Catherine FALVET Maya GOEPFERT Marie REGNIER

Facult Jean Monnet Anne universitaire 2000 - 2001

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Contrle de Gestion Sociale Cours de Monsieur BERLAND

INTRODUCTION
La paye est une fonction extrmement complexe en raison de la diversit des lments qui la composent (regroups en rubriques de paie) et de la multiplicit des oprations raliser pour la mettre en uvre . Elle est un outil essentiel de gestion, et dans ce sens, elle doit rpondre et respecter des rgles de conformit et defficacit. Laudit est un moyen de dtecter et de matriser les problmes et risques ventuels (erreurs, fraudes, cots supplmentaires, dysfonctionnement, etc.) lis une drive dans le fonctionnement de la fonction paie. Dans le cas dun audit externe, cest au cours du premier rendez-vous que sera dfini, pour lauditeur, qui est le client, les raisons de laudit (35 H, lEuro, problmes particuliers et rguliers). Cest la phase de prise de contact.

Toute mission daudit impose une enqute prliminaire pour se familiariser avec lentreprise et le problme traiter. Cette phase de prenqute suppose le rassemblement dinformations contenues dans divers documents : organigrammes, bilan social, reporting et tableaux de bord sociaux du service paie et de la fonction RH. Cette enqute permet dadopter un programme de travail adapt en slectionnant les points significatifs sur lesquels centrer la mission.

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Les objectifs de laudit paie, recensant les trois niveaux de la mission de lauditeur sont : Vrifier la conformit des pratiques avec la lgislation et les procdures (audit de conformit) ; Evaluer son efficacit et sassurer de sa scurit (audit defficacit) ; Examiner le caractre volutif du systme de paie pour vrifier sil rpond bien aux caractristiques et objectifs de lentreprise (audit stratgique).

Pour recueillir les diffrentes informations ncessaires, lauditeur recourt la technique dite de la check-list comportant une srie de questions ou de points vrifier. Cela permet de procder un examen systmatique sans risque doublis majeurs. Cest cette check-list que nous allons vous exposer, travers les trois niveaux de la mission de lauditeur.

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Mots clefs

Questions particulires

Pratiques dorganisation communment adoptes Rfrentiel Normes

Risque

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Outils et indicateurs

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Les mentions lgales sontelles respectes ?

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Conventions collectives Prudhommes Code du travail Revues priodiques spcialises Lamy Social

DISPOSITIONS LEGALES

Etes-vous sr de la rgularit des bulletins de Bulletins de paie paie ?

Il existe 16 mentions lgales (dtail en Amendes annexe 1)

Pnalits

Fiche de paie

Gestionnaire de la paie

Responsable paie

Mthode dchantillonnage par sondage sur les salaires de paie

Service juridique

Mots clefs

Questions particulires

Pratiques dorganisation communment adoptes Rfrentiel Normes Taux lgaux URSSAF Idem. Taux SMIC (en fonction de la branche et des conventions collectives)

Risque

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Bulletins de paie

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DISPOSITIONS LEGALES

Les calculs et tats prparatoires de la paie sontils corrects et conformes ?

Idem.

Idem.

Indicateur permettant de recenser les erreurs :

Paies non conformes Total de paie

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Taux horaire (heures supplmentaires , heures complmentaire s, heures de nuit)

Comparaison possible avec audit antrieur

Indemnit s fin de contrat, licenciement, accident de travail, retraites) Calcul congs

pays

Mots clefs

Questions particulires

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Pratiques dorganisation communment adoptes Rfrentiel Normes Risque Documents utiliser

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DISPOSITIONS LEGALES Autres documents

Cots et Est-ce que tous paraphs

Erreurs Perte dinformation Perte de justificatifs

DRH Assistant ressources humaines

les autres documents lgaux sont tenus jour ?

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Suivi de la situation lgale des travailleurs trangers

Mots clefs

Questions particulires

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N de Scu Pratiques dorganisation communment adoptes Rfrentiel Normes Risque Documents utiliser

Mises jour de : Situation de famille, exemplaire contrat de Tels que : travail, date Livre de paie dengagement, spcimen de Livre signature, dtail entresrmunration et retenues sorties effectuer, Fichier du pensions et personnel indemnits dues

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DISPOSITIONS LEGALES Les dclarations

Les dclarations sont-elles faites en temps et en heure ?

DADS DPAE

Redressements

La comptabilit Listing des DPAE

Charges patronales

...
Engagement de dpenses non autorises Fraudes Risque de redressement URSSAF

Remboursement notes de frais

Y-a-t-il justification et autorisation des dplacements enregistrs en note de frais ?

Absence de carte de crdit socit

Mots clefs

Questions particulires

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Notes de Frais
Risque de double remboursement Risque de rintgration fiscale pour les salaris

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Existence dune procdure de remboursement des frais professionnels Existence dun support standardis Exhaustivit et contrle des justificatifs, vrification arithmtique Existence dun visa de la hirarchie Existence dun bon payer

Collaboration avec la comptabilit

Pratiques dorganisation communment adoptes Rfrentiel Normes

Risque

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DISPOSITIONS LEGALES Archivage

Les documents relatifs la paie sont-ils archivs de faon lgale ?

Dure Accessibilit

Pnalits Pertes dinfos

Archives Etudes microfiches

Dvelopper larchivage : Informatique, micro-fiches

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Mots clefs

Questions particulires

Pratiques dorganisation communment adoptes Rfrentiel Normes

Risque

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PAYEMENT

Y-a-t-il des doublons ?

Contrle des payements hors virement

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Trop peru Retard paie Mcontentement des salaris : absentisme Dgradation du climat social

Le payement des rmunrations est-il correct ?

Respect des dates de virement

Risque de payement ou virement pur un montant erron

Etats Gestionnaire existants : de la paie tat des rgularisations

Diffrencier les rgularisations normales (heures complmentaires) et les rgularisations diffres (erreur de saisie) Rgularisation anormale sur le total paie de lchantillon Questionnaire pour dfinir tous les types de rgularisation ou derreur Incident critique pour comprendre tous les problmes de payement

Y-a-t-il un suivi Faire un suivi des erreurs et des des erreurs corrections ? repres pour les corriger au Combien y-a-t-il plus vite de rgularisation dans le mois ? Existence dune procdure Chaque personne pour le calcul du quitte-elle la solde tout socit avec un compte lors dun solde tout dpart ou dun compte ? transfert

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PAYEMENT

Toutes les modifications en terme de renvoi, embauche et modification de salaire sont prises en compte par le service paie ? Y-a-t-il une autorisation et un suivi des acomptes, des avances, des prts et des saisies arrt sur salaire ? Liste des personnes autorises octroyer des avances, acompte et prts Existence dune procdure de contrle des remboursements

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Engagement de la socit vis vis des salaris par des personnes non autorises Documents formalisant lengagement du salari (prts, acomptes, avances) Consulter lchancier de prt

Transmission systmatique des informations la comptabilit Tableau de suivi des avances et acomptes

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Suivi des remboursements et imputation sur paie

Mots clefs

Questions particulires

Pratiques dorganisation communment adoptes Rfrentiel Normes

Risque

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Dlais de sparation des denregistreexercices ment conformes

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SECURITE & CON- Est-on srs de FIDENTIALITE DU la protection SYSTEME DE PAIE des informations relatives la paie ?

Existence de codes daccs au fichier du personnel et au systme dtablissement de la paie Conservation des informations e lieu sr

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Perte de confidentialit des informations de paie Falsification des donnes de paiement

Comptabilit ENREGISTREMENT Lenregistrement Connaissances gnrale errone COMPTABLE comptable de la des imputations paie est-il fait comptables Risque de non correctement ? respect de la rgle

Transmission des donnes paie / comptabilit

Collaboration avec la comptabilit

Rapprochement des DADS par rapport la comptabilit

Hirarchique qui attribue les accs

Check-list

Laccs au rseau est-il suffisamment contrl ?

Classement des documents

Nombre de pannes dans Informaticiens lanne soccupant de la scurit du Nombre de fois systme o les paies ont t verses en retard cause dun problme informatique : nombre de jours de retard

SECURITE & CON- Qui a accs au FIDENTIALITE DU fichier ? SYSTEME DE PAIE Dans quelles limites ?

rpondant aux besoins des utilisateurs Les mots de passe sont-ils modifis rgulirement Antivirus

Equipe interne ? Equipe externe ?

Ce systme est-il dot de mcanismes de contrle susceptibles de faire foi en cas de litige ?

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Risque juridique Risque financier Risque de blocage de toutes les paies des salaris Grves Surcharge du service du personnel : sollicitations tlphoniques

Est-ce quil y a une quipe spcialise capable dintervenir nimporte quand en cas de problme sur le systme de paie ?

Blocage complet du systme

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Mots clefs

Questions particulires

Pratiques dorganisation communment adoptes Rfrentiel Normes

Risque

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INCOHERENCES

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Doublons Risque financier Incident et interruption des traitements Dysfonctionnements

A-t-on labor des procdures de test suffisamment importantes pour reprer toutes les anomalies ?

Paie ngative

Listing des erreurs Surveiller paie ngative Vrifier quune personne ayant 169 heures soit temps complet Erreur de saisies devant entraner des messages derreur

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INCOHERENCES

Lutilisation des rubriques de paie se fait-elle uniformment ?

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Une heure rcuprable = une heure complmentaire en taux horaire pour le gestionnaire cest la mme chose au niveau de la rmunration Mais pour lauditeur ou le contrleur de gestion, il y a une diffrence : lune est travaille, lautre non travaille (indicateurs demands par lINSEE)

Incidents critiques Chart-flow

Mots clefs

Questions particulires

Pratiques dorganisation communment adoptes Rfrentiel Normes

Risque

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Dmotivation Risque de fraude Risque de blocage des paies Prudhommes Listing des Entres et Sorties

PERSONNEL ET Comment est ENVIRONNEMENT peru le service DE LA FONCTION paie ? PAIE Le service paie se comporte-til comme une quipe autonome ? (remplacements non planifis dans le service)

Malaise social

Avoir 2 personnes minimum au sein du service Polyvalence

Salaris de diffrents services et de diffrents niveaux hirarchiques

Enqutes auprs du personnel Sondages : mthode des quotas Nombre de rclamations Nombre de sollicitations tlphoniques

Y-a-t-il un fort turnover dans le service paie ?

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Comptences

Nombre de dmissions

Y-a-t-il des possibilits de PERSONNEL ET ENVIRONNEMENT promotion et DE LA FONCTION dvolution de PAIE carrire ? Existe-t-il des guides de procdure pour intgrer des nouveaux dans le service paie ? Est-on sr que les tches et responsabilits sont clairement dfinies au sein du service ?

Nombre de formations alloues aux personnes Promotions dans le service

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Perte defficacit Organigramme Dtournement au profit des salaris

Motivation

Existence dun organigramme

Des dfinitions de fonction claires

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Absence de tches redondantes

Sparation des tches et liste des signatures autorises

Mots clefs

Questions particulires

Pratiques dorganisation communment adoptes Rfrentiel Normes

Risque

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Outils et indicateurs

Les informations sont-elles adaptes et utilisables par dautres utilisateurs ?

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LES UTILISATEURS

Qui en dehors du service utilise les informations ?

Mauvaise utilisation de linformation pouvant entraner des effectifs errons Et revendications syndicales

Contrle de gestion Contrle de gestion sociale

Livret comportant le dtail de chaque rubrique

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3. AUDIT STRATEGIQUE
A la fin dune tude de ce genre, on va pouvoir se retrouver face certains choix qui peuvent tre en relation avec les causes de llaboration de laudit. Par exemple, il peut sagir de commander un audit pour savoir sil est opportun de changer le systme paye en raison dune cause prcise : passage aux 35 heures, passage lan 2000, LEuro, ou bien sil est plus judicieux de lexternaliser un cabinet. Dans ce cas, la comparaison du cot dun bulletin de paie entre lancien, le nouveau systme et le prix du march va conditionner le choix stratgique de la survie du service paie dans lentreprise.

Indicateurs : nombre de paies traites par personne par mois.

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ANNEXE 1 : Mentions lgales devant apparatre sur le bulletin de paie

1. Nom et adresse de lemployeur 2. Information concernant limmatriculation la scurit sociale

4. Nom, emploi, et classification du salari 5. Priode et nombre dheures de travail

6. Montant du complment diffrentiel de salaire et nature et montant des accessoires de salaires soumis cotisation 7. Rmunration brute du salari

8. Montant de la CSG et de la CRDS

9. Nature et montant des cotisation salariales

10. Nature et Montant des cotisation patronales

12. Nature et montant des sommes sajoutant la rmunration et non soumises aux cotisations patronales et salariales 13. Montant de la somme effectivement reue par le salari 14. Date de payement

15. Date des congs pays et indemnits correspondantes

16. Exercice du droit de grve ou reprsentation du personnel

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11. Nature et montant des autres dductions ventuellement effectues sur la rmunration

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3. Intitul de la convention collective de branche applicable