PRODUIRE DES SUPPORTS DE COMMUNICATIONS ADAPTES

1. L’enjeu de la communication d’entreprise

Dans un contexte très concurrentiel, les entreprises doivent se démarquer des concurrents. La
communication d’entreprise est ainsi devenue stratégique.
Dès sa création, l’entreprise doit réfléchir à sa communication : quelle image veut-elle véhiculer ?
Quelles sont ses valeurs ? ses points forts ? sa différence par rapport aux concurrents ?.. (Car de
nombreuses entreprises proposent des services semblables.)
L’identité visuelle doit pouvoir s’insérer et se décliner sur l’ensemble des outils de communication.
Elle est organisée dans une charte graphique, qui est un guide comprenant les recommandations
d'utilisation et les caractéristiques des différents éléments graphiques utilisés sur les supports de
communication de l'entreprise (logo, couleurs, polices, typographie, symboles, etc.).
2. Qu’est-ce qu’un support de communication ?
Les supports de communication peuvent être :
– externes, tournés vers les clients et les fournisseurs (plaquettes commerciales, flyers, etc.) ;
– internes, tournés vers les collaborateurs, manageurs et dirigeants (affichage interne, panneaux
d’information, notes internes, etc.).
3. Les outils bureautiques pour produire les documents
L’assistant(e) à la gestion pourra mettre en place un certain nombre d’outils bureautiques pour
faciliter la production de documents conformes à la charte graphique, comme des styles ou des
modèles de documents.
L’utilisation du format PDF permet de garantir l’intégrité graphique des documents lors de leur envoi
par mail, de leur consultation sur smartphone, etc.

ASSURER LE SUIVI ADMINISTRATIF DES OPERATIONS DE PROMOTION ET DE

PROSPECTION

1. La prospection et la promotion
La prospection commerciale permet à l’entreprise de chercher de nouveaux clients pour se
développer et augmenter son chiffre d’affaires. Pour réaliser ces opérations, l’entreprise
dispose principalement des outils suivants : le publipostage, l’e-mailing, le téléphone, les
visites, la participation à des manifestations commerciales.
La promotion vise à stimuler les ventes en mettant en place des actions comme les jours de
shopping spéciaux ou l’échantillon gratuit. L’entreprise va utiliser les courriers publicitaires,
les flyers…
2. La constitution d’une base de données
Les informations comme le nom de la personne ou la raison sociale de l’entreprise, l’adresse
complète, le numéro de téléphone, etc., des clients ou prospects sont centralisées dans une
base de données. Les données doivent être collectées conformément à la réglementation
applicable (Règlement général sur la protection des données – RGPD) et seront mises à jour
régulièrement.
3. Le suivi des opérations
L’assistant(e) de gestion suit les opérations de promotion ou de prospection en mettant en
place, par exemple, des listes de tâches récapitulant toutes les tâches dans l’ordre
chronologique et les délais pour les réaliser.
Il gère les envois et les retours des offres commerciales dans des tableaux de suivi permettant
d’indiquer si une opération a été un succès ou non et si elle doit être ou non maintenue en
calculant son taux de retour.
Aujourd’hui, des entreprises de plus en plus nombreuses utilisent des solutions tout-en-un
(création, impression et envoi) pour les publipostages en nombre.

PRODUIRE DES SUPPORTS DE COMMUNICATION &

ASSURER LE SUIVI DES OPERATIONS COMMERCIALES
La conception d'une affiche publicitaire
Une affiche publicitaire est un support
de communication qui doit attirer l'attention, susciter
l'intérêt et la sympathie du public cible
et le convaincre. Elle peut contenir:
- l'offre commerciale (prix, remise, durée
de la promotion, conditions de l'offre ... );
- le lieu de vente.
Il faut veiller à:
- un visuel : une image, un dessin ou une photo,
qui présente généralement le produit;
- une accroche (cette courte phrase en haut
de l'affiche doit capter l'attention du public);
- le slogan de l'enseigne;
- l'harmonie des éléments qui composent l'affiche
(choix des couleurs, des images, types de polices
utilisés .. . ) et de leur interaction;
- l'utilisation d'un langage adapté (le message doit
être clair et concis).
- le logo de l'enseigne;
RESSOURCE 2 Les fonctions à utiliser dans le logiciel Access
pour réaliser une requête
Access est un système de gestion de base de données relationnelle (SGBDR). Les informations y sont
organisées en champs et enregistrées dans des tables. L'ensemble des tables constituent la base de données.
Selon le type de données des champs (texte, numérique, date ... ), il est possible de réal iser des calculs,
des tris ...
Une requête permet d'interroger une base de données avec des critères multiples.
Pour créer une requête:
1. ouvrir la base de données dans laquelle on souhaite effectuer une sélection;
2. cliquer sur Créer, puis sur Création de requête;
3. ajouter les tables dans lesquelles le logiciel va rechercher les informations désirées;
4. sélectionner les champs nécessaires au logiciel pour trier les données, et utiles à la création du document
lors du publipostage;
5. sur la ligne Critères, utiliser les termes« ET»,« OU » et les signes< =>en fonction du type de données
contenues dans le champ.
Exemple :
Nous sommes le 4 septembre 2021.
On souhaite envoyer un courrier à tous les clients qui possèdent une carte de fidélité et qui ne sont pas venus
dans le magasin depuis 6 mois.
Voici la requête à exécuter:
Champ : TC

!
Nom Prénom Adresse CP VlllE Date derniert visite ùrte fideltte
Tablt: prosperts prosptd.s prospects prospects prospects prospects prospects prospects
Tri :
Aflicher : (;21 (;21 (;21 (;21 (;21 (;21 (;21 (;21
Critères : < 04/03no21 Oui
Ou :

Exécuter la requête en cliquant sur le bouton • '

Exécuter
DOSSIER 2 • Produire des supports de communication et assurer le suivi des opérations commerciales 43
RESSOURCE 3 Les fonctions à utiliser dans le logiciel Word
pour créer un contrat
• Fonction « Rechercher/Remplacer »
Cofobri(Co,p,·16 · /( A. Aa• ~ •=· l=· ''i=· !li~ tl ,Î AaBbCcD AaB AaB AaBbCcOdl AaBbCc
Co~let < =uir•lfmiseenfonn• G / S •• xJ x1
•"'· ~ · --:-. :g~g l i= · 6 • ....;... • 100l_Tut... 101_Doss 101.Titre _ 102_1.,b'-1 ... 102_rw•.
• Fonction « Diposition » ou « Mise en page »
Disposition

fA1 ~ ft,i li?

~ s.uts de pagos- -ah

HdJ U IL.., .::..:, !C!Num0<0sde&gnes• ~ Àg"""'- : Oan

~ft Oriln:"tion ~ Cok>_rvws ~ Coupun d• mots • E A droM : 0 cm

• Outil « Formulaire »
&poament
?~Avent . 0 pt
~Aprk: 6pt

Bt
~s:tfon Habilage Avant:.flf
Alig-•
GrQ11p• •

Pour insérer l'outil « Formulaire », dans la barre d'outils, sélectionner « Options » dans le menu « Fichier»,
puis, dans le menu proposé, sélectionner « Personnaliser le ruban » et cocher« Développeur ».

.. Aa
,,
0~ : . ... m
, ,,

,
Volet , ,
MappageXML Permet d'insérer Permet d'insérer Permet d'insérer
Mappage une zone de texte des cases à cocher un menu déroulant
Cliquer sur « Mode Création », puis « Propriétés» pour choisir les différentes options.
Pour pouvoir utiliser le formulaire, dans le menu « Développeur », cliquer sur l'onglet « Restreindre
la modification », puis:
Restreindre la modification • x
1. Restrictions de mÎH en forme
L.imitff Ili 11'\M tn forme à une 5'leaion dt styles
Paramitr,e,s...,
Activer i. protodion 7 X
Méthode de protection
@ Motdl'PlUf
(le document n'est pu chiffré. Lu utitisateun
2. Restrictions de modifteations m• llnttntlonnfs ptuvtnt modifier lt fid\itr et supprimer
lt mot de pau,.)
.,,, Autoriwr uniqllffllent ot type dt modifiatlon dans le document :

-
Rffllf)l issa ge ~ formulaim. •

I1pt1 un now uu mot dt pasn (f1cutt.1tff)'. ~I

ConfirmtZ votre mot dt ;,1ss.t
1
1
Mot de passe
facultatif
.4uthtntrf1utlon ut1lls1teur
3. Activation de t. protaction (lu propritbires 1uthtntd'1ts ptUYtnt suppnmec la

~-wus prftà 'f'Pliquef oes p,irln'w:tm: r (Vous pourru Jes déSlaNer protection du document. Lt d0<umtnt est chiffre et -- r accès r,matt ut 1d1Vt.J

()1 Ot( ,~
RESSOURCE 4 Le bilan d'une opération commerciale
Lors de la réal isation d'une opération commerciale,
il est indispensable de calculer son coût et de vérifier
son efficacité. Cependant, il ne faut pas uniquement
s'attacher à cet aspect quantitatif.
En effet, une opération, même si elle ne permet pas
d'augmenter immédiatement le CA de l'entreprise,
peut avoir un impact positif sur l'image, la notoriété
de la société. Ses effets bénéfiques peuvent survenir
plus tardivement.
De nombreux indicateurs permettent de mesurer la
performance commerciale d'une action. Parmi eux :
- le taux d'accroche = (nombre de contacts/ nombre
d'envois) x 100;
- le taux de transformation = (nombre de commandes
passées / nombre de personnes ciblées)
X 100.
Ces indicateurs ont pour but d'évaluer les performances
du commercial et de mettre en place des
actions de remédiation si besoin.
Le tableau de bord permet à la personne chargée
de gérer l'opération commerciale de comparer
les objectifs avec les résultats obtenus.

METTRE A JOUR UNE BASE DE DONNEES CLIENTS

1. La base de données clients

Elle permet de centraliser sur une même interface toutes les informations sur les clients :
– les informations classiques de contact (prénom, nom, adresse, numéro de téléphone et adresse e-
mail) ;
– les informations spécifiques aux achats (habitudes d’achats pour cibler les produits et services
proposés, comprendre et répondre aux besoins des clients) ;
– les données sur l’historique des clients (expériences avec l’entreprise et/ou les produits ou services,
ce qu’ils aiment, ce qu’ils détestent, éventuels retards de paiement) ;
– les données de personnalisation (date d’anniversaire, sexe, nombre de personnes dans le foyer).
2. La fiche client

Toutes les données doivent être à jour pour permettre à l’entreprise de connaître ses clients d’une
manière plus personnelle, plus intime. Cela aidera à améliorer durablement l’expérience de
l’entreprise avec ses clients.
Le fichier contient des données personnelles. Le client doit donner son accord pour que l’entreprise
les utilise au regard de la loi informatique et libertés.
3. La CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés)

La CNIL, qui agit au nom de l’État, a quatre missions :

– contrôler : elle vérifie que la loi est respectée. Le code pénal prévoit des sanctions pécuniaires et
d’emprisonnement dans le cas de collecte d’informations frauduleuses, d’usage illicite et de
conservation non autorisée de ces données ;
– réglementer : elle établit des normes simplifiées sous forme de déclarations en ligne ;
– garantir les droits d'accès : elle veille au droit d'accès aux données pour les citoyens qui le
souhaitent ;
– informer : elle informe les personnes de leurs droits (droit de rétractation…) et obligations.

APPLIQUER LES PROCEDURES DE TRAITEMENT DES

RELATIONS CLIENTS
1. La demande de prix des clients
Pour obtenir une proposition commerciale, le client adresse à l’entreprise un appel d’offres.
 2. Le devis
Pour répondre à un appel d’offres, l’entreprise établit un devis. L’entreprise doit évaluer ses charges
pour déterminer ses tarifs (matières premières, main d’œuvre…), tenir compte des prix fixés par la
concurrence et des conditions qu’elle compte accorder au client (délai de règlement, remise…).
Un devis doit obligatoirement être établi dès lors que le montant de la prestation est supérieur à 150 €.
3. Les mentions obligatoires du devis
– Les informations sur l’’entreprise (nom, adresse, numéro SIREN, forme juridique, numéro de TVA)
– La date d’émission du devis
– Le numéro du devis
– La description des prestations et leur prix
– Les conditions de révision des prix
– Les conditions de paiement et de livraison
– La somme à payer HT et TTC
– Le nom et l’adresse du client
– La période de validité de l’offre
4. Le devis accepté
Le devis est envoyé au client. Si le client l’accepte, il le signe, note « bon pour accord » et le retourne
à l’entreprise. Il a alors valeur de contrat et les engagements pris par les deux parties et les délais
doivent être respectés. Le devis devient alors une commande.
5. Le suivi des commandes et des livraisons
L’entreprise peut établir un tableau de suivi des commandes afin de planifier sa production et
un planning pour suivre les livraisons.

PRODUIRE LES DOCUMENTS LIES AU TRAITEMENT DE

LA RELATION CLIENT EN APPLIQUANT LES
PROCEDURES INTERNES
RESSOURCE 1 La facture d'acompte
L'émission de la facture d'acompte permet d'alléger
la facture finale du client, de couvrir les premiers frais
en évitant ainsi les avances de trésorerie pour
le fournisseur et, enfin, de sécuriser et pérenniser
la transaction commerciale.
RESSOURCE 2 L'attestation de TVA
Dans certains secteurs, des taux de TVA réduits
peuvent s'appliquer. Par exemple, dans le bâtiment,
certains types de travaux peuvent bénéficier de taux
de TVA réduits à 5,5 % et 10 % pour permettre
au client de faire des économies sur son projet
de construction et de rénovation.
L'attestation de TVA est un document obligatoire.
Elle certifie que les travaux réalisés répondent bien
aux conditions pour profiter des taux réduits à 5,5 %
et 10 %.
La loi stipule que la réduction ne sera pas applicable
si le document n'est pas correctement rempli. Il est
La facture d'acompte est obligatoire à partir
du moment où le versement d'un acompte
est demandé.
Elle présente les mêmes caractéristiques
qu'une facture classique.
de la responsabilité de l'entreprise d'informer
et de fournir l'attestation à son client, afin
qu'il puisse la compléter. Pour faciliter le processus,
l'entreprise peut la préremplir.
Il est également impératif que le client remette
l'attestation à l'entreprise avant le début
du chantier et au plus tard avant la facturation,
sans quoi elle ne sera pas valide. L'entreprise devra
conserver l'attestation de façon permanente dans
sa comptabilité. Un contrôle fiscal peut porter sur
l'année en cours, mais aussi sur les trois dernières
années écoulées.
RESSOURCE 3 L'information du client sur le prix
Tout vendeur de biens ou prestataire de services
doit informer le consommateur sur les prix et les
conditions particulières de la vente ou de l'exécution
des services, sous la forme d'un devis écrit (papier
ou électronique).
Si le prix ne peut être calculé à l'avance du fait
de la nature du bien ou du service, le professionnel
fournit le mode de calcul du prix et, s'il y a lieu,
tous les frais supplémentaires (transport, livraison,
affranchissement ou autres frais éventuels).
Si les frais supplémentaires ne peuvent être calculés
à l'avance, le professionnel mentionne qu'ils peuvent
être exigibles.
Le devis vaut contrat. Ainsi, pendant un chantier,
et après réception des travaux, le client est couvert
contre toute forme de malfaçon.
Le professionnel doit fournir une facture à la fin de
la prestation, qui sera enregistrée dans sa comptabilité.
DOSSIER 3 • Produire les documents liés au traitement de la relation client en appliquant les procédures internes
61
RESSOURCE 4 Le cas du chantier non déclaré
Seront considérées comme du travail ou chantier non
déclaré les situations suivantes :
- aucun devis papier n'est présenté au client: le prix
est proposé oralement, la TVA n'est pas précisée ;
- l'argent est versé en espèces, de la main à la main;
- le professionnel ne présente aucune facture
et l'opération n'est pas enregistrée en comptabilité.
RESSOURCE 5 La présentation du devis
Tout professionnel doit remettre un devis détaillé
à son cl ient, comportant les mentions suivantes:
- la date de rédaction ;
- le nom et l'adresse de l'entreprise;
- le nom du client;
- le lieu d'exécution de l'opération ;
- la nature exacte des réparations à effectuer;
- le décompte détaillé, en quantité et en prix,
de chaque prestation et produit nécessaire
à l'opération prévue : dénomination, prix unitaire
et désignation de l'unité à laquelle il s'applique
Les conséquences d'un travail non déclaré ne sont pas
négligeables, que ce soit pour le client ou pour
le prestataire : pendant et après le chantier, il n'y
a aucune assurance de malfaçon, ni en cas de retard
de chantier, ni en cas de dommages corporels
ou matériels.
Si aucune facture n'est émise et que le client ne règle
pas, il n'a aucun moyen de récupérer la somme due.
(notamment l'heure de main-d'oeuvre, le mètre
linéaire ou le mètre carré) et la quantité prévue;
- le cas échéant, les frais de déplacement;
- la somme globale à payer hors taxes et toutes taxes
comprises, en précisant le taux de TVA;
- la durée de validité de l'offre;
- l'indication du caractère payant ou gratuit du devis.
Le consommateur doit être informé qu'il peut
conserver les pièces, les éléments ou appareils
remplacés.
RESSOURCE 6 Les taux de TVA applicables en France métropolitaine
• Taux de TVA normal de 20 %
C'est le taux qui s'applique dans la majorité des cas.
• Taux de TVA intermédiaire de 10 %
Il s'applique dans le cadre de travaux d'amélioration,
de transformation, d'aménagement ou d'entretien
pour des locaux d'habitation achevés depuis
au moins 2 ans.
Pour que la TVA de 10 % s'applique sur les matières
premières et les équipements, ils doivent être fournis
et facturés par l'entreprise chargée des travaux.
Si c'est le client qui les achète et demande
à un prestataire de les poser, alors, seule la maind'oeuvre
bénéficie du taux réduit.
Ce taux s'applique également aux produits agricoles
non transformés, à la restauration, aux musées .. .
• Taux de TVA réduit de 5,5 %
Ce taux s'applique pour des travaux de rénovation
énergétique pour des locaux d'habitation de plus
de 2 ans, mais aussi aux livres, produits alimentaires
essentiels, abonnements au gaz, à l'électricité .. .
• Taux de TVA particulier de 2, 1 %
Ce taux est réservé aux médicaments remboursés
par la Sécurité sociale, à certains spectacles, certaines
publications de pre~se .. .
D'autres taux particuliers sont applicables en Corse
et aux départements d'outre-mer.

SUIVRE LES REGLEMENT CLIENTS

1. Le suivi des règlements journaliers

La liste des règlements permet à l’organisation de connaître précisément d’où proviennent les fonds
reçus au cours d’une journée. Lorsque les règlements se font en espèces, ils sont enregistrés dans le
journal de caisse, dont la tenue quotidienne est obligatoire pour toute organisation ayant pour objet
le commerce de détail.
Les paiements reçus par chèque ou en espèces sont remis régulièrement en banque, parfois tous les
jours. Pour cela, il faut compléter un bordereau de remise de chèque et un bordereau de remise
d’espèces. Ces documents sont tous deux établis en deux exemplaires : un exemplaire à destination
de la banque pour contrôle, et un exemplaire conservé par l’organisation pour mémoire.
2. Le suivi de l’encours client

Les clients professionnels d’une organisation bénéficient le plus souvent d’un paiement différé de
plusieurs semaines, dans la limite d’un montant plafonné. Le total des montants des factures en
attente de règlement se nomme l’encours client.
Pour s’assurer qu’un client ne dépasse pas l’encours maximal qui lui est consenti, l’organisation doit
calculer précisément son encours disponible. En outre, pour réduire les risques d’impayés, elle doit
s’assurer que chaque client est à jour dans ses règlements. L’organisation effectue à cet effet un
lettrage du compte client : il s’agit d’utiliser des lettres de l’alphabet pour rapprocher une facture de
son paiement correspondant. Ainsi, les factures qui n’ont pas encore été réglées seront facilement
identifiables puisqu’aucune lettre ne leur aura été attribuée. De plus, cela permet de repérer les
erreurs de montants qui pourraient apparaître dans les règlements.
3. Le risque client

La pérennité d’une organisation peut être incertaine lorsqu’elle cumule des impayés. Afin d’éviter ce
risque, toute organisation met en oeuvre une procédure de relance de clients défaillants, c’est-à-dire
de clients n’ayant pas honoré le règlement d’une facture.
Lorsqu’il s’agit d’un simple oubli, la relance amiable suffira pour que le client paye la facture en
souffrance. Néanmoins, dans le cas d’un litige entre le vendeur et l’acheteur ou dans le cas d’un
manque de trésorerie (l’argent disponible pour payer ses fournisseurs) du client, l’organisation peut
être amenée à renouveler sa demande de paiement. En dernier recours, lorsque le client ne paye
toujours pas, elle peut mettre la créance au contentieux. Cette démarche consiste à confier le dossier à
une société spécialisée dans le recouvrement d’impayés qui mettra en oeuvre les moyens juridiques
nécessaires pour tenter de récupérer le montant de l’impayé.

ASSURER LE SUIVI DES RELANCES CLIENTS

La procédure de recouvrement
Quel que soit le montant d'une créance, il est
fondamental pour la trésorerie d'une entreprise
de réaliser le suivi des règlements des clients
et de procéder rapidement au recouvrement.
En effet, la pérennité de l'organisation en dépend.
Avant de lancer une procédure de recouvrement
judiciaire (mise en contentieux), un recouvrement
à l'amiable, c'est-à-dire des démarches non
judiciaires de recouvrement de créances, peut être
engagé.
Ce recouvrement à l'amiable peut se dérouler
en plusieurs étapes: la conciliation (par appel
téléphonique ou courriel), la relance (par courrier)
et la mise en demeure (relance formelle).
RESSOURCE 2 La relance des impayés par téléphone
En premier recours, la relance téléphonique est
un moyen efficace pour instaurer un dialogue avec
le débiteur. Il s'agit ici de demander au créancier
de prendre des engagements pour rembourser
les sommes dues.
Il est important de préparer l'appel téléphonique
en complétant une fiche contenant la date, l'heure
et le motif de l'appel, les coordonnées du cl ient, ainsi
que le plan de l'appel. Il convient aussi de préparer
la ou les factures dont le règlement pose problème,
et de prendre connaissance de l'historique
des échanges/commandes du cl ient.
RESSOURCE 3 La relance par courriel
Le courriel est une première trace écrite
de la demande de l'entreprise. En cas de saisie
de la justice, une copie a une valeur juridique
mais ne doit pas constituer la seule preuve.
L'.envoi par mail d'une relance est moins coûteux
qu'un envoi postal, et lorsque l'échéance vient
seulement d'être dépassée, il est beaucoup plus
rapide.
La relance téléphonique nécessite une écoute active
afin de bien comprendre la situation du débiteur
et de pouvoir adapter sa stratégie de négociation.
Il est préférable de demander au débiteur s'il
a une solution à formuler. En effet, une solution
proposée par le débiteur aura plus de chances d'être
respectée.
Ce contact téléphonique permet aussi de juger
de la sincérité du client. Un interlocuteur absent,
des messages sans réponse, le refus du responsable
de prendre l'appel, une ligne coupée ... sont autant
d'indices devant alerter et diriger vers
un recouvrement judiciaire.
Cette première relance par mail peut accompagner
une relance téléphonique.
Le contact direct avec le débiteur est dans tous
les cas à privilégier pour maintenir une relation
saine et professionnelle face à une situation qui
peut parfois avoir de lourdes conséquences pour
l'entreprise.
DOSSIER 5 • Assurer le suivi des relances clients 95
RESSOURCE 4 La relance par courrier
La date doit être nécessairement inscrite sur la lettre
et l'objet de la relance clairement indiqué.
La (les) date(s), le(s) numéro(s) et le(s) montant(s) du(s)
de la ou des factures impayées sont à mentionner
dans la lettre de relance. D'une part, cela permet
une transparence absolue du créancier. D'autre part,
le débiteur peut ainsi retrouver plus facilement
et rapidement la ou les factures impayées.
Le contenu du courrier doit également reprendre
l'ensemble des contacts pris concernant le retard
de règlement (dates de l'appel téléphonique
et de l'envoi du courriel).
RESSOURCE 5 La mise en demeure
C'est une étape préalable à une action judiciaire.
La mise en demeure peut être envoyée au client
défaillant par lettre recommandée avec avis
de réception, mais l'entreprise peut faire appel
à un huissier de justice, moyennant des frais.
Ce courrier doit contenir les éléments suivants:
- la date de rédaction;
- les coordonnées du client et celles de l'entreprise;
- un bref exposé du litige: il est important de décrire
clairement les circonstances qui ont donné naissance
au litige pour éviter toute mauvaise compréhension
de la part du client;
Ex.: « Malgré notre appel téléphonique du jj/mm/N
et notre courriel du jj/mm/N, nous constatons que
le règlement de la facture n° XX du jj/mm/N n'a
toujours pas été effectué. »
Ensuite, il faut demander le paiement
de la ou des factures en précisant une date
d'échéance ou un délai.
Le(s) duplicata(s) de la ou des factures impayées
peu(ven)t être joint(s) à la lettre de relance. Il est tout
à fait possible que le client ne soit pas rigoureux
dans sa gestion des factures.
Enfin, le ton de la lettre de relance doit être courtois
mais ferme.
- la mention« mise en demeure», qui indique
au client défaillant qu'il s'agit de la première étape
d'une procédure qui permettra ensuite à l'entreprise
de saisir le juge si elle n'obtient pas de réponse
satisfaisante;
- ce que doit effectuer le client afin de régler
le litige;
- un délai précis et raisonnable durant lequel le client
devra régler le litige, compris le plus souvent entre
8 et 15 jours selon la nature du litige;
- la signature de l'expéditeur.
RESSOURCE 6 Le coût de la mise en recouvrement
Dans le cadre d'un recouvrement amiable, la charge
des frais liés à la procédure revient au créancier,
le débiteur ne paie que sa dette.
Dans le cadre d'un recouvrement forcé, c'est-à-dire
d'une procédure judiciaire, la charge des frais peut
reposer sur le débiteur, notamment en application
de l'article 700 du Nouveau Code de procédure
civile. C'est au créancier de demander l'application
de cet article, qui sera laissée à l'appréciation
du juge.
Cependant, même si le juge peut décider de faire
reposer sur le débiteur les différents frais, lorsque
le débiteur demeure insolvable, le créancier doit
avancer ces frais, sans avoir la certitude de récupérer
la somme due.