I.

RISQUES/DYSFONCTIONNEMENTS POSSIBLES

1. Dysfonctionnements potentiels de la fonction organisation générale.

Réf. Dysfonctionnements potentiels : Organisation générale

Risque conflits possibles ;

1.1 Risque de pilotage à vue ;
Risque de fuites de responsabilité par rapport à la paternité de certaines tâches.
Contestations possibles.
Perte d’efficacité en cas de départ du personnel ;
1.2 Absence de pérennité des modes de fonctionnement ;
Risques de doublons ou d’absence de contrôle ;
Réalisation de tâches non adaptées aux besoins.

Litige entre membre du personnel ;

1.3 Fuite de responsabilité ;
Exercice de tâches incompatibles.

Blocage possible ;
Absence de motivation du personnel ;
1.4
Faiblesse du contrôle hiérarchique ;
Lenteur dans le traitement des problèmes survenus à des échelons inférieurs.

Difficulté de réaction rapide aux évolutions de l’activité ;

Absence d’information centralisée sur l’activité ;
1.5
Absence de contrôle hiérarchique ;
Erreurs, omissions et fraudes.

Non atteinte des objectifs ;

1.6
Perte d’efficacité de l’organisation.

Perte d’efficacité en cas de départ du personnel ;

1.7 Absence de pérennité des modes de fonctionnement ;
Risques de doublons ou d’absence de contrôle.

Perte financière en cas de sinistre ;

1.8
Litige avec la société d’assurance.

Risque de démotivation des hommes qui ne sont pas mis en situation de valoriser leur talent ;
Risque de déficit en cadres capables de prendre le relais des anciens ;
1.9
Risque de besoins non satisfaits et de formation ne répondant pas aux besoins ;
Risque d’échec des actions de développement de l’entreprise.
 2. Dysfonctionnements potentiels de la fonction achat

Réf. Dysfonctionnements potentiels : Achat

Risque de doublon ou d’opérations hors contrôle ;

2.1 Connaissance orale des principes de fonctionnement ;
Mauvaise interprétations possibles, disparités, insécurité, manque de rigueur.

Incohérence dans la politique d’achat ;

2.2 Absence de maîtrise de l’activité ;
Mauvaise interprétation possibles.

Absence de maîtrise des achats ;

Risque de sur stockage ou de rupture ;
Risque d’éclatement de la fonction achat ;
2.3
Risque du court-circuitage du service ;
Achats par les demandeurs ;
Favoriser le maintien de fournisseurs devenus moins performants.

2.4 Risque d’erreurs de fraudes ou d’omissions.

Erreur de calcul
Non-conformité entre :
 Quantité reçue et facturée ;
2.5  Prix commandé et prix facturé;
 Taxes prévues et facturées ;
 Conditions de paiement de la commande et de la facture ;
 Récupération tardive de la TVA.

Risque de fournisseurs potentiels non consultés ;

Risque de fournisseurs privilégiés (dépendance) ;
2.6
Absence d’éléments d’appréciation sur les fournisseurs qui peuvent générer des engagements contraires ;
Risque fournisseur (délai, qualité, surface économique et financière).

Risque d’achats abusifs ;

2.7 Risque d’engagements non autorisés ;
Risque de litiges avec les fournisseurs.

Non respect de l’image fidèle comptable ;

2.8
Problème de séparation des exercices.

Investissements non autorisés ;

2.9 Engagement de dépenses non contrôlés ;
Dérive sur les coûts et les délais non contrôlés.

Non respect de l’image fidèle comptable ;

2.10
Problème de séparation des exercices.

2.11 Résultat comptable erroné (séparation des exercices, calcul impôts sur les sociétés)
 3. Dysfonctionnements potentiels de fonction stock

Réf. Dysfonctionnements potentiels : Stock

Risque de litiges possibles ;

3.1 Risque de procédés non permanents ;
Manque de rigueur.

Manque de rigueur ;
3.2
Risque de fraude.

3.3 Erreurs, omissions, fraude.

Montants en stock non justifiés ;

Pertes ou vols de marchandises ;
3.4
Rupture de stocks ;
Résultats comptables et fiscaux erronés.

Valorisation des stocks erronée en comptabilité ;

Calculs de provisions erronées ou non conformes aux règles comptables ;
3.5
Risque de redressement fiscal ;
Surévaluation des stocks et du BFR.

Inventaire non fiable ;

Stocks en comptabilité erronés ;
3.6 Résultat comptable erroné ;
Réserves dans la certification des comptes ;
Pertes ou vols de marchandises non détectés

3.7 Détournement, perte ou détérioration de stock

 4. Dysfonctionnements potentiels de la fonction vente

Réf. Dysfonctionnements potentiels : Vente

Engagements contraires aux intérêts de l’entreprise ;

Risque de litige ;
4.1
Perte financière ;
Non respect de règles de la société et effet négatif sur le BFR.

Litige client ;
Engagements contraires aux intérêts de l’entreprise ;
4.2
Perte financière ;
Non respect de règles.

Perte d’efficacité ;
4.3 Mauvaise circulation de l’information ;
Difficulté de réaction aux variations anormales de l’activité ;

Risque d’établissement d’une commande avec des éléments différents de ceux autorisés ;
4.4
Difficulté de preuve en cas de litige avec le client.

Prestation ou livraison erronée ;

Prestation ou livraison non autorisée ;
Litige avec le client ;
4.5 Retard de réalisation des prestations ou retard de livraison ;
Non facturation des prestations effectuées ou des marchandises livrées ;
Impossibilité de contrôle de la facturation exhaustive des prestations effectuées ou des marchandises
expédiées.

Erreur ou absence de facturation de prestations réalisées ou de produits livrés ;

Retard de facturation ;
4.6
Litige avec les clients ;
Image non fidèle du journal des ventes.

Retard de comptabilisation ;
4.7 Non respect de la règle de séparation des exercices ;
Comptabilité erronée. Non respect de l’image fidèle : surévaluation ou sous-évaluation du résultat.

Annulation de créances anciennes ou report d’échéance en balance client ;

Retard de paiement. Non recouvrement de créances anciennes ;
4.8 Sous-évaluation des provisions pour risque clients ;
Risque de détournement ;
Présentation des comptes faussée ;
 5. Dysfonctionnements potentiels de la fonction financière

Réf. Dysfonctionnements potentiels : Finance (Budget – Comptabilité)

Non atteinte des objectifs ;

5.1 Non réalisation d’opérations ;
Manque de rigueur.

Personnel non impliqué dans la définition et la budgétisation des activités ;

5.2 Absence de programme d’activités annuel ;
Non réalisation d’activités

5.3 Fiabilité de la gestion budgétaire.

Non respect du droit comptable ;

5.4
Risque de non fiabilité de l’information comptable.

5.5 Risque de production d’états financiers non fiables ;

Non exhaustivité des enregistres comptables ;

5.6 Non respect de l’image fidèle ;
Non fiabilité des états financiers.

Pertes de pièces comptables ;

5.7 Litiges possibles ;
Fraudes.

Risque de détournement de caisse ;

Non détection d’écarts de caisse ;
5.8
Non justification des soldes de caisse ;
Lourdeur et perte d’efficacité de la gestion de la caisse.

Risque de non détection d’une erreur de la banque ou d’un détournement de fonds ;

5.9
Comptabilité générale erronée.

5.10 Risques d’erreurs, d’omissions, de vols et de fraudes.

Altération, destruction des équipements, des programmes et fichiers, Absence de maîtrise du système
5.11
d’information, perte d’information stratégique.

Perte de confidentialité, perte de qualité ou intégrité des informations, absence de détection de

5.12
modification de fichiers, non respect du principe de séparations des fonctions
6. Dysfonctionnements potentiels de la fonction ressources humaines

Réf. Dysfonctionnements potentiels : Ressources humaines

Manque de rigueur ;
Cumul de fonctions incompatibles ;
6.1
Risque de conflits ;
Risque de favoritisme.

6.2 Opacité dans la gestion ;

Recrutement de personnes incompétentes ;

6.3
Risque de favoritisme ;

6.4 Manque d’intérêt pour le travail bien fait.

6.5 Risque de cumul de tâches incompatibles.

 II. MESURES DE GESTION DES RISQUES

1. Mesures relatives aux risques de la fonction organisation générale

Réf. Organisation générale

Fixer les orientations et les objectifs généraux de l’organisation;

1.1 Fixer les objectifs annuels d’amélioration de l’organisation ;
Sensibiliser les membres du personnel pour l’atteinte des objectifs.

Accroître le niveau de maîtrise des différentes activités de l’entreprise ;

Représenter les principales fonctions de l’entreprise dans les instances dirigeantes ;
1.2 Formaliser le circuit d’information au sein de l’organisation ;
Définir des indicateurs pertinents et fiables mesurant l’efficacité des différentes fonctions ;
Etablir et suivre un budget par service.

Etablir un organigramme à jour ;

Préciser avec clarté les liens hiérarchiques : forme de l’organigramme, connaissance des liens
1.3 hiérarchiques par les opérationnels ;
Définir les postes de travail ;
Préciser les délégations de pouvoir et de signature.

Désigner les principaux responsables des services ;

1.4 Préciser la hiérarchie des pouvoirs de chacun ;
Définir les attributions de chacun.

Préciser les attributions des membres du personnel ;

1.5
Tenir compte de la règle de séparation des fonctions incompatibles.

Définir la politique générale de l’entreprise ;

1.6 Préciser la stratégie et les objectifs poursuivis ;
Adopter des programmes d’activités annuels.

Fixer des règles de production de rapports d’activités ;

1.7
Adopter des cadres de concertation périodiques (exemple réunion mensuelle du personnel).

Définir une politique générale de sécurité ;

1.8
Signer des contrats pour la préservation des biens (gardiennage, assurance, etc).

Concilier besoins de la structure et embauche du personnel ;

1.9
Exiger la qualification du personnel.
2. Mesures relatives aux risques de la fonction achat

Achat

Fixer les règles et les pouvoirs de signature ;

Hiérarchiser les pouvoirs au niveau : des demandes d’achats, des engagements de dépenses à la
commande, de l’ordonnancement des paiements ;
2.1
Etablir des procédures et prendre des notes de services regroupés dans des dossiers ;
Etablir la séparation des fonctions entre : définition des besoins, négociation/relation fournisseur,
réception/contrôle qualité, gestion des stocks, ordonnancement du paiement et enregistrement comptable.

Fixer des objectifs clairs et connus de tous ;

Définir et formaliser les grands axes de la politique d’achat (en matière de qualité, d’exclusivité ou de
2.2
répartition des fournisseurs);
Arrêter la stratégie et définir une politique de suivi.

Préciser les rapports entre les acheteurs, les demandeurs et les fournisseurs ;
2.3 Définir les éléments d’appréciation connus des acheteurs sur : la qualité, le respect des délais, la
compétitivité.

Etablir une procédure pertinente sur les achats ;

2.4 Etablir la séparation des fonctions entre : définition des besoins, négociation/relation fournisseur,
réception/contrôle qualité, gestion des stocks, ordonnancement du paiement et enregistrement comptable.

Etablir une liste des fournisseurs autorisés et diffusion de cette liste ;

2.5 Préciser les personnes autorisées à passer commande ;
Etablir une procédure pertinente en matière d’achat.
Etablir un fichier fournisseur complet ;
Etablir une procédure d’appels d’offre ;
2.6
Etablir des contrats formalisés, valides et diffusés ;
Eviter la dépendance à l’égard des fournisseurs.
Séparer les fonctions d’enregistrement, d’établissement du bon pour accord et du bon à payer ;
Rapprocher constamment facture/bon de commande ;
2.7
Définir une procédure d’approbation des factures ;
Suivre les bons de réception en attente de facture.
Etablir une procédure de circulation des factures ;
2.8
Séparer les fonctions incompatibles (enregistrement, bon pour accord, bon à payer, règlement).
Etablir des procédures d’investissement ;
2.9 Etablir une liste de pouvoirs selon les montants autorisés ;
Procéder à une étude de rentabilité ou d’opportunité.
Tenir un fichier des immobilisations ;
Etablir une procédure de mise à jour du fichier des immobilisations ;
Contrôler périodiquement la concordance entre fichier des immobilisations et comptabilité ;
2.10
Définir la justification de mise en service ;
Prendre en compte les nouvelles immobilisations dans les polices d’assurance ;
Prendre connaissance des règles comptables certifiées en matière de distinction immobilisations/charges.
Désigner les personnes habilitées à autoriser les dépréciations, mises au rebut, cessions ;
Etablir un bon de sortie pré numéroté pour les sorties d’immobilisations et une procédure de transmission
2.11 en comptabilité pour la sortie des comptes et du fichier des immobilisations ;
Définir une procédure concernant les plus values ;
Faire suivre les dossiers par une personne désignée à cet effet.
3. Mesures relatives aux risques de la fonction stock
Réf. Stock
Formaliser les procédures de gestion des stocks ;
Désigner un responsable pour la gestion des stocks ;
3.1
Formaliser les règles de valorisation de stock en conformité des règles comptables ;
Suivre la rotation des stocks.
3.2 Définir les prérogatives du gestionnaire des stocks.
3.3 Redéfinir les tâches.
Etablir une procédure d’enregistrement des entrées et des sorties en stocks ;
Etablir une procédure de traitement (émission, autorisation) et enregistrement des bons de réception ;
3.4
Définir les contours d’un état fiable et pertinent des mouvements de stocks ;
Etablir une procédure de rapprochement des entrée/livraison et des sorties/expédition.
3.5 Adopter et appliquer des règles d’évaluation.
Etablir une procédure d’inventaire des stocks exhaustive intégrant les élément suivants : pertinence des
3.6 responsabilités confiées, mode de traitement de l’information ;
Faire valider la procédure par les commissaires aux comptes.
Définir des règles de protection contre le vol (parc clôturé, alarme, gardiennage) ;
3.7 Restreindre l’accès aux personnes autorisées ;
Souscrire à une assurance des locaux.

4. Mesures relatives aux risques de la fonction vente

Réf. Vente
Etablir un tableau de bord des ventes ;
4.1
Etablir des notes d’organisation.

Formaliser les conditions de vente (prix, avances, délais de livraison, délais de paiement, quantité, qualité,
4.2 réserves diverses) ;
Définir des procédures.
Donner la liste des personnes autorisées ;
4.3
Préciser les règles de signature.
Etablir une procédure relative aux besoins de commande ;
Etablir une procédure d’autorisation des commandes ;
4.4
Existence d’un fichier produit ;
Prévoir les cas d’urgence.

Définir des documents numérotés servant et générant la facturation ;

4.5 Tenir compte de l’exhaustivité des mentions sur le bon de prestation ;
Définir les procédures d’établissement, de signature, de classement des supports de vente.

Etablir une numérotation séquentielle des documents ;

4.6 Etablir une procédure d’émission des factures ;
Faire des rapprochements facture/bons.
Définir une procédure de transmission des factures à la comptabilité ;
4.7 Présenter les informations et mentions obligatoires ;
Suivre régulièrement les comptes clients.
Tenir une balance âgée ;
Etablir une procédure de suivi et de relance des retards et des impayés ;
4.8
Mener des actions régulières auprès des clients ;
Arrêter des règles de calcul des provisions.
5. Mesures relatives aux risques de la fonction financière (Budget – Comptabilité)

Réf. Finance (Budget – Comptabilité)

5.1 Définir un système de gestion budgétaire : préparation – exécution – suivi – contrôle.

Adopter un programme annuel qui sera budgétisé ;

5.2
Prévoir des rapports d’activités.

Définir un comité de suivi des activités ;

5.3
Prévoir un système de reporting.

S’appuyer sur le droit comptable ;

5.4
Désigner des personnes compétentes pour l’exercice de la fonction.

Désigner un responsable parmi des personnes compétentes ;

5.5
Préciser les attributions de ce responsable et son pouvoir.

5.6 Opérer des contrôles périodiques (mensuels).

5.7 Définir une procédure d’archivage des pièces comptables.

Existence de pièces de caisse et d’un journal de caisse ;

5.8 Existence d’un contrôle de caisse mensuel formalisé et supervisé ;
Limitation du nombre et de la nature des mouvements de caisse.

Procédure d’enregistrement des opérations ;

5.9
Existence d’un rapprochement bancaire mensuel formalisé et supervisé.

5.10 Formaliser la réparation des tâches.

Existence de moyens de protection des installations, et matériels sensibles, Existence de procédure de

5.11 sauvegarde des programmes et fichiers, Existence d’une protection contre les virus, Existence de moyens
pour reprendre l’exploitation en cas de panne ou de perte importante de donnée.

Existence d’autorisation d’accès aux systèmes informatiques, aux applications et aux fichiers, Existence
d’un responsable de l’attribution des niveaux de confidentialité et de la gestion des autorisations d’accès.
5.12
Existence de procédures d’attribution, de suppression et de mise à jour des mots de passe et code d’accès,
respect du principe de séparation de fonction.
6. Mesures relatives aux risques de la fonction ressources humaines

Réf. Ressources humaines

Fixer des normes en matière de travail et de gestion du personnel : horaires de travail, embauche,
6.1
affectation, sanction, récompenses, etc .
Diffuser les règles de gestion ;
6.2
Désigner celui ou ceux qui sont chargés de le mettre en œuvre.

6.3 Appliquer des standards en matière d’embauche : appel à candidature – sélection – embauche.

Définir les standards de performance par fonction ;

6.4 Définir les règles d’évaluation du personnel ;
Déterminer la nature des sanctions (positives et négatives).

Définir les postes de travail ;

6.5 Affecter chaque membre du personnel à la réalisation de tâches précises ;
Indiquer les pouvoirs des principaux responsables.