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Guide d’utilisation XPPS 2017

Rapport de
stage
Département : finance & controling
(service comptabilité)
Guide d’utilisation XPPS 2017

Remerciement

Je tiens à exprimer mes vifs remerciements :

A Mme REZGUI Ibtissam et à Mr JAGGAL Laarbi pour

l’encadrement professionnel pour m’avoir guidé, encouragé et

conseillé pendant toute la période de stage. Je tiens à mentionner le

plaisir que j'ai eu à travailler avec lui.

J’exprime également ma reconnaissance particulière à Mme

LADJALI Khouloud qui m’accueilli, guidé et informé avec beaucoup de

sympathie et de patience. A Mr JBARI Abdellah et BOUSS Mohamed

pour les informations qu’ils m’ont fournies pendant la période de stage

pour accomplir ce travail.

Je veux saisir l’occasion pour exprimer ma profonde gratitude à

tous l’équipe de service. Ainsi que tous ceux qui de près ou de loin ont

contribué au bon déroulement de mon stage.

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Élaboré par BETTIOUI Ayoub
Guide d’utilisation XPPS 2017

Table des matières

Remerciement ......................................................................................................................................... 1
Introduction ............................................................................................................................................. 4
PARTIE I :.................................................................................................................................................. 5
PRESENTATION D’ENTREPRISE ................................................................................................................ 5
Chapitre 1 : Présentation de la société ............................................................................................... 6
Chapitre 2 : Présentation des départements .................................................................................... 13
Chapitre 3 : Service comptabilité : .................................................................................................... 17
3.1 Description de Service ............................................................................................................. 17
3.2 Description des taches : .......................................................................................................... 22
PARTIE 2 : Automatisation de la comptabilité ...................................................................................... 29
I. Définition ................................................................................................................................... 30
II. L’authentification ...................................................................................................................... 32
III. Le changement de mot de passe........................................................................................... 34
IV. Comptabilisation des factures ............................................................................................... 37
1) La gestion des factures reçues : ................................................................................................ 37
a. Gestion de facture avec prix brut .......................................................................................... 37
b. Gestion de facture de métaux. .............................................................................................. 41
c. Gestion de facture d’emballage avec frais de transit (VK) .................................................... 45
d. Gestion de facture rabais, remise, ristourne......................................................................... 47
e. Gestion de facture d’emballage ............................................................................................ 51
f. Gestion de facture de RRR aven transit (VK) ......................................................................... 54
g. Gestion de facture TE Morocco ............................................................................................. 58
h. Gestion de facture avec débit note & différence du prix ...................................................... 61
2) Consulter et modifier les données de Base d’un article ........................................................... 65
a. Les contrats ........................................................................................................................... 65
b. Gestion de contrôle de facture ............................................................................................. 69
c. les fournisseurs...................................................................................................................... 72
d. Déblocage de beleg ............................................................................................................... 76
e. Menu query ........................................................................................................................... 79
Quitter le système ................................................................................................................................. 85
Index et illustrations .............................................................................................................................. 87

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Conclusion ............................................................................................................................................. 88

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Introduction
Du 02 décembre 2016 à 02 février 2017, j’ai effectué mon stage
au sein de la multinationale SEBN.MA l’un des principaux fournisseurs
internationaux de l’industrie automobile.

En ce qui concerne mes activités pendant ce stage, la principale


mission qui m’a été confié tous les postes entre les activités de finance
sur tout le service de comptabilisation de matières premières.

Plus largement, ce stage a été l’opportunité pour moi


d’appréhender les différentes missions liées à ces postes ainsi que
d'avoir une vision sur la fonction finance au sein de cette multinational.

Au-delà d’enrichir mes connaissances, ce stage aura une


influence sur mon parcours professionnel.
Dans ce présent rapport je présenterai en premier lieu la société
qui m'a accueilli.

Dans un second temps, je présenterai les procédures comptables


au sein de SEBN.MA en met un focus sur un guide d’utilisation d’un
logiciel ERP développé spécialement pour les firmes industrielles
automobiles qui permet de gérer des activités inter société et le
partage de données électroniques.

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PARTIE I :

PRESENTATION

D’ENTREPRISE

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Chapitre 1 : Présentation de la société

Le Groupe Sumitomo
L’histoire du groupe Sumitomo remonte à plus de 400 ans lorsque Masamoto
Sumitomo a commencé son activité avec le raffinement du cuivre. Aujourd’hui, Le Groupe
Sumitomo est l’un des groupes d’entreprises les plus importants du Japon et du monde, est
présent dans les industries les plus diversifiées, notamment le fer et l’acier, le génie
mécanique, l’exploitation minière, la céramique, l’immobilier, la banque et le négoce.

Sumitomo compte plus de 267.000 collaborateurs à travers le monde et enregistre un chiffre


de ventes annuel dépassant les 400 milliards de dollars US.

Le Groupe Sumitomo Electric Industries


Sumitomo Electric a été fondée en 1897, c’est l’un des principaux fournisseurs
internationaux de l’industrie automobile avec plus de 20% de la part de marché mondial, et
80% de la part de marché japonais, le groupe comprend 300 filiales et société affiliées dans
plus de 20 pays à travers le monde.

Le groupe Sumitomo emploie plus de 130 000 salariés de par le monde. Au Maroc, le
groupe dispose de 3 filiales et emploie 15000 personnes. Le groupe est considéré comme le
premier investisseur au Royaume dans le domaine des équipements automobiles.

Fiche signalétique

Dénomination Sociale : Sumitomo Electric Bordnetze Maroc (SEBN-MA)


Forme juridique : Société A Responsabilité Limitée(SARL)
Secteur d’activité : Confection des faisceaux de câbles pour voiture
Effectif : 4789 personnes
Date de création : Février 2001
Capital social : 51 600 000 DH
Siège social : Lot 32 Zone Franche, Tanger
Superficie : 43 270 m2
Numéro d’affiliation à la CNSS : 6293568
Numéro de registre de commerce : 16941
Patente : 50279335

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Actionnaires : WolkswagenBordnetze Gmbh + Groupe Sumitomo

Historique
Le parcours de la société multinationale SEBN-Ma au Maroc peut être résumé ainsi :

Mai 2000 : Recherche d’une zone d’implantation au Maroc.


Janvier 2001 : Décision d’investir à Tanger.
12/02/2001 : Signature de l’accord d’investissement avec la fondation Hassan II.
21/02/2001 : Inauguration d’AWSM.
30/03/2001 : Embauche des 45 premiers employés.
02/04/2001 : Début de la formation du personnel et de la production dans les locaux
loués.
15/06/2001 : Signature du contrat d’achat du terrain.
Analyse, conception et développement d’une application de gestion de mobilité interne et
d’évaluation des compétences des collaborateurs
27/06/2001 : Début des travaux de construction au chantier.
23/08/2001: Premier audit externe par Volkswagen (résultat 87%).
30/08/2001 : Début de la production et des livraisons à Volkswagen Pamplona.

29/03/2002 : Le nombre d’employés atteints 1000.


25/01/2002 : Occupation de la zone 1 dans les nouveaux locaux.
Mai 2002 : Certification ISO 9001.
24/06/2004 : L’Audit de produit et de processus de Volkswagen, AWSM a été classée
fournisseur « A » (résultat 93%)
25/08/2005 : Certification ISO / TS 16949.
20/03/2006 : Partenariat avec un nouveau groupe « Sumitomo Wiring Système ».
Juin 2007 : nouveau projet Q7
Févier 2008 : L’Audit SEBN : classée fournisseur « A » avec une note de 93
Mars 2009 : L’Audit SEBN : classée fournisseur « A » avec une note de 94

28 mai 2009 : inauguration officielle du projet PQ25.


Novembre 2012 : Changement de la nomination de la société de AWSM
“AutomotiveWiringSystemsMorocco” à SEBN « Somitomo Electric Bordnetze SEBN»

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Les valeurs de la société

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Fiche technique

• Propre surface : 49.270 m²


• Propreusine : 34.144 m²
• Usineloué : 16.000 m²
• Investissement totale : 43.020.000 EUR (1ér janvier
2016)
• Employés: 3556 (1ér février 2016)
• Shifts : 3
• Jours de travail par semaine : 6
• Performance quotidienne (1ér février 2016):
 Tous les faisceaux pour 1200 voitures POLO
 Tous les faisceaux 480 voitures AUDI A1
 Tous les faisceaux 66 voitures SCIROCCO
 66 Harnais de sécurité SCIROCCO
 60 Harnais de sécurité GOLF CABRIO
 Autarcique pour 340 voitures SHARAN

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Notre mission

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Chapitre 2 : Présentation des départements

Département ingénierie :
Ce département est chargé d’optimiser la planification de la production en fonction des
besoins des clients et des objectifs internes .Les principaux pôles de ce département
sont d’une part, l’Ingénierie produit dont la mission est la conception des produits
,l’application des modifications techniques pour les différentes familles des produits, et
d’autre part, le pôle Ingénierie de processus qui est chargé de la mise en place des méthodes
de travail ainsi que la conception des postes de travail et leurs emplacement

Département production :

La mission principale de ce département est d’assurer l’exécution de la production


selon les normes des clients (fournis par le département planning) et selon les exigences des
normes qualité (normes client et normes ISO TS 16949). Ce département comprend plusieurs
services qui varient entre la planification, la préfabrication, le montage, la maintenance et
l’entretien des machines et des bâtiments…etc.

Département logistique :
La fonction logistique a pour objectif de veiller à l’harmonie totale et la parfaite
synchronisation entre les flux de matières et des flux d’informations (production en Just à
temps).Le département logistique assure aussi l’approvisionnement, la gestion des stocks,
l’ordonnancement de la production, le transport...etc.

Département qualité :
Le rôle du département qualité est de mettre en place un système de management de la
qualité capable d’assurer un respect totale des exigences clients et des normes internationales
(ISO TS 16949, VDA,…).Pour accomplir sa mission, le département qualité utilise une
combinaison entre plusieurs techniques notamment : le contrôle de la production, la maitrise
statistique des données, les audits internes,…etc.

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Département Kaizen :
Ce département a été créé pour améliorer et développer les facteurs de progrès de la
société en assurant les conditions plus favorables par l’analyse des disfonctionnement selon
un benchmark entre les données des autres sites du groupe Sumitomo WiringSystems et le
suivi de leur résolution. De même, il assure l’application et le développement des activités
Kaizen pour atteindre les objectifs fixés par le groupe.

Département Ressources Humaines :


Le département RH a une double mission : il assure d’une part la gestion du volet
administratif du personnel : la paie, les prestations sociales, la gestion de l’absentéisme et de
la discipline,… .D’autre part, il assure tous les axes liés au développement des Ressources
Humaines à travers tel que la formation technique, la formation continue, le recrutement, la
gestion des carrières, la communication interne…..

Département finance :
Ce département a pour mission de gérer toutes les opérations de comptabilité, et de trésorerie
tout en restant en contacte permanent avec les clients et les fournisseurs et les différents
acteurs internes et externe à l’entreprise.

Département informatique :
Chargé de l’administration du système d’information, le département informatique s’occupe
de la gestion du parc informatique dont l’installation et l’entretien du réseau et des serveurs
ainsi que la maintenance des serveurs ,en outre ce service est chargé de gérer les applications
et les ERP des différents départements

Département technique :
La principale mission du département OHS-Environnement est d’assurer l’application et la
diffusion des règles de sécurité de l’entreprise en informant les employés sur les mesures de
prévention et en analysant les incidents qui ont eu lieu afin de déterminer leurs causes et en
déduire des action d’amélioration et de prévention des risques tout en gardant une relation
constante avec les autres départements, les compagnies d’assurance, …etc

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Département Project Office :


Le département PO est définit et maintient le référentiel des processus liés à la gestion
de projet. Sa mission principale est d’assurer la coordination entre les différents intervenants
dans la réalisation des différents projets. Il prend en charge la documentation, le tutorat et
l'évaluation de la gestion des projets, ainsi que le suivi de la mise en œuvre

Département Controlling :

Il cordonne, il évalue, il surveille toutes les activités liées au contrôle de gestion ainsi que
opération de suivi du budget.

Studies level of our employees

Seniority of ouremployees

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Chapitre 3 : Service comptabilité :

3.1 Description de Service


Le service comptabilité est constitué actuellement d’un chef de service, chef comptabilité
fournisseur et 5 comptables.

Le service a pour mission de mettre à la disposition de la société par le biais du département


« Finance Controling » tous les enregistrements des mouvements en valeur dans un délai
prescrit et conformément aux exigences des normes comptables marocains et du groupe.Il a
our mission aussi d’assurer la fiabilité de toutes les informations comptables afin de présenter
des états financières ; claire, fiable et fidèles aux tiers (Etat ; Groupe, Direction….)

Mission du service :

Mettre à la disposition de la société par le biais du département « Finance Controling » tous


les enregistrements des mouvements en valeur dans un délai prescrit et conformément aux
exigences des normes comptables marocaines et du Groupe.

Il a pour mission aussi d’assurer la fiabilité de toutes les informations comptables afin de
présenter les états financiers, claires, fiables et fidèles aux exigences des tiers (État,
Actionnaires, Direction……..)

Organigramme service comptabilité :

Chef
Chef comptable
comptable

Comptable Aide
Comptable Comptable
assistant
Comptable Comptable aide
comptable
Comptable assistant

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Dimension du service :

La comptabilité générale se partage principalement en 3 axes :

Comptabilité fournisseurs.

Comptabilité clients.

Et la trésorerie….

Comptabilité fournisseurs :

La comptabilité fournisseurs est l'une des séries de transactions comptables qui couvrent
les paiements aux fournisseurs de l'argent dû pour des produits et des services achetés.
Il définir le processus de réception des documents comptables jusqu’au la comptabilisation.
Il y’a environ 390 fournisseurs avec lesquels la société AWSM effectue des transactions,
qui se partagent comme suite :

- Fournisseurs étrangers : 195


- Fournisseurs marocains : 187
- Fournisseurs intergroupe : 08

Comptabilité clients :
Ce sont les Opérations liées aux ventes et aux clients
- Clients étrangers : 01
- Clients Inter-groupe : 03
- Autres : 03
Trésorerie :

Ce sont des valeurs liquides dont dispose AWSM pour le service de ses paiements
exigibles; en ressources disponibles ou par concours bancaires (crédits de fonctionnement).
C’est la gestion équilibrée des flux monétaires en entrées et en sorties, (gestion des
risques)

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Contexte et environnement du service :

Le travail s’effectue à l’aide de trois logiciels principalement

XPPS SAP R/3 EXCEL

 La saisie et le  La comptabilisation  Préparation des


Contrôle des par l’interface des règlements
factures de Matière factures de MP  Préparation des
Première  Autres situations Extra
 Passation de enregistrements comptables et
l’interface comptables Intergroupe
 Passation du DFU

Le calendrier comptable :

Les travaux quotidiens

Les travaux quotidiens sont relatifs aux relations avec les clients et les fournisseurs. Il s’agit
d’enregistrer les factures émises et règlements reçus et règlements émis d’autre part. De fait,
ces quatre types d’écritures ou enregistrements comptables constituent le plus souvent 90 à
95% du volume des opérations comptables.

Les enregistrements relatifs aux clients sont généralement intégrés à la chaîne informatique
des ventes (la comptabilisation de la vente se faisant automatiquement avec l’émission de la
facture) ; les factures fournisseurs étant, par définition, des documents externes, elles doivent
donner lieu à une saisie préalable à leur traitement.

Les travaux mensuels

Le calcul, la comptabilisation et le règlement de la paie sont mensuels .De même le calcul, la


comptabilisation et la TVA sont mensuels (trimestriels pour les très petites entreprises).

Mais la comptabilité ne se limite pas uniquement à la réalisation d’enregistrements, elle


nécessite également des contrôles réguliers ( le plus souvent mensuels) pour s’assurer de
l’exactitude des comptes,tel est le cas principalement du ou des comptes de banque et des
compte individuels des fournisseur .

Pour ce qui concerne le compte de banque, un contrôle se réalise par l’opération dite de
rapprochement .Il s’agit en fait d’une véritable technique d’audit qui consiste à s’assurer de la

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correspondance symétrique entre le relevé communiqué par la banque et le compte de la
banque dans les livres de l’entreprise .des différences temporelles, justifiées doivent permettre
de vérifier la concordance des soldes.

Les compte clients représentent souvent un enjeu déterminant pour l’entreprise .En effet
le Montant total des créances sur les clients (souvent trois mois de chiffre d’affaire) est
souvent supérieur aux capitaux propres de l’entreprise.

Il s’ensuit que l’entreprise doit savoir avec précision qui lui doit quoi de puis quand
sous ce faire les conditions suivantes doivent être remplies :

 Il doit exister au moins un compte (souvent baptisé « individuel ») par client.


 Chaque enregistrements doit être dote d’un libellé précis indiquant les références de la
pièce justificative (n° de la facture ; nature du règlement et d’une date).
 Les solde doit pouvoir s’expliques (ou être « justifié » selon le jargon des comptables).
Par les factures non encore réglés .pour mettre en évidence les opérations non réglées on
utilise la technique du lettrage qui consiste à mettre en relation, au moyen d’une lettre, les
mouvements, débit et crédit, qui se compensent.

Les travaux trimestriels

Du point de vue juridique le trimestre ne correspond pas à une périodicité important,


seuls sont à signales des règlements de charges souabes (caisses de retraite) et de la TVA pour
les très petites entreprises.

Cependant de nombreuses entreprises choisissent de réaliser une situation c0d un bilan


et un compte de résultat destinés non pas à des lecteurs externes mais aux dirigeants de
l’entreprise a fin de « faire le point » et de suivre l’évolution de l’entreprise la comptabilité
accentué ainsi son rôle d’information de gestion.

Pour rendre significatif un arrête comptable intermédiaire (trimestriel ou mensuel)


convient de tenir compte de certaine. Charges à règlement annuel (taxe professionnelle,
congés payes assurances :…). Pour corriger cet effet, on pratique couramment l’abonnement,
lequel consiste comptablement à étaler les charges annuelles sur la base d’une approximation.
Pour ce faire le plan comptable a prévu les comptes 488, « comptes de répartition périodique
des charges et des produits ».

Les travaux annuels


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Les « périodes de bilan » sont réputées pour être particulièrement éprouvantes pour les
milieux comptables. Ces travaux sont de trois ordres : contrôle des compte, écritures dites
d’inventaire et mise en forme des documents comptables.

Les objectifs du service :

1- Respecter la planification des règlements à 95%.

2- Utiliser les escomptes fournisseurs à 100%.

3-Réussir le recouvrement hors groupe et inter groupe.

4- Respecter les deadlines des arrêtés des reportings et des requêtes

Spéciales.

5- Réussir l’audit du commissariat aux comptes KPMG.

6- Zéro Réclamations (Fournisseurs, Etat,…….).

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3.2 Description des taches :


Chef comptable

Le chef de service assume la responsabilité de la fiabilité de toutes les informations


comptables en s’assurant de la bonne tenue de la comptabilité et la fiabilité de toutes les
enregistrements comptables.

Elle assure l’interface avec les auditeurs « KPMG » et avec le groupe.


Elle effectue un ensemble des opérations comptables à savoir :
 Travaux de fin d’année : Bilan, Les liasses fiscales et autres état envoyées par la
centrale.
 Meld Package chaque trimestre.
 Les provisions de fin de mois et d’années
 La comptabilisation de la paie.
 ……………………………..
En plus ; elle participe à la résolution des problèmes avec les fournisseurs et
clients.

Les comptables

Comme principale tache, l’équipe assume la responsabilité de :

 La comptabilisation des factures


 La gestion des comptes Frs et Clients
 Le contrôle des comptes.

1) Comptabilisation de facture de matières premières

A la réception des factures (par poste, E-mail ou Fax), le comptable les saisi sur le System
XPPS.

Le contrôle des factures se fait à la base des données sur XPPS en contrôlant la quantité
facturée avec celle saisi par le service Magasin (BL) et l prix facturé avec celui sur le contrat
sur XPPS saisi par la centrale.

En cas de détection d’une différence de quantité ou de prix, un débit note « BELASTUNG »


est établi sur automatiquement sur le system.

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Guide d’utilisation XPPS 2017
Pour les factures ou il n y a pas de problème après le lettrage des BL saisi par le service
magasin, on lance une transaction sur le system (Interface XPPS à SAP) pour exporter les
factures ou il n y a pas de problème à SAP.

2) Comptabilisation des factures de transport de Marchandise


(Import -Export - Express)

Le service transit reçoit les factures du fournisseur, pour les contrôler pour validation du
payement et pour attribuer un N° de dossier sur les factures.

Le comptable assume la comptabilisation et le suivi des règlements de ces factures.

3) Comptabilisation des factures d’achat divers au Maroc et à l’Etranger:

Comptabilisation de facture d’achat divers locaux

Ce sont les achats autres que matières premières, ils peuvent contenir les fournitures
bureau, emballages, frais d’hôtel, sécurité, nettoyage, etc.
Dans cette procédure lorsqu’il y a un besoin d’achat par un département de
l’entreprise, il le fait savoir au service achat, qui contacte le fournisseur pour négocier la
quantité et le prix des biens, ensuite la secrétariat envoie un bon de commande pour le
fournisseur, qui renvoi a son tour la marchandise avec une facture au magasin centrale,
qui établie un bons de réception et lui donne avec la facture et le bons de commande au
service comptabilité.
Le comptable contrôle la facture tout d’abord pour s’assurer que la quantité et le prix
de la facture sont semblable à ceux qui sont sur le bons de commande et le bons de
réception, ensuite il saisie cette facture sur le SAP, prépare le règlement, et les donnent au
service trésorerie qui contrôle lui aussi les documents, et donne un ordre de virement à la
banque, et enfin il redonne la facture au service comptabilité pour les classer dans des
classeurs numéroté par ordre interne du service.
On peut constater que la facture est contrôlé par trois services différents avant d’être
régler, le magasin centrale, le service comptabilité, et le service trésorerie.

Pour comptabiliser la facture d’achat locaux il faut vérifier la quantité et le prix


facturés avec celles qui sont commandé et reçus, ensuite si le montant est supérieur à 250
euro, en doit constater que cette commande est accepter par les directeurs générale, après
en examine le numéro de référence interne dans le lotus workflow pour voir le centre de
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coût et le compte comptable, puis entrer les différents information sur le cachet effectuer
sur la facture, (n° d’ordre de la facture, compte, date, et signature) et en saisie la facture
dans le SAP, date de la pièce, sa référence, le montant, le compte comptable, un texte pour
la désignation, et le centre du coût. Et enfin en la comptabilise. Le numéro qui sort après
la comptabilisation est écrit sur la facture et en attend le règlement si ce n’est pas déjà
effectuer, pour les classer.
On peut schématiser cette action par suite :

Bon de commande

Facture Service Achats


Fournisseurs
 Bons de Facture+BC Service
Réception Comptabilité

 Contrôle
 Saisie sur
SAP
Service Trésorerie  Préparation
La facture pour classer du
 Contrôle règlement
 Ordre de virement  classement
Règlement ou la facture

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La comptabilisation de facture d’achat à l’étranger :

Ce sont les achats provenant de l’étranger, ils ont les même procédures pour leurs saisie que
celles des achats locaux, dans la seule différence est la devise, dans ce cas c’est l’euro.

4) Comptabilisation des factures de ventes et des refacturations :


Pour les ventes on trouve :

 Les ventes des marchandises au client marocain


 Les ventes des marchandises à l’étranger
 Les ventes des marchandises à l’intergroupe

Dans le premier cas ce sont des ventes des matières premières, ou des produits semi-
finis à des entreprises ayant le même domaine d’activité. C’est une vente de dépannage pour
le client.

La facture ce fait manuellement par le service facturation et ensuite comptabilisé par le


service comptabilité sur SAP.

Dans le deuxième cas, c’est le produit fini qui va être vendus au client étranger hors
groupe, ce produit fini est un produit complet ou des AUTARK selon le besoin du client.

La facture est faite manuellement et après, envoyer au service comptabilité pour sa


comptabilisation

Dans le dernier cas, les ventes se font par une procédure automatique par le system
XPPS. Avant que le produits fini soit mis dans le camion pour son exportation, les agents de
l’export le scanne, le scanneur détecte le produit et fait l’identification du prix, la quantité, le
numéro de l’article etc., ces informations s’enregistre sur le PLS est passe directement au
system XPPS, ensuite le comptable effectue une transaction qui s’appelle DFU, et donc ces
données se comptabilise automatiquement sur SAP.

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Guide d’utilisation XPPS 2017

5) Comptabilisation de la paie
Le responsable du service comptabilité est garant pour le bon déroulement de cette procédure.

Après l’arrêté de la paie chaque fin du mois, le Département des ressources humaines
adresse au service comptabilité le journal de paie.

En parallèle le Département des ressources humaines envoi le journal de paie sous la


forme d’un fichier électronique au département d’informatique, ce dernier lui fait un
traitement et l’envoie au service comptabilité qui la comptabilise automatiquement dans le
système SAP par l’intermédiaire d’une interface paramétrée entre Sage Paie 500 et SAP R/3.

SERVICE
SERVICE DE PAIE :
INFORMATIQUE :
Fichier électronique
Calcul des salaires
Traitement du fichier
Paie

Journal de paie

SERVICE
INFORMATIQUE :
Traitement du fichier

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6) Comptabilisation des provisions de fin de mois


A l fin de chaque mois, le service comptabilité comptabilise les provisions des charges
relatives à la période à clôturer.

Il s’agit de collecter la valeur des charges dont les factures non encore parvenues.

DEPARTEMENTS PROVISIONS FOURNIS

Frais de formations, nettoyages, sécurité, transport


RESSOURCES HUMAINES
du personnel, congés, létiges, restauration……….

TRANSIT Frais transport/ imp-Exp-Express

Livraisons sans factures, Inventaire magasin central,


ACHAT
Stock mort.

TRESORERIE Intérêts bancaires

En plus de ces charges, le service essaye de comptabiliser au maximum possible toutes


les charges relatives à la période à cloturer:

Livraison MP sans factures

Location des appartements

Frais téléphone

Frais de médecine

Eau et électricité

Charges de maintenance mensuelle

Les primes d’assurance……………

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7) Les prévisions des règlements


A la fin de chaque mois, le service comptabilité doit fournir au service trésorerie, les
prévisions relatives aux règlements prévue pour le mois suivant afin de les prendre en
considération.

il s’agit des :

Règlements des Frs en MAD

Règlements des Frs en EUR

Règlements des escomptes

Règlements des impôts: Acomptes IS, RAS, Taxe d’édilité, amende et pénalités……

8) Les règlements de fournisseur


À la fin du mois, le service comptabilité prépare les règlements et les envoi au service
trésorerie pour effectuer les payements.

Il y a quatre échéances au cours du mois :

ECHEANCES DE REMISE A LA
NATURE DE FOURNISSEURS
TRESORERIE
Matière première EUR 22 M+1 ET 25 M+1

Transport en EUR

Achats divers étranger EUR


25 M+1
Location MONTEROMAR Q7

Achats locaux MAD 05 M+2

ESCOMPTES MAD + EUR Chaque mardi et Jeudi

Impôts Date d’exigibilité

Urgences - Avances (Exceptions) A la signature du Directeur FC

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PARTIE 2 :

Automatisation de la

comptabilité

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I. Définition

XPPS est un logiciel ERP développé spécialement pour les firmes industrielles
automobiles. IL permet de gérer des activités inter société et le partage de données
électroniques tout en répondant au marché des pièces détachées de véhicules.

Par ailleurs, XPPS est l’abréviation d’une solution Xerox : "Xerox Production Print
Services".

Agilisys Auto motive, l'un des grands noms de la fourniture de solutions


spécifiques au secteur automobile, a annoncé aujourd'hui la sortie de la version 3.0
de XPPS, une solution ERP conçue sur mesure pour les équipementiers
automobiles. Cette version, dotée jusqu'à présent du nom de code << Australie >>,
offre une multitude d'innovations, notamment dans les domaines de la gestion multi
site, des activités inter société, des ordres de virements et de l'échange électronique
de données. XPPS, conçu par Agilisys Auto motive, est un système ERP répondant
également au marché des pièces de rechange. Il intègre pleinement les clients et les
fournisseurs dans les processus de ce secteur d'activité. XPPS est capable de
refléter des processus de production en mode mixte, parmi lesquels la production à
étapes discrètes, la production en série et le kanban. Il permet d'intégrer des produits
variés provenant de secteurs différents et de les entrer dans une seule commande
mais aussi de fournir un traitement des catalogues en ligne et un chariot d'achat. Le
système de gestion des stocks au sein de XPPS garantit une organisation effective
de l'acheminement des matières et de la maintenance des stocks. La nouvelle
version 3.0 de XPPS donne lieu à une gestion multi site optimisée et à un traitement
efficace des processus entre les sociétés appartenant au groupe grâce à une
organisation globale des données s'appliquant à l'entreprise et aux usines. Elle offre
également un tremplin flexible répondant aux exigences logistiques croissantes des
équipementiers automobiles dans le cadre de contrats signés avec des tiers.

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Le Service qui utilise ce Menu Le nom d’utilisateur

Dans votre Menu XPPS vous aurez des points ou bien des sous menu selon votre besoin et
votre fonction. Aussi il y a des points qui sont commun entre tous les utilisateurs comme :

Menu Freigeben
Informations-tool
ENDE der Arbeit

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II. L’authentification
1. Démarrage du système
Pour démarrer le système XPPS vous avez deux méthodes :

Méthode 1 :

Aller dans le bureau et faite double click sur l’icône du système

Méthode 2 :

Aller dans le menu Démarrer puis Tous les programmes après chercher « IBM
System / Access for Windows » ensuite faite double click sur l’icône du système.

2. La page d’authentification
Une fois le système est démarré il va vous obliger à entrer un login et un mot de passe
comme ci-dessous,

Ensuite appuyez deux fois ENTER et vous aurez votre Menu D’utilisateur XPPS.

Cliquer ENTER

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III. Le changement de mot de passe


Le changement de mot de passe se fait dans une période de trois mois, le system
OUTMAXPPS1.SEBN.COM vous envoie un signe pour changer le mot de passe dans un
délai de 12 jours.

1. Pour changer le mot de passe allez dans la petite fenêtre ci-dessous et cliquez
(OUI).

2. Puis sassiez le nom de responsable (ID utilisateur) et les emplacements ci-


dessous.

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Ancien mot de
passe

Nouveau mot de
passe

Confirmation de
nouveau de passe

Cliquez (OK) (2fois)

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Et enfin vous aurez le limite ci-dessous, et le mot de passe est changé ;

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IV. Comptabilisation des factures


1) La gestion des factures reçues :
a. Gestion de facture avec prix brut
Pour les factures de matières premières avec prix brut suivez les étapes suivant :
1. À partir du menu disposer, choisissez (Komplettbearbeitung EG-Rechnungen) et
insérez le chiffre (04)
2. Puis cliquez ENTER

L’interface afficher vous obliger à remplir un numéro de comptabilisation de facture et


le code fournisseur :

Le numéro de
comptabilisation

Code
fournisseur

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3. Cliquez sur le bouton ENTER

Dans le menu affiché ci-dessus, vous devez remplir les informations de la facture ;

Date de
facture
Nom de
responsable

Numéro
de facture

Montant
de facture

3. Puis cliquez sur le bouton ENTER (3 fois)


L’interface affiché ci-dessus contient des numéros des bons de livraison ;
Cherchez le bon de livraison relatif à la facture et le sélectionné par le chiffre (1)

Numéro de
Quantité
bon de
reçus
livraison Numéro
d’article

4. cliquez sur le bouton ENTER pour passer au menu suivant ;


Une vue bien détaillé sur le numéro, la quantité et le prix unitaire d’article ;

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Guide d’utilisation XPPS 2017

Numéro de BL

Numéro d’article

Quantité
reçus

Prix unitaire

Il faut les bien contrôle avant de passer à l’étape suivant.


5. Cliquant sur la touche ENTER
6. Saisissez le numéro de compte de matières premières (6121)

Compte de
comptabilisation de MP

Cliquant sur la touche ENTER / F1 / ENTER pour vérifier si la facture est


comptabilisé ;

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On peut trouver trois statuts différents des factures saisies


sur XPPS :

51 : Facture saisie + Bon de livraison sans problème.

11 : Facture saisie + BL saisie avec problème de différence


de prix.

99 : Facture en statut 51 passé au SAP.

Teile-Nummer : le code

interne de l’article.

Zeichnungs-Nummer : Désignation Matchcode :le code international de l’article

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b. Gestion de facture de métaux.


Pour comptabiliser les factures de matières premières avec métaux en suit les étapes
suivantes :

1. À partir du menu disposer, choisissez (Komplettbearbeitung EG-Rechnungen) et


insérez le chiffre (04)
2. Puis cliquez ENTER

L’interface afficher ci-dessous vous obliger à remplir un numéro de comptabilisation


de facture et le code fournisseur :

Numéro de
comptabilisation

Code fournisseur

3. Cliquant sur la touche ENTER

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Dans le menu affiché ci-dessus, vous devez remplir les informations de la facture ;

Le nom de
responsable

Le numéro de
la facture
Date de
facture
Montant de
la facture

4. Puis cliquez de fois ENTER


L’interface affiché ci-dessus contient des numéros des bons de livraison ;

Cherchez le bon de livraison relatif à la facture et sélectionné par le chiffre(1).

Numéro de Bon de Numéro d’article


livraison

5. Puis cliquez sur la touche ENTER trois fois pour passer au menu suivant ;
Une vue bien détaillé sur le numéro, la quantité et le prix unitaire d’article ;

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Quantité
reçus

Prix unitaire
Prix de métaux

Il faut les bien contrôle les éléments de facture avant de passer à l’étape suivant.
Vérifiez le montant de métaux ; Ex (19,47 EUR)
6. Cliquant sur la touche ENTER
7. Saisissez le numéro de compte de matières premières (6121)

Numéro de compte de
comptabilisation de MP

8. Cliquant sur la touche ENTRE / F1 puis ENTER pour vérifier si la facture est bien
comptabilisé ;

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Guide d’utilisation XPPS 2017

On peut trouver trois statuts différents des factures saisies


sur XPPS :

51 : Facture saisie + Bon de livraison sans problème.

11 : Facture saisie + BL saisie avec problème de différence


de prix.

99 : Facture en statut 51 passé au SAP.

Teile-Nummer : le code

interne de l’article.

Zeichnungs-Nummer : Désignation Matchcode :le code international de l’article

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c. Gestion de facture d’emballage avec frais de transit (VK)


Pour comptabiliser la facture de matières premières avec métaux en suit les étapes
suivantes :

1. À partir de l’interface ci-dessous vous obliger à remplir un numéro de


comptabilisation et un code fournisseur.
2. Puis cliquez sur la touche ENTER

Numéro de
comptabilisatio
n

Code fournisseur

3. Cliquez ENTER
4. Remplissez les informations de la facture, puis cliquer ENTER (3 fois) ;

Non de
responsable

Numéro de facture

Montant de
facture
Date de facture

Choisissez le bon de livraison relative à la facture puis cliquez ENTER ; Et vous aurez
l’interface ci-dessous. Vous devez contrôler le prix unitaire, la quantité, le bon de
livraison et le prix de transit relatif à la facture.

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Quantité reçue

Prix
d’emballage ou
transit Prix unitaire

5. Cliquez ENTER et saisie le numéro de comptabilisation de matières premières


(6121) puis Cliquez F1 / ENTER pour vérifier si la facture est bien comptabilisé.

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d. Gestion de facture rabais, remise, ristourne


Pour les factures de matières premières avec RRR suivez les étapes suivant :

1. À partir du menu disposer, choisissez (Komplettbearbeitung EG-Rechnungen) et


insérez le chiffre (04)
2. Puis cliquez sur la touche ENTER

3. Sassiez le numéro de comptabilisation et le code fournisseur ; Puis cliquez ENTRE.

Numéro de
comptabilis
ation
Code fournisseur

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4. L’image ci-dessous vous obligez de remplir des emplacements (nom de responsable,
numéro, date, et montant de facture)

5. À partir de la liste ci-dessous qui présente les bons de livraison, choisissez le bon de
livraison relative à la facture et sélectionné par le chiffre (1)

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6. Dans l’interface ci-dessous, faire un contrôle de prix unitaire, de quantité et de
montant de rabais ; Puis cliquez ENTRE.

Prix de rabais

7. Puis Sassiez le numéro de compte de MP(6121) achats de matières premières ; puis


cliquez ENTRE/F1/ENTRE savoir que la facture est saisie.

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e. Gestion de facture d’emballage


Pour saisie facture d’emballage suivez les étapes suivantes :

1. Sassiez le numéro de comptabilisation et code fournisseur.


2. Puis cliquez ENTRE.

Numéro de
comptabilisation

Code fournisseur

3. Cliquez ENTRE

Date de facture
Nom de
responsable

Numéro de facture S S
S
Montant de facture

S
Compte
Prix unitaire
d’emballage
d’emballage

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4. Cliquez ENTRE

Puis Choisissez le bon de livraison relative à la facture puis insérez le chiffre (1)

Numéro Bon de
livraison

5. Cliquez ENTER
Une vue bien détaille sur le prix unitaire, la quantité et le numéro de bon de livraison ;

Quantité
reçus
S

S
Numéro de bon de
livraison Prix
unitaire

6. Cliquez ENTRE
7. Insérez le numéro de compte de comptabilisation ;puis cliquez ENTRE

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Compte d’achat de MP

Et enfin, Cliquez le bouton ENTRE,F1 puis ENTRE pour vérifier si la facture et saisie ; Et
vous devez avoir cette image ci-dessous.

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f. Gestion de facture de RRR aven transit (VK)


Pour saisirez la facture ; suivez les étapes suivantes

1. Allez au menu principal et insérez le chiffre (04)


2. Puis cliquez ENTRE

3. Cliquez ENTRE et saisirez le numéro de comptabilisation et le code fournisseur

Le numéro de
comptabilisation

Code
fournisseur

4. Sassiez les informations relative à la facture puis cliquez ENTRE

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Le non de
responsable

sation
Le numéro de
la facture
La date de
sation la facture

sation
Le montant
de la facture

sation

L’interface ci-dessous contient les bons de livraison, choisissez le bon de


livraison relative à la facture et insérez le chiffre (1)

Numéro Bon Numéro


de livraison d’article

sation sation

5. Cliquez ENTRE
6. L’interface ci-dessous présente le prix unitaire,la quantité, le montant de rabais et de
transit.

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7. Cliquez ENTRE

Quantité
Prix de
reçus
transit

sation
sation

Prix de
rabais
Prix unitaire
sation
sation

8. Sassiez le numéro de compte de MP(6121) achats de matières premières.

Numéro de compte de
MP

sation

9. Cliquez ENTRE, et vous devez avoir l’image ci-dessous

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g. Gestion de facture TE Morocco


Pour saisie la facture TE Morocco suivez les étapes suivantes :
1. À partir du menu disposer, choisissez (Komplettbearbeitung EG-Rechnungen) et
insérez le chiffre(04) ; puis cliquez ENTER et saisie le numéro de comptabilisation
et code fournisseur
2. Cliquez ENTER

3. Cliquez ENTER (2 fois)

Les deux limites ci-dessus vous condamnez de saisie le numéro de compte et le


montant de transport.

4. Cliquez ENTER

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Guide d’utilisation XPPS 2017

5. Puis cliquez ENTER


 L’interface ci-dessous présente des bons de livraison ; sélectionnez par le chiffre (1)
le bon de livraison relative à la facture ; puis cliquez ENTER

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Guide d’utilisation XPPS 2017

6. Puis Sassiez le numéro de compte de MP (6121) achats de matières premières.

7. Cliquez ENTER puis F1 pour savoir si la facture et saisie ;

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h. Gestion de facture avec débit note & différence du prix


Après la saisie de la facture, s’il y a une différence entre le prix saisie par le
centrale et celui de la facture, vous devez suivi une procédure pour crier un débit
note pour l’envoyé au fournisseur.
 Exemple de l’image ci-dessous présente la différence du prix.

 Pour crier pour débit note suivez les étapes suivantes :


1. Cliquez F5 et vous aurez l’image ci-dessous ;
2. Dans la petite fenêtre, insérez le montant et la désignation, puis cliquez ENTRE

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3. Dans le menu principale ci-dessous insérez le chiffre (26), puis cliquez ENTRE

4. Insérez le chiffre (1) puis cliquez ENTRE

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5. Puis insérez (PRT01) et cliquez ENTRE

6. Insérez le chiffre (1)

7. Puis cliquer sur la touche ENTRE

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Guide d’utilisation XPPS 2017
Dans l’interface ci-dessous, insérez (5) puis cliquez ENTRE

ET ENFIN, insérez F11/ENTRE puis IMPRIMER

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Guide d’utilisation XPPS 2017

2) Consulter et modifier les données de Base d’un article


a. Les contrats
Pour une vue sur les contrats réglé avec les fournisseurs et les offres, suivez les étapes
suivants :
1. À partir de votre menu dispose, choisissez (informations-tool) et insérez le chiffre
(18)
2. Puis cliquez sur la touche ENTER

3. Dans le limite ci-dessous saisie le numéro d’article ; puis cliquer sur la touche
ENTER

Numéro d’article

4. Cliquez sur la touche ENTER

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Guide d’utilisation XPPS 2017

5. Dans la fenêtre verte en haut choisissez (Angebote) et insérez le chiffre (30) ; puis
cliquez sur la touche ENTER
Le menu ci-dessous va affichez ; cliquez ENTER

L’interface affichée contient des informations générales sur le contrat d’achat de cet
article comme le nom du fournisseur, le code fournisseur et la date de contrat.

Pour afficher plus de détaille :


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6. Choisissez le fournisseur en insèrent le chiffre (5).
7. Puis cliquez ENTER

8. Cliquez sur la touche ENTER


Pour afficher plus de détaille sur chaque contrat:
9. Insérez le chiffre (5) et cliquez ENTRE

Et enfin vous aurez l’image suivante ;

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Guide d’utilisation XPPS 2017

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Guide d’utilisation XPPS 2017

b. Gestion de contrôle de facture


Pour contrôler la saisie des factures de matières premières suivez les étapes
suivant :

1. À partir de menu principale choisissez (Informations tool) et insérez le chiffre


(18)
2. Puis cliquez sur la touche ENTER

3. Cliquez ENTER puis saisie le numéro d’article à contrôler.

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Guide d’utilisation XPPS 2017
4. Puis Cliquez ENTER
5. Dans la fenêtre verte ci-dessous choisissez (Wareneigange) et insérez le chiffre
(61)

6. Cliquez sur la touche ENTER


Dans le menu ci-dessous choisissez le bon de livraison relative à la facture et
sélectionnez par le chiffre (5)
L’image suivant vous fournir les informations sur la facture
7. Cliquez (F9)

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NB :
 si vous afficher une fenêtre verte (la facture est saisie)
 si vous afficher une fenêtre rouge (la facture n’est pas saisie)

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Guide d’utilisation XPPS 2017

c. les fournisseurs
Pour faire une vision générale sur l’un de votre fournisseur, suivant les étapes
suivantes :

1. À partir de menu dispose, choisissez (Information-tool) par la saisie de chiffre (18)


2. Puis cliquez ENTER

3. Cliquez ENTER
4. Puis saisie le numéro d’article

Numéro
d’article

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Dans la fenêtre verte ci-dessous, choisissez (Angebote) et insérez le chiffre (30)

Puis cliquez ENTER

Après que vous aurez l’image ci-dessous cliquez ENTER

5. Sélectionné le fournisseur par la saisie de chiffre (5)

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6. Puis cliquez ENTER

7. Insérez le chiffre (5)devant la contrat que vous voulez voir.

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Cliquez F2 (2fois) et vous aurez l’image ci-dessous.

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d. Déblocage de beleg
L’image ci-dessous présente un beleg qui est bloqué.

Pour le débloqué suivez les étapes suivantes :

1. Dans le menu principale, saisie le chiffre (10), puis cliquez sur la touche ENTRE

Vous aurez l’image suivante ;

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Guide d’utilisation XPPS 2017

2. Saisie le chiffre (4) et cliquez ENTRE ;

3. Cliquez ENTRE ;

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Dans l’interface ci-dessous, saisies l’année actuelle et le numéro de comptabilisation ;

L’année actuelle

Numéro de
comptabilisation

4. Cliquez ENTER puis F3 ; et le BELEG va se débloquer.

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e. Menu query
1. Allez au menu principale et sélectionné (Menu query) en insèrent le chiffre (23)
2. Puis cliquez ENTRE

3. Choisissez (Menu Wareneigang) en insèrent le chiffre (02)


4. Puis cliquez ENTRE

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Guide d’utilisation XPPS 2017
Choisissez (Wareneigange ohne rechnumgspruf) en insèrent le chiffre (10)

5. Puis cliquez ENTRE

6. Sassiez la date de jour, puis cliquez ENTRE

Vous aurez l’image suivante ;

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Guide d’utilisation XPPS 2017

Puis cliquez F1

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Guide d’utilisation XPPS 2017
Pour visualiser et analyser les données avec Excel il faut faire un transfert des
données du système (XPPS) vers Excel en appliquant les étapes suivantes:
7. Allez au bureau et choisissez le logiciel (nouveau transfert).
8. saisirez le nom et le mot de passe de responsable

Cliquez sur le bouton ENTRE

82
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Guide d’utilisation XPPS 2017

Cliquez sur le bouton ENTRE ;

Cliquez sur (ouvrir fichier) ; et vous aurez les résultats sous forme d’un fichier Excel

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Guide d’utilisation XPPS 2017

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Guide d’utilisation XPPS 2017

Quitter le système
Pour quitter le système suivi les étapes suivantes :
Après l’affichage de l’interface ci-dessous, insérez F12 et vous aurez le menu
principale ;

Le menu principale :

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Guide d’utilisation XPPS 2017
Dans le menu principal, insérez le chiffre 90
Puis cliquez ENTER

ET vous aurez l’image suivantes ;

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Guide d’utilisation XPPS 2017

Index et illustrations
F1 : Retour à la page précédente (Zurèck)
F2 : Afficher les informations de fournisseurs (lieferant)
F4 : Supprimé la facture (Beleg LcSHEN)

F5 : affichage des articles de facture (Info-Tool).

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Guide d’utilisation XPPS 2017

Conclusion

Ce guide d’utilisation d’XPPS est une


aide précieuse pour avancer pas à
pas dans l’utilisation de notre
système.

Nous espérons avoir expliqué tous les


éléments nécessaires à la gestion
efficace de nos projets.

Toutefois, l’utilisation d’un logiciel


demande de la pratique et malgré ces
explications, vous pourriez être
amenés à rencontrer des difficultés.

Ce manuel sera amené à évoluer


selon les remarques des utilisateurs
et pourra contenir à terme
L’explication de nouvelles
fonctionnalités.

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