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AFRILAND FIRST BANK: FORMATION GENERALE AGI

INTRODUCTION

Dans le cadre de la formation générale pour le poste d’Agent de Guichet Intégral


(AGI), notre premier passage s’est déroulé dans le service de la caisse principale du 19 au 23
décembre 2022. L’objectif qui nous a été assigné portait sur les connaissances et la pratique
concernant la manipulation, le tri et le classement des fonds. La caisse principale est un
espace aménagé pour sécuriser les fonds et les valeurs de la banque. Ce service est coordonné
par deux gestionnaires de réserve. Elles assurent au quotidien l`approvisionnement et la
réception des fonds des caisses secondaires, le transfert des fonds entre le coffre et les
différentes agences, le versement et le retrait BEAC, le chargement et le déchargement des
GAB, le déchargement du Cash Deposit et l’approvisionnement en Flash cash et en devises.
Nous commencerons par expliquer en quoi consiste la manipulation, le tri et le
classement des fonds, ensuite nous parlerons des différentes opérations qui se font à la caisse
principale en fonction de ce que nous avons observé et pratiqué pour dégager les risques liés à
ces opérations ainsi que les mesures permettant de les réduire pour enfin donner des
suggestions par rapport aux remarques faites..

I. MANIPULATION, TRI et CLASSEMENT DES FONDS


1) Manipulation des fonds
La manipulation des fonds c'est toutes les manœuvres, la façon dont on manie l'argent
et les différentes affectations dont il fait l'objet. De façon pratique, manipuler les fonds c'est :
détacher (enlever les bracelets), trier, compter (à la main pour les billets de XAF 5 000 et à
l'aide d'une machine appelée compteuse pour les billets de XAF 10 000), attacher par paquets
de 100 billets, classer et sceller en brique de 10 paquets à l'aide d'une machine appelée
ficeleuse avant de les affecter. Compter les fonds permet de vérifier de l'exactitude des
sommes reçues, détecter au touché et au regard les faux billets. Manuellement, compter
consiste â:
- séparer les billets par valeur, les aligner afin qu'ils pointent tous dans la même
direction en tenant compte de visualiser la tête humaine (ancien billet) ou la fleur et le
motif dynamique en 3D (nouveau billet).
- Prendre une pile et tenir dans la main non dominante, oser sur une surface plane
devant soit, pendant qu'on compte, saisir le billet du haut avec le pouce et l’index de la
main dominante pour s'assurer qu’il ne s’agit que d’un seul billet,

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- Continuer à prendre et à déplacer les billets un à un.


 En cas d’excèdent de billet
Illustration comptable :
COMPTE LIBELLES MONTANT
Débit Crédi Débit Crédit
t
467 compte Excèdent X
57 Caisse principale X
Pour excèdent constaté
 En cas de manquant
Illustration comptable
COMPTE LIBELLES MONTANT
Débi Crédit Débi Crédit
t t
57 Caisse principale X
46 Manquant X
Pour manquant constaté

2) Tri
Le tri consiste à séparer les nouveaux billets (2002) et les anciens billets (2020) ainsi
que les billets en bon état des billets mutilés. On les classe en trois catégories :
- Les billets solides : sont les billets neufs aprioris destinés aux chargements des GAB
- Les billets moins solides : sont les billets moins sales qui peuvent encore être utilisés
pour répondre aux besoins de la banque.
- Les vieux billets et mutilés : sont les billets sales et déchirés qui sont directement
acheminés à la BEAC.
3) Classement des fonds
Les fonds sont classés selon les différentes valeurs ou coupures. Pour un décompte
rapide, ils sont classés en briques, en paquets et en liasses pour les billets, en rouleaux et en
palettes pour les pièces de monnaie. Faire une liasse consiste à compter 9 billets et le
couronner avec 1 autre billet appelé cavalier. La brique constituée est fortement attachée par
une ficèle et identifiée par le nom de l`agent l`ayant constituée soit pour approvisionner les
caisses secondaires, soit pour le versement BEAC ou pour payer d’autres clients.
Les différents montants selon les coupures et les pièces sont récapitulés dans ces tableaux :
Coupures 1 LIASSE 1 PAQUET 1 BRIQUE
(10 (10 liasses= 100 billets) (10 paquets= 1000 billets)
billets)
10 000 100 000 1 000 000 10 000 000

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5 000 50 000 500 000 5 000 000


2 000 20 000 200 000 2 000 000
1 000 10 000 100 000 1 000 000
500 5 000 50 000 500 000
Tableau 1 : Classement billets de banque
Eléments 1 1 PALETTE
ROULEAU (10 rouleaux= 500 pièces)
(50 pièces)
500 25 000 250 000
100 5 000 50 000
50 2 500 25 000
25 1 250 12 500
10 500 5 000
5 250 2 500
2 100 1 000
1 50 500
Tableau 2 : Classement pièces de monnaie

II. LES DIFFERENTES OPERATIONS DE LA CAISSE PRINCIPALE


En règle générale, la caisse enregistre principalement les opérations d'encaissements
(entrée de fonds en Fcfa, devises et en valeurs), de décaissements (sortie des fonds en Fcfa,
devises et en valeurs) et elle produit des pièces comptables. Les transferts de fonds sont
effectués par le biais d’une compagnie spécialisée dans ce type de logistique à savoir
COTRAVA (Compagnie de Transport des Valeurs).
1) Le transfert des fonds inter caisse
C’est une opération qui consiste pour la caisse principale soit à approvisionner les
caisses secondaires sous leurs ordres, soit à recevoir les fonds versés par les caisses
secondaires.
a) Approvisionnement de la caisse secondaire par la caisse principale
L`approvisionnement de la caisse secondaire découle d`une insuffisance de fonds pour
l`exécution de ses opérations en surface. Pour cela, l`AGI adresse un ordre à la caisse
principale.
L`AGI remplit le bordereau ‘liasse compte à compte’ sur lequel elle mentionne la date,
le numéro de sa caisse inscrit au débit, le numéro de la caisse principale au crédit indique la
devise, le montant en chiffre, le libellé accompagné du montant en lettre, mentionne le
billetage et signe.
Elle remet l’ordre au gestionnaire de réserve qui reçoit, nettoie l’ordre et saisi
l`opération dans le logiciel Amplitude dans le menu transfert inter caisse, ensuite déroule la
rubrique retrait caisse principale et versement autres caisses puis imprime le bordereau, contre

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signe avec l`AGI et lui remet les souches de couleur verte et rose en plus du reçu Delta, puis
range l’original du reçu Delta dans sa journée comptable.
Illustration comptable :
Compte Libellés Montant
Débit Crédi Débi Crédit
t t
57 Caisse secondaire X
57 Caisse principale X
Suivant Approvisionnement caisse secondaire

b) Approvisionnement de la caisse principale par la caisse secondaire


L`approvisionnement de la caisse principale intervient lorsque la caisse secondaire
atteint le seuil recommandé c’est à dire que les fonds en surface se trouvent être au-delà de la
globale des banques. Pour cela, l`AGI remplit le bordereau ‘liasse compte à compte’ sur
lequel elle renseigne la date, le code caisse de l’agent de réserve inscrit au débit, le code
caisse de la caisse secondaire au crédit, le montant en chiffre, le libellé accompagné du
montant en lettre, mentionne le billetage et signe.
La gestionnaire de réserve nettoie l`ordre, reconnait les fonds et saisit l`opération dans
Amplitude menu transfert inter caisse et déroule la rubrique retrait autres caisses et versement
caisse principale puis, édite le bordereau, cosigne avec l`AGI et lui remet la souche vert et
rose puis, classe l`original dans sa journée comptable
Illustration comptable
Compte Libellés Montant
Débit Crédit Débit Crédit
57 Caisse principale X
57 Caisse secondaire X
Suivant Approvisionnement caisse principale

2) Transfert des fonds inter agence


La caisse principale reçoit et approvisionne les autres agences de la région centre, sud
et Est à savoir.

a) Transfert des fonds des agences vers la caisse principale


C`est une opération qui consiste pour une agence à transférer les fonds de leur agence
pour la caisse principale. Pour cela, l`AGI de cette agence remplit la liaison interne en
inscrivant le nom de l`agence qui verse les fonds suivis du code de sa caisse, le montant à

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verser, signe et fait signer la liaison par son chef et contacte Cotrava pour le transport des
fonds.
A l’arrivée, la gestionnaire de réserve reconnait les fonds, vérifie et se rassure que le
billetage est conforme à ce qui est inscrit sur le bordereau, réceptionne les fonds et saisie
l`opération dans le logiciel Amplitude menu entrée/sortie caisse centrale, imprime le
bordereau et transmet les souches à l’agence par le biais de COTRAVA à toutes fins utiles.
NB : Les fonds réceptionnés seront ensuite triés, classés et ranger au coffre à de fins utiles.
Illustration comptable
 A Hippodrome
Compte Libellés Montant
Débit Crédi Débi Crédit
t t
57 Caisse principale X
452 Compte de liaison inter agence X
 A l`agence
Compte Libellés Montant
Débit Crédi Débi Crédit
t t
452 Compte de liaison inter agence X
57 Agence X

b) Transfert de fonds de la caisse principale vers les agences


Il peut arriver qu’une agence soit en manque de fonds pour le déroulement de son
activité. Pour cela, elle va remplir une expression de besoin en indiquant le nom de son
agence, le numéro de sa caisse ainsi que le montant en chiffre et en lettre, elle signe et fait
signer l`expression du besoin par son chef qui va scanner et l`acheminer au chef d`agence, lui
en retour après analyse valide l`opération et fait parvenir le document à la caisse principale
qui nettoie l`ordre et enregistre le retrait dans Amplitude menu entrée/sortie caisse centrale,
imprime les bordereaux y afférent (avis de débit, le reçu Delta) puis, décharge les fonds et
contacte ensuite Cotrava pour le transport des fonds de la caisse principale vers l`agence
correspondante.
NB : L`approvisionnement se fait également en monnaie étrangère.
Illustration comptable
 A l`agence
Compte Libellés Montant
Débit Crédi Débi Crédit
t t
57 Agence X

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452 Compte de liaison inter agence X


 A Hippodrome
Compte Libellés Montant
Débit Crédi Débi Crédit
t t
452 Compte de liaison inter agence X
57 Agence X

3) Transfert de fonds BEAC


a) Versement des fonds à la BEAC
C`est l`opération qui consiste pour la banque à transférer les fonds à la BEAC dans le
but d`approvisionner son compte. La caisse principale à un plafond de fond qui doit rester au
coffre, au-delà de celui-ci la gestionnaire de réserve doit faire un versement à la BEAC. Pour
se faire, elle remplit le bordereau de versement BEAC en renseignant le nom de la banque et
son numéro de compte ensuite enregistre l`opération dans Amplitude menu versement BEAC
signe et fait signer le bordereau par les personnes autorisées, contacte Cotrava et s’y rend pour
le versement.
Illustration comptable :
Compte Libellés Montant
Débit Crédi Débi Crédit
t t
56 BEAC X
57 Caisse principale X
Suivant Approvisionnement BEAC

b) Retraits des fonds de la BEAC


En cas de tension de trésorerie, la caisse principale émet l’expression du besoin et le
transmet au chef d’unité qui a son tour saisit la trésorerie qui analyse et valide le besoin. Le
chef de l`unité fait également un mail à la direction des opérations bancaire sur le retrait des
fonds à la BEAC ainsi que le montant souhaité.  La DOB à cet effet envoie un message à la
BEAC sur le retrait de fonds, la BEAC analyse, valide le retrait renvoi un avis de débit à la
DOB qui va ensuite faire suivre l`avis au chef d’unité ensuite au gestionnaire de réserve qui
l’imprime et rempli la fiche de retrait BEAC fait signer par les personnes autorisées, contacte
Cotrava et s’y rend accompagné du chef d’unité pour le retrait.
Illustration comptable
Compte Libellés Montant
Débit Crédit Débit Crédit

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57 Caisse principale X
56 BEAC X
Approvisionnement caisse principale

4) Chargement des Guichets Automatique de Banque (GAB)


Le GAB permet aux clients de retirer automatiquement les billets à l’aide d’une carte
magnétique. Il contient 5 cassettes : 2 cassettes destinées aux billets de 10 000FCFA, 2 autres
pour les billets de 5000, et la petite caisse de rejet/retract comme son nom l`indique sont les
billets rejetés lors de l`exécution de l`opération et les retracts sont les billets que le client n`a
pas récupéré à temps et que la machine à ravaler.
La gestionnaire de réserve vérifie le niveau du GAB dans SELECT SYSTEM, s`il y’a
tension de trésorerie, avec la disponibilité de l`opérationnel, elle procède à son chargement.
Pour cela, elle remplit une liasse compte à compte matérialisant le chargement du GAB,
portant ainsi au débit le numéro du GAB et au crédit le numéro de la caisse principale, du
montant rechargé dans les cassettes et saisie l`opération dans Amplitude. Les cassettes sont
ainsi acheminées au GAB escorté par homme en tenue pour assurer la sécurité des fonds et
des personnes.
Au niveau du GAB, l`opérationnel imprime le mouchard qui donne le récapitulatif du
dernier chargement (nombre de billets restant dans les différentes cassettes), décharge les
cassettes du dernier chargement et les remplace par les nouvelles cassettes, renseigne dans la
machine le billetage des billets contenus dans les différentes cassettes, faire un dernier
contrôle puis imprime un autre mouchard pour se rassurer que les comptes en machine sont
réinitialisés à zéro et referme le GAB.
Les cassettes déchargées sont acheminées au niveau du coffre ainsi que le contenu de
la petite cassette de rejet/retract. La gestionnaire de réserve reconnait les fonds et les compare
aux données du mouchard, de même pour les rejets et rétracts s`il y en a. Les données doivent
être identiques. Elle remplit également une liasse compte à compte retour matérialisant le
déchargement, en créditant le numéro de compte du GAB et en débitant celui de la caisse
principale du montant correspondant, puis elle saisit le retour dans Amplitude, imprime le
bordereau et transmet les souches en plus du reçu Delta au back office pour traitement. La
gestionnaire remplit un bordereau de versement pour approvisionner le compte DAP Retract
en attendant les réclamations des clients.
Illustration comptable :
 Approvisionnement GAB

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Compte Libellés Montant


Débit Crédi Débi Crédit
t t
57 DAP du GAB X
57 Caisse principale X
 Retour GAB
Compte Libellés Montant
Débit Crédi Débi Crédit
t t
57 Caisse principale X
57 DAP du GAB X

5) Le déchargement du cash déposit


Le Cash Deposit est un guichet automatique qui permet aux clients d`effectuer
uniquement les versements en espèces. Il prend 04 cassettes dont deux pour les billets de
10 000 FCFA et deux autres pour les billets de 5 000 FCFA. Quand il est plein, la
gestionnaire de réserve avec la disponibilité de l`opérationnel effectuent le déchargement des
fonds accompagnés d’un homme en tenue pour assurer la sécurité.
Au niveau du cash Deposit, l`opérationnel imprime le mouchard qui est l`état
récapitulatif des sommes déposées par les clients dans les différentes cassettes. Par la suite, il
retire les cassettes chargées du distributeur pour les acheminer au coffre.
Une fois au coffre, la gestionnaire de réserve procède à l`arrêté du cash Deposit qui
consiste à reconnaitre les fonds pour les comparer aux données du mouchard, remplit une
liasse compte à compte, inscrit le nom et le numéro de compte de la caisse principale au débit
et celui du cash Deposit au crédit ainsi que le montant en chiffre et en lettre puis verse les
fonds dans le DAP concerné, imprime le bordereau et transmet les souches en plus du reçu
Delta au back office pour traitement.
Illustration comptable :
Compte Libellés Montant
Débi Crédit Débit Crédit
t
57 Caisse principale X
57 Cash Deposit X
retour cash Deposit

6) Approvisionnement Flash Cash


Le Flash est un certificat de dépôt qui garantit la provision dans les comptes à la First
Bank. Il a été créé et mis à la disposition des clients pour garantir la sécurité et réduire

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l’encombrement lié à la manipulation d’espèces. Toute personne titulaire ou non d’un compte
à la First Bank peut en bénéficier.
a) Approvisionnement de la caisse principale
La gestionnaire de réserve émet le besoin en saisissant l’opération dans la plateforme «
Delta Achat », elle soumet ainsi à l’appréciation du Chef des opérations, du Directeur de
Succursale et du Directeur Régional qui marquent leur accord. La demande est ainsi transmise
à la Direction des Moyens Généraux qui se chargera de la confection et de l’acheminement au
coffre.
b) Approvisionnement Caisse secondaire par la caisse principale
Quand le besoin se fait ressentir, l’AGI renseigne une feuille Excel conçue pour la
gestion de stock des flashs Cash.
Date N° Série coupures Bénéficiaire Mouvements Stock signature
Entrée sorties restant

III. RISQUES ET MESURES D’ATTENUATION


a) Risques et mesures d’atténuation
La caisse étant sensible et gérée essentiellement par des Hommes, de nombreux risques
opérationnels existent.
Risques Mesures d’atténuation
Risque de manipulation : - Doter la caisse d’appareils pour
- Encaissement des faux billets venant des agences ou des la détection de faux billets surtout
clients qui ont souhaité faire leur versement directement au avec la mise en circulation des
coffre ; nouveaux billets de banque
- Mauvais comptage, on peut se retrouver avec un billet en - Etre vigilant,
moins ou en plus dans un paquet, - Effectuer des auto- contrôles
- Mauvais classement, on peut se retrouver avec un paquet répétitifs
en moins ou en plus dans une brique.
- confusions de positions des cassettes dans le chariot des
GAB, ou remplir les coupures de 5000 dans les caissettes
de 10 000 ce qui aura pour conséquence le payement du
client en plus ou en moins.
Risque d’imputation : - Contrôler ses opérations à priori
- Risque de saisir l’opération dans un mauvais compte et à postériori.
- Risque de saisir un mauvais montant
- Risque de saisir l’opération dans un mauvais sens
(créditer un compte au lieu de le débiter et vice versa)
Risque d’image : Nous proposons que la caisse soit
L’image de la banque peut être ternie par exemple en cas dotée d’appareils détecteurs de
de paiements aux clients avec des faux billets faux billets

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Risque d'encaissement : Nous préconisons la vigilance et


Il résulte de la différence (excédent ou manquant) de nous proposons qu’il soit affecté
caisse observée entre le fonds physiques et ceux renseignés du personnel supplémentaire pour
en machine renforcer la caisse principale qui
est constamment sous une
pression élevée.

IV. REMARQUES ET SUGGESTIONS


Dans le souci de contribuer à l’amélioration de la qualité de service, nos remarques et
suggestions sont contenus dans ce tableau :
Remarques Suggestions
Niveau de sécurité bas Renforcer la Sécurité
L’accès au coffre par le bas n’est pas La porte donnant accès directement au coffre peut
sécurisé. Contrairement à l’accès par le être faite comme celle du haut (système de gestion
rez de chaussé qui dispose de deux électronique des portes cylindrées) avec
niveaux de sécurité avec des portes qui interphone et caméra pour identifier les personnes
s’ouvrent avec reconnaissance qui souhaitent avoir accès au coffre et dont l’accès
d’empreintes des personnes autorisées à est autorisé par les gestionnaires de réserve.
ce service. Bâtir un mur en vitre dont une partie sera
coulissante pour permettre l’accès qui sera
autorisé par le responsable de la sécurité présent
dans la pièce car c’est lui qui reçoit les clients et
COTRAVA. Il pourra déjà filtrer les personnes
qui peuvent entrer dans la salle.
Niveau de confort bas Relever le niveau de confort de la caisse pour
La salle d’attente qui accueille la une bonne image de la banque.
compagnie COTRAVA n’est pas Pour se faire, il est nécessaire de transformer cette
aménagée, c’est une mauvaise image que salle en une salle de travail pour accueillir ces
renvoi cette salle pour une banque que se partenaires. Ce qui implique de revoir
veut axée sur la satisfaction clientèle. l’ameublement, la décoration, la climatisation. Au
minimum qu’elle soit semblable à la salle
d’accueil.
Le rangement des clés n’est pas Doter la caisse d’une petite armoire de
optimisé. rangement de sécurité spécialement conçue
En effet les clés des cadenas des sacs de pour les clés. Chaque ligne indiquera les lettres
livraison des fonds détenus par par exemple de A à E. Ainsi les clés portant les
COTRAVA sont rangées de tel manière noms comme Bastos ou Essos, y seront classés.
qu’il faut les fouiller plusieurs fois pour Son avantage :
retrouver les clés correspondant à Réduire le temps de fouille ce qui permettra de
l’agence qui vient faire le versement. servir le client avec célérité, et de gagner en temps
pour effectuer les autres opérations.
Sécuriser les clés des cadenas qui peuvent
s’égarer, vu que l’armoire sera elle-même fermée

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Illustration en
image :

Les souches des bordereaux, les Doter leur espace de travail d’un bac de
mouchards qui sont des pièces rangement.
comptables peuvent s’égarer. Avantage :
-Optimisation de l’espace de travail : cela évite
d’avoir la table saturée de feuilles, ce qui
permettra de classer les ordres qui n’ont pas
encore été traitée des autres
-le classement des pièces permettra aux AGI des
caisses secondaires de savoir dans quel
compartiment rechercher les souches qui leur
reviennent.
Illustration en image :

La gestion manuelle de stock des Flash Intégrer la gestion des stocks dans un logiciel.
cash qui se fait sous Excel. Nous préconisons d’intégrer la gestion des stocks
flash cash dans un logiciel pareil à Gescard, afin
d’avoir un suivi de ces valeurs en temps réel
(savoir quel AGI dispose des flash cash, de quelle
quantité, de quelles coupures, qui les as
vendus….), et une fois vendus, le stock doit être
directement impacté en machine. Lorsque le stock
est connu, ils peuvent être émis sans que le besoin
n’ai été signalé et cela garantit la disponibilité de
ces derniers et un gain de temps. La gestionnaire
de réserve n’aura que le bordereau de la mise à
disposition des valeurs physique réceptionnées.
La défectuosité des Automates Acquisition d’un ou de deux automates cash
notamment les Cash déposit (trop de déposit.
bourages) Ils doivent être performants. Le plus serait que ces
cash in puissent également effectuer des cash out
ce qui va permettre de réduire considérablement la
fille d’attente au guichet.

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CONCLUSION
La caisse principale joue le rôle d’une centrale car elle collecte les fonds du réseau
Afriland First Banque (AFB) de Yaoundé pour les mettre en réserve. Au vu de ses opérations,
elle est axée sur la manipulation des fonds et leur sécurisation. C’est la raison pour laquelle la
caisse principale encore appelée coffre, doit bénéficier d’une sécurité optimale en augmentant
les restrictions à son accès. Les risques opérationnels sont monnaie courantes, surtout que les
gestionnaires travaillent sous pression voilà pourquoi nous préconisons la vigilance et un
personnel en plus pour la renforcer. Parce que AFB s’est engagé dans un système de
management par la qualité centrée sur la satisfaction de la clientèle, il serait important
d’accroitre ce levier pour davantage conserver son image de marque et asseoir sa notoriété de
leader national, en améliorant le confort de la salle d’attente de la caisse principale.
Ce passage à la caisse principale nous as permis de nous familiariser à la manipulation
des fonds que nous sommes appelés à pratiquer en tant que AGI afin de faciliter la tâche aux
gestionnaires de réserves. Nous avons été formée et documentée afin d’être capable de
détecter les faux billets au touché et au regard avec la mise en circulation des billets de la
gamme 2020. Il nous a également permis de prendre conscience de la responsabilité qui est la
nôtre dans la sécurisation des fonds des clients et la vigilance autour de la gestion des fonds
de ces derniers dans le respect de la règlementation.

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