Cours de comptabilité des stés

d’assurance

CHAPITRE I : Généralités sur la

Générale des Assurances

I.1- Définition d'une compagnie d'assurances

Le concept d'une compagnie d'assurances trouve sa réalité dans son

historique et la notion qu'elle renferme. Il serait alors plus intéressant
d'évoquer rapidement cet historique pour mieux cerner son contour.

I.1.1- Historique

L'origine du contrat d'assurances remonte aux temps anciens probablement

avant même l'avènement de Jésus-Christ. D'origine romaine, le premier
type de contrat connu était une assurance au dernier survivant. De façon
plus explicite, il s'agissait d'un contrat moral permettant d'aider
financièrement la dernière personne survivante d'un groupe.

Ainsi, un groupe de personnes se connaissant mettaient de côté à des

dates convenues une valeur. La dernière personne survivante du groupe
bénéficiait de l'ensemble de ces valeurs mises de coté. Ce genre de contrat
subsiste de nos jours mais sous une autre forme et porte le nom de
Tontine.

Ensuite survint l'époque où les financiers garantissaient les marchandises

transportées d'un port à l'autre. Quant à la première compagnie
d'assurance décès (ou vie), elle semble italienne et date des années 1500.
L'assurance incendie intervint plus tard. Elle remonte à l'incendie de
Londres en 1666 où plus de treize mille (13000) bâtiments sont détruits.
L'année suivante naquit la première compagnie d'assurance sur l'incendie.
Cependant, il faut attendre le 19e siècle pour assister à l'éclosion réelle des
compagnies d'assurances. Dans ce registre et sous l'impulsion des
nouvelles technologies, on cite au 20e siècle les contrats d'assurances
automobiles, avion et de protection sociale.
 I.1.2- DESCRIPTION DES DIFFERENTES COMPOSANTES

Abordant la notion de la compagnie d'assurance, on définit en premier lieu

l'assurance comme l'activité qui consiste, en échange de la perception
d'une cotisation ou prime, à fournir une prestation prédéfinie, généralement
financière, à un individu, une association ou une entreprise lors de la
survenance d'un risque. Cette couverture du risque est souscrite auprès
d'une société qui peut en faire son activité exclusive ou une activité
complémentaire. Dans cette dernière option on parle de banque et la
première alternative est désignée sous le vocable de compagnies
d'assurances. Diverses professions propres sont liées à cette activité. Ce
sont :

> L'Agent Général d'Assurances

Il est le représentant ou mandataire d'une compagnie d'assurance qui place

ses contrats auprès de la clientèle. À ce titre il engage la responsabilité de
la compagnie au regard des articles 1382 à 1384 du Code civil (droit
commun de la responsabilité). Il exerce une profession libérale. En amont
de l'assurance, ils analysent les risques de leurs clients, puis les conseillent
sur les opportunités d'assurance, placent les risques auprès de leurs
compagnies d'assurance, suivent quotidiennement la gestion des contrats
et assistent leurs clients, de l'ouverture jusqu'à l'indemnisation en cas de
sinistre. Ils sont aussi appelés « Assureurs conseils », mandatés par leurs
clients pour les représenter face aux compagnies. C'est pourquoi ils sont
responsables de leurs résultats auprès de leurs clients. Les Agents
Généraux d'assurance jouissent d'un statut particulier d'intermédiaire
auprès de leur compagnie mandante. Ils sont libéraux et chefs
d'entreprises. Ce statut régit leurs relations avec les sociétés d'assurance. Il
faut noter que la plupart du temps un Agent Général d'Assurance pratique
aussi le courtage auprès d'autres compagnies et selon un pourcentage
déterminé ;

> Le courtier en assurances

Il possède le statut de commerçant et représente le client vis-à-vis des

compagnies avec lesquelles il travaille. Il est chargé par les assurés de leur
trouver les contrats les mieux adaptés et/ou au meilleur coût auprès des
compagnies d'assurances. Un assuré a donc le choix de passer
directement par un agent ou indirectement par le biais d'un courtier. Ce
sont des commerçants inscrits au registre du commerce. La réglementation
les oblige à souscrire une garantie financière pour couvrir les fonds qui leur
sont confiés. Ils doivent aussi être obligatoirement assurés en
responsabilité civile professionnelle.
> L'expert en sinistres

Il établit la réalité des dommages et les responsabilités, chiffre leur valeur et

détermine les montants d'indemnisation à verser. Certaines compagnies
disposent de leurs propres experts.

> Les juristes

Ils ont en charge le suivi des contentieux et la veille juridique (évolution de

la réglementation, jurisprudence). Ils actualisent aussi les documents
contractuels (conditions générales, conditions particulières) ;

> L'employé d'assurance

Il assure le contact de la clientèle et les opérations commerciales (front

office). Il occupe alors le poste de conseiller clientèle. Si l'employé
d'assurance est en charge uniquement du traitement administratif (back
office), il occupe un poste de gestionnaire rédacteur. L'employé
d'assurance est souvent polyvalent et réalise différents types d'opérations à
savoir : rédacteurs de contrats et rédacteurs sinistres.

Tout cet arsenal humain et d'autres personnalités conjuguent les efforts

pour assurer la bonne marche d'une compagnie d'assurance dans des
structures organisées ou organes de décision qu'il convient maintenant de
décrire.

DEUXIEME PARTIE :

ORGANISATION COMPTABLE DES

ASSURANCES.
L'exercice de la fonction comptable a toujours passionné les êtres humains
car elle offre l'opportunité de manipuler les écritures et l'argent. Mais au
contact des réalités et des responsabilités qu'elle implique très peu de
personnes s'aventurent sur cette voie.

De ce fait, la fonction comptable est restée "un sanctuaire d'ORO1",

inaccessible aux non-initiés. Elle devient complexe avec le service de
l'assurance où il est question de réduire l'incertitude.

.
C'est pourquoi nous parlerons de la comptabilité d’assurance notamment
les principes généraux et spécifiques ce qui nous permettra d'examiner
dans le second chapitre la comptabilisation des opérations avec quelques
problèmes et solutions d'approche.

CHAPITRE III : Approche des

notions comptables en assurance
> Quelle compréhension fait-on de la notion comptable en matière
d'assurances ?

> Comment sont organisées les opérations comptables dans une

compagnie d'assurances ?

III.1- Essai de définitions : principes généraux et

Spécificités

Notre approche de définition se rapproche davantage de la pratique

comptable en entreprise. Une définition académique risque de cerner des
aspects théoriques et parcellaires. C'est pourquoi nous envisageons le
concept dans ses principes généraux et ses particularités.

III.11- Définitions et principes généraux de la comptabilité

générale

Il est généralement admis que la comptabilité se définit comme le

recensement et la mesure économique de l'activité et du patrimoine d'une
entité économique. Celle-ci peut se rapporter à une entreprise, une
collectivité, une association, l'Etat ou l'administration publique. Ledit
recensement est fait chronologiquement par inscription dans des
documents dits «comptables ». La tenue d'une comptabilité résulte le plus
souvent d'obligations juridiques, sociales ou fiscales. En somme, l'opération
comptable constitue un outil d'informations financières aussi bien pour
l'entité considérée que pour les besoins de l'extérieur.

S'agissant des Assurances, le traitement des pièces comptables s'opère

par périodes :
> Quotidiennement : l'enregistrement des opérations que réalise
l'entreprise se fait dans des comptes dont le support est un document
appelé « Journal » ;

> Mensuellement : les différents enregistrements faits dans le journal sont

récapitulés dans deux documents : « le grand livre et la balance » ;

> Annuellement : la situation financière de l'entreprise doit être résumée

dans les documents de synthèse : le bilan, le compte de résultat, le Compte
d'Exploitation Général, le Compte Général des Pertes et Profits et l'état
annexé.

Notons que le TAFIRE n'intervient pas dans les entreprises d'assurances,

mais seulement dans les entreprises commerciales. Quant à l'élaboration
de la comptabilité, elle couvre une période de douze (12) mois. Cette
périodicité est appelée « exercice comptable ».

La comptabilité se définit également comme « une technique quantitative

de collecte, de traitement et d'interprétation de l'information appliquée aux
faits matériels, juridiques et économiques ». En définitive, elle doit être
sincère et fiable à travers la tenue des comptes réguliers. Elle doit être
aussi la source d'informations véritables à destination des tiers.

Plus simplement on peut dire que la comptabilité apparaît comme un

instrument tenu de bonne foi respectant les lois et règlements en vigueur.

Elaborer la comptabilité d'une entreprise, c'est alors réaliser cet outil

précieux qui présente des éléments et des traits caractéristiques bien
définis. Ces éléments sont les principes comptables édictés par le plan
comptable « SYSCOA ». Ils sont au nombre de huit (08), tous mentionnés
dans le règlement. Ils répondent aussi aux normes internationalement
reconnues.

Quant au neuvième principe, dit de la prééminence de la réalité sur

l'apparence, d'essence anglo-saxonne, il ne se situe pas dans cette
catégorie. Ses principales applications ont été cependant retenues sous
une forme plus simplifiée. En effet, l'application intégrale de ce principe est
délicate et peut être source de distorsions d'une entreprise à l'autre.

> Le principe de prudence :

La prudence s'illustre plus facilement qu'elle ne se définit. Elle a pour but

d'éviter de transférer sur des exercices ultérieurs des risques nés dans
l'exercice et susceptibles de provoquer des pertes futures. La règle de
prudence est destinée à protéger les utilisateurs externes des états
financiers et les dirigeants contre les illusions qui pourraient résulter d'une
image non prudente ou trop flatteuse de l'entreprise. La règle de prudence
crée une dissymétrie entre les probabilités de pertes et celles des gains,
car elle conduit à enregistrer systématiquement les premières et à omettre
tout aussi systématiquement les secondes : toute perte probable doit entrer
dans les charges de l'exercice, alors que les gains ne sont notés en
produits que lorsqu'ils sont réalisés;

> Le principe de performance des méthodes :

Les informations financières et comptables présentées par une entreprise

deviennent davantage significatives si elles peuvent être comparées d'une
part à d'autres entreprises et d'autre part à celles concernant la même
entreprise mais obtenues à une autre période. Les comparaisons ne sont
fructueuses, que si les deux conditions suivantes sont remplies :

v' les méthodes employées par les différentes entreprises sont similaires ;
cette similitude « dans l'espace » constitue un des objectifs des efforts de
normalisation comptable ;

v' les méthodes employées par une même entreprise sont identiques d'une
année à l'autre ; le principe de permanence des méthodes vise à assurer
cette identité « dans le temps ».

> Le principe de la transparence :

La mise en oeuvre de ce principe permet à l'entreprise de donner une

présentation claire et loyale de l'information. L'application traditionnelle de
ce principe est la non compensation entre les créances et les dettes, entre
les charges et les produits. Certains appellent ce principe le principe de non
compensation.

> Le principe des coûts historiques :

Plus qu'un principe comptable, il s'agit d'une convention. Il permet

d'enregistrer les biens à leur date d'entrée dans le patrimoine à leur cout
d'acquisition exprimé en unité monétaire légale du pays. Cependant des
dérogations existent et sont prévues par les articles 62 à 65 qui traitent de
la réévaluation libre ou légale.

> Le principe d'intangibilité du bilan d'ouverture :

Selon ce principe, le bilan d'ouverture d'un exercice donné doit

correspondre au bilan de clôture de l'exercice précédant. Ce principe,
classique mais d'application délicate, a pour principale conséquence que
l'on ne peut imputer directement sur les capitaux propres (à l'ouverture de
l'exercice, donc à la clôture de l'exercice précédent) :

v' ni les incidences (gain ou pertes) des changements de méthode

comptable ;

v' ni les produits et les charges relatifs à des exercices précédents qui
auraient été omis.

Ces corrections doivent transiter par le compte de résultat du nouvel

exercice. L'application de ce principe n'est pas tout à fait homogène au plan
international.

> Le principe de spécialisation des exercices :

Les opérations d'une entreprise se succèdent selon un rythme qui est

fonction de la nature de son activité et de son cycle d'exploitation. Pour
déterminer l'exactitude du résultat, il faudrait normalement attendre sa
liquidation ; à cette date il serait obtenu en faisant la différence entre :

v' d'une part, le produit de celle-ci

v' d'autre part, le montant total des apports effectués durant la vie de
l'entreprise

par son propriétaire ou ses associés, déduction faite des distributions de

bénéfices réalisées

> Le principe de continuité de l'exploitation :

Selon ce principe, d'une manière générale, il convient à la clôture des

comptes annuels de l'entreprise et lors de la présentation de ses états
financiers, de considérer qu'elle continuera à l'avenir à fonctionner dans les
conditions existantes à cette date, c'est-à-dire qu'elle n'a ni l'intention, ni
l'obligation de se mettre en liquidation ou de réduire sensiblement ses
activités.

L'une des principales applications du principe de la continuité de

l'exploitation réside dans la définition du plan d'amortissement des
immobilisations. Celui-ci doit en effet être bâti, à priori, non en fonction de la
durée de vie économique du bien, mais en fonction de sa durée
d'utilisation.

Cette dernière peut être notablement inférieure à la durée de vie, ce qui

entraîne l'existence d'une valeur résiduelle prévisionnelle. Les
amortissements doivent alors couvrir le montant amortissable, c'est-à-dire
la différence entre la valeur d'entrée et la valeur résiduelle ;

> Le principe de l'importance significative :

Sont significatifs tous les éléments susceptibles d'influencer le jugement

que les destinataires des états financiers peuvent porter sur le patrimoine,
la situation financière et le résultat de l'entreprise. Cette définition de
l'importance significative par ses conséquences sur le jugement des
utilisateurs montre le caractère relatif du critère (en fonction de la taille de
l'entreprise notamment) et la difficulté de son application, puisqu'elle place
en responsabilité les comptables, les dirigeants et les auditeurs, qui ont à
prendre la décision de retenir ou non l'élément en fonction de son
importance significative présumée, donc de son influence sur le jugement
porté par telle ou telle catégorie de lecteurs des états financiers annuels.
Les conséquences de ce principe sont considérables et vont, dans le cas
de l'allégement ou d'un alourdissement de l'information comptable.

> Le principe de prééminence de la réalité sur l'apparence :

Ce principe d'origine anglo-saxonne n'est ni dans la ligne, ni dans la

tradition culturelle et juridique des pays de l'UEMOA. Il convient à donner,
dans les états financiers, la priorité à la réalité économique sur la forme et
l'apparence juridique. Son application conduit, par exemple, à inscrire à
l'actif des bilans des utilisateurs la valeur des biens pris en crédit bail
comme s'ils en étaient des propriétaires, en dépit de l'apparence juridique.
L'utilisation de ce principe est logique et intéressante au plan économiques
et financier, surtout si on la combine avec celle du principe d'importance
significative (la prééminence ne « valant la peine » d'être mise en oeuvre
que si l'élément présente une importance significative...). Son application
est cependant difficile et ne se prête guère à une normalisation comptable
générale, notamment parce qu'il contraint les responsables des comptes à
une analyse et à une interprétation des contrats de location et de leurs
conséquences. En conséquence il n'a pas été retenu en tant que tel dans le
SYSCOA ; toutefois cinq de ces applications l'ont été, qui couvrent en fait la
majorité des cas observés.

III.1.2- Particularités du plan comptable et des états financiers

Quant aux traits caractéristiques de la comptabilité des entreprises

d'assurances, nous retenons les points ci-après :

> Le plan comptable des entreprises d'assurances est régi par le code
CIMA contrairement aux entreprises commerciales régies par l'OHADA ;
> Le code CIMA prévoit la classe zéro (0) qui regroupe tous les
engagements (comptes spéciaux) jouant en quelque sorte le même rôle
que la classe neuf(09) utilisée en comptabilité analytique de gestion
conformément au plan OHADA ;

> La loi fait obligation à toute compagnie d'assurance de tenir des comptes

de provisions techniques. Ces dernières constituent l'un des aspects le
plus spécifique et le plus délicat de la comptabilité des entreprises
d'assurance. Dans le plan comptable des entreprises d'assurances, la
classe trois (3) est prévue pour le traitement comptable des prévisions
techniques c'est-à-dire les prévisions destinées aux règlements intégraux
des engagements pris envers les assurés et bénéficiaires de contrats
d'assurances.

> La tenue des comptes de la classe 0 se fait en partie double comme

ceux de la comptabilité générale. C'est pourquoi il a été jugé utile d'utiliser,
à l'intérieur de chaque compte principal le compte divisionnaire dont le
numéro se termine par 9 comme contrepartie de tous les autres comptes
divisionnaires et sous comptes. Par exemple 009 est la contrepartie des
comptes 000 et 001.

> Le code CIMA en son article 430 stipule que : « les classes du cadre
comptable sont numérotées de 1 à 8 et O ». Chaque classe comporte
des comptes principaux (dont les deuxièmes chiffres sont numérotés de 0 à
9). Ceux-ci sont eux même subdivisés en comptes divisionnaires (3
chiffres) qui à leur tour sont ventilés en sous-comptes (4 chiffres dont le
dernier est également numéroté de 0 à 9). Les chiffres qui codifient les
comptes se lisent toujours à partir de la gauche.

Les classes du cadre comptable sont aménagées de manière à séparer : v'

Les comptes du bilan (classe 1 à 5) ;

v' les comptes de gestion (classe 6 à 7) ;

v' les comptes de résultat (classe 8)

v' les comptes spéciaux (classe 0)

A cet effet, les comptes se présentent comme suit :

1. Comptes de capitaux permanent ;

2. Comptes de valeurs immobilisées ;

3. Comptes de provisions techniques ;

4. Comptes de tiers ;

5. Comptes financiers ;

6. Comptes de charge par nature ;

7. Comptes de produits par nature ;

8. Comptes de résultat ;

0. Comptes spécifiques

Ce plan comptable (plan interne) est imposé à toute entreprise d'assurance

selon le code CIMA. Par ailleurs, il ressort de l'ensemble des définitions
affichées que la finalité de la comptabilité générale des entreprises
concourt à produire:

> Un bilan

A une date donnée il retrace l'état du patrimoine de l'entreprise, sa capacité

à faire face à ses engagements et le résultat de l'exercice ;

> Un compte de résultat

Il est le résumé de l'activité de l'entreprise pendant douze (12) mois,

permettant d'expliquer la formation du résultat de l'exercice en récapitulant
les revenus (produits), source d'enrichissement et les coûts (charges),
source d'appauvrissement et donnant également la possibilité aux tiers
d'apprécier la rentabilité de l'entreprise ;

> L'état annexé

Il est composé d'une suite de tableaux, dont l'objectif est d'expliquer le

contenu du bilan et du compte de résultat. Par contre, les états financiers
produits par les compagnies d'assurances sont différents. On parle plutôt
du :

> Bilan (compte 89) :

Il présente une image fidèle de l'entreprise à une date précise. Il représente

la situation patrimoniale à une date donnée ou encore, l'origine des moyens
de financement de l'entreprise (passif) et leur utilisation (actif) ; il se
présente de la même façon que celui des entreprises commerciales c'est-à-
dire sous la forme d'un tableau divisé en deux parties (actifs /passifs)
subdivisées en rubriques. (cf. présentation du bilan en annexes) ;
> Compte général d'exploitation (compte 8) :

Le CGE décrit pour une période donnée (exercice) l'exploitation de

l'entreprise. Il indique d'une part les ressources produites ou les revenus
dégagés par l'exploitation de l'entreprise et d'autre part les charges
occasionnées par cette exploitation. Enfin, il dégage le résultat
d'exploitation (débiteur ou créditeur) pour comparaison entre deux
éléments. (cf présentation du CGE en annexes) ;

> Compte général de pertes et de profits (compte 87) :

Le CGPP est une suite logique du CGE. En effet, le CGPP vient en

complément au CGE pour donner le compte de résultat c'est-à-dire la
détermination du résultat de l'activité de l'entreprise. Il se présente
également en deux (02) parties (débit et crédit) divisées en trois colonnes
de part et d'autre, une colonne réservée aux libellés et les deux autres aux
montants. Il prend en compte les pertes et les profits rattachés à l'exercice
mais aussi aux exercices antérieurs. (cf. Présentation du CGPP en annexe)

> Compte de résultat en instance d'affectation (compte 88) :

Conformément aux prescriptions du code CIMA (article 422), le compte de

résultat en instance d'affectation est un tableau qui explique en fait la
répartition du résultat dégagé dans les deux comptes précédents. Il est
beaucoup plus simplifié que ces derniers. Il se présente aussi en deux
parties de deux colonnes chacune (libellés, montants) avec à l'intérieur la
destination de la répartition du résultat dégagé de l'exercice. (cf. annexe).

Tout en gardant le même fond comptable et en respectant les principes

comptables, les états financiers des entreprises d'assurances sont
différents de ceux des entreprises commerciales tant au niveau de la
présentation des tableaux qu'au niveau des postes.

III.2- Opérations comptables

En matière de travaux comptables ce principe trouve toute sa signification.

Cela entraine à examiner séparément les opérations comptables des
agences de la Générale des Assurances et du siège. Mais nous ne le
ferons pas sans savoir l'aperçu comptable d'une agence.

III.2.1- Aperçu comptable et principes de gestion de comptes des

agences de la GA
La dynamique de couverture du territoire national et de conquête d'une
importante part du marché national, conduit la Générale des Assurances à
traiter avec des partenaires nationaux dont les agences.

Une agence d'assurance est un établissement indépendant de

l'administration de l'agent général qui s'engage à mettre son activité pour le
compte du siège social. Elle sert aussi d'intermédiaire entre le siège et la
clientèle. L'agence est tenue de rendre compte au siège jusqu'à la limite
fixée par le mandat. Néanmoins, la loi lui fait obligation de tenir des
documents comptables dans les normes fixées par le code CIMA.

En effet, selon les articles 501, 506, 508, 514 de ce code, l'agent général
d'une société d'assurance est une personne physique exerçant une
profession libérale justifiant des connaissances professionnelles
suffisantes. Ce dernier n'est pas salarié de la société. Il est rémunéré sur la
base des commissions sur affaires contractées avec les assurés ou sur
créances recouvrées.

Le contrat qui lie ce mandataire à la société est dénommé « traité de

nomination ». S'agissant de la Générale des Assurances, l'organisation des
travaux comptables se situe au niveau de la répartition des tâches au sein
du service de la comptabilité et non au niveau des collaborateurs de l'agent
général car toute la comptabilité est tenue au siège et non dans les
agences.

Le traitement des opérations comptables des agences de la Générale des

Assurances est manuel. Cette procédure de traitement manuel rend difficile
la tâche des agences. Elles sont obligées de faire parvenir
hebdomadairement leurs pièces comptables au siège en vue de leur
traitement informatique.

Au siège, le chef comptable procède à la vérification des pièces comptables

provenant des agences par pointage afin de s'assurer de la régularité des
opérations effectuées. Le comptable photocopie les originaux et les classe
dans un classeur selon l'ordre chronologique et par agence. Après ce
préliminaire, il impute et numérote ces pièces puis il les saisit dans les
opérations diverses. En dernière position il les classe par nature et par
agence dans des bacs à archives à conserver pour d'éventuels contrôles
pendant dix (10) ans selon les prescriptions du SYSCOA.

Exemple d'imputation en cas d'agence directe Caisse bobo

D : 57OOOO1
Montant

C : 4120101

Client

Exemple de numérotation
100005 N° de la pièce
Mois d'octobre

La rentabilité d'une société d'assurances dépend également de la politique

de gestion qui y est développée. Dans cette optique, une politique axée sur
une gestion saine implique un certain nombre de principes dont il convient
de rappeler quelques-uns :

> Quittancement :

C'est le point de départ de la comptabilité de l'agent car à partir de ce

moment, il devient propriétaire vis-à-vis des primes qui lui sont débitées et
inversement des commissions qui lui sont créditées. Les quittances
informent sur la nature et les termes du contrat d'assurance. Elles ne
certifient pas le paiement effectif mais plutôt l'émission. Les paiements sont
certifiés par des reçus de caisse. Il existe plusieurs types de quittance en
fonction des opérations comptables. Ce sont :

1' La quittance d'émission de primes pour les émissions nouvelles ou

renouvellement ;

1' la quittance de ristourne pour les remboursements de tout ou partie d'une

prime ;

1' la quittance pour avenant de résiliation ou de modification qui vient en

annulation ou en remplacement des contrats existants en portefeuille.

> Taxes et accessoires :

Tous les contrats d'assurances sont soumis à une taxe d'assurances dont
le taux varie en fonction de la catégorie ou du risque assuré. Cette taxe
réservée à l'Etat est perçue en même temps que la prime. La TVA n'est pas
déductible aux entreprises d'assurance. Quant aux frais accessoires ils sont
perçus pour tous les contrats IARD (sauf exonération). Ils représentent les
frais de constitution des dossiers. Ils sont applicables sur la prime nette et
en cas de fractionnement sur les primes nettes mensuelles ou
semestrielles.

> Paiement de prime après envoie de l'avis d'échéance :

Lorsque le client se présente à la suite de la lettre d'avis d'échéance, le

producteur sort le dossier et remet la quittance à la caissière. Il demande
au client d'aller payer. La caissière encaisse la prime, délivre un reçu de
paiement et acquitte la quittance.

Dans le cas d'un renouvellement de l'assurance automobile, le producteur

établit l'attestation d'assurance. Dans le cas contraire, le producteur soumet
l'avenant au chef de service pour contrôle, vérification et signature. Le
producteur remplit la fiche journalière de production notamment dans sa
rubrique concernant le renouvellement. Il fait signer l'avenant par le client et
lui remet un exemplaire.

Lorsque le client est une personne morale, au terme de la procédure de

renouvellement, le producteur lui envoie l'avenant signé en lui demandant
la copie « compagnie » dûment signée. En ce qui concerne le Directeur
Technique, il effectue le renouvellement des impayés en appliquant les
procédures de recouvrement conformément au code CIMA.

> Avis de débit crédit ou avis d'opérations :

Il permet de porter à la connaissance de l'agent les écritures qui modifient

le solde tant au débit qu'au crédit. Ce document est essentiellement
comptable ; il doit être enregistré dans la comptabilité de l'agent (livre de
caisse ou journal grand livre).

> Arriéré :

C'est un document édité à la fin de chaque trimestre par la société et dans

lequel figurent les primes émises et comptabilisées qui n'ont pas encore fait
l'objet d'un encaissement connu par la société. L'ensemble des arriérés
comprend deux parties :

v L'arriéré pur ventilé en fonction du mois de comptabilisation des primes ;

v' l'arriéré de production au titre du dernier mois (dont l'émission de la prime

accuse un retard).

Le logiciel " LOGISIM " utilisé par la Générale des Assurances permet de
consulter les arriérés en comptabilité c'est-à-dire de savoir le solde du client
et sa dette.
Nous pouvons maintenant nous interroger sur le traitement des opérations
comptables au siège de la générale des Assurances (GA).

III.2.2- Système comptable à la Générale des Assurances

Le choix et le mouvement des comptes selon le principe de la partie double

constituent la technique de l'imputation. Sa mise en oeuvre matérielle
relève de la technique de l'enregistrement comptable. Cette technique
évolutive recouvre deux (02) notions distinctes étroitement liées : notion de
système comptable et notion de procédé comptable. La Générale des
Assurance a mis en place un système comptable caractérisé par les livres
et les documents utilisés, l'ordre de succession des différentes tâches et la
façon d'obtention des synthèses. Ce système consiste en un traitement des
opérations comptables suivi de l'imputation.

> Le traitement des opérations comptables :

Le traitement des opérations comptables regroupe la tenue des journaux,

de la gestion de la trésorerie caisse, de la transmission des documents de
caisse et des versements d'espèces en banque d'une part et la tenue
informatique d'autre part.

> Le journal

Il est fondamental car toutes les opérations concernant la société doivent y

être enregistrées. A chaque débit d'un compte doit correspondre un crédit.
Il permet de déterminer rapidement les soldes disponibles par la société et
ses agences. Il permet ainsi de connaitre la situation financière et
comptable tels que le montant des primes encaissées, les sinistres payés,
les envois de fonds (reversement de primes), les frais généraux et les
commissions acquises. Sa présentation générale figure dans le tableau ci-
dessous:

Date N° PC Libellés Journal Caisse Banque Production Opérations diverses

D C D C D CD CD C N° de

compte

> La gestion de la trésorerie caisse :

Le système de traitement de la caisse de la Générale des Assurances est
manuel. L'enregistrement des caisses menues dépenses et caisses
recettes est fait à la main. Ce procédé manuel rend difficile la tâche à la
caissière. Cependant toutes les dépenses internes ou externes et les
recettes sont mentionnées à partir du brouillard séparément ; les opérations
sont portées quotidiennement au journal (ou livre journal). Elle enregistre
les informations comptables dans le respect des formes prescrites par la loi
:

- Le livre journal est tenu dans l'ordre chronologique, sans blanc, ni

altération (surcharges) : il ne peut être complété ou modifié
postérieurement à la date de l'opération ;

- Ses pages sont cotées, datées et paraphées, ce qui empêche de les faire
disparaître.

Au terme de ce travail, les documents sont transmis à la comptabilité pour

traitement. Ces documents transmis en fin de journée par la caissière au
chef comptable comprennent :

- le volet détachable des brouillards de caisse « dépenses » et « recettes »;

- les justificatifs de la recette et dépenses ;

- le volet détachable du brouillard des chèques (demande de fonds) ; - les

chèques reçus au niveau de la caisse.

Le Directeur Administratif Financier procède aux contrôles d'usage et vise

les volets détachables des brouillards de caisse et de chèque ; des
photocopies des brouillards de caisse comportant des différences de caisse
et les reçus de versement d'espèces en banque sont faites afin de
permettre l'imputation comptable de chaque donnée indiquée en clair. La
comptabilité classe les brouillards de caisse et les brouillards de chèque;
elle conserve également une photocopie du brouillard journalier de caisse
pour d'éventuels contrôles. Elle procède à la remise et à l'encaissement
des chèques transmis par la caissière après endossement de ceux-ci ainsi
que l'ensemble des pièces justificatives pour enregistrement.

o Le versement d'espèces en banque :

Chaque matin le chef comptable arrête en commun accord avec le CDFC,

le montant des espèces à verser en banque et le choix du compte à
alimenter. Il établit un ordre de dépense qu'il soumet à la signature du DAF.
La caissière établit le bordereau de versement d'espèce sur la base de
l'ordre de dépense et le soumet au CDFC pour signature. La caissière
effectue le versement des espèces contre délivrance d'un reçu de
versement établi et signé par la banque. La caissière enregistre le
versement dans le brouillard de la caisse sur la base du reçu de banque. A
la réception d'un reçu de versement, le CDFC établit un avis de recette
banque qu'il vise et transmet à la comptabilité en même temps que la
photocopie du reçu de versement d'espèces délivré par la banque pour
saisie dans le compte banque concerné.

· La tenue informatique :

Pour accroître sa capacité de traitement comptable, La Générale des

Assurances utilise d'autres méthodes. Au nombre de ces méthodes figure
le traitement automatique. Mais avant de parler de ce mode de traitement, il
importe de faire observer deux préalables. Le système comptable de la
Générale des Assurances fait appel à l'information. A ce titre il doit
respecter deux règles fondamentales :

- l'organisation du système de traitement doit garantir toutes les possibilités

d'un contrôle éventuel ;

- les procédures de traitement autorisées de comptabilité doivent être

organisées de manière à s'assurer du respect des exigences de sécurité et
de fiabilité requises en la matière.

La caractéristique fondamentale du traitement automatique des opérations

comptables est la saisie qui est la seule première opération
d'enregistrement. A ce niveau, la création des différents journaux s'opère.
En ce qui concerne la Générale des Assurances, trois types de journaux
ont été crées au regard de l'importance de son portefeuille. Il s'agit du :

+ Journal des achats pour l'enregistrement des opérations d'achats pour

le compte de la GA. Dans ce journal sont enregistrées toutes les opérations
d'achat concernant les fournitures de bureau, matériels de bureau... ;

+ Journal des opérations diverses (100) : Ces opérations ne sont pas

liées à la trésorerie et sont reparties selon leur nature dans les journaux ci-
dessous :

- Journal de production pour l'enregistrement des primes toutes taxes

comprises (TTC) et des commissions à recevoir par l'agence (comptes
principaux 412, 411, 701, et 401) ;

- Journal des opérations diverses pour l'enregistrement des opérations qui

n'ont pas leur place dans les autres journaux ;
- Journal des avenants nouveaux pour l'enregistrement des opérations qui
viennent en modification ou en annulation de contrats préenregistrés ;

- Journal de trésorerie comprenant :

· journal des chèques à encaisser ;

v' journal de banque pour l'enregistrement des opérations avec la banque

Cependant, il établit un journal à part en fonction de la banque en relation
avec la GA ;

v' journal de caisse principale pour l'enregistrement des recettes ; v' journal
de caisse menue dépenses pour les dépenses.

> L'imputation comptable :

L'imputation d'un compte consiste à inscrire une somme à son débit ou à

son crédit. Les pièces de la GA sont donc imputées dans des comptes
codifiés selon ses activités (encaissement primes, règlement sinistres,
achat de fourniture de bureau, matériels de bureau...)

L'imputation comptable se fait au niveau de la GA d'abord manuellement et

ensuite sur le logiciel

- Manuellement, plusieurs éléments sont pris en compte pour

l'établissement du plan comptable à partir des comptes de la classe 1 à la
classe 8. (cf. plan comptable de la GA en annexe). Parmi ces éléments on
peut citer :

- Le recensement de tous les clients de l'agence en leur attribuant des

numéros de compte Client composé de sept chiffres.

Exemple du compte client de la GA : 412

Compte client code client

Les immobilisations ont aussi des comptes de sept chiffres. Exemple du

compte matériel de transport : 215 0000

Le même principe est appliqué aux classes 5 ; 6 ; 7 ; 8. C'est en tenant

compte de tous ces paramètres que se déroule le pointage des pièces
comptables de même que leur imputation.
- L'imputation sur le logiciel est considérée comme étant la dernière phase
car il s'agit

de reporter sur l'ordinateur l'opération déjà faite sur les pièces comptables ;
autrement dit, c'est la saisie sur le logiciel.

Alors le logiciel génère automatiquement les différentes écritures dans le

brouillard et le numéro du mouvement qui doit être reporté sur la pièce
s'affiche. Le brouillard permet de corriger les erreurs éventuelles survenues
lors de la saisie.

Dans le même temps, la machine réalise automatiquement les autres

travaux comptables à savoir la ventilation des comptes dans les autres
états financiers. Après toutes les saisies du mois, on procède à la clôture
mensuelle. Mais s'il arrivait que le comptable détecte une écriture erronée
au cours du mois, l'annulation est possible. La correction se fait directement
sur le logiciel par les informaticiens à base d'une photocopie de la pièce
mal saisie que le comptable conserve comme preuve. Au de la de la
clôture, l'annulation est faite par la contre passation.

A la lumière de toute cette connaissance de la notion comptable en matière

d'assurances, l'on est logiquement en droit de demander comment s'opère
concrètement la comptabilisation des opérations à la Générale des
Assurances. C'est ce à quoi nous consacrons cette rubrique.

CHAPITRE IV : Comptabilisation des

opérations de la

Générale des Assurances

La Générale des Assurances conduit plusieurs activités de nature
différente. Pour mieux cerner l'utilisation de la méthode de comptabilisation,
nous présentons la situation en deux catégories pour une meilleure
compréhension desdites opérations.

IV.1- Opérations comptables exécutées

La comptabilisation s'intéressera à ce niveau aux émissions directes et
prestations payées sans oublier les cas des recours au profit de la société
ou pour compte des assurés ainsique les opérations des agences

IV.1.1- Cas des émissions directes et prestations payées

Avant la comptabilisation des émissions directes, le Chef Département

Financier et Comptable reçoit les différents documents suivants:

> les bordereaux mensuels d'encaissement de production et d'annulation ;

> les états récapitulatifs mensuels des émissions et annulations visés par
les directeurs concernés.

La comptabilité procède aux vérifications et aux rapprochements

nécessaires et impute les écritures puis le fait approuver par le chef
comptable avant de commencer la saisie des écritures dans le journal des
opérations techniques.

Pour les prestations payées, la section comptabilité reçoit du Chef

Département Financier et Comptable les pièces ci-après sur établissement
des demandes de fonds des services concernés :

- les quittances de sinistres payées ;

· les états d'honoraires payés ;

· les fiches de compensations primes sinistres s'il y a lieu.

Une fois ces pièces réunies, la comptabilité procède à la vérification de la

concordance et ensuite la passation des écritures dans les journaux des
opérations de trésorerie (banque et caisse). Nous avons donc les écritures
suivantes:

412 Assurés X
650 E
Charges de
commission
702 Primes émises (par catégorie) Y
702. Accessoires Z
435 Taxes émises T
409 Commission d'apérition E
(Emissions de primes)
 Primes émises (par catégorie) Y 702.
Accessoires Z 435
Taxes émises T 409
Commission d'apérition E
412 Assurés X
650 Charges de commission E
(Annulation de primes)
Date

Assuré co-assureur (par co-assureur) X 650

Charges de commission E
702 Primes émises (par catégorie) Y
408 Assuré co-assureur (par co-assureur) X
435 Taxe émise Z
409 Commission d'apérition E
(Coassurance acceptée)
Date 602
Compte de prestation payée X
491 Compte de prestation et frais payés X
(Constatation du sinistre)

Sinistre régler à payer X

560/570 Compte caisse ou banque X
(Sinistres payés sans co-assurance)
Date 602
Prestations payés (par catégorie) X
560/570 Compte caisse ou banque X

(Coassurance
acceptée)

Il faut noter aussi que la comptabilité effectue une correction après

vérification de toutes les opérations concernant un trimestre donné. Ceci
avant l'arrivée du cabinet chargé de l'audit.
 IV.1.2- Cas des recours au profit de la société et pour compte des
assurés

Les recours au profit de la société sont des chèques libellés au nom de la

société en paiement de recours sur sinistres payés. La comptabilité impute
le recours sur la base de :

· la fiche technique recours établie par la Direction Technique ;

· la correspondance de transmission reçue du payeur ;

· l'avis de recette établi et visé par la section finance.

En ce qui concerne les recours pour le compte des assurés, à

l'encaissement du chèque libellé au nom de la société, le service
comptabilité passe l'écriture sur la base de :

> la fiche technique de recours pour le compte de l'assuré dument signée ;

> la correspondance de transmission reçue du payeur ;

> l'avis de recette banque établi par le Directeur Administratif et Financier

approuvé par le chef de service de la comptabilité.

Les écritures à saisir par la comptabilité après approbation du chef de

service comptabilité sont les suivants :

Date

491 Compte de prestation et frais payés X

602 Recours encaissés X
(Constatation du recours)
Date

Banque
560
491 Compte de prestation et frais payés X X
(Recours au profit de la société)

560
Banque Date
46. Assurés (dettes envers les assurés) X

(Recours pour le compte des assurés)

X

IV.2- Comptabilisations des opérations d'agence et

Courtage

Le directeur Technique centralise chaque fin du mois l'ensemble de la

production mensuelle et le transmet au plus tard le 15 du mois suivant au
service de la comptabilité. Ce dernier procède aux dépouillements et
vérifications, centralise les opérations sur la fiche d'imputation puis la saisie
des écritures après approbation par le chef comptable.

412 X
Date

Client
65 Commission d'apport catégorie Y
70 Primes émises par catégorie Z
43 Taxes d'assurance T
41 Commission agent Y

(Opération d'agence et courtage)

A la fin, la comptabilité établit le compte de l'agent général et tire le solde

exigible puis envoie :

- un (01) exemplaire du compte courant à l'agent général ;

- un (01) exemplaire au contrôle de gestion ;

- un (01) exemplaire à la DMD.

Malgré l'importance des opérations comptables traitées ci-dessus, d'autres

situations du portefeuille de la Générale des Assurances demandent aussi
de passer des écritures. Quelles sont alors ces autres formes d'opérations
à effectuer ?

IV.3- Autres opérations comptables effectuées

En abordant les aspects liés à ces autres formes d'opérations, nous

sommes amenés à étudier les cas de la coassurance cession et de
réassurance. Notre réflexion sera aussi axée dans cette section sur les
questions de rapprochement des comptes et des procédures de codification
des immobilisations.

IV.3.1- Cas de la coassurance cession et de la

réassurance

Lorsque la société est apéritrice, les primes ne sont prises en compte dans
les comptes de gestion qu'à concurrence de la quote-part de la société. La
production émet la totalité de la prime et indique sur la quittance et le
bordereau de production la quote-part de chaque coassureur ainsi que la
commission d'apérition émise. A la réception du bordereau mensuel de
production transmis par le Directeur Technique, la comptabilité après les
vérifications d'usage, procède à la centralisation des émissions et
annulations sur la fiche d'imputation qu'elle soumet au chef de la section
comptabilité pour approbation. Les écritures passées dans le journal
techniques sont :

Date

702 407 Primes cédées X X

650 409
Charges de commission Co-assureurs Y Y
407 602
Commission d'apérition (Primes cédées) X X
Co-assureurs

Date

Sinistres

(Sinistres cédés)

- la quittance de règlement ;

- la fiche technique qui indique la répartition du sinistre entre les co-

assureurs participants ;

- l'ordre de dépense.

Dans le cas de la réassurance, à la fin de chaque trimestre ou de chaque

semestre (selon la périodicité prévue par le traité et dans un délai maximum
de trente (30) jours) la section Production et Réassurance établit les
comptes courants trimestriels (semestriels) et les transmet au Directeur
Technique. Après contrôle, il transmet les comptes au Chef Département
Financier et Comptable qui instruit la section comptabilité à procéder aux
opérations suivantes :

v' vérification arithmétique des écritures ;

~ vérification des règlements par rapprochement des comptes avec les

pièces de banque et le journal de banque ;

v' enregistrement des comptes de réassurance sur la fiche d'imputation ;

v' vérification et approbation des écritures par le chef de la section

comptabilité

v' saisie dans le journal des opérations techniques ;

v' rapprochement à la fin de chaque exercice entre la balance de

vérification établie par la section sinistre et réassurance et les comptes de
réassurance du grand livre.

GA » C

Solde débiteur Solde

créditeur

709

Date

Primes cédées/traités X
403 Réassureurs X
(Primes cédées/traités)

Date
709 Primes cédées/traités X
403 Réassureurs Y
750 Missions reçues Z
(Primes cédées/fac)

IV.3.2- Etat de rapprochement

Périodiquement, il faut comparer les comptes banques (561, 565) extraits
du grand livre général tenu par la Générale des Assurances et celle tenue
par la banque qui est matérialisée par le relevé bancaire.

Par parallélisme, leurs soldes doivent être opposés mais égaux. Il arrive
souvent que le compte banque tenu par la Générale des Assurances ne
présente pas le même solde à la même date que le compte de la Générale
des Assurances tenu par la banque en raison du décalage de
l'enregistrement des opérations et des erreurs éventuelles commises.

L'état de rapprochement permet de vérifier la concordance de ces deux

comptes et en dégager les différences. Avant de retracer l'état de
rapprochement, il faut présenter l'état de rapprochement du mois antérieur
et deux comptes en « T » côte à côte avec leurs soldes à la date
considérée. On a alors les schémas suivants

D compte banque «tenue par la GA » C D compte banque « tenue par la

COMPTE COMTE GA TENU PAR LA

BANQUE BANQUE
DATE ELEMENTS
TENU PAR LA GA
Débit Crédit Débit Crédit
Solde avant X Y
régularisation
Z Z
Soldes définitifs

Il reste alors à enregistrer dans la comptabilité de la Générale des

Assurances les écritures correspondantes aux inscriptions nouvelles du
compte banque. Il s'agit généralement des : frais bancaires, agios, frais de
tenue de compte, des règlements des effets domiciliés, des virements en
faveur de la Générale des Assurances. Le principe d'un état de
rapprochement retient que le relevé bancaire est toujours sincère.

IV.3.3- Procédures de codification des immobilisations

Cette procédure a pour objectif de définir l'ensemble des opérations

diverses à mettre en oeuvre dans le cadre de la prise en charge
d'inventaire des immobilisations de la Générale des Assurances.

La codification permet une localisation et une identification rapide des

immobilisations et facilite les prises d'inventaire physique. Elle consiste à
affecter un numéro matricule à chaque immobilisation identifiable.
Exemple :

- Code agence

La prise en compte des codes dans la codification des immobilisations

permet de connaître leurs agences de destination :

v Siège 100

1' Bureau direct bobo .101

1' Agence de pouytenga .. 102
1' Agence d'Ouahigouya .103
1' Bureau direct de Banfora 104
1' Agence de patte d'oie 105
1' Agence de l'EST 108
v' Agence de la cité AN III 111

1' Agence Kwame Nkrumah 205

- Code des immobilisations

Ce sont des codes par lesquels les immobilisations pouvant être

regroupées par nature. On peut citer entre autre :

Code Désignation
2100 Terrains et conceptions
2120 Bâtiments administratifs
2140 Matériels informatiques
2150 Matériels de transport

Il y a lieu de retenir que les deux derniers chiffres de la codification

représentent le numéro d'ordre de l'immobilisation à son emplacement.
Plan Comptable des assurances en France
Les classes du bilan :
1 : capitaux propres et emprunts
2 : placements
3 : provisions techniques
4 : comptes de tiers et de régularisation
5 : autres actifs (dont avoirs en banque)
Les classes du hors bilan
8 : engagements reçus ou donnés
Les classes du compte de résultat :
6 : charges
7 : produits
Les classes de charges par nature :
9 : charges par nature
Exercice 1 :
Chaque item suivant est-il un élément de bilan (actif ou passif) ou de résultat ?
 Primes encaissées
 Primes à encaisser
 Provisions techniques
 Commission versée à un courtier
 Commission à verser à un courtier
 Obligation émise par un Etat ou une entreprise
 Capital décès réglé
 Capital décès à régler
 Compte bancaire
 Loyer du siège social
 Provisions techniques à charge du réassureur
 Capital social
 Action Sanofi
 Charge d’impô t sur les sociétés
 Coupons reçus
 Avance à un assuré