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ACHATS ET INVENTAIRE

Présenté par

Wilfred A. Abia & Wilfred Mbacham

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Objectifs de la session

À la fin de cette présentation, les participants:

– Auront vu la gestion des stocks, réactifs et registres
– Auront acquis différentes notions de gestion des réactifs
maison
– Auront acquis les notions à prendre en compte lors des achats
– Pourront mettre en oeuvre un système de gestion des stocks
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Un exemple
Un des pays avec lesquels un programme de renforcement est
mis en place

Gros laboratoire de référence

Gros problèmes politico­financiers,

Demande une aide d’urgence en réactifs (essentiellement lié aux

maladies diarrhéiques)

Envoi des réactifs demandés

Lors d’une mission de suivi, visite du « magasin » du laboratoire

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Un exemple (suite)
Devant les énormes stocks observés, mise en œuvre d’un
inventaire pendant la mission (inventaire non effectué depuis
plusieurs années)

Les réactifs d’urgence demandés y étaient présent, pour moitié

périmés, et pour moitié encore utilisables
Commentaires ?
Coût des réactifs,
délai d’environ 3 semaines, temps passé par le labo à contacter les
bailleurs de fond, temps passé par leur bureau à commander
Perte de fonds et de temps,
pas d’analyse effectuée dans ce pays sans raison valable
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Problématique
Les réactifs de laboratoire ont une durée de vie relativement
faible :
– Réactifs RIA : 3 à 8 semaines
– Milieux de culture tout prêts : 1 à 2 mois
– Galeries d’identification type API : 4 à 12 mois
– Antisérums : 1 à 4 ans (exceptions notables de certains lots CDC
fabriqués dans les années 50 et toujours utilisés …)
– Disques ATB : 2 à 3 ans
– Milieux de culture déshydratés : 3 à 5 ans

Il faut donc trouver un équilibre entre la présence du réactif en

permanence dans le laboratoire tout en évitant que ce réactif
périme dans le laboratoire

Défi difficile
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Gestion du stock
Veiller à ce que les fournitures et les réactifs sont
toujours disponibles en cas de besoin

Défi: trouver l'équilibre entre la disponibilité des stocks

et les dates d'expiration.

Veiller à ce que les réactifs et les fournitures ne soient

pas perdus due à un mauvais stockage ou à l'expiration
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Importance d’une bonne gestion

Besoin d'un service ininterrompu

Efficace, cohérent

Bon rapport coût­efficacité d'éviter les déchets

L’incapacité de réaliser un test, même pour une courte

période, a des conséquences pour les soins cliniques,
les activités de prévention, et les programmes de santé
publique
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Les mesures de base

La fiche de stock dans le « magasin »

Dates d’ouverture sur les boîtes

Le cahier de périmés

La numérotation des étagères

Cas des réactifs « maison »

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Pour les réactifs maison

Valable pour –
Milieux –
Colorants –
Réactifs divers (oxydase, Kovacs, mais aussi ceux de biochimie, les
diluants d’hématologie …)
Cahier de préparation et de CQI

Toujours donner un numéro de lot

– De type « abr produit»+numéro, par exemple « MH45 »

Pour chaque produit fabriqué, on note

– Le nom, ou l’abréviation (milieux)
– Numéro de lot (on retrouve la date de fabrication et les contrôles
effectués sur le lot dans le cahier)
– La date de péremption (pour ne pas avoir à la chercher dans le
cahier)
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La fiche de stock
Elle comprend :
– Date entrée
– Quantité
– Date sortie
– Quantité
– Bilan des stocks

On peut rajouter :
– Numéro d’étagère
– Nom et signature
– Destination 2004
Pour chaque produit on peut aussi
décider d’un stock de sécurité
déclanchant la recommande
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Les dates
Date d’ouverture impérative

Date de péremption bien visible

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Les numérotations d’étagères

Évite la « perte » d’un produit

Gain de temps

Même quelqu’un ne connaissant pas le magasin (garde

de nuit et de fin de semaine) est capable de retrouver un
produit

Systématisation et organisation du rangement

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Le cahier de périmés
Outil très rudimentaire mais simple et
performant
Un cahier de base assez épais

Une page par mois, noté en haut

À chaque fois que l’on rentre un produit
dans le stock, on écrit son nom et le nombre
d’unités

À chaque fois fois que l’on sort une unité du

stock on le note

D’un simple coup d’œil, on voit les produits

qui périment dans les 3 prochains mois En juin 2004
2 MH et 4 disques de
on s’arrange pour les utiliser en priorité ciprofloxacine périmeront
éventuellement on peut les échanger avec
un autre laboratoire
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La gestion informatisée du stock

Avantages :
– État exact du stock, classification des produits
– Gestion +++ des périmés
– Utilisation optimale des ressources
– Statistiques planification des commandes
– Gestion des éventuelles distributions
– Gestion de la chaîne du froid du stock (pas toujours fait)
– Facilite les inventaires

Inconvénients :
– Nécessité d’un ordinateur dans le stock
– Formation du/des magasiniers
– Contraignant +++
– Papier/encre
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Un exemple de logiciel dédié :

Soflab®
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Achats
Passer des commandes avec des fabricants

Réception de commandes et les contrôler

Stocker de façon appropriée sure

Assurer l'approvisionnement

Redistribuer aux laboratoires satellites

Contrôler les dates d’expiration

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Évaluation de la qualité avant l’achat

Critères d'évaluation:
– Utilisateur satisfait?
– Coût
– La crédibilité du fournisseur

Utilisation des informations provenant d'autres

laboratoires

Nécessité d'évaluation avant l'achat et après réception

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Considérations à prendre en compte

Négocier les prix

Contrats

Les exigences du gouvernement?

Les mécanismes de paiement

S’assurer d’une fiable livraison

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Analyse des besoins

Faire la liste de tous les tests

Identifier toutes les fournitures et réactifs nécessaires

pour chaque test

Utiliser toute l'information disponible pour estimer les

besoins
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Analyse des besoins: l'information requise

Complète description de chaque fourniture

Unité de dénombrement (kit contenant 12 tests)

Utilisation approximative par mois (quantification)

Niveau de priorité

Delai / temps de livraison

Espace de stockage et les conditions de stockage

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Lors de la commande, considérez:

Quand passer une commande
– La préparation des commandes à l'avance
– Délai de livraison

Combien
– Quantification les besoins
– Tenir compte de l’espace disponible…
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Quantificateur

La quantification permet de calculer les

besoins en réactifs pour une période
donnée
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Pourquoi quantifier
Assurer la disponibilité des réactifs essentiels

Éviter les accumulations ou pertes

Fournir une base à l'estimation des besoins budgétaires

annuels

Fournir la gestion des informations pour la prise de

décisions et le suivi des performances
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Quand quantifier
Dans le cadre de la planification annuelle des soins de
santé

Dans la mise en œuvre d'un nouveau programme de

santé

En préparation à une éventuelle épidémie nouvellement

identifiée
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Comment quantifier
Méthode basée sur la morbidité

Méthode basée sur la consommation

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Quantification:
Méthode basée sur la morbidité
Le laboratoire tient compte du nombre réel d'épisodes,
de maladie, de problèmes de santé qui nécessitent des
tests de laboratoire.

Nécessité d’avoir:
– Une estimation de nombre des maladies
– La fréquence de chaque épisode
– Le nombre de personnes que le laboratoire aura a gérer
– Les directives de soins et de traitement
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Quantification:
Méthode basée sur la consommation
Sur la base de la consommation réelle

Doit prendre en compte:

– Les fournitures qui ont été effectivement utilisés
– Gaspillage
– Les fournitures périmées ou avariées
– Les fournitures en rupture de stock pour plus de 15 jours au
cours l'année
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Inspection des commandes reçues

Dès réception:
– Vérifiez le contenu de la commande avec le reçu
– Vérifier l'intégrité des fournitures reçues
– Dater chaque article reçu
– Notez la date d'expiration
– Stocker les nouveaux réactifs derrière ceux déjà présent
– Créer ou mettre à jour les enregistrements
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S'assurer du stockage adéquat des
réactifs
Garder dans un endroit propre, organisé, verrouillé

Stocker selon les instructions du fabricant

– Placez les réactifs dans des pièces bien aérées
– Stocker à l'écart de la lumière directe du soleil

Ranger les réactifs sur les étagères

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Inventaire
Attribuer la responsabilité
Analyse des besoins Établir
stock minimum nécessaire Développer
les formulaires nécessaires

Etablir un système pour la réception, l'inspection et l'entreposage

des réactifs

Réaliser un inventaire pour toutes les zones de stockage

Réaliser un comptage physique des réactifs et des fournitures

Gérer en permanence le stock

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Gestion du stock
Augmente l'efficacité du laboratoire, la productivité en
assurant la présence ininterrompu des réactifs

Assure au patient ou l'assurance que les besoins

cliniques soient satisfaits

Permet d’avoir des produits disponibles quand

nécessaire
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Définition
Niveler le stock minimum
– Quantité nécessaire pour assurer les analyses normalement
jusqu'à ce que les réactifs supplémentaires peuvent être
fournis

Stock de sécurité
– Stock minimal afin de pourvoir aux urgences
– Envisager l'importance du réactif au laboratoire

Délai de commande
– Temps total entre la commande et la réception,
Inclut le temps de traitement au sein de l’institution
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Inventaire: Documents
Développer les formulaires nécessaires et les
enregistrements

Maintenir les enregistrements avec la date et les

quantités

Enregistrer les numéros de lot le cas échéant

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RAPPORTS TRIMESTRIELS CONSOLIDÉS

STOCKS DE LABORATOIRE DE MICROSCOPIE AFB

RÉGION : Kigoma TRIMESTRE: 1

AN: 2003

En stock aux centres fin du quartier Bleu de méthylène

Carbolfuchsine Acide sulfurique Sputumpots tache Ltr. Huile d'immersion
Centres de microscopie tache Ltr. 25% Ltr. pièces Diapositives pièces ml Esprit Ltr.

Hôpital de Kigoma 2 3 1 123 300 100 3

bitale 0 1 1 0 50 20 1

S'envoler 0,5 0,5 0,5 100 100 0 3

Ntegovaniti 1 1.5 2 500 200 100 2

Sunuka 0,2 0,5 0,3 150 150 50 1.5

Ranger 2 4 2 500 300 100 2.5

Mathiazo 0 0 0 0 0 200 0

Kagunga 0,3 1 1.2 300 200 50 1

Vieillesse 1.5 0 0,5 100 120 0 1.5

Il ne revient pas 3 1 2 200 150 75 2

Région totale 10.5 12.5 10.5 1973 1570 695 17.5

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DEMANDE DE FOURNITURES DE MICROSCOPIE AFB

RÉGION Kigoma TRIMESTRE 2 ANS 2003

QUANTITÉ TACHES
PAR FORMULÉ FROTTIS RÉSERVE CONSOMMATION­ RÉEL
FROTTEMENT ON (gr ou À FAIRE FACTEUR (x TION + LAISSÉ À L'INTÉRIEUR CALCULÉ DEMANDE
OBJET (taches dans Ltr/Ltr) (nb) calculé) RÉSERVE STOCK DEMANDER (arrondi) UNITÉ

Crachats pcs 1 5098 2 0 5.000 ­5.000 5.000 pièces

Diapositives pièces 1 5098 2 0 3.000 ­3.000 7.000 pièces

Fuchsine de base gr 0,004 3 5098 2 122 150 ­28 0 g

Phénol gr 0,004 50 5098 2 2.039 750 1.289 1.500 g

Acide sulfurique conc. Ltr 0,006 0,25 5098 2 15 dix 5 5 Ltr

Bleu de méthylène gr 0,004 3 5098 2 122 100 22 25 g

Alcool dénaturé Ltr 0,004 0,1 5098 2 4 8 ­4 0 Ltr

Esprit brûlant Ltr 0,002 5098 2 0 30 ­30 0 Ltr

Huile d'immersion ml 0,05 5098 2 0 100 ­100 400 ml

Remarques: les colorations sont réalisées selon le Guide for BAAR smear microscopy de l'UICTMR un stock de réserve
de 3 mois sera utilisé pour ce calcul
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Généralités sur le contrôle des milieux

Une fois le(s) milieu(x) préparé(s) (MO n°XXX)

Enregistrer la date de préparation ou d’achat

Enregistrer les résultats du contrôle de qualité de chacun des

milieux

Test avec une souche de référence

Noter toutes les anomalies observées avec les souches de

référence : couleur du milieu, pousse lente, problèmes …
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Exemple du contrôle des milieux de
culture des méningites: Gélose à l’infusion
cœur et gélose trypticase­soja (TSA)
Le milieu doit être de couleur jaune paille
(de jaune à or).

Une boîte fraîchement préparée est

ensemencée avec la souche témoin et
des disques contenant les facteurs X, V,
et XV, placés à la surface de la gélose

H. influenzae ne doit pousser qu’autour

du disque XV.
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Enregistrement National des réactifs

Important

Permet d’écarter les marques et/ou réactifs inappropriés

Lié à la standardisation et aux recommandations de techniques

Valable pour tous les labos du pays liste positive seule

utilisable, même par les privés

Si non établie dans un pays, il est possible de se baser sur celle

d’un autre pays :
– AFSSAPS
– FDA
– …
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Continuer

Assurer l'approvisionnement en réactifs pour qu’ils

soient disponibles lors de besoins

Les réactifs maison doivent être gérés et contrôlés

Évaluer les besoins et la qualité avant l’achat

Mettre en œuvre et maintenir un inventaire des réactifs

pour toutes les zones de stockage
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REMERCIEMENTS
Christelle ESTRAN, Bureau OMS, Lyon