LE

CONTRÔLE DE GESTION
SUR SAP®

IXERP consulting

1
 OBJECTIFS

Cette présentation a pour objectif de vous présenter le contrôle de gestion sur

SAP® et de décrire une démarche opérationnelle afin de vous guider dans la
mise en œuvre dans la conduite de vos projets.

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2
Les données de base CO
et ses flux

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 SOMMAIRE

Chapitre I : Données de base

A) CO CCA
B) CO OPA
C) EC PCA
Chapitre II : Gestion des flux
A) CO CCA
B) CO OPA
C) EC PCA

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LES DONNÉES DE BASE DE CO

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DONNÉES DE BASE
« CO CCA »

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 Les centres de coûts

1. Un centre de coûts est une structure de la société, responsable vis à vis de ses coûts.
La comptabilité des centres de coûts est utilisée pour déterminer à quel endroit les
coûts surviennent dans l ’entreprise.

2. Dans SAP, le centre de coûts est un “collecteur” de coûts qui peut être équivalent aux
traditionnelles “sections analytiques”.

3. Si le périmètre analytique est multi-sociétés, un centre de coûts est affecté, lors de sa

définition, à une société unique.

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 Les natures comptables (I)
Les natures comptables sont les objets porteurs de coûts et fournissent des informations sur les flux de
valeurs et la consommation de valeurs dans la société.

Les natures comptables primaires :

 portent les coûts dont l ’origine est externe à l ’entreprise,

 ne peuvent exister que si le compte général existe dans le plan comptable opérationnel de la société.

Les natures comptables secondaires

 sont gérées uniquement dans CO,

 sont liées au processus d ’activité de l ’entreprise,

 illustrent les flux de valeurs internes (imputation interne d ’activités, gestion de majorations et
opérations d ’imputation).

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 Les natures comptables (II)

Plan Comptable

Comptabilité Financière

Comptabilité Analytique

1 2 3 4 5 8 6 7 9
Comptes Comptes Comptes
Comptes Comptes Comptes Comptes Comptes Comptes
de de analy-
d'immobi- de stocks de tiers financiers spéciaux de
capitaux charges tiques
lisations et encours produits

Natures Comptables Natures

primaires comptables
secondaires

Remarque : toute écriture passée sur une nature comptable primaire est
affectée à un centre de coûts, à un centre de profit, à un ordre interne ou
à un objet de résultat. Chaque nature comptable primaire est donc
affectée à un support analytique (transaction OKB9).

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 Ratios statistiques : définition

1. Ce sont des clés de distribution utilisées comme :

 base de répartitions internes des coûts,

 base de déchargement d ’un centre ou d ’un ordre récepteur,
 ratio de calcul dans un reporting.

2. C ’est une valeur budgétée ou saisie au réel sur un centre.

3. Ce sont les seules données de base non limitées dans le temps.

Remarque :
Les ratios peuvent être « constants » (ex : effectifs) ou « totaux »
(ex.: unité téléphoniques).
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 Les types d ’activité

 Le type d ’activité permet de mesurer / valoriser l ’activité d ’un centre.

 Les types d ’activité sont définis indépendamment des centres de coûts. Ils divisent les
activités fournies par un centre de coûts en fonction de l ’imputation des coûts.

 La valorisation des activités se fait à un prix de cession déterminé suivant la stratégie de

gestion choisie. Quand on divise les coûts par une quantité d ’activité, on obtient un prix de
cession pour le couple centre de coûts/type d ’activité, prix servant ensuite pour l ’imputation
interne d ’activité afin de décharger les centres.

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 Groupes de données de base

 Afin de faciliter leur gestion, les données de base (centres de coûts, natures comptables,
ratios statistiques et types d ’activité) peuvent être organisées en groupes. Un nom de
groupe ne peut être utilisé qu’une seule fois.

 Cas particulier des centres de coûts : la « hiérarchie standard » des centres de coûts est
un groupe particulier auquel tous les centres de coûts du périmètre analytique doivent
être affectés. SAP effectue un contrôle d ’univocité et d ’intégralité de cette hiérarchie. On
peut créer en parallèle des hiérarchies partielles : « hiérarchies alternatives ».

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DONNÉES DE BASE
« CO OPA »

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 Ordres internes
 Axe analytique, au même titre qu’un centre,

 Durée de vie limitée dans le temps mais qui peut être supérieure à l ’exercice,

 Peut être déchargé à terme sur d ’autres objets (imputation non obligatoire),

 Ne doit pas être nécessairement le reflet de l ’entreprise,

 Permet d ’analyser les coûts en terme de causalité,

 Peut être géré en interne à CO ou en externe à CO (SD, PP).

 L ’ordre est défini en priorité par un « type d ’ordre » lequel détermine le profil
d ’imputation, le profil de budget, le schéma de statuts et propose un ordre de référence
(pour un même société, un même centre de profit, un même centre de
responsabilité…données pas défaut).

Remarque :
Comme les centres, les ordres internes peuvent être regroupés en hiérarchies
mais il n ’existe pas de « groupe exhaustif » tel que la hiérarchie standard des
centres de coûts.
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 Les étapes d ’un ordre

Création

Lancement

Statuts Clôture technique

système

Clôture

Archivage

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DONNÉES DE BASE
« EC PCA »

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 Le Centre de Profit

 Un centre de profit est :

 une entité structurelle pouvant être multi-sociétés

 rattaché à un périmètre analytique

 responsable de ses performances

 capable d’analyser sa profitabilité

 statistique

Remarque :
Une hiérarchie standard des centres de profit doit être obligatoirement
définie et il est possible de créer des hiérarchies alternatives (ou groupes de
centres de profit).

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 Le Centre de Profit « DUMMY »

 Un centre de profit « fictif » est rattaché à la hiérarchie standard mais ne représente rien
dans l'entreprise.

 Il reçoit toutes les écritures non affectées à un centre de profit "normal", les écritures
incorrectement affectées. On peut alors les reprendre et les réaffecter à des centres de
profit.

 Normalement vide, il permet de repérer les erreurs (ex : nouvel objet non affecté à un
centre de profit).

 Il assure donc la cohérence entre les comptes de résultat dans FI et dans CO.

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GESTION DES FLUX DANS CO

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 Introduction : Flux statistiques ou réels

 Centres de profit : objets supportant toujours des flux statistiques

 Centres de coûts : objets réels, saufs ’ils sont en présence d ’autres objets réels, ils
sont alors statistiques

 Ordres et projets : objet supportant des flux statistiques ou réels

 On ne peut avoir qu’un flux réel par objet mais différents flux statistiques par objet.

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LES FLUX CO CCA

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 Intégration budgétaire

Centre de coûts
Entrée Sortie
 Activité budgété
Planif. de la production
Capacité budgétée

Gestion du personnel  Coûts budgétés

- Personnel

Gestion des articles - Matières consommables Centre

Gestion des immos - Amortissements Cession

d'activité à
- Téléphone
Comptabilité financière - Assurance
- Energie Ordre interne
- Tout frais général...
Maintenance
- Maintenance

Comptabilité analytique  Prise en charges d'activités

via imputation internes

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 Procédure Budgétaire

1 2 3 4 5 6
Budgétisation
Budgétisation Budgétisation Budgétisation Budgétisation Budgétisaton
des types des coûts
des ratios des coûts des Répartition
d'activité primaires
statistiques secondaires Abonnements détaillée
(manuel)
=> Pour
Répartition Taux activité Par nature Non liés à Sur la Par
détaillée comptable l'activité base des répartition
Capacité de coûts détaillée
Répartition production Par type Liés à
addition- des natures
globale d'activité l'activité
Volume de nels comptables
Reporting, Production et plus
Formules finement via
Coûts budgétisat.
détaillée

permutation possible
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 Procédure Budgétaire( Suite)

7 8 9 10 11

Budgétisation Budgétisation
des taux Actualisation Blocage des Enveloppe
Répartition
d'activité des budgets budgets budgétaire
globale
.
des coûts Itérations simulations Protection par centre
aggrégés sur la base de budgets contre de coûts /
de la (exemple : toute groupe de
capacité de modification modifica- centre de
production de prix) tion coûts
budgétée

A replanifier si démarche peut être effectué

changements dans les optimale indépendamment des
étapes précédentes autres activités
IXERP consulting budgétées
 La Pré-budgétisation

Manuel Automatique

Ratios PB de ratios Transfert de SIL

statistiques
Types PB des types Imputation
d’activité d’activité indirecte d’activités

Coûts Primaires : Secondaires : Primaires : Secondaires :

PB des coûts PB des coûts Abonnement Répartition globale

primaires indép. de secondaires indép.
l’activité de l’activité

PB des coûts PB des coûts Répartition Imputation

primaires dép. de secondaires dép. de détaillée indirecte d’activité
l’activité l’activité

Remarque : PB = Pré-budgétisation

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 Principe de la budgétisation

 Copie de budget : d ’une version à une autre par exemple

 Revalorisation : application d ’un taux (d ’augmentation ou de diminution) à une version

de budget

 Gestion des enveloppes sur les centres de coûts : affectation d ’une enveloppe de coûts
(sans détail par nature comptable) avec contrôle de disponibilité possible

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 Les flux réels

 Imputations "directes" de quantités, coûts et revenus externes ( FI, MM, AM ...) :

simultanées dans FI et CO

 Imputations analytiques de quantités, coûts et revenus

 saisis dans CO (transferts internes)
 périodiques (transferts, répartitions, coûts additionnels)
 Imputation des ratios statistiques

 Abonnements analytiques

 Engagements sur commande fournisseur

 Réserves de moyens financiers sans demande d’achat

 Ecritures de réconciliation FI / CO

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 Les transferts périodiques

Centre PTT
Téléphone
Janvier 606120 + 15.000,- Euros
606120 - 15.000,- Euros

Clé de répartition

Ratio statistique
ex. Unité téléphonique

Centre de Centre de Centre de

coûts « A » coûts « B » coûts « C »
606120 + 6.000,- 606120 + 6.000,- 606120 + 3.000,-

2.000 2.000 1000

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Unités téléphoniques
 La répartition détaillée

Electricité Centre de coûts élect.

Janvier 606110 + 23.000,- Euros
606110 - 23.000,- Euros

Clé de répartition
% fixe

30% 20% 50%

Fabrication 1 Fabrication 2 Fabrication 3

606xxx + 6.900,- 606xxx + 4.600,- 606xxx + 11.500,-

du centre de du centre de du centre de

coût élect. coût élect. coût élect.
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LES FLUX CO OPA

IXERP consulting
 Budgets ascendant / descendant
& contrôle disponible
 Parallèlement à la budgétisation ascendante détaillée en fonction des natures comptables
(idem budgétisation des centres de coûts), il est possible de budgéter, au niveau des
ordres et par exercice, des valeurs indépendantes des natures comptables (budget
descendant ou budget d’enveloppe).

 Le système offre alors la possibilité de gérer un contrôle des disponibilités (contrôle en

fonction des engagements relatifs à un ordre et du budget annuel).

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 Budgets ascendant / descendant
& contrôle disponible

Budget: Budget d'enveloppe:

• flexible • ferme
• plusieurs versions • unique
• possibilité de ne pas • correspond à la version
garder de trace des définitive du plan
modifications
• Traçabilité de toutes les
évolutions ultérieures

Contrôle de disponibilité :
• avertissement
• avertissement + E-mail
IXERP consulting • erreur et rejet
 Intégration budgétaire

Centres : Ordres :
• allocations • consommation
TRANSFERT
• activités d'activités
• coûts budgétés
• coûts
additionnels

Déchargement
Consommation
d'activité

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 Flux réels sur l’ordre

Compta. financière Compta. financière

Coûts externes • Compte général

(factures) • Immobilisation
Ordre • Article (stock)

Stock • Maintenance
• Investissement
Consommation • Réparation
de matières Contrôle de gestion
• OF
• .... • Centre de coûts
Compta. analytique • Ordre
• Projet
Coûts internes • Objet de résultat
Activités • Réseau
Coûts additionnels

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 Intégrations réels :
Flux de chargement
 Coûts réels imputés directement par FI, MM, AM

 Transferts de coûts et produits de postes individuels (d ’un ordre à un autre ordre)

 Coûts réels internes à CO :

 saisie d ’imputation d ’activité directe (de centre à ordre)

 transferts périodiques (via des centres ou des ordres)

 coûts additionnels périodiques (le déchargement d ’un coût additionnel peut se faire sur
un centre ou sur un ordre)

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 Intégrations réels :
Flux de déchargement
 Le déchargement des ordres est défini suivant un profil d ’imputation lié au type de l ’ordre.

 Le profil d ’imputation est composé

 du schéma d ’imputation (Quels sont le ou les récepteurs ? )

 et du schéma d’origine (Quelles sont le ou les natures comptables imputées ? Sont-elles

regroupées en une nature comptable secondaire ?).

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 Imputations réelles & Engagements

 L ’engagement peut être créé par une demande d ’achat, une réservation de stocks ou
une commande d ’achat.

 Il peut être réduit par une consommation effective, une entrée en stocks ou une entrée de
facture.

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LES FLUX EC PCA

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 Méthodes de planification

 Budgétisation directe d'un centre de profit :

 par nature comptable

 utilisation des répartitions globales ou détaillées

 Reprise des budgets d'autres modules :

 centres de coûts (CO-CCA)

 ordres internes (CO-OPA)

 OTP et graphes de projets (PS)

 compte de résultat analytique (CO-PA)

 production (CBN) (PP)

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 Ecritures réelles : Bases

 Toutes les écritures dans les modules FI, MM, AA, SD et CO, affectant les profits,
sont réfléchies dans EC-PCA.

 Aucune écriture ne peut être directement affectées à un centre de profit : elle est
affectée à un autre objet (centre, ordre,...), qui est lui même lié à un centre de profit.
L'écriture sur centre de profit n'est que statistique i.e. pour information.

 On peut transférer un montant depuis un centre de profit, mais uniquement sur un

autre centre de profit.

 Comme pour les centres de coûts, on peut utiliser les répartitions détaillée et globale.
Les centres de profit sont alors les seuls récepteurs et émetteurs admis.

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 Reprise d’éléments de bilan

 Les éléments suivants peuvent être remontés depuis FI (bilan) sur les centres de
profit :

 Balances fournisseurs

 Balances clients

 Stocks

 Immobilisations

 En-cours de production

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 Contact

Votre Ingénieur Commercial IXERP

BENSIMON Stéphane
TEL : 01 73 04 92 34
GSM : 06 61 79 78 32
Mail : stephane.bensimon@ixerp.com
Conseil

Intégration WWW.IXERP.COM

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