UNIVERSITE DES SCIENCES SOCIALES ET DE GESTION

DE BAMAKO (USSGB)
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INSTITUT UNIVERSITAIRE DE GESTION
(IUG)

MEMOIRE D’ANALYSE ADMINISTRATIVE APPLIQUEE

THEME :

Gestion administrative du personnel dans un Etablissement financier :

Cas du fgsp sa

PRESENTE ET SOUTENU PAR

Mohamed A KONATE
Pour l’obtention du diplôme de licence professionnelle en Organisation
et Gestion des Organisations (Lpro.OGO) :

Option :
Gestion des Ressources Humaines
(GRH)

Directeur de mémoire : Encadreur :

Moussa SIDIBE Mahamadou SIDIBE

Date de soutenance : Promotion :

2019-2022
SOMMAIRE

Table des matières

DÉDICACE...........................................................................................................2
REMERCIEMENTS.............................................................................................3
LISTE DES ABRÉVIATIONS.............................................................................3
LISTE DES ANNEXES........................................................................................4
INTRODUCTION.................................................................................................4
Présentation de l’IUG............................................................................................4
PREMIERE PARTIE : Rapport de stage..............................................................8
Chapitre I : Présentation du lieu de stage (FGSP-SA)..........................................8
Chapitre II : Déroulement du stage et Description des tâches effectuées............8
Chapitre III : Observations et Suggestions............................................................8
DEUXIEME PARTIE : Cadre Pratique................................................................9
Chapitre I : Généralités sur la GAP.......................................................................9
Chapitre II : Présentations des résultats du service d’accueil...............................9
Chapitre III : Critiques et Suggestions..................................................................9
Conclusion...........................................................................................................10
Bibliographie.......................................................................................................10

DÉDICACE

Je dédie spécialement ce présent mémoire à mon papa Abdoulaye KONATE

l’homme au cœur blanc et ma maman Kadiatou CISSE depuis Diamou dans la
région de Kayes qui m’ont soutenu pendant tout ce parcours.
 REMERCIEMENTS

Je rends grâce à Dieu pour le souffle de la vie qui m’a été accordé et de m’avoir
permis de bien fini ce travail qui m’es important.

Dieu merci !!

LISTE DES ABRÉVIATIONS

Abréviations Significations
IUG Institut Universitaire Gestion
LISTE DES ANNEXES

INTRODUCTION

Présentation de l’IUG

I. Présentation de l’IUG
L’IUG est un établissement d’enseignement supérieur professionnel qui forme
en 3 ans des cadres capables de s’intégrer et de répondre aux besoins des
organisations publiques et privées.

1. Historique de l’IUG
L’Institut Universitaires de Gestion fut créé par l’arrêté
N°221/MESRS/DNESRS du 03 septembre 1973 sous le nom de l’Ecole des
Hautes Etudes Pratiques (EHEP) sous l’initiative de du professeur Yaya
BAGAYOKO, Ministre de l’éducation en son temps.

Ce n’est qu’en 1996 que l’EHEP est devenu IUG (Institut Universitaire de
Gestion) par le Décret N° 96-156/P-MR du 23 mai 1996 en lieu et place de
l’EHEP.

Le décret N°96-377/P-RM du31 décembre 1996 fixant son organisation et ses

modalités de fonctionnement, et l’arrêté N°01-3178/ME-SG du 28 novembre
2001 fixant les conditions d’accès, le régime des Etudes et des Examens.

2. Situation Géographique de l’IUG

L’IUG est situé dans la ville de Bamako plus précisément sur la colline de
Badalabougou, entre FHG (ex FLASH) et la FAST en face du Centre Régional
de l’Energie Solaire.

3. Objectifs et missions
L’IUG a pour objectifs de :

- Préparer des futurs diplômés à des fonctions d’encadrements et de

responsabilité dans le domaine de gestion des administrations et des
entreprises ;
- Former des cadres intermédiaires (Techniciens Supérieurs) pour
l’encadrement des différents secteurs tertiaires ;

- Former des Formateurs et des cadres diplomatiques.

4. Filières de formation à l’IUG

Les filières sont regroupées autour de trois (3) grandes licences professionnelles
contenant des différentes options.

 Licence Professionnelle Création et Gestion d’Entreprises (LPro CGE)

composées de quatre (4) options :
- Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA) ;
- Gestion Logistique Transports (GLT) ;
- Finances-comptabilité (FC) ;
- Informatique de Gestion (IG).
 Licence Professionnelle Sciences et Techniques Commerciales (LPro
STC) composées de deux (2) options :
 Techniques de Commercialisation (TC) ;
 Commerce International (CI).
 Licence Professionnelle Organisation et Gestion des Organisations (LPro
OGO) composées de trois (3) options :
- Gestion des Ressources Humaines (GRH) ;
- Assistant de Gestion (AG) ;
- Hôtellerie et Tourisme (HT).
 Département de formation continue d’IUG (UFP)

Ce département prépare en cours du soir aux mêmes licences qu’en cours du

jour ;
 • Maîtrise en Informatique Appliquée à la Gestion (MIAGE) ;
• Maîtrise en Science Technique Comptable et Financière (MSTCF) ;
• Maîtrise en Science et Technique de Commerce International (MSTCI)- ;
• En écotourisme L3, M1, M2 ;
• Formation sur mesure.

5. Modes d’évaluation à l’IUG

A l’IUG Les licences professionnelles se caractérisent par six (6) Semestres S1,
S2, S3, S4, S5 et S6.

Un semestre est composé d’Unité d’Enseignement (UE). Et chaque UE est

composée d’éléments Constitutifs ou EC faisant l’objet des cours magistraux
et/ou des travaux dirigés ou pratiques. Chaque UE est affectée de crédits. La
validation d’un semestre est équivalue à 30 crédits.
6. Les conditions d’admission
1. L’accès à l’Institut Universitaire de Gestion est subordonné à un test écrit
organisé au sein de l’établissement ou à une inscription au cours du soir.

Il y a quatre (4) types de candidats qui peuvent s’inscrire pour ce test.

-Type A : Les étudiants réguliers du baccalauréat de l’année en cours, ayant

moins de 26 ans ;

-Type B : Les titulaires de brevet de technicien de l’année en cours avec une

moyenne égale ou supérieure à 12 ;

-Type C : Les professionnels titulaires du BT.

-Type D : Les candidats étrangers titulaires du baccalauréat ou d’un diplôme

équivalent.

 Les dossiers à fournir pour la présélection sont :

 Une demande timbrée à 200 FCFA adressée au Directeur General
de l’IUG ;
 Une copie légalisée du diplôme (Baccalauréat, brevet de technicien
ou diplôme équivalent) ;
 Une copie de l’acte de naissance ;
  Le frais d’examen des dossiers qui s’élèvent à 5000 FCFA pour les
réguliers et 7500 FCFA pour les autres (non remboursable).
 Fournir une autorisation de la fonction publique pour les agents de
l’Etat et une fiche d’autorisation de l’employeur pour les
travailleurs privés.

Après la sélection des dossiers pour les réguliers suivis du test les étudiants
admis au test d’entrée le frais d’inscription s’élève :

 Pour les réguliers 6000 FCFA et 51000 pour les professionnels ;

 Pour les étrangers 360000 FCFA.
7. Les conditions d’obtention du diplôme
Tout d’abord le diplôme de la licence est délivré aux seuls étudiants :

Ayant validés la totalité des 180 crédits c’est-à-dire 30 crédits par semestre ;

Ayant validés l’exécution d’un stage pratique de deux (2) à trois (3) mois à
l’issue duquel l’étudiant produira un mémoire de licence professionnelle ou un
rapport de stage de fin d’étude destiné à être apprécié par un jury lors d’une
soutenance en séance publique.

8. Les partenaires de l’IUG

L’institut Universitaire de Gestion est en partenariat avec les établissements
suivants :

 Faculté de Sciences Economiques et de Gestion ;

 Institut National des Techniques Economique et Comptable (INTEC) ;
 Université de Paris-Dauphine ;
 Université Gaston Berger de Saint Louis ;
 Université Blaise Pascal de Clermont ;
 Université Cheick Anta Diop de Dakar etc.

Contexte et structure du Mémoire

Contexte
Structure
Intérêt personnel
Intérêt pour le service d’accueil

PREMIERE PARTIE : Rapport de stage

Chapitre I : Présentation du FGSP-SA

Le Fonds de Garantie pour le Secteur Privé (FGSP-SA) avec un capital social
de douze milliard trente-deux millions sept cent quatre-vingt-onze milles deux
cent cinquante (12 032 791 250) de Franc CFA est un établissement financier
à caractère bancaire dont l’agrément a été obtenu par arrêté n°2014-1306/MEF-
SG du 17 avril 2014.

Le FGSP-SA est le fruit d’une volonté politique et d’une dynamique de

partenariat entre l’Etat malien, le secteur privé et le système bancaire dont
l’historique mérite d’être rappelé avec les missions qu’il s’est fixées. En plus, il
a choisi un domaine d’intervention avec des produits et services répondant aux
besoins de la population cible.

I. Historique et Situation Géographique

Le secteur privé malien est dominé par les Petites et Moyennes Entreprises et les
Petites et Moyennes Industries (PME-PMI) qui évoluent en majorité dans
l’informel. Ces entreprises opèrent dans des secteurs variés et leur un rôle est
très important dans l’activité économique, parce qu’elles sont créatrices
d’emplois, source d’innovations et d’investissements.
Pour assurer une relance économique rapide et le développement de notre pays,
cette catégorie d’acteurs économiques avait besoin, d’un accès accru aux
sources de financement y compris l’accompagnement de l’Etat qui est resté
longtemps mal coordonné. Autrement dit, le constat patent dégagé est que seul
un secteur privé fort et performant peut favoriser la dynamique économique
souhaitée par les plus hautes autorités du pays.
Au regard du fait que le système bancaire malien n’arrivait pas à satisfaire la
demande potentielle de crédits des entreprises maliennes en général et d’autres
contraintes portant sur l’inadéquation des ressources par rapport aux emplois, le
coût relativement élevé du crédit, l’environnement juridique et judiciaire, la
plupart des PME-PMI semble être plus marginalisée par les banques car ne
présentant pas souvent des garanties exigées, pourtant viables dans beaucoup de
cas. Ce secteur était considéré comme représentant un risque élevé.
Pour atténuer cette discrimination, le développement de la microfinance avait
été considéré comme un moyen efficace de résoudre le problème de l’accès au
crédit à cette clientèle élargie aux entreprenants. Malheureusement, cette
initiative a montré ses propres limites, car le réseau du microcrédit est doté de
ressources limitées. De même, la venue d’établissements spécialisés dans le
crédit à l’équipement n’a pas permis de résoudre de façon satisfaisante les
besoins de crédit d’une frange d’acteurs économiques. Donc, l’élargissement de
la base de la clientèle n’a pas été atteint pas à hauteur de souhait.

L’Etat, conscient de ces nombreuses contraintes, en concertation avec le secteur

privé et le système bancaire, a élaboré une véritable politique de promotion des
financements des entreprises maliennes par la mise en place de mécanismes de
garantie et l’appui à la mobilisation de ressources stables conduisant à la
création du Fonds de Garantie pour le Secteur Privé (FGSP-SA) en avril 2014.
Comme tout établissement financier, il est une société anonyme régie par la loi
uniforme portant réglementation bancaire et ses textes connexes et conforme aux
dispositions de l’Acte Uniforme sur les Société Commerciales et du Groupement
d’Intérêt Economique.
A la date d’aujourd’hui, son capital social se chiffre à FCFA 5 927 050 000. Il
est entièrement libéré et reparti entre les actionnaires suivants : l’Etat du Mali,
l’Institut National de Prévoyance Sociale (INPS), le Pari Mutuel Urbain (PMU-
MALI), la Banque de Développement du Mali (BDM-SA) , la Banque
Malienne de Solidarité (BMS-SA), la Banque Nationale de Développement
Agricole- Mali (BNDA), l’Agence Nationale pour l’Emploi (ANPE), l’Agence
pour la Promotion de l’Emploi des Jeunes (APEJ), la Banque Commerciale du
Sahel (BCS-Mali-SA), la Banque Sahélo-Saharienne pour l’Investissement et le
Commerce-Mali (BSIC Mali SA), la Chambre de Commerce et d’Industrie du
Mali ( CCIM ), le Conseil National du Patronat du Mali ( CNPM), la Banque
Internationale pour le Commerce et l’Industrie du Mali (BICIM) et les
Assurances LAFIA (Voir en annexe la composition du capital social).
II. Objectifs et Missions
1. Ses Objectifs :
2. Ses Missions :
Le FGSP-SA a été créé pour faciliter l’accès des entreprises (notamment les
PME) au financement, afin de soutenir l’objectif de croissance accélérée du
Gouvernement. Ainsi, l’Etat, en plus d’être actionnaire du FGSP-SA, a décidé
de le soutenir financièrement afin de lui permettre d’accomplir sa mission.

De façon claire, cette mission consiste à apporter plus de solutions aux

banques en termes de couverture partielle des risques liés à l’octroi de
concours aux PME/PMI, et, ainsi, offrir plus d’opportunités à ces dernières
dans le financement de leur implantation, leur développement et leur
modernisation.

En effet, le FGSP SA intervient dans les secteurs primaire, secondaire et

tertiaire et offre sa garantie à toute PME/PMI en phase de création ou de
développement quelle que soit sa forme juridique (individuelle, SA, SARL, GIE
etc.). Les entreprises ont pour seule condition la justification d’un niveau
minimal de formalisation (inscription au Registre du Commerce du Mali et
détention d’un Numéro d’Identification Fiscal).

En accordant sa garantie aux banques, le FGSP SA a pour ambition d’être un

outil de :

 Développement des PME/PMI ;

 Développement pour les banques en sécurisant leurs risques et en
leur permettant d’étoffer leurs portefeuilles par la conquête de
nouveaux marchés de PME/PMI.

Le Fonds de Garantie pour le Secteur Privé, pour rendre le coût du crédit

soutenable et compétitif pour les entreprises, a convenu d’un Accord-cadre de
partenariat avec les établissements de crédit de la place. Les conditions
d’intervention du FGSP SA et celles des banques partenaires sont fixées de
manière à permettre aux entreprises de bénéficier de coûts de crédit
supportables. Le FGSP SA est un outil commun à tout le système bancaire et
financier.

De sa date de démarrage en janvier 2015 à ce jour, le FGSP-SA a fait

mobiliser des financements importants au grand bénéfice de l’économie
malienne à travers ses quatre (04) guichets dont la situation se présente
comme suit :

 Guichet classique : la garantie pour tout secteur d’activité, plus de 115

Milliards F CFA de financement déjà mobilisé pour plus de 1 800
bénéficiaires ;
  Guichet COVID-19 : un guichet mis en place grâce au partenariat avec
l’Etat du Mali. C’est la garantie de résilience qui fait a mobilisé plus de
11,2 Milliards F CFA de financement pour plus de 2 800 bénéficiaires ;
 Guichet FACEJ : un guichet mis en place grâce au Partenariat avec la
Coopération danoise et SWISSCONTACT. Ce fonds de garantie sert au
financement aux jeunes Entrepreneurs. Plus de 256 Millions F CFA de
financement déjà mobilisé pour plus de 60 bénéficiaires ;
 Guichet FGPA : un guichet mis en place grâce au partenariat avec les
Coopérations canadienne et danoise. Ce fonds de garantie destiné au
financement des prêts agricoles a fait mobiliser plus 4,3 Milliards F CFA
pour plus de 3 700 bénéficiaires ;
 Guichet PAFEEM : un guichet en cours de mise en place grâce au
partenariat avec l’Etat du Mali et la Banque Mondiale. Ce fonds de
garantie est destiné au financement des Micros Petites et Moyennes
Entreprises (MPME).

III. Partenaires et Produits

IV. Les organes et leurs attributions :
 Le Conseil d’Administration :
- Il exerce un contrôle ;permanent de la gestion du Directeur Général ;
- Il fixe les dépenses générales d’administration ;

 Le Comité d’Audit et des Comptes :

Organe de contrôle et de suivi du Fonds, c’est un comité composé
d’Administrateurs. Il est mis en place par le Conseil d’administration et son
fonctionnement est régit par son règlement intérieur. Il aide le Conseil
d’Administration à veiller à l’exactitude et à la sincérité des comptes sociaux.
Il examine, suit la mise en œuvre des recommandations du Conseil
d’administration, du Contrôle Interne, des Commissaires aux Comptes et de la
Commission Bancaire pour valider leur pertinence et en assurer le suivi.
 Le Comité des Risques et de la Conformité :
Conformément aux dispositions règlementaires en vigueur, le Comité des
Risques assiste le Conseil d’administration dans son mandat de surveillance et
de gestion des principaux risques auxquels le FGSP SA est exposé. A cet effet, il
gère l’ensemble des stratégies, politiques et procédures mises en place afin que
tout risque significatif soient détectés, mesurés, limités, maitrisés et atténués, et
qu’il en soit rendu compte de façon précoce et exhaustive.
 Le Comité de Crédit :
Le Comité de crédit est un organe créé par le Conseil d’Administration. Il est
délégataire du Conseil d’Administration en matière de décision d’octroi de
concours.

 Le Directeur Général :
Il est le responsable de la gestion du Fonds et le représente dans toutes les
activités courantes. Il met en œuvre la politique et la stratégie définit par le
Conseil d’Administration. Il élabore et met en place une politique commerciale
dynamique ; veille à la qualité des recrutements, à la mobilisation de son équipe
autour des objectifs du Fonds en les formant, en les informant et en leur confiant
des missions claires dans le strict respect des procédures et des règles de gestion.
 Le Directeur Général Adjoint :
Placé sous l’autorité du Directeur Général, les attributions du Directeur
Général Adjoint se déclinent comme suit :

- assister le Directeur général et le remplacer en cas d’absence ;

- participer à la mise en œuvre des orientations des instances de
gouvernance ;
- faire toute proposition au Directeur Général susceptible d’améliorer le
fonctionnement des structures de l’entreprise ;
- exécuter toute tâche confiée par le Directeur général.

 L’Audit Interne :
Il est chargé de veiller à la protection des actifs et du patrimoine du FGSP
SA en général, au respect des instructions des autorités de tutelle en matière de
contrôle et au respect des procédures opérationnelles internes. Il doit : contrôler
l’exactitude des informations fournies par le système d’information comptable et
de gestion, assurer la protection et la sauvegarde du patrimoine, assurer la
fiabilité et la qualité de l’information, veiller à l’amélioration des performances
et de l’efficacité, veiller à la sécurité de l’entreprise et des opérations.
  La Cellule Risques et la Conformité :
Elle a en charge les fonctions et tâches que sont :
 Les risques : mise en place et suivi des crédits et garantie de
financement accordés à la clientèle, mesures préventives pour préserver
la qualité du portefeuille, élaboration et suivi d’un état récapitulatif des
risques ;
 La conformité : veiller à tout instant que les risques de non-conformité
soient maitrisés. Pour ce faire, la fonction conformité doit notamment :
 diffuser au sein du FGSP-SA une culture de la conformité ;
 assurer la protection de la clientèle par l'élaboration de règles de
validations des produits commercialisés, et de procédures claires et
transparentes de traitement des réclamations de la clientèle ;
 participer à l'élaboration des nouveaux produits en veillant à leur
conformité par rapport aux normes admises ;
 piloter et superviser le dispositif de lutte contre la fraude et le
blanchiment de capitaux ;
 effectuer les contrôles requis pour s’assurer de la conformité des
activités du FGSP-SA avec la réglementation en vigueur (lois,
règlements, circulaires, FATCA, etc.…).

 La Direction des Systèmes d'Information

Elle s'occupe en interne de l'ensemble du processus d'automatisation des
opérations résultant de la gestion courante du FGSP-SA. Aucune activité
majeure de développement n’est conduite en interne, ce type de services étant
confié en quasi-totalité à un prestataire externe.
La mission de la direction des systèmes d’information couvre par ailleurs
les questions sécuritaires. Elle consiste globalement à identifier, enregistrer,
sécuriser, traiter et restituer suivant des prérequis de la direction générale, les
opérations et activités du Fonds.
Il a la responsabilité de faire du système d'information du FGSP-SA un
instrument d'efficacité, de fiabilité et de sécurité à même de :
 faciliter la gestion et le contrôle aussi bien des activités initiées en
interne que la mise en œuvre des dispositions contractuelles liant le
FGSP-SA à ses partenaires financiers et partenaires prestataires-
 métier ;
 suivre le fonctionnement de l’établissement par famille d’opérations ou
produits (prêt-crédit, crédit-bail, garantie de financement), partenaire,
partenaire-prestataire-métier, client et groupe de clients suivant la
typologie des PME/PMI et leur dispersion géographique dans les
régions etc. ;
 mettre en place différents clignotants ou indicateurs de performance
destinés à la direction générale : tableau de bord managérial, état des
créances et des engagements financiers, situation de trésorerie,
situation en temps réel ou à défaut décadaire des créances impayées ou
immobilisées, etc.

 La Direction des Affaires générales et Administratives :

Elle a en charge les fonctions et tâches ci-après :
- Les affaires communes c.à.d. les fonctions administratives
générales du FGSP-SA et toutes les tâches y relatives dont un
certain nombre sont externalisées (Sécurité, entretien du matériel
et des locaux…).
- Le management des ressources humaines et de la politique
sociale.

La Direction des Affaires générales et Administratives élabore puis met

régulièrement à jour un document descriptif du bilan social, du patrimoine du
FGSP-SA et des relations avec les fournisseurs et prestataires. Il contribue à
l'instar des autres départements à la rédaction du rapport moral ou rapport
d'activités de l’établissement. Elle a deux (2) services en son sein que sont :

 Le Service Moyens Généraux :

Le Service moyens généraux s’occupe :

 de l’approvisionnement régulier et correct du Fonds de garantie en
fournitures, matériels et services (Achats, stocks) ;
 de l’entretien et la tenue des locaux dans un bon état ;
 de la gestion du parc de matériels et mobiliers et du matériel roulant
de l’entreprise ;
  de la tenue à jour des fiches et des chronos d’immobilisations ;
 de la gestion des contrats de maintenance ;
 du bon fonctionnement du standard et de l’ensemble du réseau de
communication et de l’électricité du Fonds, et de la gestion des
archives.

 Le Service Ressources Humaines :

Le Service des ressources humaines s’occupe :

 de la rédaction des notes de service, des décisions et de toutes autres
correspondances administratives ;
 de la mise à jour des dossiers du personnel ;
 de la gestion des congés et des départs ;
 de la tenue des livres légaux des ressources humaines (livre de paie, le
registre de l’employeur, etc.) ;
 de l’établissement d’un planning de formation du personnel ;
 de l’organisation et la gestion des missions tant à l’intérieur du pays qu’à
l’extérieur ;
 de conseiller la Direction pour les décisions de gestion de carrière ;
 de la préparation des Conseils d’Administration, des Assemblées
Générales Ordinaires et Extraordinaires ;
 de l’établissement et du suivi des contrats de travail ;
 de l’établissement et du suivi des contrats des prestataires de services ;
 de l’élaboration des notes et décisions de gestion du Fonds ;
 du maintien d’un bon climat de travail au sein de l’Institution ;
 du suivi des actions de formation du personnel ;

 La Direction Finances et Comptabilité :

Elle a en charge les fonctions et tâches ci-après :
- La finance et la mobilisation de ressources, c.à.d. la gestion des
finances de l’établissement, en particulier des fonds créés dans le
cadre des différents mécanismes et dispositifs d'intervention, la
recherche de financement, le contrôle sur une base décadaire de
la Régie d'avance ou Caisse des menues dépenses tenue par la
Direction des affaires générales et administratives.
 - La comptabilité et le budget : comptabilité générale et auxiliaire,
prévisions et réalisations budgétaires, plan d'affaires triennal,
coordination et élaboration des dossiers du Conseil
d'administration.
Elle produit le rapport d'activité, les états financiers, les états de
déclarations à la BCEAO, le budget en prévision et en réalisation, le programme
d'activités sur l'année à venir (n+1), le plan triennal d'affaires (n+3) et assiste le
cabinet externe chargé de l'élaboration du plan stratégique quinquennal lorsque
cette diligence est externalisée etc. Dans le cadre de la préparation de ces
différents dossiers, notamment le budget, cette Direction sollicite les
contributions écrites des différents responsables du FGSP-SA.
La Direction finance et comptabilité gère le service comptable et le
service contrôle de gestion.

 Le Service Comptabilité :
Les activités du service consistent en :

 la gestion des ressources et des moyens financiers ;

 la production d’informations comptables et financières fiables aux
décideurs relativement aux personnel ;
 le respect de l’équilibre entre rentabilité et liquidité ;
 l’accomplissement des obligations légales et fiscales de l’entreprise ;
 l’élaboration des budgets annuels et du Reporting mensuel ;
 la formation et la cohésion de son équipe dans le strict respect des
procédures ;
 la gestion des traitements informatiques et des relations avec les
sociétés informatiques ;
 la sauvegarde et l’archivage des états de sorties informatiques et des
supports numériques.
 de définir les schémas comptables ;
 de préparer et contrôler les normes d’enregistrement comptables de
l’ensemble des opérations initiées par le Fonds ;
 d’élaborer le compte de résultat prévisionnel de l’exercice, de concert
avec les diverses autres entités concernées (contrôle de gestion …) ;
 d’effectuer les différents rapprochements des comptes (comptes de
liaison, comptes des différés et correspondances bancaires) ;
  de produire les états périodiques.

 Le Service Contrôle de Gestion :

Rattaché à la Direction finances et comptabilité, le service contrôle de
gestion a en charge les fonctions et tâches que sont :
 Elaborer et piloter le processus budgétaire ;
 Analyser les performances, proposer des plans d’amélioration et des
conseils ;
 Superviser, contrôler les opérations comptables ;
 Elaborer des procédures et des outils de gestion ;
 Etablir des états de reporting pour la Direction Générale;
 Coordonner et élaborer les dossiers du Conseil d'administration ;
 Assurer le suivi des contrats / des conventions ;

 La Direction Études et Développent Commercial :

La Direction études et financements a en charge les fonctions et tâches
liées à l’examen-métier des dossiers introduits par la clientèle-cible ou
pour le compte de cette dernière par des intermédiaires-métier, sur :
 les prêts-crédit.
 le crédit-bail.
 les garanties de financement.
 les opérations connexes aux prêts-crédit (Prêts-participatifs et
variantes).
La Direction études et financements est composée de deux (2) services :

- Le Service Etudes :
Le service études est en charge des taches citées ci-après :
 Elaboration des notes d’analyse (garantie, cautions) ;
 Présentation des dossiers au comité de crédit.

- Le Service Commercial et Marketing :

Le service commercial et marketing est appelé à développer une image de
marque distinctive du FGSP SA. Il s’organise autour d’un processus de
segmentation du marché ou de la clientèle et se met en œuvre par un
positionnement décliné en offre de services. Il assure les taches suivantes :

 Proposer les produits adaptés à la clientèle ;

 Appliquer la stratégie commerciale et développer la fidélisation des
clients ;
 Développer, conseiller et animer un portefeuille clients ;
 Participer activement au résultat de l’entreprise ;
 Conception, pilotage et suivi du plan marketing.
 La Direction Engagements :

Elle a en charge les fonctions et tâches que sont :

 les engagements : notification des approbations de dossiers et formalités
de décaissements.
 le contentieux : contentieux et recouvrement.
 le guichet encaisses pour les règlements espèces faveur FGSP-SA.

Le Directeur de la Direction Engagements préside le Comité des impayés.

La Direction engagement est formée par le service analyse et suivi des
engagements et le service juridique et contentieux.
- Le Service Analyse et Suivi des Engagements :
Le service analyse et suivi des engagements assure les taches suivantes :

 Rédaction, notification des conventions ;

 Saisie des tableaux d’amortissement mise en place des engagements ;
 Suivi des situations de remboursements ;
 Suivi des restructurations ;
 Préparation du comité des impayés ;
 Visite clientèle ;
 Classement et archivage des dossiers d’engagement.

- Le Service Juridique et Contentieux :

Le service juridique et contentieux est en charge des taches citées ci-après :
  Rédaction, contrôle et analyse des documents juridiques ;
 Conseils et ou avis sur les actes juridiques et sur les garanties
proposées par les clients ;
 Suivi de la formalisation des conventions et des garanties ;
 Gestion et suivi des dossiers de recouvrement et contentieux ;
 Tenue et archivage des procès-verbaux des organes (Conseil
d’Administration, Comité de Crédit et Comité de Crédit) ;
 Assurer une veille juridique.

 La Direction Partenariats et Stratégie :

En charge des partenariats, de la garantie portefeuille, de la stratégie et du
développement. A ce titre, ses attributions portent sur :
 La gestion des partenariats ;
 La gestion de la garantie portefeuille ;
 L’assistance à la Direction Générale dans la définition de la stratégie ;
 Assistance à la Direction Générale dans l’élaboration du PMT ;
 Assistance à la Direction Générale dans l’élaboration de la politique
d’intervention en matière de garantie et de concours de financement ;
 Développement de produits ;
 Conduite du changement ;
 Etude prospective.
La Direction Partenariats et Stratégie est formée par le service Partenariats et
Coordination et le service Programme et Garantie de portefeuille.
- Le Service Partenariats et Coordination :
Les activités du service consistent en :
 La gestion des partenariats
 Assistance à la Direction Générale pour la négociation et la conclusion
des partenariats
 Suivi des partenariats avec les bailleurs, banques, SFD et autres
institutions.
- Le Service Programme et Garantie de portefeuille :
Le Service Programme et Garantie de portefeuille s’occupe de :
  Démarchage et analyse des institutions de crédit ;
 Elaboration des conventions en rapport avec le juriste ;
 Accompagnement des institutions de crédit bénéficiaires ;
 Traitement des situations périodiques et mise à jour des engagements du
portefeuille dans le SI ;
 Reporting à l’attention des PTF.

 Comité interne des engagements :

Le Comité Interne des Engagements est une instance d'examen et de décision
d'octroi de concours directs et indirects. Il statue sur les dossiers supérieurs aux
pouvoirs d'octroi délégués au Directeur Général seul et inférieurs aux pouvoirs
d'octroi délégués au Comité de Crédit. Il examine préalablement les dossiers qui
dépassent ses pouvoirs avant leur soumission à l'instance de décision
compétente. Il est composé des membres ci-après :
 le Directeur Général, Président ;
 le Directeur Général Adjoint, Membre ;
 le Directeur Etudes et Financements, Membre ;
 le Directeur Engagements, Membre ;
 le Directeur Finances et Comptabilité, Membre.
En outre, le Directeur Général peut inviter toute autre personne susceptible
d'éclairer le comité en raison de son expertise en matière de crédit ou de sa
connaissance d'un dossier à prendre part à ses travaux.
 Comité des impayés :
Le Comité des impayés assiste la Direction Générale dans la gestion des
créances en souffrance. Il apprécie et examine l’état du portefeuille
périodiquement, en vue d’arrêter les déclassements, provisions et pertes
conformément à la règlementation en vigueur. Il se réunit une (01) fois par
trimestre. Son secrétariat est assuré par le département des engagements. Il est
composé des membres ci-après :
 le Directeur Général, Président ;
 le Directeur Général Adjoint ;
 le Directeur Etudes et Développement Commercial ;
 le Directeur Engagements ;
  le Directeur des Systèmes d’Information ;
 le Directeur Finances et Comptabilité.

Chapitre II : Déroulement du stage et Description des tâches effectuées

I. Déroulement du stage :
Mon stage de trois (3) mois au Fonds de Garantie pour le Secteur Privé (FGSP
SA) dans la Direction des Affaires Générales et Administratives (DAGA) a
débuté le lundi 25 mars 2024 à 08h00 pour prendre fin le lundi 24 juin 2024 à
16h30.
1) Enumération des tâches effectuées
 Rédiger la notification de stage
 Classement des dossiers du personnel
 Scanner des dossiers
 Traitement et dépôt du dossier de congé de maternité à l’INPS
 Rédiger le contrat de travail d’un nouveau salarié
 Création des dossiers du personnel
 Rédiger une notification de prêt au salarié
2) Descriptions des tâches effectuées
 Classement des dossiers du personnel
C’est la mise en place d’une procédure adéquate, capable de faciliter
l’archivage des documents.
Dans une entreprise ou une société, les dossiers du personnel sont
considérés comme l’un des outils efficaces pour garantir le suivie des
salariés.
Afin de bien classer le dossier du personnel vous avez le choix entre
quatre (4) types de classement.
- Le classement par ordre alphabétique ;
- Le classement par ordre entité ;
- Le classement par fonction ;
- Le classement par département ou direction.

Parmi ces types de classement cités ci-dessus, nous utilisons le classement par
ordre alphabétique en triant les dossiers par l’ordre alphabétique. Les prénoms
commençant par « A » viendront en premier, suivis de ceux commençant par
« B », et ainsi de suite jusqu’au dernier employé.
Ce classement permet de retrouver facilement un dossier en consultant la liste
par ordre alphabétique des prénoms puis des noms si nécessaire.
  Scanner les documents :
Le scannage de document est le processus de numérisation de documents
papiers pour les transformer en fichiers électroniques.
Pour scanner un document, on place le document qu’on souhaite numériser sur
la partie vitrée du scanner ou dans le chargeur automatique de documents puis
allumer le scanner et ouvrer le logiciel de numérisation de l’ordinateur qui
ouvrira les différents types de fichiers (documents, photo…) ensuite on clique
sur document pour lancer la numérisation, une fois la numérisation terminée le
fichier sera automatiquement enregistré, on renomme pour donner un nom pour
la retrouver facilement en cas de besoin.
Scanner des documents est important car cela permet de créer des copies
électroniques de vos documents physiques. Cela facilite le stockage, le partage
et la sauvegarde de vos informations importantes. De plus, cela vous permet
d’accéder rapidement et facilement à vos documents à tout moment même en
cas de perte de ceux qui sont physiques, ce qui peut être très pratique.
 Rédaction de notification de prêt :
Le salarié souhaitant prétendre avoir un prêt de la part du FGSP SA doit lui
adresser une demande de prêt avec précision ensuite le comité de crédit
procèdera aux traitements de sa demande de prêt.
Une fois que le comité de crédit du FGSP SA valide la demande de prêt d’un
salarié, on procède à la rédaction de notification adressée au demandeur.
Une notification de prêt est un document qui est utilisé pour informer le
demandeur de prêt des détails importants concernant le prêt, tels que le montant
emprunté, les conditions de remboursement puis signé par la société c’est-à-dire
le Directeur Général du FGSP SA et le salarié demandeur de prêt puis ces
dossiers seront classés dans le dossier du salarié demandeur de prêt.

Chapitre III : Observations et Suggestions

I. Observations :
1. Aspects positifs
-Le FGSP SA est une société qui possède un très grand immeuble à son nom
avec six (6) étages avec échangeur et qui ne manque d'aucun matériel nécessaire
pour le bon fonctionnement du service.
-Tous les bureaux sont bien climatisés et dotés des matériels informatiques tels
que l'imprimante, la photocopieuse etc.
-Au-delà de l'assurance AMO, tous les employés du FGSP SA ainsi que les
membres de leurs familles (conjoint, enfants) bénéficient d'une assurance
sanitaire à la hauteur de 100% prise en charge par la structure auprès d'une
compagnie d'assurance appelée "SABUNYMAN".
-Le FGSP SA possède des salles de réunions avec des équipements très
confortables.
-Des toilettes suffisamment propres
-Le nettoyage des locaux se fait chaque jour par une société de nettoyage
appelée "".
-Des parkings de voitures et motos pour les employés, stagiaires et les visiteurs
-Une somme de cinquante milles (50 000) franc CFA par mois pour les
stagiaires à titre d’indemnité de stage.
-La communication interne est excellente grâce aux interphones présents dans
tous les bureaux et pour chaque employé ce qui facilite la communication
interne entre les salariés.
-Investissement au développement des compétences des employés (formation).
-Des extincteurs installés partout qui servent à éteindre le feu pour la protection
des employés en cas d'incendie ou autres.
2. Aspects à améliorer
-Externaliser les interphones si possibles pour permettre aux travailleurs de
passer des appels à l'extérieur des locaux
-Manque de fiche de poste
-Absence de tableau de bord
-Etudier la possibilité de migrer sur d’autres systèmes de contrôle de présence
des employés (badge, empreinte digital).
-Mettre en place une grille des irrégularités et des sanctions

II. Suggestions : elles sont relatives à l’organisation matérielle du

service d’accueil
-Elaborer le tableau de bord qui est un outil important et quasi-indispensable
pour la prévision et facilitation de la prise des décisions.
 -Mettre en place la fiche de description de tâche pour chaque poste qui
définit clairement les responsabilités, les attentes et les objectifs associés à
chaque poste pour une meilleure organisation de travail.
la méconnaissance la fiche de description de tâche provoque le présent non
actif des employés du fait qu'ils sont obligés d'attendre à ce que leurs
supérieurs leurs disent ce qu'ils doivent faire et l'absence de ce dernier ses
subalternes seront sans actifs ce qui peut avoir un impact négatif sur le
fonctionnement du service.

DEUXIEME PARTIE : Cadre Pratique

Chapitre I : Généralités sur la GAP

Introduction :
La Gestion des Ressources Humaines (GRH) dans son évolution a connu
quatre(4) différentes étapes. La première
étape est celle de l’administration du personnel. Cette
fonction a été mise en place, suite aux nouvelles lois et
dispositions visant la protection des employés, afin de
permettre aux entreprises d’atteindre efficacement leurs
objectifs tout en respectant lesdites dispositions. Ainsi, la
fonction s’est vue attribuée comme mission l’applicationformelle du dispositif st
atutaire relatif à tout salarié del’entreprise, laquelle est assurée par la gestionadm
inistrative du personnel. Il s’agit d’une missionessentielle de la fonction supposa
nt des compétencesprécises dans le domaine législatif.
La gestion administrative du personnel est prise en charge par le responsable RH
et par le service comptable pour tout ce qui concerne la paie. Elle est souvent
confondue avec la Gestion des Ressources Humaines, il s'agit pourtant de deux
concept différent qui ne concerne pas les mêmes actions RH.
La GRH est un métier qui consiste à mettre en œuvre des méthodes pour
favoriser l'écoute, la communication, et le bien-être du personnel.
Tandis que la GAP concerne toutes les tâches administratives nécessaires à la
GRH.
Dans le cadre de notre étude nous essayerons d’abord de faire une généralité sur
la gestion administrative du personnel, ensuite nous parlerons de son contenu.
Section 1 : Généralités sur la gestion administrative du personnel
1. Historique de la GAP :

2. Définitions :
Un personnel : c’est l’ensemble des ressources humaines reconnue par
l’entreprise, qui peuvent être présentes ou absentes et étant liées à
l’entreprise par un contrat de travail.
Gestion administrative : c’est l’ensemble des tâches nécessaires et
légalement obligatoires au bon fonctionnement d’une entreprise.
La gestion administrative du personnel est l’ensemble des activités liées à
la gestion des données et des processus administratifs concernant les
employés d’une entreprise ou d’une organisation.
Elle peut être définit encore comme étant l’ensemble des actions menées pour
entretenir le lien entre les collaborateurs et l’entreprise

La gestion administrative du personnel est un domaine relativement vaste

3. L’importance de la gestion administrative du personnelle

La gestion administrative du personnel est d’une importance cruciale
pour la vie de l’entreprise que ce soit du côté de l’employeur ou du
côté du salarié. Elle permet de tracer le chemin à suivre afin
d’atteindre les objectifs de l’entreprise tout en respectant la législation
et les textes de loi.
Section 2 :

Chapitre II : Présentations des résultats du service d’accueil

La gestion administrative du personnel au sein du FGSP SA

Chapitre III : Critiques et Suggestions

I. Critique : relatives à la gestion du thème par le service d’accueil
II. Suggestions : relatives aux critiques ci-dessus
Conclusion

Bibliographie