivé au bureau avec plus d’une heure
de retard et, surtout, en état de complète ébriété. Comme son chef de bureau lui en faisait
la remarque, il a levé la main sur lui et l’a grossièrement injurié ; d’autres agents étaient
présents. Il s’est ensuite endormi sur sa table de travail et n’a pu accomplir aucune tâche
pendant la matinée entière.
Ce dernier esclandre fait suite à d’autres incidents que ne m’avait pas encore signalés son
chef direct : les 17, 20 et 28 octobre, les 7 et 8 novembre, l’intéressé s’est querellé
violemment avec ses collègues qu’il avait à chaque fois provoqués et empêchait de
62
travailler. Le 8 novembre il a même été jusqu’à prendre à partie un visiteur qui lui
demandait un renseignement.
De façon générale, M. Tinda Pemako se montre paresseux et incapable, mais son

comportement agressif semble avoir pris naissance après le rejet de la mutation qu’il avait
sollicitée.
Quelle qu’en soit la cause, ce comportement est inadmissible et me paraît mériter une
sanction sévère. Je me permets de vous proposer de prendre à son encontre une décision
de mise à pied temporaire, avec réduction de traitement dans les conditions fixées à
l’article 25 A du statut général de la Fonction Publique.
Au cas où vous estimeriez que cet agent mérite une sanction plus grave nécessitant
l’intervention du conseil de discipline, je me tiens à votre disposition pour compléter, le
cas échéant, le présent rapport.
Le Directeur des Affaires Administratives générales
Signature
Mandele MWANGE
UNIVERSITÉ DU SACRÉ- CŒUR (USC) BURKINA FASO
BOBO-DIOULASSO Unité-Progrès-Justice
Bobo-Dioulasso, le 22 mars 2019
Le Secrétaire Général
Monsieur le Président de l’Université
du Sacré-Cœur
RAPPORT DISCIPLINAIRE
OBJET : Demande de sanction positive en faveur de Monsieur Wendkuni YDBAOBO

enseignant de Communication, matricule 08 55 02 S.
J’ai l’honneur de porter à votre connaissance que Monsieur Wendkuni YDBAOBO,

enseignant de Communication dans mon établissement depuis le 1 er octobre 2002 s’est
63
montré disponible à suivre les étudiants jusqu’au terme de leurs études. Ainsi, il manifeste
une diligence incommensurable dans le domaine du suivi des étudiants dont il a la charge.
Pour ne relater que ses derniers dévouements, je relèverai notamment sa

ponctualité, son assiduité dans l’établissement, son sérieux et sa rigueur dans la
préparation et la présentation des cours. Les brillantes prestations sont son quotidien. Et
je ne taris d’appréciations positives voire de propos élogieux à son égard.
En outre ce personnage de tempérament calme et pondéré ne se prive pas

d’organiser des séances supplémentaires de cours et sans désintéressement au profit des
étudiants dont le niveau mérite un réajustement.
Cette dernière volonté fait suite à d’autres bonnes actions qu’il pose habituellement.
De façon générale, il se montre compréhensif et bien attentif aux sollicitations des
étudiants.
Quelle qu’en soit la situation, son comportement est fort honorable et me paraît
mériter une reconnaissance sans faille. A toute fin utile, je me permets de vous proposer
de prendre à son endroit une décision de distinction.
Je me tiens à votre disposition pour compléter, le cas échéant, le présent rapport,

au cas où vous estimeriez que cet enseignant mérite une meilleure distinction.
Sidnoma ZOA
Signature
EXERCICE : Le rapport disciplinaire

Il est le rapport que le supérieur adresse à une autorité hiérarchique plus élevée
pour signaler le mauvais comportement d’un de ses agents et demander une
sanction. Mais ce rapport possède son contraire. En tant que chef de service,
rédigez à l’attention de l’autorité supérieure un rapport pour signaler le caractère
exemplaire de l’activité de l’un de vos subordonnés en vue de le proposer pour une
promotion ou une distinction.
64
Le rapport périodique
Il est mensuel, semestriel ou annuel. Ce genre de rapport est généralement
prévu par une disposition réglementaire. Il sert à faire périodiquement le bilan de
l’activité du service. Mais à la différence d’un simple compte rendu, les faits
seront commentés et interprétés pour en tirer des conclusions. Ce type de
rapport est souvent assujetti à un schéma imposé qui fixe les points qui doivent
être obligatoirement abordés. Cela facilite les comparaisons entre services ou d’un
exercice à l’autre et permet une meilleure exploitation des renseignements. C’est
notamment le cas des rapports annuels qui peuvent se présenter sous la forme de
documents volumineux (encore qu’il faille, là aussi, éviter l’excès pour rester
efficace et ne pas faire du volume sans nécessité).
Le rapport technique
Les rapports techniques sont consécutifs à une mission ou à une inspection

effectuée sur l’ordre de l’autorité supérieure ou dans le cadre normal des activités
d’un fonctionnaire. Ils comportent deux parties principales :
- un exposé des faits constatés ;

- une proposition de mesures à prendre (ou le compte rendu des mesures
prises), pour remédier à une situation donnée.
Le rapport de gestion
Parmi tous les documents administratifs, le rapport de gestion occupe une place
privilégiée. En effet, il intervient très souvent dans le processus de prise de
décision à l’intérieur des entreprises ou d’autres types d’organisation. Il
suffit de penser à toutes les études de rentabilité, de faisabilité, d’impact
environnemental, etc. qui guident les dirigeants. De dimensions variées, le rapport
de gestion constitue un outil essentiel que doit maîtriser tout bon gestionnaire.
65
EXEMPLE de situation : L’irrégularité des paiements et l’augmentation des incidents avec

les clients posent de réels problèmes à l’entreprise. Votre directeur vous demande de faire
le point sur ces dysfonctionnements et lui proposer des solutions.
RAPPORT SUR LES RELATIONS COMMERCIALES
De OUEDRAOGO Moussa à Monsieur Alidou SANOU, Directeur Lieu et date
Introduction
En raison de l’irrégularité des paiements des clients, de l’accroissement du nombre des

impayés et de l’augmentation des incidents avec les clients et les commerciaux, il devient
urgent de prendre des mesures pour pallier les inconvénients résultant de la situation
actuelle. L’analyse de la situation et les propositions de solutions formeront donc les deux
parties de ce rapport.
Développement
A. Analyse de la situation
1. Relations avec les clients
 Non-respect des conditions générales de paiement
Les conditions de règlement sont les suivantes [texte ou graphiques : 30 % à 30 j., 15 %

comptant sous escompte de 2 %... calculés sur les 3 ou 6 derniers mois]. Il s’avère que
les clients obtiennent trop facilement des conditions qui devraient rester exceptionnelles
ce qui entraîne des prévisions de trésorerie difficiles…[ liste des inconvénients].
 Augmentation du nombre d’impayés
Les impayés sont d’origines diverses [texte ou graphiques : retards, traites impayées] ce
qui a pour conséquences [lister les conséquences] une augmentation des charges due à la
transmission systématique des dossiers à un service de recouvrement, et crée un contexte
relationnel difficile avec certains clients…
 Les retours de marchandises commandées [indiquer les pourcentages]

Ils occasionnent la création d’une nouvelle facture ou d’une facture d’avoir et
engendrent une perte de temps, une augmentation des charges administratives…
[Citer les conséquences].
2 .Relations avec les commerciaux
De nombreux incidents montrent l’insuffisance d’information des commerciaux sur la

solvabilité de leurs clients, les retards de paiement, les opérations de recouvrement et
également l’absence de liaison entre les différents services [donner des exemples]. Ce
manque d’information génère des malentendus et diminue l’efficacité de leur action…
66
B. Solutions proposées [énumération des solutions en répondant aux questions

Quoi ?, Comment ?]
1. Auprès des clients
Informer des avantages du paiement comptant, prévoir une ristourne sur les ventes
conclues conformément aux conditions générales de vente, prendre des précautions avec
les nouveaux clients demandant un paiement à 30 ou 60 jours…
2. Auprès des commerciaux
Envoi d’une copie des renseignements obtenus sur le client, les informer par note,
messagerie, de toute difficulté…
3. Auprès du service comptable
Surveillance des règlements. Eviter le recours à un service de recouvrement…
Conclusion
Pour mettre en œuvre les mesures proposées, il conviendrait d’entreprendre une action de
sensibilisation et d’information lors des réunions hebdomadaires, de créer une messagerie,
etc.
Signature
DIFFÉRENCE ENTRE COMPTE RENDU, PROCÈS-VERBAL ET RAPPORT

D’une manière générale, le compte rendu est un document qui relate (c’est-à-dire
raconte, narre) les faits sans les interpréter, un document qui ne fait que décrire
tout simplement l’événement ou une situation donnée.
Le procès-verbal est aussi un compte rendu en ce sens qu’il relate les faits sans
les interpréter (sans expliquer ce qu’il y a d’obscur ou d’ambigu, sans trouver un
sens à ce qui est dit, sans tirer une signification de ce qui est raconté…).
La différence fondamentale entre ces deux documents réside dans le fait que le
procès-verbal a une valeur juridique que le compte rendu n’a pas.
A la différence du compte rendu, le procès-verbal comporte une partie qui

fait ressortir les décisions et résolutions prises.
Par ailleurs, le compte rendu n’est signé que par le secrétaire de séance ou de son
seul rédacteur alors que le procès-verbal doit recueillir non seulement la signature
du secrétaire de séance, mais aussi, celle du président de séance et des autres
participants.
Il faut aussi souligner que le prologue (le début, les premiers mots, l’introduction)
du procès –verbal comporte la date en toutes lettres, ce qui n’est pas le cas au
niveau du compte rendu dont la date n’est pas en toutes lettres.
67
Il est important de préciser qu’on ne choisit pas au hasard de rédiger l’un ou

l’autre. C’est l’importance de la séance, de la situation ou du contexte qui
impose de rédiger soit un compte rendu, soit un procès-verbal.
En effet, lorsqu’au cours d’une séance de travail, on veut discuter de sujets qui ne
sont pas très sensibles (c’est-à-dire que l’on ne doit pas traiter avec des
précautions particulières ou qui ne sont pas d’une importance capitale) et pour
lesquels il n’est pas nécessaire de mettre les débats à l’abri des contestations
ultérieures des parties concernées, on va rédiger un compte rendu.
Le procès-verbal va donc être rédigé concernant les sujets sensibles pour

lesquels il est nécessaire de mettre les débats et les décisions ou conclusions à
l’abri des contestations ultérieures. Il est le fruit d’un consensus, un document
approuvé de toutes les parties prenantes.
Nous pouvons donc dire que le compte rendu et le procès-verbal sont deux
documents similaires qui ne font que relater les faits sans les interpréter.
Par contre, le rapport n’est pas une simple relation (c’est-à-dire le fait de relater,
un récit), mais un exposé détaillé comportant une prise de position, des
jugements de valeur et des propositions.
Le rapport est donc une étude comportant une présentation des faits, une
démonstration et une conclusion qui doit être la réponse à une préoccupation
mentionnée dans l’exposé.
Il apparaît donc clairement que le rapport est totalement différent du compte

rendu et du procès-verbal.
Soulignons cependant que le compte rendu hiérarchique (demandé par le

supérieur hiérarchique et à qui il est destiné) est aussi une analyse comportant
une introduction, un développement et une conclusion. En cela, il se rapproche
plus d’un rapport que d’un compte rendu.
EXERCICE 1 : A la demande de votre employeur, vous avez assisté à un salon ou à une

foire commerciale (Salon du Livre de Montréal, Salon de la gastronomie, Salon industriel du
Burkina, salon international du monde des affaires, Semaine nationale de la culture, etc.).
Faites-en un compte rendu.
EXERCICE 2 : Quel type d’écrit chacun des indices ci-après évoque-t-il pour vous ?
a) Document particulièrement destiné à faire foi.
b) Document servant à fixer les règles de fonctionnement interne d’une structure
professionnelle.
c) Document qui intervient à la fin d’une action et qui en même temps peut en susciter.
d) Document relatant le déroulement d’une activité sans commentaire aucun.
68
EXERCICE 3: Répondez aux questions suivantes en cochant une ou plusieurs propositions
1. - Une note d’information a pour objectif de :
a) transmettre un ordre ;
b) rappeler des faits ;
c) préciser des faits ;
d) répertorier des opérations à effectuer.
2. - Le style d’une note de service doit être :

a) clair ;
b) courtois ;
c) précis et concis.
3 – Une note comporte toujours :

a) une formule de politesse ;
b) un titre de civilité
c) le mode de transmission ;
d) une signature.
4 – Un compte rendu :
a) est toujours un document d’éléments chiffrés ;
b) peut être un document d’éléments chiffrés ;
c) est l’exposé des faits, de leur analyse, de leurs répercussions ;
d) ne propose jamais de solutions.
5 – Un compte rendu est rédigé :
a) à l’intention d’un supérieur ;

b) à l’attention d’un supérieur ;
c) à l’intention d’un collaborateur ;
d) toutes les propositions sont vraies ;
e) toutes les propositions sont fausses.
6 – Un procès-verbal est :
a) un constat précis des faits ou du contenu des débats ;

b) une interprétation personnelle du rédacteur des faits ou contenu des débats ;
c) un compte rendu authentifié par les participants.
7 – La note de service
a) comporte un numéro ;
69
b) obéit à une présentation normalisée ;

c) est toujours classée.
8 – Pour les documents internes
a) il est absolument nécessaire de respecter la syntaxe ;

b) il est absolument nécessaire de vérifier l’orthographe ;
c) il est absolument nécessaire de soigner la présentation ;
d) cela n’a aucune importance, les documents restant dans l’entreprise.
9– Dans un rapport, le rédacteur :

a) donne un avis personnel ;
b) utilise un style neutre et objectif ;
c) impose des solutions :
d) propose des solutions.
EXERCICE 4:
Vous êtes délégué(e) par le chef de service financier dont vous relevez pour la réception du
matériel commandé par l’entreprise qui vous emploie. Afin que l’entreprise en garde la trace,
allez-vous produire un compte rendu, un rapport ou un procès-verbal ? Citez deux
caractéristiques de cet écrit qui justifient votre choix.
EXERCICE 5: Rédigez un rapport sur une mission ou une activité que vous avez
effectuée.
EXERCICE 6: Remplissez le tableau suivant en répondant par oui ou non.
Nature des opérations nécessaires Compte rendu Rapport Procès-verbal

et caractéristiques du texte à
produire
Oui Non Oui Non Oui Non
1. Rapporter objectivement ce que

l’on a vu, entendu, lu, étudié, fait…
2. Prendre parti en donnant son

point de vue sur ce que l’on relate.
70
3. Proposer une ou plusieurs

solutions pour pallier les
inconvénients, les insuffisances
signalés.
4. Document officiel à valeur

juridique.
5. Document destiné à autrui.
6. Est cosigné par deux signataires

au moins.
VI.LE RAPPORT DE STAGE

Dans les Instituts Universitaires de Technologie et dans d’autres Ecoles ou
organismes de formation, il est souvent demandé la rédaction d’un rapport ou d’un
mémoire. Le sujet choisi est habituellement en liaison avec le stage professionnel
effectué dans une entreprise. Dans ce document, le stagiaire ne se contente pas
de décrire le fonctionnement du service où il a passé plusieurs semaines et
l’activité qu’il a pu exercer ; le stage lui a fourni l’occasion de confronter ses
connaissances théoriques avec des réalisations concrètes et de faire preuve
d’esprit critique.
Les exigences des jurys sont variables. Il convient donc de s’en informer et surtout
de travailler en liaison étroite avec le professeur (directeur de stage) ou le
responsable qui dirige le rapport. C’est à lui qu’on s’adressera pour délimiter le
sujet, le plan, etc. Le maître de stage est le responsable chargé d’encadrer le
rapport au niveau du service d’accueil.
A. LES OBJECTIFS DU RAPPORT

Il est difficile, sinon impossible, de s’atteler à une tâche sans en saisir le ou les
buts, que nous réduirons ici au nombre de trois afin d’aller à l’essentiel.
1. Un rapport pour soi-même

Le rédacteur est bien le premier destinataire de son travail ; grâce à lui, en
effet, il ne se contentera pas d’avoir vécu une expérience professionnelle mais
pourra, par le truchement de l’écrit, l’analyser. Ce premier objectif le convie
donc à une réflexion personnelle et ne réduit pas le texte à une simple
description.
71
2. Un rapport pour la structure universitaire

Le deuxième objectif revient à rendre compte aux enseignants du déroulement
et de l’intérêt d’une activité qui leur apparaît comme parfaitement
complémentaire de leur propre tâche, plus théorique et généraliste. Il s’agit
d’apporter la preuve que l’on a su utiliser l’ensemble de son savoir et de son
savoir- faire avec profit, ce qui supposera un va- et- vient constant entre les
activités réalisées et les connaissances sur lesquelles elles s’appuient, même si
leur rapprochement révèle parfois des incohérences.
3. Un rapport pour l’entreprise

Le stagiaire n’a pas toujours conscience de ce dernier objectif : le rapport
rassemble une somme de savoirs nouveaux, puisque issus de la recherche, qui
seront utiles à l’entreprise, soit dans l’immédiat, pour application, soit dans le
futur, pour approfondissement. Le rédacteur ne doit donc jamais perdre de vue
qu’il écrit pour être lu un jour, pour voir son travail d’analyse exploité par
quelqu’un d’autre, ce qui nécessitera un effort de clarté et de précision.
B. LA PRÉSENTATION MATÉRIELLE : UNE EXIGENCE DE

PROFESSIONNALISME
Communiqué au responsable du stage et à des enseignants, le rapport pourra
également être lu par des techniciens, des ingénieurs, des cadres ou des
responsables de l’entreprise et contient des données souvent nouvelles pour
eux. Cet impératif enlève toute valeur à un texte au plan peu logique, au style
obscur ou incorrect, au titrage absent ou complexe, aux documents confus ou
mal légendés.
La qualité de présentation se rapproche donc de celle d’une publication en

satisfaisant à un certain nombre d’exigences.
 Le nombre d’exemplaires à prévoir

Trois exemplaires semblent un strict minimum, l’un revenant au maître de stage,
l’autre à l’enseignant responsable, le dernier à l’étudiant lui-même. Il peut être
nécessaire d’en prévoir d’autres, par exemple à destination de l’entreprise ou de
la structure universitaire.
 La page de couverture
Bien qu’une norme officielle existe dans le domaine des publications éditées, une
certaine liberté est laissée au rédacteur d’un rapport de stage, sous réserve que
les renseignements suivants figurent expressément :
- la dénomination de l’établissement universitaire et de l’entreprise concernés ;

- les dates de début et de fin de stage ;
- le nom et le prénom de l’étudiant ainsi que le niveau d’étude auquel il se
situe ;
- le thème de la tâche ou le sujet exact de la recherche qui lui est assigné.
72
- le(s) prénom (s) et nom du directeur de stage ou professeur de suivi en bas

à droite ;
- le(s) prénom (s) et nom du maître (ou de la maîtresse) de stage en bas à
gauche.
Si l’étudiant le souhaite, cette première page pourra être agrémentée d’une
illustration ou d’un graphisme en rapport direct avec l’entreprise ou le sujet du
stage.
 La page de titre intérieure

Normalement précédée d’une page de garde vierge, elle reprend le thème de la
mission.
 La page de remerciements
Reflet des liens étroits qui se sont créés entre le stagiaire et l’entreprise pendant
quelques semaines, voire quelques mois, elle peut s’avérer de rédaction délicate
si d’éventuelles frictions se sont manifestées au sein de l’équipe. Les
remerciements doivent concerner à la fois l’entreprise en tant que telle et les
personnes avec qui le rédacteur a été en contact et qui l’ont aidé. Sobre et
pondérée, car correspondant à une habitude sociale, cette partie n’en doit pas
moins être personnelle et sincère, ce qui peut provoquer une certaine ambiguïté
du ton. Au stagiaire de savoir raisonnablement sortir de formules toutes faites pour
transmettre un message marqué par une spontanéité maîtrisée.
 Le sommaire
Le sommaire, quant à lui, répond à deux autres objectifs.
Le premier, suite logique du précédent, est de faciliter une lecture séquentielle qui
permet au destinataire de ne se reporter qu’au seul chapitre qui l’intéresse. Ce
besoin, fréquent en situation professionnelle, impose à cet endroit une référence
au numéro des pages concernées.
Le second est d’ordre intellectuel : la lecture de l’ensemble des thèmes abordés

reflète la cohérence et la rigueur du raisonnement. En quelques secondes, le
lecteur peut ainsi se faire une idée du contenu, de sa pertinence et de sa logique
globale.
 Le corps du travail
Comparé à l’ensemble du texte, le cœur du développement doit constituer entre
les 2/3 et les 3/4 de la rédaction personnelle. Indépendamment du contenu, le
texte présentera des qualités stylistiques et comprendra des titres, des sous-titres,
des chapeaux, des transitions et des renvois vers le bas de page, la bibliographie,
le glossaire ou les annexes.
 La bibliographie
Le stagiaire qui aura traqué l’information dans les manuels prévoira une
bibliographie, située après la conclusion. Présenter un ouvrage dans cette partie
se fait en respectant l’ordre normé suivant : nom de l’auteur (en lettres capitales),
73
prénom(s) de l’auteur, titre de l’ouvrage (en italiques ou souligné), lieu de

parution, éditeur, date d’édition.
 Le lexique
Encore appelée glossaire, cette partie présente de façon alphabétique un certain
nombre de notions qu’elle définit. Il s’agit donc d’une sorte de mini-dictionnaire
qui s’impose lorsque les mots techniques utilisés dans le rapport n’appartiennent
pas au vocabulaire spécialisé courant parce qu’ils sont propres à l’entreprise ou à
un certain type de produits.
 Le répertoire des tableaux et illustrations

Il peut être utile de prévoir une table des matières spécifique aux schémas,
tableaux et illustrations, qui aideront le lecteur à retrouver une donnée technique
précise, telle qu’une mesure ou l’évolution chiffrée d’un phénomène.
 Les annexes
Figure sous cette appellation, à la fin du rapport, un ensemble de documents
techniques précis et utiles, mais non indispensables à la compréhension de la
démarche globale de l’ouvrage. Il peut s’agir, par exemple, de schémas
d’appareils, de diagrammes, de photographies, de notices, de listings
particulièrement répétitifs, de plaquettes commerciales présentant l’entreprise, de
règlements, de tableaux chiffrés auxquels le texte fait allusion.
C. LE CONTENU
C.1 L’introduction : à rédiger en dernier, pour une approche
synthétique
Passage d deux pages maximum, l’introduction ne doit faire double emploi ni avec
le résumé, ni avec la présentation de l’entreprise (première partie, en général).
Son utilité, loin d’être négligeable, consiste à donner au lecteur envie de
s’intéresser au rapport (rôle de stimulation psychologique) tout en lui indiquant la
démarche adoptée par le rédacteur (fonction de clarification intellectuelle).
Concrètement, elle comportera plusieurs étapes successives :
- présentation très rapide de l’entreprise (dénomination et fonction principale) ;

- indication du problème rencontré, qui explique le thème de recherche proposé
(justification des objectifs du stage) ;
- présentation rapide de la démarche d’ensemble et des différentes parties
constituant le rapport (plan).
Il est en général conseillé de rédiger l’introduction en dernier, une fois la totalité
du rapport écrite. Ce n’est en effet qu’à ce moment que le rédacteur peut en avoir
une vue totale, et donc présenter son écrit intelligemment dans sa globalité, en
valorisant sa cohérence.
74
C.2 La présentation de l’entreprise et du thème de recherche : du général

au particulier
Il serait illogique de décrire une tâche, quelle qu’elle soit, sans évoquer son
contexte ; il est donc impensable de se pencher sur sa propre activité sans avoir
indiqué les principales caractéristiques d’une part de l’entreprise d’accueil, d’autre
part du service d’affectation, et enfin du sujet de recherche lui-même.
 Faire connaître l’entreprise (5 pages maximum)

L’entreprise d’accueil met généralement à la disposition du stagiaire des
documents commerciaux, destinés à ses clients ou fournisseurs, lui permettant de
nourrir cette partie. Deux pièges le guettent cependant : ces documents sont-ils
réellement à jour, notamment en ce qui concerne les données économiques, le
développement des produits ou l’implantation des locaux ? La quantité des
informations n’est-elle pas trop importante, au point de noyer le rédacteur
négligent, et par conséquent le lecteur, sous une avalanche de détails ?
Il est donc convié à une analyse critique, afin qu’en une ou deux pages il dresse
un tableau clair et utile de l’entreprise, en faisant figurer prioritairement les
renseignements suivants :
- sa raison sociale, sa nationalité, son adresse et son implantation

géographique, à justifier ;
- un historique rapide assorti d’une énumération des dates, fera ressortir ses
évolutions essentielles ;
- son positionnement aux niveaux local, national et international, ainsi que par
rapport à ses concurrents, ce qui passe fréquemment par une définition de
stratégie ;
- son chiffre d’affaire accompagné de son évolution récente ;
- l’objet de l’entreprise, c’est-à-dire les services qu’elle propose ou les produits
qu’elle conçoit, fabrique ou distribue, le plus simple étant de partir des
matières premières livrées par les fournisseurs ou des besoins exprimés par
les clients pour arriver aux produits finis proposés ;
- ses relations extérieures : rapports avec les clients et fournisseurs, ainsi que
les débouchés de ses produits ou services ;
- son organisation interne : organigramme, structure des différents services et
conditions de leur collaboration ;
- son investissement dans certains domaines clés : recherche, formation,
qualité, sécurité, protection de l’environnement ;
- la présentation du service où sera effectué le stage, dont le rôle dans
l’ensemble aura été particulièrement précisé.
Ce tour d’horizon rapide est conçu comme un entonnoir destiné à situer le
contexte technique et économique avant de détailler le fonctionnement général
pour terminer de façon cohérente et logique sur le service directement concerné
par le rapport, ce qui conduit le stagiaire à évoquer son propre travail.
75
 Présenter ses activités et/ ou son thème de recherche

Selon les types de stages et les conditions matérielles du service, l’étudiant aura
accompli une ou plusieurs tâches régulières et aura souvent mené à bien un travail
de recherche qu’il présentera en soulignant les points suivants :
- la description de l’ensemble des tâches accomplies, le travail de

recherche n’ayant peut-être pas occupé la totalité du temps ;
- l’énoncé exact du sujet imposé par l’entreprise, proposé par le stagiaire
ou, ce qui est préférable, négocié avec le stagiaire ;
- les raisons qui ont conduit le stagiaire ou l’entreprise à le proposer ; il s’agit
là d’un point clé destiné à faire comprendre les enjeux techniques ou
commerciaux de la recherche, de préciser clairement l’objet attendu par les
responsables, donc de justifier même l’objet du stage ;
- le cahier des charges représentant les contraintes qui lui sont imposées,
dans les domaines technique, temporel, financier, matériel ou humain. Il
s’agit d’un point très important, d’une part parce que la notion de contrainte
n’est généralement pas familière à l’étudiant, qui se doit alors de démontrer
qu’il sait l’appréhender, d’autre part parce que le lecteur a ainsi accès au
contexte matériel du stage que, par définition, il n’a pas vécu ;
- les contacts humains, réguliers ou non, qui auront rythmé son travail
quotidien ;
- la documentation mise à disposition de l’étudiant, qui figurera dans sa
bibliographie, sa méthode de collecte de l’information reflétant les
connaissances sur le sujet concerné, qu’elles soient générales, ou
particulières à l’entreprise. En effet, l’étudiant devra souvent partir en quête
d’informations, ce qui est nouveau pour lui ;
- la présentation de la démarche envisagée afin de résoudre le problème
posé, ce qu’on nomme encore les hypothèses de travail ;
- la description du matériel utilisé, pour laquelle on doit prévoir photos et
schémas, éventuellement en annexe.
La structure classique revient à situer l’entreprise dans son cadre

économique, le service au sein de l’entreprise, le travail courant dans le
contexte du service et le thème de recherche par rapport aux activités
habituelles.
C.3 Le cœur du rapport : la description et l’analyse des activités
Le lecteur, ignorant tout du vécu du stagiaire et de ses activités, ne va pas aborder

le rapport de la même façon que celui-ci souhaiterait spontanément le rédiger. Il
ne doit pas, par exemple, être obnubilé par le déroulement chronologique des
événements qu’il a vécus ; au contraire, il s’attachera à indiquer clairement pour
chaque partie, et si possible dans cet ordre :
- le sujet exact abordé et sa justification ;

- les objectifs recherchés ;
76
- les grandes lignes du travail, de façon que le lecteur ait une vision globale,
donc plus compréhensible de la situation ;
- les conditions matérielles de déroulement de la tâche ;
- le détail des activités, qui seront bien entendu analysées.
La présentation même du contenu sera très variable, dans son organisation, selon
le type d’activités rencontrées. S’il est impossible de proposer un plan passe-
partout susceptible de convenir au cœur de tous les rapports, il n’est pas inutile
de rappeler l’existence d’un certain nombre de structures. Le rédacteur pourra s’en
inspirer pour réaliser certains passages présentant une unité. Ces quatre plans
sont connus par leurs initiales.
SPRI IMMRID OPERA SOSRA
Situation du service et Introduction=présentation Observation de la Situation du service

présentation des de la situation-problème, situation de départ, et présentation des
tâches habituelles justification de la tâche du contexte tâches habituelles
dans le contexte de dans le contexte de
l’entreprise l’entreprise
Problème= thème de Matériel=description des Problème surgissant Observation des

recherche exact conditions matérielles du au sein de la situation difficultés
déroulement (délai, rencontrées
machines…)
Résolution=méthode Méthodes envisagées Expérimentation= Sentiments

de résolution du destinées à résoudre le mise en œuvre de la éprouvés face au
problème envisagée, problème posé démarche destinée à problème
hypothèses de travail résoudre le problème
Informations= Interprétation des Résultats observés, Réflexion=

description et analyse résultats, validation (ou analyse de ceux-ci justification
des tâches accomplies non) des hypothèses, raisonnée d’une
(partie de loin la plus critique de la méthode méthode de
développée) employée résolution
Discussion=conclusion Actions à prévoir à la Actions à mener=

théorique, suite à donner suite de la réflexion description des
aux actions sur les résultats travaux, mesures,
analyses réalisés.
Une lecture exhaustive de ce tableau permet de remarquer que chaque plan attire
l’attention du rédacteur sur un point particulier :
- le premier est le seul à pouvoir éventuellement servir de fondement à la

totalité du rapport : les trois premières parties, qui insistent sur la
problématique, correspondent à la phase de présentation du stage ; la
77
dernière, de loin la plus longue, a pour rôle de décrire et d’analyser les tâches
accomplies ;
- la structure IMMRID a le mérite de mettre l’accent sur une double distinction
à ne pas oublier : d’une part le commentaire sur les conditions matérielles et
les méthodes employées, d’autre part la nécessaire séparation, au nom de la
clarté, entre les résultats et leur analyse ;
- le plan OPERA insiste sur les conclusions concrètes à tirer des résultats et leur
analyse en termes de mesures à prendre ; il est donc tourné vers l’action ;
- le dernier plan distingue des réactions personnelles affectives et spontanées
(sentiments) de l’analyse fondée sur la logique (réflexion).
Cette diversité n’empêche pas ces structures de présenter de fortes

convergences puisqu’il est possible d’y retrouver peu ou prou cinq étapes
classiques du raisonnement scientifique :
Observation Hypothèse Application Résultats Commentaires

Description de Indication de la Mise en Présentation Confrontation de
la situation démarche œuvre des résultats l’expérimentation
problématique destinée à pratique de la (tableaux aux données
Indication des résoudre le méthode chiffrés, théoriques
objectifs problème, présentée : réalisations connues, mise en
recherchés, fondée sur des actions, obtenues…) pratique ou
justification de considérations mesures, et analyse, exploitation
la tâche théoriques analyses… donc systématique
(hypothèses de validation ou éventuelle par
travail) non des l’entreprise des
hypothèses tâches accomplies.
Les besoins des destinataires étant différents de ceux du rédacteur, c’est bien
un effort de décentrement que ce dernier doit accomplir afin de présenter ses
informations sous la forme et dans l’ordre qui leur seront les plus adaptés.
Par ailleurs, le dernier tableau laisse clairement apparaître que le
développement ne se contentera pas de présenter un récit des événements
vécus, mais comportera une analyse.
C.4 La conclusion : le bilan d’un bilan

Longue d’une ou de deux pages (maximum), elle doit tout d’abord éviter la
présentation brutale de toute idée nouvelle, par exemple celle qui mettrait en
cause une bonne partie du travail accompli. Il est assez facile de lui assigner
quatre objectifs, susceptibles de se matérialiser par quatre étapes différentes.
 La conclusion-résumé : souligner l’essentiel

Il s’agit, en quelques phrases rapides, de se référer au point de départ, c’est-à-
dire les objectifs recherchés, et les résultats obtenus, ce qui permet de mesurer le
chemin parcouru. Une synthèse de chaque grande partie une fois rappelée, la
cohérence de l’ensemble sera valorisée.
78
 La conclusion-bilan : tirer des leçons

Les résultats obtenus feront l’objet d’une attention particulière, à la fois théorique
et pratique :
- Sont-ils totalement fiables, auquel cas les hypothèses de départ se

trouveraient validées ?
- Certains posent-ils problème et, si oui, pourquoi ? S’agit-il d’un défaut de
méthode, de manipulation, d’appareillage, de réflexion ?
- Les expériences ou les observations ont-elles été faussées ?
- Des phénomènes aléatoires ou non contrôlés sont-ils intervenus ?
Proposer un bilan, c’est aussi prendre par rapport au travail accompli un recul
qui pourra être :
- théorique : quel rapport puis-je établir entre mes connaissances

universitaires et les tâches qui m’ont été confiées ? Ai-je su adapter mes
connaissances théoriques et générales à un milieu professionnel qui a souvent
des comportements et des habitudes de réflexion et de fonctionnement qui
lui sont propres ?
- pratique : qu’est-ce que les tâches accomplies m’ont appris dans le domaine
technique ?
- humain : en quoi les relations vécues m’ont-elles enrichi ? Cette question
pourra être dirigée vers trois cibles : soi-même (qu’ai-je appris sur mon
comportement en société ?), les collègues (quelles qualités de communication
sont nécessaires au bon fonctionnement d’un groupe ?), la hiérarchie (quel
mode de management l’entreprise a-t-elle adopté ? Comment sont transmis
et ressentis les ordres ?)
- personnel : finalement, quels sentiments et quelles réflexions m’inspire ce
stage ? Dans ce domaine, l’étudiant délaissera les clichés vagues (J’ai
beaucoup appris sur le fonctionnement d’une entreprise) au profit d’une
analyse personnelle.
 La conclusion-ouverture : penser l’avenir

Si la recherche menée pendant le stage connaît dans ce passage son point final,
la conclusion doit savoir également se tourner vers l’avenir de l’entreprise et les
réalisations concrètes envisageables à partir du travail réalisé :
- les résultats obtenus seront-ils exploités ? Si oui, sous quelle forme ? Si non,
peut-on considérer qu’il s’agit d’un échec ? Pourquoi ?
- conduiront-ils l’entreprise à les approfondir, à changer de direction ou à
passer à une phase de production ou de mise en œuvre plus large ? En
d’autres termes, quelle extension au stage l’entreprise envisage-t-elle ?
- si le stagiaire a apporté une solution à un problème, quels en sont les
avantages, les limites, les conditions de généralisation à d’autres domaines
identiques ou voisins ?
- si l’entreprise décide d’exploiter les résultats, quelles premières mesures
concrètes prendra-t-elle ?
79
 La conclusion-expérience : analyser le vécu

Les dernières lignes sont traditionnellement consacrées à l’intérêt que le stagiaire
a éprouvé et à l’enrichissement personnel qu’il retire d’une expérience
professionnelle qui est peut-être la première. L’étudiant déçu par l’encadrement
ou le contenu de son stage ne considérera pas cette partie comme superflue, voire
hypocrite, mais démontrera qu’il y a toujours à apprendre d’une expérience, fût-
elle négative.
GRILLE D’ANALYSE D’UN RAPPORT DE STAGE
Evaluation - - - + ++
/+
-
1. Préparation
1.1. Au début du stage : recherche d’informations sur
l’entreprise et les données théoriques existantes, formulation
des objectifs et de la démarche de résolution envisagée.
1.2. Pendant le stage : prise de notes ordonnée quotidienne,
début d’organisation dès que possible (plan partiel ou
sommaire), rédaction dès qu’une unité suffisante apparaît.
1.3. A la fin du stage : élaboration du plan définitif, analyse
des résultats, bilan, rédaction du texte, puis de l’introduction
et de la conclusion.
2. Présentation matérielle
2.1. Couverture : entreprise, établissement universitaire,
nom de l’étudiant, date et année de la rédaction, thème.
2.2. Remerciements : destinés à l’entreprise, au personnel et la

structure de formation.
2.3. Sommaire : titres, sous-titres, pagination.
2.4. Rédaction: titres, sous-titres, chapeaux, transitions,
conclusions partielles, illustrations, renvois vers les bas
de page, les annexes, la bibliographie.
2.5. Bibliographie
2.6. Index
2.7. Lexique
2.8. : Répertoire des tableaux et illustrations
80
2.9. Annexes : pertinence du choix des documents ?
3. Présentation du contexte
3.1. Présentation générale de l’entreprise : point de

vue historique, économique, technique, humain.
3.2Lien entre : entreprise- service- tâche habituelle
thème de recherche.
3.3. Présentation du sujet du rapport : thème exact, objectifs

et justifications, contraintes.
3.4. Présentation de la démarche : état des connaissances,
justification des hypothèses.
3.5. Présentation des conditions matérielles du déroulement
des activités et du planning adopté.
4. Cœur du développement
4.1. Séparation : hypothèses- expérimentation ou réalisation-

présentation des résultats- commentaires critiques.
4.2. Résultats : présentation synthétique des résultats normaux-

valorisation des résultats problématiques.
4.3. Validation ou non des hypothèses de travail, infléchissement
éventuel de la démarche.
4.4. Conclusion partielle : rapport avec les données théoriques,

actions à mener ?
5. Conclusion
5.1. Résumé et comparaison entre les objectifs et
les résultats obtenus.
5.2. Bilans : théorique, pratique, humain, personnel
5.3. Ouverture : suite à donner au contenu du stage par

l’entreprise (abandon ? approfondissement ? exploitation ?
conditions de réussite ? limites de la solution ?)
5.4. Bilan personnel final
81
NOUVELLE CONCEPTION ADOPTÉE PAR L’IUT.

VOIR CI-DESSOUS
MINISTERE DE L’ENSEIGNEMENT BURKINA FASO
SUPERIEUR, DE LA RECHERCHE Unité – Progrès – Justice
SCIENTIFIQUE ET DE L’INNOVATION
*-*-*-*-*
SECRETARIAT GENERAL
*-*-*-*-*
UNIVERSITE NAZI BONI
*-*-*-*-*
INSTITUT UNIVERSITAIRE
DE TECHNOLOGIE (IUT
Tél : 20 97 52 28
GUIDE DE REDACTION DU RAPPORT DE STAGE DE

FIN DE CYCLE
Diplôme Universitaire de Technologie (DUT) / IUT

1. Structure globale du rapport
 Page de couverture
 page de garde
 sommaire (maximum 1 page et présentant les principaux titres)
 page de dédicace (facultative)
 remerciements
 liste des sigles et abréviations
 liste des tableaux
 liste des graphiques
 Préambule (maximum 1 page et présentation l’IUT)
 introduction (début de la numérotation 1, 2, 3...)
 développement : en trois chapitres (voir structure détaillée)
 conclusion
 bibliographie (ouvrages généraux, rapport et mémoire et webographie, voir
annexe pour la présentation)
 table des matières (maximum 2 pages et contient tous les titres ainsi que les
sous-titres)
82
 annexes.
2. Structure détaillée du rapport

La structure détaillée du rapport peut être le suivant :
2.1 Introduction (Maximum 2 pages)
 Généralités sur le sujet

 Justification du choix du sujet, motivations et intérêt du thème par rapport à la
formation théorique suivie
 Énoncé des objectifs à atteindre
 Présentation du plan du rapport
2.2 Développement
Chapitre 1 : Présentation de la structure d'accueil (maximum 5 pages)
I. Historique, mission et organisation
II. Présentation de l’activité
Chapitre 2 : Traitement du thème validé par les encadreurs (minimum 10 pages)
I. Approche théorique du thème
II. Traitement du thème dans la structure d'accueil
Chapitre 3 : Synthèse du stage (maximum 5 pages)
- Tâches accomplies
- Difficultés rencontrées
- Solutions proposées
- Observations et suggestions à l’égard de la structure d’accueil et de formation
- Apport du stage sur le plan pratique
2.3 Conclusion (Maximum 2 pages)

La conclusion doit faire le bilan du stage (connaissances et compétences
capitalisées) et donner les perspectives.
N.B : le nombre de pages du rapport de stage de DUT doit être compris entre 20 et 30
pages pour les tertiaires et ne doit pas excéder 35 pages pour les industriels ;
introduction à la table des matières comprise. Annoncer les tableaux, les graphiques,
les annexes et la bibliographie où les documents cités ont été rencontrés dans le
développement.
83
3. Forme du rapport
 L’impression : Uniquement au recto
 La police de caractère : utiliser Time New Roman ou Arial
 La taille des caractères : 12 points
 L'interligne : 1.5cm
 Les marges : Gauche 3cm, Droite 2,5cm, Haut 2.5cm, Bas 2.5cm
 La numérotation des pages : Numéro en bas de page à droite, les pages
précédant l'introduction et les annexes sont numérotées en chiffres romains (I,
II, ...).
4. Style de la forme et l'orthographe

 L'étudiant a le choix d'utiliser ou pas des articles pour les titres, mais doit rester
uniforme sur son choix tout au long du document excepté « Introduction » et
« Conclusion »
 Utiliser « nous » au lieu de « je » et ne jamais utiliser « on » à la place de «
nous » dans le développement ; le « je » est obligatoire dans les dédicaces et
remerciements
 Respecter la grammaire et éviter les fautes d'orthographe.
 Chaque chapitre doit avoir une petite introduction (pour annoncer le contenu
du chapitre) et une petite conclusion (pour résumer ce qui a été présenté dans
le chapitre en cours et faire l’enchaînement avec le chapitre suivant).
N.B. Ne pas mentionner explicitement petite introduction et petite

conclusion
5. Evaluation du rapport
Le rapport de stage doit être remis en deux exemplaires au secrétariat de l'IUT
pour correction et notation. La note finale est obtenue par la moyenne des trois notes
(note du rapporteur, note du Directeur de rapport et note de l’entreprise)
Un exemplaire du document définitif version papier et numérique après

correction du Directeur de rapport et du rapporteur doit être déposé à la bibliothèque
de l'IUT.
84
La délivrance de l'attestation provisoire est conditionnée par la présentation du

quitus de dépôt du rapport final délivré par le responsable de la bibliothèque.
6. Conditions du dépôt des rapports de stage

 Copie de l'attestation d’inscription,
 Relevés de notes des premières et deuxièmes années,
 Accord de dépôt signé par l'encadreur,
 Accord de dépôt signé par le maître de stage.
85

-------------------
Institut Universitaire de Technologie
-------------------
-------------------
Département de ……….
RAPPORT
De stage pour l’obtention du
DIPLOME UNIVERSITAIRE DE TECHNOLOGIE

En (Option :)…………
Thème :
…………………………………………………………………………………………………………………..
Période du stage……………..
Lieu………………………….
Présenté par : ……………..
Maître de Stage Directeur de rapport

NOM……………… NOM…………………
Titre……………… Titre…………………..
Fonction…………. Fonction……………….
Année universitaire 20--- 20---
Période de production du rapport………………………
86
Annexe 2
SUPERIEUR, DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE -=-=-=-=-=-

ET DE L’INNOVATION UNITE – PROGRES – JUSTICE!
-=-=-=-=-=-
-=-=-=-=-=-
-=-=-=-=-=-
INSTITUT UNIVERSITAIRE DE TECHNOLOGIE Stage pratique année: / / / / /
-=-=-=-=-=- Entreprise :……………………

Diplôme Universitaire de Technologie (DUT)
Nom de l’étudiant :……………………..
AUTORISATION DE DEPOT DU RAPPORT DE STAGE POUR

EVALUATION
Je soussigné …………………………………………………………
Fonction-------------------------- Structure----------------------------------
Contacts-----------------------------Mail--------------------------------------
autorise M (Mme, Mlle)……………………………………………….
N° Matricule----------------Filière--------------------------------------------
Contacts-----------------Année académique------------------------------
à déposer son rapport de stage pour l’évaluation.
Fait à ................................, le ………………..

Le maître de stage
87
Annexe 2
SUPERIEUR, DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE -=-=-=-=-=-

ET DE L’INNOVATION UNITE – PROGRES – JUSTICE!
-=-=-=-=-=-
-=-=-=-=-=-
-=-=-=-=-=-
INSTITUT UNIVERSITAIRE DE TECHNOLOGIE Stage pratique année: / / / / /
-=-=-=-=-=- Entreprise :……………………

Diplôme Universitaire de Technologie (DUT)
Nom de l’étudiant :……………………..
AUTORISATION DE DEPOT DU RAPPORT DE STAGE POUR

EVALUATION
Je soussigné …………………………………………………..
Fonction-------------------------- Structure--------------------------
Contacts-----------------------------Mail---------------------------------
autorise M (Mme, Mlle)…………………………………………..
N° Matricule-------------------------Filière------------------------------
Contacts-------------------Année académique-----------------------
à déposer son rapport de stage pour l’évaluation.
Fait à ................................, le ………………..
Le directeur de rapport
88
VII.LA LETTRE DE DEMANDE D’EMPLOI SIMPLE

La demande d’emploi simple s’entend sous deux aspects : la recherche du
personnel par une entreprise et la recherche d’un emploi par une personne donnée.
LA RECHERCHE DU PERSONNEL PAR UNE ENTREPRISE
Une entreprise à la recherche du personnel peut procéder par plusieurs moyens :
- faire apparaître des annonces dans la presse ;

- s’adresser aux organismes de placements, aux Directeurs d’Écoles
professionnelles, aux Amicales d’Anciens Élèves…
- écrire directement aux intéressés, lorsqu’ils sont déjà connus par leur valeur
professionnelle ou lorsqu’ils ont été recommandés par un tiers ;
- écrire aux auteurs de demandes d’emploi insérées dans la presse.
LA RECHERCHE D’UN EMPLOI
A. LA LETTRE MÊME DE RECHERCHE D’EMPLOI

1. Importance de cette lettre
Un employé qui cherche une place peut formuler une lettre de demande d’emploi,
soit qu’il ne puisse se présenter, soit que, ainsi que l’exigent certaines maisons,
s’étant présenté, il a été invité à adresser sa demande par écrit.
Par ailleurs, nombreuses sont dans la presse, les offres d’emploi qui exigent que
les postulants posent leur candidature par écrit.
L’entreprise a en effet des raisons sérieuses pour demander des offres par écrit ;
elle sait que les lettres reçues lui permettent de faire un premier choix. La
négligence, le désordre, le manque de goût dont témoigne la présentation de la
demande, sont significatifs et révèlent souvent de graves défauts ; la rédaction
elle-même est un reflet de la culture du candidat ; les états de services (le
curriculum vitae) fournissent de précieuses informations.
2. Règles fondamentales pour la présentation et la rédaction de la lettre de demande

d’emploi
a)-Présentation
 Le papier : une feuille de bon papier blanc (non ligné), de format
commercial ou du papier quadrillé (en petits carrés) en quatre pages ;
ne pas utiliser de papier de couleur.
 L’écriture : la lettre doit être écrite en principe à la main ; une écriture
courante, ferme, bien formée, facile à lire, constitue un préjugé favorable
pour son auteur.
 On évite les abréviations défectueuses et, bien entendu, les marges
irrégulières, les lignes sinueuses, les traces de doigts, les ratures, les
surcharges…
89
 Le bleu-noir est une teinte d’usage. Que l’encre soit d’une bonne qualité
et non altérée.
b) La rédaction
Ne pas omettre le lieu et la date.
Si le correspondant a un titre, il faut le lui donner : « Monsieur le Directeur »,

« Monsieur le Chef du Personnel »… Parfois, l’appellation de « Monsieur » suffit.
La rédaction elle-même doit être aussi brève que possible. Il est naturel d’affirmer
dans la lettre, son désir de réussir et de montrer, spécialement lorsque l’annonce
de l’employeur formule une exigence essentielle, qu’on remplit cette condition.
Rien n’empêche le candidat de citer, si possible, le nom d’une ou deux personnes

qui peuvent se porter garantes de sa compétence et de son honorabilité ; il n’est
pas nécessaire qu’il ait été au service de ces personnes.
Il est toujours délicat et contre-indiqué, de faire état de ses difficultés d’ordre privé
ou de se vanter, de faire étalage de qualités qu’on ne possède pas dans une lettre
de demande d’emploi.
La rédaction doit se terminer par une formule de politesse qui soit en harmonie
avec la démarche que l’on fait.
c) La signature
La lettre doit être signée de son rédacteur après l’écriture du nom de famille en
lettres capitales et le(s) prénom(s) dont la première lettre seulement porte la
majuscule.
3. Contenu de la demande d’emploi

a) formuler la demande immédiatement : préciser, le cas échéant, la manière
dont on a connu, par exemple, la vacance du poste sollicité ;
b) se présenter : par exemple,
- donner un état civil complet (ou mieux, renvoyer aux états joints à la lettre
à travers le curriculum vitae) ;
- indiquer les études faites, les diplômes obtenus, les connaissances ou
aptitudes particulières, les emplois occupés antérieurement (ou renvoyer
aux états joints à la lettre) ;
c) insister sur les points qui sont de nature à favoriser l’acceptation de la
demande : les choisir, bien entendu, en fonction des aptitudes qu’exige
l’emploi vacant ;
d) citer, si possible, des références sérieuses de compétence et de moralité par
exemple : directeur de la dernière école fréquentée pour un débutant ;
employeurs précédents ; personnes connues ou non du destinataire ;
e) exprimer des remerciements anticipés après avoir formulé l’assurance qu’on
s’efforcera de donner satisfaction ;
f) terminer par une formule de politesse simple et déférente.
90
B. AUTRES MOYENS DE RECHERCHE D’UN EMPLOI
1. Par annonce insérée dans un journal

La rédaction de l’annonce de demande doit avoir les mêmes qualités de précision
que l’annonce d’offre d’emploi. Exemple :
Jeune fille, 24 ans, secrétaire de direction, expérimentée, sachant rédiger

correspondance courante, connaissant français et anglais, Diplôme Universitaire
de Technologie option secrétariat de direction, cherche emploi stable de secrétaire.
Entrer en contact avec Mademoiselle TRAORE Nadine au 70 40 00 80.BOBO
DIOULASSO.
2. Par les services officiels de placement : cabinets de recrutement ; Agence nationale

pour la Promotion de l’Emploi (ANPE). Il suffit de se faire inscrire en donnant tous
les renseignements utiles.
3. Par les relations : relations personnelles, intermédiaires…
FORMULES DE FIN DES LETTRES

 A une connaissance, un égal ou un inférieur :
- Veuillez recevoir, Monsieur, mes sincères salutations.

- Veuillez agréer, Monsieur, mes salutations distinguées.
- Croyez, Monsieur, à mes sentiments les meilleurs.
- Veuillez croire, Monsieur, à mon respectueux souvenir.
- Recevez, Monsieur, l’assurance de ma considération distinguée.
- Recevez, Monsieur, mes meilleures salutations.
- Je vous prie d’agréer, Madame, mes respectueux hommages.
- Recevez, Madame, l’assurance de mon entier dévouement.
- Agréez, Monsieur, l’assurance de mes sentiments les meilleurs.
- Sincères salutations.
- Salutations distinguées.
 A un supérieur :
-Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments dévoués.
-Je vous prie d’agréer, Madame, l’hommage de ma profonde gratitude.
-Daignez recevoir, Monsieur, mes sentiments respectueux.
- Croyez, Monsieur, à ma très haute considération.
- Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments les plus distingués.
- Veuillez agréer, Madame, l’hommage de ma considération respectueuse.
- Recevez, Monsieur, ma profonde gratitude.
91
- Je vous prie d’accepter, Monsieur, l’expression de mes sentiments les plus

respectueux.
 A un supérieur envers qui on marque une déférence particulière :
- Je vous prie d’agréer, Monsieur, l’expression de mon profond respect.

- Veuillez, je vous prie, Madame, accepter l’hommage de tout mon respect.
- Je vous prie de croire, Monsieur, à mon plus profond respect.
Comme vous le constatez les mots sont souvent interchangeables, mais

une série de règles tirées de l’usage permet de jongler presque
naturellement avec ces expressions parfois désuètes.
- Une nuance de respect croissant se marque entre recevoir, accepter et

agréer.
- La même nuance se marque entre assurance et expression (ce deuxième
mot marquant un respect accru).
- Je vous prie, en ajoutant un élément, marque une déférence plus grande.
- Les hommages ne se présentent qu’à une femme, et de la part d’un
homme. Pour une jeune fille, on se contentera de sentiments
respectueux.
- La hiérarchie se traduit aussi par le choix fait entre distingués, pour un
subalterne, très distingués, pour un égal, ou les plus distingués, pour
un supérieur ( cette règle n’est plus que rarement appliquée).
Lorsque la formule finale est précédée d’une remarque (comme : Espérant
que, Dans l’attente de…, etc.), on utilise toujours une formule commençant
par « je » : vous prie d’agréer, de recevoir, de croire à … etc.
- Si un titre ou une qualité quelconque a été utilisé dans l’appel, il faut le

reproduire dans la formule finale. De Cher ami à Monsieur le Directeur, cette
règle ne peut être oubliée que dans le cas d’un titre trop long (Monsieur le
Chef de Service peut devenir simplement Monsieur) ou d’une formule finale
plus impersonnelle (Bien à vous, etc.).
 À un Ministre
Veuillez agréer, Monsieur le Ministre, l’expression de ma haute considération.
Ou : Veuillez agréer, Monsieur le Ministre, l’expression de mes sentiments

déférents et dévoués.
92
EXEMPLES DE LETTRES DE DEMANDE D’EMPLOI

OUÉDRAOGO Pierre
Comptable BOBO- DIOULASSO, le 20 octobre 2016
Contact: 78 40 33 09
E-mail : ouedpierre@yahoo.fr
Monsieur le Directeur Général
des Établissements XXX
BOBO- DIOULASSO
OBJET : candidature au poste de comptable
Réf. : V/offre d’emploi de comptable
Comme suite à l’annonce parue dans l’Observateur du 10 octobre 2016, j’ai

l’honneur de solliciter un emploi de comptable dans votre entreprise.
Titulaire du Diplôme Universitaire de Technologie (DUT) option Comptabilité, je

compte mettre mes savoirs et savoir-faire au service de votre institution de renommée
sous régionale.
Ci-joint mon curriculum vitae dans lequel vous trouverez les détails de mes
cursus scolaires et universitaires. Par ailleurs, vous pourrez entrer en contact avec
Monsieur……. de l’Université …… qui pourrait vous donner l’assurance sur mes études et
mes compétences.
Dans l’espoir que vous voudrez bien prendre ma demande en considération et

m’accorder une entrevue, je vous prie d’agréer, Monsieur le Directeur, l’expression de mon
profond respect.
Signature
EXERCICE : Vous êtes candidat à un emploi en conformité avec votre profil de

formation. Rédigez votre demande.
93
SANOU Marc
Gestionnaire commercial
Contacts : 20 98 35 75/ 74 55 99 44
E-mail : sanoumarc@yahoo.com BOBO-DIOULASSO, le 25 octobre 2016
Monsieur le Chef du Personnel
de la SNCC de l’Ouest
BP 2345 BOBO-DIOULASSO
OBJET : emploi de Gestionnaire commercial
Monsieur le Chef du Personnel,
Au terme de mes études au premier cycle universitaire, j’ai l’honneur de vous

présenter ma candidature à un poste de gestionnaire commercial dans votre société en
l’occurrence la SNCC.
Veuillez trouver ci-joint mon curriculum vitae où vous trouverez quelques détails
supplémentaires sur ma personnalité.
Puis-je attirer votre attention sur le diplôme universitaire que je viens d’obtenir ?
Il sanctionne trois années d’études supérieures à l’Université …. du Burkina Faso, c’est-à-
dire une formation qui a porté notamment sur l’économie et la gestion.
Vous obtiendrez aisément des renseignements sur mon cursus universitaire en

vous adressant à Monsieur le Directeur de l’Unité de Formation et de Recherches en
Sciences économiques et de Gestion au 72 33 44 72 ainsi qu’auprès de la société GGPW
au 71 23 44 55 qui m’a accueilli pour un stage de deux mois en avril et en mai 2016.
Cependant je serais heureux de vous apporter toute précision directement au

cours d’un entretien que je vous saurais gré de bien vouloir m’accorder. Nous pourrons
éventuellement évoquer la question salariale.
Tout en vous remerciant par avance de l’attention que vous voudrez bien accorder
à ma requête, je vous prie d’agréer, Monsieur le Chef du Personnel, mes salutations
distinguées.
Signature
94
VIII. Le curriculum vitae, une carte de visite

 Définition
Le curriculum vitae(CV) est une expression d’origine latine qui signifie « le cours,
le parcours de la vie ». C’est une sorte d’autobiographie résumée qui permet au
demandeur d’emploi de se faire connaître par son éventuel employeur. Le CV
s’apparente à un jeu de construction. Les différentes informations qu’il véhicule
doivent se faire écho, dressant au final le portrait du candidat idéal.
Toutes les règles en matière de CV reposent sur cet impératif catégorique : savoir
convaincre, de prime abord. Découlent de cet impératif : la hiérarchisation entre
les différentes rubriques, la mise en scène (éventuel encadré), la taille du CV, son
style d’écriture, le choix de mots clés qui vont sauter à l’œil du recruteur, etc. Bref,
tous les conseils qui vont suivre.
Il met en évidence toutes les informations relatives à :
 son état civil,

 sa formation,
 son expérience professionnelle,
 ses capacités.
Le curriculum vitae accompagne toujours une lettre de motivation ou de
candidature.
 Présentation
La réalisation du CV obéit à un certain nombre de rubriques (ou titres, indications
brèves).
 L’accroche
À quoi sert-il ?
Comme son nom l’indique, l’accroche sert d’hameçon. C’est la cerise qui pousse à
jeter un œil concupiscent sur le gâteau, la touche finale conçue pour harponner,
sans faute, le recruteur. Contrairement aux autres rubriques celle-ci n’est pas
obligatoire. Mais si cette arme existe, pourquoi ne pas y recourir ?
Qu’est-ce que l’accroche ?

Un petit pavé de texte, formé de deux ou trois lignes maximum, placé juste en
dessous de l’état civil et avant la première rubrique du CV. Il peut être écrit en
lettres capitales, avec d’autres caractères que le reste du texte, en gras, souligné,
et, le plus souvent, sous la forme d’un encadré grisé ou noir.
Une option possible consiste donc à faire figurer ensuite de façon particulièrement
visible, par exemple, un renseignement que l’on estime valorisant :
- reprise des termes d’une petite annonce, manière de souligner l’adéquation
parfaite entre l’exigence du recruteur et le profil du candidat :
SECRÉTAIRE COMMERCIALE
Trilingue français-anglais-espagnol
95
- profil professionnel exact du candidat :
TECHNICIEN SUPÉRIEUR EN INFORMATIQUE

option : réseaux ;
- mise en valeur d’une compétence bien précise:

CANDIDAT TRILINGUE,
compétence particulièrement adaptée à l’emploi recherché ;
- indication, après la mention « Objectifs » des buts professionnels précis que
s’est fixé le candidat, ou des domaines relevant de sa spécialité, et ce, en
harmonie avec sa formation. De plus en plus de recruteurs attachent de
l’importance à ce qu’un candidat, surtout s’il est jeune et donc néophyte, ait
une idée précise des tâches qu’il souhaite accomplir, le flou en ce domaine
étant considéré comme un manque de personnalité et de motivation.
 La rubrique « état civil »

L’état civil est toujours à inscrire, en haut du CV, à gauche ou au centre. Vous
y mettez obligatoirement :
 dans l’ordre : le nom (en lettres capitales, suivi le cas échéant du nom de
jeune fille), le prénom usuel, la date et le lieu de naissance (ou l’âge), la
nationalité, la situation de famille, enfin l’adresse (sans abréviation). Évitez
l’erreur de débutant qui consiste à écrire : « Nom : SANOU, prénom :
Dominique ») ; n’inscrivez pas non plus : « Madame » ou « Monsieur »
 la situation vis-à-vis du service militaire pour les jeunes ;
 votre n° de téléphone le plus actif, votre adresse e- mail.
Vous pourrez également y adjoindre :
 votre situation de famille (marié, célibataire, veuf ou veuve, au chômage…) ;

évitez les informations négatives du genre « divorcé (e) », « libéré (e) de
prison »…
 votre nationalité ;
 votre mobilité géographique.
 La photographie
La présence d’une photographie, en haut et à droite, n’a rien d’obligatoire,
sauf si elle est expressément demandée dans une annonce, mais l’on ne peut
que la conseiller car elle permet au recruteur de rapprocher les propos et le
contenu du CV du candidat. Il faut une photographie souriante, histoire de vous
trouver agréable et coopératif.
96
 La rubrique formation (ou cursus scolaire et universitaire)

 S’attacher aux diplômes les plus importants et significatifs par rapport au
poste convoité.
 Indiquer clairement la date d’obtention et le titre précis du diplôme obtenu,
ainsi que l’appellation exacte de l’institution qui vous l’a octroyé.
 Ne pas détailler les études secondaires si l’on a suivi des études supérieures.
Mentionner la date d’obtention du baccalauréat et la série (mettre la
mention si elle est valorisante).
 Mentionner les formations parascolaires ou para universitaires, les séjours
ou les sessions à l’étranger, les séminaires, s’ils contribuent à fortifier le
projet professionnel.
 Elément clé chez un jeune candidat, ce bilan pourra être présenté sous des
titres évitant toute sécheresse : Cursus scolaire ou Formation universitaire
seront préférables à Etudes. Les diplômes sont indiqués en respectant
quelques règles simples :
- la contre-chronologie s’est généralisée ; il convient donc de commencer
par le diplôme le plus récent, car le plus important aux yeux du
recruteur ;
- la présentation des dates, ainsi que celle du contenu des formations sera
harmonisée ;
- toute formation, tout diplôme peu connu, soit régional, soit peu répandu,
fera l’objet d’une définition rapide, mais précise ;
- seul le diplôme de plus haut rang sera indiqué ; une mention à un
examen est indiquée si elle n’est pas passable ;
- toute anomalie (interruption d’études, changements répétés de filière, etc.),
sensible au travers des dates ou des intitulés, doit conduire le postulant à
réfléchir à son passé, afin d’être capable, le jour de l’entretien venu, de la
commenter, voire de la justifier, bref, de positiver.
 La rubrique « langues »
 Indiquer clairement les niveaux écrits et parlés des différentes langues
connues.
 Tout ce qui paraît justifier la mention d’un niveau de langue est bon à noter :
séjours, stages ou études à l’étranger, voyages linguistiques, cours suivis
dans les centres culturels, diplômes de langue.
 La rubrique « expérience professionnelle »

 Mentionner les postes occupés durablement, mais aussi (pour les
débutants) les stages effectués dans le cadre d’une scolarité ou en dehors,
les emplois saisonniers, les remplacements.
 Indiquer clairement les dates, la durée et le lieu de l’emploi, la fonction ou
le poste occupé et le nom de l’entreprise où l’on a travaillé. Spécifier aussi
le domaine d’activité, toutes les tâches accomplies, afin de préparer son
futur entretien. Leur présentation, très précise mais exempte de lourdeur,
doit comprendre :
97
- sa dénomination exacte ;
- le nom de l’employeur et la ville où s’est effectué le travail ;
- quelques rapides précisions sur les tâches accomplies (organisation,
contrôle, mise au point…), les qualités développées (sens des relations,
dynamisme…) ou, encore mieux, les résultats obtenus à cette occasion
(augmentation d’un chiffre de production, diminution des erreurs constatées
dans un service…). Il est primordial que ce passage soit très concret et
présente une illustration du savoir-faire du candidat.
 Quant à la présentation, chaque emploi tient en deux ou trois lignes et la
mise en page est calquée sur celle du cursus scolaire ou universitaire, pour
des raisons d’harmonie. Le choix des détails et des qualificatifs sera opéré
après mûre réflexion, car c’est cette partie qui nourrira le dialogue avec le
recruteur en lui permettant d’analyser le comportement du candidat en
situation professionnelle.
 Mettre en avant les emplois qui manifestent plus particulièrement la
compétence dans un domaine spécifique. Détailler les tâches effectuées
dans ces emplois.
L’expérience professionnelle est décrite en fonction du CV.
- Le CV chronologique
Pour chaque expérience, indiquer la date, le nom de l’entreprise, la fonction
occupée ainsi que le détail des activités réalisées. Le CV peut être anti
chronologique, les derniers emplois étant présentés les premiers.
- Le CV fonctionnel
L’accent est mis sur les savoir-faire acquis, la date a peu d’importance.
- Le CV sectoriel
L’accent est mis sur la partie de l’expérience antérieure correspondant au poste à
pourvoir.
- Le CV flash
C’est un CV bref (pas plus d’une page), destiné à donner quelques points de
repère (compétences, objectif) sur le candidat, CV généralement remis à une
relation qui peut servir d’intermédiaire dans la recherche d’un emploi.
 La rubrique « atouts personnels »

 Mentionner les informations susceptibles de valoriser vos compétences ou
de mieux cerner votre personnalité, et qui n’auront pas pu être placées dans
les rubriques précédentes.
 Donner les contacts de deux ou trois personnes pouvant fournir des
informations vous concernant.
98
 Mentionner la possession d’un permis de conduire et d’un véhicule, la

connaissance poussée d’un tel ou tel système d’informatique.
 Évoquer certains renseignements qui peuvent être d’ordre administratif ou
pratique, comme la possession d’un permis de conduire (dont la catégorie
est à préciser) ou d’un véhicule, ou bien, un point très important à l’heure
actuelle, la mobilité nationale ou internationale. Certains de ces
renseignements pourraient être intégrés à la rubrique Etat civil.
 D’autres atouts personnels portent généralement sur les loisirs, dont le
candidat peut légitimement s’interroger sur le rapport qu’ils entretiennent
avec une situation professionnelle. La réponse est simple : il est opportun
de faire figurer les activités accomplies, en précisant la durée et le niveau
atteint, si le rédacteur pense qu’elles révèleront un trait de caractère ou un
acquis positifs.
 Le lieu, la date et la signature

Notons enfin que le document est le plus souvent signé et daté, ce qui signifie
qu’il est toujours à jour et qu’il évolue dans le temps en fonction des études, des
stages et des expériences du postulant. La signature authentifie le document.
N.B. Est-il réellement nécessaire de rappeler que le respect le plus élémentaire du

destinataire commande que soient éliminées toute erreur d’orthographe, toute
faute de frappe ou toute absence de propreté ?
LES VARIÉTÉS DE CURRICULUM VITAE

Selon votre parcours, les circonstances de votre recherche et l’entreprise à laquelle
vous vous adressez, faites un choix stratégique et adoptez la forme de CV qui sert
le mieux vos objectifs. On distingue le CV chronologique, le CV fonctionnel, le CV
par secteur, le CV flash d’une seule page, le CV titré, le CV par compétences, le e-
CV, le CV sur page web personnelle…
Il doit mettre en valeur l’expérience professionnelle. Plusieurs possibilités

peuvent être retenues selon le parcours du candidat :
 le CV chronologique : mise en évidence des dates et de l’itinéraire,

 le CV fonctionnel : mise en évidence des fonctions occupées,
 le CV par secteur : mise en évidence de l’expérience dans le secteur
concerné,
 le CV flash d’une seule page : aperçu des compétences du candidat.

 le CV titré
99
Les CV titrés annoncent d’emblée l’objectif professionnel que vous vous êtes fixé.
Vous les utilisez pour répondre à des annonces qui vous correspondent. Ils sont
également utiles pour les candidatures spontanées, si votre métier a des
caractéristiques bien définies (monteur, responsable des services généraux,
directeur commercial…)
 le CV par compétences (CVC)

Pour qui, pour quoi ?
Ce CV expose ce que vous savez faire pour justifier ce que vous voulez faire. Le
CV généraliste organise les informations du présent vers le passé, le CVC est au
contraire tourné vers le futur. Il est un argumentaire thématique des compétences.
Ce CV est adapté aux personnes qui sont en train de prendre une orientation
nouvelle dans leur parcours : des adultes en transition, des jeunes diplômés ou
des femmes qui reprennent le chemin du travail. Il est aussi recommandé aux
personnes qui ont un itinéraire professionnel à trous, ou peu linéaire. L’éclairage
est concentré sur les compétences et permet de moins miser sur le parcours.
Les travailleurs indépendants ou les artistes sont tout désignés pour adopter un
CV de ce type.
 le e-CV
Les grandes entreprises, dépassées par la croissance du nombre des candidatures,
ont décidé de s’organiser autrement. Elles ne trient plus des centaines de réponses
manuellement, mais automatiquement grâce à de nouveaux logiciels capables de
trier des milliers de e-CV par jour. Ces robots sont programmés pour hiérarchiser
les CV reçus en fonction d’un certain nombre de critères : le niveau de diplôme,
les expériences, le secteur d’activité, etc. Tout se passe par l’intermédiaire de
mots- clés que le logiciel cherche et trouve… ou ne trouve pas. Vos mots-clés
seront vos nouveaux sésames professionnels.
 Le CV sur page web personnelle

Les fournisseurs d’accès internet mettent à la disposition de leurs clients un espace
permettant de créer son propre site Web. Ce sont des pages personnelles ou
« pages perso ». Ces pages étant accessibles à tous dès qu’elles sont publiées, il
est donc très tentant d’y mettre son CV. Mais, il faut être prudent car publier des
informations personnelles en ligne peut présenter un risque : votre adresse
électronique va rapidement se retrouver aspirée par les robots des spammeurs.
Vous allez donc recevoir des spams (publicités) dans votre boîte aux lettres, une
fois votre adresse divulguée.
100
LA TOUCHE FINALE
Une fois le CV élaboré, il faut voir dans les conseils qui suivent celui qui mettra la
touche finale à votre CV :
 VÉRIFIEZ LES OBJECTIFS :

- votre objectif (centre de la cible que le CV doit atteindre, but précis) est-il
bien déterminé ?
- votre CV est-il un bon outil de marketing ? (Vous êtes un produit, les
employeurs potentiels sont vos consommateurs et votre CV est comme la
brochure qui parle de vous. Vendez-vous au travers de votre CV. Pour
quelles raisons est-il avantageux de vous embaucher ? Qu’est-ce qui fait
que vous êtes unique ? Assurez-vous que votre CV contient toutes ces
informations.)
- votre CV suscite-t-il l’intérêt ? (Utilisez votre CV pour obtenir une entrevue.
Le but du CV est de générer suffisamment d’intérêt pour qu’un employeur
potentiel communique avec vous, afin de vous rencontrer.)
 CONTRÔLEZ LE CONTENU
- votre CV est-il clair ? (Usage de symboles, de phrases courtes, d’une
énumération claire).
- votre CV est-il vivant (usage de mots d’action)?
- votre CV donne-t-il des preuves (chiffres, montants, pourcentages) ?
- vos points forts (informations correspondant le plus à votre objectif initial)
sont-ils en tête ?
- les mots-clés (termes utilisés dans les offres d’emplois) sont-ils présents ?
- votre vocabulaire retient-il l’attention ? (Certains termes mettent en valeur
votre compétence dans un domaine en particulier, utilisez-les dans votre
CV.)
- les points positifs sont-ils soulignés ? (Laissez de côté ceux qui sont négatifs
et non pertinents. Si vous pensez que la date à laquelle vous avez obtenu
un diplôme ne vous est pas favorable, n’inscrivez ni le diplôme, ni la date.)
- vos connaissances sont-elles mises en valeur ?
- vos relations importantes sont-elles mentionnées ? (Personnes importantes
que vous avez rencontrées.)
101
 TESTEZ LA LECTURE
- votre CV est-il facile à lire et à comprendre ?
- votre CV a- t- il été relu par un tiers ?
- votre orthographe est-elle irréprochable ?
- votre CV a-t-il été soumis à des employeurs potentiels ? (Ayez le courage
de l’envoyer. Postulez des emplois qui semblent convenir à votre niveau.)
CURRICULUM VITAE D’UNE ASSITANTE DE DIRECTION
AIGLE Pascale PHOTO si nécessaire

47, rue de Loué
56000 VANNES ASSISTANTE DE DIRECTION
06 07 08 09 10 secteur de la formation ou de la communication
p.aigle@dod.fr
Atouts professionnels
esprit d’analyse et de synthèse capacité à gérer le stress
sens de l’organisation et de la coordination aisance sur Word, Excel et Power Point
sens des responsabilités bonnes notions d’anglais
EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE
2000 à 2004 Gestionnaire Administration des ventes

Société CF- Paris
Facturation relative à des contrats de licence : suivi et procédures
1999 à 2000 Assistante à la délégation commerciale

Groupe Q5 (retraite, prévoyance, mutuelle)- PARIS
Vente des produits, mailing, enregistrement des adhésions. .
1991 à 1998 Assistante de formation
Institut DD- Paris
Gestion du planning des formateurs –Dossiers administratifs des stagiaires
Coordination/organisation entre les formateurs et les partenaires sociaux.
1988 à 1991 Secrétaire au service juridique
Société financière de participation industrielle- Paris
Suivi de dossiers juridiques : contrats, baux…
1982 à 1987 Institutrice - École AS des élus – Normandie
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FORMATION
1987/1988 Diplôme de secrétariat de direction

La Femme Secrétaire- Paris
1981/1983 Diplôme d’Institutrice
Institut Don Bosco- Paris
1980/1981 1ère année DEUG Histoire, après un baccalauréat D
GOÛTS ET APTITUDES
Danse : cours et organisation de stages chorale/piano
Fait à … le… Signature
UN PLAN GÉNÉRAL DE CV
 NOM & PRÉNOM(S)
DATE ET LIEU DE NAISSANCE PHOTOGRAPHIE
TITRE
ADRESSE
TÉLÉPHONE
E-MAIL
 ACCROCHE
 CURSUS SCOLAIRE ET UNIVERSITAIRE + DIPLÔMES DE (dates et lieux d’obtention)
 LANGUES
 CONNAISSANCES OU COMPÉTENCES PARTICULIÈRES
 STAGES
 EXPÉRIENCES PROFESSIONNELLES (OU VÉCU PROFESSIONNEL)
 ATOUTS PERSONNELS (OU MES QUALITÉS DOMINANTES)
 LOISIRS
 LIEU, DATE ET SIGNATURE
EXERCICE 1 : Rédigez votre propre CV en fonction de rubriques vues plus haut.
103
EXERCICE 2: Répondez aux questions suivantes par vrai ou faux.

1. On doit commencer par définir son objectif et rédiger son C.V. en fonction de celui-
ci.
2. Dans un C.V., on ne doit pas dépasser deux pages.
3. Une seule page, claire et synthétique, vaut mieux que deux pages confuses ou
répétitives.
4. Il faut rédiger son C.V. sur traitement de texte pour le modifier facilement.
5. Si l’annonce ne le précise pas, votre photographie est facultative.
6. Si vous devez joindre la photo, collez-la sur votre C.V. et assurez-vous de sa bonne
qualité.
7. Il n’est pas toujours nécessaire de mentionner toutes ses études.
8. Dans le C.V. vous pouvez noter les formations extra- professionnelles que vous
avez eues.
IX.LA LETTRE DE MOTIVATION

Brève, (pas plus d’une page) et dense, la lettre de motivation qui accompagne le
Curriculum vitae pour toute demande d’emploi ou de stage se doit avant tout
d’attirer l’attention du lecteur sur les points essentiels de la personnalité du
candidat.
A. Rôles et qualités
Elle joue plusieurs rôles :
- elle présente le CV en indiquant qu’il est joint ;

- elle valorise un point fort du candidat (compétence, profil universitaire,
etc.) ;
- elle précise l’objectif de son auteur (demande d’emploi ou de stage) ;
- elle tente, pour résumer, de susciter l’intérêt du lecteur pour le candidat afin
de déclencher un entretien de sélection.
Par conséquent, elle sera, encore plus que le CV, adaptée à la fois à l’entreprise
destinataire et au poste convoité : chaque lettre sera donc différente des autres.
Sa seconde qualité sera d’être très claire puisque sa fonction principale est
justement d’éclairer le lecteur sur quelques points clés du CV qu’elle complète,
sans faire double emploi avec lui.
B. Présentation matérielle
Comme toute lettre, elle est datée et signée ; traditionnellement manuscrite, parce
que susceptible de servir de support à une analyse graphologique, elle revêt de
plus en plus souvent une forme typographique. Le développement des
candidatures par courriel ne fera que confirmer et rendre définitive cette tendance.
Comme le CV, elle se caractérise par sa brièveté (une page maximum, c’est-à-dire
pas plus d’un recto ; au total, quatre ou cinq paragraphes), sa sobriété (encre
noire, absence de surcharges inutiles ou de fioritures déplacées) et son élégance
(équilibre des parties, respect des marges, harmonie de la mise en page).
104
A l’instar d’une lettre administrative classique, elle indique le nom et le prénom de

son expéditeur en haut et à gauche, suivis de son adresse. En haut à droite,
quoique un peu décalés vers le centre de la feuille, figureront les renseignements
concernant le destinataire, c’est-à-dire son titre, ainsi que le nom de l’entreprise.
La formule d’appel fera toujours mention, quant à elle, de la fonction du
destinataire sur le modèle :
SANA Norbert Bobo-Dioulasso, le 12 octobre 2015
Comptable
CONTACTS : 7O 45 OO 45
sananor@yahoo.fr
A l’attention du Directeur des Ressources
Humaines de la société XXXX
OBJET : demande de stage
Comme dans un courrier classique de ce type, la formule de politesse reprendra

mot pour mot la tournure utilisée au début (Je vous prie d’agréer, Monsieur le
Directeur, mes salutations distinguées.)
Au de-là de ces consignes formelles, susceptibles d’évoluer en fonction des

habitudes professionnelles du secrétariat et de la mode, c’est la rédaction du
contenu qui s’avère délicate.
C. Un plan possible
Les exigences apparemment contradictoires de la lettre (valorisation de certains
points, brièveté) poussent à peser tous ses mots avec beaucoup de doigté et à
réfléchir à sa structure, ce que l’on pourrait résumer ainsi : comment parler de
soi et se mettre en valeur sans faire preuve d’un égocentrisme outrancier ? Il
apparaît donc maladroit d’adopter la première personne dès les premiers
105
mots du texte, en ignorant superbement son destinataire. L’une des solutions

possibles est d’adapter (au sens large du terme) le plan SPRI :
 S comme situation de l’entreprise

Commencer ainsi la lettre par l’évocation de l’entreprise, de ses activités et surtout
de ses besoins présente trois avantages intellectuels et psychologiques. En premier
lieu, le rédacteur prouve son intérêt pour l’éventuel futur employeur en montrant
qu’il connaît l’entreprise ; il évite ensuite de se mettre en avant dès la première
phrase, ce qui peut être ressenti comme outrecuidant, et enfin parle
immédiatement de lui à celui qui ouvre la lettre, ce qui est une marque de respect.
C’est vraisemblablement la troisième personne du singulier ou la deuxième
personne du pluriel qui sera utilisée dans ce passage : L’entreprise 3X 2Y est
leader mondial dans le domaine de… Votre entreprise est spécialisée dans le
traitement de… Vous avez récemment conquis une part importante du marché
des…
 P comme problème de l’entreprise… et du rédacteur

Une entreprise peut chercher à pourvoir un poste dans une qualification donnée,
un étudiant peut être à la recherche d’un stage. Chacune de ces quêtes constitue
un problème qui sera résolu au mieux des intérêts des uns et des autres
lorsque la place sera occupée et le postulant comblé. Souligner ce point, c’est
montrer que l’on est capable d’intégrer la problématique du destinataire et de faire
comprendre ses propres objectifs. C’est donc dans ce paragraphe, rédigé à la
première personne du singulier, que le candidat parlera de lui pour la
première fois et indiquera le but de sa missive : recherche de stage, offre de
services.
 R comme résolution
Il est évident que la solution à ce problème se trouve au carrefour des besoins de
l’entreprise et des compétences du rédacteur. A lui, dans cette étape, de
démontrer qu’il y a convergence entre chacun d’eux ; que, par exemple, compte
tenu de la situation et du problème, il apporte par son cursus et son savoir-
faire, la résolution aux problèmes de personnel de l’entreprise. Toujours à
la première personne, ce passage constitue le cœur de la lettre (ce qui est normal
dans la méthode SPRI) puisque le rédacteur y présente son point fort et/ou son
objectif professionnel. Il se doit donc dans ce passage de valoriser ce qu’il peut
apporter à l’entreprise tout en ayant toujours à l’esprit la nécessaire adéquation
entre chaque (futur) partenaire.
 I comme informations
Ce dernier passage sera consacré à des éléments d’ordre matériel, comme des
dates, des possibilités de disponibilité, l’évocation de rendez-vous ultérieurs ou le
souhait de répondre à un besoin de l’entreprise. L’habileté stylistique suprême
consisterait à y employer la première personne du pluriel ce qui d’une part mettrait
l’accent sur l’union des interlocuteurs, bon augure d’une collaboration souhaitée,
et d’autre part valoriserait la logique d’écriture de la lettre puisque l’équation
suivante se trouverait vérifiée :
106
VOUS (1ère partie) + JE (2ème et 3ème parties)=NOUS (4ème partie)
Compte tenu de la brièveté du document, l’on pourrait considérer que chacune de

ces quatre parties constituera un paragraphe d’une ou deux phrases, guère plus.
Par ailleurs, cette structure apporte une grande cohérence à certaines démarches ;
c’est ainsi que, dans le cas d’une demande de stage, S représente le point de vue
de l’entreprise, P le problème du postulant, R la réponse commune à l’un et à
l’autre, autrement dit la proposition de stage ou d’emploi et I les informations
nécessaires à ces deux parties. En somme, la lettre doit avant tout mettre en place
une dynamique argumentative, ce que permet ce plan ; au rédacteur de l’adapter
à ses besoins et à sa personnalité pour faire de ce texte un document réellement
original.
N.B. Il existe deux sortes de lettres de motivations : la lettre de motivation suite à une
annonce (=découverte dans un journal, un tableau d’affichage, un communiqué radio
diffusé, à la télévision, etc.), et la lettre de motivation spontanée (=qui n’est pas liée
à une annonce mais laissée à la seule initiative du postulant). De manière générale :
 Si vous répondez à une annonce :

1er paragraphe-Je parle de l’entreprise qui offre l’emploi pour lequel je
postule.
2e paragraphe-Je parle de MOI. Je mets en valeur mon expérience ou mon

savoir-faire propre à ce secteur d’activité.
3e paragraphe-J’ annonce mon CV tout en faisant apparaître un de mes atouts

majeurs.
4e paragraphe-Je dis AU REVOIR par des remerciements anticipés et une

formule de courtoisie appropriée.
 Si vous rédigez une candidature spontanée :

1 §-Vous exprimez la raison pour laquelle vous avez choisi de contacter cette
er
entreprise ; c’est ici que vous montrez que vous vous êtes informé sur la société,
que vous avez une bonne connaissance de son secteur d’activité.
2e §-Vous mettez en valeur votre point fort, en fonction des activités de

l’entreprise, ou du poste auquel vous prétendez. Vous pouvez aussi à ce niveau
insister sur tous vos points forts et sur votre motivation.
3e §-Vous annoncez votre CV joint à la présente et dans lequel le recruteur peut

trouver plus de détails sur votre personnalité.
4e §-Vous prenez congé par des remerciements anticipés et une formule de

politesse appropriée.
107
EXEMPLES de Lettres de motivation :

Proposition de lettres de candidature spontanée
LOPES Ana –Maria Saint Louis, le 19 avril 2015
95 RUE DE Caen
76450 St Louis
OBJET : Offre de service A l’attention de Monsieur le
Directeur des Ressources Humaines
de la société Fibral
Monsieur,
Votre entreprise, spécialisée dans l’analyse et le traitement des produits laitiers dérivés et
qui m’avais accueilli (e) pour mon stage de deux mois, recherchera bientôt un responsable
pour son laboratoire microbiologique.
Mes études, depuis longtemps tournées vers la chimie et la biologie, m’ont permis
d’acquérir une réelle expérience du contrôle de qualité, notamment dans le domaine de
l’agro-alimentaire.
Je souhaiterais mettre à votre service mon savoir –faire validé par un stage de cinq mois
en entreprise et mes aptitudes à la communication développées au cours de mes différents
emplois et activités.
J’espère pouvoir vous donner l’occasion, lors d’un éventuel entretien, de mieux apprécier
mes compétences et je vous prie d’agréer, Monsieur, mes salutations respectueuses.
Signature du postulant
108
MALO Evariste
Secteur 25 BOBO -DIOULASSO
Tél : 60 29 84 18
maloevariste@yahoo.fr
Mme Stéphanie SANOU

Entreprise GS & Associés
75011 BOBO -DIOULASSO
BOBO- DIOULASSO, le 27 mai 2017

OBJET : Offre de service
Madame,
A la recherche d’un poste dans un service des ressources humaines, je

me permets de soumettre mon CV à votre attention aux fins de vous présenter
ma candidature.
De fortes qualités professionnelles et humaines que je possède me
permettront d’assumer avec succès des responsabilités au sein du département
des ressources humaines d’un groupe. Je suis prêt à étudier toutes
propositions, depuis le poste de médiation intersyndicale jusqu’à la supervision
du service Paies.
Mes connaissances me permettent de réaliser totalement avec
souplesse et efficacité un travail au sein d’une Direction des Ressources
Humaines.
Vous remerciant de bien vouloir étudier attentivement ma candidature,
j’espère pouvoir vous rencontrer prochainement à une date et à un moment de
votre convenance.
Je vous prie d’agréer, Madame, mes salutations respectueuses.
MALO Évariste
Propositions de lettres de candidature suite à une annonce

Madame,
Technicien de maintenance depuis quatre ans, je suis à la recherche d'une

entreprise qui me propose des responsabilités plus importantes. En lisant votre annonce
dans le journal, j'ai aussitôt réagi. J'ai réactualisé mon CV en intégrant mes dernières
expériences significatives, susceptibles de vous intéresser. Et je vous l'envoie sans plus
tarder.
Parfaitement autonome, je suis polyvalent, à l'aise en termes de connaissances en
hydraulique, pneumatique et mécanique. Mon CV vous présentera ces renseignements de
façon synthétique.
Vous insistez sur le travail en équipe, condition indispensable à la réussite de ma

fonction. Il est difficile de vous démontrer cette qualité dans un courrier. Je peux, si cela
vous intéresse, vous communiquer le nom d'un collègue (qui saura garder le silence
concernant mes démarches). Cette personne pourra vous dire plus librement comment je
travaille.
109
Enfin, je vous rassure sur les horaires de travail. Le travail sous pression est
actuellement mon quotidien. J'y suis habitué.
Mon vœu le plus cher serait de pouvoir vous rencontrer pour échanger des
informations qui ne peuvent entrer dans une lettre ou un Curriculum Vitae.
Veuillez agréer, Madame, mes sincères salutations.
Après l’en-tête
Monsieur,
L’annonce que vous avez fait paraître ce jour, dans le Sidwaya, sous la référence 0056S,
a particulièrement retenu mon attention.
En effet, le poste de Comptable à pourvoir dans votre entreprise semble correspondre à

mon expérience et à mes aspirations professionnelles.
A la lecture de mon curriculum vitae ci-joint, vous pourrez constater que j’ai occupé des
postes similaires. J’ai pu acquérir ainsi depuis ces dernières années une certaine
autonomie, l’expérience des contacts téléphoniques avec la clientèle et développer mon
sens des relations humaines avec les représentants.
Ma dernière activité m’a permis en outre d’approfondir mes connaissances en comptabilité.

De surcroît, j’ai suivi différents stages dans le cadre de la formation continue.
Dans l’hypothèse que ma candidature serait susceptible de répondre aux besoins du poste,
je me tiens à votre disposition pour tous les renseignements qu’il vous plairait de me
demander et pour un éventuel entretien.
Je vous prie d’agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués.
110
COORDONNÉES DU CANDIDAT Lieu et date
COORDONNÉES DU DESTINATAIRE
OBJET : Offre de service
Réf. : V/annonce
Madame,
Votre annonce parue dans l’Observateur Paalga du vendredi dernier a suscité en moi un
très vif intérêt. Pensant répondre au candidat idéal, celui dont vous avez besoin pour le
poste d’acheteur de matériaux de télécommunication, je soumets mon curriculum vitae à
votre attention.
Je suis certain que ma candidature pourra vous intéresser : non seulement je suis titulaire
d’un baccalauréat obtenu au Lycée professionnel de Bobo- Dioulasso mais aussi ma
connaissance de l’outil informatique se trouve être large et actuelle au point qu’elle ne peut
manquer d’apporter un plus à votre entreprise.
En ce qui concerne mes connaissances linguistiques, j’ai suivi un stage de

perfectionnement en anglais durant deux mois au Centre américain de Ouagadougou ; je
suis par ailleurs doté d’un bon niveau universitaire en français et le dioula ne me cause
aucun souci d’autant qu’il est ma langue maternelle.
Par ailleurs, n’ayant jamais été confronté à un antécédent judiciaire, je pourrais m’estimer
digne de votre confiance.
En outre, je suis disposé à rejoindre le poste et le lieu où vous jugerez convenable de

m’affecter.
Avant de prendre congé de vous, je vous saurais gré de m’accorder un entretien au cours
duquel je vous ferai part de mes aptitudes de vive voix et me prêter à vos questions.
Je vous prie d’agréer, Madame, l’hommage de ma profonde gratitude.
Signature
111
EXERCICE 1: Au terme de vos études, vous décidez de ne pas attendre mais de vous
mettre à la recherche d’un emploi. Dans le domaine de spécialité qui est le vôtre, vous
avez ciblé une entreprise, dont vous préciserez le domaine d’intervention, à laquelle vous
envoyez des documents en vue d’une éventuelle embauche.
a. Quels sont les documents qui seront envoyés dans cette circonstance ?
b. Rédigez votre demande d’emploi.
EXERCICE 2 : Vous avez lu dans L’Observateur une annonce qui a attiré votre attention : la
SOFITEX offre un poste intéressant et rémunérateur qui correspond à votre expérience et à vos
compétences. Les conditions du recrutement sont les suivantes :
-être titulaire du diplôme de baccalauréat ;
-avoir une bonne connaissance de l’outil informatique ;
-parler couramment l’anglais, le français et le dioula ;
-être de bonne moralité ;
-accepter de vivre au lieu d’affectation.
La sélection se faisant à partir d’une lettre de motivation, rédigez ce document.
EXERCICE 3 : La lettre de motivation (candidature spontanée)
Vous recherchez un poste de consultant dans un cabinet de conseil spécialisé. Vous

adressez à cet effet votre lettre de motivation spontanée à un cabinet.
Rédigez ladite lettre.
X. LA LETTRE ADMINISTRATIVE
La correspondance administrative désigne l’ensemble des documents rédigés par
les Administrations Publiques et qui leur permettent de communiquer leurs
messages. Parmi ces documents figure la lettre qui est le moyen le plus
couramment utilisé.
Les communications par écrit avec les tiers se font ordinairement par lettres. C’est
en cela que nous disons que la lettre est un moyen de communication externe.
La lettre est également utilisée dans les relations internes, mais seulement, dans
des situations particulières, par exemple :
- lorsque la communication à faire a un caractère individuel par rapport à son

destinataire : félicitations adressées à un membre du personnel, mises en
garde d’un agent, demande d’explications… ;
112
- ou lorsqu’elle s’adresse à des destinataires faisant partie de l’Entreprise mais

œuvrant hors du siège de l’Entreprise : voyageurs, représentants,
concessionnaires, directeurs d’agences, de succursales…
Généralement, on distingue deux catégories de lettres administratives :
- les lettres échangées entre services publics d’un même pays, appelées
Lettres entre Services ;
- puis celles échangées entre un service publique et une personne privée

physique ou morale, appelées Lettres Administratives à Forme
Personnelle.
D’une manière plus simple, si l’expéditeur et le destinataire de la lettre sont

des services publics appartenant à un même pays, on dit qu’il s’agit d’une
Lettre entre Services.
Si par contre, l’expéditeur et le destinataire ne sont pas des services publics
appartenant à un même pays, vous concluez qu’il s’agit d’une lettre
administrative à Forme personnelle.
La différence entre ces deux catégories de lettres administratives réside dans le

fait que le texte de la lettre administrative à Forme personnelle est précédé d’une
appellation et se termine par une formule de politesse alors que la lettre entre
services ne comporte ni appellation, ni formule de politesse. Ce principe
comporte cependant quelques exceptions développées au point relatif à
l’appellation.
A. LA LETTRE ENTRE SERVICES

I. LES DIFFÉRENTES PARTIES DE LA LETTRE
Une lettre administrative comprend :

1. La date
C’est la date à laquelle la lettre a été enregistrée au « courrier départ », précédée
du nom de la ville. Elle se place dans l’angle supérieur, à droite.
Cette mention comporte deux données dont l’une est invariable (le nom de la
ville) et l’autre, variable (la date proprement dite, c’est-à-dire la date du jour, le
mois et l’année).
Lors de la saisie de la lettre, on portera directement la donnée invariable. On devra

par contre éviter de porter la donnée variable.
Il peut en effet arriver que la lettre saisie à une date donnée, ne soit pas signée
ce même jour, mais le lendemain, après les heures de service et qu’en définitive,
cette lettre signée, ne parvienne au poste COURRIER DÉPART chargé de
l’enregistrement (Numéro et date), que deux jours après sa signature.
113
Il en découle que si l’agent chargé de saisir cette lettre y avait porté la date du
jour de la saisie, cette date serait erronée car la date à y porter doit être celle
déterminée par le registre COURRIER DÉPART.
Rappelons que l’enregistrement d’un document ne précède pas la signature

dudit document, mais se fait après la signature.
C’est pourquoi, généralement, lors de la saisie d’une lettre ou de tout autre

document, on n’y porte pas la date, mais, on prévoit la place de la date ; la date
sera portée sur ce document par l’agent chargé de l’enregistrement.
Le lieu d’expédition et la date est une mention placée en haut à droite de la

feuille, sous l’appellation et la devise de l’Etat. Elle doit comporter :
- le nom de la ville en toutes lettres (pas d’abréviations) ;

- le quantième (=la date précise du jour dans le mois) en chiffres (et
non le jour de la semaine) ;
- le mois en toutes lettres ;
- l’année en quatre chiffres.
Ainsi, les formulations : Banfora, le 4-12-16 et Banfora, le 4/12/16 sont
incorrectes. La formulation correcte est la suivante :
Banfora, le 4 décembre 2016. OU
Bobo-Dioulasso, le 28 janvier 2016.
2. Le timbre
C’est l’ensemble des indications qui permettent de déterminer la provenance,
l’origine du document.
Il s’agit de l’identité de la structure de l’auteur (du signataire) du document.
Ainsi, du haut en bas, en respectant les niveaux de hiérarchie, on part de la

structure la plus élevée pour s’arrêter à la structure de l’expéditeur qui est en
même temps signataire du document.
Si le document est préparé par des structures inférieures et soumis à la signature

de leur supérieur, ces structures inférieures ne doivent pas figurer dans le timbre
dont l’indication en dernière position sera la structure de ce supérieur qui est
signataire du document.
Tenant compte de tout ce qui précède, si l’auteur du document est un Directeur

Technique d’un Ministère, le timbre comportera le Ministère dont dépend cette
Direction, puis la direction en question.
Si ce document est préparé par un Chef de service d’une Direction et soumis à la

signature de son Directeur, on ne fera pas apparaître ce service dans le timbre
étant donné que ce n’est pas ce chef de service qui est signataire de ce document.
114
S’il s’agit par contre d’un document dont le chef de service est signataire, c’est-à-
dire un document dont la qualité de l’expéditeur figure dans l’en-tête, est le chef
de service, le timbre comportera le Ministère, la Direction dont dépend ce service
et enfin, le service en question.
Si le document est préparé par un Directeur Technique et soumis à la signature de

son Ministre, on ne fera pas apparaître cette Direction dans le timbre, étant donné
que ce Directeur n’a fait que préparer le projet de ce document et qu’il n’en est
pas auteur. Le timbre de ce document comportera tout simplement le Ministère et
le cabinet du Ministre.
C’est donc la qualité de l’expéditeur figurant dans l’en-tête du document (le

signataire du document) qui permet de déterminer les indications devant figurer
dans le timbre. Exemple :
Ministère de l’Economie et des Finances
Direction Générale du Trésor et de
la Comptabilité publique
Direction de la Comptabilité publique et du Trésor
Direction du Personnel et du Matériel
Service du Matériel
Le timbre peut aussi mentionner l’adresse du service et son numéro de téléphone.
3. La référence
Qu’il s’agisse d’une lettre ou de tout autre document, la référence comprend, le
numéro d’enregistrement suivi des sigles des différentes structures. Il est
important de retenir que, quel que soit le document, le sigle que l’on trouve
aussitôt après le numéro d’enregistrement, est celui de la structure du signataire
de ce document.
Il faut retenir en outre que l’élaboration de la référence doit observer le principe

de la hiérarchie administrative.
Comment se prendre pour bien élaborer la référence ?
Au lieu d’évoluer de la gauche de la feuille vers la droite, partir de la droite vers la

gauche. Pour un document préparé par un chef de service d’une Direction
Technique et soumis à la signature du Ministre de tutelle, on aura, au niveau de la
référence de ce document :
- sur la feuille de brouillon (de la droite vers la gauche) : le sigle de ce service

qui a initié le projet de ce document, puis celui de la direction dont dépend ce
115
service, ensuite, celui du Secrétariat Général du Ministère, celui de la Direction

du Cabinet, le sigle de ce Ministère et enfin, la place réservée au numéro
d’enregistrement de ce document ;
- sur le document saisi (de la gauche vers la droite) : la place réservée au

numéro d’enregistrement de ce document, le sigle du Ministère, le sigle de la
Direction de Cabinet, celui du Secrétariat Général du Ministère, le sigle de la
Direction dont dépend ce service et le sigle du service qui a initié le projet de
ce document.
Il s’agit en fait des différentes personnes, par ordre hiérarchique, qui représentent
les différentes structures dont les sigles figurent dans la référence et qui doivent
apprécier le projet de document en le paraphant (=en le marquant, en le signant
d’un paraphe ; paraphe= trait, marque ajouté(e) à une signature ; signature
abrégée), avant que le Ministre ou toute autre personne à la signature de laquelle
est soumis ce document, n’y appose sa signature.
Il est important de souligner également que selon qu’il s’agit d’un document
ordinaire ou d’un document confidentiel, on aura à l’extrême bout de la référence,
la mention SA (Secrétariat Administratif) lorsqu’il s’agit d’un document ordinaire,
et SP (Secrétariat Particulier), lorsqu’il s’agit d’un document confidentiel.
Exemples 1 : Si la lettre se réfère à un document antérieur, les références du

document sont mentionnées de façon exacte. Ex. : Réf. V/L s/n …du 10 décembre
2015 ou
V/L n° 2016 – 04/ MESS/SG/DAAF du 6 janvier 2016.
Exemples 2 :
Référence : votre lettre du 15 novembre 2014 (émanant d’un particulier).
ou bien : votre lettre n°325/ENA/CFC du 12 novembre 2014
votre appel téléphonique du 15 novembre 2014
arrêté n°26/MFP/DA du 12 avril 2014
La référence se place immédiatement en dessous de l’objet, disposée de la

même façon en partant de la marge gauche.
Le numéro d’enregistrement est le numéro du document au registre du courrier

« Départ » dans le service émetteur. Le service destinataire apposera, lui, un
numéro supplémentaire enregistré au courrier « Arrivée ».
C’est le numéro en chiffres chronologiquement affecté au fur et à mesure que

l’année civile se déroule. Le numéro d’enregistrement est suivi du sigle du service
émetteur et éventuellement de celui de sa subdivision lorsque c’est de celle-ci
116
qu’émanent effectivement les documents. Ces éléments sont séparés par des
barres obliques, et se succèdent dans l’ordre hiérarchique. Le numéro
d’enregistrement se place normalement sous le timbre.
Ministère de la Fonction Publique
Ecole nationale d’Administration
Centre de Formation des Cadres
N°329/MFP/ENA/CFC
Le sigle étant un résumé du timbre, permet, à partir d’une telle référence, une
identification facile du service émetteur au sein d’un ensemble administratif plus
large.
4. Les mentions concernant l’expéditeur et le destinataire

On appelle cette partie la suscription ou réclame.
La suscription dans la lettre « entre services » est une mention portée en haut, à
droite sous le lieu et la date, à 3 cm environ de celle-ci. C’est la formule d’envoi
au destinataire, manifestant le respect des principes de hiérarchie et d’autorité,
éventuellement complétée par l’indication de la transmission hiérarchique
intermédiaire (sous couvert de…).
Elle est composée de deux parties reliées par la préposition « à » :
- la première indique la qualité de l’expéditeur toujours représenté par

la plus haute autorité du service ;
- la seconde indique la qualité du destinataire (également la plus haute
autorité du service).
Le Préfet d’Arly
Monsieur le Ministre de l’Intérieur
Le mot « Monsieur » ou « Madame », manifestation de politesse, est toujours écrit

en toutes lettres. Il ne peut précéder que le nom ou la qualité du ou des
destinataires. Il ne doit être utilisé pour désigner l’expéditeur (se donner à soi-
même des marques de courtoisie serait prétentieux).
La deuxième partie de la suscription peut être plus développée. Par exemple, pour
indiquer à travers l’autorité responsable et en respectant l’ordre hiérarchique,
quelle est la direction ou le service, ou le bureau auquel est destiné, en fait, le
document.
117
Le Directeur de l’Ecole nationale d’Administration
Monsieur le Ministre de l’Economie et des Finances
Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité publique
Direction de la Comptabilité publique et du Trésor
Sous –direction du Crédit et des Finances extérieures
Service du Crédit.
Sous la suscription on pourra même ajouter une autre mention, en caractères

minuscules : « à l’attention de Monsieur X… » lorsque l’agent chargé de traiter
l’affaire est nominativement connu. Cette mention accélèrera la transmission d’une
lettre (ou d’un courrier) dans le service destinataire.
5. L’appellation (ou formule d’appel ou encore interpellation)

La lettre entre services publics ne comporte pas d’appellation (ou formule
d’appel), alors que celle à forme personnelle en utilise. C’est du reste la seule
différence qui existe entre les deux formes de lettre administrative.
Il faut remarquer par ailleurs que l’appellation et la formule de politesse vont

toujours de pair : il n’y a jamais l’une sans l’autre. En outre, notons que la lettre
entre services ne comporte ni appellation ni formule de politesse alors que celle à
forme personnelle utilise ces deux mentions. Il existe cependant quelques
exceptions à ce principe. Ainsi, lorsque le destinataire est une Haute Autorité
(Président de la République, Président de l’Assemblée Nationale, Président de la
Cour Constitutionnelle, Président de la Haute Cour de Justice….), bien que
l’expéditeur soit un service public, la lettre prendra la forme personnelle en
intégrant une appellation au début et une formule de politesse à la fin. La forme
personnelle ici adoptée met un accent particulier sur la courtoisie envers cette
Haute Autorité.
6. L’objet
Il est situé avant le corps de la lettre. C’est le problème central, le problème
principal dont traite la lettre. Il veut dire « au sujet de ». En un mot l’objet est la
synthèse aussi brève que possible de la matière traitée par la lettre.
L’objet a pour but de permettre au destinataire de vite avoir une idée du contenu
du texte, de faciliter l’attribution puis le classement de la lettre.
118
On rencontre parfois sous l’objet, la mention Référence à partir de laquelle on

inscrit la ou les références des documents précédents qui ont une certaine relation
avec la lettre en cours de rédaction.
7. Le corps de la lettre
C’est le développement des idées, de ce que l’on veut signifier au destinataire. Il
devra comprendre une introduction, un développement et une conclusion.
L’introduction rappellera obligatoirement, de façon brève, claire et précise,

l’essentiel de l’affaire dont traite la correspondance et les éléments qui l’ont
précédée, s’ils sont utiles à la compréhension du problème.
Une lettre ne traitera que d’un seul problème ou d’une série de problèmes ayant
une certaine relation ; il convient donc de rédiger autant de lettres distinctes que
de problèmes distincts.
La conclusion est généralement la dernière phrase de la lettre ; elle se présente

sous forme d’exhortation ou d’injonction.
8. La signature
Elle est apposée après la conclusion et suivie des nom et qualité de l’expéditeur.
Au cas où les nom et qualité seraient indiqués en haut, s’abstenir de les mentionner
à nouveau. Elle comprend trois parties :
- le titre ou la qualité du signataire ;

- le signe propre à chaque individu ;
- le prénom et le nom du signataire.
Il faut souligner que, lorsque la qualité de l’expéditeur figure déjà en haut du
document et que c’est exactement cette même qualité qui doit être reprise au
niveau de la signature, on s’en passe et dans ce cas, la signature ne comprendra
que deux parties : le signe propre à chaque individu et le prénom et nom du
signataire.
9. Les pièces jointes

On y mentionne le nombre et la nature de tous les documents qui accompagnent
la lettre s’il y en a.
Pièces jointes (en abrégé P.J.) : est mentionné quand des pièces diverses,
correspondances, dossiers, plans, photographies, etc., sont jointes à la lettre. On
indique par exemple :
P.J. 2. ou P.J. Copie de la lettre n°5437 du 13 octobre 2014 ou P.J. Un dossier.
119
10. L’ampliation
On y mentionnera les personnes physiques ou morales qui ne sont pas
destinataires mais que l’on juge utiles d’être informées, en précisant le nombre
d’exemplaires à adresser à chacun, de même que l’intention dans laquelle
l’ampliation est faite (pour compte rendu, pour information, pour attribution…).
Afin de permettre de mieux comprendre la différence entre le destinataire et

l’ampliataire, partons de l’exemple ci-après :
Vous travaillez dans une structure qui a un effectif de cinq cents agents et qui, de
ce fait, dispose d’une Direction des Ressources Humaines, au niveau de laquelle
est ouvert un dossier au nom de chacun des membres du personnel. Ce dossier
individuel permet d’avoir tous les renseignements utiles sur chacun, notamment,
les comportements et grands actes que pose chacun au quotidien. Supposons que,
dans cette structure, un agent ait posé un acte qui lui a valu une lettre de
félicitation du Premier Responsable de la structure.
Cet agent est le destinataire de cette lettre de félicitation.
Par contre, étant donné qu’il existe une Direction des Ressources Humaines qui
gère les dossiers individuels du personnel, un exemplaire de cette lettre sera
envoyé à cette Direction, en vue de le classer dans le dossier de l’intéressé. Au cas
où le dossier de l’intéressé serait consulté plus tard, il sera connu qu’à un moment
donné, cet agent avait reçu une lettre de félicitation.
Cette Direction des Ressources Humaines est, en ce qui la concerne, ampliataire

de cette lettre.
C’est également une mesure de commodité à l’intention du service chargé de

l’expédition du courrier : la mention des ampliations fixe en quelque sorte son
programme de répartition du document.
Cette mention se porte en bas à gauche de la dernière page_ si le document en

comporte plusieurs_ en respectant la même marge que le timbre et à la hauteur
de la signature. Elle peut se présenter sous la forme d’une liste indiquant les noms
des différents ampliataires :
AMPLIATIONS :
Directeur
Secrétaire général
Bureau d’ordre
ou sous la forme d’un tableau, utilisant éventuellement les sigles des services,
lorsque ceux-ci ont fait l’objet d’une codification, et portant l’indication du nombre
d’exemplaires à répartir :
120
AMPLIATIONS :
DIR-ENA……………3
S-GL……………2
CFC……………6
11. L’appellation de l’État

L’appellation officielle de l’Etat sur une seule ligne et en majuscules, souvent suivie
de la devise nationale placée en dessous, figure sur la plupart des documents
administratifs. C’est surtout le cas pour les documents, et notamment les lettres,
émanant des autorités administratives, dont elle renforce le caractère officiel. Mais
son absence n’enlève pas sa qualité à la lettre. Dans la plupart des Etats
africains l’habitude est prise de mentionner systématiquement la devise nationale
sous la désignation de l’Etat.
BURKINA FASO
Unité- Progrès- Justice
Au Burkina Faso cette mention habituellement figure en haut de la première page

à droite au-dessus de la date.
12. Le « sous couvert »

Cette mention « sous couvert de » ou « sous le couvert de », parfois abrégée en
« S/c » viendra s’ajouter sous la suscription, lorsque le document doit suivre la
voie hiérarchique intermédiaire entre l’expéditeur et le destinataire, que cette voie
soit montante ou descendante.
Le Directeur provincial de… de la Comoé
Monsieur le Ministre de…
Sous couvert de Monsieur le Directeur régional de…
OU
Monsieur le Ministre de…
Monsieur le Directeur provincial de… de la Comoé
Sous couvert de Monsieur le Directeur régional de…
Cette mention sera également utilisée dans les lettres personnelles émanant d’un
fonctionnaire qui est tenu de respecter la voie hiérarchique. Lorsque la voie
121
hiérarchique doit comporter plusieurs étapes, au lieu de répéter « sous couvert

de » on pourra remplacer cette formule par la formule plus générale de :
« Sous (le) couvert de la voie hiérarchique ».
N.B. Evitez la mention expéditive abrégée S/c.
13. Les initiales du rédacteur et de la dactylographe

Son utilité réside au niveau du service émetteur où l’autorité responsable pourra
savoir qui est l’auteur du document que l’on présente à sa signature et quelle est
la secrétaire ou dactylographe qui a saisi ou dactylographié le document. Si des
corrections doivent être apportées soit sur le fond, soit sur la mise en page, il sera
dès lors facile de les faire apporter par le responsable de l’erreur.
Cette mention se place au-dessus du timbre, dans l’axe de celui-ci par souci
d’équilibre et de symétrie. Mais on la trouve parfois sous le timbre. Elle se présente
ainsi : SR/ DF (SANOU René/ DAO Fatou)
II. LES DIFFÉRENTS TYPES DE LETTRES ENTRE SERVICES

Il est possible d’établir une classification des lettres administratives entre
services en fonction de leur objectif et des circonstances qui les ont motivées.
On distinguerait alors :
- des lettres d’informations : « J’ai l’honneur de vous faire

connaître… », « de vous signaler... », « de vous faire savoir… », « de
porter à votre connaissance… », « de vous informer… », etc.
- des lettres d’exposition ou de compte rendu : « J’ai l’honneur de
vous rendre compte… » ;
- des lettres sollicitant un avis ou des instructions : « J’ai
l’honneur de vous demander (ou de vous prier) de bien vouloir me
donner vos instructions… ») ;
- des lettres formulant une proposition : celles-ci sont
particulièrement importantes puisqu’elles peuvent déboucher sur des
décisions engageant l’Administration ; ce sont des lettres par
lesquelles on fait des propositions ou des suggestions à un
correspondant par rapport à une situation donnée. Elles s’introduisent
de la façon suivante : « J’ai l’honneur de vous proposer la date
de……. » ; « J’ai l’honneur de proposer à votre convenance… »
- des lettres demandant des éléments de réponse et qui
transmettent un document ou sa copie en communication. On
utilise dans ce cas un bordereau de transmission. En demandant des
éléments de réponse, l’autorité demanderesse souhaite en fait
122
recevoir du service compétent un projet de lettre de réponse à

présenter à sa signature ;
- l’accusé de réception : généralement, les correspondances entre
services publics ne font pas l’objet d’un accusé de réception
automatique. L’accusé de réception devient obligatoire lorsque la
réponse à la lettre reçue du correspondant nécessite des études, des
enquêtes ou des formalités qui imposent un délai assez long ; dans
ce cas, on lui écrit pour accusé de réception. On peut aussi accuser
réception parce que notre correspondant en a exprimé le désir ;
- la lettre de transmission : elle a pour objet de transmettre à un
tiers, un document, un dossier. Cette lettre ne se contentera pas de
transmettre tout simplement le dossier ou le document ; au-delà de
la simple transmission, elle doit pouvoir préciser l’intention dans
laquelle cela est transmis : il peut être transmis pour étude et avis ;
il peut également être transmis pour compte rendu avec demande
d’instructions éventuelles à recevoir du destinataire ; il peut même
être transmis en retour à son point de départ, après l’avoir étudié.
Que ce soit dans l’un ou l’autre cas, l’expéditeur peut vouloir
connaître la suite réservée au dossier ; dans ce cas, à la fin de la
lettre, on peut employer la formule suivante :
« Je serais heureux, ou j’attacherai du prix à être informé de la suite qu’il aura été
possible de donner à cette affaire.»
ou même
« Je vous saurai gré des dispositions utiles que vous voudrez bien prendre en vue
de me notifier la suite qu’il aura été possible de réserver à cette affaire » ;
- la lettre de rappel : elle est destinée à secouer l’indolence de

certains services. Lorsqu’un service adresse à un autre une lettre qui
nécessite en principe une suite et que le service destinataire tarde à
répondre, le service expéditeur de la lettre écrit encore au service
destinataire pour lui rappeler qu’aucune suite n’a encore été donnée
à sa lettre ; cette lettre de relance est appelée lettre de rappel.
En introduction, on rappelle le document précédent et on résume très

sommairement le problème dont il y était question ;
dans le développement des idées, on met en relief l’importance
attachée à l’affaire ;
en conclusion, on invite l’intéressé à répondre dans un délai qu’on
détermine.
Généralement, la lettre débute par « Je viens vous rappeler… ».
123
- la lettre d’intervention : l’intervention consiste à user de son

influence pour faire obtenir à quelqu’un, ce que celui-ci estime être
son droit ; c’est l’acte d’une personne bien placée.
L’intervention posera le problème avec clarté, apportera de nouveaux
arguments ou fournira des éléments utiles en vue d’une solution
objective et équitable.
La réponse à une lettre d’intervention sera aimable surtout s’il n’est
pas possible de donner une suite favorable à la requête ; le rédacteur
développera les raisons qui justifient cette impossibilité. Dans le cas
d’une réponse positive, le rédacteur fera apparaître les raisons qui
militent en faveur de cette heureuse solution.
- la lettre de réponse : c’est celle par laquelle on répond à un

correspondant qui vous a déjà écrit. Elle commence le plus souvent
de la façon suivante :
 « En réponse à votre lettre du 15 novembre 2016, j’ai l’honneur (le regret,

le plaisir) de….. »
 « Comme suite à votre lettre du 12 décembre 2016, j’ai l’honneur de……. »
 « Suite à votre lettre du 15 décembre 2016, j’ai le plaisir de…… »
EXEMPLE de lettre en forme administrative (entre services)

MINISTERE DES ENSEIGNEMENTS BURKINA FASO
SECONDAIRE, SUPERIEUR ET DE Unité-Progrès-Justice
LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE
CABINET
MT/OB
N°96/1479/MESSRS/CAB Ouagadougou, le 24 juillet 1996
Objet : Recrutement de deux cents
élèves professeurs pour l’INSE. Le Ministre
Madame le Ministre de la Fonction
Publique et la Modernisation de l’Administration
OUAGADOUGOU
124
Comme suite à nos échanges antérieurs, notamment la réunion mixte des cabinets des deux
départements dont nous avons la charge, en date du 03 juillet 1996, j’ai l’honneur de vous confirmer
la requête du Ministère des Enseignements Secondaire, Supérieur et de la Recherche Scientifique
pour le recrutement de deux cents élèves-professeurs pour le compte de l’Institut National des
Sciences de l’Education (INSE).
Il s’agit du recrutement annuel qui permet à l’INSE de fonctionner et qui se justifie par les
besoins sans cesse croissants en personnel enseignant pour le secondaire.
Je vous serais reconnaissant de toutes les initiatives que vous pourriez prendre pour que le
concours puisse s’organiser dans la perspective de la rentrée de septembre-octobre 1996.
Mélégué TRAORE
B .LA LETTRE À FORME PERSONNELLE

1. Lettres entre fonctionnaires de niveaux hiérarchiques différents
1.1. Structure de la lettre
Une lettre personnelle, dans sa forme la plus simple comporte cinq éléments :
-la date
-la formule d’appel
-le corps de la lettre
-la formule de courtoisie
-la signature.
 La date
La date est inscrite en haut et à droite de la feuille à environ 15 mm du bord
supérieur ; elle est précédée de l’indication du lieu où la lettre est écrite :
Banfora, le 5 décembre 2014.
En français, les noms de mois ne prennent pas de majuscule.
 La formule d’appel (ou appellation ou encore interpellation)

La formule d’appel est la manière dont on appelle le destinataire de la lettre,
Monsieur le Directeur, Monsieur le Ministre.
C’est une marque de considération de laisser un espace assez grand entre le haut
de la feuille et la formule d’appel. On placera donc celle-ci un peu au-dessus de la
moitié de la feuille à 110 mm environ du bord supérieur. La formule d’appel sera
décalée vers la droite de 30 à 50 mm.
125
 La formule de courtoisie (ou formule de politesse)

La formule de courtoisie est la phrase finale de la lettre dans laquelle on exprime
ses sentiments au destinataire. Elle doit correspondre à la formule d’appel.
L’une et l’autre sont fonction de l’attention, de l’amitié, de la considération ou du
respect que le rédacteur de la lettre éprouve à l’égard de son correspondant.
On distinguera « l’expression » de « l’assurance ». Le premier terme est obligatoire

lorsqu’on s’adresse à une autorité d’un rang supérieur pour qui la considération,
le dévouement, le respect doivent être tenus pour acquis et que l’on n’a donc pas
à « assurer de ses sentiments ». Le terme « assurance » ne s’emploie qu’à
l’égard des personnes d’un rang égal ou inférieur au signataire de la
lettre.
 La signature
Une signature est souvent peu lisible, aussi est-il impératif d’écrire en dessous et
en caractères d’imprimerie, s’il s’agit d’une lettre manuscrite (KONDE AMOS), à la
machine, s’il s’agit d’une lettre dactylographiée ou saisie, le nom et le prénom du
signataire (le nom en majuscules suivi du prénom en minuscules) (KONDE Amos).
La signature se place immédiatement après la formule de courtoisie et, au

minimum, à 50 mm du bord inférieur de la feuille.
N.B. Pour rédiger par exemple une lettre de demande par laquelle on sollicite
un service, une autorisation, un congé, un stage, un emploi, etc., il faut écrire
dans un style simple mais correct afin de donner de vous-même une bonne
impression. Elle peut débuter de la façon suivante :
« J’ai l’honneur de solliciter de votre haute bienveillance… »
Exemple de réponse à une lettre à forme personnelle.

Soit le cas suivant : Monsieur Ambroise SAWADOGO élève en classe de 1ère G1 au
Collège de l’Atlantique, âgé de 22 ans et titulaire de la boîte postale 57 à Terre des
Hommes a constitué et transmis au Proviseur du Lycée Technique de l’Océan à
Terre des Hommes, comme l’ont d’ailleurs fait la plupart de ses camarades, un
dossier complet datant du 31 août 2016, en vue de s’inscrire, pour compter de la
rentrée scolaire 2016-2017, en Terminale G1, dans son établissement.
Alors qu’il a toujours été le meilleur élève de sa classe avec une moyenne annuelle
de 16/20, une note de 17/20 en conduite et que tous les autres dossiers ont été
acceptés, seul le sien a connu un avis défavorable. En effet, la commission chargée
de l’étude des dossiers d’inscription avait défini les critères ci- après :
- avoir une moyenne supérieure ou égale à 12/20 ;

- être de bonne moralité ;
- être âgé de 20 ans au plus.
126
On vous demande de rédiger la lettre n° 235 /LTO/MEN du 21 septembre 2016 par

laquelle le Proviseur du Lycée Technique de l’Océan à Terre des Hommes,
Monsieur Julien KONÉ :
d’une part notifie une suite défavorable à l’intéressé, lui fait retour de son dossier
comprenant un acte de naissance, un certificat de scolarité et deux (02) bulletins
de notes ;
d’autre part, en rend compte au Directeur des Enseignements Technique et

Professionnel (DETP).
MINISTÈRE DE L’ÉDUCATION NATIONALE BURKINA FASO
LYCÉE TECHNIQUE DE L’OCÉAN Unité-Progrès- Justice
N°_235MEN/LTO
Terre des Hommes, le 21 septembre 2016
LE PROVISEUR DU LYCÉE TECHNIQUE
DE L’OCÉAN
Monsieur Ambroise SAWADOGO
Boîte postale 57 Terre des Hommes
Objet : Votre demande
d’inscription au Lycée
Référence : Votre lettre
du 31 août 2016
Monsieur,
Je viens vous informer que votre lettre par laquelle vous avez sollicité votre
inscription en classe de TG 1 dans mon Établissement, pour compter de la rentrée scolaire
d’octobre 2016, a eu toute l’attention requise.
Afin d’examiner avec diligence les candidatures de la même nature que la

tienne, il a été mis sur pied une commission technique chargée de l’étude des dossiers
d’inscription. Ladite commission a défini les critères ci-après :
- avoir une moyenne annuelle supérieure ou égale à 12/20 ;

- avoir une bonne conduite ;
- être âgé de 20 ans au plus.
De l’étude de votre dossier, il ressort que vous êtes âgé de 22 ans.
127
C’est pourquoi, sans méconnaître que vous êtes grand travailleur et d’une
bonne conduite, votre dossier n’a pu recueillir l’avis favorable de ladite commission.
En outre, c’est avec beaucoup de regret que nous vous retournons votre
dossier joint à la présente.
Recevez, Monsieur, mes salutations les meilleures.
Pièces jointes
-1 Acte de Naissance
-2 Bulletins de Notes
-1 Certificat de Scolarité Julien KONÉ
Ampliation
DETP…….. 1
EXEMPLE DE LETTRE À FORME PERSONNELLE
KADIO Antoine Koudougou, le 24 novembre 2014
Attaché administratif
Chef du bureau des pensions
Direction de la Prévoyance sociale
et des Pensions
Matricule n° 00453 G à Monsieur le Ministre de la Fonction Publique
sous couvert de Monsieur le Directeur
de la Prévoyance sociale et des Pensions
Objet : Autorisation d’absence en vue d’un concours
Réf. : Décret n° 2014-16/MFP du 12 novembre 2014 portant
modalités d’application du Statut Général de la Fonction
Publique, article 26.
Monsieur le Ministre,
J’ai l’honneur de solliciter de votre haute bienveillance une autorisation spéciale

d’absence de trois jours pour me permettre de me présenter aux épreuves écrites du
concours d’accès au cycle supérieur de l’Ecole Nationale d’Administration qui se dérouleront
les 3, 4 et 5 décembre prochains.
128
Je vous prie de bien vouloir agréer, Monsieur le Ministre, l’expression de mon profond
respect.
KADIO Antoine
1.2. Autres mentions importantes

 L’adresse de l’expéditeur
L’adresse indiquée par l’expéditeur sera son adresse de service, et non son adresse
privée, car même si le motif de sa lettre est personnel, il a également un rapport
avec son activité de fonctionnaire (demande de congé, autorisation d’absence,
etc.), et une incidence sur celle-ci.
Lorsque l’on parle de soi-même on ne fait jamais précéder son nom du mot
« Monsieur » que ce soit dans le timbre, dans la suscription ou au-dessous de la
signature.
 L’adresse du destinataire
La désignation de l’autorité destinataire se trouve placée sous la date, en haut et

à droite de la feuille. Cette disposition se retrouve dans les lettres entre services.
Cette mention porte le nom de « suscription » ou « réclame ».
 La voie hiérarchique
Une administration est constituée par une succession d’échelons subordonnés les
uns aux autres, c’est ce qu’on appelle la hiérarchie. Le respect de cette hiérarchie
et le bon fonctionnement des services exigent qu’un fonctionnaire ne corresponde
pas directement avec une autorité supérieure sans passer (pour qu’elles soient
informées et d’accord) par les autorités intermédiaires auxquelles il est
subordonné. Réciproquement une autorité ne correspond pas avec un
fonctionnaire sans passer par les autorités intermédiaires.
Dans notre exemple, KADIO Antoine, chef de bureau, écrit au ministre qui détient
le pouvoir d’accorder les autorisations exceptionnelles d’absence, mais il le fait par
l’intermédiaire de son directeur afin que celui-ci :
- soit informé,
- puisse éventuellement faire des observations dans un sens favorable
ou défavorable et donc fournir au ministre des éléments
d’appréciation.
Cette voie hiérarchique se traduit par l’indication : « sous couvert de ».
 Objet, références, pièces jointes
Dans certains documents, nous voyons apparaître les mentions suivantes :

129
-Objet : c’est le résumé très succinct de la lettre.
-Référence (en abrégé Réf.) : c’est l’indication soit d’une correspondance

précédente, soit d’un texte dont le rappel peut être utile à la compréhension de la
lettre.
Dans notre document, la référence indiquée par l’agent est celle du texte qui ouvre
droit à un congé pour le motif invoqué. La demande de l’agent est ainsi appuyée
sur une base légale ou règlementaire.
-Pièces jointes (en abrégé P.J.) : est mentionné quand des pièces diverses,
correspondances, dossiers, plans, photographies, etc., sont jointes à la lettre. On
indique par exemple :
P.J. 2. ou P.J. Copie de la lettre n°5437 du 13 octobre 2014 ou P.J. Un dossier.
Ces trois mentions, lorsque leur emploi se justifie, sont toujours portées dans les
« lettres entre services » mais aussi dans les lettres en forme personnelle. Elles
répondent au souci de clarté et de précision de l’Administration.
N.B. On notera la brièveté de la lettre. Le texte est réduit à l’essentiel, avec toutes
les précisions utiles mais sans considérations oiseuses.
2. Lettre d’une autorité administrative à une personne privée

C’est sans doute le cas le plus fréquent de lettres administratives à forme
personnelle, que le destinataire soit une personne physique ou une personne
morale. Deux éventualités peuvent se présenter : ou bien l’Administration répond
à une précédente demande d’un administré, ou bien elle prend l’initiative de la
correspondance, pour une demande ou une notification.
Ministère de l’Administration Territoriale BURKINA FASO
Province du Centre Unité- Progrès- Justice
Bureau des Affaires Sociales Ouagadougou, le 15 septembre 2014
PK/BA
N°225/MAT/PC/SG/BAS
Objet : Autorisation de prises de vues Le Gouverneur
cinématographiques à
Référence : Votre demande d’autorisation Monsieur BOLY Kader
du 28 août 2014 BP 1232 OUAGADOUGOU
130
P.J. : Autorisation de prises de vues
n°4036
Monsieur,
Comme suite à votre demande citée en référence ci-dessus, j’ai l’honneur de

vous faire connaître que la commission nationale de contrôle des films et prises de vues et
des enregistrements sonores vous a accordé, sous le n°4036, une autorisation de prises
de vues concernant les festivités de la fête nationale dans le département de Dédougou.
Vous voudrez bien, dès votre arrivée dans ce département, vous mettre en
rapport avec le préfet qui vous précisera les conditions d’utilisation de cette autorisation
dont vous trouverez ci-joint une ampliation à présenter à toute réquisition.
Je vous prie d’agréer, Monsieur, l’expression de ma parfaite considération.
Pour le Gouverneur, et par délégation le
Secrétaire Général
Jean Paul OUANGO
C. LES FORMULES TYPES

Elles sont très nombreuses, les formules dont on se demande toujours laquelle il
convient d’employer dans quelle circonstance, d’autant que le vocabulaire qui y
est utilisé est complètement passé de mode dans tout autre contexte. Agrée-t-on
autre chose que des salutations distinguées ?
Il y a un usage général, qui tend d’ailleurs à se simplifier- ce dont personne ne se

plaindra-, mais aussi de multiples usages particuliers dont il faut tenir compte avec
des correspondants précis.
1. L’APPEL (ou formule d’appel)

C’est ce par quoi commence la lettre proprement dite. On y interpelle le
correspondant.
Monsieur est le cas le plus fréquent. Il s’utilise notamment lorsqu’on ignore si le

correspondant est un homme ou une femme, quel que soit l’éventuel rapport
hiérarchique. Cet appel un peu raide sera réservé cependant à des correspondants
avec lesquels on n’entretient pas de relations privilégiées.
Madame ou Mademoiselle s’utilisent évidemment quand on sait exactement à

qui on s’adresse, mais toujours sans entretenir de relations privilégiées avec cette
personne.
131
Cher Monsieur, Chère Madame, sont à peine plus intimes et dénotent surtout
de l’estime. Une femme n’utilise pas Cher Monsieur, mais simplement Monsieur ou
Cher ami.
Cher ami, Chère amie, sont à la fois proches et distants et seront interprétés
plutôt d’un côté ou de l’autre selon les rapports que vous entretenez avec le
correspondant.
Mon Cher X. s’utilise avec un correspondant appartenant au cercle le plus étroit

des relations.
Cher Jacques, Mon cher Jacques, etc. ne s’utilise qu’entre amis très proches
ou de parents à des enfants. Toujours au moins lorsque les liens très étroits
rapprochent l’expéditeur du destinataire.
Mon Cher Confrère, Mon Cher Collègue, Cher Collègue et ami s’utilisent, pour
le premier (qui peut être aussi complété par la manifestation d’amitié) entre
professions libérales, pour le second entre fonctionnaires.
Il est nécessaire de respecter les titres de la personne à laquelle on s’adresse. Une

plus grande fantaisie existe avec le secours de l’imagination et de l’intimité : Mon
amour, Cher toi, Chers parents, Cher parrain, etc.
2. LA FORMULE DE POLITESSE
Dans le courrier administratif, considérez qu’elle est tout à fait incontournable.
Pour le courrier personnel, une grande latitude est permise, qui ne vous dispense
pas de clore la lettre sur un mot, ou une petite phrase, destiné à marquer vos
sentiments. Il faut donc envisager une gradation allant d’une grande familiarité à
une rigueur très classique.
 À un ami, une amie très proche, à un fils ou fille…

- Je t’embrasse.
- Amicalement.
- Bien à toi.
- A bientôt.
- Je pense à toi.
- Je suis de tout cœur avec toi.
- Toutes mes amitiés.
- Très cordialement à toi.
- Baisers.
- Cordialement.
 À un ami, une amie moins proche, aux parents (tutoiement ou

vouvoiement selon le cas) :
- Croyez, cher X., à ma fidèle amitié.

- Recevez, cher ami, l’expression de ma respectueuse amitié.
132
- Je vous prie de croire, cher ami, à mon amical souvenir.

- Recevez, cher ami, l’assurance de mes sentiments très cordiaux.
- Veuillez croire, chère amie, à toute ma sympathie.
- Bien cordialement à vous.
- Meilleurs souvenirs.
- Bien à vous.
 À une connaissance, un égal ou un inférieur (dans l’administration) :
- Veuillez recevoir, Monsieur, mes sincères salutations.
- Veuillez agréer, Monsieur, mes salutations distinguées.
- Croyez, Monsieur, à mes sentiments les meilleurs.
- Veuillez croire, Monsieur, à mon respectueux souvenir.
- Recevez, Monsieur, l’assurance de ma considération distinguée.
- Recevez, Monsieur, mes meilleures salutations.
- Je vous prie d’agréer, Madame, mes respectueux hommages.
- Recevez, Madame, l’assurance de mon entier dévouement.
- Agréez, Monsieur, l’assurance de mes sentiments les meilleurs.
- Sincères salutations.
- Salutations distinguées.
 À un supérieur (dans l’administration) :
-Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments dévoués.
-Je vous prie d’agréer, Madame, l’hommage de ma profonde gratitude.
-Daignez recevoir, Monsieur, mes sentiments respectueux.
- Croyez, Monsieur, à ma très haute considération.
- Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments les plus distingués.
- Veuillez agréer, Madame, l’hommage de ma considération respectueuse.
- Recevez, Monsieur, ma profonde gratitude.
- Je vous prie d’accepter, Monsieur, l’expression de mes sentiments les plus

respectueux.
 À un supérieur envers qui on marque une déférence particulière :
- Je vous prie d’agréer, Monsieur, l’expression de mon profond respect.

- Veuillez, je vous prie, Madame, accepter l’hommage de tout mon respect.
- Je vous prie de croire, Monsieur, à mon plus profond respect.
Comme vous le constatez les mots sont souvent interchangeables, mais une série
de règles tirées de l’usage permet de jongler presque naturellement avec ces
expressions parfois désuètes.
N.B. Déférence : considération très respectueuse que l’on témoigne à quelqu’un. Traiter
quelqu’un avec déférence.
Une nuance de respect croissant se marque entre recevoir, accepter et agréer.

133
La même nuance se marque entre assurance et expression (ce deuxième

mot marquant un respect accru).
Je vous prie, en ajoutant un élément, marque une déférence plus grande.
Les hommages ne se présentent qu’à une femme, et de la part d’un homme. Pour
une jeune fille, on se contentera de sentiments respectueux.
La hiérarchie se traduit aussi par le choix fait entre distingués, pour un

subalterne, très distingués, pour un égal, ou les plus distingués, pour un
supérieur ( cette règle n’est plus que rarement appliquée).
Lorsque la formule finale est précédée d’une remarque (comme : Espérant que,
Dans l’attente de…, etc.), on utilise toujours une formule commençant par
« je » : vous prie d’agréer, de recevoir, de croire à, etc.
Si un titre ou une qualité quelconque a été utilisé dans l’appel, il faut le

reproduire dans la formule finale. De Cher ami à Monsieur le Directeur, cette
règle ne peut être oubliée que dans le cas d’un titre trop long (Monsieur le Chef de
Service peut devenir simplement Monsieur) ou d’une formule finale plus
impersonnelle (Bien à vous, etc.).
 Traditionnellement on emploie
Les verbes adresser, agréer, recevoir+ salutations
Le verbe agréer avec sentiments
Le verbe assurer+ sentiments, considération, dévouement.
 Traditionnellement on n’emploie pas

Le verbe exprimer avec salutations.
Le mot expression avec salutations.
Les verbes accepter, recevoir, avec sentiments.
134
CHAPITRE III. LES MOYENS ORAUX DE LA COMMUNICATION

I. LES PRINCIPES DE L’EXPOSÉ ORAL
A priori nous sommes tous capables de nous exprimer. Cependant, nous ne
vérifions pas souvent les impacts que nous créons sur nos interlocuteurs. Ils
peuvent être différents en fonction de nos personnalités, des situations et du
contexte que nous rencontrons. La communication est moins spontanée que nous
voulons bien le croire. En effet, la matière verbale se construit, s’oriente et se
façonne au même titre que l’artiste façonne la matière. Elle nécessite de notre part
une réelle prise de conscience et une volonté d’aboutir à nos objectifs afin
d’optimiser nos relations.
1. PRÉPARER ET PLANIFIER L’EXPOSÉ

___________________________________________________________
Choisir le titre
Choisissez un titre concis, fidèle et représentatif du sujet que vous

allez traiter. Préférez un titre accrocheur qui réveille la curiosité. Pour
le rendre attractif, utilisez la forme interrogative ou une formule
provocante.
___________________________________________________________
Délimiter les contenus

Commencez par faire l’inventaire de la matière à disposition pour

traiter votre sujet. Sélectionnez ensuite les contenus en fonction du
public, du temps à disposition et des objectifs de votre exposé.
 Ne cherchez pas à être exhaustif par rapport à votre sujet. Préférez
la mise en valeur d’un point de vue personnel, de résultats
pertinents, de convictions fortes ou de contributions originales.
___________________________________________________________
Formuler les objectifs

Les objectifs résument l’idée force ou le message essentiel que vous

souhaitez transmettre à votre public. Que doit-il retenir à la fin de
votre exposé ? Les objectifs représentent la colonne vertébrale de la
communication et aident ensuite à construire l’exposé.
 Dans un congrès, les objectifs se rapportent à la contribution
scientifique ou rendent compte d’une pratique.
___________________________________________________________
Organiser l’exposé Introduire le sujet
 L’introduction doit être brève (1à 2 minutes). Elle est censée

délimiter le sujet et les contours de votre intervention. Commencez
par saluer votre public et établir le contact. L’introduction doit
ensuite indiquer les objectifs de l’exposé ainsi que le plan de
135
présentation. C’est aussi l’occasion d’expliciter les idées forces qui

vont être développées au cours de l’exposé.
 Motivez aussi votre auditoire en annonçant les perspectives et les
bénéfices apportés par votre intervention.
Construire le sujet
 Organisez une chronologie et une structure entre les notions

abordées. L’enchaînement la plus logique consiste à procéder du
simple au complexe, des généralités vers les détails pointus. Faites
ressortir les notions essentielles ou les principaux résultats.
 Mettez bien l’accent sur l’apport personnel et méfiez-vous des
conceptualisations trop longues qui font ombre au sujet central.
Evitez aussi l’exposé encyclopédique.
 Pensez « structure narrative » pour rendre le développement plus
attractif.
Conclure
Pour terminer l’exposé, faites une synthèse des idées forces ou de


vos arguments clés. Indiquez les éléments de réponses que vous
pouvez apporter à vos questions de recherche ou hypothèses.
Mentionnez les nouvelles pistes de réflexion ou les retombées.
 N’oubliez pas de remercier le public de son attention.
___________________________________________________________
Le manque de temps est l’ennemi classique du conférencier. Répétez l’exercice avant sachant qu’en
réalité cela demandera toujours plus de temps. Surveillez aussi le temps qui passe pendant votre
intervention.
2. S’EXPRIMER EN PUBLIC
Notre vie nous prépare en général beaucoup mieux à participer à une discussion qu’à donner un
exposé. Il faut donc apprendre et apprivoiser les habiletés de communication. Soyez attentif au fait
que plus de 50% de votre message passe par votre attitude envers les participants.
___________________________________________________________
 Ne lisez jamais de texte, mais parlez aux gens. Parlez fort, pas trop
vite, avec expressivité (intonation et rythme).
La voix
Libérez votre énergie.


Ne redoutez pas quelques secondes de silence.

Evitez la répétition de mots inutiles Heu ! Alors ! Bien ! N’est-ce pas !

etc.
___________________________________________________________
Le regard
Etablissez un contact visuel avec les participants. Les regarder, si


possible chacun, en alternant aléatoirement.
 Evitez de regarder le plafond, le sol, vos documents, l’écran de votre
ordinateur, ou toujours les mêmes personnes.
___________________________________________________________
Le corps
 Adoptez une position stable, solide et calme. Restez toujours bien face
au public.
 Evitez les balades et les bougeottes inutiles ou de tourner le dos au
public en voulant montrer des informations projetées au tableau.
136
___________________________________________________________
Les gestes
 Montrez ce que vous dites en utilisant un pointeur, un index ou une

baguette. Appuyez vos propos par des gestes et mouvements
appropriés.
 Evitez autant que possible les gestes répétitifs comme de manipuler
sans cesse un stylo, de remuer les clés dans la poche, ou encore de
remettre en place sans arrêt une mèche de cheveu rebelle. Les gestes
d’auto contact ne sont pas recommandées.
II. LA PRÉPARATION ET LA CONDUITE DE RÉUNION

Dans la vie professionnelle, syndicale, civique, les réunions doivent être préparées
et conduites de façon plus rigide, plus codée. Que vous participez à la réunion d’un
conseil d’administration, à l’assemblée de la société de chasse, à celle des
membres d’un syndicat, vous pourrez vous inspirer du système d’organisation
présenté ci-dessous.
II.1.Préparation de la réunion
 Ne pas négliger la préparation matérielle :

- retenir la salle à l’avance ;
- la choisir en fonction du nombre de participants ;
- y faire disposer les tables et les chaises en triangle, en demi-cercle ou d’une
autre façon (en fonction du nombre des participants, des rapports
hiérarchiques, des travaux prévus) ;
- y faire placer un tableau de conférencier, c’est-à dire un chevalet sur lequel
sont placées de grandes feuilles de papier (on pourra, à l’avance, préparer
des croquis, noter un plan, etc.).
 Assurer la préparation intellectuelle de la réunion. Il faut :
- élaborer en petit comité un ordre du jour cohérent ;
- envoyer les convocations et cet ordre du jour suffisamment à l’avance pour
qu’un premier feed-back fonctionne (suggestions des participants,
inscription d’un autre point à l’ordre du jour, etc.) ;
- s’il y a lieu, préparer ou faire préparer un ou plusieurs projets de motions ;
- dans tous les cas, accorder aux participants un temps suffisant entre la
réception de la convocation et la réunion : ils pourront ainsi étudier l’ordre
du jour, préparer une documentation, prévoir leur intervention, etc.
137
II.2. Conduite de la réunion
Si vous êtes simplement participant, vous aurez deux grands rôles à assumer :
- écouter autrui avec vigilance et prendre quelques notes ;

- intervenir.
Vous pouvez également être choisi comme président de séance, assesseur,
secrétaire, dès le début de la réunion. En effet, dans certaines assemblées, un vote
intervient au début de la réunion pour le choix de ces responsables.
Le président de séance doit :
- au début de la séance, présenter l’ordre du jour, le commenter

brièvement, suggérer les grands thèmes de discussion et obtenir
rapidement, à mains levées, l’accord de l’assemblée pour ces orientations ;
- pendant la séance, distribuer la parole à tous, sans discrimination,
ramener au sujet les participants qui ont tendance à s’en éloigner, faire
respecter le temps de parole, assurer le droit de réponse, rappeler à l’ordre les
participants un peu trop passionnés, voire discourtois, de temps à autre faire
le point ;
- à la fin de la séance, présenter la synthèse claire, précise, brève de la

discussion générale.
Pour assumer ce rôle, les qualités des animateurs sont évidemment nécessaires.
Les assesseurs ont pour tâche d’assister le président de séance, de le relayer. A

vrai dire, leur rôle est souvent purement honorifique.
Le secrétaire de séance prend des notes de façon à aboutir à un compte rendu

rédigé dont les participants pourront prendre connaissance. Ce travail est difficile,
fastidieux, surtout si l’on ignore la sténographie. Il est donc conseillé de désigner
deux ou trois secrétaires qui pourront se relayer puis élaborer en commun le
compte rendu.
138
EXERCICE : Comment saboter une réunion

1. Si vous recevez une convocation à une réunion, ne la lisez pas : pour ne pas avoir de
préparation à faire et pour ne pas réfléchir à l’avance aux problèmes que vous aurez à
débattre.
2. Faites du bruit en entrant dans la salle et, une fois installé à votre place, engagez aussitôt
la conversation avec votre voisin de façon à couvrir la voix de ceux qui parlent du problème
à l’ordre du jour.
3. Critiquez automatiquement les interventions de chaque participant de façon à empêcher

toute compréhension de la pensée et de l’expérience des autres.
4. Quand l’animateur propose une méthode de travail, rejetez-la en prétendant que vous
n’aimez pas ce genre de contrainte pour vous exprimer.
5. Quand l’animateur ou un autre participant vous demande votre avis ou l’apport de votre
expérience, n’en faites rien et abritez-vous derrière l’avis ou l’expérience des autres.
6. Quand l’objectif proposé par l’animateur a été débattu et accepté par le groupe,
remettez-le en cause régulièrement au cours de la réunion.
7. Quand les participants ont des réactions spontanées sur le sujet, remettez-les à leur
place au nom de la discipline et de la rigueur, chacun ne devant intervenir que si
l’animateur l’autorise à le faire.
8. Lorsqu’il y a des tensions entre certaines personnes, mettez de l’huile sur le feu afin
d’envenimer le conflit pour éviter qu’il y ait enrichissement mutuel né de l’affrontement et
de la différence.
9. Quand le groupe est arrivé à un accord, remettez-le systématiquement en cause.
Si vous appliquez régulièrement ces conseils, vous pouvez être fier d’être le meilleur
destructeur de vie sociale.
Des réunions efficaces, Charles Maccio, Editions Chronique sociale, Lyon, 1996.
TRAVAIL À FAIRE : Vous reprenez les dix (10) points proposés en rédigeant
les mêmes consignes pour rendre une réunion efficace.
139

C & Te2 Abf2 Fcge2 2019 2020

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ABF 2 VOLUME HORAIRE: 30 heures CT : 20 heures TD : 10 heures CLASSE : 2 A

maîtriser les moyens et les formes d’expression,

CHAPITRE II. Initiation à la rédaction d’écrits professionnels

- Anthony ROBBINS, Pouvoir illimité, Robert LAFFONT, Paris 1981.

- Miguel CHOZAS, Christine JULIEN, Philippe GABILLIET, Communication et

On peut entendre par techniques d’expression des procédés linguistiques

Le présent module va mettre l’accent sur la rédaction de documents de la vie

CHAPITRE I. GÉNÉRALITÉS SUR LA COMMUNICATION

Le but de cette communication serait soit de se faire connaître, soit de renforcer

La communication de l’entreprise peut porter sur des objets divers : l’image de

A. La cible visée par le message

Comme son nom l’indique, c’est la communication destinée à l’ensemble des

 la réunion-téléphone : l’organisateur de la réunion réserve auprès d’un

communication ensemble. La réunion-téléphone peut concerner jusqu’à

C. Le délai de transmission du message

2 .La communication différée

Elle se fait – en l’absence du destinataire ou en raison d’un décalage horaire – au

III. CONDITIONS DE RÉUSSITE

III.1.La phrase de langage professionnel présente plusieurs caractéristiques.

SUJET _ VERBE _ COMPLÉMENTS

Nous enverrons ce colis dans les prochains jours.

SUJET _ PRONOM _ VERBE _ COMPLÉMENTS

Nous vous transmettrons ces renseignements sous peu.

L’objectif est de transmettre un message le plus clairement possible ; il est

Nous vous prions d’agréer, Messieurs, nos salutations distinguées.

III.1.2.La phrase sans verbe n’existe pas

III. 2.La phrase professionnelle est, généralement, une phrase courte

L’objectif est de transmettre un message, de ne surtout pas choquer le lecteur ;

La phrase commerciale sera donc d’autant plus monotone qu’à des

Créez des phrases ne dépassant pas deux lignes dactylographiées : au-delà

EXERCICE : Coupez les phrases longues suivantes afin de les rendre

CHAPITRE II. INITIATION À LA RÉDACTION D’ÉCRITS DE

1° Bien connaître et comprendre le sujet de la rédaction. On ne peut

Et les mots pour le dire arrivent aisément.

2° Procéder au besoin à une recension pertinente des éléments

3° Etablir un plan qui comprenne nécessairement :

-une introduction brève, claire et précise comportant néanmoins certains

-un développement. C’est le corps du sujet, partie centrale du

I.2.Le style et le caractère des documents professionnels

EXERCICE : dites en quoi consistent la dignité, le respect de la hiérarchie, le

II. LES NOTES

La note fait partie des documents d’information.

N.B. Intranet : réseau interne de courrier électronique d’une entreprise ou d’une

La demande d’un accusé de réception du message- proposé ou non par le logiciel

La note remplace la lettre dans tous les cas où le destinataire et le signataire

Lorsqu’un subordonné a étudié une situation, un dossier à soumettre à

Lorsque par ailleurs, un subordonné soumet un dossier à la signature de son

II.1. LA NOTE D’INFORMATION

Elle renseigne le personnel au sujet de l’organisation de l’entreprise, des relations

La note d’information ne demande à son destinataire aucune action précise,

Emetteur : Service du personnel

Destinataires : Personnel Bobo Dioulasso, le 25 novembre 2007

des services administratifs

Objet : Horaire de travail

du lundi au jeudi inclus 9 h- 12 h 13 h 30 - 17 h 30

Merci de bien vouloir appliquer ce nouvel horaire.

II.1.2. STRUCTURE DE LA NOTE SELON SA NATURE

- en-tête de l’entreprise simplifié;

Lorsque la note est adressée par un subordonné à un supérieur, on écrit :

La Note comporte généralement une introduction, un corps et une

II.2. LA NOTE ORDINAIRE OU NOTE SUCCINCTE

Il s’agit d’un document de correspondance interne à l’occasion du traitement des