PLAN

INTRODUCTION

I-

GENERALITES SUR LA GESTION ADMINISTRATIVE DU

PERSONNEL
A- Historique
B- Dfinition et Importance

II-

CONTENU DE LA GESTION ADMINISTRATIVE DU

PERSONNEL
A- Les lois et rglements applicables
B- La dfinition et la maintenance des diffrents fichiers
alimentant les bases de donnes ressources humaines

III-

CAS PRATIQUE

CONCLUSION

INTRODUCTION
La Gestion des Ressources Humaines (GRH) dans son
volution a connu quatre(4) diffrentes tapes. La premire
tape est celle de ladministration du personnel. Cette
fonction a t mise en place, suite aux nouvelles lois et
dispositions visant la protection des employs, afin de
permettre aux entreprises datteindre efficacement leurs
objectifs tout en respectant lesdites dispositions. Ainsi, la
fonction sest vue attribue comme mission lapplication
formelle du dispositif statutaire relatif tout salari de
lentreprise, laquelle est assure par la gestion administrative
du personnel. Il sagit dune mission essentielle de la fonction
supposant des comptences prcises dans le domaine
lgislatif.
Dans le cadre de notre tude nous essayerons dabord de
faire une gnralit sur la gestion administrative du
personnel, ensuite nous parlerons de son contenu, pour enfin
nous appesantir sur un cas pratique.

I-

GENERALITES

A- HISTORIQUE
Historiquement, la gestion des hommes au cours du
19me sicle se rationalise. Dune force de travail dissmine
et pluriactive, le passage se ralise vers une main duvre qui
se sdentarise dans les villes et nexerce plus quune seule
activit. A ceci sajoute le dveloppement des premires
grandes entreprises, illustr par les compagnies de chemin de
fer (138000 employs en 1869). La masse de travailleurs
grer rend ncessaire une rationalisation des pratiques de
gestion du personnel.
La Fin du 19me sicle jusquen 1945 connat une
vritable mergence de la fonction, l encore les grands
groupes, notamment automobile (Renault), jouent un rle
significatif. Deffectifs importants, la rationalisation de la
production (avant les travaux de Taylor cette poque) est sous
linfluence des ingnieurs et voit lapparition des premiers
lments qui structurent la vie salariale.
Le 27 dcembre 1890 nat le contrat de travail.
Le 24 mai 1864 voit poindre le droit de grve.
En 1910 apparat le code du travail.
En 1919 le rgime des conventions collectives voit
le jour.
A cette poque, les patrons dveloppent une politique
sociale sous forme de paternalisme (ex : Schneider au Creusot).
Les premires activits du service du personnel sont :
-

le recrutement ;
laffectation des personnes dans les ateliers.

Ensuite, interviennent la centralisation de la fonction et la

recherche dharmonisation :

centralisation du recrutement ;
harmonisation des procdures de notations, de
systmes de paie ;
prise en compte des syndicats et des facteurs
humains (moins de brutalit dans la gestion des
hommes).

Pendant les trente glorieuses :

Le contexte est propice la prennisation des pratiques de
gestion du personnel sous limpulsion du fordisme, de la
standardisation et de luniformisation des emplois ainsi que du
prestige de lorganisation bureaucratique. A cette poque, se
dveloppe aussi le courant des relations humaines qui met
laccent sur le facteur humain. Prise de conscience que la
motivation et la performance sont lies aux conditions de
travail et la qualit des relations humaines dans lentreprise.
Selon Weiss et Al (1999), la fonction personnel se caractrise
notamment par :
- une centralisation : homognisation des statuts,
structuration de leur mode de gestion, ngociation
avec les syndicats,
une rationalisation quasi-taylorisation de la
fonction avec des techniques bien dfinies et
ordonnes,
une professionnalisation de la fonction et
recherche de cohrence avec la stratgie de
lentreprise.
Depuis les annes 1970 :
De faon schmatique, lvolution de la fonction R.H. se traduit
par le glissement de la fonction personnel qui sapparente une
approche administrative des RH, vers la G.R.H. et le
management des R.H.
B- Dfinition et importance
La gestion administrative du personnel peut tre
dfinie comme lapplication des textes et des normes
2

rgissant la vie professionnelle des employs aux

diffrentes tapes de leur carrire.
Dans le quotidien, elle se matrialise par le respect de
procdures juridiques applicables aux travailleurs et par des
actes de gestion courante consigns dans des fiches de gestion.
Limportance de la gestion administrative du personnel est
manifeste tant pour le travailleur que pour lemployeur : elle
vise permettre lemployeur datteindre ses objectifs par le
respect des textes de droit rgissant les relations de travail et
cre pour le travailleur les conditions de productivit et de
satisfaction au travail. Elle donne vie au contrat qui existe entre
lemployeur et le travailleur.
Cependant, la gestion administrative du personnel, tel que
nous lavons prsent dans lhistorique, est une approche
dpasse qui sest fait surclasse par la Gestion des Ressources
Humaines. Ainsi, nous pouvons numrer les diffrences
suivantes :
Gestion
de
la
main
duvre
Conception de la
main duvre
Mode daction
Statut de la main
duvre
Statut
du
responsable de la
fonction
II-

Administration du GRH
personnel
Personnel
substituable
Raction
Variable
dajustement
Chef du personnel

Actif spcifique
Anticipation
Variable stratgique
DRH ou membre de
la direction

CONTENU DE LA GESTION ADMINISTRATIVE DU

PERSONNEL

La gestion administrative du personnel (GAP) se

caractrise essentiellement par lapplication des dispositions
lgales et rglementaires la gestion des salaris de
lorganisation. Autrement dit, Le contenu de la gestion
administrative comprend la connaissance des textes
rgissant la relation employeur/employ et se traduit par
lobservation de procdures juridiques et dactes de gestion
courante appels aussi fiches de gestion.
La question qui se pose alors, est de dterminer quels sont
les lois et rglements observer. Aussi, la GAP implique la
2

tenue rgulire de certains documents indispensables au

fonctionnement normal de lorganisation.
A- Les lois et rglements applicables
Il sagit essentiellement de ceux applicables au contrat de
travail et aux conventions collectives. Quant aux rglements, ils
portent sur le rglement intrieur de lorganisation.
Le contrat de travail est un accord de volont entre une
personne physique (employ) qui sengage mettre son
activit professionnelle sous la direction et lautorit dune
autre personne physique ou morale (employeur) moyennant
rmunration. Cette dfinition fait ressortir les trois lments
constitutifs du contrat de travail :
- La prestation dun travail
- La rmunration et
- Le lien de subordination juridique
On distingue le contrat de travail dure dtermine
(CDD) et le contrat de travail dure indtermine (CDI).
En excution du contrat de travail pass avec chaque
salari, le responsable de la gestion administrative du
personnel au sein de lorganisation doit assurer certaines
fonctions. Il sagit notamment de :
- La gestion des oprations de paie
Composition du salaire : SALAIRE DE BASE + accessoires
(primes, indemnits, etc.) ;
Montant : respect du SMIG = 31625 FCFA ;
Lieu : lieu du travail ;
Priodicit : quinzaine ou mensuelle ;
DELAI : au plus tard 2 jours aprs semaine / 4 jours
aprs quinzaine / 8 jours aprs mois ;
PREUVE DU PAIEMENT : bulletin et registre des
paiements ;
Le contenu du bulletin de paie est le suivant :
Identit des parties (Employeur : nom, adresse
ou timbre / Travailleur : nom, prnom, n
dordre)
Emploi et classification
Salaires en espces
Primes et indemnits
Heures supplmentaires
2

 Retenues
Total rmunration nette
Primes et indemnits reprsentant des frais
Montant des cotisations patronales
- La gestion des conditions demploi
Les employs du secteur priv sont soumis aux dispositions du
code de travail alors que ceux du secteur public sont rgis par
le statut gnral des agents permanents de lEtat.
Cette gestion doit permettre de dissocier les diffrentes
catgories de personnel au sein de lorganisation ainsi que les
diffrents postes occups par les salaris.
- Lexercice des droits et des obligations lgales,
conventionnelles et contractuelles
Cette fonction porte sur :
Le respect de la dure du travail :
Principe : 40h/semaine, 8h/jour ;
DEROGATIONS : domaine agricole, travail de nuit, post,
enfant, femme, etc. ;
DEPASSEMENT: heures supplmentaires ;
Repos hebdomadaire : 24 h.
Le respect des rgles dhygine et de scurit :
Obligation de prsenter les travailleurs aux visites
mdicales priodiques ;
Obligations dinformer linspecteur du travail de tout
accident ou maladie, et de tout matriel, substances
risque ;
Service de scurit au sein dune entreprise industrielle
si le nombre des travailleurs = 50 ou > 50 ;
Service social si le nombre des travailleurs > 200 ;
Obligations dlaborer des programmes et rapports :
cahier de scurit, programme damlioration des
conditions de vie.
- Le fonctionnement des instances de reprsentation
du personnel
Le dlgu du personnel a un mandat de deux (2) ans et
sa mission est de :
Prsenter aux employeurs toutes les rclamations
individuelles ou collectives ;
Saisir linspecteur de travail pour lapplication des
prescriptions lgales ;
2

 Veiller lapplication des rgles dhygine, de scurit des

travailleurs et de la scurit sociale ;
Communiquer lemployeur toutes suggestions.
Le dlgu syndical a un mandat de deux ans et sa mission
est de dfendre les intrts des membres.
La fonction de dlgu syndical ne doit pas reprsenter
une entrave lamlioration de sa rmunration et son
avancement ; il ne peut tre mut contre son gr sauf
apprciation de linspecteur de travail.
Les horaires de travail des reprsentants des travailleurs,
correspondent aux horaires normaux de ltablissement. Leur
licenciement est soumis la dcision de linspecteur du travail
qui a 3 mois pour rpondre ; sil ne rpond pas, lautorisation
est rpute accorde ; sil refuse, le dlgu est rintgr avec
paiement des salaires affrents la priode de suspension.

B- La dfinition et la maintenance des diffrents fichiers

alimentant les bases de donnes ressources humaines
Ladministration du personnel ncessite lutilisation courante
de certains documents que la GAP doit laborer, archiver et
conserver. On peut citer :
Les documents la source du contrat
Ce sont tous les actes qui fondent la relation de travail entre le
salari et lemployeur :
Le contrat de travail,
Fiches descriptives du poste ;
les
documents
conus
lors
de
lembauche
:
immatriculations auprs des diffrents organismes sociaux
CNSS, bourse du travail, Prvoyance, etc.
les documents fournis pour lembauche : CV, lettre de
motivation, certificat de travail,

 Eventuellement et selon les besoins du poste : extrait de

casier judiciaire, photocopie du permis de conduire, des
brevets, certificats attestant ou validant des comptences,
etc.
Les documents issus de lexcution du contrat
Les documents qui dcoulent de lexcution du travail :
Relev des heures et des absences, feuilles de prsence,
Etat des congs,
Fiches de travail,
Suivi mdecine du travail,
Fiches dvaluation,
Bulletins de salaire et tous les documents annexes,
Les documents ayant trait aux arrts maladie et accidents
du travail,
Documents concernant la participation et lintressement,
Etc.
Les documents ventuels
disciplinaire
Sanctions,
Convocation des entretiens,
Courrier de licenciement,
Etc.

ayant

trait

au

dossier

Les documents issus de la fin du contrat

Certificat de travail,
Attestation ple emploi,
Reu pour solde de tout compte,
Dossier de retraite,
Etc.
III-

CAS PRATIQUE

Ce cas porte sur une entreprise burkinab de fourniture de

services informatiques qui a rencontr en 2005 certaines
difficults lies sa gestion du personnel. Les diffrentes
tapes de la dmarche utilise et les rsultats obtenus sont
prsents ci-dessous.

 objectif : Grer la multiplicit des statuts administratifs

(salaris, contractuels et vacataires)
Brve description du problme rsoudre
Insuffisance des moyens financiers ;
Insuffisance de personnel permanent ;
Recherche de personnel contractuel et vacataire dans le
but de renforcer/ mener les activits sur le terrain.
Solutions envisages
Elaborer des contrats de travail pour les salaris et
contractuels ;
Elaborer un document dcrivant les diffrents postes au
sein de lassociation.
Mthodologie
Mise en place dun comit de rflexion ;
Elaboration dun document dcrivant les postes ;
Elaboration de fiche individuelle de planification ;
Elaboration des outils de collecte de donnes ;
Rencontres mensuelles de suivi des activits.
Rsultats obtenus
Documents disponibles ;
Description des postes labore ;
Contrats de travail des salaris finaliss ;
Contrat de collaboration des vacataires disponibles ;
Contrat dengagement des volontaires disponibles ;
Cahier de prsence larrive et au dpart disponible ;
Fichier du personnel disponible.
Leons tires de lexprience
Meilleure organisation ;
Meilleur suivi ;
Crdibilit de la structure
CONCLUSION
Au vu de ce qui prcde, nous pouvons retenir que la
gestion administrative du personnel concerne essentiellement
lapplication formelle des lois et rglements relatifs la gestion
et au suivi du personnel dune organisation. Elle est dune
importance capitale non seulement dans le fonctionnement
quotidien de lentreprise car elle contribue latteinte des
objectifs mais aussi pour les travailleurs parce quelle favorise
la mise en place des conditions de productivit et de
2

satisfaction au travail. Aussi, la GAP ncessite la tenue rgulire

de certains documents indispensables ladministration de
lorganisation et du personnel en particulier. Cependant, malgr
lvolution permanente de la gestion des ressources humaines,
la gestion administrative du personnel reste un processus
dactualit qui garde toute son importance et sa place dans le
management oprationnel des entreprises.

BIBLIOGRAPHIE :
- Paie et administration du personnel Jean-Pierre Taeb
Collection: Fonctions de l'entreprise, Dunod 2009 - 3me dition
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