Comment conduire une réunion 1

efficace ?

A l’issue de la lecture ce support, vous serez capable de :

 Identifier les quatre grands types de réunions.

 Utiliser les 6 règles de conduite de réunion pour optimiser son résultat.
 Repérer les comportements possibles des participants en réunion et les
comportements à adopter par l’animateur.
 Appliquer des techniques simples pour maitriser les participants difficiles.
 Gérer les perturbations d’ordre comportemental ou matériel.

Résumé

Ce support permet de répondre à 5 objectifs de la conduite de réunion. La première

partie explique les différents types de réunions : Réunion d’information, de prise de
décisions, de résolution de problèmes, de travail et leurs utilités en entreprise.

Des conseils simples sont donnés pour respecter les fondamentaux de la conduite
de réunion et mettre en avant son professionnalisme : La technique des 4 x 20,
l’explication du déroulement de la réunion, le contrôle de la réunion….

La 2ème partie de la fiche traite des problématiques pouvant intervenir en réunion et

des comportements à adapter en tant qu’animateur : Canalisez, mettre à
contribution, poser des questions ouvertes….
 I. Principe et modalités :
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La réunion d’équipe gagne à respecter quelques principes:

La réunion demeure un outil, un cadre de travail pour atteindre des objectifs. Elle
n'existe que pour atteindre un but ou poursuivre un ou des objectifs. Il est important,
d'une part, que les participants sachent pourquoi ils sont là et pourquoi le groupe
existe et, d'autre part, qu'ils sentent qu'ils peuvent contribuer à la mission ou à
l'action du groupe. Il convient à un animateur de diriger la session et de l'organiser.

Il existe 4 grands types de réunions :

 La réunion d’information :

La réunion d’information doit être courte et donner des informations qui soient
opérationnelles et surtout intéressant pour le public.

Exemple de réunions d’informations :

Informations sur les nouvelles procédures à mettre en place, sur le chiffre d’affaires
réalisé sur une période, sur l’organisation du travail de l’équipe.

 La réunion de prises de décisions :

La réunion de prise de décision qui vise à sélectionner un type d'action parmi

différentes alternatives. Elle prend appui sur une méthode de raisonnement pouvant
s'appuyer sur des arguments rationnels et/ou irrationnels.
  La réunion de travail :

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Une réunion de travail permet de traiter en groupe un ou plusieurs problèmes qui,
s'ils étaient traités par des individus isolés, auraient peu de chance d'être résolus
dans les délais impartis et de répondre au niveau d'exigence requis. Par ailleurs, la
prise de décision, dans la mesure où les différents acteurs sont présents, est
extrêmement rapide.

 La réunion de résolution de problèmes :

La réunion de résolution de problèmes favorise une démarche standardisée visant la

sélection de la meilleure solution possible pour un problème donné. On dénombre
généralement 6 étapes (selon Thomas J. D'Zurilla) :

1. Il s'agit d'observer quelles ont été les tentatives de résolution de problème

employées jusqu'à maintenant.

2. Définir ce qu'il faut modifier précisément (objectif réaliste).

3. Trouver toutes les solutions imaginables au problème posé sans se soucier du

réalisme de ces solutions (brainstorming).

4. Evaluer la meilleure solution.

5. Appliquer la solution choisie.

6. Se demander si la solution choisie précédemment a permis de résoudre le

problème (si ce n'est pas le cas, il faut revenir à la troisième ou la quatrième
étape).
 II. Stratégies de conduite de réunion pour optimiser son résultat :
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La conduite ou l’animation de réunion nécessaire quelques règles à respecter qu’il

est nécessaire de prendre en compte ou réussir à atteindre son objectif et motiver
son auditoire.

2.1. Bien commencer sa réunion :

Sans dénigrer la portée du déroulement proprement dit et de la conclusion, le

démarrage revêt une très grande importance. En effet, c’est dans les premières
minutes de la réunion que va se créer l’ambiance de travail, les premiers liens entre
les participants et pour certains, aussi surprenant que cela puisse paraître, la
découverte réelle de l’objectif de la réunion !!!

Les premières paroles « officielles » de l’animateur de la réunion sont déterminantes.

Afin de soignée son entrée, il peut utiliser la technique que l’on appelle « 4 x 20 » :

 Les 20 premières secondes : L’animateur doit donner une excellente

impression au niveau de sa communication verbale et non verbale. C’est ce
qui permet de faire bonne impression envers son auditoire.

 Les 20 premiers mots : Ils doivent mettre en confiance les participants à la

réunion. L’animateur travaille particulièrement son débit, son articulation, il
s’adapte au registre du langage en utilisant jamais le registre familier, pose sa
voix grâce au ton et volume utilisé.

 Les 20 cm du visage : L’animateur est souriant avec un visage ouvert pour

mettre à l’aise les participants.
  Les 20 premiers gestes : Il adapte son discours et sa gestuelle pour amplifier
le message et favoriser la mémorisation.
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L’animateur peut commencer par un mot drôle, une considération insolite, une
histoire brève en rapport avec le thème de la réunion : l’objectif est de capter et de
susciter l’attention des participants dès le départ.

A vouloir immédiatement attaquer le sujet de la réunion trop hâtivement et sans

entrée en matière, l’animateur obtient un climat pesant, peu agréable et ensuite une
richesse de propositions moindre.

L’animateur peut commencer son intervention par une phrase choc, un chiffre
surprenant, tous deux propres à faire basculer les esprits dans le climat réel de la
réunion, la priorité restant le contenu de la réunion, la décision à prendre à son issue,
les questions à régler.

L’animateur utilise la technique d’accroche dans lequel il se sent plus à l’aise. Il est
inutile de se forcer si elle n’est pas appropriée.

2.2. Rappeler le déroulement de la réunion :

Le déroulement de la réunion doit être rappelé afin que le groupe puisse se projeter
dans sa réunion. Il peut être noté sur une fiche paper board ou intégré dans le power
point le cas échéant.

L’animateur commence par les points concrets :

 l’heure prévue de la fin de la réunion

 les temps de pause
  Si la réunion dure la journée, l’indication des heures et du lieu de repas est
toujours écoutée avec la plus grande attention.
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Ensuite, l’animateur précise les différentes étapes de la séance et nomme un

secrétaire de séance Puis il définira le mode de travail et les règles du débat. Les
principales règles en seront : la priorité aux faits, l’esprit constructif et collectif, le
respect des avis et idées d’autrui, l’imagination avec sa prise de risques.

La phase de démarrage est l’occasion pour l’animateur de concrétiser sa conduite de

réunion, c’est-à-dire de réunir les participants, de les faire sortir de leur routine, de
les faire se rapprocher et de les réunir autour de l’objectif.

2.3. Soignez la prise en charge des participants :

 Sachez accueillir les participants: l'accueil doit être chaleureux pour

conditionner l'ambiance de la réunion. L'accueil des personnes permet
d'établir un premier contact.

 Favorisez le sentiment d'appartenance au groupe: un mauvais accueil ou

un début de rencontre retardé produisent un malaise que vous devrez
récupérer lors du déroulement de la réunion.

2.4. Préparez l'animation et anticipez les réactions :

 Animez la réunion: l'animation demande une préparation personnelle des

plus soignée. Une préparation bâclée peut provoquer l'échec du travail de
groupe.
  Préparez-vous mentalement: chaque réunion est différente ; l'animateur doit
s'attendre à gérer chaque fois un groupe différent et partez du principe que ce
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qui marche pour un groupe, ne marche pas forcément pour l’autre.

2.5. Organisez la réunion :

 Dirigez la réunion : L'animateur dirige les échanges, rédige le compte rendu,

trouve des solutions aux éventuelles difficultés.

 Faites respecter l'équilibre : L'animateur s’efforce de donner la parole à

tous, fait s'exprimer tous les participants. Il balaye tout le monde du regard
pour ne pas créer de problèmes par son manque d’attention.

 Gérez la réunion : L'animateur respecte les délais, note les idées, mène les
échanges, répartit les tâches en fonction de ce qui se passe dans la réunion.

2.6. Contrôlez la réunion :

La personnalité de l'animateur conditionne l'ambiance de réunion. Afin de ne pas se

laisser déborder, vous devez contrôler votre réunion :

 Soyez un leader mais pas un « petit chef».

 Soyez un bon communicant en soignant le langage oral, le langage para-

verbal.

 Menez la réunion avec dynamisme et maîtrisez le groupe.

Les participants ne possèdent pas tous les mêmes qualités de communicant. La plu-
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part s'expriment clairement et précisément alors que certains sont plus intuitifs
qu'orateurs.

III. Les principaux types de comportements dans une réunion

Les participants d’une réunion présentent des profils hétérogènes qu’il vous faut
concilier le temps de la rencontre pour répondre à votre objectif. Les enthousiastes y
côtoient les effacés, les critiques cohabitent avec les bavards…Vous pourrez tirer le
meilleur parti de cette diversité de tempéraments, à condition de savoir observer les
participants pour étalonner votre management au plus près de leurs particularités.

Un animateur peut avoir faire face à une dizaine de comportements différents au sein
d’une même réunion.

3.1. Les comportements à adopter par l’animateur de la réunion

Types de comportements Comportement à adopter par

l’animateur

Le leader est de loin le plus complexe à Canalisez ses ardeurs dès le début
gérer. Sa capacité à tirer les autres dans afin de garder la main sur la rencontre
son sillage peut le conduire à vous lorsqu’il prend la parole.
subtiliser la maîtrise de la réunion.
Le producteur prend part au contenu et Mettez-le à contribution dès que la
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propose des idées nouvelles. Il livre réunion s’essouffle.
volontiers son avis et sait faire des choix
entre plusieurs alternatives.

Le facilitateur aime que les discussions N’hésitez pas à le faire intervenir

progressent. Conciliant, il pousse les lorsque les débats sont tendus et qu’il
intervenants à s’accorder et est toujours faut trouver une voie intermédiaire
en recherche de compromis. Il souhaite entre des arguments contradictoires.
gommer les conflits, les divergences.

Le suiveur n’apporte pas d’élément Posez lui des questions ouvertes pour
nouveau. Il fait de son mieux pour l’inciter à s’investir, à se livrer.
coopérer et participer au groupe. Son Laissez-lui un peu plus de temps pour
apport n’est jamais décisif pour faire répondre aux questions.
avancer la discussion.

Le passif ne manifeste aucune réaction, Sollicitez-le régulièrement au cours de

s’ennuie et attend juste que la réunion la réunion. Votre objectif : Lui montrer
s’achève. S’il ne gêne pas le qu’il est concerné, car son inertie pourrait
déroulement de la rencontre, il ne la fait faire tâche d’huile.
pas progresser pour autant, sauf s’il est
explicitement interrogé.
L’enquêteur est toujours en recherche Répondez à ses questions dans la
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d’explications. Il est demandeur de mesure du possible (elles peuvent aider
détails, d’informations, jusqu’à se noyer à la compréhension générale du groupe),
parfois dans l’investigation. mais renvoyez à plus tard des
réponses qui demanderaient de trop
s’écarter de l’essentiel. Expliquez-en-lui
les raisons.

L’opposant part du principe que la Retournez lui ses arguments sous

réunion ne permettra pas de résoudre le forme de questions, pour le forcer à
problème ou n’a, à priori, pas lieu d’être. sortir de sa spirale de contre –
Résultat : un contrepied systématique de propositions.
tout ce qui s’y dit. Il se cantonne à la
critique et ne propose aucune solution
positive.
 3.2. Maitrisez les participants difficiles :

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Ce ne sont pas des différences d’opinion qui gênent le fonctionnement d’un groupe
mais la rigidité de ses membres. Voici quelques conseils pour faire face aux
situations les plus délicates.

Le bavard  Fixez les règles du jeu, rappelez le temps de parole.

 Evitez les questions ouvertes qui donneront lieu à des réponses
interminables.
 S’il n’en finit pas de digresser sur un sujet, faites vous-même silence.
 Déplacez-vous vers lui.
L’expert  Prenez l’une de ses déclarations et renvoyez-la au groupe pour
discussion générale.
 Montrez lui que ses connaissances et les avis des autres comptent au
moins autant que les siens.
Le sceptique  Prenez-le à son propre jeu et renvoyez-le à ses interrogations.
 Obligez-le à approfondir systématiquement ses propos.
 Faites intervenir le groupe.
Le  Faites le intervenir sur des questions de fond et évitez-lui de se
perfectionniste disperser sur les problèmes annexes.
 Profitez de son souci du détail pour le charger des prises de notes. Il
s’en acquittera avec conscience.
L’agressif  Rappelez-lui les règles avec une fermeté polie
 Désamorcez le en mettant en valeur ce qui dans son intervention peut
être utilisé positivement.
Le saboteur  Isolez-le avec la collaboration des autres participants
 Rappelez lui les objectifs de la réunion et l »intérêt qu’à l’ensemble du
groupe d’y parvenir
 Si rien n’y fait, demandez-lui de s’y conformer ou de quitter la séance.
Les participants ne sont pas toujours disponibles mais peuvent avoir des
comportements qui ne sont pas toujours en adéquation avec les objectifs de la
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réunion. En votre qualité d’animateur, vous devez recadrer sans vexer.

Face aux… Technique à utiliser

Apartés Faites silence, déplacez-vous et rapprochez-vous

des chuchoteurs.
Interpellez-les : « Excusez-moi, pouvons-nous
reprendre ensemble ? »

Propos hors sujet Reformulez et enchaînez.

Sous-entendus Reformulez, interprétez et obtenez l’accord de vos

interlocuteurs sur votre reformulation ou le désaveu
sur les propos initialement tenus.
 3.3. Les problématiques pouvant intervenir lors d’une réunion :

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Qu’elles soient d’ordre comportemental ou matériel, les perturbations pouvant
intervenir durant une réunion doivent être anticipées pour être mieux gérées.
Vous trouverez ci-dessous quelques situations classiques et conseils pratiques.

Perturbation horaire : un participant arrive en retard

Perturbation horaire et en même temps hantise de l’animateur : le participant, les

participants arrivant en retard.
Quelle réaction avoir, quelle décision prendre ? Comment ne pas tenir compte des
habitudes – pas très bonnes en l’occurrence – de l’entreprise ou du service ?
Comment éviter de casser la bonne ambiance de départ ? Comment rompre cette
mauvaise habitude ? (…) Voici quelques questions que nous pouvons nous poser.

La bonne attitude est précisément de bien remarquer la présence du retardataire en

soulignant son retard sans humour ni agressivité. Après quoi, le résumé rapide de
l’avancement des travaux lui est communiqué. Conscient que son retard n’est pas
accepté et qu’il perturbe le travail du groupe, il devrait éviter de reproduire une telle
situation.

L’ennui, c’est que chacun arrive selon son rythme et provoque à chaque fois la
même perturbation. La conséquence de ces arrivées étalées : ceux qui avaient
l’habitude d’arriver à l’heure ne veulent plus perdre de temps à attendre les autres.
Eux-mêmes commencent d’arriver en retard. Voilà pourquoi la tolérance zéro est la
seule efficace !
Perturbation comportementale

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Dès le début de la réunion, l’animateur peut être amené à constater l’attitude
particulière d’un participant ou de plusieurs participants. Ces femmes, ces hommes
« TROP » méritent… de la considération, de l’observation pour mieux comprendre
leur façon d’agir et ainsi intervenir à bon escient, efficacement, c’est-à-dire non pas
en les excluant mais en favorisant, même fermement leur recentrage dans l’objectif
de la réunion.

Les attitudes les plus gênantes sont celles marquées par un manque de confiance,
d’estime de soi et d’affirmation : elles conduisent soit au silence, soit au suivisme,
soit encore à la passivité. Ce faisant, elles privent le groupe de réflexions
intéressantes, de propositions dignes d’intérêt. Cette stratégie consciente,
inconsciente sur le mode « Perdant-Perdant » doit être inversée au profit de la seule
stratégie valable : « Gagnant-Gagnant ! » Là encore, l’inversion résultera du soutien
d’autres collaborateurs dans l’expression des idées d’autre part, et enfin de
l’accompagnement et des encouragements de l’animateur.

Perturbation matérielle

Nous évoquons ici la possible perturbation matérielle, pour rappeler que la liste des
équipements à prévoir constitue une solide garantie : celle du meilleur
fonctionnement de la réunion !

Cette insistance sur les questions matérielles tient à la dimension négative que
prennent les dysfonctionnements surtout lorsqu’ils apparaissent dès le début de la
réunion. Par ailleurs, ils servent souvent de points de fixation du mécontentement,
occultant ainsi les vraies raisons de l’insatisfaction des participants. Si, alors que la
situation est maîtrisée, un sentiment de malaise se développe, personne ne pourra
se retrancher derrière une explication rationnelle : la recherche de la cause et au-
delà des solutions sera facilitée.
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IV. Faire face aux blocages et aux autres situations de fermeture :

Les situations de blocage durant une réunion ne sont certes pas fréquentes, mais
elles peuvent se produire. Comment y faire face et peut-on anticiper ses situations ?

Un exemple classique de situation de blocage : aucun des participants ne prend plus

la parole, ne se hasarde plus à quelques propositions que ce soit...

La première question que doit se poser l’animateur consiste à déterminer les raisons
possibles de ce blocage. Il peut se poser la question suivante :

« Y a-t-il des signes annonciateurs mal perçus de ma part ? »

Si rien de tel n’est constatable chez les participants, il convient à l’animateur de se

poser la question indispensable :

« Ai-je par mon propos, mon attitude, mon absence de propos ou mon absence de
réaction, provoqué une telle situation ? »

Les participants peuvent rester dans le domaine du non-dit car ils éprouvent des
difficultés à oser dire. En répondant par un signe de tête, de sourcils, par le
plissement ou froncement du regard, du front, ils peuvent envoyer un signal qui les
soulage ! A l’animateur d’en saisir le sens et de poursuivre sur le chemin de
l’expression, non sans avoir exprimé sa compréhension de la réaction.
Accepter l’erreur

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S’il est en cause, la meilleure solution réside dans l’acceptation de l’erreur bien
involontaire et dans l’intérêt d’une telle situation qui lui apprend sur sa technique
d’animation. Si le problème vient du groupe, le faire s’exprimer progressivement.

Le silence, le blocage équivalent à des situations d’isolement, d’enfermement. Par

leur nature, ils sont à la fois loin de l’esprit de la réunion et de son objectif. On ne
peut construire un échange solide et vrai, ni sur du non-dit, ni surtout sur l’incapacité
à dire ce qui va et ce qui ne va pas. Mieux vaut savoir que l’on n’est pas d’accord sur
tout et continuer d’avancer ensemble plutôt que de se laisser aller à des
représentations de l’autre trompeuses et inutiles ! Il se peut aussi que le groupe ne
progresse pas et que s’installe un climat négatif, sans entrain, pessimiste.

Intervenir

La première intervention de l’animateur consiste à exprimer au groupe ce qu’il

ressent. Si en retour il reçoit une réponse réellement rassurante et digne de
confiance, il pourra se conseiller d’être moins fébrile et plus confiant en lui-même.
Dans le cas contraire, on revient à une des hypothèses de la situation décrite
précédemment.

Comprendre

Une telle situation peut être provoquée par une animation inadaptée au public et/ou
aux situations à régler : il est alors impératif de changer de méthode, s’il en est
encore temps et si les ennuis causés n’interdisent pas de poursuivre la réunion.
Cette situation peut aussi provenir des participants eux-mêmes et des tensions non
réglées, qui éclatent au grand jour. Le travail de l’animateur réside dans
l’identification de ces tensions, dans la mesure de leur réalité et de leur importance.