L’E.S.A.

(Ecole Supérieure de l’Administration) est un établissement public, située au 54, rue

Abou bakerEssadik à Casablanca. Inaugurée en 2007, l’école accueille les étudiants ayant un
baccalauréat sciences économiques ou gestion comptable.

L’école est spécialisée dans la formation de futurs gestionnaires administratifs. Et ce, dans les
spécialités suivantes :

* Archivage électronique.

* Communication orale et écrite en 4 langues.

* Accueil physique et téléphonique.

* Gestion administrative des ressources humaines.

* Relation clients/fournisseurs.

* Organisation d’évènements.

Chacune de ces spécialités nécessite une formation approfondie de 2 années.

Mise en situation 

Titulaire d’un B.T.S. Gestion Administrative, vous avez postulé pour un poste à l’administration
de l’E.S.A. Pour parfaire vos connaissances en gestion administrative,Mme ZARA NAZIR
responsable de recrutement vous soumet deux dossiers concernant l’école.

DOSSIER 1 : COMMUNICATION PROFESSIONNELLE &GESTION ADMINISTRATIVE

PREMIERE PARTIE :
M. SLIMANI, directeur de l’école est très intéressé par les liens qui peuvent être tissés entre
les entreprises et les étudiants ainsi que les enseignants de l’école dans le cadre de stages
pratiques « Ecole-Entreprises ».

Différentes entreprises ont été sélectionnées et contactées (Annexe 1) et un sondage a été

réalisé au sujet des :

o Possibilités de stages éventuels.

o Conditions d’acceptation des demandes de stage.

Les résultats de ce sondage vous sont communiqués en(Annexe 2).

Par ailleurs, M. SLIMANI a sollicité les entreprises sélectionnées afin de se concerter sur les
problèmes rencontrés lors des stages précédents et d’exploiter leurs propositions pour
améliorer la procédure d’accueil des stagiaires.

A cet effet, M. SLIMANI a provoqué une réunion à laquelle vous avez assisté (Annexe 3) ;
ilvous demande de rédiger un rapport succinct qui lui permettra d’établir un partenariat
avec ces entreprises et de connaître les modalités de déroulement des stages. (Ce rapport
est à remettre le 6 mai).

Travail à faire :

1. Rédiger le rapport qui traitera : (14 pts)

 Dans une première partie : la situation actuelle, en présentant :
o Les conditions d’octroi d’un stage sous forme d’unlogigramme. (18 pts)
o Les problèmes évoqués par les entreprises lors de la réunion sous forme
d’Ishikawa. (12 pts)
 Dans une deuxième partie : les solutions proposées et les moyens de mise en
œuvre de ces solutions.

2.Dégager les anomalies de la réunion. (6 pts)

DEUXIEME PARTIE :
Pour améliorer la gestion des stages, l’école a décidé de recruter un gestionnaire
administratif chargé essentiellement de gérer les dossiers « stage » et de communiquer avec
les différents partenaires pour l’accueil des stagiaires. Pour cela, une annonce est diffusée
au journal « Le Matin du Sahara » (Annexe 4).

Le service du personnel a reçu plusieurs demandes. Après sélection, deux candidats ont été
retenus : Mme ZAKIR et M. RIZK.
Les deux candidats ont été convoqués à un entretien avec le responsable du service
« Gestion des Ressources Humaines » (Annexe 5).

Travail à faire :

1. Elaborerles schémas de communication des deux entretiens à partir

de l’annexe 5. (6pts)
2. A partir des deux entretiens, dégager dans un tableau, les points forts
et les points faibles de chaque candidat. (8 pts)
3. Quel est lecandidat à embaucher, justifier votre réponse. (4 pts)

TROISIEME PARTIE:
Le cursus de formation est consacré à l’acquisition de connaissances théoriques et pratiques
dans le domaine de l’administration. Afin de compléter cette formation, les étudiants
doivent acquérir également, une expérience pratique à travers des stages en entreprises ou
dans des administrations publiques.

A la fin de la 3ème année, les étudiants sont tenus de présenter un mémoire de fin d’études.
L’élaboration de ce travail est destinée à couronner le cursus de l’étudiant. Durant la
préparation de son mémoire, l’étudiant est encadré par un professeur qui supervise son
travail. La soutenance du mémoire se déroule chaque année à partir du 20 juin, sous la
présidence d’un jury composé de 2 professeurs.

Sur la base de l’Annexe 6, il vous est demandé de présenter le planning du déroulement des
soutenances de mémoire de fin d’année pour la section « Gestion Administrative des
Ressources Humaines ». Ce planning sera destiné aux étudiants ; il permettra de visualiser
les heures et le jury présidantla soutenance de chaque mémoire.

Travail à faire :

1. Présenter le planning demandé. (8pts)

QUATRIEME PARTIE :
L’école organise à l’hôtel KENZI un séminaire sous le thème « Le rôle des partenariats pour
un enseignement de qualité »
Les travaux et débats seront suivis d’un voyage le 15,16 et 17 mai. L’itinéraire de ce voyage a
été établi lors de la dernière réunion du comité d’organisation (Annexe 7).

Vous avez été chargé de collecter des informations concernant le voyage (Annexe 8).De
plus, vous devez obtenir, dans les meilleurs délais, le nombre de participants au séminaire
et au voyage. Pour cela, vous adressez une lettre circulaire aux intéressés pour les inviter à
s’inscrire à ces deux projets. Après dépouillement des bulletins de participation que vous
avez joint à la lettre circulaire, vous avez pu noter que 30 personnes désirent participer au
voyage.

Travail à faire :

1- Rédiger la lettre circulaire destinée aux participants. (10 pts)

2- Calculer le coût total du voyage. (10 pts)

DOSSIER 2 : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DES

CONDITIONS DE TRAVAIL

PREMIERE PARTIE :
Dans l’optique d’une amélioration de la qualité des services offerts par l’école et à la suite
d’une concertation avec les différents responsables, il a été convenu de donner la priorité à
la promotion des ressources humaines et plus précisément à la mise en place d’un nouveau
système d’évaluation du personnel qui cible dans une premier temps les cadres de l’école.
Pour ce faire, une campagne de sensibilisation et de communication destinée à l’ensemble
des cadres a été décidée afin de garantir leur adhésion à ce projet.

En réponse à cette décision, le directeur des ressources humaines tient une réunion avec les
hauts responsables. Un extrait de cette réunion est consigné sur le document (Annexe 9).

Travail à faire :

En analysant le processus d’évaluation tel qu’il ressort de l’exposé du directeur des

ressources humaines :

1.Relever les différentes phases de ce processus d’évaluation. Préciser en quoi

consiste chacune d’elles. (6.4 pts)

2.Monter l’intérêt d’un entretien d’évaluation pour l’évalué et l’évaluateur ? (2

pts)
 3.Concevoir une fiche d’évaluation du personnel qui sera rempli par
l’évaluateur permettant d’apprécier les différentes compétences de la personne
évaluée (sur la base de 6 aptitudes personnelles et 6 professionnelles). (6 pts)

DEUXIEME PARTIE :
Dans le cadre d’une étude des facteurs d’ambiance sur le lieu de travail, vous avez été
chargé par votre supérieur hiérarchique d’établir un tableau concernant les facteurs
d’ambiance (éclairage, bruit, température) dans l’établissement.

Travail à faire :

En vous appuyant sur vos connaissances et sur le document de l’Annexe 10 : (9.6 pts)

1. Indiquer, dans un tableau, pour chacun des facteurs d’ambiance : la source,

l’unité de mesure et les effets négatifs sur l’employé.

ANNEXE 1 : ENTREPRISES SELECTIONNEES

Entreprise Forme juridique Capital en Nombre de

millions de salariés
DH
TISMAR S. A 100 150
SIALIM S. A 500 200
PANASUR S. A. R. L 10 50
SAFRIPAC S. A 150 200

ANNEXE 2 : EXTRAIT DU SONDAGE REALISE AUPRES DES ENTREPRISES

Disposition à accueillir des stagiaires

Question TISMAR SIALIM PANASUR SAFRPAC

Etes-vous prêt Oui Oui Sans réponses Sans

accepter les réponses
 stagiaires de
l’ESA ?

Périodes des stages

Entreprise Stage en mai Stages en juin Autres

périodes
TISMAR X X
SIALIM X
SAFRIPAC X

Conditions stipulées par les entreprises

Critères de sélection des stagiaires :

Avoir une moyenne supérieure à 14/20

Maitriser l’outil informatique

Si l’une de ces conditions n’est pas remplie, l’étudiant passe un entretien.

Dans le cas d’un entretien, le candidat doit préparer un dossier comportant un C .V. une
convention signée par l’école et une assurance ; sinon, le stage est refusé.

Si une des pièces manque, l’étudiant en sera informé par téléphone afin qu’il puisse compléter
son dossier ; sinon le dossier est rejeté. Si toutes les pièces sont réunies et à condition que
l’entretien soit réussi le stage est accordé.

ANNEXE 3 : REUNION ENTRE M. SLIMANI ET LES RESPONSABLES DES ENTREPRISES

M. SLIMANI : Bonjour Messieurs, nous sommes réunis aujourd’hui pour discuter de la

procédure des stages et surtout pour écouter vos propositions afin d’améliorer la facilité
d’octroi d’un stage. (Se tournant vers son assistant M. ZAHIR) présentez nous les résultats
de l’enquête que vous avez effectué. M. ZAHIR cherche dans son dossier et parait gêné de
ne pas trouver le document recherché.

M. ZIANI (TISMAR) : généralement, les stagiaires demandent leur stage à une période qui
ne nous convient pas, je suggère que l’école nous précise à l’avance la période convenable.

M. SLIMANI : oui effectivement le responsable des ressources humaines a des propositions

pour les périodes de stages, malheureusement il s’est absenté sans nous avoir avertis.

M. FIKRI (SIALIM) : en effet je crois M. SLIMANI que vous devez revoir le planning de vos
examens, pour l’adapter à des périodes de stages mieux convenables et d’en parler avec les
responsables concernés.

M. ZOUHRI (PANASUR) : de notre part, nous avons soulevé à maintes reprises que les
étudiants manquent de formation pratique etde moyens comme certains logiciels.

M. ZIANI : Vous avez raison, nous l’avons noté aussi lors de votre enquête et…..

M. SLIMANI (lui coupe la parole et s’adresse à son assistant) : M. ZAHIR rappelez nous les
résultats de l’enquête.

(M. ZAHIR parait gêné d’avoir oublié le document)

M.FIKRI : Pourquoi alors ne pas envisager une amélioration des programmes pour équilibrer
entre la formation théorique et pratique

M. CHOUKRI (SAFRIPAC): nous avons indiqué lors du sondage que nous ne pouvons
accepter de stagiaires. En effet, nos locaux sont étroits et on reçoit un grand nombre de
stagiaires, il serait judicieux de fixer le nombre en concertation avec nos responsables

M. ZIANI : Moi personnellement j'ai remarqué que certains étudiants considèrent le stage
comme un divertissement : ils ne sont pas sérieux, s’absentent beaucoup…. Ne faudrait-il
pas les sensibiliser d’avantage, leur envoyer un encadrant pour le suivi.

M. SLIMANI : Ah bon ! Je croyais que les étudiants avaient un encadrant

M.CHOUKRI : Un autre point très important c’est que certains stagiaires sont trop faibles en
langues (anglais, espagnol…) ne serait-il pas judicieux de leur faire d’avantage de séances de
langues, de leur organiser des séjours linguistiques….

M. SLIMANI : Oui vous avez tout à fait raison. A propos que pensez-vous, Messieurs, de la
signature de partenariats pour avoir une procédure uniforme de stage

M .ZIANI : La signature de partenariat entre les entreprises marocaines et les écoles est un
acte citoyen qui ne peut que contribuer à l’amélioration de la qualité de l’enseignement et
donc permettre une meilleure insertion de nos étudiants au marché de l’emploi

(Hochement de tête pour approbation…)

M. SLIMANI : M. ZAHIR J’espère que tu as pris des notes pour rédiger le compte rendu de
cette réunion.

Nous vous remercions Messieurs d’avoir répondu à notre invitation, nous vous promettons
de tenir compte de vos propositions. Votre coopération est louable.

ANNEXE 4: ANNONCE PARUE DANS LE « MATIN DU SAHARA »

ECOLE SUPERIEURE DE L’ADMINISTRATION

Cherche

Gestionnaire Administratif

Outre les tâches administratives, le candidat sera amené à organiser des réunions et des
séminaires, à assister à des conférences au Maroc et à l’étranger et présenter des études sur
les dernières nouveautés dans le domaine pédagogique.

Prière envoyer C.V + lettre manuscrite + photo à l’adresse suivante :

E.S.A. 54, rue Abou BakrEssadik Casablanca.

ANNEXE 5 : ENTRETIENS DES DEUX CANDIDATS

Entretien avec Mme ZAKIR

La candidate : Jeune femme calme, maquillée un peu trop

Le chef : Bonjour Mme ZAKIR. Entrez je vous en prie.

La candidate : Bonjour Monsieur.

Le chef : Vous vous êtes présentée pour le poste de Gestionnaire Administratif. Votre
C.V n’indique pas votre expérience

La candidate : oui j’ai une expérience de 3 dans le domaine administratif. D’ailleurs j’ai
donné entière satisfaction.

Le chef : Et pourquoi vous avez quitté votre travail ?

La candidate : Le poste ne me donnait pas satisfaction, et mon supérieur était une femme
vaniteuse qui me dérangeait dans mon travail.

Le chef : Vous avez dit que vous avez occupé un poste de secrétaire, mais nous on
demande un gestionnaire administratif. Croyez-vous que….

La candidate : Je suis prête à tout emploi, c’est pareil pour moi

Le chef : Dans notre annonce, nous avons précisé que le candidat pourrait se déplacer
à l’étranger pour assister à des conférences.

La candidate : Oh ! Mais moi je ne pourrai pas me déplacer à l’étranger, j’ai un gosse de 10
mois.

Le chef : Pouvez-vous me dire pourquoi vous avez répondu à notre annonce ?

La candidate : Tout simplement parce que j’ai besoin de travailler. Avec les frais du bébé, le
salaire de mon mari suffit à peine.

Le chef : parlons un peu de vos qualifications professionnelles, quelles sont vos

compétences ?

La candidate : je sais tout faire la saisie, la conception, le classement..

Le chef : Avez-vous l’occasion de rédiger des rapports et comptes rendus ?

La candidate : Là où je travaillais c’était mon supérieur qui s’en chargeait.

Le chef : Bien Madame. Cet entretien m’a permis de mieux vous connaître. Nous vous
contacterons très prochainement.

La candidate : Au revoir.
Entretien avec M. RIZK

Le candidat : jeune homme présentable mais pas trop sûr de lui.

Le chef : M. RIZK asseyez vous je vous en prie.Vous postulez pour le poste de

gestionnaire administratif. Pouvez-vous me préciser la raison pour laquelle vous avez choisi
ce poste.

Le candidat : J’ai commencé ma carrière professionnelle depuis 18 mois et ce poste

correspond bien à mes compétences

Le chef : J’avoue que vos tests sont très positifs. Mais, j’aimerai tout de même mieux
vous connaître. Que savez-vous faire dans le domaine Administratif ?

Le candidat : Dans l’entreprise où j’étais, je faisais la saisie, je tenais le planning de mon

supérieur, je m’occupais également des relations clients/fournisseurs.

Le chef : Je vois que vous êtes polyvalent. Aimez-vous les déplacements, les voyages ?

Le candidat : Oh oui, j’aime bien cela. Malheureusement dans l’entreprise où j’étais je

n’avais pas l’occasion d’exercer ce type d’activité. Mais il m’est arrivé d’organiser des
voyages pour mon supérieur.

Le chef : comment cela ?

Le candidat : Contacter les agences de voyage, préparer les documents et faire les
réservations nécessaires.

Le chef : Je vois, je crois que c’est tout si vous n’avez rien à ajouter.

Le candidat : Pourrai-je connaître le poids de votre établissement ?

Le chef : Et bien, notre établissement occupe une place importante dans le secteur
d’enseignement supérieur.

Le candidat : Je vous remercie beaucoup pour vos précisions.

 Le chef : Bien, Monsieur, nous vous tiendrons au courant de notre décision très
prochainement. Au revoir.

Le candidat : Au revoir Monsieur.

ANNEXE 6 : CALENDRIER DES SOUTENANCES JUIN 2015

Encadreurs Etudiants Membres du

Jury
M. BELBACHIR M. EL AMMAR M. ABBAR

M. HILAL M. ZAKI MME AOUNI

MME BAKIR M. BOUCHIRI MME. LOTFI

MME HAMZI Melle GOUMRI MME

CHOUKRI
M. RAMI MELLE IMANI
M. NAJI
MME EL GHAZI M. KAROUMI
MME FIKRI

N.B :

Chaque jury est composé de deux professeurs.

Tout professeur ne peut présider plus de deux soutenances par jour

MMES CHOUKRI, AOUNI, LOTFI et FIKRI sont libres les matinées

MM. ABBAR, NAJI préfèrent les après midi.

Chaque soutenance dure 1heure : 30 minutes pour l’exposé de l’étudiant et 30 minutes pour les
questions du jury.

Les soutenances se déroulent de 8H30 à 11h30 et de 14h 30 à 17h30

ANNEXE 7 : ITINERAIRE ET PROGRAMME DU VOYAGE

Trajet Nombre de kilométre

 Casablanca – Rabat 91Km
Rabat – Tanger 278Km
Tanger – Chaouen 118Km
Chaouen– Casablanca 330Km

Programme du voyage

Vendredi 15 mai : Départ de Casablanca en direction de Rabat, visite du Mausolée

Mohamed V. Après déjeuner départ en direction de Tanger. Visite de la ville, diner et
hébergement à l’hôtel.

Samedi 16 mai : Visite des grottes d’hercule, départ pour la ville de Chaouen. Visite de la
ville, diner et hébergement à l’hôtel.

Dimanche 17 mai : Visite des cascades d’Akchour, déjeuner puis retour en direction de
Casablanca.

ANNEXE 8 :ELEMENTS DE CALCUL DU COUT

Location du car : 700 DH par jour

Prix du carburant : 9 DH le litre

Consommation moyenne aux 100 Km : 30 litres.

Restauration : 100 DH par personne et par jour

Hébergement : 200 DH par personne et par jour

Frais divers : Guides, boissons, visites organisées : 2000 DH

N.B : Un supplément de 15% est sur le kilométrage total pour les détours et circulation en
ville.
ANNEXE 9 : EXTRAIT DE LA REUNION

Le directeur des ressources humaines :

Ainsi que vous en avez été informé, il est question d’instaurer une nouvelle vision dans la
gestion des ressources humaines. Car comme vous le savez, le développement judicieux des
ressources humaines est la clé de la réussite de notre établissement. Or la gestion efficace
des ressources devrait passer par un système d’évaluation pratique et cohérent. L’un des
moyens les plus appropriés pour rendre un système d’évaluation efficace consiste à
préconiser une rencontre entre le supérieur et les employés : c’est l’entretien d’évaluation.

Le système d’évaluation qu'on veut mettre en place est un outil de management participatif,
qui se matérialise en fin d’année par un entretien, au cours duquel sont évalués les résultats
de l’année. Il s’agit en fait d’un acte de management puisqu’il donne lieu à un contrat
d’engagement formalisé et signé par l’évaluateur et l’évalué, c’est aussi un outil de
communication.

Pratiquement l’entretien d’évaluation est l’aboutissement d’un processus qui s’étale sur une
période d’une année :

La première phase est celle de la préparation, le manager doit disposer d’un carnet de suivi
pour chacun de ses collaborateurs, sur lequel seront notées les points forts et les points
faibles relevés, ainsi que les difficultés rencontrées durant l’année. Il devra reprendre ce
carnet de bord et planifier au moins 15 jours à l’avance les entretiens. L’évalué est censé
disposer également d’un carnet de bord personnel dans lequel il notera ses réalisations, les
changements d’environnement et leurs implication sur la réalisation de ses objectifs, il
préparera des propositions d’objectifs à réaliser au cours de l’année suivante et demandera
les moyens matériels nécessaires.

Au cours de la deuxième phase, qui est celle de l’accueil, les premières minutes sont très
importantes. Il faut qu’un certain nombre de conditions psychologiques et logistiques soient
réunies : choix d’un local calme, ambiance décontractée … c’est à ce moment qu’un plan de
travail sera annoncé.

La troisième phase permettra de dresser un bilan de l’année écoulée et de fixer les objectifs
pour l’année à venir. Une évaluation des compétences jugées critiques pour la tenue du
poste sera réalisée.

Les objectifs seront passés en revue un par un et seront pondérés selon leur importance. Le
cadre évalué remplira deux volets : l’un sur l’année écoulée et l’autre sur l’année suivante. Il
notera ses souhaits en termes d’évolution de carrière. Ensuite seront discutées les autres
pistes suggérées par le supérieur.

Les besoins en formation seront également proposés et validés, les stages à réaliser…
l’entretien s’achève par la signature du support d’évaluation.

Voici en gros les tenants et aboutissants de l’entretien d’évaluation…Je vous remercie pour
votre présence.
 ANNEXE 10 : ERGONOMIE DE L’ESPACE DE TRAVAIL

Dans les locaux fermés où le personnel est appelé à séjourner, l’air doit être renouvelé de
façon à :

o Maintenir un état de pureté de l’atmosphère propre à préserver la santé

des travailleurs.
o Eviter les élévations exagérées de température.

L’éclairage doit être conçu et réalisé de manière à éviter la fatigue visuelle, ainsi que les
affections de la vue.

Les locaux de travail doivent autant que possible disposer d’une lumière naturelle suffisante.

Pendant la présence du personnel dans les lieux, les niveaux d’éclairement doivent être
égaux aux valeurs ci-après :

Voies de circulation intérieure 40 lux

Escalier 60 lux
Locaux de travail, vestiaire, sanitaire 120 lux
Zones et voies de circulation extérieure 10 lux