Vrai Rapport de Stage

« Analyse du processus de traitement des factures fournisseurs au sein de la Mairie de Libreville »
COMMUNE DE LIBREVILLE
------------------
SECRETARIAT GENERAL
---------------
DIRECTION GENERALE
DES FINANCES
-------------------
DIRECTION DU BUDGET
ET DE LA COMPTABILITE
---------------------
SERVICE DE LA COMPTABILITE
MEMOIRE DE FIN DE CYCLE
En vue de l’obtention d’un Bachelor en Administration des Affaires

Option : Comptabilité-Finance-Audit (CFA).
THEME :
ANALYSE DU PROCESSUS DE TRAITEMENT DES FACTURES

FOURNISSEURS AU SEIN DE LA MAIRIE DE LIBREVILLE
Rédigé et soutenu par :
M. Annoye Patty NKOUA
Sous la direction de :
Encadreur professionnel : Encadreur pédagogique :
Mme Rosalie OBAME M. Gaétan BOUBALA

Chef de Service Comptabilité Enseignant de Comptabilité-Finance
À l’AFRAM
Session d’Aout 2017

DEDICACE
A mon frère Donald Katrin NKOUA ALIMBI pour le soutien et les précieux conseils.

REMERCIEMENTS
Ce travail est l’aboutissement des efforts incommensurables de plusieurs personnes

à qui nous adressons par cette occasion nos profonds remerciements, et que ce
mémoire soit le reflet d’une partie d’eux.
Nos remerciements vont d’abord à l’endroit de l’Académie Franco-Américaine de

Management qui a bien voulu nous former durant ces trois (3) années de préparation
de notre Bachelor. Ainsi que le corps professoral, en particulier Monsieur Gaétan
BOUBALA pour l’encadrement durant notre formation mais également pour avoir été
un acteur clé dans l’élaboration de ce travail.
Nous remercions ensuite l’hôtel de ville de nous avoir acceptés au sein de leur
structure mais aussi tous les agents municipaux du service comptabilité de nous avoir
confié ce projet.
Les mots n’ont parfois pas de valeurs pour démontrer aux gens combien ils comptent
dans nos vies, c’est pour nous ici l’occasion d’avoir une pensée forte à l’endroit de :
- Monsieur Valentin NKOUA, mon père

- Madame Blandine Sylvie LABAGA, ma mère
- A mes frères et sœurs
- Aux parents et amis
- A Presley Oprah NKOUA LABAGA, ma fille
Que ce mémoire soit la première récolte de ce qu’ils ont semé en moi.

LISTE DES ACRONYMES ET ABREVIATION
ML : Mairie de Libreville
DGF : Directeur General des Finances
FF : Facture fournisseur
BDC : Bon de commande
BE : Bon d’engagement
BL : Bon de livraison.
OHADA : Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires.


SOMMAIRE
INTRODUCTION GENERALE…………………………………………………………1
Première partie : Présentation du cadre de l’étude………………………………….3
CHAPITRE 1 : Présentation de la Mairie de Libreville………………………………4
Section 1 : Historique, Organisation et missions de la Mairie de Libreville……….4
Section 2 : Présentation du milieu d’accueil…………………………………………11
CHAPITRE 2 : Le cadre théorique de l’étude………………………………………..25
Section 1 : Revue de la littérature…………………………………………………….25
Section 2 : Objectifs et Intérêt du Sujet………………………………………………28
DEUXIEME PARTIE : Cadre Méthodologique et Analytique………………………30
CHAPITRE 1 : Analyse et Interprétation des Données……………………………..31
Section 1 : Présentation de la Méthode…………………………………..................31
Section 2 : Analyse des Données de l’enquête……………………………………...33
CHAPITRE 2 : Recommandations…………………………………………………….41
Section 1 : Recommandations générales…………………………………………….41
Section 2 : Recommandations Spécifiques…………………………………………. 42
Conclusion Générale……………………………………………………………………44
Bibliographie
Annexes
Table des matières

INTRODUCTION
La comptabilité fournisseurs était autrefois considérée comme un simple coût de

l'entreprise ne justifiant guère les dépenses d'achat, d'installation et de maintenance
de logiciels et de matériels d'automatisation de la gestion des factures fournisseurs.
Mais les entreprises cherchent désormais à préserver à tout prix leurs capitaux et
trouvent dans la comptabilité fournisseurs un potentiel inexploité qu’elles ne peuvent
ignorer face aux problèmes posés par le traitement manuel.
Pour les économistes, l’entreprise est une unité économique qui combine et rémunère
des facteurs de production pour produire et vendre des biens et services sur le marché
afin de réaliser des profits. Les gestionnaires la définie comme une organisation qui
coordonne différentes activités dans le cadre des fonctions complémentaires. On
distingue entre autres quatre organisations à savoir : les entreprises privées ; les
entreprises publiques ; les organisations publiques et enfin les organisations à but non
lucratif.
La Mairie de Libreville qui est une structure décentralisée de l’Etat, sur le plan
comptable, tient compte des normes comptables prescrites par l’OHADA qui sont une
obligation pour toutes entreprises des pays membres qui veulent rendre leur système
comptable plus intéressant et une image fidèle au patrimoine. Cependant, le traitement
des factures fournisseurs permet d’avoir une traçabilité de toutes les opérations liées
à l’achat. La facture est un document de comptabilité générale qui prouve un achat ou
une vente ou encore atteste de la dette d’un client envers un fournisseur.
La présente étude qui porte sur « L’analyse du processus de traitement des

factures fournisseurs au sein de la Mairie de Libreville » se focalise sur les
différentes étapes du processus de traitement des factures fournisseurs.
Vu l’importance du processus de traitement des factures, cette étude identifie toute

action susceptible de freiner ou de bloquer le fonctionnement de la Marie de Libreville
quant à la contribution de ce dernier. Aussi posons-nous la question : quelles sont les
principaux dysfonctionnements observables lors du processus de traitement des
factures fournisseurs ?
1
Ce mémoire qui rend compte de ces travaux s’articule autour de deux parties, chacune
disposant de deux chapitres. La première partie présente le cadre de l’étude et la
deuxième partie est une synthèse du cadre méthodologique et analytique.
2
PREMIERE PARTIE : PRESENTATION DU CADRE DE L’ETUDE
3
CHAPITRE 1 : PRESENTATION DE LA MAIRIE DE LIBREVILLE
Il s’agit pour nous ici de présenter dans cette partie entre autre : l’historique,
l’organisation et les missions de la mairie de Libreville. Mais aussi de faire un clin d’œil
sur les services qui nous ont accueillis.
SECTION 1 : HISTORIQUE, ORGANISATION ET MISSIONS DE LA

MAIRIE DE LIBREVILLE.
1.1 HISTORIQUE
Libreville capitale du Gabon, abrite en son sein le siège administratif de la mairie de
Libreville dans son deuxième arrondissement, sur le boulevard triomphal Omar
BONGO en face de l’Assemblée National et à proximité de la Fonction Publique.
La signature d’un traité entre ANTCHOUE KOWE RAPONTCHOMBO, le 09 Février

1839, stipule que le Roi Denis et le Lieutenant de Vaisseau BOUET WILLAUMEZ
représentant de Louis Philipe (Roi de France) marque le début de la naissance de la
ville de Libreville. Cet accord est de nos jours considéré comme le tout premier qui lie
le Gabon à la France. Le 30 Mai 1846, vingt-sept hommes, vingt-trois femmes et deux
enfants, tous des esclaves libérés, débarquent du bateau brésilien Eliza au Fort
d’AUMALE (actuel Port Mole), comptoir du Gabon en provenance du Sénégal.
Les Français de Fort d’AUMALE décident dès lors de donner au nouveau village une
organisation communale en organisant des élections avec les esclaves libérés.
Le 25 Aout 1849, un nommé MOUNTIER ayant pour signature une croix, est élu Maire
de Libreville avec pour adjoint un certain PILOTE. Le nouveau Maire est assisté d’un
conseil d’Administration comprenant des fonctionnaires et des notables. Les
agglomérations de Louis et Glass ne font pas encore partie de la commune de
Libreville. Elles sont administrées par leurs propres chefs locaux.
En 1888, Libreville est promue capitale de la colonie Congo-Gabon avant que la
colonie Congo ne devienne Brazzaville en 1904.
Du 19 Janvier 1910 au 15 Novembre 1956, Libreville est régie par les administrateurs
des colonies nommés par le gouvernement Français.
Le 18 Novembre 1956, Monsieur Léon MBA, qui deviendra quelques années plus tard
premier Président du Gabon, est élu Maire de Libreville.
4
Actuellement situé au Boulevard Triomphal Omar BONGO dans le deuxième

arrondissement de la commune de Libreville, le bâtiment qui abrite les locaux de l’Hôtel
de ville, a été inauguré le 18 Novembre 1978 par le feu Président de la République
Omar BONGO ONDIMBA et par le Maire Lubin Martial NTOUTOUME OBAME.
L’historique de la mairie de Libreville serait biaisé si nous ne dressons une liste de tous
les maires qui se sont succédé en son sein, à savoir :
 25 Aout 1849 Monsieur MOUNTIER ;

 18 Novembre 1956 au 30 Janvier 1967, Monsieur Léon MBA ;
 31 Janvier 1967 au 14 Juin 1968, Monsieur Lubin Martial NTOUTOUME
OBAME, Président de la délégation spéciale ;
 15 Juin 1968 au 23 Janvier 1972, Monsieur Léon MEBIAME MBA Président
de la délégation spéciale ;
 17 Avril 1975 au 31 Décembre 1975, Monsieur Samuel MINKO ;
 1 Janvier 1976 au 10 Avril 1983, Monsieur Lubin Martial NTOUTOUME
OBAME ;
 11 Avril 1983 au 13 Avril 1989, Monsieur Jean AVENO DAVIN ;
 14 Avril 1989 au 18 Janvier 1997, Monsieur Claude DAMAS OZIMO ;
 19 Janvier 1997 au 22 Janvier 2003, Monsieur Paul MBA ABESSOLO ;
 23 Janvier 2003 au 03 Mai 2007, Monsieur André Dieudonné BERRE ;
 04 Mai 2007 au 12 Janvier 2008, Monsieur Alexandre AYO BARRO ;
Dans l’attente de l’organisation des élections locales de 2008, la Mairie a été

administrée par Monsieur Lambert Noel MATHA, Président de la délégation spéciale,
de 13 Janvier au 23 Juin 2008 ;
 23 Juin 2008, Jean François NTOUTOUME EMANE ;
Et depuis le 07 Février 2014, Rose Christiane OSSOUKA RAPONDA est à la tête de

l’institution.
1.2 ORGANISATION DE L’INSTITUTION
La mairie de Libreville a vu en 2014 son organisation modifié à la suite de la

délibération 001/2014/PE/CL/CM/SG du juin 2014 autorisant le Maire de la Commune
5
de Libreville à réorganiser à titre transitoire les services municipaux de la Commune

de Libreville. Et l’arrêté n°000042/PE/CL/SG-SPMC du 9 février 2009 portant
réorganisation, à titre transitoire, des Services Municipaux de la Commune de
Libreville ;
Vu les nécessités de service ;
Et selon l’article 1 : Les Services Municipaux de la Commune de Libreville

comprennent :
 Les Services Centraux ;

 Et les Services d’Arrondissement.
1.2.1 LES SERVICES CENTRAUX COMPRENNENT :
 Le Cabinet du Maire ;
 Les Services rattachés ;
 Les Cabinets des Adjoints au Maire ;
 Et le Secrétariat Général.
1.2.2 LE CABINET DU MAIRE COMPREND :

 Le Directeur de Cabinet ;
 Le Chef de Cabinet ;
 Des Conseillers ;
 Des Chargés de mission ;
 Des Attachés de Cabinet ;
 Une Secrétaire Particulière ;
 Des Chargés d’Etudes ;
 Deux Chauffeurs Particuliers ;
 Des Secrétaires de Cabinet ;
 Des Chargés du Protocole ;
 Des Aides de Camp ;
 Et les Agents de Sécurité.
6
Selon l’article 4 : Les Personnels du Cabinet du Maire sont nommés par arrêté
municipal. Ils peuvent être révoqués à tout moment. Leurs fonctions cessent avec
celles du Maire.
1.2.3 LES SERVICES RATTACHES AU MAIRE
Selon l’article 11, ils comprennent :
 L’Inspection Générale Municipale ;

 L’Unité des Forces de Police Nationale de l’Hôtel de Ville ;
 La Brigade Spéciale de la Gendarmerie Nationale de l’Hôtel de Ville ;
 La Direction du Protocole ;
 La Direction de la Communication ;
 La Direction de la Coopération Décentralisée et de l’Inter collectivité ;
 Et la Direction de la Presse, Audiovisuel et des Relations avec les Médias.
1.2.4 LE CABINET DE L’ADJOINT AU MAIRE
C’est l’article 30 qui fixe la composition du cabinet de l’adjoint au maire de la manière

suivante :
Pour le Premier Adjoint au Maire :

 Un Directeur de Cabinet ;
 Un Chef de Cabinet ;
 Un Conseiller Politique ;
 Un Conseiller Technique ;
 Deux Chargés de Missions ;
 Des Attachés de Cabinet ;
 Une Secrétaire particulière ;
 Une Secrétaire de Cabinet ;
 Un Aide de Camp ;
 Un Agent de Sécurité ;
 Un Agent du Protocole ;
7
 Un Chauffeur Particulier ;
 Et un Chauffeur de Cabinet.
Pour les Deuxième, Troisième, Quatrième et Cinquième Adjoint au Maire :

 Un Chef de Cabinet ;
 deux Chargés de Missions ;
 des Attachés de Cabinet ;
 une Secrétaire particulière ;
 une Secrétaire de Cabinet ;
 Et un Agent de Sécurité ;
1.2.4 LE SECRETARIAT GENERAL
Selon l’article 47, il est composé de la manière suivante :
 Du Cabinet du Secrétaire Général ;

 Des Services rattachés ;
 De la Direction Générale chargée de la Santé Publique, de l’Education, de la
Formation Professionnelle, de la Culture et de l’Art, de la Jeunesse, des Sports
et des Loisirs ;
 De la Direction Générale de l’Environnement ;
 De la Direction Générale du Cadastre, de l’Habitat, des Aménagements
Urbains, des Transports et des Infrastructures Urbaines ;
 De la Direction Générale des Affaires Economiques ;
 De la Direction Générale des Services aux Usagers ;
 De la Direction Générale des Ressources Humaines et des Affaires Sociales ;
 De la Direction Générale des Finances.
1.2.5 LES SERVICES D’ARRONDISSEMENT

Selon l’article 199 : L’organisation administrative de l’Arrondissement de la Commune
de Libreville comprend :
 Le Cabinet du Maire ;
 les Services rattachés au Maire d’Arrondissement ;
8
 le Secrétariat Général.
C’est l’article 200 qui fixe la composition du cabinet du maire d’arrondissement de la
manière suivante :
 un Chef de Cabinet ;
 un Chargé de Missions ;
 un Attaché de Cabinet ;
 une Secrétaire particulière ;
 une Secrétaire de Cabinet ;
 un Agent de Sécurité ;
 Et un Chauffeur Particulier.
L’article 202 stipule que : Le personnel de Cabinet du Maire et des Adjoints au Maire
d’Arrondissement est nommé par arrêté du Maire de Libreville, sur proposition du
Maire d’arrondissement qui peut le révoquer à tout moment. Toutefois, la durée de
fonction de celui-ci ne peut excéder celle du mandat du Maire d’arrondissement auprès
duquel il est nommé.
La mairie de Libreville est subdivisée en six (6) arrondissements à savoir :
 Premier arrondissement, situé au Haut de gué-gué

 Deuxième arrondissement, situé à Nkembo
 Troisième arrondissement, situé à Nombakele
 Quatrième arrondissement, situé à Plaine Niger
 Cinquième arrondissement, situé à Sogatol
 Et enfin, le sixième arrondissement, situé à Nzeng-Ayong.
L’organigramme complet de la Marie de Libreville est annexé à ce mémoire.
9
1.3 LES MISSIONS

La mairie de Libreville est une administration décentralisée, de proximité et très
impliquée dans les actions sociales. Elle a un certain nombre de missions qui ont pour
but de contribuer au bien-être de la population locale. Ces missions sont accomplies
à l’issu du vote d’un budget qui servira à l’exécution des différentes tâches suivantes :
 Etablir les actes d’Etat civil (Enregistrement des actes de naissance, de décès,
de mariage etc.….) ;
 Gérer le domaine communal ;
 La construction et la gestion des marchés publiques ;
 La gestion des voiries communales ;
 Le contrôle de la salubrité et de l’hygiène publique ;
 La protection de l’ordre public (en étant en étroite collaboration avec les forces
de l’ordre) ;
 Aménagement et implantation cohérente des équipements publics notamment
par la création et construction des écoles ;
 Embellissement et entretien du décor de la ville ;
 Cadrage de l’affichage publicitaire, des enseignes et pré-enseignes en
adoptant un règlement propre à la ville ;
 Le maintien et développement du transport collectif.
Une autre des missions de la mairie est d’agir préventivement dans la santé
publique, il s’agit donc de :
 Mettre en place toutes les dispositions visant à éradiquer la circulation des

animaux considérés comme nuisible ;
 Mettre en place des structure sanitaire et d’aide sociale ;
 Viser les permis d’occuper et de procéder à l’expropriation pour les causes
d’utilités publiques, conformément aux lois en vigueur mises en place.
Lors de son élection, le Maire met en place une politique générale qui passe par une
organisation administrative.
10
SECTION 2 : PRESENTATION DU MILIEU D’ACCUEIL
2.1 LA DIRECTION GENERALE DES FINANCES
La Direction Générale des Finances a pour mission :

 de mettre en œuvre la politique budgétaire et financière de la Commune.
A ce titre, elle est notamment chargée :
 de préparer, d’élaborer et de contrôler l’exécution des budgets de

fonctionnement et d’investissement de la Commune ;
 de programmer les opérations et les projets à exécuter dans les cadre du
budget, en liaison avec les services concernés ;
 de mobiliser et de gérer les ressources financières ;
 d’enrôler les recettes de la Commune ;
 d’assurer l’information fiscale des contribuables ;
 de suivre les relations avec les services financiers de l’Etat ;
 de suivre la gestion des recettes et des dépenses ;
 de gérer les emprunts et la dette, en liaison avec les organismes et services
concernés ;
 d’assurer le recouvrement des dons et legs ;
 d’engager et de liquider les dépenses ;
 d’assurer l’ordonnancement des dépenses de la Commune ;
 de mettre en place les fichiers des contribuables, en liaison avec les organismes
et services concernés ;
 d’assurer le suivi des bases d’imposition ;
 de veiller à l’optimalisation des recettes ;
 d’exploiter ou de superviser toutes les activités sources de recettes pour la
Commune, en liaison avec les services concernés ;
 d’émettre des ordres de recettes ;
 de contrôler les encaissements de toutes les recettes communales, en liaison
avec les services concernés ;
 de veiller à l’application des procédures comptables ;
11
 de tenir la comptabilité générale des recettes et des dépenses ;

 de tenir la comptabilité des tiers ;
 d’éditer les comptes administratifs ;
 d’effectuer l’inventaire du patrimoine ;
 de centraliser les demandes d’approvisionnement de tous les services
municipaux en biens meubles et d’établir les commandes correspondantes ;
 de surveiller et d’entretenir les mobiliers installés dans les locaux administratifs
et dans les logements de fonction ;
 de préparer les états mensuels de solde des personnels, en liaison avec la
Direction Générale des Ressources humaines et des Affaires Sociales et la
Direction Centrale des Systèmes d’Information ;
 de gérer l’ensemble des recettes et des dépenses ;
 de suivre la trésorerie de la Commune ;
 d’effectuer l’étude et l’évaluation financière et économique des investissements
et des projets ;
 de mettre en place les régies, notamment des marchés, des terrasses, des
ventes ambulantes, des droits de place, de la publicité, des recettes fiscales et
des autres recettes diverses ;
 d’effectuer les achats et approvisionnements des services municipaux.
2.1.1 La Direction Générale des Finances comprend :
 La Direction du Budget et de la Comptabilité ;

 La Direction des Recettes ;
 La Direction du Patrimoine ;
 Et la Direction des Achats et Passation de Commande.
2.1.2 La Direction du Budget et de la Comptabilité
La Direction du Budget et de la Comptabilité est chargée :

fonctionnement et d’investissement de la Commune de Libreville ;
12
 de centraliser les fiches de préparation budgétaire ;

 d’assurer l’ordonnancement des dépenses de la Commune de Libreville ;
 de suivre et d’éditer les comptes administratifs ;
 de gérer les emprunts et la dette, en liaison avec les organismes et les services
concernés ;
 d’assurer les engagements et mandatements des dépenses ;
 d’assurer l’ordonnancement des dépenses de la Commune;
direction des systèmes d’information ;
 de suivre la trésorerie de la Commune de Libreville.
La Direction du Budget et de la Comptabilité comprend :
 Le Service du Budget et de la Trésorerie ;

 Le Service Central de la Comptabilité et de la Dette ;
 Le Service de la Solde.
Le Service du Budget et de la Trésorerie est chargé :

fonctionnement et d’investissement de la Commune ;
 de centraliser les fiches de préparation budgétaire ;
 de programmer les opérations et les projets à exécuter dans le cadre du budget,
en liaison avec les services concernés ;
 d’assurer l’ordonnancement des dépenses de la Commune ;
13

 d’éditer les comptes administratifs ;
 de suivre la trésorerie de la Commune.
Le Service Central de la Comptabilité et de la Dette est chargé :

 d’assurer les engagements et mandatements des dépenses ;
 de tenir les fiches fournisseurs et clients ;
 de tenir les grands livres comptables ;
 d’aider les services dans le domaine comptable ;
 de gérer les emprunts, dons, legs et la dette, en liaison avec les organismes et
services concernés.
Le Service de la Solde est chargé :
 de confectionner les états mensuels de la solde des élus locaux, des personnels
municipaux et des agents de la main d’œuvre non permanente ;
 de confectionner les mandats ;
 d’établir les états liquidatifs de la solde ;
 de liquider les créances des agents auprès des tiers ;
Direction Centrale des Systèmes d’Informations.
2.1.3 La Direction des Recettes
La Direction des Recettes est chargée :

 de recouvrer toutes les recettes de la Commune ;
 d’assurer l’information fiscale des contribuables ;
14
 de mettre en place les fichiers des contribuables, en liaison avec les organismes
et services concernés ;
 de confectionner les rôles nominatifs des contribuables et redevables avec les
concernés ;
 d’assurer le suivi des bases d’imposition ;
 de veiller à l’optimisation des recettes ;
Commune, en liaison avec les services concernés, en ce qui concerne
notamment les contrats de concession ou d’affermage de toute nature,
l’occupation du domaine public communal ou les locations ;
 d’émettre des ordres de recettes ;
 de procéder aux encaissements de toutes les recettes communales, en liaison
 de gérer l’ensemble des recettes ;
 de mettre en place les régies, notamment des marchés, des terrasses, de
ventes ambulantes, des droits et place, de la publicité, des recettes fiscales,
des recettes en matière d’hygiène et des autres recettes diverses.
La Direction des Recettes comprend :

 le Service de la Fiscalité Municipale ;
 le Service des Recettes Propres ;
 le Service de la Publicité.
Le Service de la Fiscalité Municipale est chargé :
 de confectionner les rôles nominatifs des contribuables et redevables ;

 d’organiser la mise en recouvrement, en collaboration avec les services
compétents du Trésor, des taxes parafiscales conformément à la législation en
vigueur ;
 de tenir le fichier des contribuables ;
 de contrôler le contentieux fiscal ;
 d’informer les contribuables sur la politique fiscale ;
15
 de mettre en place des fichiers des contribuables, en liaison avec les

organismes et les services concernés ;
 de suivre les bases d’imposition ;
 d’optimiser les recettes ;
Commune, en liaison avec les services concernés, en ce qui concerne
notamment les contrats de concession ou d’affermage de toute nature,
l’occupation du domaine public communal ou les locations ;
 d’émettre les ordres de recettes ;
 d’organiser les encaissements de toutes les recettes communales, en liaison
 de gérer toutes les recettes.
Le service des Recettes Propres est chargé :
 d’assurer la mise en recouvrement des recettes propres ;

 d’assurer la tenue du fichier des transporteurs ;
 de lutter contre le transport informel ;
 de mettre en place les régies, notamment des marchés, des terrasses, de
ventes ambulantes, des droits et place, de la publicité, des recettes fiscales,
des recettes en matière d’hygiène et des autres recettes diverses.
Le Service de la Publicité est chargé :
 de gérer l’espace publicitaire communal ;

 de gérer les réseaux communaux d’affichage publicitaire ;
 d’assurer la gestion des rôles en matière de publicité ;
2.1.4 La Direction du Patrimoine et des Approvisionnements
La Direction du Patrimoine et des Approvisionnement a pour mission :

 la mise en œuvre de la politique de la gestion du patrimoine communal.
16
 A ce titre, elle est chargée :

 d’inventorier le patrimoine ;
 de décentraliser les demandes d’approvisionnement des services de la
Commune de Libreville en biens meubles et d’établir les commandes
correspondantes ;
 de conserver et de distribuer les fournitures aux différents services ;
 de tenir à jour les chiffres des stocks ;
 de contrôler et de suivre les factures de consommation d’eau, d’électricité, de
téléphone des services et des ayants droit de la Commune de Libreville.
La Direction du Patrimoine et des Approvisionnement comprend :
 le Service des Approvisionnements ;

 le Service de la Gestion des Inventaires ;
 le Service des Réformes et des Ventes.
Le Service des Approvisionnements est chargé :
 de décentraliser toute demande d’approvisionnement des services de la

Commune de Libreville ;
 de conserver et de gérer les stocks.
Le Service de la Gestion des Inventaires est chargé :
 de recenser les biens mobiliers et immobiliers ;

 de tenir le fichier des immobilisations communales ;
 d’évaluer les opérations d’entretien ;
 de programmer les opérations d’entretien.
Le Service des Réformes et des Ventes est chargé du suivi de toutes les opérations
d’acquisition, de réfection, de réforme ou de cession des biens communaux.
17
2.1.5 La Direction des Achats et Passation de Commande
La Direction des Achats et Passation de Commande a pour mission :
 la mise en œuvre de la politique d’achat ;

 de passation des marchés de la commune.
 A ce titre, elle est chargée :
 de définir la politique d’achat de la Mairie de Libreville ;
 d’améliorer durablement la performance des achats tout en garantissant un
niveau de service adapté aux besoins des services municipaux ;
 d’accompagner les services municipaux dans la définition de leurs besoins, le
choix des procédures des marchés publics, de la démarche d’achat à
l’exécution des marchés ;
 de centraliser les procédures relatives à la mise en concurrence des
prestataires, d’assurer la passation des marchés de toute nature ;
 d’assurer le pilotage de l’activité, de mesurer la performance d’achat et de
mettre en œuvre les axes d’amélioration de la qualité de service rendu ;
 de professionnaliser l’achat par le développement des compétences et la mise
à disposition des outils adaptés ;
 de diffuser des documents sur la commande publique.
La Direction des Achats et Passation de Commande comprend :
 le Service des Achats ;

 le Service Passation des Commandes.
Le Service des Achats est chargé :

 d’améliorer durablement la performance des achats tout en garantissant un
niveau de service adapté aux besoins des services municipaux ;
 de centraliser les procédures relatives à la mise en concurrence des
prestataires et d’assurer la passation des marchés de toute nature ;
 d’assurer le pilotage de l’activité, de mesurer la performance d’achat et de
mettre en œuvre les axes d’amélioration de la qualité de service rendu et de
performance d’achat ;
18
 de professionnaliser l’achat par le développement des compétences et la mise

à disposition des outils adaptés.
Le Service Passation des Commandes est chargé :

 de définir les stratégies pertinentes d’achat ;
 d’accompagner les directions opérationnelles dans l’utilisation et l’exécution des
marchés conclus ;
 de lancer les procédures de marchés publics ;
 d’initier les services municipaux aux principes de la commande publique et à sa
réglementation;
 de diffuser des documents sur la commande publique
2.2 LE PERSONNEL DU SERVICE COMPTABILITE

Notre passage au sein de la mairie de Libreville était planifié de la manière suivant :
Du 08 au 30 Juin 2017 à la Direction du Budget et de la comptabilité, plus précisément
au service comptabilité, puis à la Direction des Recettes du 03 au 11 Juillet 2017 au
service des recettes propres, du 12 au 21 juillet 2017 au service de la fiscalité, et du
23 au 31 Juillet au service de la publicité, et enfin à la Direction du Patrimoine du 1er
au 31 Août 2017 dont nous n’avions jamais mis les pieds en raisons des causes
énumérées dans la partie des difficultés rencontrées. Cette partie de notre analyse
sera consacrée exclusivement au service comptabilité où nous avions passé plus de
temps et dans lequel le thème de ce rapport a été choisi. Le service comptabilité
compte huit (8) agents avec qui nous avons pu travailler mais une dizaine d’agent
selon l’adjoint au chef de service. Nous n’avons pas voulu les prendre en compte car
ils font partis des agents municipaux fantômes.
19
Figure 1 : Organigramme du milieu d’accueil
Chef Adjoint
de au
service chef
compta de
bilité service
Agent Agent Agent Agent Agent Agent

munici munici munici munici munici munici
pal pal pal pal pal pal
Source : Réalisé par nous-même
20
2.3 LES MISSIONS DU SERVICE COMPTABILITE
Le service comptabilité a à sa tête un chef de service et sept agents municipaux. Le

chef de service coordonne les activités des trois (3) bureaux qui le composent. A
savoir :
2.3.1 Bureau de la centralisation des dépenses
Les tâches dévolues à sa fonction sont les suivantes :
 La vérification des imputations et leur exactitude ;

 La vérification du disponible des différentes lignes ;
 La numérotation des mandats ;
 Le calcul du cumul ;
 Et La situation mensuelle des lignes.
2.3.2 Bureau des fournisseurs
Ce bureau a pour rôle :
 De procéder aux engagements pris par l’ordonnateur (Maire de Libreville),

auprès des fournisseurs de la place, ces engagements sont soit conventionnels
ou non ;
 De suivre la situation comptable des fournisseurs dans nos livres ;
 Et de suivre la situation de la dette.
2.3.3 Bureau des charges sociales
Ce dernier a pour rôle :
 L’établissement des prises en charges des agents, dans les hôpitaux et les
maisons des pompes funèbres ayant une convention avec la Mairie de
Libreville ;
 Le suivi des Etats par rapport aux dossiers des agents ;
 Le suivi des Etats par rapport aux signatures des autorités
 Le suivi des Etats par rapport à la ligne budgétaire ;
 Et l’établissement des Etats de remboursements des charges sociales des
agents, pour les précomptes dans leur salaire.
21
Pour mener à bien ses nombreuses missions, le service de la comptabilité de la Mairie

de Libreville, travail en en étroite collaboration avec :
 Le service du budget (rattaché à la Direction du budget et de la comptabilité), a

pour mission l’élaboration à une période donnée de l’année, du budget de
fonctionnement de l’institution ;
 Et la recette perception municipale, a la charge de régler les dépenses, et de
nous renvoyer les différents Etats de dépenses payées ou non.
2.4 Les tâches effectuées
Dans cette partie, nous verrons le processus de traitement des factures, partant de
l’enregistrement à la confection des mandats. Lors de l’arrivée des documents ou des
factures, nous les enregistrons dans un livre appelé registre courrier arrivée, ensuite
nous les déchargeons.
2.4.1 Le traitement des factures
Le traitement de facture consiste à la vérification de la facture pour être sûre qu’elle

soit conforme.
Il s’agit de vérifier :
 Le bon de livraison (BL) ;

 Le numéro de la facture ;
 La date de la facture ;
 L’identification du fournisseur ;
 Le montant ;
 Le cachet du fournisseur ;
 La certification conforme par un timbre ;
 La mention (Certifié service fait) ;
 Et le visa du Directeur General des Finances (DGF, bon pour engagement)
mentionné sur la facture.
Cette mention nous donne le droit d’engager la facture pour règlement.
22
2.4.2 L’engagement de la facture
L’engagement d’une facture consiste à prendre le carnet de bon d’engagement et le

remplir de la manière suivante :
 L’exercice 17 : qui représente l’année en cours code 2017 ;

 Le N° de carnet : tenir compte de la numération du bon par ordre croissant, car
le carnet contient 50 bons enregistrés ;
 L’imputation : représente la ligne budgétaire qui permettra de régler la facture ;
 Le nom du fournisseur
 La Boite Postal du fournisseur
 L’objet, consiste à écrire de la manière suivante : « Facture N°…. du 00/00/N » ;
 La nature de l’opération
 Le montant de paiement en lettre (Arrêté le présent bon d’engagement à la
somme de….en lettre) ;
 Le prix : montant en chiffre au deux (2) extrémités
 La signature du DGF
 Et la signature du Maire de Libreville (ML).
Toujours faire une copie de la facture et son bon de livraison, mettre au dos de la
facture trois (3) cachets puis l’agrafée dans le carnet du bon d’engagement au côté
gauche du bon d’engagement.
Si la facture à une valeur supérieure à 500.000 Francs CFA, nous avons le cas d’un
mandat rose,
Si la valeur est inférieure ou égale à 500.000 Francs CFA, nous avons le cas d’un
mandat blanc.
2.4.3 La minute
C’est un document qui nous permet de sortir les mandats. Il est composé d’un
bordereau détaillé, d’un mandat rose suivit d’une feuille blanche. Cette minute nous
permettra d’affecter les numéros de bordereau, numéro de mandat et nous donner
toutes les informations importantes pour établir la frappe du document qui représente
l’original. C’est le même principe pour les mandats blancs.
23
2.4.4 Le dépouillement
Consiste à prendre les documents qui reviennent de signature chez le Directeur

General des Finances et chez Madame le Maire afin de les photocopiés pour une
traçabilité des archives. Les originaux sont transmis au trésor municipal pour le
règlement (sur une période de quatorze (14) jours). Ces documents sont composés
essentiellement de :
 3 Bordereaux détaillés ;
 1 mandat Rose ;
 1 Avis de crédit ;
 1 Bon d’engagement ;
 1 Facture ;
 Et 1 Bon de livraison.
Pour frapper un mandat blanc nous avons besoin de :
 3 Bordereaux détaillés d’une part, d’autre part d’un mandat blanc sans oublié le
bon d’engagement. Pour le mandat rose il faut :
 3 Bordereaux détaillés, puis 1 mandat rose ensuite 1 avis de crédit et enfin une
feuille blanche.
Tous les documents utilisés dans ce service sont annexés à ce mémoire.
24
CHAPITRE 2 : LE CADRE THEORIQUE DE L’ETUDE
Ce chapitre facilitera la compréhension de notre étude car il s’agira ici d’élucider et de

faciliter l’objet de nos travaux à travers la revue littéraire et une approche des termes
associés.
SECTION 1 : REVUE DE LA LITTERATURE
1.1 DEFINITION DES MOTS CLES
Dans cette partie, nous essayerons de traiter de manière définitionnelle les concepts
lies à notre étude afin d’apporter une limpidité et compréhension des termes qui y sont
associés.
La facture est un document de comptabilité général qui prouve un achat ou une vente.
Une facture atteste de la créance d’un créancier envers un débiteur, autrement dit de
la dette d’un client envers un fournisseur.
La facturation est indispensable dès que l’on fournit un service ou un produit à un

client. La facture identifie le créancier (entreprise) et le débiteur (client), le montant dû
et à quelle date. Elle engage le débiteur à payer le montant à l’échéance indiquée.
Le fournisseur est une personne physique ou morale qui fournit un bien ou un service
de façon régulière à une personne.
Processus est un enchainement ordonné de faits ou de phénomènes, répondant à un

certain schéma et aboutissant à quelque chose.
Pour Larousse le traitement c’est l‘action de traiter, d’examiner, ou encore d’exposer

méthodiquement.
25
1.1.1 Présentation de la facture de « DOIT »
CHEMISERIE DE LIBREVILLE
SARL
B.P. 13.333 Libreville
RCCM N° 133 / C
En-tête
Doit Société SMART
NIF 333 / R
Bd. Bord de Mer
Gabon
B.P. 165 Libreville
Gabon
Facture N° 33
Libreville, 19/07/17
Référence article Désignation Quantité P.U. Montant
Corps
Articles
Réductions
Commerciale
Réduction financière
TVA
Montant TTC
Source : Réalisé par nous-même.
1.1.2 Les mentions obligatoires d’une facture :
 L’identification du fournisseur (le nom ou raison sociale, le statut juridique,

adresse, le n° RCCM, le NIF) ;
 L’identification du client (le nom ou raison sociale et l’adresse) ;
 L’identification de la facture (le numéro et la date d’établissement de la facture) ;
26
 Les références des articles vendus ;

 La désignation des articles ;
 Les quantités vendues ;
 Le prix unitaire correspondant à chaque article ;
 Le montant de la facture ;
 Les réductions commerciales (rabais, remise et ristourne) ;
 La réduction financière (escompte) ;
 La taxe sur valeur ajoutée (TVA) ;
 Les conditions de règlement.
1.1.3 LES DIFFERENTES CATEGORIES DE FACTURE :
 La facture pro-forma : Offre de prix faite par le commerçant ou le prestataire

de service.
 La facture de DOIT : Elle est établie par le fournisseur et constate les conditions
auxquelles un commerçant a vendu ou assuré son service : prix brut,
réductions, majorations, conditions de paiement et livraison…
 La facture d’Avoir : Elle est établie par le fournisseur pour constater un retour
de marchandise ou un retour d’emballage ;
 Relevé de facture : Récapitulatif des factures d’AVOIR, de DOIT…
Toutefois, le relevé, la facture pro-forma et le devis ne s’enregistre pas, seules les

factures de DOIT et d’AVOIR s’enregistrent.
1.2 DEFINITIONS DES CONCEPTS
Le bon de commande est un document établi par le client dans lequel il détaille les
articles commandés et toutes les conditions utiles à la bonne exécution de la
commande.
Le bon de livraison est un document établi par le fournisseur et remis au client

indiquant la quantité et la nature des marchandises reçues par lui. Il est établi au moins
en deux (2) exemplaires signés des parties : Fournisseur ou son transporteur et le
client destinataire. C’est sur la base de ce bon que sont exécutées les activités relative
à la planification des articles, à leur prélèvement, à l’expédition, au transport et à la
facturation.
27
SECTION 2 : OBJECTIFS ET INTERET DU SUJET
2.1 OBJECTIFS
2.1.1 OBJECTIF GENERAL
Le but de notre analyse est de montrer les limites liées au processus de traitement des
factures fournisseurs de manière à résoudre en partie la problématique de la lenteur
constatée dans nos administrations.
2.1.2 OBJECTIF SPECIFIQUE
En ce qui concerne notre objectif spécifique, il s’agit entre autre de :
 Analyser le processus de traitement des factures fournisseurs ;

 De montrer les limites liées à ce processus
 De formuler des pistes de solution
 De proposer un système de traitement plus fiable, sécurisé, moins coûteux et
performant.
2.2 INTERETS DU SUJET
2.2.1 INTERET PROFESSIONNEL
Sur le plan professionnel, l’utilisation d’un système automatisé favorisera l’amélioration

du processus de traitement des factures fournisseurs tout en réduisant ses étapes et
considérablement le temps de travail.
2.2.2 INTERET PERSONNEL
L’intérêt recherché ici est d’apporter un système de gestion moderne afin d’en finir
avec les méthodes séculaires qui ont gravement entravé le bon fonctionnement de la
Mairie de Libreville. Ce qui passe par l’acquisition d’un logiciel de traitement des
factures de manière à réduire le temps de travail, et le processus de traitement.
2.2.3 HYPOTHESE DE LA RECHERCHE
Selon le dictionnaire de français « LAROUSSE » une hypothèse est une proposition

admise comme donnée d’un problème ou pour la démonstration d’un théorème. C’est
également une proposition admise provisoirement avant d’être soumise au contrôle de
l’expérience.
28
 Hypothèse 1
La non maitrise du personnel au système de la gestion automatisée entrainerait le

traitement informel.
 Hypothèse 2
Le traitement manuel des factures fournisseurs entrainerait des erreurs dans la gestion
des données comptables.
2.2.4 DIFFICULTES RENCONTREES
Notre travail au sein de la Mairie de Libreville, plus précisément dans les services
comptabilité, Recettes Propres, et Fiscalité n’a pas été aussi simple. En effet,
initialement prévu pour une durée de trois (3) mois allant du 08 Juin au 31 Août, nous
n’avons fait que la moitié du chemin compte-tenu de la session de stage fixée à ce
mois de Juillet et dont la prochaine prévu pour le mois de Novembre n’est pas
favorable à nos aspirations futures. Tout au long de notre analyse nous avons
rencontré plusieurs difficultés telles que :
 Le temps de l’élaboration de ce rapport a été considérablement réduit ;

 Problème de documentation ;
 Absence d’ouvrage (Aucune bibliothèque) ;
 Lenteur dans la réactivité aux demandes d’informations.
29
DEUXIEME PARTIE : CADRE METHODOLOGIQUE ET ANALYTIQUE
30
CHAPITRE PREMIER : ANALYSE ET INTERPRETATION DES

DONNEES
Ce chapitre nous permettra de voir non seulement la méthodologie qui nous a permis
de collecter les informations mais également les différentes analyses qui ont été
effectuées pour parvenir à la mise en place des objectifs dont nous nous sommes
fixés.
SECTION 1 : PRESENTATION DE LA METHODE
1.1PRESENTATION ET JUSTIFICATION DE LA METHODE

1.1.1 L’OBSERVATION
Notre travail d’analyse a d’abord débuté de manière descriptive, nous avons eu
recours à l’observation comme outil d’investigation afin de mieux appréhender les
méthodes de travail.
1.1.2 LE GUIDE D’ENTRETIEN

Pour répondre à notre objectif général et vérifier nos hypothèses nous nous sommes
appuyés sur une méthodologie simple constituée de la revue bibliographique et d’un
guide d’entretien.
Le guide d’entretien est annexé à ce mémoire.
On entend par guide d’entretien une conversation entre deux personnes lors de
laquelle chaque personne explique ses points de vue sur un sujet convenu d’avance.
L’observation est une remarque écrite ou orale d’un constat.
Notre échantillon des personnes ressources avec qui nous avons eus des entretiens
est constitué de huit (08) personnes constitué essentiellement du personnel du service
de la comptabilité.
Nous avons pour ne pas surprendre nos interlocuteurs pris un rendez-vous pour
trouver un temps favorable.
Lors de chaque entretien, les questions sont posées progressivement dans l’ordre en
accordant un temps de réponse convenable à notre interlocuteur avant de poser la
question suivante.
31
Dans cet intervalle, nous apprécions les éléments de réponse en écrivant par oui ou
non. Pour les questions ouvertes, nous résumons la réponse fournie par notre
interlocuteur.
1.1.3 L’ANALYSE DOCUMENTAIRE
Le service comptabilité très pauvre en ce qui concerne les documents pour mieux
cerner son organisation et les procédures. Les documents utilisés sont très loin de
ceux utilisés pour une comptabilité des entreprises. Il n’y a même pas de plan
comptable.
Les principaux documents utilisés dans le service sont :
 Un carnet de bon d’engagement ;

 Un feuillet de bordereau détaillé ;
 Un feuillet de mandat blanc (numéraire) ;
 Et un feuillet de mandat rose (virement).
1.1.4 JUSTIFICATION DE LA METHODE
Notre étude porte sur un processus de traitement dont la mise en œuvre se fait à
différents niveaux. Nous avons donc jugé nécessaire de nous rapprocher des
personnes qui ont la charge de traiter ces documents en nous secondons sur un guide
d’entretien composé des questions cohérente et pertinente.
1.1.5 ANALYSE DES DONNEES
Notre analyse des données se fera à partir des informations que nous avons obtenues
lors de l’entretien. Nous avons conçu des tableaux de synthèse afin de retransmettre
les impressions des uns et autres et les problèmes occasionnés par ce processus.
32
SECTION 2 : ANALYSE DES DONNEES DE L’ENQUETE
2.1 SYNTHESE DES DONNEES
Ces tableaux présents la synthèse des données faites à partir du guide d’entretien.
Question d’analyse du processus de traitement

N° Des factures fournisseur Niveau d’appréciation
1 Que pensez-vous du processus de traitement des Les agents trouvent le
factures fournisseurs ? processus normal compte
tenu du respect des
normes comptables.
2 Vous semble-t-il efficace (le processus) ? Ils le trouvent inefficace
Si oui/non pourquoi ? car le processus est long
et le matériel utilisé
dépassé.
3 Que pensez-vous des documents utilisés pour le Ils les trouvent
traitement des factures ? indispensable
4 Pour les agents les
Comment trouvez-vous vos conditions de travail ? conditions sont à la limite
de l’acceptable.
5 Tous disent oui
Vous arrive-il d’égarer les factures ?
6 Les factures font-elles souvent l’objet de rejet lors Ils disent que les rejets
de leur règlement ? sont récurrents
7 Pour eux, l’oubli d’une
Quelles sont les causes dues à ce rejet ? mention, des chiffres
illisibles en sont les
causes.
8 Que pensez-vous de l’automatisation des factures Selon eux, c’est une très
fournisseurs ? bonne chose.
9 Connaissez-vous un logiciel de traitement des Aucun agent ne connait
factures ? (si oui, citez en un)
10 Avez-vous déjà utilisé un logiciel de traitement des Aucun n’en a utilisé
factures ? (si oui lequel)
33
Compte tenu de cette situation, nous avons jugé utile de procéder à une analyse du
processus de traitement des factures fournisseur au sein du service comptabilité.
2.2 ETAPES DU PROCESSUS DE TRAITEMENT DES FACTURES
Réception du courrier ou des factures
Enregistrement
Engagement des factures (s’il y a annotation) du DGF
Numérotation du bordereau dans le grand-livre
Départ pour la frappe au secrétariat (bordereaux et

mandats)
Transmission des mandats vers les différents signataires
Retour des mandats signés
Dépouillement
Transmission des mandats au trésor
Enregistrement des souches dans le grand livre et

classement
34
2.3 ANALYSE DES ETAPES DU TRAITEMENT DE LA FACTURE
 La réception du courrier ou des factures

A ce niveau, il n’y a pas de souci. Elle consiste juste à vérifier si la facture est
marquée au stylo rouge et annotée par le Directeur Général des Finances.
 L’ENREGISTREMENT
Ici également nous n’avons pas constaté des disfonctionnements. L’enregistrement
consiste à prendre la facture et l’enregistrée dans un cahier rouge noté registre d’arrivé
en y écrivant la date du jour où la facture est arrivée dans le service, ensuite
l’abréviation DGF et enfin le nom du fournisseur.
 L’ENGAGEMENT
Ce niveau du processus consiste à prendre un carnet de bon d’engagement de

couleur verte, composé de cinquante (50) feuillets de bon d’engagement et d’y inscrire
les différentes informations déjà citées dans la partie des taches effectuées.IL n’y a
eu que peu de dysfonctionnement constaté lors de notre passage dans ce service,
toutefois les bons d’engagement font souvent l’objet d’égarement ce qui nous emmène
à engager une même facture dans un autre carnet.
 LA NUMEROTATION DU BORDEREAU
Ce travail est confié à un agent d’une grande expérience et concentration, nous

n’avons constaté aucun dysfonctionnement à ce niveau.
 LE DEPART POUR LA FRAPPE AU SECRETARIAT
Jusqu’ici le processus semble fiable si ce n’est que la manière de frapper les

documents par l’utilisation d’une machine obsolète appelée « La Margueritte » nous
laisse sans voix car c’est tout un parcours du combattant. Les erreurs commises sur
les documents sont effacées avec une gomme, ce qui entraine l’illisibilité de certains
chiffres.
 LA TRANSMISSION DES MANDATS VERS LES DIFFERENTS SIGNATAIRES
A ce niveau, le processus parait long car il implique des signatures de plusieurs

personnes et différents bureaux. Dans le cas où un maillon de la chaine est absent
cela prolongera encore plus le règlement de la dépense.
35
Si nos impressions en ce qui concerne les agents du service comptabilité semblent

favorables dans l’ensemble du fait de leur attachement au service bien fait, toutefois
nous avons pris le soin lors de notre passage dans ce service de répertorier les
dysfonctionnements liés à ce processus qui nous semble épuisant de par l’utilisation
importante du document papier.
 RETOUR DES MANDATS AVEC AVIS DES SIGNATAIRES
Pour se faire, tous les signataires doivent avoir signés dans le cas où un d’entre eux
est absent cela bloque le processus.
 DEPOUILLEMENT
Cela consiste à désagrafé les mandats de manière à mettre les originaux d’une part
qui iront au trésor et les souches qui seront archivées et serviront de preuve. Nous
constatons que lors de ce processus, il y a des documents qui peuvent être chiffonnés
ou déchirés.
 TRANSMISSION DES MANDATS AU TRESOR
Lors de la transmission des mandat au trésor plusieurs d’entre eux font souvent l’objet
de rejet et cela est causé par des mandats chiffonnés qui ne favorise pas leur lisibilité,
erreurs liées au montant écrit en lettre qui n’équivaut pas à celui écrit en chiffre et des
numérotations des mandats.
 ENREGISTREMENT DES SOUCHES DANS LE GRAND-LIVRE ET CLASSEMENT
A ce niveau, la conservation des souches au sein du service comptabilité pose

problème. En effet, avec le nombre important des factures traitées la question de
conservation desdits souches se fait dans des conditions déplorables. Le service est
complètement noyé de document, il est quasiment difficile voire impossible d’égarer
ces souches.
36
2.4 LISTE DES DYSFONCTIONNEMENTS
 Saisie des données et erreurs liées à la saisie manuelle des données dans les
systèmes de comptabilité et processus à forte intensité de main-d’œuvre
nécessaires à l’entrée des données dans les différents centres de coûts ;
 Délais d’approbation prolongés en raison de l’acheminement manuel et des
procédures de signature impliquant des personnes de différents départements
et sites ;
 Retards de paiement et impossibilité d’exploiter les avantages financiers liés
aux échéanciers de paiements, notamment les remises pour paiements
rapides et les pénalités de retard ;
 Reporting et audits des factures traitées et des paiements avec alignement sur
le flux de documents du système comptable ;
 Et le risque de perte ou de dommage des documents, les factures parvenant

à différents endroits et pouvant être mal acheminées ou classées, ce qui se
traduit par une hausse des coûts d’archivage et de conformité.
2.5 L’ANALYSE SWOT
C’est une analyse marketing qui confronte l’environnement interne et externe

de l’entreprise. C’est un modèle qui permet d’obtenir une vision synthétique
d’une situation en présentant les forces et les faiblesses d’une part et les
opportunités et les menaces potentielles d’autre part. L’intérêt de cette analyse
est qu’elle permet de rassembler et de croiser les analyses internes et externes
avec l’environnement micro et macro-économique de l’entreprise.
Tableau : Analyse swot de la Mairie de Libreville.
Forces Faiblesses
 Définition des responsabilités  Désorganisation du service
sans ambiguïté ; comptable ;
 Le respect des normes et  Inadéquation entre formation et
poste occupé.
procédures comptables ;
 Le Contrôle du processus.
37
Opportunités Menaces
 Le réseau internet pour garantir des  Fournisseurs ou personnel
meilleures offres de service ; mécontents ;
 L’automatisation du service  Risque élevé d’insalubrité dans la
ville.
comptabilité.
 Détérioration des relations avec
les fournisseurs.
2.6 COMPTABILISATION D’UNE FACTURE DE « DOIT »

Il sera question pour nous de voir la comptabilisation d’une facture en entreprise.
Système de
comptabilisation
Système d’inventaire permanent Système d’inventaire intermittent

(S I P) (S I I)
Le stock est valorisé à chaque Le stock est valorisé à la fin de

entrée ou sortie la période soit :
 Entrée de stock (achat)  Sortie du stock initial

 Sortie de stock (vente)  Entrée du stock final
Exemple : L’entreprise « Annoye Patty & Fils » achète des marchandises pour
 Constat du stock final
10.000.000 francs CFA. Elle pratique l’inventaire permanent.
38
Passons les écritures dans les deux comptabilités
 Chez le client
19/07/2017
601 Achat des marchandises 10.000.000

4452 TVA sur Achat 1.800.000
401 Fournisseur 11.800.000
31 Stock de marchandise 10.000.000
6031 Variation de stock 10.000.000
 Chez le fournisseur
19/07/2017
411 Client 11.800.000

4431 TVA sur vente 1.800.000
701 Vente de marchandise 10.000.000
6031 Variation de stock 10.000.000
31 Stock de marchandise 10.000.000
39
2.7/ VERIFICATION DES HYPOTHESES
Les recherches menées tout au long de la période de notre stage au sein de la Mairie
de Libreville nous situent sur le niveau de la vérification de nos hypothèses.
Hypothèse 1 : « La non maitrise du personnel au système de la gestion automatisée

entrainerait le traitement informel ».
En effet, en nous secondons sur le questionnaire adressé au personnel du service

comptabilité au niveau des questions 9 et 10 l’ensemble des agents ignore l’utilisation
des logiciels de traitement comptable ce qui se traduit donc par une utilisation
abondante des documents papiers qui ne favorise pas un service performant et de
qualité dans un monde tourné de plus en plus vers le numérique.
Hypothèse 2 : « Le traitement manuel des factures fournisseurs entrainerait des

erreurs dans la gestion des données comptables ».
En effet, l’utilisation intensive du traitement manuel n’est pas à l’abri des

disfonctionnements. Lors de saisi des informations, les erreurs se font souvent au
niveau de la numérotation des mandats, du montant écrit en lettre qui ne correspond
pas à celui écrit en chiffre. De plus, lors des erreurs de frappe des mandats il faut faire
usage d’une gomme pour les supprimer ce qui rend certains chiffres illisible d’où le
rejet de la facture lors de son règlement au trésor public.
40
CHAPITRE DEUXIEME : RECOMMANDATIONS
Suite aux différents éléments relevés, susceptibles de remettre en cause la gestion de

la Mairie de Libreville en général et le service comptabilité en particulier, nous avons
jugé utile d’émettre quelques recommandations générales d’une part, et d’autre part
de faire des recommandations spécifiques afin d’améliorer le système de traitement
des factures.
SECTION 1 : RECOMMANDATIONS GENERALES

1.1 RENFORCEMENT DES CAPACITES
Pour renforcer le personnel, la Mairie de Libreville doit mettre en place une équipe de
formateurs. Cette équipe dédiée au renforcement des capacités et à l’apprentissage
des nouvelles méthodes de gestion.
Cela contribuerait à améliorer les capacités fonctionnelles des agents municipaux.
1.2 SYSTEME DE CENTRALISATION
Le service comptabilité et le service du trésor doivent mettre en place une

centralisation du traitement au règlement des factures : base de données de
traitement partagé via un système informatique connecté par internet.
Ce système qui s’étendra jusqu’aux fournisseurs permettra aux services d’être en

contact permanent avec les fournisseurs et de leur informé en cas d’erreurs sur la
facture en terme de quantité commandé et quantité livré.
Cela aura pour conséquence positive, la réduction des erreurs par une correction
assistée. Donc, une efficacité et un gain de temps par une réduction du nombre de
rejet et d’annulation des factures.
1.3 OPTIMISATON DES CONDITONS DE TRAVAIL
Toutes les conditions doivent être réunies pour qu’un travail soit réussi. C’est pourquoi,
nous suggérons le renforcement des matériels informatiques.
D’ailleurs, si la Mairie de Libreville met en place un système devient un maillon du

système de centralisation qui sera connecté à un serveur.
41
SECTION 2 : RECOMMANDATONS SPECIFIQUES

Nos recommandations spécifiques sont suggérées dans le service de la comptabilité.
2.1 SERVICE COMPTABILITE
Nos suggestions spécifiques concernent essentiellement le service de la comptabilité

dont nous recommandant l’utilisation de la plateforme de traitement des factures
fournisseur tel que « ESKER » qui est un leader dans l’automatisation des documents.
Leader de l’automatisation de documents Esker est une société leader dans le

domaine de la compréhension et de la résolution des problèmes que rencontrent les
entreprises en matière de gestion documentaire. Les organisations choisissent les
solutions Esker pour contribuer à l’élimination des processus manuels, augmenter la
visibilité et le contrôle des processus, accroître l’exactitude et réduire l'usage du papier
en automatisant les flux de documents entrant, sortant ou bien restant dans
l’entreprise. En trois à six mois, les clients d’Esker améliorent, de façon significative et
immédiate, la rentabilité d’exploitation, économisent de l’argent et bénéficient d’un
retour sur investissement mesurable. Avec sa plateforme d’automatisation complète
des processus documentaires, Esker vous offre les avantages d’un traitement
documentaire sans papier par le biais d’une solution sur site ou de services à la
demande. Ces solutions automatisent chaque phase et chaque type d’échange
d’informations de l’entreprise sous la forme documentaire au travers de cycles allant
de l'achat au paiement ou de la commande au règlement, notamment la gestion des
commandes, la facturation et l'achat électroniques ainsi que les comptes fournisseurs.
Créée en 1985, Esker est désormais présente dans le monde entier avec plus de 80
000 clients et des millions d’utilisateurs. Le siège social international de la société
Esker est à Lyon.
42
Codage
-Facture papier Sans BDC Examen à plusieurs Approbation à
niveaux 1211113 Transfert
Facture plusieurs niveaux
-Facture des
fournisseur Ne correspond pas 5264799
électronique données et
-Fax de l’image
Avec BDC Traitement sans intervention humaine de la facture
Correspond
Historique des traitements
Validation et Gestion des Approbation du Création des

Capture des extraction exceptions paiement factures et
données intelligente des archivage des
-Doublon -Approbation
données documents
-Tout forma électronique
-Extraction des -Non -Les factures sont
-Envoi automatisé correspondance -Plusieurs niveaux
données essentielle créées pour
prix/quantité si nécessaire
-Etablissement des de la facture paiement ou en
priorités. -Blocage/envoi pour blocage paiement
-Codage
approbation ou -Image du
Contrôle des traitements document original
cohérences. supplémentaires indexée
1
2 3 4 5
Traçabilité Traçabilité Traçabilité Traçabilité Traçabilité
43
CONCLUSION GENERALE
Au terme de ce bref séjour de stage au sein de la Mairie de Libreville, ce fut pour nous
l’occasion de confronter nos connaissances théoriques acquises durant notre parcours
scolaire à la pratique. Les travaux auxquels nous avons effectué nous ont permis
d’intégrer très rapidement le milieu professionnel et de constater qu’il y avait une
grande différence entre les activités effectuées en cours et celles faites au niveau
professionnel.
Aussi, si les normes et les procédures comptables en application avec l’OHADA sont
les même dans les entreprises privées et les administrations publiques il faut tout de
même préciser que les méthodes de travail et les outils utilisés sont très différents. Au
sein de l’administration publique telle que la Mairie de Libreville le traitement des
factures se fait encore manuellement impliquant ainsi un processus long, couteux, et
moins performant. De ce fait, il nous semble nécessaire d’améliorer la comptabilité
tenue manuellement dans le service en procédant à leur automatisation et leur
connexion progressive au réseau internet.
De plus, il est à noter que le traitement des factures fournisseurs au sein de la Mairie
de Libreville semble délicat et certaines factures doivent faire l’objet de priorité telles
que celles relative au règlement des sociétés de ramassage des ordures afin d’éviter
de plonger notre ville dans une crise des déchets.
44
BIBLIOGRAPHIE
Source internet
Http// www.Lacompta.org/Faq-comptabilité/bon-de-commande.PHP
Http// www.Becompta.be/bn-ivraison
Http// www.dictionnaire.Reverso.net/français-definition
Http// www.debitoor.fr/termes-comptabiité/Fournisseur
Mémoires
Mlle. Marie Edwige MOUSSOUNDA. Analyse du processus de facturation clients

CNAMGS du centre hospitalier régional de Mouila, mémoire de l’AFRAM.
Mlle. Praxède P. IBOANGA-I- MA YUYE. La tenue de la comptabilité dans une

entreprise de transport : cas de la C2N2I, mémoire de l’AFRAM.
M. Minko BASSOUM MAMADOU. Le processus de gestion de la dette publique

Gabonaise cas du financement du projet de réhabilitation du tronçon Ndjole-
Medoumane, mémoire de l’AFRAM.
M. Lionel-H KACKA NYARE. Amélioration de la gestion de la dette fournisseur : cas

de la SETRAG, mémoire de l’AFRAM.
Liste des Annexes
Annexe 1 : La facture
Annexe 2 : Le bordereau détaillé
Annexe 3 : Le mandat de paiement blanc
Annexe 4 : Le mandat de paiement rose
Annexe 5 : L’avis de crédit
Annexe 6 : Organigramme de la Mairie de Libreville.

Annexe 9 : Le guide d’entretien
Question d’analyse du processus de

N° traitement Niveau d’appréciation
Des factures fournisseur
1 Que pensez-vous du processus de traitement des Les agents trouvent le
factures fournisseurs ? processus normal compte
tenu du respect des
normes comptables.
2 Vous semble-t-il efficace (le processus) ? Ils le trouvent inefficace
Si oui/non pourquoi ? car le processus est long
et le matériel utilisé
dépassé.
3 Que pensez-vous des documents utilisés pour le Ils les trouvent
traitement des factures ? indispensable
4 Pour les agents les
Comment trouvez-vous vos conditions de conditions sont à la limite
travail ? de l’acceptable.
5 Tous disent oui
Vous arrive-il d’égarer les factures ?
6 Les factures font-elles souvent l’objet de rejet lors Ils disent que les rejets
de leur règlement ? sont récurrents
7 Pour eux, l’oubli d’une
Quelles sont les causes dues à ce rejet ? mention, des chiffres
illisibles en sont les
causes.
8 Que pensez-vous de l’automatisation des factures Selon eux, c’est une très
fournisseurs ? bonne chose.
9 Connaissez-vous un logiciel de traitement des Aucun agent ne connait
factures ? (si oui, citez en un)
10 Avez-vous déjà utilisé un logiciel de traitement Aucun n’en a utilisé
des factures ? (si oui lequel)
TABLE DES MATIERES

INTRODUCTION GENERALE………………………………………………………2
Première partie : Présentation du cadre de l’étude……………………………….3
CHAPITRE 1 : Présentation de la Mairie de Libreville……………………………4
Section 1 : Historique, Organisation et missions de la Mairie de Libreville…….4
1.1/ Historique…………………………………………………………………………4
1.2/ Organisation………………………………………………………………………6
1.3/ Les missions de la Mairie de Libreville……………………………………….10
Section 2 : Présentation du milieu d’accueil………………………………………11
2.1/ La Direction Générale des Finances………………………………………….11
2.2/ Le Personnel du Service Comptabilité………………………………………..19
2.3/ Les Missions du Service Comptabilité………………………………………...21
2.4/ Les tâches effectuées…………………………………………………………...22
CHAPITRE 2 : Le cadre théorique de l’étude……………………………………...25
Section 1 : Revue de la littérature…………………………………………………...25
1.1 / Définition des Mots clés……………………………………………………… 25
1.2/ Définition des Concepts………………………………………………………….27
Section 2 : Objectifs et Intérêt du Sujet…………………………………………… 28
2.1/ Objectifs………………………………………………………………………….. 28
2.1.1/ Objectif General………………………………………………………………. 28
2.1.2/ Objectif Spécifique……………………………………………………………. 28
2.2/ Intérêt du Sujet…………………………………………………………………. .28
2.2.1/ Intérêt Professionnel…………………………………………………………. 28
2.2.2/ Intérêt Personnel……………………………………………………………… 28
2.2.3/ Hypothèses de la Recherche……………………………………………….. 28
2.2.4/ Difficultés Rencontrées……………………………………………………… 29
DEUXIEME PARTIE : Cadre Méthodologique et Analytique…………………… 30
CHAPITRE 1 : Analyse et Interprétation des Données…………………………. 31
Section 1 : Présentation de la Méthode…………………………………............ 31

1.1/ Présentation et Justification de la Méthode………………………………… 31
1.1.1/ L’observation………………………………………………………………….31
1.1.2/ Le Guide d’Entretien…………………………………………………………31
1.1.3/ L’analyse Documentaire…………………………………………………….32
1.1.4/ Justification de la Méthode…………………………………………………32
1.1.5/ Analyse des Données………………………………………………………32
Section 2 : Analyse des Données de l’enquête…………………………………33
2.1/ Synthèse des Données………………………………………………………33
2.2/ Etapes du Processus de Traitement des Factures……………………….34
2.3/ Analyse des Etapes du Traitement de la Facture………………………...35
2.4/ Liste des Dysfonctionnements………………………………………………37
2.5/ Analyse SWOT ……………………………………………………………….37
2.6/ Comptabilisation d’une facture de « DOIT »………………………………38
2.7/ Vérification des hypothèses…………………………………………………40
CHAPITRE 2 : RECOMMANDATIONS…………………………………………41
Section 1 : Recommandations générales………………………………………41
1.1/ Renforcement des capacités………………………………………………..41
1.2/ Système de Centralisation…………………………………………………..41
1.3/ Optimisation des conditions de travail……………………………………...41
Section 2 : Recommandations Spécifiques……………………………………..42
2.1/ Service Comptabilité………………………………………………………….42
2.2/ Proposition de traitement des FF avec la plateforme «ESKER »……….43
Conclusion Générale………………………………………………………………44
Bibliographie………………………………………………………………………..45
Annexes……………………………………………………………………………. 46
Table des Matières………………………………………………………………...55

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« Analyse du processus de traitement des factures fournisseurs au sein de la Mairie de Libreville »

MEMOIRE DE FIN DE CYCLE

En vue de l’obtention d’un Bachelor en Administration des Affaires

ANALYSE DU PROCESSUS DE TRAITEMENT DES FACTURES

Rédigé et soutenu par :

M. Annoye Patty NKOUA

Encadreur professionnel : Encadreur pédagogique :

Mme Rosalie OBAME M. Gaétan BOUBALA

Session d’Aout 2017

Session d’Aout 2017

Ce travail est l’aboutissement des efforts incommensurables de plusieurs personnes

Nos remerciements vont d’abord à l’endroit de l’Académie Franco-Américaine de

- Monsieur Valentin NKOUA, mon père

Que ce mémoire soit la première récolte de ce qu’ils ont semé en moi.

Session d’Aout 2017

LISTE DES ACRONYMES ET ABREVIATION

DGF : Directeur General des Finances

BDC : Bon de commande

OHADA : Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires.

Session d’Aout 2017

Session d’Aout 2017

Première partie : Présentation du cadre de l’étude………………………………….3

CHAPITRE 1 : Présentation de la Mairie de Libreville………………………………4

Section 1 : Historique, Organisation et missions de la Mairie de Libreville……….4

Section 2 : Présentation du milieu d’accueil…………………………………………11

CHAPITRE 2 : Le cadre théorique de l’étude………………………………………..25

Section 1 : Revue de la littérature…………………………………………………….25

Section 2 : Objectifs et Intérêt du Sujet………………………………………………28

DEUXIEME PARTIE : Cadre Méthodologique et Analytique………………………30

CHAPITRE 1 : Analyse et Interprétation des Données……………………………..31

Section 1 : Présentation de la Méthode…………………………………..................31

Section 2 : Analyse des Données de l’enquête……………………………………...33

Section 1 : Recommandations générales…………………………………………….41

Section 2 : Recommandations Spécifiques…………………………………………. 42

Table des matières

Session d’Aout 2017

La comptabilité fournisseurs était autrefois considérée comme un simple coût de

La présente étude qui porte sur « L’analyse du processus de traitement des

Vu l’importance du processus de traitement des factures, cette étude identifie toute

PREMIERE PARTIE : PRESENTATION DU CADRE DE L’ETUDE

CHAPITRE 1 : PRESENTATION DE LA MAIRIE DE LIBREVILLE

SECTION 1 : HISTORIQUE, ORGANISATION ET MISSIONS DE LA

La signature d’un traité entre ANTCHOUE KOWE RAPONTCHOMBO, le 09 Février

Actuellement situé au Boulevard Triomphal Omar BONGO dans le deuxième

 25 Aout 1849 Monsieur MOUNTIER ;

Dans l’attente de l’organisation des élections locales de 2008, la Mairie a été

 23 Juin 2008, Jean François NTOUTOUME EMANE ;

Et depuis le 07 Février 2014, Rose Christiane OSSOUKA RAPONDA est à la tête de

1.2 ORGANISATION DE L’INSTITUTION

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de Libreville à réorganiser à titre transitoire les services municipaux de la Commune

Vu les nécessités de service ;

Et selon l’article 1 : Les Services Municipaux de la Commune de Libreville

 Les Services Centraux ;

1.2.1 LES SERVICES CENTRAUX COMPRENNENT :

1.2.2 LE CABINET DU MAIRE COMPREND :

1.2.3 LES SERVICES RATTACHES AU MAIRE

Selon l’article 11, ils comprennent :

 L’Inspection Générale Municipale ;

1.2.4 LE CABINET DE L’ADJOINT AU MAIRE

C’est l’article 30 qui fixe la composition du cabinet de l’adjoint au maire de la manière

Pour le Premier Adjoint au Maire :

Pour les Deuxième, Troisième, Quatrième et Cinquième Adjoint au Maire :

1.2.4 LE SECRETARIAT GENERAL