Domaines de la GRH

Axe 5 : La Formation
Les ressources humaines ont progressivement évolué d’une approche administrative à une
approche proactive permettant d’analyser (les qualifications et les compétences), de
comprendre et d’anticiper les besoins et les enjeux (le rôle de la formation dans l’acquisition
des compétences exigées), en termes de ressources humaines, en fonction des orientations
stratégiques choisies par l’entreprise et son environnement.

I-Définition
La formation est un ensemble d’actions, de moyens, de techniques et de supports planifiés
pour aider les salariés à améliorer leurs connaissances, leurs attitudes et leurs capacités. La
formation est nécessaire pour atteindre les objectifs de l’organisation et les objectifs
personnels ou sociaux des salariés, pour s’adapter à l’environnement de l’entreprise et pour
accomplir de façon adéquate les tâches actuelles et futures.
La formation est l’une des réponses possibles pour combler chez les salariés un écart entre
une compétence requise et une compétence réellement disponible, écart qui peut se traduire
par l’impossibilité de gérer correctement son poste. Elle peut concerner une seule personne,
ou bien un groupe de personnes ou l’entreprise dans son ensemble.
La formation est l’ensemble des dispositifs pour s’adapter aux changements structurels et aux
changements de l’organisation du travail impliqués par les évolutions technologiques et
économiques. Plus une entreprise est innovante plus elle accordera de l’importance à la
formation. Les besoins exprimés doivent être analysés, arbitrés et priorisés en fonction des
axes de progression de l’entreprise. La formation, quand elle est bien gérée, devient un outil
stratégique d’évolution de l’entreprise.
Elle est considérée comme :
-Un facteur d’efficacité : elle permet d’accroître les compétences des personnes, et ainsi
maîtriser leurs activités actuelles et futures.
-Un facteur de motivation des salariés : elle répond au besoin du développement et
d’épanouissement de l’individu. Elle leur permet de conserver leur emploi et leur assurer une
progression dans leur parcours professionnel.
-Un moyen de développement économique, de progrès social et d’assurance contre la perte
d’emploi et l’inadaptation de l’individu au travail.
II-Objectifs de la formation
L’entreprise cherche toujours à améliorer ses résultats opérationnels. Développement du
chiffre d’affaires, réduction des prix de revient, amélioration de la productivité. Elle peut
atteindre ces objectifs en augmentant les connaissances des collaborateurs et en améliorant
leur capacité à résoudre des problèmes.
Toute action de formation a un double objectif, elle sert à satisfaire les besoins des salariés et
ceux de l’entreprise.

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Pour les salariés, elle sert à :
-S’adapter au poste de travail,
-Créer l’adéquation entre leurs capacités et leurs connaissances.
-Maintenir un degré de compétence nécessaire au progrès de l’organisation,
-Acquérir de nouvelles compétences,
-Se préparer à des promotions ou à des reconversions,
Pour l’entreprise, elle sert à :
-Partager les expériences,
-Assurer l’adéquation entre les capacités et les connaissances des employés,
-Adapter les employés à des tâches bien déterminées et au changement dans les emplois,
améliorer la mobilité interne,
- Améliorer le statut des employés par l’avancement dans l’organisation,
- Favoriser l’efficacité des nouveaux employés par une utilisation adéquate du matériel et des
équipements et une réduction des accidents et des départs.
- Contribuer à la politique d’acquisition des RH.
-Engendrer un comportement adapté au travail et favoriser des attitudes positives qui
permettent de réduire les coûts de production ainsi qu’améliorer la qualité et la quantité des
produits.
-Accroitre l’estime de soi chez chaque élément de personnel.
-L’aide au développement de la prévention en vue de la protection des employés.

III-. Les méthodes de formation

On distingue plusieurs méthodes de formation :
Des entretiens individuels avec la direction : elle repose sur une série programmée de
réunions. Cette méthode est utilisée quand on demande à un membre du personnel d’assumer
une partie des fonctions de direction ou de résoudre un problème particulier.
Des discussions individuelles avec d’autres spécialistes : traiter des aspects particuliers
d’un poste de travail, lors de l’introduction de nouvelles techniques, procédures ou matériel.
Par exemple, le responsable du service administratif s’entretient avec le directeur sur la
meilleure manière d’introduire un nouveau système de contrôle budgétaire.
Le travail en projet individuel : on donne à une personne une tâche spécifique à accomplir
et, tout en exécutant cette tâche, elle satisfait des besoins de formation et de développement.
Le résultat final peut être de soumettre un projet, une solution à un problème ou l’exécution
d’une tâche physique. Dans chaque cas, le processus d’atteindre l’objectif établi sera une
expérience d’apprentissage qui entraînera l’acquisition de connaissances à partir des tâches à
accomplir.

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Le projet de groupe : un groupe de personnes, toutes concernées par un problème commun
ou une tâche ou l’arrivée d’un changement, travaillent ensemble en groupe, avec comme but
de contribuer à trouver la solution. Pour cette raison le débat ou la discussion autour de ce qui
a été appris est essentiel.
La formation : Un groupe de personnes est spécialement sélectionné parmi le personnel de
l’entreprise pour travailler sur la formation et l’apprentissage des nouvelles recrues.
La discussion de groupe : Une discussion de groupe formelle peut être présidée par un
dirigeant ou un spécialiste. Il s’agit d’amplifier les connaissances et la formation, ceci étant
particulièrement utile, quand il y a besoin de clarifier certains aspects du travail. Le support
pour cette discussion peut être une vidéo ou la visite d’un spécialiste.
Des actions axées sur le Service : quand il y a un certain nombre de personnes dans une
organisation avec un besoin commun en formation, il est souvent plus économique
d’organiser une action de formation, dirigée par un formateur, à l’intérieur du service.
L’avantage pour un groupe d’une telle action de formation est que cela permet à chacun de
profiter de l'expérience des autres, étant donné que les objectifs d’apprentissage sont les
mêmes pour tout le groupe et que le formateur connaît le problème particulier du service.
Le séminaire dirigé par un organisme extérieur : Quand on estime qu’une action de
formation est nécessaire et qu’aucun membre du personnel de la société n’est disponible ou
qualifié pour effectuer la formation, alors il faut faire appel à un spécialiste extérieur.
La formation en équipe : ces actions tentent de déterminer, à travers une discussion ouverte,
les buts du groupe, les rôles des différents participants, les obstacles qui empêchent
d’atteindre les objectifs et la manière dont on pourrait améliorer l’efficacité de l’équipe.
L’action de formation en équipe est en elle-même une forme de formation du personnel et une
manière d’établir les priorités de formation à l’intérieur de l’unité.
L’apprentissage libre : Beaucoup d’organisations utilisent l’approche d’apprentissage libre
comme une partie intégrale de leur programme de formation. Libre signifie que le stagiaire a
un libre choix. Le stagiaire choisit le rythme et décide où, quand et comment il veut
apprendre. Même si l’ensemble de la formation est basé en grande partie sur de la
documentation à lire, l’expérience de beaucoup d’organisations nous montre qu’un support
vidéo est essentiel pour certains types d’apprentissage libre.
Les visites à d’autres entreprises : quand on se trouve confronté à des innovations
techniques et à des changements dans les pratiques professionnelles. Dans ces cas les visites
ont pour but de permettre aux gens de voir comment cela marche et comment cela pourrait
résoudre le problème auquel l’entreprise est confrontée. Le personnel visite une autre
entreprise où une autre procédure ou une innovation technique fonctionne et on leur explique
comment appliquer ceci à leur propre domaine de travail. Il est important d’apprendre de
l’expérience immédiate des autres. Cette méthode peut être très économique et efficace, à
condition que les objectifs de la visite soient clairs.
Les cours externes : La différence entre ceux-ci et les actions décrites ci-dessus est que
l’entreprise maîtrise les méthodes utilisées ou les objectifs préétablis de la formation. Ceci
veut dire qu’il faut choisir les cours externes soigneusement en comparant les besoins du
stagiaire avec les objectifs supposés du cours. Il y a plusieurs raisons pour lesquelles certains

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besoins de formation ne peuvent être satisfaits que par des cours externes, par exemple quand
la formation disponible à l’intérieur de l’entreprise n’est pas suffisante pour répondre aux
besoins des personnes en attente de formation.

III- Le pilotage du plan de formation

Bâtir un plan de formation est une réponse à la stratégie de l’entreprise et aux besoins des
personnes. L’analyse approfondie des demandes de formation est une étape essentielle du
processus.
Le plan de formation est un document qui identifie des actions de formation que l’employeur
décide de faire suivre à l’ensemble de ses salariés ; L’employeur est tenu : d’adapter les
compétences des salariés à leur poste de travail et de veiller au maintien de leur capacité à
occuper un emploi, au regard de l’évolution des métiers, des technologies et des
organisations.
Le processus de formation comprend cinq étapes clés :
Définition des axes stratégiques,
Analyse des besoins,
Établir le plan de formation,
Réaliser le plan,
Suivi et évaluation
1- Définition des axes stratégiques
-Solliciter la direction générale et le comité de direction pour connaître les grandes
orientations stratégiques et les projets de l’entreprise,
-Recueillir des informations sur les évolutions des métiers de l’entreprise,
-Effectuer un benchmark sur les compétences stratégiques : où sommes-nous par rapport à nos
concurrents ?
2- Détecter les besoins en formation
Le besoin de formation est le résultat d’un processus associant les différents acteurs concernés
de l’entreprise et traduisant un accord entre eux sur des manques à combler par le moyen de la
formation. Le responsable de formation, pour construire le plan de formation fait un
inventaire des problèmes à régler par la formation et des objectifs à atteindre avec l’aide de la
formation.
On distingue trois types de besoins de formation : les besoins personnels, individuels et
collectifs.
-Les besoins personnels : un salarié éprouve un problème, ou désire atteindre un objectif, dans
sa vie, à l’intérieur ou à l’extérieur de l’entreprise, sans relation directe avec la vie de
l’entreprise et qu’il pense que la formation va l’aider.

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-Les besoins individuels : Il s’agit des besoins nés des problèmes ou des objectifs qui ne
concernent qu’un seul individu, dans le cadre du poste occupé actuellement ou à tenir dans un
avenir déterminé. Il s’agit donc de formation sur l’initiative de l’entreprise.
-Les besoins collectifs : Ces besoins correspondent aux problèmes ou objectifs qui concernent
des groupes, par exemple : tous les titulaires d’un poste donné, tous les membres d’une unité
donnée, il s’agit de formation sur l’initiative de l’entreprise.
Pour définir les besoins de formation, il est nécessaire de dresser le portrait des emplois
relativement aux compétences désirées. C’est en effet l’écart entre les compétences attendues
et les compétences réelles qui permet de cibler les besoins de formation pour chaque fonction
de travail.
Certains outils sont utilisés pour analyser les besoins de formation des employés :
-Observation et écoute : Observation méthodique d’un ou de plusieurs employés en cours de
travail. Le gestionnaire connaît les responsabilités de ses employés. Les observer travailler et
écouter leurs commentaires en regard des méthodes de travail peut lui permettre de bien
déterminer les besoins de formation. L’utilisation d’une grille d’observation permet une
évaluation objective de la situation.
-Entrevue individuelle : Cette rencontre structurée est bénéfique car elle permet au
gestionnaire de connaître les besoins particuliers des individus et d’évaluer les écarts entre la
situation actuelle et la situation désirée.
-Groupe de discussion : Un groupe d’employés se réunit pour discuter de formation. Cette
rencontre doit être structurée avec un ordre du jour adéquat. Elle nécessite la présence d’un
animateur qui s’assurera du bon déroulement de la rencontre.
- Appréciation du rendement : Rencontre formelle entre un employé et son patron pour
évaluer son niveau de performance. Cette activité du cycle de gestion des ressources
humaines permet d’identifier des besoins de formation en fonction des indicateurs de
performance et des attentes liées au poste.
-Questionnaire d’auto-évaluation : Questionnaire qui permet à un employé de s’évaluer sur
ses connaissances, ses habiletés et ses attitudes dans l’accomplissement de son travail.
- Comité de formation : Groupe d’employés composé de représentants de l’employeur et de
représentants des employés (syndicat s’il y a lieu) afin d’assurer en tout ou en partie la gestion
de la formation.
-Questionnaire d’évaluation par le supérieur immédiat : Questionnaire qui permet à un
supérieur immédiat d’évaluer les connaissances, les habiletés et les attitudes de l’employé
dans l’accomplissement de son travail. Ce questionnaire permet d’identifier une perspective
de solution de problème ou un processus de planification des effectifs.
3-Collecte et analyse des données
L’identification des besoins doit être menée par des personnes compétentes qui connaissent
bien l’organisation et qui sont sensibles à l’efficacité organisationnelle. Ces personnes doivent
être capables d’examiner s’il y a un manque de compétence chez les salariés et de découvrir
aussi les défis auxquels l’organisation aura à faire face, grâce au développement à moyen et à

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long terme des RH. Ils doivent détecter les multiples changements affectant les
environnements externes et internes de l’organisation, comme les progrès technologiques, les
nouvelles lois, les nouvelles tendances sociales et les nouvelles stratégies de l’organisation.
3. Elaboration et mise en œuvre du plan de formation
La mise au point du plan de formation traduit les choix formulés au niveau de la politique de
formation en termes d’actions de formation. Le plan de formation organise des actions de
formation en fonction des objectifs retenus c’est la liste des moyens prévus pour atteindre les
objectifs définis.
Définition du plan de formation :
Le plan de formation est l’aboutissement d’un processus managérial visant à établir la
synthèse possible de ce qui doit être fait pour atteindre les objectifs organisationnels en termes
de compétences.
Le plan de formation comporte :

actions seront évaluées.

Dans ce tableau de bord de la formation on trouvera des données relatives
-Aux dépenses de la formation, et leurs traductions en pourcentage de la masse salariale ;
-A la ventilation des frais engagés pour les différentes actions de formation ;
-Au nombre de stagiaires en formation, ainsi que leur répartition par catégorie de personnel ;
-Au nombre d’heures de formation, ainsi que leur répartition par nature et type d’action ;
-Au coût des actions de formation rapportée aux prévisions budgétaires ;
4. Le suivi de la formation
Le suivi de la formation se fait en deux manières : le suivi administratif et le suivi comptable.
-Le suivi administratif
C’est suivre la gestion prévisionnelle de la formation avec les différentes structures de
l’organisation, dans le retrait et le départ en formation d’un certain nombre de collaborateurs
et les dispositions conséquentes.
Le responsable de formation doit suivre la réalisation et la préparation de certains documents
(convocation, convention de stage, compte-rendu d’évaluation Le suivi administratif s’agit

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aussi de suivre le déroulement de la formation tant sur le disciplinaire (la présence l’assiduité)
que sur le plan pédagogique (enseignement théorique et pratique).
-Le suivi comptable
C’est le suivi budgétaire. Il s’agit de contrôler l’ensemble des engagements financiers qui
répartissent comme suit :
-les frais versés aux stagiaires eux-mêmes .il s’agit des salaires et charges sociales qui
continuent à être versés aux personnels pendant l’action de formation ;
-les frais qui sont liés à la participation et à la mise en cause de la formation : ils incluent la
rémunération des formateurs et celle des personnes qui ont contribué dans le travail
d’élaboration de contrôle ;
-les dépenses de matériel, tel que l’entretien et l’amortissement des équipements utilisés au
cours de la formation ;
-les fournitures de fonctionnement courants : déplacement, hébergement, location, assurance,
frais de téléphone et de courrier ;
-coût des locaux : salles de cours, ateliers.
5. L’évaluation des effets de la formation
L’évaluation de la formation distingue deux dimensions :
-Une dimension tournée vers la personne, l’individu, en tant que personne sociale et
professionnelle, et recouvre les champs de la reconnaissance, de l’accompagnement, de
l’orientation et de la validation des acquis ;
-Une dimension plus globale qui analyse les systèmes de formation dans les différents
agencements : action, dispositif, programmes et/ou dans les différents structures et organismes
de formation.
L’évaluation de la formation consiste à examiner la valeur d’un programme pour savoir s’il y
a des écarts significatifs entre ce qui a été prévu et ce qui a été obtenu. La connaissance de ces
écarts permettra de juger la valeur d’un programme de formation en relation avec les objectifs
préétablis.
A ce stade le formateur doit juger si les apprentissages en question sont significatifs et
attribuables essentiellement au programme de formation. Puis au moyen d’une évolution du
rendement au travail, quelque temps après la formation, il faut vérifier si les apprentissages à
l’emploi sont réalisés, suivant le contenu du programme, cela se fera dans quelques mois à
quelques années après la formation.
Les résultats des évaluations de la formation sont très utiles à l’organisation, ils permettront à
celle-ci de constater les effets directs et réels de la formation sur les résultats obtenus au
travail, ils donneront lieu à une analyse du contenu du programme de formation et
entraîneront des modifications de celle-ci.
Ainsi, deux types d’évaluation sont à mener par le responsable formation ou l’un de ses
collaborateurs :

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1- L’évaluation de satisfaction «Evaluation à chaud» :
Elle correspond généralement au questionnaire remis aux participants à l’issu de la formation.
Ce questionnaire comprend différents types et de formes de questions :
• Questions ouvertes
• Questions fermées
• Questions à choix multiples
• Tableaux
2- L’évaluation des connaissances « l’évaluation à froid » :
Cette évaluation consiste à contrôler les acquisitions en soumettant les stagiaires à des tests de
leurs connaissances. Les questions posées concernent des sujets abordés au cours du stage ou
de la formation. Chaque question admet une ou plusieurs réponses.

5-La relation de la formation avec les autres domaines de la GRH

*La GPEC : Les besoins de formation sont directement liés aux besoins des employés d’une
organisation. La formation constitue une alternative de premier ordre dans la procédure de
planification des emplois et des compétences.
*La santé et la sécurité au travail : Une des obligations de l’employeur c’est d’informer et
former tous les employés quant aux risques et dangers professionnels liés à l’exécution de
leurs tâches et de les inciter à adopter les mesures préventives nécessaires.
*La politique de recrutement : si la politique du recrutement privilégie la promotion interne,
ou lui donne une place importante dans le renouvellement du personnel, la politique de
formation devra faire une large place à la « formation mobilité ». La formation va participer,
dans ce cas, à la diffusion et à la bonne connaissance des métiers de l’entreprise. Il s’agit donc
de former au lieu de recruter.
A l’inverse, si l’entreprise opte pour un recrutement externe avec une forte stabilité interne,
ou bien évite des formations exigeant beaucoup de temps et d’argents, la formation aura pour
rôle de faciliter l’intégration des entrants. Elle développera par ailleurs, des actions qui auront
pour but d’éviter la lassitude des salariés toujours occupés au même poste.
*La politique de rémunération : Les changements attendus chez les formés, à l’issue de leur
formation, doivent faire l’objet d’un renforcement positif, sous la forme d’une récompense
financière ou psychologique. Mais, d’une manière plus globale, il existe d’autres liens entre
les deux politiques :
Si, par exemple, la politique de formation stipule que les cadres, spécialistes d’un domaine de
connaissance, sont chargés d’assurer la formation du personnel, il faudra que cette activité
supplémentaire soit prise en compte au niveau du système de récompense ou de rémunération.
La formation peut amener à une augmentation du statut du salarié (promotion) et, par
conséquent, une augmentation de son salaire ou une rémunération forfaitaire pour les
nouvelles compétences.

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*La politique d’évaluation des employés : Dans le contexte du développement des
ressources humaines, l’évaluation peut permettre de découvrir les besoins de formation de
chaque salarié. Ce peut aussi être une occasion pour découvrir son potentiel qui pourra
éventuellement être développé pour occuper dans le futur des postes hiérarchiquement plus
élevé.

6- La contribution de la formation à la gestion des ressources humaines

La compétence s'inscrit dans une culture. La culture est un soubassement caractéristique et
relativement stable alors que la compétence fait appel à des notions de créativité, d'initiative,
d'incertitude et de complexité. Lorsqu'une entreprise a défini son projet, la formation devient
l'élément fédérateur pour décliner les différentes orientations du projet d'entreprise.
Si la culture de l'entreprise est très orientée sur la concertation, l'analyse des besoins devra se
faire de façon concertée. Si la culture vise à une autonomie et à un partage des responsabilités,
la formation devra prendre cette valeur comme élément de base pour organiser les actions. De
même si la culture de l'entreprise est de développer le travail en équipe, les méthodes
pédagogiques devront développer le travail en groupe.
Toutefois, lorsque la culture de l'entreprise n'a pas été clairement définie, la formation peut
être un facteur de création d'une culture d'entreprise.
Cette construction présente plusieurs intérêts :
- identifier les actions de formation qui devront être mises en œuvre ;
- programmer la réalisation des actions ;
- communiquer sur les actions qui vont être mises en place.
Le plan de formation est traditionnellement annuel dans la majorité des entreprises. Pour
autant, cette périodicité n'est pas impérative. Le meilleur rythme pour le plan de formation est
celui des besoins de l'entreprise en matière d'accompagnement des performances, des projets
et des parcours des employés (profil de carrière). L'implication de l'encadrement ne se décrète
pas, celui-ci doit trouver un intérêt à s'impliquer dans les processus de formation pour que la
participation à l'élaboration du plan soit efficace. Il est intéressant d'impliquer l'encadrement
dans l'élaboration du plan de formation pour au moins deux raisons :
- la décision de formation implique une absence du salarié que le manager gèrera d'autant
mieux qu'il est partie prenante dans la décision de formation ;
- l'efficacité de la formation est conditionnée par l'utilisation effective des compétences
acquises en formation. A défaut, la déperdition peut être très rapide. Et il est indispensable
que le manager permette l'utilisation de la formation dès le retour sur la position de travail,
avec la logistique conséquente.