LA REDACTION

ADMINISTRATIVE.

FACILITATEUR
Monsieur Gilbert NDAMBWE
Durée 2 heures .
(56 diapositives)
RAISON – D’ÊTRE
 Dans le cadre de la réalisation de ses
missions de développement
économique et social, l’Etat multiplie à
travers l’Administration Publique
plusieurs interventions dans tous les
aspects de la vie nationale.
RAISON – D’ÊTRE (suite)
 Il s’ensuit un accroissement considérable des
rapports entre l’Administration et les
administrés.
 Afin de constituer une mémoire
institutionnelle garante de l’historicité de
l’action publique ainsi que de la preuve à
l’égard des uns et des autres, les rapports
entre l’Administration et les Administrés sont
transcrites dans des documents.
RAISON-D’ETRE (suite)
 Ces documents écrits servent de
liaisons, de transfert d’information ou
de directive, en même temps qu’ils
peuvent être utilisés à la conservation
d’éléments de multiples procédures.
RAISON – D’ÊTRE (suite et fin)
 L’action administrative ne peut dès lors
être utile, parce que efficace, que si elle
s’exerce dans la clarté, la précision et la
cohérence. C’est la raison pour laquelle la
rédaction administrative revêt une grande
importance au fonctionnaire , notamment
au médecin qui tôt ou tard sera appelé à
mettre en branle l’action administrative
dans l’exercice de ses fonctions.
OBJECTIFS
 Le présent exposé se propose d’être à
la fois un exercice d’initiation et un
recueil d’outils qui permettent au jeune
médecin de se perfectionner tout au
long de sa carrière à la rédaction
administrative.
PLAN DE L’EXPOSE
 L’exposé se divise en deux parties à
savoir:
 De la préparation à la rédaction
administrative;
 De la typologie des documents
administratifs.
PREPARATION A LA REDACTION
ADMINISTRATIVE
 Pour rédiger correctement les documents
administratifs, il faut:
 Avoir l’habitude d’exprimer sa pensée par
écrit et de développer ou de résumer celle
des autres;
 Maîtriser les caractéristiques et techniques du
discours littéraire en général,
 Maîtriser les spécificités de la rédaction
administrative en particulier.
SAVOIR REDIGER EN
GENERAL
 Pour bien rédiger , il est nécessaire:
 De maîtriser: l’orthographe, la grammaire,
la conjugaison, la sémantique requises par
la langue que l’on emploie;
 Développer le style par l’exercice et la
lecture.
PLEONASMES A EVITER

  Car en effet   car (ou effet);

 Puis ensuite  Puis (ou ensuite);
 Collaborer ensemble  Travailler ensemble;
 Prévoir d’avance  Prévoir;
 Marcher à pied  Aller à pieds;
 Un faux prétexte  Un prétexte, une fausse
 Une idée me vient à raison;
l’esprit  Une idée me vient;
 Il suffit simplement  Il suffit.
 Mais néanmoins  Mais (ou néanmoins).
MOTS PASSE-PARTOUT A
EVITER
 Le professeur de  Souffre des….
cardiologie a des  Compte dix mille…
rhumatismes;  Détient la clef.
 Djoungolo a dix mille  As-tu obtenu la
habitants;
permission d’y aller?
 Le Directeur a la clef;  Elle a subi une
 As-tu eu la permission intervention
d’y aller? chirurgicale.
 Elle a eu une
intervention
chirurgicale.
DEVELOPPER LE STYLE
 Le médecin développera la manière de
s’exprimer avec plus de clarté,
d’élégance, de rigueur et de concision
par l’exercice et la lecture.
 Lire souvent, beaucoup et de bons
auteurs enrichit le vocabulaire et le
style.
DEVELOPPER LE STYLE (fin)
 L’habitude à écrire accroît l’aptitude à
écrire.
 Tenir compte dans une phrase de sa
portée mélodique, informative et
sémantico-syntaxe.
SPECIFICITES DE LA REDACTION
ADMINISTRATIVE
 Le langage de l’Administration doit être
une langue véhiculaire, c’est-à-dire
commune à tous les citoyens du pays.
 Parce que représentant l’Etat,
l’Administration doit s’exprimer:
 Avec clarté pour être comprise de tous,
 Avec précision pour éviter des
incompréhensions.
SPECIFICITES DE LA REDACTION
ADMINISTRATIVE(suite)
 Avec courtoisie, car elle est non
seulement au service de l’Etat mais
également au service des citoyens dont
elle tire in fine sa légitimité .
 Avec correction ,pour montrer aux
citoyens l’exemple de la bonne
utilisation de la langue employée.
CARACTERES DE LA REDACTION
ADMINISTRATIVE
 Les qualités qui se dégagent de la lecture
d’un document administratif sont:
 Le respect de la hiérarchie,
 La dignité et la courtoisie
 Le sens de la responsabilité,
 L’objectivité,
 La prudence,
 La cohérence et la précision,
 L’homogénéité du style administratif.
 LE RESPECT DE LA
HIERARCHIE
 L’Administration dispose d’une
hiérarchie sans laquelle règneraient le
désordre et l’inefficacité de l’action
publique. Aussi, les attributions
administratives doivent-elles être
hiérarchisées pour un fonctionnement
harmonieux des services.
LE RESPECT DE LA
HIERARCHIE (suite)
 on dispose d’une autorité hiérarchique qui
part du Ministre, en passant par le Secrétaire
Général du Ministère, les Inspecteurs
Généraux , les Conseillers Techniques, les
Inspecteurs de Services, les Directeurs, les
sous-Directeurs, les Chefs de services, les
Chefs de Bureau, enfin les agents.
 La subordination hiérarchique s’exerce quant
à elle en sens inverse de l’ordre précédent.
LE RESPECT DE LA
HIERARCHIE (suite)
 Le respect de la hiérarchie doit se
traduire dans les documents
administratifs circulant soit dans le sens
de l’autorité hiérarchique, soit dans
celui de la subordination hiérarchique.
De supérieur à subordonné
 Les exemples de styles utilisés sont les
suivants:
 J’ai l’honneur de vous faire connaître…
 Je vous envoie ci-joint pour étude…
 J’attache du prix à la réalisation rapide….
 Je vous engage à faire preuve de plus de
circonspection à l’avenir…
 Je tiens à vous faire observer que..;
 Je vous prie de bien vouloir me faire tenir
 J’attache de l’intérêt aux résultats de …
De subordonné à supérieur
 Je vous saurais gré de bien vouloir…
 J’ai l’honneur de vous rendre compte…
 Je vous suis très obligé de la
bienveillante attention que voudrez bien
porter à ma requête…
DE LA DIGNITE
 La dignité de l’Administration se
manifeste sa courtoisie , et par la
considération portée à son
interlocuteur.
DE LA DIGNITE (suite)

 La considération qu’elle manifeste à son

interlocuteur conduit l’Administration à
éviter dans ses écrits:
 Des expressions relevant du langage
familier;
 Des tournures grammaticales incorrectes;
 Des gros mots.
DE LA COURTOISIE
 Corollaire de l’objectivité, la courtoise
s’applique entre les services où elle se
manifeste par des nuances
hiérarchiques.
 L’écrit administratif se gardera:
 Des expressions désobligeantes,
 Des appréciations trop sévères et
blessantes pour l’amour- propre de celui
qui en est l’objet.
DE LA COURTOISIE (suite)
 Des refus brutaux;
 Des ordres trop secs ou trop

impératifs sans nécessité

absolue,
DE LA COURTOISIE (fin)
 Votre requête est  Votre requête me
ridicule paraît peu fondée;
 J’émets des réserves  Il ne me sera pas
sur ; possible
 Je rejette d’appliquer…
catégoriquement….  Il ne m’est pas
possible de donner
une suite favorable
à…
SENS DE LA RESPONSABILITE
 Le médecin qui signe un document
administratif engage la responsabilité de
l’Administration. Aussi doit-il endosser la
pleine responsabilité du contenu de ce qui a
été écrit, même s’il n’en est pas le rédacteur.
 La correspondance sera alors écrite à la
première personne du singulier « JE ». Le
pronom personnel « on » est à proscrire
parce que imprécis.
SENS DE LA RESPONSABLITE
 On m’a dit que…  Il me revient que;
 Docteur « X » m’a  Il m’a été signalé
signalé que. que;
 Docteur « Y » m’a  Mon attention a été
parlé d’un dossier appelée sur un
que vous n’avez pas dossier que vous
traité n’auriez pas traité.
DE L’OBJECTIVITE
 L’Administration doit être impartiale,
sans passion ni faiblesse, mais objective
vis-à-vis des usagers qu’elle est appelée
à servir. Aussi, les écrits doivent –t-elles
faire ressortir non l’opinion ou la
personnalité de leurs rédacteurs, mais
des dispositions normatives prises en
conformité avec la législation ou la
réglementation en vigueur.
DE L’OBJECTIVITE(suite)
 Le rédacteur d’un document
administratif évitera des expressions
qui illustrent un caractère arbitraire,
personnel, émotionnel, sentimental
traduisant: l’impatience, la tristesse, le
courroux, la joie, la félicité,l’admiration,
l’espoir, l’ extase…
DE L’OBJECTIVITE(fin)
 Dans l’espoir d’une  Je vous prie
suite agréable, je d’agréer;
vous prie…  Je vous serais obligé
 Je vous serais ( je vous saurais
reconnaissant des gré) des diligences
diligences qu’il vous qu’il conviendrait de
plaira de mettre en bien vouloir mettre
œuvre pour en œuvre pour
l’aboutissement de l’aboutissement…
ce dossier
DE LA PRUDENCE
 L’écrit administratif doit être imprégné de
prudence car:
 Toute faute , toute erreur , toute négligence
ou imprudence engage la responsabilité de
l’Administration.
 Toute décision prise par un agent public
( fonctionnaire,contractuels d’administration,
agents) doit pouvoir être acceptée par celui
qui le remplace, dans l’optique de la
continuité du service public
DE LA PRUDENCE (suite)
 La prudence requiert que les
affirmations ou appréciations soient
nuancées lorsque le rédacteur n’a pas la
preuve de ses déclarations;
 Le recours au conditionnel est alors de
mise.
De la cohérence et la précision
 La cohérence de l’écrit administratif est
remarquable au lien de cause à effet qui doit
pouvoir exister entre les causes d’un problème ,
ses conséquences et la solution retenue.
 Afin d’être compris de tous, le document
administratif doit également être précis quant à
ses conclusions et clair quant à son énoncé .
Aussi doit- il posséder des mentions permettant
de l’identifier et de retrouver ses antécédents .
De la cohérence et la précision
(suite)
 La date doit être écrite de façon
précise: le quantième en chiffre, le mois
en lettres, l’ année en chiffres, sauf
dans les procès-verbaux.
 Les sigles ne seront utilisés que si
l’appellation complète a été utilisée une
première fois dans le document
administratif.
L’homogénéité du style
administratif
 L’homogénéité du style administratif est
la conséquence de l’observation par
tous les auteurs des caractères de la
rédaction administrative.
 Elle permet de faire la différence entre
un document administratif et un faux.
DE LA TYPOLOGIE DES
DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
 Il existe plusieurs types d’écrits
administratifs qu’on peut regrouper en
quatre catégories:
1. La lettre,
2. Les documents de liaison et d’information à
sens unique,
3. Les documents d’injonction et pour rendre
compte,
4. Les actes administratifs .
LA LETTRE
 Deux sortes de lettres sont
généralement rédigées dans
l’Administration:
 La lettre à forme personnelle,
 La lettre entre services.
LA LETTRE (suite et fin)
 La lettre comporte trois parties: Une
introduction , le corps de la lettre et une
conclusion.
 Il doit être respecté à l’occasion de la
rédaction d’une lettre les principes
suivants:
 L’équilibre entre les parties;
 La loi des intérêts croissants.
 LETTRE A FORME
PERSONNELLE
 On parle de lettre à forme personnelle
lorsqu’elle est utilisée :
 Par un agent public qui s’adresse à son
supérieur hiérarchique pour lui exposer un
problème personnel;
 Par un supérieur hiérarchique pour
répondre à un problème personnel de son
subordonné.
LETTRE A FORME
PERSONNELLE (suite)
 Par l’Administration lorsqu’elle s’adresse
à des personnes privées, nationales ou
étrangères .
STRUCTURE DE LA LETTRE A
FORME PERSONNELLE
 Lorsqu’elle émane d’un individu, la lettre à
forme personnelle possède les mentions
suivantes:
 Le lieu et la date,
 La formule d’appel,
 Noms, prénoms, adresse du destinataire,
 L’objet,
 Le corps de la lettre,
 La formule de courtoisie,
 La signature et le nom de l’expéditeur.
STRUCTURE DE LA LETTRE A
FORME PERSONNELLE (suite)
 Ecrite pour le compte d’un service administratif, les
mentions de la lettre en forme personnelle sont :
 L’appellation de l’Etat et la devise,
 Le timbre du service,
 Le Numéro d’enregistrement
 Le lieu et la date,
 La formule d’appel,
 La formule de courtoisie,
 L’objet,
 La réclame ou suscription,
 Le corps de la lettre,
 L’Attache (qualité du signataire), signature, nom , corps
 Les ampliations (éventuellement).
LETTRE ENTRE SERVICES
 La lettre entre services possède les mentions
suivantes:
 L’appellation de l’Etat et la devise,
 Le timbre du service,
 Le Numéro d’enregistrement
 Le lieu et la date,
 La réclame ou suscription
 L’objet,
 Les références s’il y a lieu,
 Les pièces jointes s’il y a lieu,
 Le corps de la lettre,
 L’Attache (qualité du signataire), signature, nom et corps .
 Les ampliations;
DIFFERENTES LETTRES
 Lettre de transmission à une personne
extérieure à l’Administration;
 Lettre d’accusé de réception;
 Lettre circulaire ;
 Lettre de présentation; elle sert à commenter
ou à présenter un dossier volumineux ou
complexe au supérieur hiérarchique;
 Lettre de rappel.
DOCUMENTS DE LIAISON ET
D’INFORMATION
 Les documents de liaison sont:
 Le bordereau d’envoi utilisé pour la
transmission des documents au sein de
l’Administration. Lorsque la transmission
s’opère à l’intérieur d’un département
administratif, le bordereau prend le nom de
SOIT- TRANSMIS, et sert à acheminer les
documents à la subordination hiérarchique.
DOCUMENTS DE LIAISON ET
D’INFORMATION
 Les documents de liaison sont:
 Le bordereau d’envoi utilisé pour la
transmission des documents au sein de
l’Administration. Lorsque la transmission
s’opère à l’intérieur d’un département
administratif, le bordereau prend le nom de
SOIT- TRANSMIS, et sert à acheminer les
documents à la subordination hiérarchique.
DOCUMENTS DE LIAISON ET
D’INFORMATION (suite)
 Le message- Fax et le message- porté
doivent être écrits en style
télégraphique avec indication du degré
de priorité: Normal, Urgent, extrême
urgent, Priorité, Priorité absolue,Priorité
sans délai.
 Le courriel électronique.
DOCUMENTS DE LIAISON ET
D’INFORMATION (suite)
 Les documents d‘information à sens unique
sont:
 La note ( note d’information,note d’instruction,
note de service);
 La convocation;
 L’avis, le communiqué (le communiqué peut être
publié dans la presse, affiché, lu à la radio, à la
télévision alors que l’avis n’est destiné qu’à
l’affichage pour un public restreint);
 L’attestation , le certificat.
DOCUMENTS D’INJONCTION
ET POUR RENDRE COMPTE
 Cinq types de documents sont généralement
utilisés dans l’Administration pour intimer
l’ordre à un subordonné:
 L’ordre (ordre de mission, ordre de service)
 La directive;
 La note de service;
 L’instruction
 La circulaire.
DOCUMENTS D’INJONCTION ET
POUR RENDRE COMPTE (suite)
 Quatre types de documents permettent de
rendre compte d’un événement ou d’une
activité:
 Le compte-rendu;
 Le rapport;
 Le procès-verbal (sert à relater solennellement ce
qu’on a vu, fait ou entendu dans l’exercice de sa
fonction)
 Le mémoire( étude profonde sur une question
importante; il présente un caractère plus
intellectuel, plus scientifique et moins empirique
que le rapport d’étude dont le style est cursif);
DES ACTES ADMINISTRATIFS
 Plus simplement, un acte administratif
est la trace écrite de la manifestation de
la volonté de l’Administration publique,
laquelle crée ou modifie une situation
juridique;
 Il en existe de deux types, les actes
administratifs unilatéraux et bilatéraux.
 DES ACTES ADMINISTRATIFS
UNILATERAUX
 Ces actes se subdivisent en actes
réglementaires et en actes législatifs.
 La hiérarchie des normes impose la
conformité de la norme inférieure à la norme
supérieure. Le respect de cette hiérarchie
conduit à la règle du parallélisme des formes
et à la théorie de l’acte contraire selon
laquelle un acte ne peut être défait que par
une acte de même niveau.
DES ACTES REGLEMENTAIRES
 Les actes réglementaires sont:
 La décision,
 L’arrêté (individuel ou réglementaire);
 Le Décret
DES ACTES LEGISLATIFS
 L’on peut citer: l’ordonnance et la loi.
 On distingue plusieurs sortes de loi:
 la loi constitutionnelle qui crée ou modifie la constitution,
 La loi organique, qui organise le fonctionnement des
institutions sur les bases posées par la constitution,
 La loi ordinaire qui est prise pour organiser les domaines de
la vie nationale.
 L’ordonnance est un acte législatif pris par un chef
d’Etat:
 Lorsque la constitution le prévoit.
 Lorsque la constitution est suspendue et le Parlement
dissous.
DES ACTES ADMINISTRATIFS
BILATERAUX
 Il s’agit des contrats entre l’Administration et
les personnes relevant du secteur privé.
 On peut citer:
 Les contrats conclus avec les « contractuels
d’administrations »,
 Le Bon de commande administratif;
 La lettre-commande;
 La marché.
 FIN

JE VOUS REMERCIE DE VOTRE

BIEN AIMABLE ATTENTION.